学籍管理操作流程.ppt

电子学籍操作流程 一 系统初始设置调整 电子学籍操作流程 一 系统管理 1 系统设置进入 系统管理 系统设置 对各年级允许普通用户 班主任 修改的学生基本信息字段进行设置 注 对于毕业班学生户籍信息 要审慎授权 学生照片一般由学校统一维护 不授权普通用户管理 一 系统管理 2 用户管理 1 用户组管理 进入 系统管理 用户管理 用户组管理 对学校用户组进行维护 调整设置各个用户组的公共权限 说明 全体教师 为系统默认用户组 学校不能自行修改 其信息来自省师训平台 凡师训平台信息有变更 如新增 删除 修改等 学籍系统将会自动更新 其他用户组由学校维护 但不建议学校分设过多用户组 一 系统管理 2 用户管理 2 用户管理 用户管理 中 可在组内添加 取消用户 可设置 取消学籍管理员 可启用 禁用普通用户帐号 说明 每学校原则上在同一时段 学期 只能设置一位学籍管理员 一 系统管理 2 用户管理 3 用户权限管理 用户权限管理中 可进行功能权限分配和班级管理权限分配 其中组成员默认具备所在组相应公共权限 一 系统管理 说明 用户帐号经授权方能登录学籍系统使用 授权时务必坚持 最小授权 原则 即每位用户仅授予完成其职责所必须具备的权限 如普通任课教师只授予 学生成绩录入 权限 尽量防止 交叉授权 即两个或多个普通用户对某项同一内容都具有操作权限 二 基础信息管理 1 进入 学校 机构 基础信息管理 调整 更新学校基本信息 简介 2 进入 学校信息管理 调整 更新各年级段长 姓名直接录入 3 进入 班级信息管理 调整 更新各班班主任 姓名从系统列表中选择 4 进入 教师信息管理 核实本校教师用户信息 已有用户信息有误的 通过省师训平台修改 有跨借用的 做好 跨校转移 三 课程设置 1 小学各年级基本课程及学校自行开设的课程 由学校根据实际开设情况于学期初进入 学生信息管理 学生成长档案 成绩管理 班级课程 中自行设置 学校自行不能设置的可要求教育一科代为设置 三 课程设置 2 课程的学业评价方式 建议采用 优秀 良好 合格 不合格 四级制 三 课程设置 3 成绩录入权限设置 进入 成绩 成绩录入权限 展开全体 为每位普通用户调整设置其本学期所任教的班级和课程 若同时教几个班 可以采用 复制 的方式快速设置 二 规范学籍变更操作 电子学籍操作流程 一 新生档案建立 1 小学新生学籍申报各小学要根据县招生系统审核结果 以实际报道注册学生为准 在规定时间内完成新生电子学籍申报工作 一年级新生招生分班后 根据 学生导入模版 xls 中的范例 补充完整招生系统导出后的其他各项信息 通过 学生信息管理 新生注册 中的 导入学生 功能 将一年级新生信息导入学籍系统 也可在学籍系统中逐个新增 说明 对于因各种原因未入户籍 无身份证号 的适龄儿童 经学校 学区查实符合入学条件的 可先安排就读 学校建立临时纸质档案 学校应督促家长尽快办理入户手续 待户籍 身份证号 确定后 再上报建立电子学籍 新生全部入库后 学校要再次将学籍系统记录信息与招生系统确认的录取信息做一对比 人员及关键信息不符的 及时上报处理 县教育局将对学籍系统与招生系统学生及其关键信息一致性进行核查 凡学校擅自为未经招生系统核办的学生建立学籍的 以违反招生纪律论处 并注销相应学籍 学生学籍辅号由县教育局统一执行一次全年级重编 按班级及班内编号顺序编排流水号 重编后锁定 不再修改 一 新生档案建立 2 新生名册建立各学校于9月底前将新生数码照片导入系统 详见 