酒店管理系统分析与设计概述.doc

摘 要 随着我国经济的发展 人们的生活水平有了显著提高 假日经济和旅游经济已 经成为人们消费的热点 各地也把旅游业当作本地经济发展的重要支柱之一 促进 了酒店业的快速发展 从而酒店的业务量不断增长 信息的处理越来越复杂 因此 酒店对实现计算机化 信息化有着越来越强烈需求 酒店管理系统的目标就是立足 酒店应用实际 着眼于酒店未来发展 以强化酒店管理 提高酒店的服务效率和服 务质量 本文首先阐述了酒店管理系统的相关定义 酒店管理系统在酒店管理工作中的 作用和意义 国内酒店管理系统的研究现状 然后对酒店管理系统作了详细的分析 和设计 在分析中首先对系统的需求性和可行性进行了详细的分析 在此基础上得 出新系统的业务流程图及数据流程图 随后进行了数据字典的设计 在系统的设计 中首先对系统的总体功能进行了设计 随之对各子系统的功能进行了详细的设计 各子系统的功能基本上可以满足酒店日常管理的需求及客人住店的要求 数据库的 设计采用了 E R 图和二维表的形式来表示 最后对系统的软硬件的配置作了选择 本系统在分析和设计的过程中始终遵循着实用性 先进性 可靠性 经济性等 原则 本系统的运行可以改善酒店管理质量 提高酒店总台工作人员的工作效率以 及客人的满意度 降低酒店的运营成本等 关键词 关键词 酒店管理系统 系统分析 系统设计 Abstract With the development of China s economy people s living standards have been improved significantly Consequently holiday economy and tourism economy have been hot pots of consume Tourism in each region is recognized as one of the important pillars for local economic development and the rapid development of the hotel industry is promoted As a result the hotel business continues to grow and the information processing becomes more and more complex Therefore the demand of the computerized information technology has become increasingly strong The goal of Hotel Management System is based on the actual application of the hotel It focuses on the hotel s future development aiming to strengthen the hotel management and improve hotel service efficiency and service quality This paper begins by describing the relevant definition of hotel management systems and the role and significance of hotel management system in hotel management job and the status quo about domestic hotel management system and then does the detailed analysis and the design to the hotel management system In analysis First it has carried on the detailed analysis to system s demanding and the feasibility Second it obtains the new system s service flow chart and the data flow chart based on above then followed by the data dictionary design in system s design first it has carried on the design to system s overall function then on the detailed design to various of subsystems function which basically may satisfy the request for the hotel current management and the demand of the visitors staying at an inn The database design has been expressed by adopting to the E R chart and the two dimensional