酒店公寓管理软件设计方案.doc

客易隆客易隆客易隆客易隆星级酒店信息管理系统星级酒店信息管理系统星级酒店信息管理系统星级酒店信息管理系统 方案书方案书方案书方案书 北京百年易隆发展有限公司 目 录 系统简介 2 系统总体设计规划 3 一 总体设计思想 3 二 设计目标 3 三 建设原则 4 系统结构与平台设计5 一 硬件设备 5 二 软件平台 6 三 网络环境 6 四 扩展接口 7 客易隆酒店管理系统网络结构示意图 8 系统基本功能与特点 9 服务体系 我们的优势 系统简介 客易隆酒店管理系统作为客易隆公司较早完成商品化的成熟产品 完全按照国家 旅游管理局发布的 旅游涉外饭店计算机管理 服务信息系统建设规范 开发设计 在 开发过程中以高星级酒店管理为标准 是一个集计算机技术 信息技术 网络通讯技术 数字语音技术 多媒体技术和酒店科学管理为一体的大型综合管理系统 客易隆酒店管理系统的内容已经包括有 前台接待 前台收银 夜间审核 预订 销售 公寓管理 电话计费 餐饮管理 一卡通消费管理 电子门锁管理系统 会员管 理 仓库管理 经理查询等诸多管理层面 并不断地发展和完善 客易隆酒店管理系统 不仅具有功能完善 安全可靠 配置灵活 操作简单 模块组合简易的优点 而且具有 友好的用户界面和很高的性能价格比 它能实时地收集 传递 加工 处理酒店信息和 数据 形成一系列的决策文档 管理报表和财务报表 客户使用客易隆酒店管理系统管 理起来井井有条 能使酒店获得更大的社会效益和经济效益 系统总体设计规划 客易隆酒店管理系统在设计过程中充分吸收国内外先进系统的成功经验 根据目前 国内酒店行业不同的管理模式 在设计过程中以加强酒店内部控制为出发点 紧紧围绕 市场营销 这一核心 满足客人实际需要 适应互联网络时代下的经营转变 以酒店 内部成本控制为基础逐步将信息处理转向市场调查 市场预测 渠道拓展 销售推广 实现酒店个性化服务等营销手段 为决策者提供营销支持和依据 并率先将 Internet 技 术引入酒店信息管理系统中 加入网络经营概念 使酒店直接进入世界市场 适应当前 散客增长潮流 对全世界成千上万的网络用户进行面对面直销 使酒店具备更加完善的 连锁效能 在当前形势下 这既是世界管理类软件发展的趋势 又是酒店管理发展的实 际需要 同时将极大地帮助酒店经营迈上新的台阶 一 总体设计思想 如果将酒店的监视监控系统比作一个人的 眼睛 话 那么 酒店计算机管理系统 将可以称其为一个的人的 大脑 作为贵酒店经营管理的信息中心 指挥中心 酒店电 脑信息系统投入实际运营以后将发挥至关重要的作用 酒店电脑信息系统的设计和建设 将遵循此思想 根据贵酒店的实际需求及对计算机管理系统的说明 结合有关部门对星级酒店软硬 件方面的要求 以及我们以往从事计算机信息管理系统的开发和使用经验 我们提出了 贵酒店电脑信息系统系统设计以先进性 智能化 高可靠性为主 并根据贵酒店本身特 点 充分考虑未来的扩充性 以保证本系统建成后达到国际国内先进水平 并保证有较 高的可扩展性和推广价值 二 设计目标 客易隆酒店管理系统的设计以酒店的日常经营管理为核心 以提高酒店服务的速度 精度 改善顾客服务的亲善程度 减少工作差错为目标 同时为加强内部管理提供良好 的技术装备 为酒店经营上档次创造条件 其主要表现在以下几个方面 1 为酒店经营服务 良好的服务源于酒店严谨而有序的运作流程 尤其是经营一线的部门 因此客 易隆酒店管理系统的设计将最大限度地把计算机的控制范围延伸至酒店管理的各个 层面 从而规范各个环节的运作流程 