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建设项目档案管理2011 11江苏省档案局业务指导处蔡宜军 第一章概述第二章建设项目档案管理的控制措施第三章建设项目文件的形成第四章建设项目文件的收集第五章建设项目文件的整理第六章建设项目文件的归档与汇总移交 第一章概述 一 概念建设项目 指建筑 安装等形成固定资产的活动中 按照一个总体设计进行施工 独立组成的 在经济上统一核算 行政上有独立组织形式 实行统一管理的单位 建设项目文件 指建设项目在立项审批 招投标 勘察 设计 施工 监理及竣工验收全过程中形成的文字 图表 声像等形式的全部文件 包括前期文件 竣工文件 竣工验收文件等 建设项目档案 指经过鉴定 整理 归档后的建设项目文件 二 建设项目档案特点 成套性特点专业性特点动态性特点现实性特点 三 建设项目档案的功能 信息传递功能指导与监控功能依据与凭证功能历史记录功能知识传承功能 1 信息传递功能 档案是项目参建各方最为重要 也是最为正式的沟通工具 通过档案的形成和运转 传达各种技术规范 标准 传达工程建设单位的各种计划 指令 施工 监理单位的有关请示 报告 在实际工作中 项目档案是根据项目建设和管理的需要而形成并有方向性地传递的 档案的形成者通过档案将自己的思想和意图传达给档案的使用者 档案的使用者通过档案了解档案形成者的思想意图 并以此推动项目建设和管理的开展 如果档案的形成和传递出现问题 往往会导致项目的建设和管理出现偏差或无法正常进行 2 指导与监控功能 一些项目档案 如设计单位形成的施工图 项目法人 监理单位的一些指示性文件 是项目实施中必须严格执行的技术和管理标准 对施工单位开展项目施工具有指导作用 另外一些项目档案 如项目计划 产出 工期 预算 标准以及材料采购发票 变更通知 测试结果等则是项目进行信息监控的数据来源 因此这些档案还具有信息监控的功能 3 依据与凭证功能 项目实施过程中 项目档案中的有关审批文件 项目实施计划 设计文件是项目实施的依据 项目各参建单位必须严格按照这些档案的要求组织开展项目建设 项目的稽查 审计 验收等也都必须以项目档案作为依据 项目建成后 一整套的建设项目档案是项目维护管理 改建扩建的依据 还有一部分档案记录了实际工作中曾经存在或发生过的某一事物及其发展过程和最终结果 这些材料是历史的见证 具有凭证作用 如项目业主单位与有关施工 监理单位签订的合同及以后履行合约的证明材料等就具有法律凭证作用 4 历史记录功能 项目档案实质就是一种信息记录工具 可以用来记录项目建设管理活动的过程和结果 反映事物真相 揭示事物规律 所以它必然具有历史记录作用 在实际工作中 项目建设者用文字 图表或者更具有可比性的数据 更形象生动的照片 录音 录像材料 将项目建设管理过程真实地 连续完整地记录下来 形成了系统的文字 图表 数据 音像等记录材料 这些档案有助于我们记录历史 再现历史 是重要的历史文献 项目档案是工程建设者劳动成果和历史功绩的真实记录 它在某种程度上可以起到为工程建设者树碑立传的作用 但同时也是分清质量责任 推行工程质量责任终身制的重要依据 5 知识传承功能 项目建设的成果表现为两种形态 一种是物质形态的工程实体 一种是知识形态的项目档案 项目档案中蕴藏着大量的科技知识 是科技储备的重要手段 通过项目档案的利用 可以实现科技知识的传播 并可转化为现实的生产力 如项目设计文件的复用率非常之高 有的项目施工图的复用竟达到80 以上 四 建设项目档案工作基本要求 完整准确系统安全有效利用 完整 保证建设项目档案收集齐全 内容完整 一个工程项目形成的全部档案 客观地记述了这一项目的进展过程 是一个有机的整体 不能任意割裂分散 不能残缺不全 准确 保证建设项目档案的内容同它所反映的对象相一致 不能有差错 有三个方面的含义 一是保持原生性 要是原始件 二是文件的有效性 签署齐全 真实 有效 三是内容的准确 数据准确 竣工图反映实际 建设项目档案失去准确性 其依据和凭证作用就失去了客观的基础 也就失去了保存和管理的意义 如果把不准确的项目档案提供出来使用 