外贸业务员的工作内容和职责概要.doc

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PU/PVC XX?皮 YY ? PU/PVC ZZ?-贸易情况:一般贸易?进料加工?来料加工?-拼箱还是整柜?-价格条款:FOB ? CFR ? CIF ? FOB 但运费垫付?-是否要原产地证?如是, RORM A还是 C/O?-发货人:XX 皮件公司? YY 进出口公司? ZZ 公司?还是客人另有要求?-收货人:英文全称?地址?-通知人:英文全称?地址?-货物存放地点:XX 仓库? YY 仓库? ZZ 仓库?-可拖箱时间?可送货时间?-客户是否还要其它特殊的要求?在此列明。如是进料加工或来料加工出口,应至少提前 10天左右与单证部联系,以防止手册冲突 情况发生,因单证部要提前准备好手册。11、 催讨余款。如业务是信用证交易,走货后,所有单据交银行事宜将由单证部操作。 但业务员应主动与单证部沟通, 了解交单情况。 如业务为 T/T交易, 业务员要做的事情如下:如货物空运,应在订航班前要求客户付清余款,收到 100%货款后,才可订航班并送货。如货物海运, 先与单据部沟通, 看何时能拿到正本提单, 拿到正本提单后, 立即把发票、 装箱单和提单传真给客户,并书面要求客户付余款(正常情况下, 30%已付,余款是总货款 的 70% 。 客户付清所有货款后, 把客户要求的所有正本文件用快递给客户, 快递一律预付, 而不是到付。 12、 一笔订单出货后, 应主动与外贸部经理沟通, 向经理索要这笔业务的有关 成本利润数据, 书面写出这笔订单的效益情况分析作为总结, 并复印二份, 一份报外贸部经 理, 一份报分部经理, 原稿那一份自己留底。 索要有关成本利润数据时, 业务员应向外贸部 经理索取,而不是直接向财务部索取。13、 注意原料色卡的收集、制作和归档。寄给客户的色卡,一定要有至少一份一模一样 的色卡留底, 而且保存归档在外贸部的色卡档案中心。 新料到货,不管是客供料, 还是国产 料, 必须在第一时间做出标准色卡, 保存归档在外贸部的色卡档案中心。 外贸部色卡档案中 心的增补或修改,均有同步的书面记录。该书面记录是一 Excel 表格,文件名是 “ 色卡详细 清单 ” ,内有两个 SHEET ,文件存放地点是:电脑 网上邻居 workgroupkeke -外贸部色卡中心 的根目录下。 为确保 “ 色卡详细清单 ” 与实际色卡的完全一致, 实际色卡的 制作和 “ 色卡详细清单 ” 的更新与维护, 由外贸部经理操作, 或由外贸部经理指定的人员操作。 任何人, 如未经授权, 不得操作。 业务员在打印订单或出具任何书面材料时, 凡有关原料的 名称、中文颜色名和色号的,一律以 “ 色卡详细清单 ” 的叫法为准,不得想当然地另搞一套。 业务员应经常翻看色卡中心的档案色卡, 也应经常在电脑的网上邻居上查看 “ 色卡详细清单 ” 文件,及时了解色卡的最新动态。14、 学会生产订单包装物的计算(主要内容是内盒、外箱、塑料袋等和装箱单的制作, 做到包装计算人员因故不在时,照样能独立计算和订购所有包装物品。15、 不断地提高自己的英语水平,特别是英语的听说能力。原则上每天应化至少 15分 钟的时间,用于英语的听力训练。及早摆脱业务员中普遍存在的 “ 听不明白、说不流畅、读 不全懂、写不地道 ” 的低能局面。16、 完成外贸部经理和分部经理交办的其它事项。首先, 本文的适用对象:刚学做外贸又不喜欢看教科书, 或者觉得教科书太枯燥学了跟没学一样, 又不愿意自己积累经验,力求速成的朋友们!其次,写本文的目的:为了使大家能在最短的时间内学习到一些最基本的外贸知识,在以后 的外贸生涯少走点弯路!然后,谈谈本文的一些特点,这些特点将始终贯穿于整篇文章:1. 