规范各个岗位人员的工作方式和习惯等 达 到量化管理的要求 另一方面 客易隆酒店管理系统的稳定性 健壮性也是系统服务于酒店经营至 关重要的因素 2 为顾客提供最大方便 其核心内容为实现顾客消费的 一卡通 一次性结帐 做到自顾客总台登记交 完押金以后的所有消费 如住房 电话 餐饮 洗衣 娱乐等酒店提供的一切项目 全部记入计算机网络 离店时一次结算 或定期结算 这将为顾客带来极大方便 留下深刻印象 除带来良好的社会形象之外 还可提高 回头客 的比例 带来直 接的经济效益 随着信用卡的普及 其意义将更为重大 3 引进先进的酒店管理思想 软件的核心是管理思想 我们认为酒店管理系统不应该仅仅是一套具有模仿手 工作业方式 减低劳动强度 提高工作效率以及记录财务的发生和汇总情况的系统 其核心应该是借鉴并追踪国际上酒店管理的成功经验 在经营观念上与国际惯例接 轨 使酒店的人流 物流 资金流最大限度地发挥效益 因此 建成一套起点较高并具有不断升级能力的酒店管理系统 对酒店未来的 经营无疑会产生长远的影响 这样 业主对贵酒店电脑信息系统的投资已不再是投 入的负担 而是一件投资未来的重要决策 三 建设原则 1 以需求确定系统结构 根据酒店具体情况及对系统的说明 在实用性和新技术之间作出平衡 从而选 择符合酒店经营管理特色的高水平酒店管理系统应用软件产品 再根据应用软件的 要求 结合酒店建筑结构和运营机构设置情况等因素 最终确定系统的网络结构和 硬件平台 同时 利用所选应用系统提供的电子接口 如程控交换机 电子门锁等接口 选择具有相应功能并且比较成熟的配套软件 使得整个系统更贴近实际 功能更加 完备 2 选用高品质软件与酒店管理层次相适应 酒店管理的理念和实际需求也在不断的变化之中 没有一支不断跟踪世界范围 内酒店管理理论发展实力的稳定技术队伍 是不可能全方位满足客户现实和未来发 展需要 起到其应有作用并发挥持久效用的 本公司是酒店信息系统专业开发商 开发人员 工程实施人员有很高的行业素 养 目前正在为多家星级酒店提供一流的专业服务 保证酒店的管理系统稳定而持 久的运行 达到与国际惯例接轨的现实要求 并可以通过其免费的软件升级达到与 世界酒店管理水平同步发展的目的 3 系统功能涵盖目前酒店管理的主要领域 客易隆酒店管理系统总体上可分为前台和后台两大部分 前台部分包括前台预 订 接待 客房管理 销售 帐务 综合收费点 电话计费 中西餐 出品监控 娱乐桑拿等 后台部分包括总经理查询 人事工资 财务查询 仓库等 还可提供 会员卡 一卡通管理 4 为扩展系统留下余地 贵酒店电脑信息系统具备很强再扩充 再建设的能力 随着酒店管理水平和要求 的进一步提高 在全员整体素质具备相应基础的前提下 贵酒店电脑信息系统将可以 逐步扩充功能 使计算机管理的层次更深 范围更广 系统的功能更为强大 对酒店 的全部流程实施全程的 动态的有效控制 达到酒店计算机管理的最佳境界 系统结构与平台设计 一 硬件设备 橙色表示可以换成其他品牌 鉴于酒店经营的特殊性 酒店的电脑系统常常需要 24 小时不间断的运行 为此 在 选用电脑硬件时 我们郑重地提请贵方将 性能 作为选择的首要标准 服务器 建议选用美国 HP 公司 或 IBM 公司 的部门级服务器作为本系统的网络核心 该公司素以提供高品质的产品及服务而著称于世 其服务器产品被许多世界级的大公 司作为构造企业内部信息系统的核心设备 该公司提供三年免费保修服务 并且提供 多种网络及服务器管理软件 备份服务器采用联想部门级服务器 工作站 