人事行政部工作手册.doc

北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司 人事行政部工作手册北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司资产服务部编制目 录第一章 人事行政部岗位职责1、 人事行政部岗位职责72、 人事部经理岗位职责83、 人事部主任岗位职责94、 行政部主任岗位职责105、 人事部助理岗位职责116、 行政部助理岗位职责127、 秘书岗位职责138、 采购员岗位职责149、 库管员岗位职责1510、邮件收发员岗位职责1611、班车司机岗位职责17第二章 人事管理制度1、 人事管理制度192、 员工福利213、 奖惩条例224、 安全守则225、 部门经理工作守则22第三章 行政管理制度1、 办公室职员守则242、 保密制度253、 员工考勤制度264、 加班管理规定285、年假休息管理规定296、对外办事人员管理规定307、员工培训费报销规定318、文书处理管理规定329、复印机使用规定3210、传真机使用规定3311、电话使用管理规定3312、电脑使用管理规定3413、报刊、邮件的收发规定3514、制服管理规定3615、更衣柜管理规定3716、手机使用管理规定3717、照相机、相纸使用管理规定3818、物品申报及采购程序3819、仓库管理规定3920、物品出库管理程序3921、货物盘点与补充程序3922、个人保管、使用物品管理程序4023、药箱管理规定4124、劳保用品管理规定4125、对讲机使用管理制度4226、微波炉使用管理制度4227、档案管理制度4328、采购物品入库管理制度43第四章 人事行政部工作程序1、 人员招聘程序462、 员工入职程序463、 招标程序474、 采购程序485、 物品出库、入库程序496、 违纪处理程序507、 各种假期申请程序508、 外出培训申请程序52第五章 员工手册 53第六章 人事常用表格 1、 人员招聘申请表 2、 求职登记表 3、 员工入职登记表 4、 部门同意转正申请表 5、 员工个人鉴定表 6、 员工评估转正审批表 7、 员工晋职晋升审批表 8、 劳动合同续签意见表 9、 试用期延长表 10、离职表 11、离职理由调查表 12、解聘通知书 13、考勤汇总表 14、工资表附说明 15、住房公积金转移单 16、转档通知书 17、雇员调更表 18、考核表 19、员工违纪过失单 20、员工奖励通知书 21、内部人才推荐表 22、请假申请单 23、换班申请单 24、员工加班单 25、社保人员情况登记表 26、外派培训协议书第七章 行政常用表格1、采购申请单2、物品采购呈批件3、办公用品领用表4、钥匙配置申请单5、外出登记表6、更衣柜使用说明7、车辆出入登记表8、停车场计时收费报账单9、承诺书10、低值易耗盘点表11、固定资产盘点表12、低值易耗品报废申请表 第一章人事行政部岗位职责人事行政部岗位职责人事行政部直接上级：物业经理直接下级：人事行政助理及司机联系部门：各部门岗位职责：1、 贯彻落实公司的各项工作指令，深入基层调查研究，努力掌握第一手资料， 为项目经理的工作决策提供可靠的依据。2、 负责物业服务中心工作计划、总结、规章制度等各类文件的起草、审核、打印、复印、分发和登记工作。3、 负责上级和外来文电的收发、登记、传阅、催办、回复和立卷归档等工作。4、 协助项目经理处理日常工作，协调部门工作，督促各部门认真及时地贯彻落实物业服务中心的各项工作决策和指令。5、 负责物业服务中心人事工作，根据项目经理的指示做好员工的接收、调配、辞退、 考核和考勤管理工作。6、 负责员工的上岗及各项培训工作。7、 严格管理制度，以员工手册为准则，根据员工的工作表现进行考核及评估工作。8、 办理员工的奖励、处分和员工生活福利以及具体事宜。9、 负责物业服务中心各部门的物资及办公用品的采购工作。10、 负责物业服务中心仓库管理工作，严格执行公司有关物品出入库手续。11、 负责员工工服制作及洗涤工作。12、 对物业服务中心的劳动纪律及日常工作进行不定期检查。人事部经理岗位职责人事部经理直接上级：物业部经理直接下级：人事部主任联系部门：各部门岗位职责：一、 在总经理、副总经理指导下，认真贯彻执行国家的劳动人事管理方面的方针、政策、法令，结合管理处的实际情况，组织制订本管理处的人事、行政管理制度；并负责监督抽查执行情况；二、 协助招考主管以上的人员；三、 负责年度员工工资福利预算及月工资、养老统筹的审核；四、 督导行政主任、人事主任及人事部员工做好本职工作；五、 制定员工守则，组织实施对员工的业绩考评；六、 完成领导布置的其它工作；七、 检讨员工考勤制度、并安排执行；八、 熟识、了解劳动法规及一切有关合资公司人事管理方面政策，并向总经理定期作出合理建议；九、 协助总经理做好员工的思想工作及职业道德培训工作；十、 妥善处理并协调各部门之间的工作关系。