办公自动化OAPPT课件.ppt

办公自动化原理及应用 序一 课程背景二 课程目的三 课程内容四 教材 自学考试指导教材及参考书目五 教学方法 1 第一章办公自动化概述 第一节 办公自动化的概念一 办公室的概念二 办公自动化的定义三 办公自动化系统的模式四 办公自动化的历史 现状和发展五 办公自动化的基础理论六 办公自动化的要素七 办公自动化举例 2 一 办公室的概念 1 办公室的定义2 办公室的性质3 办公室的地位4 办公室的作用5 办公室的工作特点 3 1 办公室的定义 办公室 组织人们从事经济和社会活动的场所 严格讲 是一种环境 现代办公室 是处理与产生信息的场所 办公室任务 收集 存储 加工 处理 检索 传递和产生信息 办公人员 负责处理 保存 记录人们之间的交往和活动的人员 4 2 办公室的性质 分三类 1 完成确定型的事物处理工作 2 完成非确定型决策处理工作 3 既有确定型的事物处理工作 又有非确定型决策处理工作 5 3 办公室的地位 领导者的参谋和助手沟通上下左右的桥梁和枢纽办公室是部门的门面和窗口部门的后勤部 6 4 办公室的作用 决策的参谋作用工作的协调机构信息的沟通作用检查监督作用 7 5 办公室的工作特点 从属性政策性保密性综合性事务性服务性 总之 协助领导管好人 财 物和事 8 二 办公自动化的定义 为什么要进行办公自动化 什么是办公自动化 9 办公自动化的目的 尽可能充分利用信息资源 提高生产率 工作效率和质量 辅助决策 取得更好的经济效果 10 办公自动化的定义 什么是办公自动化 目前较具权威性的定义有两个 1 季斯曼定义 美国麻省理工学院M C 季斯曼办公自动化就是将计算机技术 通信技术 系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术 对难以处理 且量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术 11 2 我国专家的定义 办公自动化 OA OfficeAutomation 利用先进的科学技术 不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中 并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统 12 2 我国专家的定义 办公自动化 OA OfficeAutomation 办公自动化就是利用先进的科学技术 不断地使手工处理的办公业务借助于各种办公设备完成 并由这些设备与办公人员构成人机信息系统 以提高办公效率和办公质量 13 三 办公自动化系统利用的技术和包括的环节 1 利用的技术 计算机技术 通信技术 自动化技术2 办公自动化包括的环节 信息采集 信息加工 信息传输 信息保存 14 四 办公自动化系统的模式 一般有三类模式 1 事务型办公自动化系统2 管理型办公自动化系统3 辅助决策型办公自动化系统 15 OA与MIS DSS的关系 办公自动化 OA管理信息系统 MIS决策支持系统 DSS OA DSS MIS 广义OA 16 三者关系 特点 综合性的新学科OA OfficeAutomation事务型办公自动化MIS ManagementInformationSystem管理信息系统DSS DecisionSupportingSystem决策支持系统三者关系 既独立 又相互渗透 界限模糊 应该说 广义OA包含MIS和DSS 17 4 OA与MIS DSS的关系 决策支持系统DSS 管理信息系统MIS 办公自动化系统OA 数据 方案 信息 18 综合办公自动化与各理论 技术的关系 以行为科学为主导 以系统工程学为理论基础 综合应用计算机技术和通信技术来完成各项办公任务 19 四 办公自动化的发展概况 办公自动化起源于20世纪50年代 用计算机实现簿记功能 20世纪60年代 指的是 管理信息系统 用计算机管理数据处理 20世纪70年代 由于微型机出现 办公自动化能大幅度提高办公效率和管理水平 引起了许多国家的重视 20 一 国外办公自动化的发展 几种说法 科学 技术和管理 现代社会的两个轮子或三大支柱 19世纪是经济人才的盛世 20世纪是管理人才的天下 当今经济和社会的发展 三分靠科学 七分靠管理 办公人员数量超过就业人数的一半以上 如何提高办公效率 改进办公质量 实现科学管理 办公自动化应运而生 21 美国 经历了三个阶段 第一阶段 1975年以前 采用基本的通信设备和办公单机设备 如文字处理机 复印机 传真机 专用交换机等 实现单项业务办公自动化 22 美国 经历了三个阶段 第二阶段 1975 1982年 出现了大量新型办公设备 个人计算机开始进入办公室 实现办公室关键部位业务运行自动化 此期间 1978年 卡特的 白宫办公信息系统 其规模为一千多台终端的局域网 23 美国 经历了三个阶段 第三阶段 1983年以后 随着局域网技术和远程通讯网络技术的发展 多功能工作站 电子邮件 数据通信网络等系统综合设备的采用 办公自动化向系统化 标准化 结构化 网络化 综合化的方向发展 24 美国办公自动化的发展阶段 25 美国 此期间 1983年 90 的机构使用文字处理程序 80 的机构使用电子报表程序 每三人一台计算机 1991年 每一人一台计算机 1993年 