娱乐性 -力求跟我们的周星星大侠媲美。 (独白是你茶余饭后,开心一笑,学习知识的必 备良药。2. 通俗性(不求艺术性 -想到什么就说什么,不矫揉造作,力求浅显易懂,简洁明了。3. 实用性 -书上有的尽量不讲,说文论道俺可比不过外经贸出版社的众多前辈们!最后一点呢就是本文的学习方法:因为本文所涉及到的一些案例题材均取自于现实生活,而 外贸由于客人和产品的巨大差别,处理方法则更不相同,所以本文仅供参考,请不要照抄照搬, 免得误人子弟,怡笑大方!特别强调的一点是,无论本人写的是好是坏,如果没经同意,请不要转摘,最起码的一点对 人的劳动成果珍重请保留,否则后果自负!现在一切 OK ,进入正题:外贸 VS 菜市场 究竟什么是外贸呢?似乎听起来总是那么神圣和高不可及。 其实假如你去菜 市场买 (卖 过菜, 你就会比较容易懂的。 外贸, 顾名思义就是对外贸易,就是跟外国人做生意, 再简单的说就是把菜卖到外国或者把菜从外国买进来。到这里不禁有朋友要问了,既然是买菜卖菜,在中国买卖和同老外买卖究竟有什么区别啊? 先用几个比较专业的行话来对买菜卖菜行为下个定义, 在中国的买卖菜叫做内贸, 把菜卖到国外 去叫出口,把菜从国外买进来叫进口, (备注:因为本人长期从事的是出口,所以以后本系列中 所有的外贸指的都是出口这样这个区别就是内贸和外贸的区别。那么外贸和内贸究竟有多大区别呢?本人认为最大的区别有两点:一、既然叫外贸,就一定要是对外的,也就是一定要出中国的关境,这里要特别强调的是关 境而不是国境,中国的国境大于关境,所以这成了如果英语不懂也可以做外贸的一个重大理由, 那就是将产品卖给我们的港澳台同胞们, 我们将产品卖给他们只是出了中国的海关而没出中国的 边境!二、 所支付的币种一定要不是 RMB (不要告诉我不知道这是什么符号啊 , 如果支付的是 RMB 的一律不叫外贸, 不然我们国家天天喊创收创收的不就白喊了嘛! 还不如拿自己的印刷机多印几 次来的快。现在对外贸有点感觉了吧,就是把菜卖给外国人,然后叫他们付钱给我们,只要不是 RMB 的都可以,最好嘛当然是 USD 了,国际通用汇率稳定。那这里有朋友不禁又要问了,他在美国 我在中国这菜怎么卖给他们, 他们又是怎么将钱给我们的啊?路这么远, 他们看不到我们的菜我 们看不到他们的钱,不是空对空在操作吗?OK, 那么我们首先以海运为例来看看怎么把菜卖给外国人以及外国人又是怎么把钱付给我们 的?(备注:海运 =海洋运输,以船只为运输工具,如果是飞机就叫空运,火车叫火车运输等等先看看货物的走向,首先就象菜是由菜农种出来一样,货(也包括菜也是由工厂生产出来 的, 因为中国的超级便宜劳动力, 这种生产基本以手工活为主。货生产出来以后接下来的就是运 输, 内陆运输一般以汽车为主, 内贸外贸没多大区别, 送货的地点内贸基本都是对方仓库或者是 经营的地方, 外贸基本上都是仓库的为多,内贸送到仓库以后货物就到了买方的手里了, 货物的 交易就完了,而外贸还要多几道手续,到了仓库还要拼集装箱,拼完还要进港,进了港再装船, 等船在太平洋飘流一段时间后到对方的港口,再等对方清关提货,这样货物就算交接完成!内贸货物走向:生产地 -(汽车 -目的地外贸货物走向:生产地 -(汽车 -仓库 -(集装箱 -港口 -(吊车 -(船 -对方港口 -(汽车等 -目的地这里我们讨论的是常用的,不太常用的就不怎么讲了,不然到时候有朋友又要说了,我的货 不是这样走的怎么怎么的。钱的走向:内贸常用的是:现金交易,也就是一手交钱,一手交货。或者是从银行打款到对方户头,对 方再去取钱。