人事部主任岗位职责人事部主任直接上级：物业经理直接下级：人事行政助理及司机联系部门：各部门岗位职责：一、 在人事行政部经理的领导下开展工作，负责做好公司人事、劳资、培训、抽查制度执行的工作；二、 协助部门经理做好员工的审核、招聘和录用工作；三、 负责做好每月人员的工资及劳保统筹，负责员工假期核实；四、 制定落实公司人事培训计划，搞好所有新入职与在职人员的培训与核实；五、 负责落实各部门人员调配工作；六、 根据部门经理的指示，办理员工的奖励、处分和员工生活福利以及具体事宜；七、 负责编写员工培训大纲，落实对员工的业绩评测；八、 负责督导下属人员做好人事文件、资料、档案管理，检查保密制度的执行情况；九、 完成部门经理及公司领导交办的其他事项。行政部主任岗位职责行政部主任直接上级：物业经理直接下级：人事行政助理及司机联系部门：各部门岗位职责：一、 在项目经理指导下，认真贯彻执行国家的劳动人事管理方面的方针、政策、 法 令，结合物业服务中心的实际情况，组织制订本物业服务中心的人事、行政管理制度；并负责监督抽查执行情况。二、 协助项目经理做好公司内日常行政事务的管理工作。三、 负责检查员工工服及劳保用品的进出和保管情况，督导下属及时 为调离员工办理退工服手续，并将处理意见反馈各部门。 四、 负责办公室环境及办公设备的维护与管理，发现问题及时处理，疑难问题上报且及时排除。五、 监督员工工装的制作及清洗工作。六、 督导库房保管员日常物品的出、入登记，做好每月库房的盘点工作，搞好库房合 理储备量的控制，及时将每月采购计划报项目经理审批。七、 保管好各部门备存的钥匙、员工更衣柜钥匙及办公柜钥匙，并做好记录。八、 负责监督、管理员工日常办公时间内所有正常协调工作。九、 编制及修订有关工作的规章制度，包括员工浴室管理、员工健身房管理、员工餐厅管理、仓库管理、更衣室管理等并对该些地方进行有效的管理。十、 做好每月仓库的盘点工作；十一、 保管好各部门备存的钥匙并做好记录；十二、 及时将每月采购计划报上级审批；十三、 加强部门间的协调联系，促进相互团结，搞好工作；十四、 完成公司领导交办的其他工作。人事部助理岗位职责人事部助理直接上级：人事主任直接下级：无联系部门：各部门岗位职责：一、 在人事部主任领导下开展工作，负责做好本部门内勤工作；二、 协助部门主任做好员工的审核、招聘、录用、辞退及岗位设置调整等项工作；。三、 制定落实公司人事培训计划，搞好所有新入职与在职人员的培训与考核。四、 负责办公室的人事文件、资料、档案管理，并按保密原则查阅管理。五、 按有关规定保管使用公司的各类介绍信、证明、公文；六、 统计、汇报每月考勤情况，协助人事主任做好其它相关工作。七、 及时将公司指示通告传达各有关部门相关人员，并做好相应工作。八、 参与公司的公关工作；九、 根据部门主任的指示，办理员工的奖励、处分和员工生活福利以及具体事宜。十、 完成领导交办的其它任务。十一、 完成领导交办的其它工作。行政部助理岗位职责行政部助理直接上级：行政部主任直接下级：无 联系部门：各部门岗位职责：十二、 在行政主任的领导下开展工作，对行政主任负责并协助行政主任搞好下属部门各项工作。十三、 负责行政部日常文字的打印及文件资料的整理及归档工作。十四、 负责接听电话及接待来宾，传递文件及传真。十五、 负责办公设备的与保养工作，发现问题及时排除；十六、 负责员工制服清洗工作的监督；十七、 负责每月各项固定费用请款工作。十八、 负责物业服务中心内部文件的复印，对于复印的文件要保持原件的完好无损，并做好记录。十九、 负责本部门的库房管理工作，严格执行公司有关的物品出入库手续，严禁先提货后 办手续。二十、 认真验收，仔细核对，遇有货、单不符现象及时与采购人员联系。二十一、 验货后要及时登记入帐，做到帐目清楚，帐实相符，不得有积攒现象，做到日清月结，月末要将库存商品盘点，并将盘点表及时上交人事行政部主任及财务部对帐。二十二、 对固定资产和低值易耗品要建立一物一卡的登记记录，做好其收存、发放、报损等，定期盘查各部门固定资产、制服配备、工具等。二十三、 每月接受直接上级对库房进行一次全面检查。二十四、 完成领导交办的其它任务。秘书岗位职责秘书直接上级：人事行政部主任直接下级：无联系部门：各部门岗位职责：一、 协助总经理处理公司公文、行政事务。二、 执行总经理交办的各事项。三、 了解文件管理制度、日常文件的收发程序。四、 拟定文件的借阅权限及借阅规定，并严格按规定借阅。