table form Finally it has made the choice to system s software and hardware s disposition This system has always followed the practical advanced reliable economic and other principles in analysing and designing process The operation of the system can improve the quality of hotel management the work efficiency of the hotel reception staff and satisfaction of guest and reduce the operating costs of the hotel Keywords hotels management system System analysis System Design 目 录 引 言 1 第一章 概述 2 1 1 酒店管理系统的含义 2 1 2 酒店管理系统的作用 3 1 3 酒店管理系统的意义 3 第二章 金凯云天大酒店管理系统分析 5 2 1 金凯云天大酒店概况 5 2 2 系统初步调查 5 2 3 酒店管理系统需求分析 6 2 3 1 领导者的需求分析 6 2 3 2 员工的需求分析 7 2 3 3 客人的需求分析 7 2 3 4 软件属性需求分析 8 2 4 金凯云天大酒店业务流程分析 8 2 4 1 酒店组织结构分析 8 2 4 2 酒店业务流程分析 9 2 5 系统可行性分析 14 2 5 1 技术可行性 14 2 5 2 经济可行性 14 2 5 3 营运可行性 14 第三章 酒店管理系统设计 15 3 1 酒店管理系统设计的原则及目标 15 3 1 1 酒店管理系统设计的原则 15 3 1 2 酒店管理系统设计的目标 16 3 2 酒店管理系统总体功能设计 16 3 3 酒店管理系统子系统功能设计 18 3 3 1 系统管理子系统 18 3 3 2 客房管理子系统 19 3 3 3 预订管理子系统 19 3 3 4 接待收银管理子系统 20 3 3 5 报表管理子系统 22 3 4 金凯云天大酒店数据流程设计 22 3 5 数据字典设计 26 3 6 数据库的设计 31 3 6 1 数据库概念结构的设计 31 3 6 2 数据库逻辑模型设计 34 3 7 输入与输出设计 36 3 7 1 输入的设计 36 3 7 2 输出的设计 37 3 8 系统配置与技术选择 37 3 8 1 数据库及开发技术的选择 37 3 8 2 计算机硬件配置 38 3 8 3 计算机软件配置 38 结 论 39 参 考 文 献 40 谢 辞 41 图 目 录 图 2 1 酒店管理系统组织结构图 9 图 2 2 业务流程图图例 10 图 2 3 酒店业务流程图 11 图 2 4 预订业务流程图 12 图 2 5 接待业务流程图 13 图 2 6 收银业务流程图 13 图 3 1 酒店管理系统功能结构图 17 图 3 2 系统管理子系统功能图 18 图 3 3 客房管理子系统功能图 19 图 3 4 预订管理子系统功能图 20 图 3 5 接待收银管理子系统功能图 21 图 3 6 报表管理子系统功能图 22 图 3 7 数据流程图图例 23 图 3 8 酒店管理系统关联图 23 图 3 9 顶层数据流程图 24 图 3 10 预订管理数据流程图 25 图 3 11 接待管理数据流程图 25 图 3 12 收银管理数据流程图 26 图 3 13 收银信息实体 E R 图 31 图 3 14 客房信息实体 E R 图 31 图 3 15 客人住宿信息实体 E R 图 32 图 3 16 操作员实体 E R 图 32 图 3 17 实体之间关系 E R 图 33 表 目 录 表 3 1 数据元素条目示例 27 表 3 2 数据流条目示例 28 表 3 3 数据存储条目示例 28 表 3 4 数据处理条目示例 29 表 3 5 外部实体条目示例 30 表 3 6 住宿登记信息表 34 表 3 7 客房基础信息表 35 表 3 8 客房预订信息表 35 表 3 9 客人账单信息表 35 表 3 10 权限设置信息表 36 引 言 近年来 我国的现代酒店业得到了蓬勃的发展 无论是行业规模 设施质量还 是经营理念或者管理水平 都取得了长足的进步 已经进入了现代化水平阶段 随着信息技术的发展 许多酒店都把管理信息系统作为酒店实施科学化管理的 主要工具 并在应用技术上不断的加以完善和发展 大大的提高了酒店运营的质量 与效益 作为计算机应用的一部分 使用计算机对酒店事务的管理 具有手工管理 所无法比拟的优点 例如 检索迅速 查找方便 可靠性高 存储量大 保密性好 寿命长 成本低等 这些优点能够极大地提高酒店管理的效率 也是企业的科学化 正规化管理 与世界接轨的重要条件 在酒店总台的管理工作中 管理系统在客户预订 登记 问讯 收银和日常管 理方面得到了广泛的应用 设于酒店总台各处的计算机终端 直接与酒店计算机控 制中心联网 它可以非常方便地查阅客人档案 实时调整和显示房间状态 还可以 