学生数码照片导入学籍系统操作指南 并在查询统计 打印中心选中新生名册打印新生名册留档备案 说明 学校可统一组织为学生拍摄数码照片 以便于统一照片格式 但不得向学生及家长收费 一 新生档案建立 3 初中新生档案迁移各初中要根据县招生系统审核结果 在9月10日前完成初一新生档案迁移预登记 开学后再根据招生系统最终审核的学生实际报道注册情况 调整相应登记 并根据实际分班结果调整班级 9月20日前迁移入库新生档案 3 初中新生档案迁移 1 新生登记 a 县内小学毕业生县内就读的应届小学毕业生 由学校根据学生 姓名 学籍辅号 或 身份证号 查找增加 县内就读的往届小学毕业生 由学校根据学生 姓名 身份证号 逐一查找增加 b 县外省内小学毕业县外省内就读的应往届小学毕业生 由学校根据学生 姓名 身份证号 批量 逐个 查找导入 增加 c 省外小学毕业生省外就读的应届小学毕业生 由学校根据学生 姓名 身份证号 或 全国学籍号 在跨省就学逐个查找增加 3 初中新生档案迁移 d 省内离校生因各种原因省内离校未毕业的 由学校通过 学籍变更 异地离校生转入 逐个上报 同时提交书面情况说明 e 小学未建立学籍学生因各种原因未在全国范围内建立电子学籍的 由学校通过 学籍变更 其他增加 逐个上报 同时提交书面情况说明 说明 当学校在学籍系统查找不到学生或有疑问时 要及时与学生家长联系 确认其学籍状态 必要时要求其提供原毕业学校打印的 学生基本信息 只有再三确认确实在小学未建立学籍的 才能使用 其他增加 上报 招生结果有争议或档案迁移核办有困难的 学校要及时通知学生家长 并及时上报教育行政主管部门协调解决 对于因各种原因未入户籍 无身份证号 的适龄少年 经学校 学区查实符合入学条件的 可先由就读 学校建立临时纸质档案 学校应督促家长尽快办理入户手续 待户籍 身份证号 确定后 及时上报建立电子学籍 3 初中新生档案迁移 2 新生分班8月底 学校及时根据实际报到学生的分班情况 在学籍系统中做好新生分班工作 3 初中新生档案迁移 3 新生入库新生分班完毕 且登记迁移学生经各相关主管教育行政部门核准后 进入 新生入库 逐一选择初一班级 全选后 点击 入库迁移档案 完成新生档案迁移 3 初中新生档案迁移 4 新生名册制作初一新生名册由教育局统一制作 各学校于9月底前将新生数码照片导入系统 覆盖原有照片 详见 学生数码照片导入学籍系统操作指南 于10月底前将初一新生简明表上报县教育局教育一科备案 说明 学校可统一组织为学生拍摄数码照片 以便于统一照片格式 但不得向学生及家长收费 二 学籍日常变更 1 基本流程学生及其监护人申请 学校申报 教育局核准 二 学籍日常变更 2 申报核准时限学生增加类变更 含转入 复学等其他增加 在开学前上报县教育局预审通过后 于开学2周内完成电子学籍系统登记 减少类变更 含转出 休学 退学 死亡 其他减少 一般在实际发生时间两周内及时办理 说明 增加类学籍变更由学校统一上报核准 县教育局不直接受理学生 家长个人提交的增加类学籍变更申请 本学期增加类上报预审时间截止9月2日 沿江各小学上报时间已电话通知校长 8月25日上报预增加名单 初中学生在8月31日前上报预增加学生名单 预报后还有增加的学生可以再补报 系统登记时间截止9月15日 逾期系统由省厅统一自动关闭登记功能 学校在系统中登记后 由县教育局根据通过预审名单在学籍系统上核准 各学校不得安排未通过县教育局预审的学生先行在校就读 安排就读时要考虑学校班额及班级间人数相对均衡 