五、 负责文件的会签、收发、管理工作。六、 起草、翻译及打印各类文件文案，函电信件，并负责收发存。七、 负责该部门内部日常接待。八、 做好公司级会议的记录、并整理成文。九、 严格执行保密制度，做好各项保密工作。十、 总经理活动、接待方面的安排、报销单的整理、来访的接待。十一、 有关文稿的撰写及审批。十二、 公司会议、报告的安排。十三、 公司所有资料的存档。十四、 保持办公室环境整洁。十五、 完成领导交办的其它任务。采购员岗位职责采购员直接上级：行政主任直接下级：无联系部门：各部门岗位职责：一、 负责各部门的物资、办公用品的采购。二、 负责物业服务中心通讯费、电脑上网费、水电费的清理交纳工作。三、 采购员按批示申请采购物品，按时、按质和按量完成。四、 所有商品采购前，要按公司规定进行多家询价，做到货比三家。五、 购入物品应及时入库，尽快结清遗留帐务，并保存入库单。六、 培养对物业服务中心常用物品的质素鉴别，对采购物品性能可靠、优良负责。七、 建立一套完备的采购供应商资料库。八、 完成领导交办的其它任务。库管员岗位职责库管员直接上级：人事行政部主任直接下级：无联系部门：各部门岗位职责：一、 负责本部门的仓库管理工作，严格执行公司有关的物品的出入库手续，严禁先提货后办手续；二、 协助编制盈科中心物资库存量的申购计划，做到合理库存，不积压资金；三、 认真验收，仔细核对，遇有货、单不符现象及时与采购人员联系；四、 验货后要及时登记入帐，做到帐目清楚，帐实相符，不得有积攒现象，做到日清月结，月末要将库存商品盘点，并将盘点表及时上交人事行政部主管人员处及财务部对帐；五、 对于购入的物品分类进行合理摆放，并做好相应的标识，保证各部门的领用物品及时，快捷；六、 对仓库的清洁卫生做好防火、防潮、防晒、防水、防虫、防盗等防护措施，确保物品质量和库房安全；七、 对物品的保管和收发负有重要责任，加强控制审查各部门领用物品的审批手续、数量、严格把关，节约消耗，并严格验证审批人的签名式样，对手续欠妥者，一律拒发。八、 对固定资产和低值易耗品要建立一物一卡的登记记录，做好其收存、发放、报损等手续，定期进行盘查各部门/单位固定资产、制服配备、工具等。九、 每月接受直接上级对仓库进行一次全面检查；十、 所有商品均属公共财务，禁止偷拿商品，将商品据为己有，否则将追究其本人法律责任；十一、 完成领导交办的其他任务；邮件收发员岗位职责邮件收发员直接上级：行政主任直接下级：无联系部门：各部门岗位职责：一、 分检邮件要准确，发送邮件要及时，做到不拖不压；二、 发现问题及时汇报并查找，及时与邮局及客户取得联系，并尽快解决；三、 保存好客户的各种订单，并做好分类登记，以备查找；四、 发放邮件做好签收登记，以备查找；五、 严禁私拆信件；六、 严禁在邮件房内会客及与工作无关人员聊天；七、 注意个人仪表要整洁，礼貌待客，态度和蔼。班车司机岗位职责班车司机直接上级：行政部主任直接下级：无联系部门：各部门岗位职责：一、 严格遵守交通规则，严禁酒后驾驶，确保行车安全。二、 对所驾车辆进行定期或不定期保养维护，做到“三检”（即出车前、行使中、收车后）工作，定期安排检查及更换润滑油、过滤器，定期加水。三、 负责每天车辆清洁，保持车辆清洁卫生。四、 对所负责车辆钥匙、工具及所有设施妥善保管，切忌非正常使用的损坏及丢失。五、 严格按照规定出车，遇有部门用车，需经领导同意方可出车，严禁私自用车。六、 礼貌待人，热情周到。七、 做好日常出车登记，如有问题及时上报。八、 出车以外的上班时间尽量协助部门跟进其它工作。九、 做好领导交办的其他任务。第二章人事管理制度人事管理制度劳动合同是建立劳务关系的重要依据。根据国家有关规定，应与从事劳务的所有人员签订劳动合同，并通过国家劳动部门予以登记。目前实行的合同种类有：与正式员工签订的定期劳动合同，与临时聘用人员签订的临时工劳动合同；以及其他各式各样各聘用及借用合同等。一、 人员聘任及录用规定：1、聘任范围：凡受聘的正式员工，根据工作需要和本人素质，在管理岗位担 任一定职务，均实行聘任制。员工分为合同制员工、临时工、特聘员工，不同类别的员工享受不同的待遇，办理不同的用工手续。2、员工录用程序：管理处各部门录用员工，必须填写招聘申请表，经总经理副总经理批准后，通知人事部安排人员面试。由各部门经理进行初次面试，面试合格者由总经理副总经理进行复试，合格者由人事部通知进行体检，体检合格者方可办理入职手续。 二、 试用期：1、员工自录用之日起，均需经过三个月的试用期；管理处根据工作能力及表现认为有必要延长试用期，延长期一般不得超过三个月。试用期管理处对不合格者，予以辞退，员工也可提出辞职。