薪资福利管理-功能手册.doc

目目 录录 第第 1 1 章章概述概述 1 1 1薪资福利管理简介 1 1 2系统登录 1 1 3图标说明 2 第第 2 2 章章初始设置初始设置 4 2 1会计期设置 4 2 2工作周设置 5 2 3初始化完成 6 第第 3 3 章章基础数据基础数据 7 3 1配款面额设置 7 3 2信用卡设置 8 3 3款项权限设置 8 3 4工资审批人设置 9 3 5工资款项设置 11 3 6工资类别设置 12 3 7工资类别款项设置 13 3 8银行报盘设置 14 3 9凭证模板设置 15 3 10打印格式设置 16 3 11套打格式设置 18 第第 4 4 章章工资核算工资核算 23 4 1工资数据调整 23 4 2工资数据录入 24 4 2 1一般款项录入 24 4 2 2工资导入和导入 27 4 2 3专项基础款项录入 28 4 2 4权限款项录入 送审及审核 28 4 2 5统一置数 30 4 2 6集中计算 32 4 3薪资数据送审和审批 33 4 4银行报盘数据输出 35 第第 5 5 章章期末处理期末处理 37 5 1月结 会计期末处理 37 第第 6 6 章章报表查询报表查询 38 6 1工资管理报表 38 6 1 1工资明细表 38 6 1 2工资汇总表 40 6 1 3员工个人工资明细表 41 6 1 4某工资款项明细表 41 6 1 5分钱结算报表 41 6 1 6工资款项对比分析表 43 6 1 7部门工资分析表 43 第第 1 1 章章 概述概述 1 11 1 薪资福利管理简介薪资福利管理简介 薪资福利管理是任何企业的人力资源管理中最基础性的工作 薪资福利 管理系统致力于帮助用户建立兼具保健与激励功能的竞争性薪酬体系 包括 从职位评价 企业内外薪酬市场调查 以及基于特定开发目的的薪资与福利 项目的设置 到薪资结构及薪资制度的选择 企业薪资水平及构成水平分析 人力成本分析 方便灵活的工资计算 统计发放及报表查询等内容 目前 本系统主要实现了薪资制度的设计 薪资计算与发放管理 以及 简要的福利项目日常管理 薪资数据的统计汇总管理等 薪资福利管理模块 的主要业务流程图如下 图 1 1 1 业务流程图 1 21 2 系统登录系统登录 在登录 HR 系统以后 双击导航栏 薪资福利管理 下的任一功能节点 系统即直接登录到薪资福利管理模块 如图 1 2 1 所示 图 1 2 1 薪资福利管理主界面 显示 隐藏 通过该按钮可改变主界面窗口的大小 即将薪资模块 主界面左侧 的功能菜单进行显示 隐藏操作 快速切换薪资组织 通过该按钮可在不退出系统的情况下 进入 组织选择 窗口进行组织切换操作 1 31 3 图标说明图标说明 本功能手册基本上做到重点突出 对于用户操作中可能会引起的错误操 作或可能遇到的疑惑 功能手册中都以 注意 提示 说明 疑难解 答 的方式着重列出 以免用户理解错误 另外 本功能手册中示例丰富 基本上都以列举加图片的方式说明各功能具体的操作步骤和方法 这是一个 注意 图标 它提醒您注意各种需要特别注意的因素 或一些有趣的事情 这是一个 提示 图标 它向您介绍软件中一些较隐蔽的功能 这是一个 说明 图标 它对可能会引起您误解的问题进行解释 这是一个 疑难解答 图标 它提醒您一些用户在操作过程中可 能带来问题的操作 第第 2 2 章章 初始初始设置设置 系统初始化用于确定企业的薪资福利管理的基本制度 选择设置一些基 础参数 某些参数一旦设置 在整个薪资福利模块使用期间是不能进行调整 的 因此建议您在进行初始化之前详细了解各参数的管理意义 结合企业的 管理需要和未来发展状况进行选择 在系统初始过程中需要完成的主要工作包括 1 薪资制选择 在多组织情况下 选择使用独立薪资制度还是统一薪资 制度 2 会计期设置 会计期即工资发放期间 为了与财务系统的集成 这里 使用会计期的概念 3 银行设置 主要用于工资银行代发时的相关报盘数据引用 4 币种设置 对于有外籍员工的企业 或外资 合资企业使用本系统时 需要用外币发工资时 需要设置币种 系统允许对不同的员工使用不同的币 种发放工资 5 工作周设置 与会计期概念相似 如果您需要按周计薪 可以设置第 一个会计期间的工作周个数及顺序 各会计期可以有不同个数的工作周 对 于不发薪资的工作周 可以跳过 6 基础参数设置 这里包括许多内容 部分参数一旦设置则不允许修改 7 初始化确认 确定启用会计期 即开始发薪的会计期 一旦确认后 在基础参数中相关设置不允许修改 2 12 1 会计期设置会计期设置 由于企业的工资计算周期并不一定按自然月份的起止日期 为了使单据 日期能切实体现实际业务的状态 本软件中的会计期定义可以让用户自行定 义会计期的 一年最多可定义 14 个会计期 默认为 12 个会计期 会计期设置 是在整个系统的基础管理模块中完成的 在薪资福利模块中可以查看设置结 果 双击导航栏 基础数据 公共数据 账套初始设置 会计期 系统打开 会计期定义 窗口 如图 2 2 1 所示 图 2 1 1 会计期设置 如上图 可以 