编制各种营业报表进行市场销售分析 可以说在酒店管理方面应用计算机技术 是 很有必要的 这对改善酒店的管理机制 提高管理效率具有非常重要的意义 本酒店管理系统主要是针对金凯云天大酒店的客房预订 客人接待 客房管理 以及客人结账收银业务而分析设计的 目的在于降低人力资源成本 提高工作效率 降低优化服务流程 提升服务质量 实现资源最佳配置 增加酒店收益 支持管理 层全面了解经营状况 第一章 概述 1 1 酒店管理系统的含义 目前人们所提到的管理信息系统 通常是指以计算机为工具 对管理信息进行 收集 存贮 检索 加工和传递 使其应用于组织机构及企业管理领域的 人 机 系统 该系统是 70 年代初 后工业经济 时代的产物 企业管理信息系统在其发 展的初期 是单一的人 机系统 系统功能简单 效率低 对管理的作用有限 进入 20 世纪 80 年代末 随着计算机网络和通信技术的大力发展 企业管理信 息系统进入网络化的发展时期 世界发达国家已建立起了完善的先进的管理信息系 统体系 在其社会经济发展领域中发挥着巨大的作用 我国的管理信息系统大发展是在 80 年代末 90 年代初 国家相继建立起了 金 卡 金关 金桥 工程 多数企事业单位建立了局域网和广域网管理信息系统 随着世界经济和我国经济逐步向知识经济迈进 无论是基于工业经济的管理信息系 统 还是面向少数专家和管理人员的专家系统 ES 或决策支持系统 DSS 其处理对 象和服务对象 自身的系统结构 处理能力 都有了进一步的发展 酒店管理信息系统是随着计算机在酒店业中的应用而逐渐成熟和发展起来的 目前 有关酒店管理信息系统的相关概念和叫法很多 比如酒店计算机系统 酒店 管理系统 酒店管理信息系统 酒店 IT 系统等 所有这些提法都在一定程度上反映 了人们对酒店管理信息系统的某种认识 人们对酒店管理信息系统认识的角度不同 会做出有不同的定义 相对准确的 定义是 酒店管理信息系统是由酒店管理人员 计算机硬件 计算机软件 网络通 信设备 现代办公设备等组成的进行酒店管理信息的收集 传递 存储 加工 维 护和使用 并以人为主的对酒店各种信息进行综合控制和管理的系统 该系统能实 测酒店经营的各种情况 预测酒店经营的未来 并通过计划和控制等手段帮助酒店 实现规划的经营目标 80 年代初发展起来的国内的酒店管理系统 充分吸收了国外管理系统的精华 再结合国内的实际情况 逐步发展成熟 到 90 年代初期已形成了几个较成熟的软件 系统 同时产生了几家专职从事酒店业计算机管理系统的公司 到了 90 年代中后期 随着计算机在酒店中的普及应用 计算机技术的不断发展 酒店管理系统的发展到 了一个新的时期 新的系统平台 新的系统特点及发展方向不断涌现 主要体现在 系统基本转到客户机 服务器模式下的 Windows 版 功能更加细致完善 系统更加稳 定可靠 1 2 酒店管理系统的作用 对整个酒店来说 酒店的服务管理水平对酒店经营状况起着决定性作用 如何 利用先进的管理手段来提高酒店的管理水平成为酒店业务发展的当务之急 面对信 息时代的机遇和挑战 利用科技手段提高酒店的管理无疑是一条行之有效的途径 虽然计算机管理并不是酒店管理走向成功的关键元素 但它可以最大限度地发挥准 确 快捷 高效等作用 对酒店的业务管理提供强有力的支持 因此 采用全新的 计算机网络和酒店业务管理系统可以起到如下作用 1 提高酒店的管理效率 使作业人员与管理系统之间灵活互动 实现流畅的工 作流衔接 帮助酒店有效地进行业务管理 释放最大价值 2 酒店业务管理系统在达到在节省人力资源成本的同时 可以提高业务效率 并能够及时 准确 迅速地满足顾客服务的需求 1 3 酒店管理系统的意义 随着我国经济的迅速发展 人们的生活水平有了显著提高 假日经济和旅游经 济已成为人们消费的热点 各地也把旅游业当作本地经济发展的重要支柱之一 从 而促进了酒店业的快速发展 对酒店的经营状况起决定作用的是酒店的服务管理水 平 利用先进的管理手段 提高酒店的管理水平 已成为酒店业发展的当务之急 面对信息时代的机遇和挑战 利用科技手段提高酒店企业管理水平无疑是一条行之 有效的途径 虽然计算机管理并不是酒店管理走向成功的关键元素 但它可以最大 限度地发挥准确 快捷 高效等作用 对酒店的服务管理提供强有力的支持 因此 采用全新的计算机网络和酒店管理系统 已成为提高酒店的管理效率 改善服务水 准的手段之一 酒店管理系统的意义主要体现在以下几方面 1 酒店管理系统是现代酒店经营管理的重要依据 酒店企业的决策管理主要应 该由人来完成 但是随着信息技术的发展 计算机智能化管理水平的提高 在现代 酒店企业中 计算机已经不再仅是数据处理的工具了 通过酒店管理系统的参与管 理 现代酒店的管理水平更加科学化 日常事务处理更加有序 更加规范 更加准 确 酒店管理系统处理信息的能力也加快了现代酒店企业的反应速度 使现代酒店 企业管理人员能够迅速地做出正确的决策 以便使现代酒店企业在竞争中占据优势 地位 2 酒店管理系统是一个开放的系统 同外界环境因素关系非常密切 是一个具 有输入与输出功能的 开放式的系统 输入的是各种票据 登记记录 账单 报表 等原始凭证的内容 输出的是各种统计报表 汇总表等内容 该系统通过输出来控 制整个现代酒店企业的物流和信息流 能够对外界环境进行分析 并适应外界环境 一定程度上能改善环境条件 增强酒店企业的竞争力 