外协管理制度.doc

.外协管理制度1 目的 为了加强外协作业管理，规范外协方选择、外协计划制定、外协领料/入库、外协核销/结案等流程，达到满足生产需要和节约生产成本之目的，特制定本制度。2 原则 A、定额发料，即仓库按批领料单规定的品项、数量发料； B、入库核销，即加工件入库后ERP系统自动核销对应的领料记录； C、批批清，即外协业务（发料、入库及核销）做到一单对一单，一批对一批。3 外协前提条件 可采取外协的情况： 产量不足，即生产能力负荷已达饱和； 自制成本大于外协成本； 特殊零件无法购得现货/无法自制。4 管理部门 A、事业部/工厂外协科：负责外协作业的日常管理，负责跟踪外协物料，保证外协作业顺利开展，保证外发物料（外协）安全和完整。 B、采购策略中心/采购部：负责外协方的开发和评估，与事业部/工厂共同决定/选择外协方。 C、财务部/工厂财务：负责与外协方进行月度对帐和年度盘点工作，并监督外协ERP帐（如是否及时结案），保证ERP帐、财务帐 和实物三帐一致。5 作业流程5.1 外协方评估和选择 外协方应为具有一定生产能力、能够独立承担经济责任、能够开具正规发票并具有完整会计核算体系的组织（即具有一般纳税人资格）。 A、公司采购策略中心负责外协方的开发和评估，如涉及专业性技术的，应邀请工程人员参与。评估内容应包括外协方资产（信用）状况、生产能力状况、产品质量/交期状况，开票/记账状况等等项目。采购策略中心应填写“外协方评估表”（评估表应由采购策略中心设计）。 B、充分考虑外协方生产能力、财务状况等因素后，由采购策略中心和事业部工厂负责人共同决定/选择外协方。 C、外协科应对外协方进行日常管理。如外协方不能满足生产需求的，外协科应及时向采购策略中心反映，采购策略中心应考虑是否给予淘汰。5.2 合同管理A、采购策略中心应负责与外协方签订采购合同,包括买卖合同、承揽合同。在合同中,应明确物料短少责任、质量和交期的违约责任等等。B、采购合同应全部入ERP系统。如在系统中没有采购合同，系统应控制不能下订单和不能发料，即打不出采购订单和领料单。 C、如果采购合同条款需进行任何修改或增加新合同条款的，必须在原采购合同基础上签订补充协议。D、采购合同、补充协议由事业部/工厂起草，采购策略中心审查，法律事务室等会签。5.3 外协订单5.3.1 外协订单的评审 原则上，不允许无计划/超计划下采购订单。A、根据生管科下达的主生产计划及采购计划,外协科依供方管理制度规定对外协作业进行平衡，确定外协方与交货期，报生管 科订单维护员录入系统。B、外协订单录入系统后，事业部/工厂分管生产厂长和采购主管应依采购审批流程在系统中分别进行审批。 C、外协订单变更的，须由事业部/工厂分管生产厂长和采购主管审批。5.3.2外协订单下达、生产与组织 “外协订单/外协订单变更单”格式固定，由采购策略中心设计，法律事务室审核确认。A、外协订单批准后，外协科将“外协订单”以书面形式通知外协方,“外协订单”须外协方签字确认。 B、变更外协订单批准后，外协科将“外协订单变更单”以书面形式通知外协方，“外协订单变更单”外协方签字确认。 C、在“外协订单/外协订单变更单”中，应明确质量要求、交货期、加工费价格、定额等。 外协BOM中包括合理损耗，即定额=理论单耗*（1+损耗率），在上述订单/变更单中，应明确损耗部分或边角料（可变卖）应返还我司，如钢材、铝材等。 D、外协科应将产品标准、加工要求、封样件、图纸等外协资料交与外协厂商，并作发放记录。 E、外协方应及时组织生产，外协科对在制订单应进行跟进，了解异常情况，确保订单准时和工件质量符合我司要求；必要时可组织品管科、IE科上门进行辅导。5.4 外协发料原则上，不允许存在手工领料单领料（/发料）。仓库应严格按系统打印的“外协限额领料单”发料。单上多少，发多少：不允许多发，不允许欠领；要求成套发料。 “外协限额领料单”不得涂改，如仓库保管员发现仓库实际库存与领料单不符或手工修改，则退回外协科，要求重新打印。 对于无计划/采购订单发料的，须由事业部/工厂负责人审批。同时，相关部门应在2个工作之内补办完相关手续，外协科负责跟踪、落实。物料出门时，须向保安出示相应的出门证件（/资料）。如系统开单，则不再需要出门证，直接凭系统单出门；如手工开单，仍需出示出门证，后附手工的领料单。5.4.1 正常发料方式一、根据采购订单数量、计划交期及可发出库存数量，外协科负责制定和打印“外协限额领料单”，“外协限额领料单”应由外协科和生管科负责人签字确认。 二、外协方应在开单后的当天，领取领料单并领完相应物料。（外协方到外协科领取已审批的“外协限额领料单”，再到仓库领取物料） 三、仓库保管员根据“外协限额领料单”上提示的物料、数量及库位信息发料。外协方领料人应在“外协限额领料单”上签收，仓库保管员应在当天把签收的领料单交仓库统计员；仓库统计员应在次日上午9:00前完成录入系统。5.4.2 其它发料方式 一、超耗 由于外协方自身原因造成的超耗，应由外协方自己承担，外协方可以来我司买取相关的物料，我司视同销售。 二、质量换料 A、外协方发现领回的物料质量本身有问题，应及时通知我司。由我司外协科负责协调质量换料。退料时，仓库保管员按送货单清点实物后确认实收数，并且单独放置物料。