按公历 的自然月生成会计期数据 然后手工调整各会 计期间的起止日期 单击菜单 初始设置 系统设置 会计期设置 系统打开 会计期设置 窗口 在图 2 2 2 中可以查看会计期设置结果 图 2 1 2 会计期查看 2 22 2 工作周设置工作周设置 发薪方式包含周薪方式时 需要对每个会计期包含的有效工作周范围进 行设置 以周薪方式进行发放的员工工资需要进行周末结转 单击菜单 初 始设置 系统设置 工作周期设置 系统打开 工作周设置 窗口 在图 2 3 1 中可以查看会计期设置结果 图 2 2 1 工作周设置窗口 在设置各会计期工作周范围时 各会计期包含的工作周号必须递增 并 且一个会计期至少要包含一个工作周 当一个会计期只有一个工作周时 工 作周范围内只需填入该工作周数即可 如 15 表示第 15 周要发薪 当一个 会计期包含连续几个工作周时 工作周范围可以写作 17 23 表示 17 18 19 20 21 22 23 周要发薪 若某会计期其中几个周不进行发薪 此时需要从工作周范围中剔除 如在 17 23 工作周中 18 和 22 周不发薪 可 以直接写作 17 19 21 23 系统当前所处会计期以前的工作周范围不允 许修改 在当前会计期 工作周 以后各会计期包含的工作周范围还可以再 进行修改 2 32 3 初始化完成初始化完成 初始确认 是确认本系统的启用会计期 若用户在 基础参数设置 中设置的发薪方式为周薪时 则还需确认启用会计期的当前启用工作周 图 2 3 1 初始化确认窗口 第第 3 3 章章 基础数据基础数据 工资管理中的基础数据主要包括以下几部分 1 配款面额设置 用于现金发放工资进行分线结算时 计算从银行取款 时各种面额的现金的张数 2 信息卡设置 用于设置本单位通过银行报盘代发工资时 使用的各种 银行卡 3 员工排序设置 用于设定在不同的数据列表中 员工数据的排序方式 如在工资报表中员工如何进行排序 4 员工项目设置 如果在基础参数中选择了 工资转入凭证按项目摊 需要针对员工设置其对应的项目及在各个项目上进行工资数据分摊的百分比 5 银行报盘设置 6 套打格式设置 7 审批设置 3 13 1 配款面额设置配款面额设置 系统在提供分钱结算功能时 从出纳发放工资操作便利性考虑 允许预 先设置各种人民币面额 然后可由系统根据工资发放金额自动配成各种面额 人民币应准备的张数 配款面额设置窗口中提供增加 修改 删除 存入等 功能 修改直接在界面上修改 修改后点击保存 图 3 1 1 配款面额设置窗口 3 23 2 信用卡设置信用卡设置 信用卡设置 主要设置以下内容 信用卡名称 信用卡账号长度以及 设置的信用卡账号长度是否为定长 信用卡名称最多不得超过 30 个字节 信 用卡账号长度最多为 30 位 是否定长 选项用于控制在银行报盘时录入的 员工信用卡账号是否必须与此处设置的信用卡账号的长度相一致 选择 是 表示必须一致 反之 表示可以不同 但必须不大于此处设置的信用卡账号 的长度 如图 3 2 1 所示 图 3 2 1 信息卡设置窗口 3 33 3 款项权限设置款项权限设置 如果您在基础参数设置中选择了 启用权限款项录入 或 启用权限款 项审核 则需要设置款项权限 单击菜单 基础数据 基础设置 款项权限设置 系统打开 款项权限列 表 窗口 如图 3 4 1 所示 图 3 3 1 款项权限列表窗口 在款项权限列表中 可以在各工资类别下定义款项控制权限 选择 工 资类别 然后单击 增加 按钮 系统打开 款项权限设置 窗口 如图 3 4 2 所示 图 3 3 2 款项权限设置窗口 完整定义工资款项权限 包括以下几个步骤 步骤 打开款项权限设置窗口 选择相应的工资类别 然后使用 增加 添加一个款项权限 步骤 录入权限名称及简单描述 步骤 3 在 款项权限选择 区域中 显示出该工资类别下的工资款项 根据需要设置某个工资款项的修改 查看 及审核权限 如果需要的打勾即 可 步骤 在 权限人员选择 区域中 列出当前可用的操作员 使用 包括禁用人员 项目可以列出己禁用的操作员 在此区域中 选择相关的 操作员 步骤 确认 系统保存各项信息 则即定义好一个款项权限 在此 权限中 所选操作员对选择的特定工资款项拥有修改或查看的权限 注意 建立对权限款项录入和权限款项审核分开设置 这样可能更加方 便管理 当然 您也可以设置在一起 如果在一个窗口中进行设置 则如果 对于某个操作 3 43 4 工资审批人设置工资审批人设置 如果在基础参数设置中选择了启用薪资数据审批 则需要设置审批人 单击薪资福利模块菜单 基础数据 审批设置 系统打开 薪资审批流程定 义 窗口 如下图所示 图 3 4 1 如上图 通过增行添加审批人记录 然后双击 审批人工号 打开审批 人选择窗口 选择合适的审批人 设置完成后单击 存入 保存数据 工资体系管理用于定义各种工资类别及工资类别下的工资款项个数 在 每一种工资类别下 工资款项之间的计算关系 从而构建企业针对不同部门 或不同员工类型的工资管理结构 工资体系管理主要包括以下步骤 1 