供应商付款审核流程.doc

.供应商付款审核流程一、合同审核1、与供应商签订采购合同。包含内容：付款条件、发票开具、品质保证、退换货约定、违约责任，现金折扣、订单效力、收款账号。2、品类经理将合同内容录入进销存系统。3、新增或变更合同，品类经理当天复印一份至对账会计处存档。二、订单审核1、 品类经理根据合同制作订单，交商品部总监签字确认，传真至供应商处签字确认后回传。2、订单需注明商品品质验收标准。3、品类经理根据商品部总监及供应商签字确认的纸质订单在进销存系统中录入系统订单。4、商品部主管根据纸质订单审核系统订单。5、商品部主管将审核相符的纸质订单递交成本会计。三、入库审核1、门店打印含有品质验收标准的订单，持订单及送货单验收货品，验收无误在送货单上签名（需签全名）。送货单右上角需注明入库单编号，清晰填写品名、计量单位、数量、单价、金额。2、门店根据送货单并关联订单下推录入系统入库单。3、验收后退货应凭退货单在进销存系统关联订单下推录入红字入库单，并在退货单右上角注明红字入库单编号。4、门店及总仓送货单、退货单每周传递一次至对账会计处。 5、对账会计根据送货单、退货单审核系统入库单。四、发票审核1、品类经理根据对账会计审核过的系统入库单与供应商对账，对账无误后通知供应商开具发票。2、品类经理根据收到供应商送达的纸质发票下推生成系统发票，然后将纸质发票传递到成本会计。3、成本会计根据纸质发票审核系统发票，无误后将纸质发票退回商品部。五、付款单审核1、品类经理根据成本会计审核过的系统发票下推生成系统付款单并打印，然后将纸质付款单后附对应的合同、订单、送货单、退货单、发票并递交成本会计。2、成本会计将纸质付款单与系统付款单、后附附件相互核对。如有有差额，将付款申请单退回商品部查明原因；如无差额，将纸质付款单提交相应领导审批。六、完成付款1、审批完成后，成本会计将付款单递交至出纳处付款。2、出纳完成付款，在申请单上加盖付讫章，并登陆进销存系统审核相应的付款单。七、差异审核次月初，成本会计导出系统订单数据与系统入库单数据、系统入库单数据与系统发票数据、系统发票数据与系统付款单数据，计算各数据间差额，以跟踪订单完成、发票催收、付款完成情况。八、特殊付款审核1、预付货款审核根据领导签批的纸质订单录入系统订单，经主管审核后，到系统关联系统订单后录入预付单。录入完成后，打印预付货款申请单后附采购合同、订单、样品检验单递交成本会计。如无采购合同应由总经理签字确认的预付货款担保书代替。成本会计审核预付单及附件，审核无误后，递交相应领导审批，审批完成递交出纳付款。到货后，门店根据供应商递交的采购订单查找相对应的系统订单，下推生成系统入库单；对账会计、品类经理、成本会计分别完成入库审核、发票审核（同正常审核流程）。最后成本会计核对系统发票与系统预付单，如系统发票金额小于系统预付单金额，应会同品类经理追回多付货款或在下次采购付款中冲抵，并建立台账跟踪。2、销售分成付款审核按规定的分成比例计算进货价后入库。由成本会计将当期销售明细表报送到供应商，要求供应商开票。按正常审核流程完成入库审核、发票审核、付款单审核。其中付款单审核时，应增加当期销售明细表作为附件。付款单审核完成交相关领导审批后递交到出纳付款。3、实销实结付款审核按正常审核流程完成审核，其中付款单审核时应增加销售明细表作为附件。九、账务系统校对1、次月初，总账会计凭付款申请资料，完成采购入库分录；凭银行水单，完成付款分录；凭预付货款申请资料及对应银行水单完成预付货款分录；凭退货单，完成退货分录。2、总账会计导出各供应商应付账款、预付账款明细账，进行账龄分析，及时查明预付账款长期挂账