新增学生原则上要优先安排到人数相对较少的班级就读 二 学籍日常变更 3 核准权限各项学籍变更由县教育局核准 直属校经学校审核后直接报县教育局核准 二 学籍日常变更 4 转学相关规定 1 转学条件 学生因户口所在地 家庭居住地或者监护人工作所在地变化等正当理由 在符合当地相关政策的前提下 由学生及其监护人提出申请 经转入和转出学校同意 经主管教育局核准 方可转学 2 基本原则 转学不得变更就读年级 毕业班学生一般不予转学 学生在休学期间不准转学 3 所需材料 转学申请报告 原就读学校打印的 学生基本信息表 学生及其监护人户籍 居住 工作等证明 二 学籍日常变更 5 变更操作 进入 学生信息管理 学籍异动申请 1 转学 流程 转入学校 转入教育局 转出学校 转出教育局 转入 由转入学校进入相应的转入类别 省内转入或省外转入 选择欲编入班级 点击 增加 选择学生所在县区 学校 输入学籍主号等相关信息查找 查出学生后点击 确定 选择转入班级 输入转学原因后保存 省外转入的直接录入信息保存 数据实行跨省对接 省内转入 省外转入 转出 转出学校打印 学生基本信息表 并盖章作为学生学籍证明 待转入学校在系统中登记后及时在 转往省内 或 转往省外 中做出是否核准处理 异地离校生转入 用于恢复县外省内原来通过 退学 其他减少 转往省外 等方式减少的学生档案 进入 异地离校生转入 模块 点击 增加 选择欲转入学生所在省县 学校 输入查找条件 学籍主号 辅号或姓名 点击 查找学生 选择相应学生后确定 输入 转入原因 选择 编入班级 后保存 说明 转学全部由转入学校开始登记 省内实行电子化核准方式 跨省转学中若对方规定必须提供转学联系表的 我方可予配合 跨省转学采取部 省服务器中间库非实时对接方式 学籍信息对接检索有延迟 需要先以学籍系统打印的 基本信息表 确认学生原学籍状态 教育部教基一厅 2016 2号文件上学期已上传到群共享 特别是简化转学证明材料了详细的说明 可能今后纸质办理逐步取消 如家长仍需要办理转学联系单 这学期学校照样给予办理 但须学校统一上报盖章 二 学籍日常变更 2 休学 复学 休学a 条件 学生连续病假三个月以上或其他特殊原因 无法坚持正常学习者 由学生及其监护人提出书面申请 可办理休学 b 材料 县级及以上医院证明 住院病历 结算单 家长申请报告 休学审核表 一式两份 c 系统登记流程 进入 休学 选择欲休学学生 点击 增加 输入休学时长 原因 病种 保存提交申请 打印 休学审核表 一式两份 经学校签字 盖章后 连同相应证明材料报县教育局核准 需提供医生证明 结算发票 病历 家长申请报告等材料 学校留一份作为学籍变更档案存档 说明 毕业班学生一般不予休学 复学 进入 复学 出现可复学学生列表 选择要复学的学生 点 复学 选择复学班级 提交县教育局核准 说明 学生休学时间一般为一学年 凡2015学年第一学期及以前休学但仍未康复需要继续休学的 先申请复学再办理续休手续 凡2015学年第二学期办理休学手续的 本学期不受理复学申请 二 学籍日常变更 3 出国 回国留学 出国 进入 出国 选择欲出国学生 点击 增加 输入出国原因 日期 保存提交申请 打印 出国审核表 一式两份 经学校签字 盖章后 连同相应证明材料报县教育局核准 需提供护照或其他出国证明 核准后 学校将审核表及相应证明作为学籍变更档案存档 回国复学 进入 回国复学 出现可回国复学学生列表 选择要回国复学的学生 点 增加 选择复学班级 提交县教育局核准 说明 回国复学原则上不得变更就读年级 