我司质检2日之内出具质检报告，报告报事业部/工厂质检、采购负责人签字确认。 B、如，确属我司物料本身质量问题，质检出具不合格品处理通知单，仓库统计/外协科凭此单开具外协限额红冲领料单，并注明原因“质量换料”，仓库保管员、仓库主管签字确认，工厂财务经理审批。换料时，仓库统计从系统打印出外协限额领料单，并注明“质量换料”，经工厂财务经理审批后仓库保管员按单发料，外协方领料后签字确认。 C、领料和数据录入时间要求同5.4.1规定。 三、物料代用 手工领料（无计划领料）不允许物料代用。 物料代用须通过ERP系统审批。由外协科提出申请，工程科和生管科复核，事业部/工厂分管生产负责人核准。在领料之前，必须完成物料代用的系统审批。ERP核销时，应遵循先领的物料先核销。5.5 加工件入库5.5.1 入待检库 A、外协方所送的加工件必须在外协订单范围之内。除特殊规定外，仓库保管员一概拒收订单之外的加工件。 B、计划内的加工件先入待检库，检验合格后入正品库，入待检库环节的工作包括开具送检单、清点和验收加工件、加工件送检及检验结果处理等。5.5.1.1 送货要求 外协方在订单要求的交期内将加工件送到相关工厂，所送加工件要求包装规范、标识清晰，单位包装要有标识卡并且标识卡填写准确并完整；同一送货批次的加工件只允许有一个包装零头；送货时，须附送货单和外协订单复印件。5.5.1.2 开具送检单 仓库统计员依据外协方送货单和采购订单复印件核对加工件是否在计划范围内(查询ERP系统)，并对在计划范围内的加工件在接到送货单后半小时内开出送检单，交给仓库保管员。5.5.1.3 清点和验收 仓库保管员在收到送检单后的3个小时之内完成加工件清点和验收工作 (小五金库加工件在8小时内完成) 。外协方在指定区域卸 货后，仓库保管员根据送检单核对实际送货的加工件名称、规格型号及实际数量：如核对一致，挂上待检牌，仓库保管员在送检单上确认签收，同时将送检单分外协方联交于外协方（此联只作为收货待检凭证，具体入库数量以入库单为准，以后外协方用此单换正式入库单）；若核对不一致，退回重开送检单。仓库保管员确认签收的数量即为待检库入库依据。5.5.1.4 加工件送检 加工件确认接收后，仓库保管员在半小时以内通知质检部门进行检验，如检验后不能再使用的加工件（比如强度测试等），其抽样数量大于送检单注明的检验数量需由质检部门开出领料单领取，领料单由质检员签字保管员同时确认。仓库统计员将领料信息录入ERP系统，录入时注明“检验领料”。5.5.1.5 检验结果处理 质检部门检验报告出来后，仓库按以下程序处理：如合格，按5.5.2.1条规定办理入库；如回用，仓库保管员凭批准的回用审批手续，按5.5.2.1条规定办理；如不合格退货，仓库保管员将加工件整理至退货区，挂退货牌，仓库统计员凭送检单办理待检库退库手续，外协科应及时通知外协方返工返修/退货。5.5.2 入正常库5.5.2.1 外协件入库 加工件经检验合格或同意回用，质检员应在加工件标识上加盖合格或回用印章，仓库保管员依据质检员确认过的送检单将加工件摆放到规定区域，填好贮存卡，并及时将仓库确认过的送检单（按实际存放库位及数量）送至仓库统计员处，仓库统计员应在当天（最迟不超过第二天上午9：00）将送检单录入ERP系统，并在3个工作日内打印入库单，外协方应凭仓库签字确认的送检单外协方联来换取入库单。5.5.2.2 不合格品退货 由于各种原因，已检验合格入库的加工件在生产过程中发现不合格需退库时，仓库统计员和保管员应凭质检部门出具的不合格评 审报告，办理退库手续，开具红字领料单；外协科应及时通知外协方退回重新加工，并明确重新加工的交期。如,由于外协方加工质量原因,损失应由外协方承担（换料/补料/扣款）。5.6 加工件核销 加工件核销实行入库核销方法:加工件入正品库，系统根据BOM表自动进行核销。核销时，只核销材料，不核销加工费。5.7 结案 外协作业要求批批清。每批外协作业订单结束后，外协科应在15天之内进行外协结案，工厂财务进行复核。如有差异，由外协科牵头，信息中心、财务部配合，找出原因，提出差异处理方案，报事业部/工厂负责人和财务部总监批准，如由外协方承担，需外协方签字确认。对于外协作业逾期未结案的,ERP系统应每月汇总一次,并提供系统的逾期未结报告,工厂财务部联合外协科进行跟踪、分析,并提出处理方案,报事业部/工厂负责人和财务部总监批准。5.8 盘点管理 A、每月，工厂财务部与外协方进行对帐工作。如有差异，找出原因。 B、外协科负责月度循环盘点（实地）：一个外协方一年至少循环盘点三次。 C、每年，财务部联合外协科、采购策略中心进行全面的大盘二次，内审部进行全过程监督，以保证盘点质量。 全面大盘，工厂财务部应做盘点前准备工作，包括整理财务帐，下载相关数据，采购部/外协科应与外协方充分沟通，尽量做到静态盘点。盘点时间安排应由外协方确认。实盘数量须由外协方签字确认。 盘点结束后两周内出盘点报告。根据盘点结果，财务部查明盈亏原因、落实经济责任作出相应的帐务处理。如因外协方原因造成损失的，外协方应承担相应损失。 盘点具体要求参考仓库物料盘点管理制度。5.9 单据管理5.9.1 仓库统计员每周把“外协限额领料单”整理后，