3 酒店管理系统主要是一个反馈系统 包括前馈控制系统和反馈控制系统 作 为该系统主体的业务处理系统处理的是酒店具体业务数据信息 这主要是一个反馈 控制系统 由于现代酒店的经营管理经常处于不断变化的环境之中 系统在运行过 程中如果不能根据实际情况经常加以调整和扩充 往往会脱离实际失去作用 因此 必须根据系统输出的结果信息以及外界的信息随时调整其内部处理方式和扩充相应 的处理能力 这种反馈系统能够让系统的输出结果更为精确 更为实用 4 酒店管理系统是一个层次性的系统 现代酒店的管理具有很明显的等级制 也就是各级管理职责分明 分工明确 下级服从上级 酒店管理系统也将软件设计 成相应的层次 一般分为三个 最低层为作业层 主要是录入和管理一些基础数据 使用酒店管理系统的主要目的是为了提高工作效率和服务质量 中间层是管理层 主要功能是管理综合数据 目的是提高管理精确度 使得整个现代酒店的计划 组 织 控制及激励更加有效 更加精确 最高层是决策层 使用者是现代酒店高层决 策者 他们根据酒店管理系统输出的结果信息做出经营管理决策 以提高经营管理 的效益 使计算机在现代酒店中应用的真正价值得以体现 第二章 金凯云天大酒店管理系统分析 2 1 金凯云天大酒店概况 金凯云天大酒店位于云南省玉溪市新平民族广场大道旁 2008 年开业 设有豪 华套间 标准间 普间 双人间 房间共 65 间 床位共 120 张 有闭路电视 程控 电话 国内国际直拨电话 电梯 中央空调 现代消防设施 大小餐厅 2 个 停车 场 大小会议室 2 个 同时能接待 120 人住宿 50 人以内的中小型会议 提供代购 火车 汽车 飞机票等各种旅游观光服务 随着信息技术的发展和人们对酒店的要 求越来越高 金凯云天大酒店已明显觉得手工管理已不能适应当前酒店高速发展的 需要 已意识到使用计算机网络和计算机管理的重要性 目前 金凯云天大酒店并没有一套完整的管理系统 而是只拥有简单的信息录 入和数据的统计 很大一部分的工作还要靠手工 纸张化办公来完成 酒店直接面 对市场的销售手段还停留在拜访 打电话 发传真等传统形式 现有的软件不能直 接帮助酒店开源节流 这是目前技术与需求的差距 随着酒店的规模不断地扩大 工作越来越繁重 处理越来越复杂 简单的人工经营管理 已无法满足酒店及客人 的需要 因此 金凯云天大酒店急需一套较为完整的酒店管理系统 2 2 系统初步调查 随着社会现代化程度的提高 计算机和网络技术已经普及 我们已经处于一个 高速的信息化 自动化时代 任何一家酒店 要成功地管理和经营 一定要有良好 的信息管理和信息处理系统 无论哪种类型的酒店 无论如何组织和管理的 每一 项活动都要产生数据信息 这些数据信息又可以加工成为控制其他活动的信息 酒 店智能化是酒店现代化的基本条件之一 计算机应用系统成功地进入酒店 使各级 管理者在进行组织和管理的方面如虎添翼 对于加强管理的标准化 提高工作效率 降低运营成本 改善服务质量将发挥重要作用 金凯云天大酒店现行系统应用仍停留于 记帐式 远未上升到对其管理模式的 改变 所有资料 查询 统计均是人工完成 不仅速度慢 而且准确率低 另外各 部门信息联系不畅 数据不能共享 重复性信息多 金凯云天大酒店管理基础工作与计算机化的差距 管理职能 标准化 数据格 式化等均与计算机的要求有一定差距 实习期间通过与酒店经理 酒店工作人员的交流以及从客人调查分析中我们可 以得出金凯云天大酒店运营管理中存在下列问题 1 酒店的业务管理工作缺乏规范性 随意性强 对管理人员的经验和水平有很 大依赖性 因此具体的工作标准往往因人而定 2 酒店的各个部门的业务管理职能各自为政 情况和资料无法通畅的传递 造 成个别的工作过分依赖于某一个人 进而影响酒店工作的效率 3 部门之间信息流通少 造成工作不易协调 4 有相当多的数据用手工处理 工作量大 出错率高 5 酒店经理对整个酒店的相关信息不能及时准确地掌握 这样就影响了酒店经 理决策的准确性 6 酒店管理的一些基础性工作不够健全 缺乏必要的管理手段 7 安全性差 因此 酒店经理希望通过建立一个较为完善的管理系统 使酒店的管理工作更 为规范化 制度化和程序化 促进酒店管理的基础性工作 提高信息管理的速度和 准确性 准确把握酒店的信息 提高酒店经理的决策水平 2 3 酒店管理系统需求分析 2 3 1 领导者的需求分析 酒店的各级管理者关心的是 系统运行后从宏观上的效益 这些效益不仅仅指 直接的经济效益 也指能为管理者及时了解酒店运行情况 进行科学决策提供准确 的信息的能力 酒店管理以住宿管理和经济管理为主 作为一个完善的酒店管理系 统 一方面要能建立起一套能反映酒店住宿和经济运行状况的指标体系 并使之常 规化 另一方面 系统的运行要直接为改善酒店的管理服务 酒店经理希望系统能 够达到下面的效果 1 能使金凯云天大酒店总台工作人员的工作效率大幅度提高 节约资源 2 降低优化服务流程 提升服务质量 3 实现资源最佳配置 增加酒店收益 4 支持管理层全面了解经营状况 以及为酒店的人事安排提供依据 2 3 2 员工的需求分析 操作人员关心的是 系统提供的功能对他们的工作是否有直接的帮助 系统是 否好用 包括操作方便 简单易学 响应快等 在系统的具体设计实现上 要求系 统不只是简单地提供添加 删除 修改 查询的功能 而是面向具体应用 针对每 种业务的特点进行设计 