创生财务管理系统操作方法.doc

更多企业学院 更多企业学院 中小企业管理全 能版 183 套讲座 89700 份 资料 总经理 高层管 理 49 套讲座 16388 份资 料 中层管理学院 46 套讲座 6020 份资 料 国学智慧 易经 46 套讲座 人力资源学院 56 套讲座 27123 份资 料 2 21 各阶段员工培训 学院 77 套讲座 324 份资 料 员工管理企业学 院 67 套讲座 8720 份资 料 工厂生产管理学 院 52 套讲座 13920 份 资料 财务管理学院 53 套讲座 17945 份 资料 销售经理学院 56 套讲座 14350 份 资料 销售人员培训学 院 72 套讲座 4879 份资 料 目 录 3 21 1 21 1界面基本操作介绍 1 1系统界面 操作员成功登录后 即进入系统的主界面 如下图 在主界面上 顶部是系统菜单 中部是按钮式菜单 两个菜单具有相同的功能 用户可以通过顶部菜单或中部菜 单来选择所操作的功能 如果菜单显示为灰色 即表示登录的操作员没有该功能的操作权限 要修改操作员的权限 只有通过有 操作员 管理 功能权限的操作员登录后 到 系统管理 功能中的 操作员管理 子功能中进行修改 具体修改操作方法详 见 用户操作手册 或电子帮助文档中 4 1 4 操作员管理 1 2操作流程 1 2 1首次使用帐套 新建了帐套 首先要进行帐套初始化 设置好帐套属性 建立基础信息 科目代码后 再进行期初建帐和帐套 启用 凭证记帐 期末结帐 输出帐簿报表 帐套启用 录入凭证 凭证审核 建立科目代码 期初建帐 建立基础信息 设置帐套属性 2 21 1 2 2帐套启用后 帐套启用后 即可进入帐务系统的正常使用 流程从 录入 修改 凭证 审核凭证 凭证记帐 记帐后即可查阅总帐和明细帐簿及科目余额 可以输出报表 凭证记帐 期末结帐 输出帐簿报表 录入凭证 凭证审核 3 21 1 3基本操作介绍 1 3 1回车移动光标 在本软件系统中 所有界面操作中 从上一个编辑项目到下一编辑项目的移动 均是通过按 回车键回车键 实现 在 录入单据的表格中从左边的一列往右移动一列 也是通过按 回车键回车键 实现 在录入单据过程中 基本上可以不用鼠标 只通过键盘来完成整个操作 1 3 2快捷键 在本软件系统中 所有界面的工具条操作中 充分采用了快捷或热键的操作方式 如在操作工具条上的操作按钮 右边有一个没有下划线的字母字母 如按钮 新增 N 这样的按钮功能可通过 Ctrl N 来实现 在本软件系统中 所有界面的录入操作中 也充分采用了快捷键的操作方式 如在编辑录入项目的右边有一个有 下划线的字母字母 如在录入项目右边有一下划线的字母 B 这样的用户可以通过 Alt B 来实现光标的定位 1 3 3自定义打印设置 本系统的打印输出 除了标准的打印格式外 其它的打印都可以由用户自由设置其打印格式 包括纸张 标题 表头表尾 字体 行高 打印项目选择 小计合计等 以下以会计科目表打印输出为例说明进行打印自定义设置的方 法 按 打印 按钮进入打印预览界面 如下图 在上图中 因为系统默认的打印纸张是 A4 纵向打印 由于项目总宽度超过 A4 纸的宽度 所以打印不完 要 改变打印纸张 打印栏目 标题 字体等设置 按鼠标右键可进入打印设置界面 如下图 整个打印设置 包括五个页面 设置 打印栏 汇总栏 页面 徽标 1 设置页 在 设置 页面中 用户可以设置标题字打印方向 打印正方字体 页面边距 全部或部份打印 从 哪一页到哪一页 等格式 如要设置纸张 可以按界面上的 打印机 按钮 即进入系统的打印机设置 即可以修改 纸张设置 2 打印栏 在 打印栏 设置中 用户可以选择要打印的栏目 不需要打印的栏目不打勾 如下图 3 汇总栏页 在 汇总栏 设置中 用户可以设置 需要汇总的栏目 如下图 4 页面 在 页面 设置中 用户可以设置打印页面的一些属性 包括是否打印页小计和页合计及表线 主标 题距表格线高度 行高 标题及表表头表尾名称 如下图 5 徽标 在本设置页中 用户可以设置打印的单位徽标及名称 如下图 4 21 在以上所有的打印设置后 如果要保存设置 按 保存设置 按钮即可 这样下次进入打印预览后就自动调出已 经保存的打印设置 按 确定 按钮即退出打印设置界面 随即打印预览界面即见到打印设置后结果 按界面上方工 具条上打印机图标 即开始打印输出 在打印机图标的左边还有两个图标按钮 一个将结果输出到 Excel 格式 另一 个是输出到 Txt 文本格式 另外 在保存设置前 如果要改变打印栏的宽度 可以在打印进入预览前 先改变栏目的宽度 预览时即跟着改 变 5 21 2基本流程步骤操作说明 以下将按软件的实际使用过程中各步骤来详细说明操作方法 2 1第一步 新建帐套 本软件安装后 系统自带有一个演示帐套 不过演示帐套是商业行业的财务帐套 用户在学习阶段可以用演示帐 套来练习 