基础参数中设置工资类别设置方式 2 定义统一基础工资款项和计算关系 而后各个工资类别可以引用这些 工资款项 如果系统采用的是统一工资类别 则直接使用这些工资款项的计算关系 如果采用的是多个工资类别 则各个工资类别引用工资款项后 需要重 新定义计算关系 及工资款项的部分属性 如汇总 结转等 3 定义工资类别 设置该工资类别下 所使用的各工资款项及其计算关 系 4 银行报盘格式设置 定义不同银行数据报盘格式 5 工资打印格式设置 定义工资条 工资表打印的文件格式 6 打印格式设置 使用套打工具 定义相关工资报表的打印文件格式 3 53 5 工资款项设置工资款项设置 工资款项是工资管理中的最基本的也是最为重要的要素 反映到工资表 上 就是工资表中某一个具体的工资项目 在每一个会计期 企业的工资结 构都可能会调整 包括工资款项的个数 名称 计算关系等 因此在各个会 计期可以以重新设置的工资款项 用户可以对当前会计期的工资款项根据实际情况进行修改 包括款项的 新增 修改 删除 新增工资款项 在系统设置中 内置了共 100 个工资款项供您使用 新增功能即表示启用某一个内置的工资款项 删除工资款项 在系统中并不会真正删除 只是将该工资款项标识 冻结 这样今后还可以再恢复使用 同时该款项下的以往数据也不会丢失 修改工资款项 是对某个己经启用的工资款项的属性进行调整 在不 同的会计期间 用经常性地调整这些工资款项 单击菜单 基础数据 基础设置 工资款项设置 系统打开 工资款项定 义与设置 窗口 如图 4 1 1 所示 图 3 5 1 工资款项定义与设置窗口 3 63 6 工资类别设置工资类别设置 若在基础参数设置中选择了采用统一工资类别 则工资款项定义好后不 需进行工资类别款项设置 此功能菜单只有当用户在基础参数设置中选择 不同职能机构有不同工资类别 或 不同员工类型有不同工资类型 选项 时才有意义 工资类别可以理解为针对某些特定的员工 如某个部门 某种员工类型 所设置的工资结构 包括工资款项和款项间的计算关系 工资类别定义只需 要确定 编码 名称 描述 信息即可 如图 4 2 1 所示 图 3 6 1 工资类别设置窗口 说明 若在基础参数设置中选择了采用统一工资类别 则工资款项定义好后不 需进行工资类别设置 此功能菜单只有当用户在基础参数设置中选择 不同 职能机构有不同工资类别 或 不同员工类型有不同工资类型 选项时才有 意义 3 73 7 工资类别款项设置工资类别款项设置 工资类别款项设置 是设置不同工资类别的组成款项及款项间的计算 公式 设置步骤如下 1 单击 基础设置 工资类别款项设置 子菜单 弹出 自定义工资类 别对应款项列表 窗口 图 3 7 1 工资类别设置列表 2 选择一个工资类别 然后单击窗口工具栏中 设置 按钮 弹出标有 当前会计期的 自定义工资类别对应款项设置 窗口 如图 4 3 2 所示 图 3 7 2 工资类别设置窗口 在上图中 系统默认显示的是 款项定义 选项卡中的内容 此时该卡 片中 五个按钮呈灰色状态 当用户单击窗口中 按钮时 这五个按钮被击活 而 增删 按钮呈灰色 说明 1 设置工资类别对应的工资款项前应首先要在卡片底部的 工资类别 栏内选择工资类别 2 在本系统中 工资款项均在 4 1 工资款项设置 子菜单中定义 3 款项定义 选项卡中的内容设置完成后 切换到 计算设置 选项 卡 系统自动将所有以公式计算的款项显示在该选项卡中 在这里用户可以 修改款项计算公式 修改 按钮用于调整款项的计算优先级 按 钮用于维护工资类型为 计算款项 的工资款项的计算公式 具体设置可参 照 4 1 2 设置工资款项计算公式 设置 3 83 8 银行报盘设置银行报盘设置 银行报盘设置主要是为了满足银行代发工资业务中银行与企业数据的接 口问题 目前主要支持将企业数据根据银行要求转换为 TXT 格式或 DBF 格式 单击菜单 基础数据 模板格式设置 银行报盘格式设置 系统打开 银 行报盘格式设置 窗口 然后单击工具栏 增加 按钮 系统打开 代发银 行输入格式设置 如图 4 5 1 所示 图 3 8 1 银行报盘输出格式设置窗口 报盘格式相关信息如下 文件头设置 可以支持 HSDW 函数 如输入 HSDW 01 即表示该文件头的名称与 01 账套的名称相同 文件体设置 每条记录可以自由员工信息 会计期信息和工资款项信息 员工自定义 信息 各数据项间的间隔符号 数据项不足位的填充形式 各数据项的显示 格式和位数 工资款项的个数 数据项的顺序等信息都是可以灵活定义的 为唯一标示和能表征基本意义起见 要求每条记录中的员工编号和银行 账号是必须设置的 但员工编号在报盘输出时可以通过 不输出员工号 选 项选择不输出 员工信息可包含员工号 员工姓名 银行账号 身份证号 部门 人员性质 性别 需要输出哪些员工信息 用户根据需要定义 工资 款项即系统定义的所有有效工资款项 用户都可以选取进行定义 系统可根 据默认的实发工资款项设置一个缺省的银行报盘格式 3 93 9 凭证模板设置凭证模板设置 本系统的 模版格式设置 是帮助用户事先在 