建议选用国产第一品牌联想电脑作为主要工作站 主要原因是该产品为国内生产 维护方便 价格优惠 并且该公司提供三年免费保修服务 或者是 DELL 网络设备 综合考虑系统的性能价格比 售后服务情况及供货期 我们建议选用联想 D Link 系列产品 包括千兆及百兆设备 打印输出设备 建议选用 EPSON 系统打印机作为主要打印设备 因为这个品牌的打印机是最普 及 最耐用的打印机 UPS 电源 考虑到不间断电源的重要性 建议选用美国 APC 系列产品 二 软件平台 客易隆酒店管理系统服务器 C S 体系结构 运用面向对象的数据库设计思 想 用 POWERBUILDERI 等工具开发而成 可在 WINDOWS NT WINDOWS 2003 等操作系统上运行 系统后台采用 SQL server MYSQL 数据库 软件设计平台 网络平台 工作站平台 开发工具 INTRANET 平台 办公自动化工具等选用 美国微软公司 MICROSOFT 的系列软件系统 数据库系统及开发工具采用全球在数据库方面最具实力微软的 sql server 网络平台系统 选用美国微软公司的 WINDOWS 2003 或 WINDOWS NT 工作站平台系统 选用美国微软公司的 WINDOWS 2000 windows xp 中文平台 数据库系统平台 选用 SQL server 数据库 办公自动化系统 选用美国微软件公司的 OFFICE2003 中文版及配套软件 杀毒软件 考虑到系统的安全性 我们建议选用美国 SYMANTICS 的著名网络杀毒软件 Norton Antivirusolution 网络版 中国瑞星公司的著名网络版杀毒软件 三 网络环境 客易隆星级酒店管理系统持以太网 令牌网 光纤分布式数据接口 FDDI 异 步传输模式 ATM 等网络拓扑结构 支持 TCP IP IPX SPX NETBIOS 等一系列 网络协议 我公司的工程设计人员对酒店管理系统网络的设计具有相当丰富的经验 我们会 根据酒店的建筑布局及资金投入情况 设计出最切合实际 最具实效的网络方案 在星级酒店计算机网络工程中 我们多建议用户采用两台高档原装服务器作为系 统中心服务器 一台服务器做为酒店管理系统及办公自动化系统的主服务器 另一台 做为主服务器的备份并且兼做 INTERNET 代理服务器及通讯服务器 在所有站点均 配置中高档微机 最好采用原装机 做为系统工作站 网络则选择先进的高速网 以 保证系统的快速稳定运行 网络速率方面 主干网达到交换 100M 的速率 桌面站 点达到交换 10M 的速率 如果用户有 INTERNET 联网需求 我们可在网络的边界设 置路由器来实现 INTERNET 登录及远程访问的服务 四 扩展接口 酒店管理系统应是一个开放的综合管理系统 它不仅提供处理酒店日常事务的能 力 更应具有友好的 开放的系统扩展接口 客易隆酒店管理系统为用户提供了以下 丰富的扩充接口 以备酒店在不远的将来使用 门锁接口 未入住房间可开卡 VOD 视频点播接口 一卡通消费接口 程控交换机自动计费接口 收银点 POS 钱箱接口 Mini 吧电话入帐 电话修改房态接口 语音留言信箱接口 语音查帐接口 传真信箱接口 外事部门联网接口 户籍发送接口 网上订房接口 Internet 接 系统基本功能与特点 根据对贵酒店的需求分析 我们将提供前台管理 客房管理 餐饮收银 洗浴收银 仓库管理 经理查询 财务查询 门锁接口 电话接口 以及短信报帐查询等系统模块 下面就其基本功能说明如下 一 前台收客 1 散客快速入住处理 熟客自动识别 