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第十章 宴会经营管理 第一节宴会预订 一 宴会预订的含义宴会预订是饭店宴会部承接客人预约宴会活动 商讨并确认宴会具体事宜的一项专门工作 二 承接宴会预订的组织1 宴会预订部2 宴会销售部3 餐饮部 三 宴会预订的方式1 电话预订2 面洽预订3 信函预订4 登门预订5 中介预订6 指令性预订 四 宴会预订的程序及内容1 回答客人有关宴会的问讯 1 宴会厅 或宴会间 是否有空 2 宴会的菜肴 饮料以及宴会厅 或宴会间 的费用 3 宴会菜肴的内容 4 宴会主办单位提出的有关宴会的设想 以及在宴会上安排活动的要求能否得到满足 5 宴会厅 或宴会间 的规模及各种设备情况 6 中西餐宴会 酒会 茶话会等的起点标准费用 7 高级宴会人均消费起点标准 8 大型宴会消费金额起点标准 9 各类宴会的菜单和可变换 递补的菜单 10 不同费用可供选用的酒单 11 不同费用标准的宴会 饭店提供的服务规格 12 不同费用标准的宴会 饭店可提供的配套服务项目 13 中西餐宴会 酒会 茶会的场地布置 环境装饰和台型布置的实例图 14 饭店所能提供的所有配套服务项目及设备 15 宴会中主要菜点和名酒的介绍及实物彩色照片 16 宴会预定金的收费规定 17 提前 推迟 取消预定宴会的有关规定 2 接受宴会预订宴会预订单的内容主要包括 1 宴会主办单位或个人 2 宴会主办单位负责人头衔 地址 电话 3 宴会类型 庆祝宴会 招待宴会 表彰宴会和其他商业会议宴会 4 宴会日期及宴会开始时间 5 出席人数 一般大型宴会的出席人数要在规定最低时间内确定 一般24 48小时前最后确定 6 付款方式 现金 信用卡 支票 7 预定金额 一般大型宴会为总费用的10 15 8 价格 即宴会各项费用开支和总计额 9 宴会形式及宴会厅的布置 10 宴会菜单 11 预订人姓名 12 合同类型 13 备注 14 预订日期 15 编号等 宴会会预订单的类型宴会部或宴会的规模 档次 风格以及管理方法不同 宴会预订单也有所不同 1 小型宴会预订单 2 大型宴会或中型宴会预订单 3 饭店宴请活动预订单 4 综合型宴会活动预订单 5 会议型宴会活动预订单 3 发送宴会预订确认书 1 暂时性确认宴会预订仅仅填写完宴会预订单而未得到所涉及到的其他部门和主办人的确认 就算作暂时性确认 2 确定性确认宴会预计在填写完预订单后 如果得到了所涉及的有关部门和主办单位或个人的确认 就是确定性宴会预订 3 签订宴会活动书 五 宴会预订的管理1 宴会预订金的处理2 宴会预订后的进一步确认3 宴会预订信息的传递4 宴会预订的登记5 宴会预订的立档建卷6 宴会预订的取消与变更 1 宴会预订金的处理为了保证宴会预订的确认 饭店往往要求已确定日期的顾客预付一定数量的订金 1 如果顾客超过饭店规定的限期取消预订 订金将不予偿还 如果对方与饭店有良好的信用关系 则不必付订金 2 对于确认后届时不到的客人 按全价收费 3 取消预订 一般要求在宴会前一个月通知饭店 这样不收任何费用 4 若是在宴会前一个星期通知 预订金将不予偿还 还要收取整个宴会费用的5 作为罚金 2 宴会预订后的进一步确认在接受预订后 饭店联系人应保持用信函的方式与对方进一步确定讨论过的细节 必须在宴会活动前一个星期要求对方提供参加宴会的确切人数 