操作人员希望系统能够达到如下功能 1 将客人档案的管理实现海量存储 快速查询 大大提高工作效率 2 可以将各个营业点服务项目的收费集中起来编制账单 迅速 准确 避免了 繁杂的收银手续 为客人提供方便 2 3 3 客人的需求分析 客人关心的是方便 快速的入住酒店 尽可能地简化记账 算账 结账的手续 方便住宿 简化办理各种手续 提高效率 酒店客人希望酒店系统达到如下功能 1 结账有多种方式 如现金支付 支票 一卡通 信用卡及签单挂账等 可自 行选择 2 有完备的账单编辑能力 可处理客人的特殊要求 支持按多间房一起结账 支持团队团员分开结账 支持多客人分开结账 3 提供不结账退房 支持账单打印 可随时打印账单 支持挂账单位消费后再 次跟酒店结月账或一段时间的账务 4 可根据客人的结账时间自动提醒加收半天房费及一天房费并根据实际情况进 行加收 2 3 4 软件属性需求分析 1 正确性 要求发布的软件达到用户的预期目标 运行时基本无错误 2 可靠性 在一般情况下 应不出问题 3 效率 对于对数据库进行操作时 要求及时响应 4 完整性 要求在发生意外的情况下 例如 突然停电 人为故障等 保证数 据不丢失 5 易使用性 尽量为操作人员提供方便 符合目前流行的界面规范 6 可维护性 要求本软件在运行中发现错误时 能快速 准确地对其进行定位 诊断 修改 7 可测试性 设计时尽可能减少测试本软件的各项功能所需的工作量 8 复用性 设计时应采取模块化的方法进行设计 对系统内各模块接口尽可能 达到高内聚 低耦合的程度 以提高各模块的复用性 9 安全保密性 提供身份验证 只允许通过身份验证的用户使用本软件 10 可理解性 提供的各种菜单命令 各种信息提示 应易于用户理解 2 4 金凯云天大酒店业务流程分析 2 4 1 酒店组织结构分析 金凯云天大酒店主要构成分为六个部分 一是客房部门 二是餐饮部门 三是 公关销售部门 四是财务部门 五是综合管理办公室 六是人事部门 酒店的所有 日常工作都是围绕着这六大部门进行的 为了支持这六大部门的工作 酒店还设置 了采购科 安保科 水电维修科 接待科以及为酒店的日常管理而设置的行政部门 酒店的组织结构如下图所示 总经理 副总经理副总经理 客 房部 餐饮 部 公关 销售 部 财务 部 综合 管理 办公 室 人事 部 采 购 科 安 保 科 水电 维修 科 接待 科 图 2 1 酒店管理系统组织结构图 2 4 2 酒店业务流程分析 业务流程图的图例如下 处理数据流 数据存储单据 选择 外部环境 图 2 2 业务流程图图例 1 酒店业务流程图 业务流程图是描述一个组织内部业务处理活动的内容与工作流程 是进行系统 调查使用的工具之一 通过对金凯云天大酒店管理业务进行调查研究 分析客人入 住酒店的过程制定出相应的管理业务流程图 明确系统规划中业务流程规划的要求 然后对新的系统目标进行具体分析 对金凯云天大酒店管理系统的有关调查情况绘 制的系统流程图如下 客人 客房预订 预订凭证 总台接待 客房编辑 客房状态表 客人入住 表 客人入住 报表 夜审管理 客房消费 入账 话费 餐费 其它 费用 客人换房 押金凭证 补交押金 客人结账 客人退房 改 房 态 离店客人 报表 客人账单信息 退房信息 历史客人表 客人账单 客房预 订表 图 2 3 酒店业务流程图 2 客房预订业务流程图 金凯云天大酒店的部分预订是由公关销售部来完成的 客人可以将预订请求发 给公关销售部 再由公关销售部转交给客房部 或者由客人直接发给客房部 客房 部根据房间状态表来订房间 并将订单转发给接待科 由接待科建立客户档案 业 务流程图如下 客人预订 公关销 售部 客房部 订单 接待 科 预订客 人报表 房态报表 图 2 4 预订业务流程图 3 接待业务流程图 客人到达总台接待科 接待员根据预订客户资料 房态表来决定是否可以让客 人入住 客人填写入住登记表后就可以得到房间钥匙即房卡 接待科将入住信息通 知客房部 并把付款方式通知收银员 业务流程图如下 总台接 待科 预订客 户资料 房态 表 入住 信息 客房 部 客人 付款方式 收银 员 房卡 住宿登 记表 历史客人黑名单 图 2 5 接待业务流程图 4 收银业务流程图 客人退宿时 通知收银员退房 收银员根据客人账单和付款方式来办理退房和收 银 并在填写总台现金收支表后交给酒店财务部 业务流程图如下 客人收银员总台现金 收支表 客人账 单 付款方式 图 2 6 收银业务流程图 2 5 系统可行性分析 2 5 1 技术可行性 计算机网络技术的发展和计算机硬件性价比的不断提升 使计算机全面应用于 酒店管理的各个环节更加的有效 C S 客户机 服务器 开发模式 COM 组件对象 模型 DCOM 分布式组件对象模型 技术在国内各行各业的管理信息系统开发中已 经被广泛采用 实践证明这些技术都十分适合酒店管理系统的开发 2 5 2 经济可行性 目前我国的酒店管理系统在信息化的软件投资并不多 在应用了酒店管理系统 后 阻塞了管理漏洞 杜绝了客人 员工流失严重的问题 节省了人力 提高了酒 店的财 物管理水平 改善了客人的住宿环境 方便了客人住宿 提高了酒店的服 务效率和服务质量 酒店管理系统可以使金凯云天大酒店工作人员的工作效率大幅 度提高 节约了资源 而且在 用管理信息系统来管理现代化酒店 这一趋势下 树立了金凯云天大酒店自己的企业形象 