快速地检索其客史 身份证扫描快速录入客人信 息 2 团体会议入住处理 提供快速的团体成员客单生成 录入功能 对于团体入住可自动 排房 也可手动分房 可处理团队成员 分期入住或分期离店 3 自动 手动转客人身份 4 可处理散客或团体 同住 的转房 加床或加房 5 提供向电话记费接口功能 电话费直接记入客房 6 客情资料的管理 快速查询 7 房态图一目了然 一间房间可住多人 分帐单结帐 8 集成现有门锁系统 自动制 发卡等 二 收银模块 1 具有灵活的记帐 转帐 结帐处理以及各种优惠折扣处理 2 对于住店客人在酒店各处的记帐消费提供统一管理 3 提供多次注入押金 部分或全部买单功能 结帐与反结帐 4 提供锁消费功能 以禁止某些客人在酒店各处记帐消费 5 提供中 英文自定义客帐单 6 提供分类明细 汇总帐单 7 提供手工帐单并保存相关数据备查 收银员可以任意调整 8 提供团体成员与其团体的双向转帐处理 合收与分帐 9 对长住客户和合约单位提供按月 按季或按年结算的功能 包括日 10 客帐单打印机与报表打印机在系统内任意转换和设定 11 提供帐务冲正和错帐冲销功能等 12 应用M1储值卡进行房间结算 并且直接扣除储值卡余额 三 审核模块 1 客帐审核 2 折扣审核 3 应收帐务审核 4 收银员帐务审核 5 全部夜审数据自动处理 可手动 6 自动备份数据 自动延期 自动过租等 可手工录入房费 四 客房部模块 1 图形化房态设置功能 2 提供客房维修计划 3 客房费用记帐 转帐 结帐功能 既可由总台统一处理 也可由楼层服务台处理 4 客房财产 设备登记和管理以及损坏赔偿处理等 六 长租房模块 1 快速 强大的前台营业功能 2 灵活的房间管理 可自定义 3 灵活的操作权限设置 细化到每一个操作员 4 房间水费录入 电费录入 预付款 押金管理 5 前台结帐预览及重打印功能 结帐单查询及修改功能 6 强大的会员管理功能 会员卡 储值卡合二为一 可设卡密码 7 库存进销存明细管理 商品的进销存情况一目了然 8 查询报表 统计报表功能 七 公关销售模块 1 具有无限期预订功能 2 对于团体预订提供主单输入 团体房价处理 会场预订和订餐处理 3 提供客房预排功能 便于客人抵达前进行客房确认 4 预订未到和预订延期处理 5 提供方便的预订修改 预定取消和取消恢复功能等 七 协议单位维护 1 提供合约的录入 修改 删除和查询功能 2 可自动统计合约单位的住客消费 3 合约单位折扣 回扣处理 提供合约单位的按月 按季或按年结帐等 八 协议会员管理模块 1 挂帐 公司帐的综合管理 2 迟付 自动离店的区别处理 3 客人押金 消费 转帐等帐务处理 4 全面的资料查询 5 功能强大的查询报表等 九 系统维护 1 基础数据的用户自定义设置 2 操作权限的按组划分和设置 3 划分报表 4 操作日志查询 5 系统数据备份 6 初始余额录入 初始付款余额录入 7 本地工作站参数设定等 十 报表系统 1 提供各种酒店需要的自定义报表 包括业绩统计 长租业绩查询 2 自定义查询区间 条件 3 按查询类别进行查询 4 提供快速查询和模糊查询 5 分配报表查询权限 6 提供即时打印功能 在系统内任意选择打印机等 十一 电话计费接口 1 可对国际 国内长途电话进行自动计费 2 可对农村电话 郊县电话 特殊局向电话 如 168 声讯台等 进行自动计费 3 可对市内电话按局向进行自动计费 4 可灵活建立和修改各种电话收费标准及个各种附加费 服务费等 以满足不同地区 不同用户的要求 5 可设置操作员操作权限 