本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流， 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流，商业目的请联系版权所有 买家-（银行-对方银行）-卖家 钱不一定要通过银行 外贸钱的走向： 买家-银行-对方银行-卖家 基本上所有的钱都要经过银行 通过对上面流程的分析，我们不难看出在外贸中我们会经常碰到的一些什么样的人或者什么 样的单位，也就是外贸活动中的必不可少的一些主体： 1.生产厂家，有了他们还会有货产生，才会产生 USD. 2.运输公司-包括物流公司，个人运输，托运站等 3.仓库以及仓库人员 4.集装箱以及集装箱公司。 5.船公司，因为船公司一般都比较大，人员太少，所以衍生了专门为其拉生意的“外贸皮条 客”-货代，不过这“皮条客神通广大，我们会在以后的章节专门讲到。 6.海关-这个就象门卫，所有的货出去都要跟他说一声，在他哪里登个记，他说同意了你们 才能走， 不过这个可不是所有的人都可以跟他去说的， 你想想哪些大老爷们， 要是谁的话他都听， 他的面子往哪里搁啊， 这个跟他去说的那个人我们叫报关员， 就是跟他们去说一下我们这个走的 是什么产品，有多少数量等以及可享受的退税税率，也就是可以从国家哪里骗到多少钱，所以一 个个的报关员都是费尽心思的想报关品名来从国家哪里拿更多的钱。 报关员的资格是需要参加海 关组织的报关员考试才有可能获得的！ 6.进出口公司，海关哪里虽然你有了说的资格，但是你想要出口还是要有权利，这也就是我 们常说的进出口权，如果工厂没有，就必须要通过他们出口，他们是利用这个权利来赚钱的，行 话叫代理，代理我们出口，一般赚我们出口额的 1%。 7.外贸个人，通常叫外贸 SOHO,就是有单子却没有进出口权又没有工厂的个人或者实体，他 们把工厂的货卖给客人又通过进出口公司代理。 8.外贸公司，自己有进出口权。刚开始的时候大家习惯叫皮包公司，一个皮包就能成立一个 公司，通过赚取工厂和老外之间的差价来生存。 9.银行，赚点辛苦费，反正你用到一次付一次的钱，他们是稳赚。 10.还有一些相关的机构和个人，象商检局就需要要报检员，验货机构就要验货员，认证机构 等大体上分了一下差不多就这些主体， 以后在各章节大家可以细细体会各自的作用和在外贸活动 中充当的角色。 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流， 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流，商业目的请联系版权所有 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流， 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流，商业目的请联系版权所有 通过以上的学习，内贸外贸都是贸，最重要的也是相通的是如何收到钱以及如何收到货的问 题，这是所有贸易中最容易引起纷争和最难沟通的地方，做生意最主要的目的还是赚钱。而两者 最大差别就在于交易方式和付款方式，这会在以后的章节专门指出。 上节谈了一些基本的准备工作，相信大家都做好了吧，那么不妨让我们来牛刀小试一下吧，去试 着找一下客人。 客人究竟躲在哪里呢？我们到底要怎么找呢？总不能我们拿着手中的牛刀跑到国 外的大街上一阵狂舞，然后大喊“客人，你在哪里，快给我出来”，如果真是这么简单就能找到客 人的话，那么外贸也就变得太简单，不过要是我们真这么做的话，估计外国的监狱事业会有一轮 新的契机！ 找客人分两种，一种是我们主动出击，动用一切我们能用到的资源去发现潜在的客人。另外一 种是撞上门的，客人主动来找你。不过无论是哪种，我们的关键是要抓住他，“不管黑猫白猫， 能抓住老鼠就是好猫”，接到定单才是硬道理！在去抓老鼠之前我们也还是要先去找点诱饵，现 在的老鼠太狡猾，轻意不会出来觅食的！ 