不仅达不到预期效果 而且常常会造成更大的危害和损失 系统 保持建设项目档案材料之间的有机联系 不能杂乱无章 对于一个建设项目来说 维护建设项目档案的系统 就是要对建设项目形成的全部档案进行系统整理 进行科学的分类 组卷 编号 排架 从全部档案到每一个案卷 都要实现系统化和有序化 安全 体现在维护建设项目档案的实体安全和信息安全两个方面 所谓实体安全 就是做到建设项目档案不损坏 不散失 尽量延长建设项目档案的寿命 所谓信息安全 就是确保建设项目档案内容的安全 做到不失密 不泄密 有效利用 是建设项目档案管理的根本目的 建设项目档案对于项目建设和日后的维护管理都具有不可替代的作用 项目建设有关单位的档案机构或人员要积极主动为项目建设和管理提供优质服务 以充分发挥建设项目档案的作用 信息化手段 为了实现建设项目档案的方便和快捷的利用 保证档案的完整 准确 系统 我们还运用计算机进行档案管理 开展档案信息化工作 要配备档案管理应用系统 将全部案卷目录和文件级目录录入档案管理应用系统 对项目综合管理性文件和竣工图进行全文数字化 第二章建设项目档案工作控制措施 一 存在问题1 文件材料形成不规范 不完整 不及时 不准确2 档案收集制度不严 收集不及时 造成文件散失3 档案整理不规范 各参建单位标准不一4 建设期档案保管条件差 保护意识弱 造成档案损毁 散失 原因分析 1 重点建设项目自身特点为档案工作带来了困难2 档案意识薄弱 重视程度不高3 档案工作的专业性 二 档案行政管理部门和上级主管部门的控制措施1 法律手段2 行政手段3 技术手段 三 建设单位的控制措施1 建立健全组织体系2 制定完善管理制度3 纳入合同管理4 实施过程控制5 管理信息化 建立健全组织体系 一是要建立管理网络建设单位应成立档案工作领导小组 明确档案工作的分管领导 设立档案工作机构 或明确负责档案工作的部门 配备专职档案人员 并在建设单位各个部门指定负责档案资料工作的兼职档案人员 待施工 监理单位进场后 还应要求各施工 监理单位也明确负责档案资料工作的档案人员 从而建立起一个完善的建设项目档案工作管理网络 二是要明确职责分工 建设项目档案工作要在建设单位的统一管理和组织协调下 按 谁经办 谁负责 的原则进行 建设项目在项目准备阶段形成的立项 项目管理 勘测设计等前期文件 以及设备 工艺和涉外文件 由建设单位统一汇总整理 竣工图 施工文件由施工单位编制整理 监理文件由监理单位负责编制整理 建设项目实行总承包的 各分包单位负责收集整理分包范围内的材料 交总包单位汇总 整理 编制 并提交总包单位汇总 凡由建设单位分别向几个单位发包的 由各承包单位负责收集 积累其承包项目的全部文件 所有文件在归档前都必须由文件形成单位系统整理 监理单位除对本身形成的文件进行积累 整理 归档外 还要负责监督检查项目建设中文件收集和完整 准确情况 以及竣工验收中文件资料审核情况 在实际工作很多文件往往有几个单位共同形成 要明确由哪个单位收集整理 制定完善的管理制度项目档案管理办法是对整个项目档案管理的综合性 原则性的规定 内容一般包括 办法制定的目的和依据 项目档案的对象范围 项目档案管理原则 项目档案管理网络及职责 竣工文件 竣工图 的编制要求 项目各类文件的收集与整理归档要求 项目档案的保管与利用要求等 分类方案在单位全部档案分类方案中设置基建档案类 在基建档案类目下可直接按项目分类 如有必要 在项目下可再进行分类 一种是按阶段分类 可分为综合类 设计类 施工类 竣工图类 监理类 另一种是按单项工程分类 可分为综合类 单项工程1 单项工程2 单项工程3 归档范围与保管期限表档案整理操作规程 实施过程控制 建设项目档案工作渗透于项目建设的每个阶段 每道程序 每个工作环节之中 各项目建设单位应对项目档案实行全过程管理 项目前期准备阶段预先谋划 项目开工时统一标准 项目实施阶段实时监控 项目交工 竣工阶段总结反馈 建设项目档案工作渗透于项目建设的每个阶段 每道程序 每个工作环节之中 各项目建设单位应对项目档案实行全过程管理 项目前期准备阶段预先谋划 自工程立项开始 项目法人 建设单位 