天津市物业管理企业档案管理工作指导意见.doc

天津市物业管理企业档案管理工作指导意见的通知 【标 题】关于印发天津市物业管理企业档案管理工作指导意见的通知 【时 效 性】有效 【颁布单位】天津市国土资源和房屋管理局天津市档案局 【内容分类】物业管理 【颁布日期】2006-12-28 【实施日期】2006-12-28 【失效日期】 【文 号】津国土房物2007323号各区县房地产管理局、档案局，各物业管理企业：为规范我市物业管理企业档案管理工作，提升物业管理行业基础建设的整体水平，现将天津市物业管理企业档案管理工作指导意见，印发给你们，望遵照执行。 二六年十二月二十八日天津市物业管理企业档案管理工作指导意见 为规范我市物业管理企业档案管理工作，提升物业管理行业基础建设的整体水平，根据中华人民共和国档案法、国务院物业管理条例、天津市档案管理条例和天津市物业管理条例的规定，现对我市物业管理企业档案管理工作提出如下指导意见：一、适用范围本市行政区域内从事物业管理服务活动的所有物业管理企业。二、档案管理原则 物业管理企业档案管理工作应当坚持“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的原则。三、档案管理内容根据我市物业管理企业的管理模式和实际情况，档案管理的归档内容划分为11个一级类目、67个二级类目（具体目录详见附件1），主要归档范围包括：（一）党群管理工作形成的文件材料。如：党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料;党组织建设、党员管理和纪检监察工作文件材料等。（二）行政管理工作形成的文件材料。如：企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料;企业章程、证照，企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料等。（三）经营管理工作形成的文件材料。如：企业改革、经营战略决策文件材料;计划与统计工作文件材料；企业发展规划、各项发展计划文件材料；责任制管理文件材料等。（四）物业管理工作形成的文件材料。如：各物业项目招投标文件材料；各物业项目验收文件材料;各专项业务管理有关文件材料等。（五）基本建设工作形成的文件材料。如：可行性研究、立项、勘探、测绘、招投标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材料;基建项目的设计文件材料等。（六）设备仪器管理形成的文件材料。如：购置设备、仪器的立项审批，购置合同;设备、仪器的开箱验收或接收文件材料等。（七）会计档案。如：会计凭证（原始、记账、汇总）；会计账簿；年度财务报告（决算）（包括文字分析）等。（八）职工个人档案。（九）特殊载体档案。如：声像类；实物类等。（十）物业项目形成的文件材料。如：小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图（安装图）、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料；房屋管理与维修养护等文件材料；共用设施设备管理等文件材料。（十一）其它应归档的文件材料。 四、档案工作标准（一）企业档案管理部门、专（兼）职档案管理人员职责明确，并能够认真行使档案的管理、指导和监督职责。（二）文件材料归档及时，归档范围准确，保管期限符合要求。（三）制定企业档案分类方案，档案实体档号标识与分类方案一致。（四）案卷整理规范，质量符合国家及档案行业标准要求，并编制检索工具。（五）档案卷（盒）外观符合国家标准要求，尺寸、颜色、式样统一。（六）根据企业档案管理需要设置档案室和配备必要的档案柜、架，利于档案的安全保管。涉密档案保管合理、安全。（七）档案保管条件达到防火、防盗、防光、防有害气体、防潮湿、防虫、防高温、防尘等要求，并配备必要的档案保护设备设施，纸质档案要采用无酸卷盒存放。档案无霉变、褪色、虫蛀、鼠咬等现象。（八）照片、录音（像）带、电子文件等特殊载体档案，要有符合保管要求的档案装具单独存放。（九）档案上架排序符合国家和档案行业标准要求，做到排列有序、分类清楚、查阅方便。（十）建立档案借阅、利用登记制度，借阅手续齐全；利用涉密档案时审批手续严谨；档案的查准率、查全率达到100。（十一）对所保管的档案应定期进行清点，建立统计登记台帐，做到账物相符。（十二）档案文件材料移交手续完备，责任明确。（十三）企业建立档案鉴定工作小组，按照档案鉴定程序及时对保管期限已满的档案进行鉴定，对应销毁的档案编制销毁清册，履行销毁审批手续。（十四）适时编制企业全宗介绍、组织沿革和大事记等档案编研材料。五、档案管理要求（一）要有健全完善的档案管理制度。要依据中华人民共和国档案法、国务院物业管理条例、天津市档案管理条例和天津市物业管理条例的规定，结合企业实际，建立健全企业的档案管理规定、各类文件材料的归档制度、档案利用制度、档案保密制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度和档案人员岗位责任制。实现档案管理的规范化、制度化，切实保证档案资料收集齐全、真实准确、安全保管和方便利用。（二）要选择符合企业自身实际的管理模式。物业管理企业的档案管理大致可分为三种模式：一是集中统一管理模式。由企业建立综合档案室，将企业档案（项目档案）集中统一保管；二是相对集中管理模式。企业内部的日常管理文件材料由企业本部集中保管，所辖物业项目档案资料在项目中保管。三是委托代管。在企业不具备档案资料的管理条件和能力情况下，可以委托具备档案管理资质的中介服务机构承担保管责任，并签订委托保管协议。各物业管理企业可以从以上三种模式中任选一种符合自身实际的档案管理模式，并将其列为一项常项工作进行考核。 （三）要健全完善档案管理网络，明确责任分工。企业要建立由企业负责人、责任部门和专(兼)职档案管理人员组成的三级档案管理网络。分管档案工作的部门，要做好企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并指导、监督本企业各部门及物业项目做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作；对实行相对集中管理模式的企业，各职能部门（包括临时机构）和物业项目也要指定专人负责文件材料的归档工作。专（兼）职档案管理人员应当具备档案管理专业知识，并按规定参加业务培训；严格遵守职业道德和保密规则。（四）档案整理要及时、规范，方便检索。要参考天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表（附件1），结合自身实际，确定企业文件材料的具体归档范围、内容。对已经做ISO9000认证的企业，可在原有基础上参照此归档范围、内容进行添加。文件材料办理完毕后按照要求及时归档，依据标准进行规范整理，并编制检索工具，方便利用。有条件的企业要使用计算机管理档案，进一步提高档案管理水平。物业管理企业在对物业项目档案管理中，要在妥善保管基础资料和接管验收文件的同时，承担起对档案的补充、整理和保管义务。（五）要妥善处理好安全保管与开发利用的关系。要不断改善档案保管存放条件，最大限度地延长各种载体档案的寿命，确保档案安全。对物业项目的档案资料保管要高度重视，严格借阅、归还手续，保证档案资料完整。要充分开发利用档案资源，为企业管理、项目维修养护和商品住宅基金缴存及其使用等服务，在维护企业和业主权益等方面发挥作用。在利用档案过程中，要对企业核心技术档案、知识产权档案和涉及商业秘密档案的开发利用进行严格审查，妥善处理好利用与保密的关系。（六）要规范档案资料的交接程序。企业内部文件材料移交要建立移交清册，由所在的部门或项目负责人签字核准后向企业档案管理部门进行移交。对于新建住宅物业管理项目，物业管理企业与开发建设单位之间的资料交接要按照国务院物业管理条例、天津市物业管理条例和关于天津市新建住宅物业管理接管验收的指导意见（津国土房物2005102号）的规定要求落实，做到接管文件材料完整，移交手续齐全，责任明确。物业管理企业退出项目时要按照国务院物业管理条例、天津市物业管理条例和天津市物业管理企业退出项目管理暂行办法的规定要求，将档案资料整理完毕后制作移交目录，在规定时间内认真做好交接工作。附件：1.天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表（参考）2.天津市物业管理企业档案整理要求3.天津市物业管理企业档案管理制度（参考）附件1：天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表（参考）归档文件材料目录保管期限一、党群管理工作形成的文件材料（一）党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料长期（二）党组织建设、党员管理、纪检监察工作文件材料长期（三）思想政治工作、精神文明建设文件材料长期（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作文件材料长期（五）参加有关协会和群众团体活动文件材料短期（六）其它应归档的党群工作文件材料二、行政管理工作形成的文件材料（一）企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料，企业章程、证照永久（二）企业物业管理资质等级认证文件永久（三）企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料永久（四）董事会、股东会、监事会产生的文件材料永久（五）企业发生分立、合并、破产、歇业等变更事宜的文件永久（六）各项企业内部管理制度、规定长期（七）综合性行政事务,文秘、机要、保密工作文件材料短期（八）会务工作文件材料 重要的一般的 长期短期（九）法律事务、公证工作文件材料*长期（十）审计工作文件材料长期（十一）人力资源管理文件材料*1、岗位职责长期2、员工录用、招聘文件材料长期3、劳动合同管理长期4、劳动工资和社会保险文件材料长期5、员工教育、培训工作文件材料短期6、员工的考核工作文件材料长期7、职务任免，职称评聘文件材料长期8、工服、工装管理文件材料短期9、其它应归档的人力资源管理文件（十二）行政后勤工作文件材料（食堂、车辆管理等）短期（十三）其它应归档的行政管理性文件材料三、经营管理工作形成的文件材料（一）企业改革，经营战略决策文件材料永久（二）计划与统计工作文件材料，企业发展规划、各项发展计划文件材料，责任制管理文件材料长期（三）统计报表： 年度季度、月份永久短期（四）企业综合性统计分析永久（五）资产管理文件材料：房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资文件材料永久（六）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理文件材料永久（七）企业信用管理，形象宣传，达标创优文件材料长期（八）合同管理文件材料：物业管理委托、物业租赁及其它商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查，工作协议文件材料：重要一般长期短期（九）财务管理文件材料：资金管理，成本价格管理，会计管理文件材料长期（十）物资管理文件材料：物资采购、保存和供应文件材料短期（十一）营销管理文件材料：营销组织管理、网络建设、市场调查与分析文件材料，客户信息管理，多种经营管理文件材料长期（十二）服务质量管理文件材料