2、试用人员在报到时应如实填写员工情况登记表，签订试用协议，并提交如下资料：身份证、相关学历证、职称证书、个人其他相关资料复印件并验原件。3、合同：试用期满后，工作表现良好，方予正式签订劳务合同。合同期限 原则上不少于一年，临时工和特聘人员的合同期限由协商双方确定，由管理处公费培训人员另行签订补充合同。合同期满人员，视管理处需要及个人意愿可续签合同。4、工作时间：管理处实行每周五天工作日，每日8小时工作制，特殊工种及岗位工作时间由所属部门主管安排。超时工作，将按规定进行补假或补薪。5、薪金：5.1 员工薪金由基本工资、奖金、及各项津贴组成。管理处根据不同部门、不同岗位制定薪金等级。管理处将根据员工业绩状况调整薪金。工作调动后按工种重新定薪。5.2 合同制员工每年可多获一个月基本工资，按当年实际出勤月份发放，临时工及特聘员工不予享受。6、调动与任免：6.1管理处根据工作需要调动员工工作，员工应服从安排。6.1管理处将不拘一格提升业绩突出员工到较高职位，晋升后的前三个月为试用 期。试用合格后，由管理处正式委任。6.3提升后，因工作不胜任或有过失，管理处可根据情节对其做出免职或降职决 定。7、辞职：7.1 员工在合同期内，因有正当理由提出辞职，须提前一个月递交辞职报告，经批准并按有关合同的有关条款办理手续后，方可生效。7.2 擅自离职者，除按有关规定条款进行补偿以外，还需缴纳赔偿金之后，经批准方可办理离职手续。未按上述规定办理者，管理处将通过法律途径追索。7.3 凡上述辞职者，管理处一律不支付赔偿金。8、 辞退：8.1 员工在合同期内因工作不利或严重触犯管理处规章制度，管理处有权立即予以辞退，由职工自找单位调离，不支付赔偿金。（因管理处业务变更或其他原因而产生剩余人员时，管理处有权裁员，但需提前通知当事人，并报劳动局备案，给予合同制员工下列补偿金：在管理处工作未满半年者发给半个月工资，满一年者发给一个月工资，以此类推最多不超过十二个月。） （供参考）9、 合同期满合同制员工在合同期满后未续签合同者，管理处不予以发补偿金。员工福利一、法定休假日1、员工可享受每周两天公休日（星期六、星期日）。2、员工可享受国家法令规定的十天假日（元旦一天、春节三天、劳动节三天、国庆节三天）及法律和法规规定的其它假日。二、医疗管理处正式员工（指经过试用期已转正的员工）因病所发生的门诊药费，应参照管理处拟定的相关医药费报销的规定执行。员工因病就诊，应到管理处指定的大病统筹定点医院就诊，所发生的医疗费用按照北京市政府有关规定办理。三、婚假取得合法的结婚登记证书，可享受婚假三天。符合国家规定的晚婚条件的（女初婚年满二十三周岁、男初婚年满二十五周岁），可享受婚假十天。工资照发。四、丧假员工直系亲属即父母、配偶、子女、公婆、岳父母去世，可给丧假三天，工资照发，其他亲属去世，由公司酌情安排。五、产假已婚女员工生育假为九十天（产前15天，产后75天），其它情况按照国家有关法规执行，工资照发。六、年假凡服务期满一年的员工，可按规定享受七天有薪年假，每满一年增加一天，最多不超过十二天；部门经理以上人员可享受十天有薪年假，每满一年增加一天，最多不超过十五天。休年假的员工需提前15天向部门申请，经人事部核实，报总经理或副总经理，批准后，方可休假。七、特惠假员工如因搬家、开家长会等其它事项可上报公司，酌情准假，工资照发。八、日常福利管理处员工每月可享受20次免费洗浴。管理处为每个工作日正常出勤的员工提供免费工作餐，标准：8元/每人。九、培训管理处根据工作需要对员工进行各种形式的培训，受训人员须签订培训协议书，按协议书中的规定执行，否则按规定赔偿培训费。十、 文娱活动为充实员工工余生活，管理处将经常举办各种有益于身心健康的康乐、体育、文艺、旅游等活动。奖惩条例（参照员工手册执行）安全守则（参照员工手册执行）部门经理工作守则一、 管理处各部门经理应坚决维护管理处的利益和信誉，坚持同一切不良倾向作斗争。把管理处的事业当作自己崇高的事业。二、 牢固树立客户至上、服务第一的意识，毫不含混地确立宾客是“上帝”、顾客永远是对的观念、为客户提供一流的服务。三、 各部门经理，必须忠于职守，熟悉业务。四、 管理处各部门是管理处不可分割的组成部分。各部门必须团结一致，通力合作，要具备高度的合作精神。五、 各部门经理必须模范地遵守员工手册，事事以身作则。六、 关心、爱护员工，切实为员工解决工作中和生活中存在的困难。奖惩分明，使部门员工有高度的凝聚力。七、 努力学习，提高自身的文化素质和工作能力。第三章行政管理制度办公室职员守则一、 职员上班时应注意仪容、仪表，男不留长发、胡须，女不梳披肩发、留长指甲、涂有色指甲油，穿戴制服要干净平整，严禁在办公室内吃饭、换工服。二、 办公桌要保持整洁，不准摆放私人物品，水杯要放在固定位置。