二 学籍日常变更 4 留级 跳级进入 留级 跳级 选择欲 留级 跳级 学生 点击 增加 选择 留 跳 往班级 输入 留 跳 级原因 保存提交申请 打印 留 跳级审核表 一式两份 经各方签字 盖章后 报县教育局核准 说明 留级 跳级申请要在上一学年度 7月31日前 书面提出 否则不予受理 除特教学校及随班就读残疾儿童外 不予办理留级 毕业班学生不予办理跳级 二 学籍日常变更 5 退学进入 退学 模块 选择欲退学学生 点击 增加 选择退学原因 保存提交申请 打印 退学审核表 一式两份 经学校签字 盖章后 报县教育局核准 说明 年龄不足十八周岁 未受完九年义务教育的学生 一律不办理退学手续 二 学籍日常变更 6 死亡进入 死亡 模块 选择已死亡学生 点击 增加 输入死亡日期 选择死亡原因等 保存提交申请 附学校相应情况说明 上报县教育局 注销学籍 二 学籍日常变更 7 其他增加 减少 其它增加 进入 其它增加 选择欲编入班级 点击 增加 点击 档案恢复 输入欲恢复学生的证件编号和姓名 可事先通过 学生成长档案查询 查出离校生基本信息 点击 查找学生 选择所查到的学生后 点击 恢复档案 提交县教育局核准 因各种原因需要补建学籍的 需事先经县教育局确认后 方能使用 其他增加 提交申请 其他减少 进入 其他减少 选择欲减少学生 点击 增加 选择或录入减少原因 选择减少日期 在 备注 栏中输入减少原因 保存提交申请 打印 审核表 一式两份 报县教育局核准 说明 其他增加 主要用于恢复本县离校生档案或补建档案 新居民子女擅自离校一个月以上无法联系且无学校登记申请转入的 学校附情况说明 在每学期开学初用 其他减少 申请离校进入待转库待转入省学校学校申请转入 一学年后仍没提出申请转入的系统自动将这些学生做离校生处理 第二学年如家长要求再转学籍的 学校可将这些学生进行档案恢复后转出 二 学籍日常变更 8 换班各年级学生在年段内调整班级 需进行 换班 操作 说明 因学籍变更产生的学籍辅号空号不再重复使用 增加的学生 其学籍辅号由学籍系统按规则重新自动编排到本校本年段最后 校内同年级换班学籍辅号不变 无需人工干预 三 毕业生去向登记 进入 学生信息管理 毕业信息登记 补录毕业去向 选择2016年毕业班级 按 批量设置 可根据本校学生升级整体情况初始化后 再通过下拉菜单做个别调整 在 录取学校 中录入所就读的学校全称 保存 说明 凡通过小升初网上迁移档案的学生 毕业去向信息由系统自动记录 三 做好学籍信息核对 电子学籍操作流程 一 基本信息核对 学籍变更告一段落后 学校组织班主任对全校学生基本信息进行全面核对 补充 说明 学生信息有误的 统一通过 学生信息管理 关键信息变更 修改 其中学生姓名 身份证号等关键信息已经锁定 如有错误或变更 统一由学校通过 关键信息变更 上报 并按系统要求附相应作证材料 户口册照片 由县教育局择时审核 信息核对后 学校暂定于9月底上报 学生基本信息核对报告 学校要全面掌握在校未入户籍学生情况 经常性督促其家长尽快到户政部门办理入户手续 学生办理入户后 已经建立电子学籍的要及时申请更新信息 未建立电子学籍的要及时申请建立电子学籍 从学期要求学校对毕业班学生信息核对 结果检查发现个别学校对学生的信息没做修改 如 户籍镇街一栏原 鲤溪乡 现 岩头镇 学校一直不予修改 以致信息不准确 这学期各校要认真做好核对补充 二 问题数据处理 进入 学生信息管理 问题数据处理 查询学校所有学生问题数据 查询条件为 空 对查询结果 逐一修改 