会计档案调阅制度.doc

会计档案调阅制度一、调阅时间1、临时查看必须当天借阅当天还。2、短期借阅须一至三天内归还，超过三天未还的须向综合部说明借阅的档案未归还并且说明借阅档案资料目前在哪位员工或客户处告知一下大概还需要用多长时间，然后填制一份延迟归还档案登记。3、长期借阅未还的，一般超过一个月须由借阅人定期通知档案管理人便于档案管理人对档案资料的管理及情况的了解。4、重要合同资料，大额贷款客户资料及逾期客户资料调阅必须由总经理同意并签字后综合部见到同意调阅单后，方可领取档案如特殊情况下：总经理外出，调阅人急于要用档案，必须先电话征询总经理同意，方可借出档案。二、调阅职责1、档案调阅实行谁借谁还，即调阅即登记以便明确责任方便档案管理。2、调阅人和使用人不同的，须和档案管理人说明不允许在管理人不知情的情况下私自流传档案资料若档案遗失或破损，其责任由调阅人负责。3、档案调阅必须实行严格的登记制度，不许有任何借口推托档案借阅的登记。 4、档案管理者需对档案管理认真负责，及时登记借出和归还的档案资料，严格要求调阅人执行本制度并且及时提醒调阅人档案是否归还情况，如若提醒后调阅人仍未归还长期调阅的档案并且说不出目前该档案使用用途的则后果由调阅人自负。5、其他责任制度等三、处罚制度 1、调阅人不履行以上调阅制度违反以上一条制度季度考核总分中单项扣1分。2、违反调阅时间中第四条制度的季度考核中总分扣五分。 3、违反调阅职责第一条的予以公告批评累计超过三次季度考核中扣2分。 4、档案管理者违反调阅职责第四条季度考核扣三分调阅人则扣2分。5、重复扣分制除第一条外处罚制度二、三、四条在第一条规定基础上重复扣分。四、保管制度1、本单位人员调阅会计档案要经过会计主管人员同意。2、外单位人员调阅会计档案需持正式的介绍信，经会计主管人员和单位领导批准，并详细登记调阅的会计档案名称、日期、调阅人员的姓名、工作单位、调阅理由及具体单号。3、每年形成的会计档案由财务部门按照归档要求负责整理、立卷、装订成册，案不同的保管期限分类编号、装册、装盒。保证案卷目录与档案账物相符。负责编制目录说明，以便查找方便。4、当年会计档案在会计年度内终了后，暂由单位财务部门保管一年，一年期满后，由单位会计部门编造清册，移交本单位档案部门保管。档案调阅单单 位部/处调档人姓名有效证件号调档事由调档类型借阅 查阅调档名称调阅日期归还日期部门/管理处负责人签名分管领导签名复印/摘抄内容调阅人签名档案室负责人签名 档案调阅登记表序号档案编号档案名称调阅人调阅时间归还时间备注档案调阅申请单填表日期： 年 月 日归还时间： 年 月 日借阅人所在部门职务工号借阅类别 现场借阅 复印 带出借阅 其他（请说明） 借阅档案编号借阅档案人姓名内容借阅用途借阅人签字经办人签字部门主管签字人事部主管签字备注:档案调阅审批单 第一联档案所属公司：档案类别：调阅日期：调阅部门文件名称：调阅用途：调阅期限：自 年 月 日至 月 日止，共计【 】天。档号及件数：使用方式：借出日期：年 月 日调阅人签字：归还日期：年 月 日保管人签字：备注：审 核：核 准：说明：1) 本单一式二联，第一联于档案退还后由档案管理人退还调阅人，第二联留存档案室备查。2) 借阅本部门档案材料时，借阅人需由本部门负责人签字，借阅非本部门档案材料时，还应