三、 严禁大声喧哗、聚众聊天，谈与工作无关的事，BP机要调至振动方式，以保持安静的办公环境。四、 爱护办公设施，节约办公材料，领用办公物品须登记。五、 不得迟到、早退，不许在办公室内私人会客，有事外出须向部门经理请假，告知去向。六、 打电话要言简意赅，使用礼貌用语，尽量减少私人电话，严禁打私人长途电话。七、 为了提高办公效率，各部门要本着求大同存小异的原则，通力协作，顾全大局，避免相互推诿。八、 遇到有不同意见，要下级服从上级，重大事宜需请示总经理。九、 任何职员禁止翻阅他人文件，要将与工作相关之文件妥善保管。十、 职员下班离开办公室前要本着点滴节约的精神，人走灯灭。关好门窗，切断电源， 消除安全隐患。保密制度一、 本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员二、 必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。三、 本规定的修改与废止、由人事行政部提议，公司总经理决定后实施。四、 凡涉及公司人事档案、员工工资、电报、文件、客户资料、图表、信五、 件、邮件、各岗位责任制及公司各项规章制度等均属保密范畴。六、 全体员工必须遵守如下规定：1、 不该说的秘密，绝对不说。2、 不该问的机密，绝对不问。3、 不该看的文件，绝对不看。4、 不该记录的内容，绝对不记录。5、 不在非保密记录本上记录机密。6、 不在私人通讯中涉及公司机密。7、 不在公共场所或访亲问友时谈论机密。8、 不在非保密的地方存放机密文件、资料。七、 需传阅的文件一定要各个环节把好关，要及时分类登记，包括文件号、八、 文件题目及系统编号以备日后查找。九、 对那些机密、绝密之文件未经部门经理及以上领导或总经理许可严禁十、 复印、拷贝。十一、 对那些不需保存的文件，应由专人负责销毁，不得乱扔、乱放或随意十二、 处理。十三、 各部门要定期检查文件保存情况，发现问题及时追查、纠正。十四、 公司择人的态度尤其是重要岗位人员一定要选配忠诚、可靠、保密观念强的人员十五、 进行管理。逐步完善建立我处规范化的行文、工作程序。员工考勤制度为加强物业管理处行政管理，维护正常的工作秩序，保证各项工作顺利开展，提高工作效率。本处特设打卡钟一台，为监督考勤管理，对考勤记载作以补充，特制定本制度。同时告知物业处全体员工有关请假程序。一、 打卡制度：1、 员工上下班必须在规定时间，指定地点打卡。因故不能打卡，应及时由上级部门主管签字核准后生效。否则，根据打卡记录，按无故旷工处理。2、 考勤卡只限员工本人使用，任何人不准委托他人或代他人打卡，一经发现按公司有关规定给予处罚。3、 考勤卡每月将由各部门考勤员收、发，考勤统计情况必须与考勤卡相符，未出勤处一定要有本部门经理签字认可，否则视为无故缺勤。二、 请假审批程序：1、 凡物业处员工需请假应逐级上报审批，一天至三天（含三天）由部门经理审批，三天以上逐级审核，人事部批准。2、 部门经理级以上员工请假，由总经理审批，或由总经理委派人审批，人事部备案。3、 物业处全体员工当月考勤统计，由各部门考勤员连同未打卡说明单、请假单、加班审批单以及其它考勤原始单据汇总后于每月21日报送人事行政部。4、 以上规定未涉及之处一律参照员工手册之规定执行。三、 考勤员工作须知1、统计考勤：1.1 每月21日考勤员收卡，更换新卡并统计本部考勤。1.2 考勤统计应使用规定的考勤统计表，加班要有加班单，请假要有请假单，倒休视同请假，填写倒休单。1.3 考勤统计表，经考勤员签字、部门经理确认签字后至迟2日内报至人事行政部。2、考勤卡：考勤卡是统计考勤的基本依据。考勤员汇总考勤时用红笔在卡上注明员工执行工时制（如正常班，12小时班，其它班次等），注明加班、请假、迟到、早退时间，标出漏打、错打情况。凡有迟到、早退、漏打、错打等，均应在卡上注明并由部门经理签字。考勤卡最后由员工本人在卡上签字后，随本月考勤报至人事行政部，人事行政部核对后归档保存。归档后考勤卡不得再补签字，未经本部门经理同意不得借阅。人事行政部核卡时如发现有未打卡同时又未签字，一律按公司规定记过失一次。考勤汇总表：考勤汇总表分出勤、病假、事假、倒休、其它假，加班、夜班、迟到、早退（次数及累计分钟数）等栏目。考勤员汇总时应详细填写每一项内容，确保每一项有据可查。3.1 请假单：包括倒休在内的各类假期均需提前申请，经批准后方可休假。考勤员根据打卡记录在请假单上填写实际休假时间，经部门经理确认签字后随当月考勤报至行政人事部。3.2 加班单：一般情况下加班应提前申报，经部门经理、总经理或副总经理签字后方可加班。特殊情况至迟应在加班后次日按相同程序报至公司，超过两天（不含两天）申报加班者，按自动放弃处理。