这些隐性的效益是不可估量的 因此 酒 店管理系统所带来的经济效益将远远超过开发酒店管理系统所用的费用 2 5 3 营运可行性 我国在上世纪八十年代末就已经开始应用酒店管理系统了 经过二十多年的发 展 我国大部分酒店都有主管酒店系统的信息科 大多数酒店都使用过单机版的计 算机软件来完成日常的收费划价以及客房管理的工作 东部沿海地区绝大多数酒店 都在二十世纪九十年代中期就开始应用酒店管理系统了 所以 酒店的计算机管理 人才 计算机硬件设备 操作员的计算机应用能力都为酒店管理系统的运行提供了 可靠的保证 通过以上对金凯云天大酒店的业务流程及系统可行性的分析 可以看出金凯云 天大酒店的业务流程基本上是合理的 为了使酒店的信息化管理得以实现 在第三 章中对金凯云天大酒店管理信系统作了详细的设计 第三章 酒店管理系统设计 3 1 酒店管理系统设计的原则及目标 3 1 1 酒店管理系统设计的原则 考虑到今后发展的需要 为保证实现系统的总体需求 在系统设计中应遵循以 下原则 1 实用性原则 酒店管理信息系统要力求最大限度地满足实际工作的需要 充 分考虑各业务层次 各管理环节数据处理的实用性 把满足客人需求和管理业务作 为第一要素进行考虑 2 先进性原则 在技术上采用业界先进 成熟的软件开发技术 面向对象的设 计方法 可视化的 面向对象的开发工具 支持 Internet Intranet 网络环境下的 分布式应用 客户 中间件 服务器 Client Middleware Server 体系结构与浏览器 服务器 Browser Server 体系结构相结合的先进的网络计算模式 分布式计算采用 公共对象 3 可扩展性和可维护性原则 为适应将来的发展 酒店管理信息系统应具有良 好的可扩展性和可维护性 软件设计尽可能模块化 组件化 并提供配置模块和客 户化工具 使应用系统可灵活配置 适应不同的情况 数据库的设计尽可能考虑到 将来的需要 4 可靠性原则 应用软件与数据库系统的设计要做到安全可靠 防止非法用户 的入侵 数据库的备份策略恰当 以防灾难发生 在万一灾难发生时也能快速从灾 难中恢复 5 标准化原则 软件设计严格执行国家有关软件工程的标准 保证系统质量 提供完整 准确 详细的开发文档 为用户二次开发提供源程序 应用设计符合国 际 国家 酒店服务行业有关标准 规范和酒店自身的发展规划 6 经济性 在满足系统需求的前提下 尽可能减少系统开销 满足应用需要为 前提 尽量避免复杂化 功能规划时 各模块尽量简洁 首先保证重要功能 缩短 处理流程 减少开发费用 确保项目开发计划按时完成 降低风险 3 1 2 酒店管理系统设计的目标 面对酒店行业的高速发展和酒店行业信息化发展的过程中出现的各种情况 酒 店管理系统在实施后 应能够达到以下目标 1 酒店系统操作简单 主要是添加 修改 查询 删除和统计等基本操作 故 无须进行深入细致的培训操作员就能完成日常的管理任务 提高酒店的管理水平 增强服务意识 2 实现多点操作的信息共享 相互之间的信息传递准确 快捷和顺畅 3 服务管理信息化 可随时掌握客人住宿 客房状态等情况 4 系统界面友好美观 查询灵活方便 数据存储安全 支持鼠标和键盘操作 交互性强 5 客户档案 挂账信息 预警系统的结合 可对往来客户进行住宿监控 防止 坏账的发生 6 通过酒店管理系统的实施 逐步提高酒店的管理水平 提升员工的素质 7 通过酒店管理系统 可以快速看出酒店经营情况 更好的激励管理员工 提 高酒店服务水平 8 系统维护方便可靠 有较高的安全性 满足实用性 先进性的要求 酒店管 理系统对管理员的权限进行了相应的设置 某些操作管理员无法完成 同时 在每 个模块都对管理员进行登录判断 有效防止了管理员及其他用户的非法登录 3 2 酒店管理系统总体功能设计 系统充分利用信息技术提高酒店的管理水平 服务水平 酒店管理系统要实现 系统管理 客房管理 预订管理 接待收银管理 报表管理五大功能模块 其中追 加押金可以在住宿费超过押金时预警 提示总台要客人补交押金 该功能可明显提 高对住宿人员住宿的有效管理 将动态实时的住宿登记 调房登记 退宿结帐等有 机地联系在一起 对酒店客房进行全方位的管理 系统主要功能包括以下 系统管理 添加操作员 修改密码以及客人黑名单设置 客房管理 设置客房 标准 信息 预订管理 建立 修改 查询预订信息以及预警功能 接待收银管理 查询 添加 修改订房信息以及查询剩余客房状态和查询 修改 添加收银信息 报表管理 客房入住报表 在线报表 营业报表的管理 因此 酒店管理系统功能 结构图如下 酒店管理系统 系 统 管 理 客 房 管 理 预 订 管 理 接 待 收 银 管 理 报 表 管 理 设 置 黑 名 单 密 码 管 理 设 置 操 作 员 营 业 报 表 在 线 报 表 客 人 入 住 报 表 建 立 预 订 信 息 修 改 预 订 信 息 查 询 预 订 信 息 押 金 预 警 设 置 客 房 标 准 设 置 客 房 信 息 客 人 接 待 结 账 收 银 图 3 1 酒店管理系统功能结构图 3 3 酒店管理系统子系统功能设计 3 3 1 系统管理子系统 系统管理模块 该模块是本系统的核心所在 主要包括黑名单的设置 为各管 理子系统设置操作员权限以及密码管理等功能 黑名单功能是此系统中的一个非常 具有特色的功能 在本酒店有过拖欠费用 