长期（十三）其它应归档的经营管理文件资料四、物业管理工作形成的文件材料（一）各物业项目招投标文件材料长期（二）各物业项目验收有关文件材料短期（三）各物业项目房屋及设备设施管理有关文件材料短期（四）各物业项目公共秩序维护管理有关文件材料短期（五）各物业项目环境卫生管理有关文件材料短期（六）各物业项目绿化管理有关文件材料短期（七）各物业项目社区文化管理有关文件材料短期（八）其它应归档的物业项目管理工作形成的文件材料五、基本建设工作形成的文件材料（企业有该项工作时设立）（一）可行性研究、立项、勘探、测绘、招投标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材料永久（二）基建项目的设计文件材料永久（三）基建项目的施工文件材料永久（四）基建项目的监理文件材料永久（五）基建项目的竣工和验收文件材料永久（六）基建项目的使用、维修、改建、扩建文件材料永久（七）其它应归档的基本建设工作形成的文件材料六、设备仪器管理形成的文件材料（一）购置设备、仪器的立项审批，购置合同长期（二）设备、仪器的开箱验收或接收文件材料长期（三）设备、仪器的安装调试文件材料长期（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废文件材料长期（五）其它应归档的设备仪器管理形成的文件材料七、会计档案（一）会计凭证（原始、记账、汇总）15年（二）会计账簿1、总账（包括日记账）15年2、明细账15年3、现金和银行存款日记账25年4、其它日记账15年5、固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年6、辅助账簿15年（三）财务报告类1、月、季度财务报告（包括文字分析）3年2、年度财务报告（决算）（包括文字分析）永久（四）其它类1、会计移交清册15年2、会计档案保管清册永久3、会计档案销毁清册永久4、银行余额调节表5年5、银行对账单5年（五）其它应归档的会计文件材料八、职工个人档案九、特殊载体档案（一）声像类（二）实物类十、物业项目形成的文件材料（一）基础管理文件材料1、小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等文件材料永久2、竣工验收合格报告、新建住宅商品房准许交付使用证等文件材料永久3、物业质量保证文件和使用说明文件等材料永久4、供水、供电、供气、供热、有线电视等专业服务协议，消防设施合格证，电梯准用证、年检资料等材料长期5、接管验收手续等文件材料永久6、各种机电设备出厂合格证，使用说明书，安装、调试报告，保修卡、保修协议等文件材料永久7、业主购房合同文本永久8、维修基金交纳明细永久9、维修基金管理、使用、续筹等文件材料永久10、前期物业管理服务合同、物业管理服务合同及其它协议等文件材料短期11、房屋使用手册等文件材料永久12、装饰装修管理规定及巡查、制止违规行为、向行政主管部门报告记录短期13、业主告知物业管理企业函（装饰装修）短期14、物业管理企业告知房屋所有人、使用人和装饰装修企业函等文件材料短期15、与业主会往来文件材料长期16、申报达标、市优、国家示范项目的争创规划、实施方案等文件材料短期17、各项管理制度、规定，各岗位工作标准，各级各类人员的岗位职责及考核办法等文件材料短期18、业主公约短期19、业主档案长期20、房屋及其配套设施权属材料长期21、投诉记录及处理、回访等文件材料短期22、业主满意度调查及分析、整改措施等文件材料短期23、特约服务等文件材料短期24、项目管理的年度计划、总结短期25、与公司往来的各种请示、报告、批文等短期26、与辖区物业行政主管部门、各专业服务部门往来文件材料短期27、项目管理会议记录、与业主委员会之间沟通协调有关事项会议记录、参加社区联席会议记录等文件材料长期28、员工管理文件材料（1）员工花名册短期（2）员工工资管理、考勤记录、绩效考核、奖惩记录短期（3）员工培训记录（培训计划、教案、签到单、考核试卷等）短期29、钥匙管理文件材料长期30、各种提示、通知资料留存（或照片等）短期31、其它应归档的综合性文件材料（二）房屋管理与维修养护1、公共区域巡查记录短期2、报修记录短期3、维修派工单短期4、领料单短期5、客户回访记录短期6、其它应归档的维修文件材料（三）共用设施设备管理1、各种设施设备操作规程长期2、各种设施设备管理规定长期3、各种设施设备维修、保养记录长期4、各种设施设备日常运行状态检查记录长期5、二次供水卫生检验报告等文件材料短期6、停电、停水、电梯停运等应急处理预案长期7、各类事故处理方案及处理记录长期8、其它应当归档的文件资料（四）公共秩序维护、消防、车辆管理1、门卫、监控室、物业区域巡逻值班记录短期2、使用装具发放、使用情况登记等文件材料短期3、维护公共秩序中遇到各类事件应急处理预案、消防应急预案等材料短期4、物业项目内危及人身安全的提示标示及防范措施等材料（照片等）短期5、机动车管理规定、出入证发放登记表、收费标准公示及车位分配方案等材料短期6、机动车出入登记手续等材料短期7、非机动车管理等材料短期8、其它应当归档的文件材料（五）环境卫生管理1、环卫设备、工具等明细，卫生区域责任划分，卫生消毒灭杀制度及其落实情况记录等材料短期2、日常卫生检查记录等材料短期3、宠物、家禽、家畜等管理规定等材料长期（六）绿化管理1、绿化使用机具明细，绿化日常巡查、养护、病虫害防治等材料短期2、绿化工作日常检查记录等材料短期3、绿化施工等材料短期4、其它应归档的文件材料（七）社区文化活动文件材料1、社区文化活动计划及实施情况短期2、社区精神文明建设文件材料短期3、获奖的荣誉证书、奖牌、奖杯短期4、其它应归档的社区文化活动材料（八）项目管理效益1、物业管理服务费收缴情况及收支情况公示等文件材料短期2、开展多种经营服务项目及收入情况短期十一、其它应归档的文件材料注：永久：50年以上，长期：1550年，短期：15年以下*可单独设类附件2：天津市物业管理企业档案整理要求一、标准按照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）、归档文件整理标准（DB12/T127-2001）等国家和地方的有关标准，进行规范化的整理，制作检索工具。