不同权限对应不同的密码 6 提供任何时段任何电话的话费查询 帐单打印功能 提供各种报表格式 随时可打印 日 月 年报表 7 可设定国家法定节假日半价计费功能 8 与前台系统实现无缝连接等 十二 门锁系统接口 1 系统可提供多级开锁匙卡 贵宾卡 宾客中止卡 宾客恢复卡 服务卡 楼层卡 区 域卡 总管卡 应急卡 控制卡 初始化卡 房间设置卡 时间设置卡 管理中止卡 开锁读取卡等 2 入住酒店的客人获得一张储有客人资料的卡片 可在指定的时间内开启指定的客房 3 楼层服务员可持楼层卡打开该楼层的任一房间 4 酒店保安人员持应急卡可打开任意情况下的所有房门 5 管理人员持终止卡可取消客人进入所有所住客房 6 客人所持卡片在预订入住时间结束后自动失效 7 系统可方便地查询各种功能卡开门锁的记录 也可随时查询已制作的各种功能卡的记 录等 服务体系 我公司秉承 始终站在客户的角度去看待问题 为客户提供满意服务 是我 们不懈的追求 的宗旨 提供以下服务 一 客易隆酒店管理系统实施步骤 我们根据 客易隆酒店管理系统的实施方案 及贵酒店的特别需求制 定了客易隆酒店电脑管理系统的实施步骤 工作日工程内容说 明 双方签署供货合同 确定工程开始日期 工程前准备工作 确定工程计划及相关系统资料 1 确定 工程实施计划 2 确定 培训人员名单 3 确定 客易隆酒店管理系统初始化资料 4 确定电脑帐单样本 5 确定 接口数据资料 进行系统初始化和功能整合 1 根据酒店提供的初始化资料进行系统设定和功能整合 2 了解酒店原经营运作工作流程 确定新系统解决方案 3 制作接口程序 经理和主管培训 培训准备 1 客易隆技术人员进驻酒店 建立培训网络 安装和调试软 件 完成系统初始化工作 1 确定 酒店主管 经理培训计划 及受训人员名单 2 酒店召开经理联席会议 向酒店相关部门负责人通报电 脑培训工作计划 经理和主管培训 1 功能讲解及操作训练 2 工程流程协调和确定 3 控制制度 应急制度 管理制度等讨论及确定 4 培训考核 5 确定系统适应性调整方案 系统适应性调整 第二次对系统进行适应性调整和整合 1 特别功能设定及调整 2 确定系统初始化数据 3 完成将历史数据从老系统倒入新系统的工作 4 完成接口程序调试 员工培训 酒店主管 经理对员工进行电脑系统培训 1 功能讲解及操作训练 2 工程流程讲解 3 应急制度 管理制度等讲解 4 培训考核 运行前系统测试及准备工作 运行前综合测试 1 网络系统测试 2 服务器和工作站平台系统测试 3 数据库系统测试 接口程序测试 初始化数据检查 历史数据检查 修正并确定各部门管理制度及工作流程 运行前准备会议 酒店召开经理联席会议 确定系统正式投入运行日期 提示 各部门加强原始单据管理 数据核对 交接班记录等工作 系统正式投入运行 1 新系统与手工并行 2 辅助运行 工程师住店辅助电脑部管理及维护系统 3 系统交接 将全套系统交给酒店电脑部管理 工程技术 人员离开酒店 软件系统进入维护期 二 五星级的服务体系 客易隆酒店管理系统承诺为用户提供五星级全程服务 功能再完善的系统也会因操 作员的人为误操作 硬件故障或其他原因而发生故障 一个综合性的 业务繁杂的酒店 每天要接待许多客人 如果酒店拥有的电脑管理系统的售后服务不能及时跟上 一旦出 现问题 就会给酒店造成不良的影响和后果 从而直接影响到酒店的形象和效益 为用 户提供优质的售后服务一直是客易隆追求的目标 让用户 买的放心 用的安心 的理 念使客易隆人在任何一个工作环节都力争作到尽善尽美 