以便做好设备 布置等方面的准备 3 宴会预订信息的传递在完成所有的宴会预订确认后 应根据规定 向所有有关部门发送宴会预订单 这些部门一般已列在预订单的下方 任何与该宴会有关的变动都应用更改通知单的形式发送到上述所有部门 更改通知单上应附有预订单的编号 3 宴会预订活动记录与通知 1 宴会预订记录单 2 宴会预订日记簿 3 宴会活动预订日记簿的设计 4 填写和分发宴会活动单宴会活动单的作用主要表现在以下几个方面 负责财务的主管要迅速给顾客发送建议信 还必须让顾客知道确认的最后日期和有关取消预订的规定 宴会部经理或助理经理应该检查 宴请活动单 保证有足够的信息资料 而负责财务的主管则根据他所拥有的一份进行跟踪联系 对暂定的预订应该进行密切的跟踪联系 在每周的宴会销售会议上进行确定讨论 以保证不要失去生意 并尽快得到确认 5 宴会预订的立卷建档不论哪种宴会 宴会预订一般都要立卷建档 它具体包括以下几个内容 1 建立宴会预订卷 把所有预订的宴会归在一起 按预订日期的顺序排列 包括宴会时间 宴会活动名称 宴会举办单位 宴会规格 宴会活动地点等 2 建立宴会执行卷 当宴会预订后 就要按预订合同的有关要求来准备 建立宴会执行卷 3 建立有关宴会活动的资料卷 对举办宴会的团体和单位 按团体名称的字母顺序或笔画先后排列 收集有关信息 资料 准备宴会时间 地点 方式及结果等 建立尽可能比较详细的宴会活动资料卷 6 宴会预订的取消与变更 1 宴会预订的取消如果客人取消宴会预订应做好如下工作 A 在预订控制表上做出调整 B 问清取消预订的原因 C 修改控制表后 在该宴会预订单上盖上 取消 印 并记下取消预订的日期和要求 取消人的姓名 接受取消人的姓名 并及时通知有关部门 D 如果是大型宴会 大型会议宴会等取消预订 负责财务的主管要填写一份 取消宴会预订报告 2 宴会预订的变更无论是顾客方面还是饭店方面的任何变动都要提前一周通知对方 而且 在宴请活动前两天 必须设法与顾客联系 进一步确定已谈妥的所有详情 任何最后的变动都应填写 宴会更改通知单 并迅速通知有关的部门 第二节宴会定价与成本管理 一 宴会菜品定价1 宴会菜品定价的原则 1 宴会菜单价格以宴会总体价值为基础l 设备设施及环境投资额的大小 2 服务设施与消耗品价值的大小 3 原材料价值的大小 4 劳动力价值的高低 5 利润率的高低 2 宴会菜点价格必须根据市场需求进行调节 3 宴会莱点定价工作要制度化定价工作制度化内容包括 l 宴会菜单价格要稳定 不宜变化太频繁 2 每次调价幅度不能过大 最好不超过10 3 宴会菜单计价方式要一致 4 宴会定价人员要专业化 要熟悉宴会菜点定价规律 4 制订价格要服从国家政策 接受物价部门指导 5 价格表现形式要迎合顾客心理价格表现简单化 即价格数字简单和收费次数越少越好 价格稳定 在一定时期内 保持一个价格 不因小小经济波动而频繁调价 额外收益 让客人感受到在一定的价格内消费了额外的产品和享受超值服务 比较心理 客人会对不同宴会厅同样菜肴价格进行比较 2 宴会菜品定价的方法 1 随行就市法即把竞争同行的菜单价格为己所用 这种运用以竟争为中心的定价策略 在实际中还是经常使用的 2 系数定价法以食品原材料成本乘以定价系数 即为食品销售价格 这种方法既适合于单个菜肴的定价 也可以运用于宴会菜单中菜点的定价 这里的定价系数是计划食品成本率的倒数 