初始与设置 中设置好 凭证模版格式 工资 打印格式 和银行代发工资所需的 银行报盘格式 为日后快速生成凭证 按标准格式打印工资表和提供规范的银行代发工资 数据做准备 目前主要支持以模板的形式自动生成凭证 成本要素和分析报表等信息 模板设置采用各类凭证的形式进行 可以自由设定凭证模板 模板自身支持凭证的 借贷平衡 的机制 提供 BAL 函数 系统可以自 动根据前面分录自动计算最后一条分录的金额 故 BAL 函数一般只用于模 板设置的最后一行 系统也建议在最后一行使用 BAL 以减少和节省计算过 程 模板主要支持从工资数据和辅助核算项目中取数 目前主要支持工资数 据的取数 分录设置中包含的要素主要有 摘要 科目 借贷方向 部门 个人 对应取数公式等几个部分 分录号 凭证分录号 科目名称 凭证分录的科目 币种 凭证分录的币种 借贷方向 凭证分录的借贷方向 摘要 凭证分录的摘要 公式 凭证分录金额的取数公式 系统除 BAL 外 还特别提供 VIF 函数进行系统数据的获取 VIF 包 含的 6 个参数依次为 核算类别 现主要包括工资款项 所得税 负债 公积金 经费等 暂不包括计时 计件类别 核算项目 主要针对核算类别下的各工资款项的选项 核算子项 即核算项目下的各个子项目 如核算项目为系统工资类别 时 核算子项即包含属于系统工资类别的各个工资款项 如 应发工资 款 项等 部门 即部门范围 系统支持上级部门的选择 这样系统将自动累加 其包含的所有子部门的项目金额 也可以不指定部门 不指定表示符合其它 条件的所有部门都可以参与计算 员工类型 即员工类型范围 系统也可以不指定 不指定表示符合其 它条件的所有员工类型都参与计算 员工 既可以直接指定只针对某一个员工进行计算 而不仅仅细到某 部门某员工类型这一层次 也可以不指定 不指定表示符合其它条件的所有 员工都参与计算 除公式表达式外 分录的其他部分也可以进行定义核算范围 如周期范 围 月薪周薪的确定 如是否直接指定唯一的部门 员工类型和单一员工 系统还支持分录的自动拆分功能 现主要包括拆分到部门 拆分到员工 和不拆分三种情况 这是一个相对于常规定义的巨大改进 用户指定根据部 门或个人拆分时 系统可以自动计算各部分的项目金额并自动拆成多笔分录 自动填写其部门 个人 等凭证要素 从而大大简化了用户的定义负担 部 门和员工更新时不需要更改模板设置 系统依然可以正确的进行拆分取数 在期末处理或在日常 用户都可以生成凭证模板 系统可以自动生成转 账凭证 也可以生成类凭证报表由用户决定是否生成凭证 注意 1 已在 intfi 总账模块中成功设置了科目信息 2 VIF 函数中的核算类别 核算项目和核算子项参数不可缺省 部门 员工类型和员工参数可缺省 3 VIF 表达式支持嵌套 用于工资款项计算公式函数也都全面支持如 round seg if case int ceiling 等 所有公式可以是任意复杂的表达 式 如需要统计两个部门的员工应发工资 可以写作 Round VIF 工资款 项 全部工资类别 应发工资 部门一 2 Round VIF 工资款项 全部工资类别 应发工资 部门二 2 3 103 10打印格式设置打印格式设置 工资的打印比较灵活 可以用于打印系统中几乎所有工资报表 而不仅 仅是标准工资明细表 工资的打印主要包括工资表和工资条两种形式 其打 印的内容完全自定义 可以自行选择需要打印的工资款项 其数据的选择 显示格式 显示顺序 字体宽度等都完全可以自定义 可以根据工资类别进 行自动筛选排列也可以由用户自己调整 支持选择和直接拖拉 工资打印时 还需要进行打印格式和打印环境的设置 表头表尾可任意指定打印内容 系 统可以自动保留上次打印环境的选择 工资打印支持自动分页和自动分行 系统根据页面自动进行数据调整和显示 并全面支持打印预览 支持分职能 机构打印 可以选择打印任意一页也可以自动打印 对于页面的尺寸对应 提供了调整机制 相关条目说明如下 图 3 10 1 打印格式设置窗口 代码 打印格式的代码 名称 打印格式的名称 用途 提供 2 种选择方案 工资表用和工资条用 决定当前打印格 式是用于工资表 还是用于工资条 对应工资类别 当改变此处的内容时 将弹出相应工资类别所对应的 工资款项 供用户选择 表尾文字 需要在表尾打印的文字 用于工资表 统一更改列宽 统一更改各工资款项的宽度 工资款项选择 对需要进行打印的各工资款项进行选择 员工档案信息选择 对需要进行打印的各档案信息进行选择 目前支 持 性别 职位 工作岗位 技术职称 技术级别 学历 领导职务 行政 级别 进单位时间 参加工作时间 证件号 长城卡 其他卡号 等信息的 打印 考勤款项选择 对需要的打印的考勤款项进行选择 支持 20 个自定义 的考勤款项的打印 另外 显示格式 和 自定义名称 中各内容的修改 可以直接反映 到 模拟显示 中 用户可以通过修改 显示格式 和 自定义名称 中的 各内容 及用鼠标拖拉 模拟显示 中的各数据列 主要是工资款项等 来调整打印格式 操作技巧提示 在模拟显示窗口中 