当要正式做自己单位的帐时 一般都要另外新建一个帐套 本软件中有两个地方可以进入新帐套的功能 一个是在开始登录 系统出现登录界面时 登录界面的右上方有一个按钮 新建帐套新建帐套 另一个地方就是 在进入任 何一个帐套后 在 系统管理系统管理 中有一个子功能 帐套管理帐套管理 进入些功能有 新建新建 的功能按钮 这两个地方 不 论哪一个 都可以建一个新的帐套 操作方法一样 下面以从操作员登录界面上 新建帐套 按钮进入新建帐套功能 的方式来详细说明如何新建一个用户自己正式用的帐套 1 启动程序后首先即进入操作员登录界面 如下图 2 按以上界面右上角的 新建帐套 按钮 系统即进入新建帐套的界面 如下图 新建帐套功能的界面有三页 第一页 基础资料基础资料 如上图 有帐套名称帐套名称 数据库名数据库名 会计制度会计制度三项内容 用户首 先要填入帐套名称 帐套名称帐套名称 帐套名称由用户自己定义 数据库名数据库名系统自动产生 会计制度会计制度由用户根据本单位财务帐套的情况 选择 通过鼠标点右边小黑三角后选择 系统中内置了多种会计制度 有商品流通企业会计 工业企业会计 事业 单位会计 机关单位会计等会计制度 的一级会计科目 选择了某一会计制度建立帐套后 一级会计科目即是所选择 的会计制度的会计科目 用户再根据实际情况加入各明细科目后即可建立好会计科目 填好了帐套名称 帐套名称 选择了会计制度会计制度后 用鼠标第二页 编码规则编码规则 如下图 在本界面中可以设置新建帐套的科目编码规则 科目总级数科目总级数 最大可以设置为 6 级 一级科目 一级科目 根据新的会计制 度其长度除了机关单位会计和事业单位会计制度固定是 3 位长外 其它的会计制度均固定是 4 位长 二级科目二级科目至六级六级 科目科目可以根据需要设置成 2 至 4 位长度 如界面上设置的 表示帐套的科目总级数是 4 级 一级科目是 4 位长度 二 级至 4 级均为 3 位长 这样每个一级科目下的二级子科目最多只能有 999 个 如果设置成 2 位长 则只能有 99 个子 科目 在设置时 用户只要用鼠标点其数字框右边的上下小小黑三角 则其数字就会改变 当第一页 基础资料基础资料 和第二页 编码规则编码规则 都选择好后 第三页可以暂时不用管 就可以按 确定确定 按钮 稍 候系统即提示新建帐套完毕 如果有什么意外出错 则系统会有其它提示 然后按 退出 按钮退回到操作登录的 界面 这时界面左边的帐套名称列表中就会多出了刚才新的帐套 这时如果要进入新建的帐套 只要光标选择中新建 的帐套后 在操作员密码框中输入 sys 后按 确定 按钮就可以进入了系统主界面了 注意 注意 新建的帐套 系统用户 sys 的权限 可能还没完全设置好 可以通过 操作员管理操作员管理 功能进行设置 2 2第二步 建立好科目表 一个新建的帐套的科目表只有系统默认的一级科目 一般任何一个财务帐套都有二级以上的科目 所以在正式做 帐 录入凭证 前都要先根据实际情况加上二级以上的科目 通过 基础设置基础设置 模块中的 会计科目会计科目 功能来设置科目表 进入 会计科目会计科目 功能后 界面如下 6 21 在以上界面中 按科目大类分资产 负债 权益 收入 支出资产 负债 权益 收入 支出五页 本例中帐套是商业流通企业会计帐套 科目 表的编码规则是 4333 即是科目最多有四级 一级长度是 4 位 其它二至四级都是 3 位 具体如何新增 修改 删 除科目 操作方法如下 1 新增科目 要新增一级科目 先选择科目大类 用鼠标点选资产 负债 权益 收入 支出资产 负债 权益 收入 支出五页中的所要建 科目所属的一页 按界面顶部 新增新增 A 按钮 如要新增二级或二级以上科目 请先选择其上级科目 用鼠标点选 其底色变深蓝色即可 然后按 新增新增 A 按钮 系统会弹出一新增科目的界面 如下图 界面上方显示的科目格式是 4333 表示本帐套的科目最多可以设置 4 级 且第一级是 4 位 第二级是 3 位 第三级是 3 位 第四级也是 3 位 在科目代码的设置中必须符合本格式 A 输入科目代码 如果要新建的科目是一级科目 要选择上以上界面右上角的 一级科目一级科目 8 通过鼠标打上 钩 选择项 然后再输入科目代码和名称等其它信息 一级科目的编码方案 长度要按新建帐套时设置的长度 具体 要按有关会计制度规定 如果是新建一个二级科目 则进入本界面时 科目代码的输入框中已经有了一个默认的代码 后按回车光标自动跳到下一个项目 科目名称 如上图中 要新增 银行存款银行存款 的一个明细科目 科目代码是 1002004 科目名称科目名称 栏中系统预先默认上级科目名称 用户只要在其后加上 XX 银行 即可 如本例中科目名称 可以是 银行存款 工行 输入完科目名称后按回车 助记符助记符 即由 科目名称科目名称 自动生成 可以修改 B 设置余额方向和科目类别 如果是一级科目 要根据实际情况设置科目余额方向和科目类别 