二、整理原则遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。三、整理方法（一）编制分类方案根据本企业档案内容和数量编制档案分类方案。分类方案要遵循涵盖全部档案内容、类目清晰、逻辑严密、科学适用的原则。1、参照附件1，企业管理性文件材料可设一级类目十一个，用阿拉伯数字表示，分别是：党群管理（01），行政管理（02），经营管理（03），物业管理（04），基本建设（05），设备仪器（06），会计文件（07），职工档案（08），特殊载体档案（09），项目管理（10），其它文件（11）。2、在一级类目下根据档案实际情况可下设若干级类目，分别用阿拉伯数字表示，各级类目间用“ ”隔开。物业管理项目类按项目先后顺序分别排列，每个项目形成的文件材料可下设类目11个，分别用阿拉伯数字111表示。例如：一级类目二级类目三级类目代号名称代号名称代号名称02行政管理01企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料，企业章程、证照02企业物业管理资质等级认证文件03企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料04董事会、股东会、监事会产生的文件材料05企业发生分立、合并、破产、歇业等变更事宜的文件06各项企业内部管理制度、规定07综合性行政事务, 文秘、机要、保密工作文件材料08会务工作文件材料09法律事务、公证工作文件材料10审计工作文件材料11人力资源管理文件材料12行政后勤工作文件材料13其它应归档的行政管理性文件材料10项目管理01小区名称01项目管理综合02基本建设工程03设备设施管理04公共秩序维护05环境卫生06绿化管理07社区文化活动08业主档案09客户服务10会计文件11其它（二）文件材料整理除基建、设备、业主、会计、职工个人档案外，其它文件材料均按“件”整理。1、件的确定原则（1）企业文件材料原则上每份自然件为一件。（2）正文（正本）与定稿为一件。（3）正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。（4）正文与文件处理单为一件。（5）转发文与被转发文为一件。（6）报表、名册、图册等每本（册）为一件。2、文件材料归档年度的确定（1）计划、总结、合同（协议）、统计等材料归入文件内容针对的年度。（2）请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。（3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。（4）会议文件归入会议的开幕年度。3、文件材料保管期限的划分企业文件材料保管期限按照永久、长期（15-50年）、短期（15年以下）划分。4、文件材料的排序将文件材料在分类方案最低一级类目下，按年度分为不同的保管期限。排序的要求：（1）同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事件结合时间和重要程度排列。（2）不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。（3）文件处理单在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转文在后；批复在前，请示在后。（4）会议文件、统计报表、刊物等材料分别集中排列。5、文件材料的装订文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。（1）文件页数多的采取三孔一线的装订方法。（2）文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。6、文件材料的编号归档的企业文件材料要逐件编号，在文件首页上方的空白处加盖归档章并填写相关内容。（1）机构（问题）：按分类方案划分该份文件的类别号。形式为各级类目间以“”隔开，例如：0101表示为党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料。（2）年度：文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注。（3）保管期限：永久用“Y”、长期用“C”、短期用“D”。（4）室编件号：按文件的排列次序从“1”编写流水号。（5）室编盒号：在一级类目下按年度从“1”编写流水号（由企业档案室编制）。（6）全宗号、馆编件号、馆编盒号可为空。7、企业文件材料编目（1）盒内目录。文件材料应逐件编目，并按室编件号编制归档文件目录，内容有室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。件号：依归档章件号填写。责任者：制发文件的组织或个人。文号：文件的发文字号。题名：文件标题。没有标题或标题不能客观反映文件内容的，要自拟标题。日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注。页数：登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页。以文件原有页码为序，无页码的文件要编制页码。备注：注释文件需要说明的情况。（2）归档文件目录。按一级类目依年度保管期限装订成一册。