克林顿提出15年内建成全国性信息高速公路 把政府机构 科研单位 企业 医院 大学 图书馆乃至每个家庭都贯通起来 26 日本 比美国起步晚 分四个阶段 初期 1979 1982年 特点是 引进 开发和使用办公用的单机设备 如 文字处理机 电传打印机 和文字图象处理设备等 发展期 1983 1984年 实现办公机电化 增强联机终端 微机软件的应用 发展多功能机 推行办公业务管理方式的统一化和标准化 27 日本 分四个阶段 改进期 1985 1987年 采用图象处理 语音处理 电子邮件等多功能综合机 实现各种作业过程的自动化 成熟期 1988年以后 实现办公系统集成化 28 2019 12 27 29 日本 分四个阶段 1988年 有700 800台微机多功能工作站 平均每3 3 5人一台 1990年 提高到2 5人一台 1993年以后 投资9500万美元 实施 省际研究信息网络计划 电信电话公决定到2015年投资45亿日元 把光纤铺到家庭 30 二 我国办公自动化的发展情况 1985年5月 国务院批准成立了 办公自动化专业领导小组 8月 在北京召开第一次 规划会议 1995年 全国教育与科研网 投资8000万设点在清华 目前已投入使用 国家 863 计划列入 中国高速信息网络计划 以 金桥 网 金卡 信用卡 金关 报海关的EDI工程 electrionicdatainter 为代表的金字工程已在全国展开 31 1 我国办公自动化发展 三个阶段 六五 期间 1985年以前 启蒙与准备时期 学习 引进 建立组织机构 制定发展规划 七五 期间 开创与初见成效期 主要目标为 国家计划 经济 科技 银行 铁路交通 电力 能源 气象 军事 公安 国家领导机关等十个方面建立一批能体现水平和规模的办公自动化系统 32 我国办公自动化的三个阶段 在省军区各军兵种和政府各部委以上单位 建立有一定水平的办公自动化系统 在基层单位 建立起比较初级的办公自动化系统 普及面不少于30 与办公自动化有关的标准化规范也逐步成熟起来 属初级应用水平 33 我国办公自动化的第三个阶段 八五 九五 期间 为发展并走向成熟期 1992年5月 国务院办公厅下发的 关于建设全国行政首脑机关办公决策服务系统的通知 中明确指出 经过三五年努力 基本建成以现代计算机技术 通信技术为主要手段的全国行政首脑机关办公决策服务系统 实现国务院办公厅与各地区 各部门办公厅 室 之间的计算机联网 对电子信息资源进行管理 高效率 高质量地为国务院和各地区 各部门进行宏观管理和科学决策服务 34 全国办公自动化的首要任务 实现全国行政首脑机关的办公自动化信息资源化传输网络化和管理科学化是全国办公自动化近期的首要任务 35 目前 目前 一些国家机关 部委 省市 重点企业与高校相继采用办公自动化手段 并取得较好的效益 到2010年 中国十大城市将逐步建成有限规模的信息高速公路 这是一场国际竞赛 也是我国摆脱贫困落后的希望所在 希望寄托在你们这一代年青人身上 36 2 加速我国办公自动化发展的对策 1 适应政治体制改革的形势 实现办公机构 办公制度的科学化 2 适应办公自动化的需要 努力提高办公人员的素质 3 广泛开展技术研究 加速办公自动化技术的推广应用 37 五 办公自动化的支持理论 行为科学管理科学社会学系统工程学人机工程学 38 行为科学 行为科学重点研究讨论在社会环境中 行为产生的根本原因及其发展规律 以便进行科学的预测和有效的控制 行为科学在办公自动化技术中起主导作用 39 管理科学 管理包括计划 组织 领导和控制等几个方面 是为达到特定目标而联合并指导使用资源的工作 管理科学指导各类办公人员进行人 财 物的管理 信息流程的管理 分析与决策等 管理科学不断提出新的原则与目标 是办公自动化由简单的事务处理 发展到更高层次的管理信息系统 决策支持系统 40 社会学 社会中 各社会细胞之间 人与人之间关系的学说 41 系统工程学 系统工程学主要是为办公自动化提供各种与决策有关的理论支持 并为建立各种决策模型提供方法与手段 办公自动化系统建设要用系统科学来研究 用系统工程的方法来组织 42 人机工程学 以人为本 利用先进的科学技术 不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中 并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统 43 信息科学 信息科学是研究信息采集 加工传输 存贮和处理的科学 办公自动化的主要任务之一是处理信息 因此 必须用信息理论来指导办公自动化系统建设 44 六 办公自动化要素 办公人员办公机构办公制度办公设备办公信息办公环境 办公系统基本要素 45 办公人员 决策人员中层管理人员专业人员及辅助人员 校长 部 处长 科室人员 决策层 控制层 操作层 46 办公机构 办公机构的划分与设置是否科学合理 直接影响办公系统的效率与效益一般高校按管理职能划分为教务处 科研处 学生部等办公机构 47 办公设备 纸 笔 算盘打字机 文字处理机电话 传真机复印机 音像设备计算机及其通信网络 48 办公信息 从信息处理的角度来看 办公活动是对各类信息进行采集 加工 传输和存储的过程 信息分类 数值信息 数据非数值信息 文字 图形 图象 声音 49 办公环境 物质环境 如办公楼的建