如果是二级以 上科目 其余额方向和科目类别是与其上级科目相同的 系统自动默认下来 C 设置辅助核算项目 如果是银行存款银行存款要进行银行对帐 必须要在 辅助核算辅助核算 中选择 银行银行 如果要进行 数量数量 核算必须要选择 辅助核算辅助核算 中的 数量数量 同时界面上会显示出 数量单位数量单位 的录入框 录入数量单位 如果按 项目项目 或 部门部门 核算的科目 要选择上 项目项目 或 部门部门 选项 项目和部门项目和部门代码在 基础信息基础信息 功能中 设置 D 设置帐簿 默认明细帐都选择 如果有多栏帐 必须要选上 多栏帐 按 存盘存盘 按钮 系统即可保存新增加的科目代码 继续新增另一个科目代码 2 修改科目 首先在科目表中通过光标选择要修改的科目 按 修改修改 按钮 系统即弹出一修改科目的界面 与 新增科目代码界面一样 即可修改除科目代码以外的其它属性 修改完毕 按 存盘存盘 按钮即可 3 删除科目 首先在科目表中通过光标选择要删除的科目 按 删除 按钮 系统即弹出一确认提示框 按 是 Y 即可删除 系统只能删除没有下级科目的而且还没有发生凭证业务的科目代码 4 打印科目表 按 打印打印 按钮 即弹出一界面 可按科目级别选择打印输出科目表的部份或全部的科目代码 进入打印预览后 用户可以自由设置打印格式 设置方法参考 1 3 3 自定义打印设置 部份 注意注意 1 对于某些要按部门或项目核算的科目 如何设置其明细科目 如 管理费 中的明细科目 可以在 管理费 下面按管理费的核算来设置明细科目 如果是按部门核算 则可以按部门建立其明细科目 其它科目也类似 2 帐套启用后还可以增加新的科目 7 21 2 3第三步 期初建帐 帐套在启用前 必须进行期初建帐 录入各科目的年初余额 科目代码设置好后 可进行期初建帐 进入本功能 界面如下图 操作方法 通过光标选择界面左边的科目定位表中的一级或二级科目 右边科目列表即只显示出该科目下的所有 明细科目 再通过光标 或双击 选择要进行期初设置的科目代码 按 期初设置期初设置 按钮 系统即弹出一期初设置界面 录入期初值 如果是有数量核算的科目 还可以录入期初数量余额 按项目或部门核算核算的科目 输入期初 系统 会弹出一项目或部门列表 根据项目或部门分别输入 按 确定确定 按钮即可 期初建帐设置完毕后 可按 试算平衡试算平衡 按钮检查期初建帐是否试算平衡 如果试算平衡 期初建帐无误即可按 帐套启用帐套启用 按钮进行帐套启用 或直接按 帐套启用帐套启用 按钮 系统首先进行 试算平衡试算平衡 处理 如果试算平衡才进 行帐套启用处理 系统即弹出一帐套启用界面如下图 选择启用会计期间后 按 确定 按钮 系统即进行帐套启用处理 处理结束即可退出期初设置功能 进入软件 的正常使用 按 打印打印 按钮可以打印输出期初建帐表 进入打印预览后 用户可以自由设置打印格式 设置方法参考 3 2 3 自定义打印设置 部份 注意 期初建帐时 建议从一年的一月份开始建帐 这样期初余额要用本年度的期初余额 也就是上年度的期末 余额 当然也可以不从一月份开始建帐 但是在以后本年度中所有会计报表中的 年累计年累计 就不是真正的年累计 而只是从建帐月份起的累计 2 4第四步 凭证制单 从主菜单 凭证管理 模块选择进入 凭证制单 功能 本功能用于凭证制单 可以录入 修改会计凭证 界面 如下图 操作方法 尽量通过回车鍵和快捷鍵来操作 少用鼠标尽量通过回车鍵和快捷鍵来操作 少用鼠标 1 录入凭证 一般情况下 进入本界面 光标即停在 日期 项目上 即可录入一张新的凭证 凭证字默认是 记 字 不能修改 凭证号由系统自动产生 按会计期间从 1 号开始自动往后编 录入附件张数 按回车按回车 光标即 自动定位到凭证分录表中的摘要栏 1 输入摘要 摘要可以直接录入或通过其助记代码 拼音简码 录入 可以模糊输入助记代码 按回车按回车系统会 显示出相关摘要选择界面 选择后返回 按回车光标自动跳到下一个栏目 科目代码 2 科目代码的录入 可以通过直接输入其科目代码或简拼助记符录入 科目名称根据科目代码自动显示 科目 代码或助记符长记不住 也可以只输入其前几位代码后按回车按回车 系统即根据输入的前几位代码显示出科目选择列表 如 银行存款 下有好几个明细科目 要记 银行存款 的科目代码 1002 应该比较容易 所以只要打入 1002 则其所有的明细科目都会显示出来 再通过光标选择所要的科目代码后按回车按回车即可 3 借贷方金额录入 当光标在 借方金额 或 贷方金额 栏时直接录入 或通过按 F3 快捷键自动平衡借 贷方金额 4 结算方式和结算号 如果是银行存款科目银行存款科目 在科目设置中设为 银行 的科目 当输入完借货方金额后 光标 自动定位到 结算方式 即可录入结算方式和结算号 8 21 5 核算项目或部门 如果是按项目或部门项目或部门核算的科目 在科目设置中设为按 项目项目 或 部门部门 