学校进入 学生信息管理 问题数据处理 再点击 设置查询条件 再点击 查询 则显示全部问题数据 学校根据问题数据类型与提示信息逐一处理 1 凡非姓名 身份证号等关键信息有误或重复的 点击选择该生后 再点击 修改 在相应项目中录入正确信息 保存即可完成修改 2 凡非姓名 身份证号等关键信息有误的 修改时需提供学生户籍证明图片 上传 报县教育局修改 3 凡身份证号与其他学生重复的 在查实本校学生身份证号正确无误的前提下 点击 佐证 上传户籍证明图片 报上级教育行政部门处理 若是学籍重复 上传佐证后 还需进一步等待上级教育行政部门明确重复学籍的处理方式 学校先做好记录 4 凡其他增加后未获得全国学籍号的 确认是学籍重复的 通过 省外转入 5 其他学校不能自行处理的问题 先向学生家长调查了解相关情况 作好记录 说明 问题数据分教育部 部 和浙江省 省 两级数据 侧重点有所不同 全县各校基本完成处理工作 现在遗留的是无户口的问题学生 学校督促学生尽早申请户口登记 四 成长档案按时录入 电子学籍操作流程 1 学生成绩评定 成长档案记录 综合素质评价记录等常规内容 由学校自行安排布置 学校要根据本说明及分工实际 及时撰写下发学校相关工作说明 尤其要明确班主任 科任老师在学籍系统操作中的时间 内容 要求与方法 2 打印综合素质与成绩报告单 各学校于学期结束前进入 查询与统计 打印中心 综合素质与成绩报告单 选择当前欲打印班级 设定是否采用双面模板 若有进行综合素质登记 必须采用双面模板 在 其他设置 选项卡中设置好各种参数 预览无误后打印 择时下发学生 综合素质报告单建议采用粉色纸 封面 即一 四面 包括单面模板打印和双面模板打印 可以由学校自行设计 统一印刷 五 其他说明 电子学籍操作流程 1 学籍管理是学校最基础的常规管理 牵涉面广 各学校要充分认识做好这一基本常规的重要意义 要持续对相关人员尤其是新教师进行培训 制定专人负责协调工作 全员参与 明确分工 落实职责 熟悉业务 改变方式 提高效率 融入常规 要把学籍管理作为全国优化学校管理的一个突破口与示范窗 各校要进一步重视学籍信息准确规范 人籍一致 确保学籍管理员稳定 因学校工作原因 学籍管理员更换的 要做好工作交接 学校要在开学初将新担任学籍管理员的姓名及手机号码上报县教育局教育一科 2 本学期学生数统计截至到9月15日 9月16日以后增加的在下学期统计 学生变动名册 变动统计表上报时间 9月18日碧莲学区 永临学区 岩头学区各中小学 9月19日直属学校和上塘学区 瓯北学区各中小学 各中心小学要负责校区的上报工作 学生人数已确定不再发生变动的可同本学期预增加报告一并上报 截至时间9月2日下午5点前 学生变动名册先填增加学生再填减少学生 各个栏目都要填写完整 变动学生统计表要按要求填写 第一栏填写学校合计 以下各栏填2016级 2015级 依次填写年级 学生变动统计表中的本学期初学生数应同上学期3月份上报的学生数一致 具体见2015学年第二学期小学 初中各年级学生数统计 3 2014年1月 全国联网并生成全国学籍号后 学校因学生没及时办理转出 用其他减少的离校生 家长现重新要求办理转出学籍的学生 可用其他增加恢复学籍 然后让其转出 但学校须上报学籍学生名单 经教育一科审核后 同意学校用其他增加 恢复学籍 指有全国学籍号的学生 该类学生学校不再提供转学联系单 可打印学生基本信息表提供给家长 到时省外学校系统上发起转入申请 系统上出现待转出学校审核时学校及时予以审核 离校生转出确需恢复学籍须在期初 