所谓的诱饵也就是我们常说的自荐信和公司介绍，没有这两个你可能连老鼠的影子都见不到， 或者说见到了人家也迅速跑掉了，根本不会给你机会抓的！公司介绍一般要包括以下几点内容： 1.公司名称。2.公司的地理位置（靠近哪个港口）3.主营产品/优势项目。4.客套话和宗旨等一些 骗死人不花钱的词语。5.公司的具体地址/电话/FAX/EAMIL/WEBSITE/联系人。 自荐信呢可以是公司简介， 也就是再简单的有针对性如我对贵公司的某个项目比较感兴趣， 希 望能跟贵公司在这方面进行合作等。写 EMAIL 力求简洁明了，象我跟客人的 EMAIL 经常只有 一句话，这可不是我们读书的时候写信，情意绵绵无绝期，追求长度深度。跟老外写信我们是要 赚他们的钱，从他们手中拿定单，我们要考虑的是效率，一句话可以解决的 EMAIL 不要用两句 话来说明， 如果你写的太长的自荐信客人以为是打广告的可能会直接放进垃圾箱， 这样就划不来 了。老外的性格一般都比较直，喜欢直来直往，简洁明了可以投其所好！ 有了诱饵我们要开始找老鼠群聚的地方了，现在的网络这么发达，当然首选计算机网络了，所 以第一步是从网上找客人，也是新人最常用或者说只能用的方法，毕竟它的优势特别明显，费用 低，只要你有时间。而他的缺点也同样明显，效果小，符合经济学规律。想想有这么多猫在撒诱 饵，硕鼠早抓光了，能抓到几只没成年的幼鼠已经很不错了。现在来看看怎么找？ 1.在上个章节我们已经讲过了，就是一定要会用搜索引擎，在学会在网上找有用的信息。如果 你是卖菜的，你想卖 1 元钱，你就可以输入菜，或者买菜，或者买菜 1 元，这里就是我们说的关 键词，多个关键词可以组合，也可以分开查找。要学会同一关键词在不同的搜索引擎搜索，也要 学会不同的关键词 （产品， buyer/importor/wholesale,price 等） 在同一搜索引擎用不同的组合搜索！ 2.大家都知道买菜要去菜市场，在网上卖菜同样也可以去网上的菜市场。我们把他叫行业网， 或者专业网。先用搜索引擎按行业搜索到行业网，再在行业里面找自己感兴趣的客人，工程是比 较庞大的。不过只要你想到做成生意有钱赚，你就会不怕麻烦。要坚信“前途是光明的，道路是 曲折的”，困难是有的，客人是客观存在的！ 3.去 B2B(BUSINESS TO BUSINESS网站。每个星期总会找到几条有用的信息。如果没有，不 要气馁，将你准备好的诱饵拼命的在里面撒，每天多发发产品的信息，多找找客人发布的信息， 连人家“瞎猫都能逮到死老鼠”，你这么大一只花猫还怕逮不住一只小老鼠吗？ 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流， 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流，商业目的请联系版权所有 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流， 本文档由实惠网外贸平台提供，仅供外贸学习交流，商业目的请联系版权所有 4.也可以去国外的论坛逛逛， 不过这里要求要有一定的英语基础， 不然人家在说什么你不知道， 你想说什么表达不出来这事情就难办了！ 还有象其它从国外 114，国外黄页，大使馆等地方去查信息，个人没去查过，感觉费用太高， 而且效果不大。做商业还要从商业的途径可能效果会好一点！当然如果你有关系又另当别论了， 关系学在哪里都行的通，假如你有亲戚朋友在国外采购，我想我说的各种方法都是废话了！ 最后要讲一种常人最有效找客人的方法-参加展览会。这个一般新人刚进公司有机会参加也是 跑跑腿的比较多。国内展影响力比较大的有广交会，华交会，义博会等，布展的要求相对不是很 高，产品多一点，价格低一点就 OK 了！特别是广交会，每次一闭幕都会引起一个项目价格的大 跌，这也是国人的悲哀啊，付出同样的血汗却拿到更少的