就将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程 就着手开展文件材料的收集 积累和整理工作 项目法人 建设单位 根据工程建设的内容 特点 结合具体单位工程 分部 分项工程划分和工程实施进度 制定工程档案工作的初步计划 建立档案工作组织机构 配备必要的工作力量 健全档案工作制度 制定竣工文件编制办法 档案分类方案 文件材料归档范围和保管期限表等有关的业务规范 项目法人 建设单位 在编制招标文件时明确文件形成 归档和管理要求 将竣工文件编制工作水平作为选择施工 监理单位的依据之一 在签订勘测 设计 施工 监理和设备采购合同时 对工程档案的质量 份数和移交工作提出明确要求 项目开工时统一标准 工程开工时 要求各参建单位明确档案人员 建立覆盖全项目的档案管理网络 将有关制度标准及时发到各参建单位 并通过召开会议 举办培训等方式 提高各参建单位对档案工作的认识 统一档案工作的规范标准 明确各施工监理单位的档案工作职责 为项目实施阶段大量文件材料的归档管理打好基础 项目实施阶段实时监控 在项目实施过程中 将档案工作融入工程建设过程 与工程实体质量同等重视工程档案质量 项目法人 建设单位 在检查工程质量 进度时 同步检查档案资料的形成 管理情况 在进行单项工程验收时 要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量 在条件许可的情况下 还可以借助信息化手段 通过网络化的项目管理系统或项目档案系统监控施工 监理单位文件形成情况 项目法人 建设单位 将档案工作与经济责任挂钩 在工程计量支付时 考核施工原始记录和质量评定资料的形成与管理情况 在核定施工单位 优质优价 监理单位 优监优酬 时 同时检查文件材料的形成 管理情况 对于未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的 建设单位扣发工程质量保证金 为保证档案整理的质量和进度 可要求各施工 监理单位集中在一起进行整理立卷 以便于建设单位进行现场指导和各施工 监理单位之间的业务交流 明确监理单位的监督指导职责 促进其实时监督 项目交工 竣工阶段总结反馈 将平时同步归档的项目档案系统汇总 全面梳理 发现问题及时调整 通过档案行政管理部门和行业主管部门组织的档案专项验收 进一步检查发现档案中仍存在的问题 进一步完善档案质量 在项目档案移交前整改完善到位 在项目立项时 就开始进行文件材料的收集 积累和整理工作 四 施工 监理单位的控制措施1 落实管理职责2 建立工地档案室3 推行预立卷制度4 监理单位实时监控 综述 全过程管理模式以项目法人为管理核心 以纳入合同为管理依据 以监理实时控制为重要手段 在档案行政管理部门 专业主管部门及项目建设 设计 施工 监理单位全方位参与下 实施事前介入 事中控制 事后核查 验收把关的全过程控制模式 第三章建设项目文件的形成 一 形成的要求 1 数量的完整性 伴随科技项目的进行必须形成一整套完整的文件材料 该形成的文件一定要形成 2 程序的有效性 程序规范 签署齐全 真实 有效 3 内容的准确性 内容真实 数据准确 文件编号规范 4 形式的规范性 纸张规格 质量和图表样式要符合有关要求 字迹清楚 图样清晰 图表整洁 5 制作材料的耐久性 文件材料不得用易褪色的书写材料 红色 纯蓝 圆珠笔 复写纸 铅笔等 书写 绘制 文件字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素 按字迹材料所含色素成分及其与纸的结合方式 文件字迹材料可分为最耐久的字迹材料 比较耐久的字迹材料 不耐久的字迹材料三种 最耐久的字迹材料包括墨 墨汁 碳素墨水等 比较耐久的字迹材料有蓝黑墨水 印泥 彩色油墨 感光铁盐等 不耐久的字迹材料有铅笔 圆珠笔 印台油 染料墨水 包括红墨水 重氮感光盐 另外 使用打印机形成文件 要用激光打印机 二 竣工图的编制 一 竣工图编制形式1 按施工图施工没有变动2 施工图只有一般局部变更3 施工图重大的变更4 施工图被取消5 原设计没有 施工新增加的内容 二 