核算的科目 当 输入完借货方金额后 系统会自动弹出一选择项目或部门的界面 选择相应的项目或部门后按回车按回车返回 6 数量核算 如果是要进行数量核算的科目数量核算的科目 在科目设置中设为有 数量数量 核算的科目 在录入借方金额或贷方 金额后 光标会自动跳到界面下方的单价和数量录入框 录入单价和数量后 按回车光标又自动跳到分录表中 可以 继续录入下一凭证分录 7 现流分配 在凭证制单中 如果有 现流现流 辅助核算的会计科目 在科目设置中设为有 现流现流 核算的科目 先光标选择凭证中要编辑现流金额分配记录的分录行 再按界面上方 现流现流 按钮 进行编辑现流金额分配记录 如 下图 进入现流分配界面后 可以按 新增新增 修改修改 删除删除 按钮对现流记录进行编辑 编辑完现流分配记录后 按 返回 按钮返回到凭证制单界面 在凭证录入过程中可以通过界面上方 插行插行 删行删行 按钮对凭证分录进行编辑 摘要可按 F9 复制 分录录完 后 按 存盘存盘 按钮存盘 存盘前系统会自动检查凭证的合法性 没通过检查系统不会存盘 2 修改凭证 进入本界面后 按 修改修改 按钮 系统即弹出一选择凭证的界面 通过光标或鼠标选择要修改的 凭证 按 确定 返回到 凭证制单 界面 即可修改 操作方法与 录入凭证录入凭证 一样 也可通过工具条上的 前一前一 号号 和 后一号后一号 按钮进行选择要修改的凭证 已经审核的凭证不能修改已经审核的凭证不能修改 如果有必要 只有通过 反审核反审核 功能 将 审核审核 取消后再修改 3 删除凭证 只有未审核的凭证可删除 按 修改修改 按钮 系统即弹出一选择凭证的界面 通过光标或鼠标选 择要删除的凭证 按 确定确定 返回到 凭证制单凭证制单 界面 再按 删凭证删凭证 按钮即可 4 科目代码维护 在凭证录入修改中 如要新增科目代码 可通过按 科目表 按钮 系统弹出一界面 按弹 出界面中的 新增新增 按钮即可新增科目 完毕后可返回凭证录入修改界面 5 凭证打印 在录入或修改凭证的过程中 均可以按 打印打印 按钮进入打印预览 如下图 按上图上方工具条中的打印机图标 即可打印输出 打印纸张大小规格 220mm 宽 110mm 高 2 5第五步 凭证审核 凭证制单后 要经过凭证审核后才能记帐 本功能用于审核或反审核当前会计期间的会计凭证 不能审核非当前 会计期间的凭证 界面如下图 操作方法 可按单张或批量审核凭证 1 单张审核 通过光标选择要审核的凭证 如果要审核的凭证不在当前列表中 可以改变查询条件 查询出要审 核的凭证 按 单张审核单张审核 按钮 或用鼠标双击要审核的凭证 即弹出一凭证界面 审核完毕 按 审核通过审核通过 按 钮即可通过审核 在凭证审核界面 中 可以按 下一号下一号 按钮即显示出下一号凭证 所有审核完毕 再按 退出退出 返回到原界面 2 批量审核 按 批量审核批量审核 按钮 即弹出一界面 输入要审核的凭证的凭证号范围 然后按 确定确定 按钮 系统即进行批量审核凭证 3 取消审核 可取消本会计期间已审核过了的凭证审核 首先通过选择上界面右上方 已审核 选择框 再按 查询 按钮查询出要 取消审核取消审核 的凭证 按 反审核反审核 按钮即可 9 21 2 6第六步 凭证记帐 凭证审核完后就可以记帐了 从 凭证管理 模块进入本功能 本功能将当前会计期间所有经过审核的凭证进行 记帐 包括总帐和明细帐 进入本界面按 记帐 按钮 系统即开始进行记帐 记帐结束 系统会有结果提示是 成 功 或 失败 界面如下图 注意 注意 1 系统允许多次进行 记帐记帐 只有 记帐记帐 后总帐簿 明细帐簿 多栏帐簿才有数据 如果记帐后 又录入 新凭证 就必须重新进行 记帐记帐 帐簿的数据才能更新 2 如果有期末转帐凭证期末转帐凭证 应该先将本期所有凭证录入 审核并记帐后 再生成期末转帐凭证 再进行一次记帐 这样帐簿的数据才正确 2 7第七步 期末转帐设置 一般都有期末转帐 要将一部份损益科目 如 收入和支出科目 本期的发生转入权益科目 如 本年利润 中 这样就必须先设置好期末转帐的凭证 从 基础设置 模块的进入 期末转帐设置 功能 本功能用于设置期末转帐 凭证 先设置转帐说明 后设置转帐明细 一个转帐说明对应若干行转帐明细 界面如下图 操作方法 1 新增转帐说明 按界面上方工具条上的 新增说明 按钮 即弹出一 新增转帐说明新增转帐说明 界面 可新增一转帐 说明 选择转帐类型 填入转帐说明 按 确定 按钮即可 如下图 2 修改转帐说明 先用鼠标在 转帐说明 列表中选择一转帐说明 后按 修改说明修改说明 按钮 系统即弹出一修 改转帐说明界面 修改完毕 按 确定 按钮即可 3 删除转帐说明 先用鼠标在 转帐说明 列表中选择一转帐说明 后按 删除说明删除说明 按钮 系统即弹出一确 认提示框 按 是 Y 按钮 系统即删除所选择的转帐说明及其明细记录 4 新增转帐明细 先用鼠标在 转帐说明 列表中选择一转帐说明 