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医院公文书写规范 2013 7 目录 一 公文概念等 二 公文写作 三 会务工作 一 公文的概念 二 公文的种类 一 公文概念等 公务文书简称公文 从广义上讲 公文包括通用公文和专用公文两大类 从狭义上讲 公文主要是指党政机关处理公务使用的公文 也就是我们所讲的文件 行政机关公文的定义 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 一 公文的概念 2012年4月16日 中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012年 14号 公文的种类主要有 15种 命令 令 议案 决定 决议 公告 公报 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 纪要 二 公文的种类 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布实施重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖罚有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 二 公文的种类 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项 批转 转发公文 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 二 公文的种类 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 批复 适用于答复下级机关请示事项 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 二 公文的种类 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 二 公文的种类 1 适用范围 批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理的事项 需要有关单位周知和执行的事项 任免人员 通知 2 写作要求 重点 1 标题的写法同上 如果遇到紧急 特殊情况或具体需要时 可在 通知 前加 紧急 补充 一类词 对批转 转发类通知的标题尤其要特别注意 一是批转 转发类通知的标题 应由批转 转发 公文的机关 事由和文种三个要素组成 如 国务院批转国家中医药管理局关于进一步加强中医药工作报告的通知 二是在批转 或转发 公文机关和事由之间 常省略介词 关于 使之简洁 通知 三是批转转发性通知或发布印发性通知的标题 除了法规规章名称 如办法 规定 细则等 可以加书名号外 一般不用标点符号 标题中多个发文机关名称之间用空格分开 不加顿号 2 各类通知正文的写法一般包括引据 主体 结尾 落款四个部分 引据 简明扼要地说明通知的原因 根据或必要性 然后用承启用语 如 现将有关事项通知如下 特紧急通知如下 等转入通知事项部分 主体 指示性通知 指示性通知具有指示性和规定性的特点 因此 指示性通知的事项部分 必须具体 切实可行 切忌笼统抽象 以便下级机关贯彻执行 通知 批转 转发性通知 批转性通知都是以肯定批转对象为前提 篇幅都非常简短 如 经自治区人民政府同意 现将自治区卫生厅等部门联合制定的 转发你们 请认真贯彻执行 发布 印发性通知 写作格式比较固定 通常都是 现将 印发给你们 请认真 执行 这里强调一点 如何写执行是一个技术性和政策性都比较强的问题 要根据实际需要灵活掌握 如是 遵照执行 参照执行 试点试行 酌情施行 等 总之 执行要求要提得合情合理 要与发布对象的重要程度和完善程度相适应 知照性通知 主体部分只要直述其事 交代清楚事项的具体内容即可 一般不提执行要求 通知 会议通知 写好会议通知的关键 是要把与会议有关的事项一次性地交代清楚 这样既可避免一次又一次地补发通知 又免得参会人员反复询问 任免通知 一般只要写明任免机关 时间以及任免人员的姓名和职务即可 结尾 一般提出贯彻执行的要求和希望 如 特此通知 请认真贯彻执行 有些通知也可不提执行要求 不写结尾 通知 3 注意事项 标题要准确 简洁 明了 让人一看就知道通知什么事情或者要求做什么事情 主题要集中 每份通知要求明确说明一件事情 布置一项工作或任务 不要试图在一份通知中表述许多事情或想达到多种目的 造成主题不突出 措施要具体 有针对性 操作性 可行性 语言要清晰 通知 1 适用范围 向上级汇报工作 向上级机关汇报工作进展情况 工作中的经验教训 今后的打算等 向上级反映情况 向上级机关反映工作中出现的重大 紧急情况或未曾遇到过的新情况 答复上级机关的询问 答复上级机关对于某些具体事项的查询 2 分类 1 工作报告 2 情况报告 3 答复报告 4 报送报告 报告 3 特点 汇报性 陈述性 4 写作要求 要总结有规律的东西 写报告不能只摆情况 就事论事 更不能堆砌材料 记流水账 而是要提高到理论的高度 