和不良记录的顾客 再一次到达本酒店 的时候 系统的黑名单会提醒总台人员不予登记入住 黑名单的添加 删除功能也 是有权限的 并不是任何人都可以随意操作 因此 系统管理子系统的功能结构图如下所示 系统管理 密 码 管 理 添 加 操 作 员 客 房 管 理 操 作 员 预 订 管 理 操 作 员 接 待 管 理 操 作 员 报 表 管 理 操 作 员 设置 黑名 单 图 3 2 系统管理子系统功能图 3 3 2 客房管理子系统 客房管理模块 该模块主要用于对客房的编辑操作 基本信息的输入 查询 修改 剩余客房信息的查询 客房的编辑操作主要有客房的添加 修改 删除等基 本操作 客房基本信息的输入 包括客房编号 客房类型 客房单价 备注等 客 房基本信息的查询 修改 包括客房编号 客房类型 客房单价 备注等 因此 客房管理子系统的功能结构图如下所示 客房管理 设 置 客 房 标 准 设 置 客 房 信 息 建 立 客 房 标 准 修 改 客 房 标 准 删 除 客 房 标 准 建 立 客 房 信 息 修 改 客 房 信 息 查 询 客 房 信 息 删 除 客 房 信 息 图 3 3 客房管理子系统功能图 3 3 3 预订管理子系统 预订管理是指客人到达酒店前对酒店客房的预先订约 预订在得到酒店的确认 后 酒店与客人之间便确立了一种合同关系 因此 酒店有义务以预先确定的价格 为客人提供 客人希望使用已得到酒店确认的客房 预订是酒店的一项非常重要的业务 一个大型的酒店一般在其总台都要设有预 订部 专门受理预订业务 对于酒店来说 通过预订便于统筹安排工作 提前做好 接待的准备工作 如人员的安排 设施设备的更新 低值易耗品的采购等 此外 通过预订可以使酒店提前占领客源市场 提高客房的利用率 功能主要包括新预订 预订的查询 包括模糊查询 及预订信息的删除 此项 功能设有用户权限 只有拥有权限的人才可以对信息进行删除 另外本系统里一个 比较有特色的功能是设有押金预警功能 在用户住宿费超过押金时预警 系统会给 予自动提示 总台人员可以根据提示要客人补交押金 该功能可明显提高对住宿人 员住宿的有效管理 因此 预订管理子系统的功能结构图如下所示 预订管理 建立 预订 信息 修改 预订 信息 查询 预订 信息 押金 预警 图 3 4 预订管理子系统功能图 3 3 4 接待收银管理子系统 接待收银管理模块主要负责顾客的入住登记以及收银信息的查询 修改 和添 加 其中接待管理包括已预订的顾客的入住和新客人的入住 此模块包括入住登记 入住记录的查询 删除 其中删除功能设有用户权限 用户信息不能随便删除 收银业务是总台不可缺少的一项业务 客人在酒店住宿期间的一切费用在客人 退宿的时候都要准确 及时的收集 即使订房 住宿登记 和客房服务的质量很出 色 然而酒店能否获得应得的收益还在于收银业务 客人预订客房时 酒店要求交 纳押金 或者提供方式以确立和担保客人的订房 为此收银部门在客人到达酒店之 前就要为客人设立账单 当客人到达酒店 登记住宿时候 收银员要具体核实客人 的支付方式 确认客人的支付能力 对于那些散客和没有做担保预订客房的客人 收银员也要为其建立账单 当客人准备结账离店 收银部门要及时的打印出准确 完整的客人账单 收集款项 平衡账目 对于现金外的支付方式 酒店在客人离店 时候与开户银行联系收款 因此 接待收银管理子系统的功能结构图如下所示 接待收银管理 客 人 接 待 结 账 收 银 查 询 订 房 信 息 修 改 订 房 信 息 查 询 收 银 信 息 修 改 收 银 信 息 添 加 收 银 信 息 添 加 订 房 信 息 查 询 客 房 状 态 图 3 5 接待收银管理子系统功能图 3 3 5 报表管理子系统 报表管理模块 该模块的功能有营业报表管理 在线报表管理 以及客房入住 报表管理等 有助于分析酒店的经营状况和客房入住率 这项功能尤其方便了经理 的查询工作 因此 报表管理子系统的功能结构图如下所示 报表管理 营业 报表 在线 报表 客房 入住 报表 图 3 6 报表管理子系统功能图 3 4 金凯云天大酒店数据流程设计 数据流程图是从系统的科学性 管理的合理性 实际运行的可行性角度出发 将信息处理功能和彼此之间的联系自顶向下 逐层分解 在逻辑上精确地描述新系 统应具有的功能 数据输入 数据输出 数据存储及数据来源和去向 数据流程图 图例如下图所示 外部实体 加工处理 数据存储数据流 图 3 7 数据流程图图例 数据流 Data Flow 指具有名称且有流向的数据 用标有名称的箭头表示 一个数据流可以是记录 组合项或者基本项 数据处理 Process 表示对数据所进行的加工和变换 在图中用矩形框表示 指向处理的数据流为该处理的输入数据 离开处理的数据流为改处理的输出数据 数据存储 表示用文件方式或数据库形式所存储的数据 对其进行存取分别以 指向或离开数据存储的箭头表示 外部实体 表示数据的来源及数据的去向 可以是一个组织或人员 他处于系 统范围之外与系统的外部事物或外部环境 1 系统关联图 酒 店 管 理 系 统 客人 F1 客户基本信 息 财务部 F2 现金表 经理 F3 查询请 求 报表 房态表 图 3 8 酒店管理系统关联图 2 系统顶层图 P1 预订 管理 P2 接待 管理 P5 查询 管理 P4 客房 管理 P3 收银 管理 客人 财务部酒店经理 报表 