后按 添加明细添加明细 按钮 系统即弹出一 新增转帐明细新增转帐明细 界面 界面如下图 10 21 填入摘要说明 选择时间是 本月 或 本年 选择转帐基数 就是在转帐时要从转出科目转帐出的基数 转 出科目 就是转帐时实际转出帐的科目 转入科目 就是转帐时实际转入的科目 的科目名称 可以通过其右边的 按钮 系统会弹出科目表 来选择 再选择取数是 期末余额 或 期初余额 或 本期发生 设置结转比例 是多少 所有项目设置完成后 按 确定确定 按钮 即在已有转帐明细最后新增一行转帐明细 也可先选择一转帐说明 再选择欲在其后插入转帐明细的转帐明细行 然后按 插入明细 按钮即可在其后新增一转帐明细 注意注意 一般情况下 转帐基数和转出科目是相同的 特殊情况可以不同 如上图中的转帐明细 实际转帐时 就 是将本月的科目为 4101 商品销售收入 的科目的本月余额 100 就是全部 转入到转入科目 3131 本年利润 科目中 如果转出科目有明细科目 可以只要建一个一级科目的转帐明细就行了 不必按其明细科目建立多个明细科 目的转帐明细 具体地说 如上图中 4101 商品销售收入 科目下有好几个明细科目 如果是按其明细科目来建立 转帐明细则有好几个转帐明细 有几个明细科目就要建立几个转帐明细 太麻烦了 如果按最高级科目建立转帐明 细 则有一行转帐明细 简单省事 5 修改转帐明细 光标选择一转帐明细 按 修改明细修改明细 按钮 系统即弹出一 修改转帐明细修改转帐明细 界面 修改完 毕 按 确定确定 按钮即可 6 删除转帐明细 光标选择一转帐明细 按 删除明细删除明细 按钮 系统即弹出一确认提示框 按 是 Y 按钮 系统即删除所选择的转帐明细记录 注意注意 本步骤在科目没有改变的情况 一般设置好后就可以不用再动 不是每个月都要进行 期末转帐设置 2 8第八步 期末转帐 在本月的所有手工凭证都录入完毕 并审核和记帐后 还有一项重要的工作就是 期末转帐 只有做完期末转 帐并进行再记帐后 帐簿的数据才正确 在作 期末转帐 前必须先做好期末转帐设置 本功能用于根据 转帐说明 生成转帐凭证 界面如下图 11 21 操作方法 首先通过鼠标选择 转帐说明转帐说明 列表中所要转帐的转帐说明 按 生成凭证生成凭证 按钮 即弹出转帐生成 的凭证 可以在生成的凭证中进行修改后存盘即可 这里生成凭证的界面与 凭证制单 中的界面一样 2 9第九步 再凭证记帐 在完成了第八步后 必须再进行一次第六步 凭证记帐 这样 帐簿中的数据才一些正确 接下来才可以出报 表和帐簿 2 10第十步 自定义报表的编辑 本功能可以由用户自定义自己所需要的财务报表 如资产负债表 损益表 收入支出表等 由 帐簿报表 模块 进入 自定义报表 功能 首先系统显示出选择报表的界面 如下图 在演示帐套或新建的帐套中都有上图中显示的三个报表 不过这只是一个样板 用户可以在其基础上进一步完善 为自己的真正的报表 为什么用户还要 完善 后才能为自己的真正的报表 因为用户真正使用的帐套中的科目可能 有那么几个科目不同 那么报表的设置就可能不一样 不过一般都大同小异 1 新增报表 如果要新增一个报表 按 新增新增 A 按钮 系统会弹出一个界面 只要输入报表名称后按界面上 的 确定确定 按钮即可 界面如下图 2 修改报表名称 首先光标要修改的报表 按 修改修改 按钮 系统即弹出一界面 与报表新增界面一样 即可 以修改报表的名称 修改完毕 按 确定确定 返回 3 删除报表 首先光标选择要删除的报表名称行 按 删除删除 按钮 系统会弹出一确认提示 按 是 Y 即删 除 否则不删除 返回到报表选择界面 4 编辑报表 要编辑设置报表 先通过鼠标在上图界面上选择一个要编辑的报表 按 打开打开 O 按钮 即进入 报表编辑界面 如下图 界面上有主菜单文件 报表编辑 报表平衡 帮助功能 本界面的操作模式有 编辑模式编辑模式 和 数据模式数据模式 进入本界面系统默认为 编辑模式编辑模式 在 编辑模式编辑模式 下用户 可以编辑修改自定义报表的设置及表体内容 在 数据模式数据模式 下系统即显示出指定会计期间的报表数据 并可以打印 输出 报表编辑包括 复合表头设置 表头表尾设置 表列设置 插入一列 删除一列 插入一行 删除一行 列复制 公式向导功能 新建一报表 系统默认是 8 列 用户可以根据实际对新建的报表编辑到自己需要的格式 以下分别说 明报表编辑的各个功能的操作方法 1 复合表头设置 本功能可以设置报表的两层复合表头 选择 报表编辑 主菜单下的 复合表头设置 子菜 单功能 在报表上点鼠标右键 也可以显示出报表编辑的功能菜单 系统即弹出界面 如下图 12 21 操作方法 首先按 新增 按钮 界面左边的 复合表头列 表中增加一复合表头行 复合表头行以 head 加 序号表示 然后设置 表头起始列 和 表头截止列 输入 表头显示名称 复合表头的上层名称 按 确定 按钮即可 