单击各个款项的数字 系统会弹出一个打印小数位 数的设置窗口 用户可以在此设置每个款项要打印的小数位数 注意 1 自定义内容打印顺序 基本信息 员工号等 员工档案信息 考 勤款项 工资款项 当然也可以不选择员工档案信息 考勤款项两项内容 直接打印基本信息 考勤款项 2 新增或复制格式时要求先存入工资款项格式 再修改其它属性 3 113 11套打格式设置套打格式设置 系统支持以下几种报表使用自定义套打格式 个人所得税报告表 个人 工资明细表 工资明细表 工资明细表 含公积金和经费 单击菜单薪资福利窗口落单 基础数据 模板格式设置 套打格式设置 如下图所示 图 3 11 1 打印格式设置窗口 选择某一报表 单击窗口 设计 按钮 打开设置窗品 如下图所示 图 3 11 2 如上图 对某一工资表 可以设置多个打印格式 使用新增功能添加新 的格式 只需要录入名称及备注即可 使用 格式选择 功能可以选择某一 格式进行编辑 主要功能介绍 1 新增 格式选择 用于添加新的打印格式 如下图所示 图 3 11 3 2 主表列选择 选择报表的表头信息 如下图所示 图 3 11 4 3 明细表选择 选择报表的表体信息 图 3 11 5 4 文字编辑按钮 包括字体 字号 加粗 加下画线 文字居中等 5 添加文本框 添加线 添加方框 删除某一对象 如文本 线条等 整体移动 打印预览设置 整体移动窗口如下图所示 图 3 11 6 打印预览设置 如下图所示 图 3 11 7 在打印格式中 可以调整页面的窗口高度 上下左右边距 及每页打印 笔数 如果需要打印个人工资单 则每页只需要打印一笔即可 可以设置合计信息 包括 标签文字 合计栏显示位置 小写合计前缀 其他说明参见本手册 5 1 2 所得税报表自定义打印 设置 第第 4 4 章章 工资核算工资核算 4 14 1 工资数据调整工资数据调整 工资数据调整 功能将工资数据窗口分为 己发薪员工 未发薪员工 全部显示 三类分别处理 并将员工数据分为 全部 正式任职员工 兼 职代理员工 离职员工 本会计期后入职员工 同时 在数据窗口增加显示 信息 包括 有负债记录 交公积金 有计件工资 有计时工资 纳税编号 所得税政策 图 4 1 1 工资数据调整窗口 如上图 一般情况下 通过员工档案的相关处理 系统会自动生成员工 的工资数据记录 不需要单独处理 但存在几种例外情况 需要通过工资数 据调功能删除或添加员工工资记录 1 由于系统的工资周期与当前日期所在会计期不同 需要处理工资会计 期后入职员工的工资数据 2 由于员工离职和工资期末结转的时间交错造成的数据遗漏或数据 冗余 如某离职员工需要在下会计期仍需发放工资 或者将不需要发放工资 的离职员工数据也结转到下一会计期 此时 需要手工处理 3 特殊情况 外单位人员在本单位兼职或临时代理某职位工作 需 要发放工资的 可以通过手工处理生成工资记录 己发薪员工己发薪员工 是指在工资模块中 己有工资记录的员工 在本期可以录 入工资数据 发放工资的人员 对这些数据可以执行冻结或删除数据的操作 未发薪员工未发薪员工 是指在员工档案中己有记录 但在工资模块中没有工资记 录的人员 此时的离职人员数据仅包括本会计期和上会计期离职的人员 在 此以各会计期离职的人员不在列表中出现 以减少列表中数据冗余 对这些 数据可以执行生成工资数据的操作 如果需要生成工资记录的员工尚未维护其档案中的薪资信息 则可以直 接双击打开该员工的工资信息维护页面 对于未发薪员工 保存为生 己发薪 员工时 如果没有在档案中维护 过薪资信息 系统会有错误提示 此时 您可以通过双击打开该员工记录 直接维护其工资信息 4 24 2 工资数据录入工资数据录入 4 2 14 2 1 一般款项录入一般款项录入 对一般工资款项 您可以使用两种方式录入每一员工的工资数据 直接录入 以列表的方式录入员工的工资数据 列表的横坐标上是各工 资款项 纵坐标上是员工 逐页录入 是每个员工单独一页 翻页录入员工的工资数据 两种方式 都分别可按职能机构录入和按员工类型录入 如果选择 不同的职能机构可 以有不同的工资类型 就应该选用按职能机构录入 如果选择 不同的员工 类型可以有不同的工资类别 就应该选用按员工类型录入 注意 如果对某些操作员进行了工资款项权限控制 则就不能同时分配工资款 项的录入权限 工资直接录入按职能机构 工资逐页录入按职能机构 工资 直接录入按员工类型 工资逐页录入按员工类型 直接录入直接录入 直接录入以 按职能机构直接录入 为例 单击 工资处理 工资直接录 入 按职能机构录入 子菜单 进入 条件设置窗口 如图 6 2 1 所示 图 4 2 1 条件设置窗口 在 条件设置 窗口中系统提供工资类别 发薪方式和发薪币种 3 个下 拉选项 可通过下拉式菜单选择录入 当发薪币种为单一币种时 币种下拉 选项不可用 职能机构选择窗口和工资款项选择窗口中的职能机构和款项 系统默认为全选 用户可通过 职能机构全选 工资款项全选 选项控 制是否全选 如果只需要选择其中的一部分 在全选的情况下 请用鼠标单 击不需要的职能机构 