并要编制目录索引，置于目录前面，内容包括：类目名称、年度、保管期限、起止件号等项。8、装盒按照本盒的文件目录、整理完毕的企业文件材料、备考表顺序装入档案盒，并填写档案盒背脊和封面。盒内备考表的编制：盒内文件情况说明:说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：归档文件整理部门负责检查质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。9、档案盒格式档案盒外形尺寸为310mm220mm(长宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、 30 mm、40 mm、50 mm。档案盒封面应标明全宗名称、年度、保管期限、起止件号、盒号。档案盒采用337克以上无酸牛皮纸制作。（三）基本建设、设备仪器设施管理文件材料的整理1、具体项目的管理性文件材料应放入所针对的项目内组卷。2、基建项目、设备仪器设施方面的文件材料按其结构或阶段分别组卷。3、基建项目维修、改建形成的企业文件材料单独组卷并排列在原项目案卷之后。4、设备维修、技术改造形成的企业文件材料单独组卷并排列在原设备案卷之后。5、排列（1）管理性企业文件材料按问题、时间或重要程度排列。（2）案卷内文件材料排列，文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。（3）基建类文件材料按项目依据性材料、基础性材料、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工验收排列。（4）设备类文件材料按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修顺序排列。6、案卷的编目（1）卷内文件材料页号的编写案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。成套图样印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。（2）案卷封面的编制案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。立卷单位：应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。起止日期：应填写案卷内文件材料形成的起止日期。保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。密级：应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。档号：应填写全宗号、分类号、案卷号。全宗号可为空；分类号是指按分类方案规则划分该卷档案类别号；案卷号指档案按一定顺序排列后的流水号。（3）案卷脊背的编制案卷脊背的项目有保管期限、档号、案卷题名。（4）卷内目录的编制序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。文件编号：应填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。责任者：应填写文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名：应填写文件材料的全称。日期：应填写文件材料的形成日期。页号：应填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。（5）卷内备考表的编制说明包括:案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。立卷人：应由责任立卷人签名。立卷日期：应填写完成立卷的日期。检查人：应由部门或项目负责人签名。检查日期：应填写审核的日期。互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式。卷内备考表排列在卷内文件材料之后。7、案卷的装订（1）案卷可采用装订和不装订两种形式。（2）案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复.幅面一般采用国际标准A4型（297mm210mm）或国家通用16开型（260mm185mm）。图样折叠时标题栏露在右下角。（3）案卷内不允许有金属物。（4） 不装订的案卷,应在每份文件材料的右上角加盖档号章。档号章的内容有：档号、序号。8、卷盒格式外型尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可根据需要设置为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm，卷盒采用337克重以上的无酸牛皮纸制作。（四）业主档案的整理业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以件为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档号章，档号章、页号、卷内文件目录、备考表的编写同基建、设备档案。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写小区名称、楼栋号、房间号及业主姓名。档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案袋材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写小区名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。