售前服务 1 用户调查 了解用户 包括酒店运营 管理模式 员工状况等 双方充分交换 意见 2 系统设计 针对酒店的基本资料 分析酒店需求 提出可行性方案 3 系统规划 讨论接口方案 留出尽可能多的扩展接口给用户 如 电子门锁 床头柜 闭路电视 消防监控 交换机 楼宇自控等 以满足酒店发展的需要 4 根据酒店的运作模式和双方讨论的内容 制定酒店系统总体设计规划方案 5 签定合同 售中服务 1 配合贵酒店进行硬件安装及网络系统调试 2 协助酒店制订以电脑为运作管理工具的新的工作流程和管理制度 3 组建系统培训网络 尽快开始系统培训 在系统交付贵酒店正式使用后保留一 套并行的培训系统 以方便酒店工作人员常年培训 4 与酒店共同制订培训计划 实行员工三级培训 管理人员 操作人员 系统维 护人员 对各级操作人员进行相关培训 包括电脑操作基本知识 系统模块 工作流程与功能操作 设备操作及日常维护 控制 应急及其它相关知识 培 训结束后配合酒店管理部门对培训情况进行考核 考核合格予以上岗 5 移交系统 协同酒店对整个系统运行情况进行综合检查 在系统运行初期公司 将派技术人员留驻酒店辅助和监控系统运行 确认系统运行稳定 各部门操作 人员能熟练操作 酒店电脑部在我方技术人员指导下可以独立维护系统后将系 统管理权交给酒店 售后服务 1 服务承诺 为贵酒店提供一年的软件免费维护 一年后根据双方签定的维护协 议提供终身维护服务 2 定期巡回维护服务 为用户全面检查系统 以保证用户系统的稳定运行 3 维护方式 提供 24 小时咨询热线 手机 和传真 远程维护 电子邮件 现场服务等多种维护方式 如需要 24 小时以内可提供现场服务 本地 4 协助酒店制订以电脑为运作管理工具的新的工作流程和管理制度 系统升级 公司承诺及时向用户提供系统最新软件版本的升级服务 并及时 进行新版软件的培训工作 5 后续服务 定期举办各种培训活动 为用户电脑操作水平和酒店业务水平的提 高 酒店用户间相互交流提供机会 三 客易隆酒店管理系统的三级培训 1 系统管理员培训 我公司承诺至少为用户培训五名以上的系统管理人员 主要是电脑机房人员 的培训 培训内容包括系统安装 程序功能 错误诊断与解决 以及包括接口测 试等 以确保系统的正常运行 并监督对系统整体的操作过程 系统管理人员不 但要熟悉宾馆酒店的基本业务流程 而且还要熟悉电脑操作 故障排除的处理规 程 掌握如何使系统安全可靠地运行 2 管理人员培训 对宾馆酒店的管理人员 如前厅部经理 销售部经理 客房部经理以及应收 帐主管 夜审主管进行系统前台有关功能的培训 对财务部经理 人事部经理 库房主管 应付或总帐主管进行后台系统有关功能的讲解 主要讲解计算机有关 知识及系统的实施对管理人员带来的新要求 使管理人员由原来的手工管理方式 转移到以计算机为核心的管理方式上来 熟悉在计算机管理上业务的处理流程和 各种报表 从而使管理人员更好地通过计算机了解宾馆酒店的营运状况 客房出 租率 市场动态 客房状态以及酒店财务 3 操作人员培训 前后台的工作人员在日常工作中是使用微机最多的人员 他们对系统和电脑的熟悉 程度 不仅直接影响各种日常业务的处理速度 而且要避免一些不必要的误操作 所以 对他们的培训十分重要 对于前后台操作人员 不仅要求他们熟悉酒店的运作流程 尤其是自己酒店的运作流程 而且要了解酒店信息管理系统的具体性能 操作步骤以及具体要求 要让他们了解各种 情况 包括突发性的事件 的应对方法 以确保操作人员能熟练地利用酒店管理系统这 一工具完成具体的业务工作