加班单随当月考勤报至人事行政部。（加班超过0.5小时以上者方计为加班，加班时间应不含用餐时间）考勤卡不正常情况记录表：无论因何原因考勤卡上显示迟到、早退、错打、漏打的，应及时在考勤卡不正常情况记录表上登记，由部门经理签字认可（部门经理同时在考勤卡上签字），记录表随当月考勤报人事行政部。加班管理规定 为了完善公司管理制度，规范员工加班手续管理，对现行加班审批制度做如下修正：一、 管理处要求员工工作应讲究效率，原则上不提倡、不鼓励员工加班，如确因工作二、 需要加班，员工应事前填写员工加班申请表（除紧急情况外），将加班事由、三、 预计加班时间详细填写，经部门主管负责人签字确认后方可加班；紧急突发事故四、 情况下发生的加班应在发生加班后的24小时内补填加班表报部门经理批准。所五、 有加班都应在发生加班之后的24小时内填写实际加班时间，并报部门经理确认，六、 交部门考勤员统计考勤，月底统一交由人事行政部备案。七、 员工发生的日常加班一律记为存休，统一由部门在其它时间根据工作情况安排倒 休。遇节假日加班将按加班费计算，在当月工资中发放。八、 加班超过1小时以上者方计为加班；加班时间应不含用餐时间。每月累计加班不得超过32小时。年假休息的管理规定 根据员工手册规定，凡在本管理处服务满一年的员工享有七天有薪假期， 每满一年增加一天，最多不超过十二天，部门经理以上人员可享受十天有薪年假，每满一年增加一天，最多不超过十五天。对于有薪年假的休息办法现规定如下：一、 在本管理处服务满一年以上者方可申请休假。二、 员工休假必须提前15天向所在部门主管提出申请，经部门经理同意人事部核准，报总经理批准后，方可休假。三、 部门经理级以上人员应提前一个月提出申请，经总经理或副总经理同意后，人事行政部备案，方可休假。四、 部门应视工作情况安排员工休假，人员少的部门，不能同时安排两人同时休假。五、 年假期间视同出勤，享有全薪。六、 年假天数不含与之相连续的国家法定节日及公休日。七、 年假必须在当年有效，需一次性享用，不得分期、跨年，不得存休、零休或转让他人休，两个年度的年假不可连休，特殊情况需报总经理批准方可执行。八、 部门应统筹安排，在保证工作不受影响的前题下，使员工的年假制度得以落实。九、 特殊情况，确实无法在本年度安排休假者，经总经理批准，可将休假时间延迟或以基本工资150%现金形式予以补偿。对外出办事人员之管理规定为提高外出办事工作效率，正规管理处员工因公外出办事行为规范，树立良好的企业形象，特制定如下管理规定。供全体员工参照执行：一、 外出登记制度：1、 凡工作时间内需外出办事人员一律应受部门经理、副总经理及总经理指派。严禁私自外出。2、 严格执行外出登记制度。外出前要先登记（紧急情况除外），登记簿设在管理处前台。登记时写清办事地点、联系方式及办事原因、所需时间、批准人签名等。外出登记本由人事行政部抽查审核，发现不符合规定外出者一律按旷工处理。3、 由于外出工作比较辛苦，时间弹性大，要求员工根据所办事项轻重缓急，合理安排时间。由部门经理把关，能1小时办完的事不拖2小时，能半天办完，不拖1天，争分夺秒为企业创效益。4、 外出办事应做到当天返回，及时向有关领导汇报工作结果。5、 外出办事应确保联络畅通，通讯器材保持使用状态，不可无故关机。如遇紧急情况应立即返回公司。6、 如遇特殊情况确实在当天办公时间内无法返回者，必须于当日得到所在部门经理批准，并应向其汇报当日工作，请示次日工作之安排。着装要求：员工上班时间因公外出办事时应按规定着工服，并佩带胸卡。如因工作需要，不便着工服时，需事先向部门经理请示，获准后方可执行。着便装时应体现仪态端庄，落落大方的原则，禁止着牛仔装或奇装异服及任何有损公司形象的不得体服装。男员工应着西装，打领带，女员工应着装文雅大方，化淡妆，修饰简洁。因特殊情况当日无法返回公司换装，应得到部门经理批准方可将工服穿回家。礼仪礼貌：外出办事言谈举止要做到文明礼貌，举止大方，表达得体，谦恭热情。外出办事要稳重大方，思维敏捷，不可泄露内部机密。说话时要面带微笑，态度友好，不得使用任何污言秽语冒犯他人。员工培训费报销规定一、 员工申请培训前应提出书面申请，经公司领导批准，方可参加培训。二、 凡申请报销培训费需在开课前以书面通知世邦魏理仕。三、 培训课程以不影响正常工作为要。（公司指派之培训除外）四、 试用期之员工任何培训费用自理（试用期满后，仍在本公司服务的员工，培五、 训费用报销由公司补报，其它按本文规定办理。）。1、 考试不合格或培训没有达到要求而不获证书者，一切在此项培训的费用不予报销2、 在毕业后一年内如不能按管理处要求胜任本职工作或者有违犯管理处规定而解。3、 除聘任关系的，管理处将责令退回培训费用。