即用正确的立场 观念 方法对事实进行分析 从中总结出一些带有规律性的东西 报告 处理好 点 和 面 的关系 报告的容量大 涉及的材料众多 因此在写作时 一定要注意个体材料和整体材料的配合使用 即做到 点 和 面 结合 有 点 无 面 会使报告零碎 缺乏整体印象 反之 有 面 无 点 则会使报告内容空泛 缺乏力度和深度 报告要真实 实事求是 不能夸大成绩 文过饰非 弄虚作假 欺骗上级 报告中不得夹带请示 上级机关对报告不负答复责任 因此报告中夹带请示事项会影响事项的办理 注重篇幅 写报告要突出重点 切忌面面俱到 报告 1 适用范围 属于上级机关明确规定必须请示批准才能办理的 对国家的有关方针政策 法律 法规或上级机关的有关规定 意见等不甚了解 需请上级机关解释的 工作中出现了新情况 新问题 而又无章可循 或有了处理办法 但不知是否可行 有待上级机关批示的 本机关职权范围无权解决的问题 需请上级机关指示的 工作中遇到自己不能解决的困难 需请上级机关帮助的 请示 2 分类 1 政策性请示 2 工作性请示 3 特点 请求性 先行性 专向性 请示不能发往不相隶属的机关 时效性 请示 4 写作注意事项 请示理由要正当合理 具体充分 要实事求是地反映 不得弄虚作假 夸大困难 要考虑所提出要求的可行性 在写请示事项时要主动提出对问题处理的设想 以供领导参考 5 行文规则 遵循 确有必要 的原则 坚持一文一事的原则 请示不得越级 请示不能下抄 请示不能转报 请示不能直接送上级机关负责人 一般只写一个主送机关 不得多头报送 报告中不能夹带请示 请示要有签发人 签发人必须是行政机关的正职或主持工作的负责人 要有联系人姓名 电话 是上行文的格式 请示 6 写作要求 1 标题 可采用完整式公文标题形式 也可采用省略式 省去发文机关 根据时间紧迫程度 可在请示前加 紧急 字样 2 主送机关 一般只写一个主送机关 不能搞多头请示 如确实需要 其他上级机关可用抄送形式 让其知晓请示内容即可 3 正文 包括请示缘由 请示事项 请示要求三部分组成 请示缘由 请示缘由是请示事项能否成立的前提条件 在请示中占有重要的地位 从办事效率的角度说 其重要程度甚至超过了请示事项部分 请示事项 要求具体明确地写明请示的问题和需要解决的难题 应对问题予以分析 提出切合实际的意见 主张和办法 不能对请求事项不表示自己的看法 不提出具体要求 或模棱两可 态度不明朗 致使上级机关难以判断 选择 如果对同一事项有不同的意见 可以同时列出 但这些意见要有倾向性 以便上级筛选 有针对性得给予答复 切忌只提问题不谈看法 把矛盾上交 请示要求 一般用 妥否 请批示 以上请示 望批复 落款 请示 1 行文目的不同 请示的行文目的是为了解决工作中遇到的某一具体问题或难题而请求上级机关给予决策意见 明确答复或审批 报告则只是为了汇报工作 下情上传 让上级机关了解和掌握情况 沟通上下联系 2 行文时间不同 报告的行文时间多在事后 也可以在事情进行当中行文 请示只能在事前行文 事后请示 是违反管理规定和组织纪律的 3 上级机关处理方式不同 上级机关对于下级机关呈报上来的请示要以批复作答 报告则以 阅件 方式处理 无须办理 4 内容要求不同 请示内容必须坚持 一文一事 的原则要求 篇幅较短 报告可以一文一事 专题报告 也可一文数事 综合报告 篇幅可长可短 5 结束语不同 报告的结束语多用 谨此报告 请审阅 特此报告 请阅知 等 请示的结束语多用 妥否 请批示 盼复 等 报告与请示的区别 1 适用范围 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 这里说的 不相隶属机关 除了机关之间不属于同一组织系统 没有管辖与被管辖的隶属关系外 还包括同级机关 如各委办厅局等平行关系单位之间商洽工作 2 分类 从格式 行文和内容等角度进行分类 1 从格式上分为公函和便函 公函比较郑重 具有完整的公文格式 如编 新卫办函 等公文编号的函件 一般需存档 便函多用于非正式的公务活动 省去标题和公文编号 一般不归档 但便函仍用于公务 不能用于私事的私函 函 2 从行文上分为发函和复函 3 从内容上分为商洽函 答询函 请批函和告知函 3 特点 广泛性 函用于不相隶属机关之间 是平行文的主要文种 函的使用不受级别高低 单位大小的限制 收函件的单位均以平等身份进行联系 灵活简便性 写法灵活 形式精短 传递迅速 沟通性 函 1 适用范围 适用于记载 传达会议情况和议定事项 会议纪要是在会议记录的基础上加工整理而成 是记载 传达会议进程 会议重要内容 决定事项和主要精神的重要工具 是传送会议信息的主要媒介之一 一个会议是否产生纪要 要根据会议情况和领导机关的意向而定 2 特点会议纪要是在会议过程中产生的 会议是会议纪要产生的前提和基础 因此 会议纪要具有不同于其他公文文种的特点 一是权威性 会议纪要体现会议参与者或领导集体的共同意志 所以 会议纪要往往具有类似 决议 的权威性 会议纪要 二是纪实性 会议纪要作为会议的反映 必须忠实于会议的实际情况 不能以起草者的愿望随意增减会议内容 不能随便更改参会者议定的事项 不能对会议达成的共识进行修改 也不需要对会议或会议的某项内容进行分析 