竣工图编制的要求真实反映实际情况 规格统一 图面整洁 字迹清楚编制竣工说明重复的标准图 通用图不编入竣工图中一张施工图由若干单位施工的 各施工单位完成自己负责的部分后 交建设单位指定的汇总单位汇总编制项目总平面图和综合管线竣工图 三 竣工图更改的方法杠改叉改圈改 四 竣工图更改的要求必须注明更改依据和更改日期无法在图纸上表达清楚的 应在标题栏上方或左边用文字说明 各种引出说明应与图框平行 引出线不交叉 不遮盖其他线条更改要符合各专业的要求更改要使用耐久的字迹材料 五 关于重新绘制竣工图的要求不必保留修改前的痕迹 只需直接绘制更改后的内容 并将变更依据在标题栏内或在说明中标注将竣工图章的要素分解在标题栏签字后 不必再加盖竣工图章 六 竣工图章的使用 竣工图都应由编制单位加盖并签署竣工图章竣工图章内容填写齐全 清楚 不得代签竣工图章盖在标题栏附近空白处 竣工图章应使用不褪色红印泥 七 竣工图的审核施工单位技术负责人审核监理单位审核建设单位审核 第四章建设项目文件的收集 一 收集责任 一 收集范围 二 收集时间 收集时间随时收集定期收集 抓住几个重点阶段领到施工执照之后 破土动工之前分部工程完工分项工程完工竣工验收阶段 第五章建设项目文件的整理 归类划分单位 分部 项 工程组卷案卷内文件材料的排列案卷编目案卷装订装盒编制案卷目录 一 归类依据分类方案进行归类二 划分单位 分部 项 工程 三 组卷1 组卷的原则遵循项目文件的形成规律 保持案卷文件的有机联系 便于档案的保管和利用2 组卷的要求针对不同阶段 不同性质所的文件材料 选择不同的组卷方法灵活掌握文件材料数量 控制案卷的厚度组卷的同时检查卷内文件 3 组卷的方法 1 综合管理文件的组卷 2 勘测设计文件的组卷 3 施工文件的组卷 4 监理文件的组卷 5 竣工图文件的组卷 1 综合管理文件的组卷 综合管理文件一般包括项目前期文件 不包括勘测设计文件 工程管理文件 工程交 竣 工验收文件 工程决算文件 综合管理文件由建设单位汇总 区分文件材料形成的阶段 按问题 时间等要素组卷 2 勘测设计文件的组卷 勘测设计文件一般包括工程地质勘测文件 工程设计文件 含工程总体设计 初步设计 施工图设计 和设计变更文件 工程地质勘测文件 工程设计文件一般按原有装订形式组卷 设计变更文件一般按单项 单位工程组卷 卷内按编号排列 3 施工文件的组卷施工文件的组卷主要是按按分项工程排列组卷 整个单位工程和分部工程的工程质量评定表集中统一组卷 分项工程质量评定表及分项工程的各种工程质量检验报告单 试验检测报告按分项工程组卷 分项工程质量评定表置于相应的分项工程施工记录及质量检验报告之上 原材料试验报告 合格证等按批量形成 能区分工程部位的归入分项工程部位 不能区分的按单位工程组卷 围绕具体单位 单项 工程的会议纪要等可按单位 单项 工程组卷 重大的质量事故处理要单独组卷 设备安装 调试文件 随机文件按台套集中组卷 4 监理文件的组卷 监理文件一般包括监理依据性文件和监理工作性文件 监理依据性文件主要包括监理概述 监理大纲 监理细则 监理总结等 这类文件一般单独组卷 不与监理工作性文件混在一起 监理工作性文件主要包括监理工程师通知 监理日记 监理月报以及质量 进度 投资 安全控制等方面的文件 这类文件一般按文种 时间等组卷 5 竣工图文件 竣工图可按单位工程 分部工程等组卷 尽量保持原有的图纸目录顺序不变 三 卷内文件的排列1 综合管理文件的排列2 勘测设计文件的排列3 施工文件的排列4 监理文件的排列5 竣工图文件的排列 1 综合管理文件的排列 综合管理文件一般遵循以问题结合时间排列的原则 2 勘测设计文件的排列 工程地质勘测文件 工程设计文件按原有顺序排列 设计变更文件按编号顺序排列 3 施工文件的排列应按照分部工程 分项工程等进行排列 逻辑上有紧密联系的文件应按照重要程度进行排序 一般结论性文件在前 依据性文件在后 批复性的文件在前 请示性的文件在后 如工程认可书在前 检验单在后 质量检验评定表在前 原始检验记录在后 原材料报审表在前 原材料质保单 实验记录等在后 4 监理文件的排列 监理日记 月 年度报告 计量和支付文件一般按时间排列 