当所有复合表头列设置完成后 按 退出 按钮退出 返回到报表编辑主界面 系统即自动显示出复合表 头 如果设置后要修改 当进入本界面后 首先光标选择要修改的复合表头行 再修改其 表头起始列 表头截止 列 和 表头显示名称 选择复合表头列 按 删除 按钮也可删除复合表头 按 退出 按钮返回到报表编辑界 面 复合表头即可刷新显示出来 2 表头表尾设置 本功能用于设置报表的表头表尾 界面如下图 选择 报表编辑报表编辑 主菜单下的 表头表尾设置表头表尾设置 子菜单功能 在报表上点鼠标右键 也可以显示出报表编辑的功 能菜单 操作方法 报表标题 表头标题可以直接输入 报表标题的字体和字号 可以通过界面右上角的 字体设置 F 按钮来设置 特别注意 如果在报表标题中有 年月日 时间 可以用 Y M D 表示 Y 表示 年份 M 表示 月份 D 表示当前月末日 也就是说 在报表标题或表头标题中只要有 Y 在 数据模式 下将显示为年份 有 M 在 数据模式 下将显示为月份 有 D 在 数据模式 下将显示为当前月份的末 日 设置完在退出前要按 确定 按钮 3 表列设置 本功能用于设置报表的表列属性 选择 报表编辑报表编辑 主菜单下的 表列设置表列设置 子菜单功能 在报 表上点鼠标右键 也可以显示出报表编辑的功能菜单 系统即弹出界面 如下图 操作方法 如果界面上显示的列号不是所要编辑的列号 首先通过鼠标点列号右边的上下小三角形选择要编辑的 列号 再输入列名 设置表列内容的排列方式 是居左 居中 居右 通过 字体设置 设置表列及表列内容的字体 及字号 按 确定 按钮即可 按 退出 按钮退出表列属性设置界面 4 插入一列 本功能用于在当前编辑的报表中插入一列 选择 报表编辑报表编辑 主菜单下的 插入一列插入一列 子菜单功 能 在报表上点鼠标右键 也可以显示出报表编辑的功能菜单 系统即自动在所选择的位置插入一列 5 删除一列 本功能用于在当前编辑的报表中删除一列 首先光标选择要删除的表列 选择 报表编辑报表编辑 主菜 单下的 删除一列删除一列 子菜单功能 在报表上点鼠标右键 也可以显示出报表编辑的功能菜单 系统会弹出一确认提示 按 是 Y 按钮 即可删除所选择的表列 否则不删除 返回到报表编辑主界面 6 插入一行 本功能用于在当前编辑的报表中插入一行 选择 报表编辑报表编辑 主菜单下的 插入一行插入一行 子菜单功 能 在报表上点鼠标右键 也可以显示出报表编辑的功能菜单 系统即弹出一界面 选择是在当前行前面还是后面插 入一行或多行 7 删除一行 本功能用于在当前编辑的报表中删除一行 首先光标选择要删除的表列 选择 报表编辑报表编辑 主菜 单下的 删除一行删除一行 子菜单功能 在报表上点鼠标右键 也可以显示出报表编辑的功能菜单 系统即可删除所选择的 表行 8 列复制 本功能用于在当前编辑的报表中把指定列的内容复制到另一列中 首先光标选择要复制的表列 选 择 报表编辑报表编辑 主菜单下的 列复制列复制 子菜单功能 在报表上点鼠标右键 也可以显示出报表编辑的功能菜单 系统 即弹出一界面 在界面中指定要复制到的列号 按 确定 即可 界面如下图 9 改变列宽度 将光标指到要改变宽度的列的表头右边的竖线 当光标变成双竖线时 按住鼠标左键左右拉动 即可 当保存设置后 下次打开即保持已经修改成的宽度 10 报表内固定内容的编辑 报表内容分为两种 一种是固定的 就是在编辑时和报表时显示一模一样的内容 13 21 如下图中第一列 第二列 第五列 第六列中的内容 这几列在报表编辑和输出时都是一样的 另一种就是公式 如 下图中第三列 第四列 第七列 第八列 这几列都是公式 在编辑前是公式 前面有一等号 在报表输出时 即变为数字 前一种固定内容的编辑非常简单 你想在报表中哪个单元格填入什么内容 就首先通过鼠标点一下该单元格 然 后再在界面右上方 X 号的右边的编辑框内输入内容 然后按 按钮即可 注意注意 由于考虑到报表中的公式容易弄错 所以系统不允许直接在报表表格上修改编辑单元格内容 但系统通过 按右键显示的菜单对单元格提供了 剪切 复制 和 清除 的功能 10 报表内取数公式的编辑 本功能用于编辑输入报表的帐上取数或表间取数公式 首先在报表编辑主界面上 光标选择要编辑的单元 然后再选择 报表编辑报表编辑 主菜单下的 公式向导公式向导 子菜单功能或界面上方 公式公式 F 按钮 在报表上点鼠标右键 也可以显示出报表编辑的功能菜单 系统即弹出公式向导界面 如下图 操作方法 公式向导界面上有三个页面 分别是 帐上取数帐上取数 1 表间取数表间取数 2 和 现金流量表现金流量表 3 帐上取帐上取 数数 1 页面 主要是通过帐上取某一会计科目的 期初金额 期末金额 发生金额 累计发生金额期初金额 期末金额 发生金额 累计发生金额 等数据 表间表间 取数取数 2 页面 主要是取当前报表或其它报表上某一单元的数据 现金流量表现金流量表 3 页面 