物资招标采购工作程序.doc

物资采购管理制度 WZ03 招标采购工作程序1. 招标准备1.1 确定甲供范围1.1.1 合约管理部在合约策划报告中须根据项目的具体情况确定甲供材料的采购范围。1.1.2 甲指已供材料（指定品牌指定价格的材料）参照甲供材料招标流程来进行确定，此工作由相应的物资采购岗位负责完成。1.1.3 对于甲方指定品牌但不指定价格的材料，相应的经办人员应对品牌指定范围的依据进行必要的说明。1.2 编制采购计划1.2.1 合约管理部根据项目发展计划和各种材料、设备的生产、采办周期长短编制项目采购计划，编制计划时应考虑足够的设计管理部评审和本部门招标所需的工作时间。采购计划经征求项目发展部和设计管理部意见后，正式签发，并作为合约策划报告的一个组成部分。1.3 采购数量的计算1.3.1 对于不考虑损耗的材料和设备，其采购数量应与相应的工程量清单数量保持一致。1.3.2 对于需考虑损耗的材料，采购数量原则上应以工程量清单数量与损耗量之和为准，但签约时可以增加一定的预留数量。1.4 一般建筑材料的厂商和品牌选择对于一般的建筑和安装材料，如砼、钢材等，无需样板。对于厂商直接参加投标的，履行供应商管理工作程序；对于经销商参加投标的，其投标品牌应经设计管理部和或发展管理部审批。1.5 装饰性材料、设备的选板和确定招标样板1.5.1 设计管理部根据报板计划，适时向合约管理部发出采购指示。1.5.2 合约管理部根据项目发展的市场定位标准和设计管理部的具体要求，开展选板工作。每种装饰性材料、设备的品牌一般不少于三种。设计管理部可随时参与样板筛选工作，并推荐样板。1.5.3 各种样板经过设计管理部初步评审后，由合约管理部填写装饰性材料、设备招标样板报批表，连同样板实物，送设计管理部履行正式评审程序。1.5.4 样板评审由设计管理部组织进行，正式评审意见由设计管理部在该表上签署，并返还合约管理部作为招标采购依据；或要求合约管理部按评审意见重新选板、报板。1.5.5 如设计管理部对物资无明确的指导意见和要求，或因时间紧迫，合约管理部可先行安排招标，在评标过程中履行报板程序，而设计管理部按投标样板评审表要求组织样板评审。1.6 机电设备选型1.6.1 设计管理部通过施工图纸或工程指令通知合约管理部机电设备的种类、规格、型号、功能、技术要求及产地属性（进口、合资或国产）（以下简称“采购要求”）。施工图纸如未明确设备上述特牲的，设计管理部应以工程指令形式予以明确。1.6.2 合约管理部根据采购要求，选择合适的生产商或经销商参加投标，名单报分管领导批准，抄报公司总经理。2. 招标2.1 投标供应商资格应符合供应商名册管理工作程序规定。投标供应商名单由合约管理部按本次采购物资的特点及招标要求拟订，报总经理审批，抄报主管领导。2.2 招标文件由采购主管编制。物资以长度、面积、体积、重量计量的，其数量由合约管理部负责相应承包工程分判的经办人书面提供；以“个”、“套”、“台”、“组”等计量的，其数量由合约管理部负责采购的主管自行统计。2.3 投标邀请函由采购主管拟订，经理签发，抄报总经理和主管领导。采购主管负责组织投标答疑。2.4 开标由合约管理组织项目发展部、设计管理部及主管领导参加。开标书由采购主管负责填写，经参加人员见证后，复印报至总经理和主管领导。3. 评标3.1 标书发放后，采购主管根据招标物资的种类从中海招标网的物资信息平台上查询相应物资的价格信息情况，并将其打印作为评标依据性资料，如经查询物资信息平台中无此类物资的价格信息，则在相应表格中备注查无此项物资信息。3.2 开标后，合约管理部针对装饰性材料、设备填写投标样板评审表，设计管理部按照样板评审程序进行评审，并在该表上签署意见或排定名次。3.3 合约管理部综合经济标和技术标评定意见，拟订评标分析报告，建议进一步议标的供应商名单，报总经理，抄报主管领导。3.4 所有涉及到议标单位二次或多次报价性文件须以密封的形式返回，并重新组织开标、评标。3.5 中标总价预计或确定为20万元以下的，由副总经理直接决定进一步议标供应商名单或中标供应商；20万元以上50万元以下的，由总经理直接决定进一步议标供应商名单或中标供应商；50万元以上的，由总经理通过由分管领导、财务负责人、合约管理部、设计管理部和项目发展部参与的定标会议讨论决定，大额采购须向地产集团总部履行申报程序。3.6 需进行一步议标确定价格的，由合约管理部组织设计管理部、项目发展部与供应商议标。议标结果书面报告总经理，抄报主管领导。如有两个以上供应商参加议标，价格最低者确认为中标供应商。4. 中标通知书与采购样板4.1 如物资供应需有一定的生产、采办周期，为缩短货期，可于征得中标供应商认可后，先以中标通知书确立合同关系。中标通知书由总经理签发，抄送主管领导、合约管理部、项目发展部、设计管理部。4.2 确定中标供应商后，该供应商提供的投标样板即为采购样板。如该样板无法书面描述其品名、规格、系列、质感、颜色或成份的，则需由设计管理部于样板上签名认可，作为物资验收依据。4.3 中标通知书签发后的一个月之内须完成合同的签署工作。5. 合同签署5.1 合约管理部根据招标期间公司与中标供应商之间往来函件、中标通知书及招标文件拟订采购合同，按合同文件评审表进行评审。5.2 采购合同签署后的十个工作日之内完成物资采购信息的填报工作