监理工程师通知等来往文书 会议纪要等按照问题结合时间排列 5 竣工图文件的排列 竣工图按专业 图号排列 不管哪种类型的文件 一般都要做到 文字在前 图样在后译文在前 原文在后正件在前 附件在后印件在前 定 草 稿在后批复在前 请示在后结论性文件在前 依据性文件在后转发件在前 原件在后通知在前 补充通知在后 五 案卷编目 一 编写页号 二 编制卷内文件目录 三 编制备考表 四 编制案卷封面 一 编写页号在有具体记载内容的页面上逐页编流水号 有一页编一号 编号从阿拉伯数字 1 开始 案卷之间不连号编 每卷分别编号 编号的书写位置为 单面书写文件在右上角 双面书写文件 正面在右上角 背面在左上角 图纸的页号编写在标题栏外左下角或外右上角 一大页上贴若干小页 每个小页都编页号 即每个小页均为一页 成套图样或印刷成册的文件材料 自成一卷的 原目录可代替卷内目录 不必重新编写页号 卷内目录和备考表不编写页号 编写页号建议使用铅笔 二 编制卷内文件目录 每一个案卷内都必须有卷内文件目录 卷内文件目录置于卷首 卷内文件目录起到介绍卷内文件材料的内容和成份 便于查找利用和进行统计的作用 对于成套的图纸 原有图样目录在内容上可以替代卷内目录内容时 可不再重新编制卷内目录 如果其内容不能替代卷内目录时 要重新编制卷内目录 1 卷内文件目录的格式 2 件的确定 卷内文件目录 一件文件填写一条目录 一般一份文件为一件 正文与附件为1份 原件与复制件为1份 转发文与被转发文为1份 正文与发文稿纸为1份 来文与复文 指请示与批复 报告与批示 来函与复函 各为1份 3 各项目填写方法 1 序号填写方法 用阿拉伯数字从1依次标注 常见错误 文件与序号不对应 多份文件对应一个顺序号 2 文件编号填写方法 填写文件文号或图样图号 常见错误 漏填或填写不全 3 责任者填写方法 填写文件形成部门或主要责任者的全称或通用简称 常见错误 错误填写个人姓名 多个责任者填写不全 责任者简称不规范 4 文件材料题名填写方法 填写文件标题全称 没有文件标题可根据内容自定 文件标题不准确的 也需重新拟写 常见错误 只填写表格名称 理想境界 所有题名不重复 5 日期填写方法 填写编制文件的年 月 日 施工 监理 竣工图文件中出现多个时间以各方最后确认的日期为准 决议 决定 命令 法律标准等为通过或发布时间 条约 合同 协议等为签署时间 报表 计划 规划为编制时间 常见错误 不填写最后确认的日期 6 页号填写方法 填写每份文件首页上标注的页号 最终件注起止号 常见错误 最终件未标注起止号 7 备注可根据实际填写需注明的情况 三 编制备考表 每一个案卷内也都必须有备考表 备考表置于卷尾 备考表起到说明卷内文件的数量和状况以及在管理过程中的变化情况 既表明有关人员的责任 又便于利用者和保管人员更好地掌握案卷情况 1 卷内备考表格式 2 卷内备考表填写方法 1 互见号 应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号 档号后应注明档案载体形式 并用括号括起 2 说明 包括卷内文件的件数 页数以及在在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题 例 本卷共15件11页 立卷人 应由责任立卷人签名 3 立卷人应由责任立卷人签名 4 立卷日期应填写完成立卷的日期 5 检查人应由案卷质量审核者签名 6 检查日期应填写审核的日期 四 编制案卷封面 案卷封面是以一定的格式概要介绍卷内文件材料的内容和形式特征的一种辅助材料 每一个案卷都必须装有封面 案卷封面起到保护卷内文件材料和便于查找利用的作用 1 案卷封面格式 2 拟制案卷题名 案卷题名又称案卷标题 是案卷内全部文件材料的总标题 是案卷封面的核心内容 组卷结果往往通过案卷题名体现出来往往起到画龙点睛的作用 案卷题名是编制案卷目录和其他检索工具的依据 直接影响案卷的查找利用 拟制案卷题名时 要做到 内容正确概括 结构完整规范 文字简明通顺 即要能完整 准确地揭示卷内文件的内容 又要简明扼要 一般不超过50个字 案卷题名的结构为 项目名称