用于取现金流量分配金额 1 帐上取数 共六步 A 首先选择到 帐上取数帐上取数 1 页面 光标 点一下要选择的取数类型 选择 取数类型取数类型 可选择的帐上取数 类型有 金额帐金额帐 期初借方余额 期初贷方余额 年初借方余额 年初贷方余额 预算数 数量帐数量帐 期初借方余额 期初贷方余额 年初借方余额 年初贷方余额 B 选择了取数类型后 再通过 查查 F 按钮 系统会弹出一会计科目选择表 选择所要取数的科目代码 按 选择科目代码表界面左上角的 选择选择 按钮返回到公式向导界面 C 指定会计年度和会计期间 会计年度会计年度 可以选择 本年 上年 前年 会计期间会计期间 可以选择 本期 上期 本季 D 选择约束条件 约束条件有三个 按帐上实际取 负数取零正数按实取 正数取零负数取正 这个条件主 要用于针对一些科目 如 应收款应收款 科目 会计制度要求在报表中只能取其明细科目为正的合计 不能取负数 如果 明细科目上有负数 则将应收款明细科目为负的取正数加到 预收款预收款 科目单元中 这样可以通过约束条件来设置取 数公式 在 应收款应收款 单元按 负数取零正数按实取负数取零正数按实取 的约束条件取数 然后在 预收款预收款 相应单元上加上按 正数正数 取零负数取正取零负数取正 的约束条件取 应收款应收款 的帐上数 对 应付款应付款 和 预付款 科目也是这样处理 E 然后按 填入公式填入公式 按钮 公式即显示在界面上方的公式栏 系统允许一个单元的取数公式由几个科目代 码的取数公式相加或相减 当公式栏已经填入一个公式后 如果再要填入一个 则应先通过界面上方运算符按钮 选择相应的运算符 如果要与一个常数进行运算 则在选择填入了运算符后 按 常数 按钮输入一个常数 如果填错了公式 可以按 清除公式 按钮清除重来 F 公式填入完毕后 按 确定确定 按钮返回到报表编辑主界面 所编辑的公式即填入到界面右上方的编辑框中 再按 按钮表示确认 即填入编辑报表的前面进入公式界面前所选择的相应栏中 根据以上的操作方法 如要取科目 现金 科目代码是 1001 的年初数 结果就是 CJD NN 1001 8 2 表间取数 在什么地方会用到表间取数 有两种情况会用到表间取数 一种是在当前编辑的表内的合计栏 如前面所编辑的 资产负债表 中最后一行的 资产合计 和 负债合计 两栏 这时就可以用 表间取数 来解决 另一种情况是 要取另外一个表中的数 这时也可以通过 表间取数 来达到 操作方法如下 A 进入公式向导界面后 首先选择到 表间取数表间取数 页面 如下图 14 21 B 光标选择 报表名称报表名称 如果是取当前表中合计栏公式 必须选择报表名称为 当前编辑的报表当前编辑的报表 用鼠标点 一下 指定会计年度会计年度为本年本年 会计期间会计期间为本期本期 起始行起始行 就是算合计的起始行 截止行截止行 算合计的终止行 和列号列号 算合计的列 如下图中所示 如要在上表中的第三列 年初数 的第 30 行填一个合计公式 假设要从第一行加到第 29 行 并且中间没有小计 则起始行起始行应该设置为 1 截止行截止行设置为 29 列号 列号设置为 3 这样公式就是 BBN NN 999 1 29 3 这里要注意 如果 这里要注意 如果 在第在第 3 列的第列的第 1 行到行到 29 行的中间第行的中间第 15 行 是第行 是第 1 行到第行到第 14 行的合计 它的取数公式是 行的合计 它的取数公式是 BBN NN 999 1 14 3 和第和第 29 行行 是第是第 16 行到第行到第 28 行的合计 它的取数公式是 行的合计 它的取数公式是 BBN NN 999 16 28 3 有小计 则不能这样 最后的有小计 则不能这样 最后的 合计应该取两个小计之合 即它的公式是 合计应该取两个小计之合 即它的公式是 BBN NN 999 15 15 3 BBN NN 999 28 28 3 或者也可以是 或者也可以是 BBN NN 999 1 14 3 BBN NN 999 16 28 3 这其中的道理很简单 其实就是不要合计重复了 这其中的道理很简单 其实就是不要合计重复了 C 然后按 填入公式填入公式 按钮 公式即显示在界面上方的公式栏 允许一个单元的取数公式由几个表间取数公式 相加或相减或乘除一个常数 注意注意 1 单元的行列号 以鼠标点击单元 单元的底色变为兰色 界面上方 公式 F 按钮左边的文本框中显示的为 准 2 如果在 表间取数 中是选择取非当前编辑的报表的数 则在实际取数 生成报表 时 被取数的报表必须 先于本表生成数据报表并已经保存 否则取不到 例如 资产负债表分成两个表 如果要在后一个表 续表 中要取 前一个表中的资产部份合计数 则第一个表必须先生成数据 然后在界面报表上按右鍵弹出的菜单中选择 保存 这样在第二个表生成时才能取到第一个表中的合计数 3 现金流量表 首先选择到 现金流量表现金流量表 页面 按 查 