4、 获证后一年内不能辞职。若提出辞职，则培训费用在该员工工资中扣除。5、 受培训者需将证书副本交世邦魏理仕作报销申请，副本存档备案。6、 世邦魏理仕有绝对权力拒绝此报销申请而不须作任何解释。六、 员工申请培训前应提出书面申请，经公司领导批准，方可参加培训。七、 在毕业后一年内如不能按管理处要求胜任本职工作或有违犯管理处规定而解除聘任关系的，管理处将责令其退回培训费用。文书处理的管理规定一、 行文工作：1、 行文用统一格式，部门经理签字，进行登记，送交总经理，副总经理审阅，签署意见后，转交签字返回。2、 对外行文一律用统一格式统一由管理处总经理签发。3、 做到及时、不拖延，防止漏办，做到呈报准确，对呈文要及时催办，对不规范行文提出修改意见。二、 呈文：1、 文字准确、简略、通顺，标点符号准确。2、 呈文专题专用，内容准确。3、 文号、题目、主管领导指示，内容符合规范要求。4、 呈取文件需严格办理收发文手续，写明收发文稿的内容，收发人的姓名。5、 收发文：对外来公文，文件由管理处前台进行签收、登记、分发、催办（除机密文件由总经理或秘书亲自签收）。凡对外发文，统一交总经理、副总经理审阅、批转后加盖管理处印章，交管理处前台，由管理处前台交有关部门。6、 对待收发文要求及时准确、严格执行程序。7、 传真件复印后呈有关领导和部门阅外，原件存档。复印机使用管理规定一、 复印机由管理处前台负责管理，并负责本管理处各部门的复印、登记及管理。二、 所有复印的资料应及时记录于“复印登记本”，其中包括复印者的姓名，所属部门、 复印内容、页数。三、 本管理处按各部门记录，每月统计一次复印的数量，与纸张使用数目及是否与复印机内自动记录相符。四、 若发现数目相差过大，本部经理要及时查明原因。五、 前台负责复印机平时的保养、管理，如出现故障及时与维修部联系。六、 为节省开支，可将使用过的纸张复制一些留底文件或做便签。传真机使用管理规定一、 本管理处传真机由前台负责接收。二、 发出的传真资料及时登记在传真发出及接收记录本上，详细记录发文内容、时间及发往地点的号码，接收人。三、 有关国际长途的传真，必须由总经理、副总经理批准方可进行拨发。电话使用管理规定为确保管理处各部门工作顺利进行，以防重大及紧急事件的延误处理，现就管理处的电话使用作如下规定：一、 公司电话设备为保障公司各业务工作得以顺利进行而配备，必须严格按规定 使用，无故损坏应赔偿。二、 公司各部门办公区域，因公事要求安装电话，须由部门或个人申请，行政部统一办理报总经理批准后，交工程部实施。三、 公司各部门职员办公用电话，除总经理办公室电话及传真机除外，其余均不具 有国 际、国内长途功能，确因公需要拨打长途，应填写长途申请单，经审批后指定拨发。四、 接听电话首句规范用语为：“世邦魏理仕某某部，您好！”五、 任何员工在工作区域内听到无人接听的电话时，都要主动接听，详细记录电话内容，并及时清楚的转告有关部门的主管及相关人员，如遇紧急情况，可直接转告总经理或副总经理。六、 所有员工禁止在工作时间内打私人电话，若有紧急情况，亦须长话短说。七、 所有员工禁止拨打声讯电话，一经发现，照价支付并给予纪律处分。电脑使用管理规定非管理处指定人员不可使用电脑。所有员工对打印文件资料须保密。禁止使用电脑进行非公务工作。电脑磁盘不能移作他用。私人磁盘也不能用于公司电脑，以防止损坏或由病毒感染。各部门人员使用电脑应按规定使用，以免造成损坏影响工作。保持电脑的清洁。及时处理电脑中的碎片。为确保电脑的正确使用，要对经常电脑进行病毒的清理。对打印的废弃文件，应做标识。机密文件及时处理粉碎。报刊、邮件收发规定为提高服务质量，确保报刊和邮件迅速、准确地投递到客户手中，特拟定如下规则：一、 报刊类1、 完善登记分类：凡客户所订购报刊，须向客户索取报刊订阅收据的复印件。分类登记后，保存留底备查。2、 根据收据将客户所订阅的报刊分类登记后，制成分拣明细表，表内须有单元号、订阅份数、报刊代号、起止日期等项目。3、 杂志除按上述方法登记外，还需逐期登记，以便查找。二、 邮件类1、 普通平信：分拣后直接投入信箱。（在正式信箱设立之前，逐户送交至客户签收）2、 挂号信、包裹单、包裹等特殊邮件：2.1 在工作时间内（周一至周五）由邮件房领取，逐一核实登记后，送交客户做签收。2.2 非工作时间（下班后/周六/周日）由物业部代签收。2.3 大宗汇款单：除按上述规定办理外，还必须注明收件人身份证号码。三、对短缺报刊的处理1、 经清点，如有报刊短缺应及时与邮局联系，查明原因，第一时间内通知客户。2、 客户因短缺报刊提出投诉时，应作好登记，并妥善处理。四、对已损坏邮件、误投邮件的处理1、 对已损坏邮件，视其情况严重，及时与邮局进行协商，协商同意后，按邮局有关规定注明“收到如此”字样并加盖收发室印章及签字。