(2018年最新版)公司企业资质证照管理制度.doc

证件、资质证管理制度一、目的1、各类证照是公司进行规范经营的重要依据，为加强公司的证照管理，确保证照在公司经营管理活动中安全、有效、合法的使用，服务好公司的经营管理工作，特制订本制度。2、公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。二、定义政府机关及其他部门颁发给公司的营业执照、许可证、资质证、荣誉证、开户等证书。以下简称“资质证照”。三、分类证照种类包括基础证照、专业证照及获奖证照三类：1、基础证照是指公司的营业执照正副本、银行开户许可证等公司运营必须具备的证照。2、专业证照是指公司经营中取得的专业类证照：如保安服务许可证、物业资质证，协会证、消防证、电梯管理证、水电工证、技术人员学历证、职称证、专业资格证书、3A证、管理证等。3、获奖证照是指公司经营中获得的各项荣誉证书。四、管理原则公司证照原则上要求由人力资源部行政集中统一保管，结合公司当前实际情况，为了便于各项业务的顺利开展，各项目相关的资质证照可根据实际情况指定人员专门保管。五、职责1、公司办公室是公司所有资质证照的归口管理部门。具体职责如下：2、是负责监管公司各类证照的申报、年审、变更、注销工作；3、是负责建立公司资质证照管理制度的建立和完善，负责建立公司所有资质证照台账明细；六、资质证照的保管1、资质证照保管部门要建立资质证照的明细目录，目录登记项目包括证照名称、颁发部门、数量、登记日期、有效期限、年审情况、年审责任人等。2、所有资质证照要建立电子档案，将证照进行扫描或拍照后将电子版予以存档。公司荣誉类的奖牌、奖杯等体积较大的实物可先拍照后将电子版存档，将实物陈列至会议室或其他能够有效宣传公司形象的位置。3、各单位要确保各类资质证照妥善保管。一旦发现被盗或丢失，应立即逐级报告并及时补办、并追究保管人的责任。七、资质证照的使用1、审批流程在办理各项业务工作中需要借领公司证照原件或复印件时，经办人须办理证照借领手续（公司证照借领审批登记表）。资质证照因业务需要需借时，须经总经理批准方可外借。2、使用要求2.1资质证照借领人办完业务后应及时归还所借原件。2.2公司资质证照复印件对外使用时需加盖公司公章方可发生效力。2.3使用资质证照复印件时，证照专管员须加盖“再复印无效“等内容的红色印章。2.4公司资质证照未经相关领导审批，任何人不得随意查阅、复印、外借。2.5禁止擅自使用公司的资质证照进行各种担保。2.6资质证照借领原则上坚持一事一用，不得随意转作他用。2.7有外部公司及个人要求与我公司合作使用资质证件进行投标商务活动的，请示公司总经理并得到授权后，填写公司证件使用登记表和后，由办公室安排专人负责办理。2.8公司商务活动中出具的资质证件复印件上，须写明“仅供*项目投标活动使用”等相关信息；商务活动中携带印鉴的，无论任何理由，不得在空白纸页上加盖。八、罚 则1、公司资质证照应妥善保管，不得遗失、损坏。如出现遗失或损坏，应立即向公司负责人报告，总经理批示后，由证照责任部门及时与发证机关联系，办理证照的挂失和补办等手续。证照借领人和使用人需写出书面检查交公司处理。2、对于证照遗失、损坏，未造成公司损失的由责任人承担补办证照全部费用。10.3严禁任何人擅自拷贝资质证件电子版、复印资质证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖资质证件，违反上述规定者，追究其当事人经济责任和法律责任。10.4本办法解释由公司人力资源部负责。10.5 本办法自下发之日起实施。附件：1、公司资质证照借领审批登记表 制表： 审核： 批准：3 公司证照借领审批登记表 编号 ：2017- 编号时间证照 名称原件/复印件份数用途、使用范围、时间借领人经办部门 审核主管部门审核人