F 按钮选择 现流项目 指定会计年度 会计 期间 然后按 填入公式 按钮 公式即显示在界面上方的公式栏 允许一个单元的取数公式由几个取数公式相加或 相减或乘除一个常数 界面如下图 当填完公式后 按 确定 按钮 即退出公式界面 返回到报表编辑界面 然后按 按钮确认 公式即填入 报表单元中 注意 注意 填入报表单元格后 取数函数前面有一 号 表示这是公式 如果没有前面的 号即表示是一般 的文字内容 2 11第十一步 自定义报表的输出 定义好报表后 一般情况下如果科目没有改变 可以不用修改 在每个月完成第九步后 就可以出报表了 从 帐簿报表 模块进入 自定义报表 功能 界面与第十步一样 如下图 进入以上界面后 首先通过鼠标选择一个要输出的报表 本例选择了 资产负债表 按 打开 O 按钮 即进 入以下界面 15 21 然后通过鼠标选择要输出报表的会计期间会计期间 再通过鼠标将报表的模式选择为 数据模式数据模式 这里在界面的状态条 上会看到系统正在取数的进度条在滚动 稍候取数完成 即可看到在报表中原来是公式的单元格内容现在变成了数字 这时再界面上方工具条上的小打印机图标 即进入报表的打印预览界面 如下图 再按预览界面上方的打印按钮 打印机图标 就可打印输出报表 按打印按钮左边第一个按钮可以按文本格式输 出 按打印按钮左边第二个按钮可以按 Excel 格式输出 方便用户将报表修改用于其它用途 2 12第十二步 帐簿的查询和输出 可以输出的帐簿有 总分类帐 明细帐 科目余额表 多栏帐及数量金额 有按数量核算的科目才有 帐 这些 功能的使用都很简单 如果不明白具体看一下电子帮助即可 帐簿的查询打印输出随时都可以 但注意 录入凭证后 并不是马上就在帐簿上反映出 必须要等凭证记帐后才行 另外帐簿的打印输出 建年底结帐后再打印 打印的格式 和纸张大小 在用户操作手册上有说明 2 13第十三步 期末结帐 当本月的前面所有步骤都完成后 如果认为没有什么错误 可以进行 期末结帐 经过 期末结帐 后当前会 计期间即进入到下一个月 从 系统管理 模块进入 期末结帐 功能 界面如下图 只有当前会计期间所有凭证已经录入完成并且已经记帐 如果没有问题 可以进行 期末结帐期末结帐 期末结帐期末结帐 后 当前会计期间即变为下一个会计期间 如果当前会计期间是年末 12 月份 系统即自动进行年结 注意 注意 期末结帐后 不能再录入已经 期末结帐 的会计期间的凭证 如果发现 期末结帐 后还有严重的错误 觉得有必要可经过 期末反结帐 再回到上一会计期间 将错误的凭证先反审核后再修改 然后再审核记帐 再期末 转帐 再出报表 再进行 期末结帐 到此 基本的步骤 从建帐套到出报表到期末结帐 已经全部完成 进入下一个月的操作 这时只要再经过前面到此 基本的步骤 从建帐套到出报表到期末结帐 已经全部完成 进入下一个月的操作 这时只要再经过前面 的第四步 第五步 第六步 第八步 第九步 第十一步 第十二步 第十三步就可以了 的第四步 第五步 第六步 第八步 第九步 第十一步 第十二步 第十三步就可以了 16 21 3常见问题解答 3 1帐套名称可以修改吗 回答 可以 进入 系统管理 模块中的 帐套管理 功能 选择要修改名称的帐套 按右边的 修改帐套名 按钮 系统即弹出一个修改帐套名称的界面 修改完后按确定即可 3 2科目代码在帐套启用后可以增加吗 回答 可以 在帐套启用后 不但可以增加新的科目 而且还可给明细科目创建明细科目 使原来的明细科目变 为非明细科目 如 销售收入 4101 在帐套启用后 已经发生了业务 可是发现应该给其建几个明细科目才好管 理 这时可以在 销售收入 4101 下建明细科目 假设在其下新建了两个明细科目 销售收入 部门一 4101001 和 销售收入 部门二 4101002 系统会自动将原来在发生在 销售收入 4101 科目的凭证转到在其 新建的第一个明细科目 销售收入 部门一 4101001 上 3 3新建了一个帐套发现有些功能菜单是灰色的 进不入 为什么 回答 因为在新建帐套时 操作员的操作权限默认没有全部选择上 所以有些功能用不了 只要重新设置一下权 限就行了 可以通过 系统管理 模块中的 操作员管理 功能 选择相应的操作员 按界面上方的 权限 按钮 即出现一个权限设置界面 界面上列出了所有权限表 只要在权限名称行打上钩 就表示有此权限 没有钩就没有此 权限 设置完后按界面右下方的 确定 按钮即可 具体操作方法可以详见用户手册的操作员管理章节 3 4可以做数量金额帐吗 回答 可以 关于如何做数量金额帐 在前面的基本流程步骤中考虑首先学会基本的操作 所以没有列入 要做 数量金额帐 首先在科目表中进行必要的设置 对需要进行数量核算的科目 要选择上辅助核算中 数量 核算 通 过鼠标打上钩 如下图所示 在科目表中设置好后 在凭证录入中 如果是设置了 数量 核算的科目 在录入完借贷方金额按回车按回车后光标即