工资款项记录 在什么也未选择的情况下 请用鼠标 单击需要的职能机构 工资款项记录 条件设置完成后单击窗口中的 确认 按钮 系统列出符合设置条件的当前会计期的 工资录入 窗口 图 4 2 2 工资录入窗口 在工资直接录入窗口中用户只需在每条记录中依次录入员工的工资款项 金额 但需了解 工资款项的金额 其中黑色表示为通过公式计算的款项 不能直接录入 考勤 计件 计时工资款项在 核算项目处理 菜单中进行 核算 级别工资 职位工资也无需用户手工录入 系统将根据员工所对应的 级别 职位 在员工档案中进行维护 将相对应的工资金额填入到相应的工 资款项中 厂龄工资 工龄工资无需用户手工录入 系统将根据员工的厂龄 工龄 在员工档案中进行维护 将相对应的工资金额填入到相应的工资款项 中 其余的如公积金 负债 经费与工资的对应需在工资款项中设置相应的 工资款项 单独在辅助管理中处理 计算 工资录入后单击该按钮 系统将自动按照款项计算公式计算出 各款项的金额数 如果用户此时不计算 也可通过控制条件窗口中的 存盘 时不计算 选项在存盘时进行计算 还可通过 工资处理 集中计算 功能进 行集中计算 定位 单击该按钮后在弹出的对话框内录入员工号或姓名经确认后即 可将光标移至该员工工资记录行内 传输 用于导入或导出员工工资数据 此传输功能主要针对这样的用 户 工资数据由下级职能机构或组织自己做 但是由上级职能机构或总公司 统一发放工资 通过此功能下级职能机构或组织只要将数据导出 上级职能 机构或总公司导入就可以了 这样可避免上下级职能机构或组织都要做一遍 工资数据 大大简化了工作量 但是 这里对导入的工资数据的检验是不严 格的 导入时一定要注意对应关系 包括职能机构要对应 员工排列顺序要 对应 款项顺序要对应 传输 单击该按钮 系统重新弹出条件设置窗口 用户可以设置其他 条件录入员工工资 若单击 排序 按钮可以重新排列员工工资记录行在工 资列表中的位置 单击 存入 按钮可以保存当前录入的工资数据 工资逐页录入工资逐页录入 工资逐页录入 同 工资直接录入 一样要先设置条件然后进行工资 数据的录入操作 不同的是逐页录入是每个员工单独一页 录完一页翻到下 一页接着录下一个员工的工资 逐页录入的 工资录入 窗口如图 6 2 3 所示 图 4 2 3 工资录入 逐页录入 工资款项录入处理原则同上 逐页工资录入窗口中的工资数据保存后将 以列表的形式显示的工资列表窗口 与直接录入窗口相一致 中 4 2 24 2 2 工资导入和导入 工资导入和导入 在工资直接录入列表中 可以从外部文件中直接导入数据 或者将工资 数据导入到外部文件 目前主要支持从 TXT 文件和 EXCEL 文件中导入数据 在工资直接录入列表中 使用 传输 功能 打开工资数据导入或导入 窗口 如下图所示 传输设置包括以下几部分 1 传输方向选择 即导入还是导出 2 开始行 3 文件类型选择 制表符选择 可以自定义制表符 4 文件位置选择 5 导入标准 按员工编号 还是按员工姓名区分唯一性 6 未导入列是否清空处理 7 传输工资款项处理 包括所选字段 以列顺序选择等 图 4 2 4 对导入操作 设置完成之后 在导入时 系统会打开待导入数据查看窗 口 在确认数据无误后 再执行最终的导入操作 如下图 图 4 2 5 如上图 蓝色字段表示导入后数据 黑色为现有数据 即导入前的数据 4 2 34 2 3 专项基础款项录入专项基础款项录入 若在系统中设置了款项类型为 基础款项 计算口径为 专项管理 的 工资款项 该款项金额在此录入 专项管理的基础款项 可以理解成为直接 录入的基础款项 但必须由不同的人操作 在录入时属于分权限操作 例如 佣金的基础款项 若为人事部统一录入 则无须设为专项的基础款项 若为 销售内勤录入 则须提供专项录入的菜单进行权限控制 不能对其它的工资 功能进行查询或操作 当然 人事部可以对录入的佣金进行查询操作 并在 工资详细表中有所反映 点击 专项基础款项录入 子菜单时 弹出条件窗口 窗口中有工资类 别选项 发薪方式选项 币种选项 职能机构选择及专项基础款项的选择 点击 确认 按钮后 可进入专项基础款项录入窗口 操作非常简单 从略 4 2 44 2 4 权限款项录入 送审及审核权限款项录入 送审及审核 如果在系统参数的设置启用了 款项数据权限控制 并恰当为操作员定 义的款项录入和查看权限 则该操作员工可以使用 款项权限录入 按职能 机构 和 款项权限录入 按员工类型 两个功能 录入和查看其有权限的 工资款项 在权限款项录入窗口 可以同时采用列表录入和逐页录入两种方式 能 够方便地进行切换 录入过程与一般款项录入的直接在列表中录入的方式相 同 详细操作见 6 2 1 一般款项录入 在此窗口 如果系统启用了 权限款项审核 则可以对于录入的工资款 项数据执行 送审 在此窗口 对于工资款项数据的不同状态 使用不同的颜色表示 如下 图 图 4 2 6 权限工资款项录入 如上图 在启用权限款项审核以后 该录入窗口中 对于相关数据 使 用 待录入 和 全部 