2、 对误投信件，按邮政常规退回。在退回之前须有详细记录，挂号信、包裹单等特殊邮件必须注明信件号码、退回日期等，并在交与邮局时由其签收。以上诸条，在执行过程中进行明确分工，责任到人。制服管理规定一、员工制服由管理处按不同的工作岗位制装，制服样式根据工作性质而定。所有制服的发放与保管按有关规定办理。二、工服每两年领用一次，员工领用制服两年以上者（含）可免费领取新工服。三、试用期内未领到工服者需按管理处要求着装，不得穿休闲装出入办公场所。四、员工必须经常保持制服的清洁及完整；如因个人疏忽和滥用引起制服损坏或遗失，需由员工自行负责赔偿。在使用期内丢失的，由员工本人按当时的成本价格100%赔偿。五、 工服有破损时，要申请进行修补，如制服使用中出现多次修补或出现残旧不宜使用时，须以旧换新。六、未经批准，员工不得穿着工服离开大厦。七、在试用期内以及过试用期以后半年之内辞职者，离职前向公司缴付全部工本费，被公司解雇者，必须把制服完好地交回公司，如出现破损，则需要照价赔偿。过试用期半年以后的员工离职时，管理处将根据员工本人入职时间和制服成本价款按比率在其工资中扣除成本费。八、管理处为需穿制服的员工免费提供洗涤服务，员工制服洗涤安排如下：衬衫：每周二次裤子：每周一次西装：每月一次九、在办公时间和区域内，若出现纯系个人原因造成的工服脏乱现象，经行政部认定后，公司将根据情节轻重对该员工处以20元至200元罚款。更衣柜管理规定一、凡需穿制服上班的员工管理处均分配更衣柜一个，用作储存个人衣物之用。二、员工须经常保持衣柜清洁与整齐。三、任何人不得随意与他人调换衣柜。四、不得存放贵重物品及现金，管理处不负责任何财务损失。五、禁止在员工更衣柜内放置危险及易燃性物品。六、不得私自加配更衣柜钥匙或私自更换更衣柜锁。七、上级主管部门有权定期或不定期检查员工更衣柜。（人事行政部有权定期抽查使用情况，但必须两人以上在场。）八、员工离职时须将更衣柜清理及将钥匙退回管理处，若钥匙遗失，即报管理处并缴纳重配费用。九、禁止在更衣室内吸烟、逗留、随地乱扔杂物，要保持更衣室的清洁整齐。手机的使用管理规定为提高工作效率，减少不必要的时间浪费，本处已对各部门经理及相关人员配备了手机，为使其起到真正的工作效应，现制定有关管理办法，以供大家参阅执行。一、手机系公共财产，持有者应爱护使用，妥善保管。二、手机人员应在人事行政部办理领用手续，并作好书面记录。三、如本机不慎丢失或非保修范围内的损坏，均由本人负责。四、此机不得转借、转让他人使用，以免影响本处工作之需要。五、凡由本管理处所提供的呼机、手机，在离开本管理处时应在办理离职手续时一同归还。不得视为已有，否则在工资中扣除，或缴纳相应金额。六、凡持手机者上班期间一律调至振荡报警方式，不得影响他人工作。七、本机应保持24小时开机，应保持有效联系，以保证工作之需要。照相机、相纸的使用管理规定一、 各部门相机由专人负责，相纸由人事行政部统一购买、领用及管理。二、 人事行政部单独设立相纸领用纪录。三、 使用相机应由部门经理签字后，方可在人事行政部进行领用及使用登记。四、 详细记录拍摄时间、地点、拍摄人、拍摄内容及用途。五、 对于使用的胶卷相机，要按顺序号的拍摄内容详细记录。六、 底片应由各部门指定专人负责留底，对于即时拍的相纸，各部门应将拍摄后的照片内 容复印一份，注明部门、时间、地点、内容、拍摄人后由各部归档留存，人事行政部有权监督检查。物品申报及采购程序一、每月二十五日前各部门根据本部所需物品的种类、数量提前做出物品需求计划（一式二份），经本部门经理审核签字后，报至人事行政部。二、接到各部门上报的购物计划后，由人事行政部根据库存情况，经营情况及工程施工情况作以平衡及审核汇总，凡需购买的物品，由人事行政部需填写采购申请单。三、根据总经理批文，按所需程序及情况转发至人事行政部存档及安排购买。个别急需物品，请写书面报告，详细标明所需日期，由本部门经理签字后转交人事行政部审批，上报总经理批示后方可购买。四、采购员当接到采购申请单时，根据审批后的计划及报告，按照“三比”（比质量、比价格、比运距）的原则进行采购。五、购买后的物品由采购员与库管员进行交接，填制入库单。逐项验收、签字。六、验收、签字后，采购员连同验收签字后的入库单、购物批件到财务部按制度报帐。仓库管理规定一、 物品按规定入库后，保管员应将物品分类摆放整齐，便于拿取。二、 保管员要熟悉物品摆放位置，用标签标示物品名称及数量，便于每月盘点及即时抽查。三、 保持库房通风、清洁，防虫、防水。四、 对待报废物品应按管理处有关规定执行。五、 设立库房的安全防范措施，防火、防盗。六、 与库房无关人员严禁进入。物品出库管理程序一、 物