期中2个时间点进行 学校要核对家长提出的离校生信息 及时登记离校生的姓名和身份证号 然后在规定时间上报名单审核后由学校恢复 其他时间教育局不办理恢复学籍 也不得让家长来局恢复学籍 离校学生和毕业生在系统的查询统计都是可以查到信息的 但工作过程中发现部分学校还没尽到职责 直接回复家长学校无信息了 叫家长找教育局解决 要求各位做好解释工作 尽量让家长满意 2015学年第二学期学生已离校 而学籍尚没转出的省外户籍的学生 相关学校应在开学前将没转出的学生用其他减少到待转库 转出原因须注明转往省外 开学后再开启增加学生的申请功能 4 各学校要充分重视学籍档案收集与管理工作 要及时将历年新生名册 学籍变更材料 毕业名册等纸质材料整理归档 作为学校基础档案 永久保存 同时要及时保存近年新生名册 毕业名册电子稿 做好数据备份工作 5 电子学籍系统将由省厅统一于腊月廿八升级至 2016学年第二学期 各学校要在此前撤销所有未经核准确认的学籍变更申请 学期一经升级 各项成长记录即为锁定 不能再行修改 6 各学校要充分重视信息安全工作 强化安全保密意识 使用帐号登录学籍系统 即视为其本人操作 承担相应职责 除可通过适当方式向学生及其监护人反馈其本人学籍信息外 不得向其他无关人员提供信息查询 公检法 人武 计生 公证等机关部门因公务需要申请查询 调取学生信息的 按有关规定处理 学生基本信息表 经学校及教育行政部门审核盖章后 可做为学籍证明 供学生参加各项活动 比赛 升学等使用 其中参加县内活动等仅需所在学校审核盖章 7 当前 学籍管理要求 手段仍在不断完善 丰富中 凡以前下发的有关材料及要求与本 说明 不一致的 以本 说明 为准 8 各学校在操作过程中所遇到的问题 可在县学籍管理工作QQ群或微信群提出 或直接与教育局章老师联系 虚拟网 692222电话 67225145E mail jylzcy 典型问题 几种特殊情况操作说明 一 新生注册1 如果是华侨或香港居民 在身份证类型一项中点击选择护照或香港特区护照 2 班级名称 格式一定要如 小学一年级 01 班 一般情况下系统会自动生成 从系统中复制过来就行 如果不复制 要注意全 半角之分 选择半角 二 转学过程中的几类问题省外转入 学生原在本地学校就读 中途未办手续的 学校采取转往省外或其他减少的 现重新转回的 1 先要通过查询离校生的异动类别 如其他减少的 操作流程 其他增加 恢复档案 如转往省外的 且全国学籍号也和本校一致的 操作流程 省外转入 恢复档案 2 省外有全国学籍号的 中途在省内学校就读过离校的 操作流程 省外转入 恢复档案 3 现已在初中学校就读 学籍仍在原小学就读中途学籍作离校处理的 方法同上 二 转学过程中的几类问题跨省就学 1 学制是 五四制 的 现读初中七年级或小学六年级的 操作流程 毕业后跨省就学申请 2 原在本省任一小学建有学籍中途离校的 已回我县初中学校就读的 操作流程 毕业后跨省就学 恢复档案 二 转学过程中的几类问题转往省外 原先在我县学校就读 中途离校的学生 现家长重新要求转学的 1 通过查询统计 查明离校生的异动类别 如有全国学籍号的 直接通知家长让对方学校提出跨省转入 如没有全国学籍号的 告诉家长由当地直接录入 2 现在当地学校读初中的 如是毕业生的 通知家长让当地学校用毕业后跨省就学登记 如学籍是离校生的 用跨省转入登记 3 离校生不再进行档案恢复再转 二 转学过程中的几类问题转往省内 原先在本县学校就读 中途离校的 现在省内学校就读的 让就读学校通过