两个标签将员工数据分开进行显示 同时 对于不 同状态的工资款项数据 也使用不同的颜色表示 1 黑色 表示非录入款项 只能查看 2 蓝色 表示需录入的款项 3 绿色 表示己提交审核的款项 不能再修改 4 红色 表示审核未通过 驳回的数据 可以进行修改 5 橙色 表示被驳回数据 修改后再次提交的数据 注意 此时不要将其他工资款项录入权限分配给该操作员 工资款项审核人员 使用 权限款项审核 菜单 可以打开工资数据审 核窗口 在窗口中 所有数据也分为全部和待审核两类 同时 不同状态的 工资数据也使用不同的颜色进行标识 在此窗口 仅有 审核 与 驳回 的数据处理功能 如下图 图 4 2 7 权限款项审核 4 2 54 2 5 统一置数统一置数 统一置数 在成批调整工资款项值时是非常有用的 可对符合当前筛 选条件的所有员工的工资款项进行统一置数 统一置数的前期操作核心为公式定义及公式因子的选择 另外还需选择 进行工资款项统一置数的员工类型 部门 也可具体至某一个员工 和针对 的工资款项 一次只能对一项工资款项进行 如图 6 2 8 所示 图 4 2 8 统一置数条件设置窗口 下面以举例的方式介绍统一置数条件的设置方法 要求所有员工的基本工资上调 50 元 那用户可以如此处理 1 选中所有的职能机构 员工类型 可通过选中 职能机构全选 类 型全选 选项实现 此时满足 所有员工 这个条件 2 在 工资款项选择 框中选中 基本工资 款项 满足对 基本工资 进行调节的条件 3 定义公式 选择工资款项列表中的基础工资 定义公式 基本工资 基本工资 50 必须保证是英文状态下 4 按下 确认 按钮 系统便会按所设的条件进行操作 以上介绍的是员工筛选条件较为简单的情况 如果筛选条件中涉及技术 职称 工作岗位 款项金额范围等更为具体的条件时 可通过设置 组合条 件 实现 组合条件设置窗口 见下图 中 组合条件包括两方面的条件 一方面为 员工属性 另一方面为款项金额范围 其中员工属性中包括 1 技术职称 2 是否外方人员 3 行政级别 4 技术级别 5 专项级别 6 工作岗位 其中每一项中只能选择一项 若 未填 表示所有的技术职称 外方 中方人员 所有行政级别 清空 按钮 可将所选条件快速清除 款项金额范围表达式一次最多可组合四个条件 每 个条件间用逻辑关系符 or 或者 and 连接 各条件的运算符包括 6 种 图 4 2 9 组合条件设置窗口 要求对满足工作岗位为采购员 基本工资小于 1000 元并且车贴小 于 50 元条件的员工的基本工资在原有基础上增加 250 元 在以上条件中 组 合条件中应该设置的条件为 录入工作岗位为采购员 款项金额范围中录入 基本工资小于 1000 and 伙食补贴小于 50 元 统一置数条件选择以后 系统会首先弹出置数结果窗口 便于检查确认 如下图所示 图 4 2 10 统一置数结果检查窗口 4 2 64 2 6 集中计算集中计算 在工资录入时 若公司员工数量较多 录入一个 计算一次 这样非常 浪费时间 所以用户最好应在录入员工工资款项数据的过程中不要进行计算 而是待所有员工的工资款项数据都录入完毕后 通过此处的集中计算的功能 进行数据的统一计算 以节约时间 集中计算可按工资类别 发薪币种 职能机构 员工类型和工资款项 5 个条件组合后对某一部分的员工工资进行集中计算 如图 6 2 11 所示 图 4 2 11 工资集中计算条件设置窗口 该窗口中的 职能机构全选 人员类别全选 款项全选 选项可帮 助用户快速选中或不选中列示的所有部门 人员类型和工资款项记录 计算 条件录入完毕后点击窗口中的 确认 按钮后系统便进入计算状态 当设置 的条件导致没有可供计算的员工存在时 系统将计算失败 反之 系统会弹 出 集中计算完成 对话框 点击对话框中的 确认 按钮即完成了一次 集中计算 4 34 3 薪资数据送审和审批薪资数据送审和审批 如果在基础参数中启用薪资数据审批功能 在工资数据录入完毕 计算 结束以后 可以执行薪资数据审批 单击菜单 工资核算 审批处理 薪资数据送审 选择需要送审的数据 周薪或月薪 然后系统会打开送审数据窗口 确定后单击 送审 按钮执 行即送审 分别如下图所示 图 4 3 1 图 4 3 2 薪资数据送审窗口 薪资数据送审以后 相关审批人可以执行数据审批 薪资审批人登录系统打开薪资模块以后 单击 报表查询 薪资报表 薪 资数据审批 系统打开 薪资审批 窗口 如下图所示 图 4 3 3 薪资数据审批 如上图 可以在录入审批意见后 执行审批通过或审批驳回 其他操作 包括 1 显示或隐藏审批信息 使用 显示 和 隐藏 按钮 可以对审批信 息进行控制 2 薪资数据对比分析 单击窗口 对比 按钮 系统打开本周期数据和上周期数据的对比分析 表 如下图所示 图 4 3 4 薪资数据对比分析表 如上图 分析表以员工为单位 显示每一变动款项的前值和后值 以及 差值 并显示每个员工的变动小计 使用窗口 过滤 功能 可以重新选择分析条件 如下图所示 图 4 3 5 薪资数据对比分析表条件过滤窗口 如上图 可以选择对比分析的周期 