（五）会计档案和职工个人及特殊载体档案按照国家专门规定整理1、会计档案管理办法（财会字199832号）2、照片档案管理规范（GB/T11821-2002）3、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995）4、企业职工档案管理工作规定（劳力字199233号）附件3：天津市物业管理企业档案管理制度（参考）一、档案管理规定根据国家有关法律法规的规定，结合企业实际制定的档案管理方面的总制度，它应对本企业档案工作原则、管理体制、各项业务和工作人员职责等内容做出具体规定。二、企业各类文件材料的归档制度是保证企业各种文件材料、准确、及时归档的一项重要制度。主要包括各类文件材料的归档范围、归档时间和归档要求，必要时须明确归档份数和归档手续。三、企业档案利用制度是企业档案利用工作进行规范的制度。一般应包括利用范围、利用手续、利用要求及注意事项等内容。四、企业档案保密制度是为保证企业档案信息安全而制定的专门制度。内容主要包括档案人员的保密职责、利用涉密档案的审批手续、涉密档案管理规定等。五、企业档案保管制度是有关档案保管条件和档案管理人员保管档案职责的规定。具体内容应包括档案的接收、档案的排架、库房的管理以及特殊载体保管等要求。六、企业档案鉴定销毁制度是规定档案保管期限鉴定方法、组织以及对保管期满档案进行鉴定销毁的程序、手续的制度。内容应包括档案鉴定的依据、鉴定工作的组织、档案销毁的程序和手续等。七、企业档案人员岗位责任制这是专门针对企业档案管理人员岗位职责而制定的制度，其内容主要包括主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。附：示范文本示 范 文 本一、档案管理规定为了加强本企业档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家有关档案管理的法律、法规，制订本规定。（一）本规定所指的档案，是指本企业在物业管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。（二）企业档案工作是企业各项管理的基础工作，是维护本企业经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。（三）企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则。（四）企业成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理本企业档案工作，开展综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。（五）档案员必须忠于职守，保守企业和业主的秘密，接受档案专业培训，具备档案专业知识。（六）综合档案室由企业一位领导分管，并纳入主管领导任期目标管理和岗位职责。（七）各部门（物业管理项目）应指定兼职档案员，负责本部门（物业管理项目）形成的文件材料积累、整理，并按规定向综合档案室移交档案。（八）企业文件材料的形成和积累须纳入各部门（物业管理项目）工作计划和有关人员岗位职责。（九）凡本企业在经营管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料都必须归档。归档的具体范围、时间和要求按相关文件材料的归档制度执行。（十）企业综合档案室对接收的档案要按照一定要求，编制必要的档案检索工具。（十一）开展档案的鉴定。根据本企业档案保管期限的规定，定期对保管期限已满的档案进行审查鉴定，剔除确无保存价值的档案，经企业主管领导批准后进行销毁。（十二）开展档案的统计工作。建立档案管理台帐，对档案数量、档案借阅人次，档案的利用效果、编研情况进行统计。（十三）认真做好档案库房管理。按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等防护要求，做好档案库房的管理工作。（十四）将档案管理现代化列入企业现代化管理的整体计划，努力实现企业档案管理信息化。（十五）积极开发档案信息资源，为企业生产和各项管理工作服务。对积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员，企业将给予表扬和奖励。二、企业各类文件材料的归档制度 为了完整、系统地保存本企业工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以满足企业各方面的需要，特制定本制度。（一）归档范围根据附件所列内容，结合企业实际工作，制定具体归档内容。（二）归档时间1、企业自身形成的管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。2、基本建设、设备项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。4、企业职工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。6、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档要与纸质文件归档时间一致。7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。8、需要随时归档的文件有：物业管理项目交接，基本建设和设备设施类变更、修改、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其它临时活动中形成的文件材料。（三）归档要求1、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。