客房状态表 F2 现金 表 F3 查 询请 求 F1 1 预订 请求 F1 2 入 住 请求 F1 3 退房 结账 预订单 查询房态 账单 修改 房态 查询房态 客人预 订表 现金收支表 房 态 查询 房态 住宿登记表 图 3 9 顶层数据流程图 3 预订管理数据流程图 客人将预订信息给客房部 客房部根据房间状态表为客人进行预订登记 并登 记客人信息 将预订单给接待科 入库保存 客人 P1 1 预订接待 客房状态表 预订信 息 P1 2 预订登记 预订客人信息 预订库 P2 接待管理 订单 图 3 10 预订管理数据流程图 4 接待管理数据流程图 客人将入住请求给接待科 接待科根据房间状态表来分配客房 将房间号 和 客人信息登记 并将客人帐单给收银员 客人 P2 1 总台接待 P2 2 入住登记 客人登记单 P3 收银管理 客房状态表 客人账单 房号 入住 请求 房号 应付账款 图 3 11 接待管理数据流程图 5 收银管理数据流程图 客人退宿时 收银人员根据客人账单内容来结账 把首联账单保存入库 将第 二联给财务部 并修改客房状态 客人 P3 1 收银管理 财务部 账单库 P3 2 退宿管理 P4 客房管理 退宿结账 结账 改房态 现金表 存根 图 3 12 收银管理数据流程图 3 5 数据字典设计 为了对数据流程图中的各个元素作出详细的说明 有必要建立数据字典 数据 字典是关于数据的数据 是描述系统中数据流程图中全部组成部分的清单 它能弥 补数据流程图对数据的具体内容不能详细说明的不足 数据字典的内容主要是对数 据流程图中的数据项 数据结构 数据流 处理逻辑 数据存储和外部实体等六个 方面进行具体的定义 数据流程图配以数据字典 就可以从图形和文字两个方面对 系统的逻辑模型进行完整的描述 数据项的定义 数据项又称数据元素 是数据的最小单位 具体包括 1 数 据项的名称 编号 别名和简述 2 数据的类型及长度 3 数据项的取值范 围 数据结构的定义 数据结构描述某些数据项之间的关系 包括数据结构的名称 和编号 简述 组成 数据流的定义 数据流由一个或一组固定的数据项组成 不 仅要说明数据流的名称 组成等 还要指明它的来源 去向和数据流量等 数据存 储的定义 在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构 而不涉及它的物理组织 处 理逻辑的定义 处理逻辑 即数据处理或数据加工 是数据字典中的主要部分 包 括 处理逻辑名称及编号 简要描述 输入和输出 加工逻辑 外部实体的定义包括 外部实体编号 名称 简述及有关数据流的输入和输出 在本系统中涉及到了许多数据字典 限于篇幅 这里主要就数据元素 数据流 数据存储 数据处理 外部实体分别举一例说明 1 数据元素条目示例 表 3 1 数据元素条目示例 数据元素 系列名 客房管理子系统 编号 条目名 客房编号 别名 所属数据流 客房类型 高 档房 中档房 低档房 多 人房 单人房 房间号 客 房价格 存储处 客房信息档案 数据元素性质 类型 长度 意义 数值型 8 客房号 简要说明 酒店所有客房的编码信息 编写xxx日期2011 05 05 修改记录 审核xxx日期2011 05 15 2 数据流条目示例 表 3 2 数据流条目示例 数据流 系列名 接待管理 编号 条目名 住宿登记信息 别名 来源 入住请求信息去处 酒店管理者 数据流结构 客房类型 客房价格 客房编号 客人姓名 客人性别 客人证件类型 客人证件号码 住宿日期 简要说明 记录现有客人住宿资料 数据的表单 编写xxx日期2011 05 05 修改记录 审核xxx日期2011 05 15 3 数据存储条目示例 表 3 3 数据存储条目示例 数据存储 系列名 接待管理 编号 条目名 客人信息档案 别名 存储组织 二维表 记录数 约 10000 月 数据量 约 1000MB 月 主键 客人编号 辅键 数据流结构 入住房号 客人姓名 性别 证件名称 证件号码 证件地址 入住日期 客房价格 折后价 押金 餐费 话费 结算日期 简要说明 用于存储本酒店接待的客人的相关信息 编写xxx日期2011 05 05 修改记录 审核xxx日期2011 05 15 4 数据处理条目示例 表 3 4 数据处理条目示例 数据处理 系列名 接待管理 编号 条目名 客人信息录入 别名 输入 客人信息 输出 客人信息档案 加工逻辑 收集询问客人的相关资料 登记并存储到客人信息档案 简要说明 录入到酒店住宿的客人的信息 编写 xxx日期 2010 5 05 修改记录 审核 xxx日期 2010 5 15 5 外部实体条目示例 表 3 5 外部实体条目示例 外部实体 系列名 编号 条目名 客人 别名 输入数据流 输出数据流 主要特征 为收银员提供结算依据 主要特征为 客房编号 客房价格 客人姓名 证件名称 证件号码 入住时间 折扣 结账时间 简要说明 到酒店住宿的客人 编写 XXX日期 2011 05 05 修改记录 审核 XXX日期 2011 05 15 3 6 数据库的设计 数据库是以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合 它能以最佳的方式 最少的数据冗余为多种应用服务 程序和数据具有较高的独立性 数据库系统是由 计算机系统 数据 数据库管理系统和