会计期或周 需要分析的工资款 项 员工范围等 4 44 4 银行报盘数据输出银行报盘数据输出 在银行报盘数据输出前 系统还提供一系列选项供用户设置输出的员工 范围 输出的文件格式选择 数据排列方式等等 这些操作在银行报盘数据 输出窗口 见图 6 6 1 完成 图 4 4 1 银行报盘数据输出窗口 员工的选择 此操作可以通过选择 职能机构 员工类型 发薪方式 月薪 周薪 发薪时间段 会计期 周 发薪币种等条 件来过滤员工 数据输出文件 银行报盘数据的输出格式可以以 txt 文件格式 也可 以是 dbf 文件格式 当选择前者时 还可以控制在输出时是否加前导指标符 table 当选择后者时 还可以控制是否输出文件头 不输出员工号 选项用于控制是否要输出员工号 因为员工号对于银行来说可能无实际用途 输出的数据还可按多种方式进行降序排列或升序排列 用户可根据实际需要 在 数据排序方式 下拉框中选择 前提条件 在进行 银行报盘数据输出 操作前首先要在 4 5 银行报盘设置 中设 置好银行报盘格式 第第 5 5 章章 期末处理期末处理 5 15 1 月结 会计期末处理月结 会计期末处理 在属于本会计期内的所有工作周数据全部结转后 当前工作周已经为属 于下个会计期的第一个工作周 方可进行本会计期的期末处理 主要包括 对以月薪形式发放的员工的工资数据进行结转 在有和财务系统总账集成的 情况下 自动生成系统需要的凭证 工资款项结构和工资类型接转到下个会 计期 并且兼顾员工辅助管理中的数据档案的维护 包括个人所得税 公积 金 负债 经费计提等 由于个人所得税的计提只能按月进行计提 因此按 周进行发放的员工 只在当前会计期的最后一周根据其当前会计期所得总收 入 才计提个人所得税 若当前会计期非最后一周 其个人所得税在集中计 算时仍为零 在发薪方式没有月薪的情况下 依然需要会计期末结转 图 5 1 1 会计期末处理 注意 在本系统中 一旦月结处理则不允许对当前会计期进行工资 数据的增删改操作 因此敬请慎重 最新范本 供参考 第第 6 6 章章 报表查询报表查询 6 16 1 工资管理报表工资管理报表 6 1 16 1 1 工资明细表工资明细表 工资明细表提供查询或打印已全部计算完毕且准确的工资明细表 单击 工资明细表 子菜单 系统首先弹出查询条件设置窗口 见图 8 1 1 查询条件中列表条件为 工资类别 发薪方式 币种 年度 会计 期和周的选择 职能机构选择 员工类型选择 工资款项选择 员工选择 及一组选项 前面三个选项可帮助用户快速选中或反选中职能机构 类型和 款项记录 职能机构以小计列示 选项 该选项用于控制同一职能机构中 的所有员工的各工资款项是否有小计列示 图 6 1 1 工资明细条件窗口 如上图 可以将所选查询条件保存为查询方案 可以设置为默认值 同 时 可以选择其他己保存查询方案快速选择查询条件 条件选择好后 单击 确认 按钮 系统将列示出符合条件的数据 如 图 8 1 2 所示 系统提供 选项 定位 排序 导入数据 打印 等功能按 钮 以实现相应操作 最新范本 供参考 图 6 1 2 某会计期工资列表 导入数据 可以引入其它账套的工资明细数据 引入条件 其它账套 的工资明细数据要满足的条件 为 1 满足工资明细条件窗口中选择的条件 2 员工号与当前账套的当前工资明细表中的员工号一致 单击 导入数 据 按钮 弹出账套选择窗口 选中相应的账套后 即可把其它账套的数据引 过来 打印 对当前工资明细表进行打印 排序 对当前工资明细表进行排序 在此重点介绍一下打印的功能 在薪资福利管理中打印为较为重要的功 能之一 系统提供了工资表及工资条打印格式的设定 在初始与设置中的模 板设置中的打印格式设置 其中格式设置包括两类用途 一为工资表用 二 为工资条用 在工资明细表中 系统提供按工资明细打印工资表及工资条的 功能 当然 格式是以已设定好的格式工资条或工资表进行打印 1 单击 打印 按钮 系统将弹出 打印格式选择窗口 其中在选项 中包括 打印格式的选择 以及杂项的设置 剔除工资款项为零的人员 分 职能机构连续打印 姓名栏打印可选内容 附页显示等 其中分职能机构连续打印为各职能机构单独列表打印 分别有各自的打 印表头 其中工资的打印格式是按设置进行打印 故工资列表中的工资款项若用 户在打印格式设置为不打印的话 此处不会打印出来 但在工资表中设定的 姓名栏打印内容可选择 在打印工资表时 无须知道具体姓名的工资 可以只列示员工号 职能 机构即可 若用户只想打印员工号和职能机构 3 4 两项可选为职能机构 系统在已选择职能机构的情况下 3 4 再选择职能机构 系统只会显示职能 机构的选项 附页显示 用于控制工资款项一页未打完 再打另一页的内容时姓名 栏内容是否显示 保存参数的按钮 表示为将选项内容保存 下次打印时按 此内容参数进行打印 2 单击 打印格式选择窗口 的 确认 按钮后进入 打印页面设置 最新范本 供参考 窗口 包括页面设置 纸张 标题 单击打印预览 可预览 或单击转换输 出可转成其它格式文件 决定打印单