2、文件材料归档后不得更改。3、归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。4、归档的文件材料字迹要符合长期保管需要，严禁使用易褪色的书写材料如圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等书写。5、对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。6、对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与其承担任务相关的文件材料，有合同、协议规定的，按其要求执行。8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。9、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。（四）归档份数归档文件材料一般一式一份。重要的利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。（五）归档手续向档案部门移交档案时，必须填写归档文件移交清单一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，确认无误后，双方签字，各留一份，以备查考。三、企业档案利用制度为维护档案的完整与安全，服务企业各项工作，根据企业档案管理的具体情况，制订本制度。（一）本企业员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案和资料。（二）借阅本企业档案须办理登记手续，保密的档案须履行相应的手续经主管领导批准后方可借阅。（三）本企业档案一般不外借，借阅时应在档案部门指定的地方进行阅览。确须外借的档案，要经主管领导或办公室主任同意，按时归还，借阅期一般不得超过七天，确因工作需要不能如期归还者应办理续借手续。（四）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。（五）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。（六）摘抄或复印档案材料的有关内容，须按有关规定，经主管领导批准后方可复制。（七）借出档案只限在本部门有关人中查阅，不得转借其部门或个人，如需转借时，应到档案室办理转借手续。（八）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。（九）外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和本人工作证，并办理有关手续。四、企业档案保密制度为确保企业档案信息的安全，制定本制度。（一）档案管理人员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守本企业和业主的机密。（二）档案管理人员应适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保管措施和借阅制度。（三）档案管理人员不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，未经批准，不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。（四）有关部门需查阅机密以上档案须经企业主管领导批准。（五）不得与无关人员谈论涉密档案内容。（六）下班时，应将涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。（七）经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。（八）档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。五、企业档案保管制度为保护好本企业的档案材料，维护档案的完整与安全，制定本制度。（一）接收档案必须认真验收，并办理交接手续。（二）案卷入库要做到卷、目、卡相符，排放整齐，便于查找，以保证提供利用快速准确。（三）管理人员要掌握各门类档案的特点和规律，熟知案卷摆放地点、上架顺序，做到调档、还档及时准确。 （四）研究和改进档案保护技术，定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。 （五）档案的接收、移出、鉴定、销毁、利用要有登记，统计准确。 （六）借阅完毕的档案经核对无误后，要及时入库，以防丢失。（七）存放胶片、照片、录像带、磁带要用专用卷盒。（八）每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到账物相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。六、企业档案鉴定销毁制度（一）企业成立档案鉴定工作小组，由主管领导、办公室主任、档案人员及业务部门负责人组成。（二）企业各部门在文件材料归档时，应根据本企业制定的档案保管期限表，准确区分档案的保管期限。（三）对保存在企业档案部门的保管期限届满的档案，先由企业档案部门进行初步鉴定，提出鉴定意见，交企业档案鉴定小组审定。（四）对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由企业档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清册一起送企业主管领导批准后进行销毁。（五）销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人应在销