评论 它要求如实记载会议的基本情况 如实传达议定的事项 对会议存在的分歧和问题等 也要真实 概括地予以反映 三是及时性 会议纪要的定稿 发出 同闭会同期不能相距太久 应及时使与会人员得到标准 统一的会议公文 会议纪要 3 写作要求标题 会议名称加文种 如 第三次厅长办公会议纪要 成文日期 即会议召开的时间或领导人签发时间 要写年 月 日全程 外加圆括号 置于标题之下 居中 会议纪要 正文 前言 是对有关会议情况的概述 一般应交待会议名称 时间 地点 与会人员 会议的组织者或承办单位 召开会议的依据 会议的议题等 这一部分要写得简明扼要 不必面面俱到 主体 是会议纪要的核心部分 以说明性的文字概括叙述会议研究的问题 讨论的意见 作出的决定 对今后工作做出部署 安排等 这部分体现会议的目的 也是会议纪要的主要内容和会后贯彻执行的依据 主要写法有以下几种 一是分类标项式 多用于较大型的会议 讨论的问题较多 涉及范围较广 头绪纷繁 这时要站在整个会议的高度 尽快理清思路 综合会议提出的各种意见 将会议讨论的内容依据其内在联系和逻辑关系加以分类 整理 归纳成几个方面 分项撰写并加以小标题 会议纪要 二是新闻报道式 适用于办公会等日常工作例会的纪要 只要依次把会议进行程序 会议概况 会议议题 讨论意见 决定事项等一一写出即可 此类较为容易编写 三是指挥命令式 主要用于写会议决定的事项 会议情况一笔带过 多用于安排部署重要工作的会议 如 会议决定 会议同意 会议通过了 等 结语 也可不写结束语 4 注意事项 1 内容要客观 2 材料要取舍得当 会议纪要 二 公文写作 一 公文格式 二 公文写作注意事项 公文要素 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 附注 附件 一 公文格式 1 标题发文机关 事由 文种 发文机关常省略 二号小标宋体注 标题排版中 固定词组不得分行 标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 法规 规章包括 法 条例 规定 办法 细则 章程 规则 制度等 一 公文格式 多行标题排列形式 倒宝塔 正宝塔 菱形 沙漏型 长方形 一 公文格式 2 主送机关 三号仿宋 GB2312 公文的主要受理机关 应当使用机关全称 规范化简称或者同类型机关统称 如果不能确定受理机关规范化简称时 建议使用机关全称 国家发展和改革委员会 发展改革委 国家人力资源和社会保障部 人力资源社会保障部 一 公文格式 3 正文用3号仿宋 GB2312体字 编排于主送单位名称下一行 段首左空二字 断尾单字不成行 回行顶格 段落之间一般不空行 特殊情况为划分层次 段落间空一行 文中标点符号要符合排版规则 数字 年份不能折行 公文首页必须显示正文 结构层次序数 第一层 一 黑体 第二层 一 楷体 GB2312或仿宋 GB2312 第三层 1 仿宋 GB2312 第四层 1 仿宋 GB2312 一 公文格式 4 附件说明如有附件 在正文下空一行左空二字编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 如 附件 1 XXXXX 附件名称较长需回行时 应当与上一行附件名称的首字对齐 附件名称不带标点符号 例如 附件 1 自治区卫生厅关于认真贯彻落实加强基层地区卫生XXXX的通知2 关于XXX工作的整改落实方案 一 公文格式 5 发文机关署名 成文日期成文日期用阿拉伯数字将年 月 日标全 例如 2013年3月2日错误 2013 3 22013 03 022013 3 213年3月2日二 一三年三月二日党字发文 需标注发文机关全称及发文日期 其它字号只标注发文日期 一 公文格式 6 附注请示 报告等上行文和商洽类 请求批准或答复类的函 必须要标注附注 即联系人及电话 以便于联系 询问和沟通有关问题 居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行 联系人及电话 董利坤0871 363191313908877771 一 公文格式 关于解决新门诊病房综合楼项目建设资金的请示自治区卫生厅 2010年6月自治区发展和改革委员会审批通过了我院新门诊病房综合楼建设项目 该楼总建筑面积11 05万m2 地上 妥否 请批示 附件 1 新门诊综合楼项目规划情况2 2013年2月12日 联系人及电话 刘伟0991 856223313908877771 日期 右空四个字 标题 二号小标宋体 正文 三号仿宋 GB2312 一 公文格式 附件1 新门诊综合楼项目规划情况 附件与正文一起装订 页码要连续编排 三号黑体 一 公文格式 1 公文标题需回行时 要做好词意完整 不能把完整的词拆开 2 根据国家语委有关规定 在法律法规和公文中统一用 其他 不用 其它 一词 3 按规定正确使用阿拉伯数字 4 发文字号用 不能用 5 根据国家有关规定 法规和公文中所称 以上 以下 均含本数或本级 没有必要再作说明 6 标题上有 草案 试行 征求意见稿 送审稿 的规章制度 方案等 引用其标题时应放在书名号之内 其余放在书名号外 二 公文写作注意事项 如 肝吸虫病 流行区人