如果经营者计划自己的食品成本率将是38 那么定价系数即为1 38 3 毛利率法毛利率法是指事先确定一个预期毛利率 以此为基础来制定宴会菜单的价格的方法 宴会销售价格 食品成本 1一内扣毛利率或 宴会销售价格 食品成本 1十外加毛利率 其中内扣毛利率是毛利占销售价的百分 故亦称销售毛利率 外加毛利率是指毛利占宴会成本的百分比 故亦称成本毛利率 可通过公式表示如下 内扣毛利率 外加毛利率 l十外加毛利率在这里 宴会成本 是指宴会菜肴的所有原料 配料 调料成本之和 4 主要成本率法把食品原材料成本和直接人工成本作为定价的依据 并从 益损表 中查得其他成本费用和利润率 则可计算出食品销售价格 食品销售价格 食品原材料成本十直接人工成本 1 非原材料和直接人工成本率十利润率 主要成本率法亦是以成本为中心定价的 但它考虑到了宴会厅较高的人工成本率 这样如能适当降低人工成本 则定价可更趋于合理 3 宴会菜品定价的注意事项 1 客人的消费能力和消费需求根据消费者对商品价格的认识程序和需要来决定价格的策略 亦有两种不同方法 1 理解价值定价法 2 区分需求定价法 2 同类宴会厅与同类宴会的价格 3 注意客人的心理价值客人的心理价值有两种 一种是物有所值 认为宴会的价值与自己享受的价值相一致 另一种是对宴会菜点的定价有吉祥意义 二 宴会菜品成本控制1 成本控制的定义就是为了将成本的实际发生保持在管理部门预先规定的成本计划及其允许的限度内所采取的评价过程和行动 2 成本控制的方法 1 制度控制法建立健全成本控制制度与正常的管理机制 2 原料定额控制法 3 毛利率控制法 3 降低宴会菜点成本的几项措施 1 建立降低成本责任制 2 严格采购验收 保管 调拨和盘存制度 3 制定标准莱谱 4 进行莱肴成本核算 5 建立降低成本的奖励机制完善降低成本的奖励机制应注意以下几个问题 1 降低成本的奖励机制要注重兑现 2 要掌握好奖励机制的运行周期 三 宴会菜品质量控制 1 宴会菜品味的控制 1 根据赴宴者口味喜好有针对性调味2 按照菜品的烹调技术要求准确调味3 掌握调味的特性适当调味4 根据原料特性因材调味5 结合季节的变化因时调味 2 宴会菜肴加工过程中形的控制 1 刀工处理方法要恰当 2 菜肴配伍要合理 3 加热调味方法要有针对性 4 一次烹制菜肴的量要适当 5 充分利用各种盛器为菜肴造型 6 充分利用各种装饰手段为菜肴造型 3 宴会菜点的温度控制 1 缩短宴会菜点成品上桌时间 2 适当运用冷藏和热藏的方法达到菜肴标准温度 3 运用适当的器皿保持菜肴温度 4 采用巧妙的食用方式创造最佳菜肴温度 4 宴会菜肴上菜速度的控制控制时应注意以下几个内容 1 将宴会开宴的准确时间下达至厨房 2 检查宴会准备情况 3 预先与厨师长确定各道菜的上菜间隔时间 4 及时调整宴会上菜速度 四 宴会促销 一 宴会促销的基本形式l 人员推销2 电话推销3 广告推销宴会广告通常通过下列形式来进行推销 1 免费广告 2 路旁广告牌 3 电梯内的广告 4 内部广告 二 宴会促销的常用手法1 用莱单进行推销固定菜单的推销作用是毋庸置疑的 除固定菜单外 还有其他类的菜单也有利于促进销售 如 1 精选特色菜单 2 儿童生日菜单 3 老年人寿宴菜单 2 用服务特色推销寓推销于提供的额外服务中是常见的推销方法 许多宴会厅常常用各种服务上的名堂来吸引客人 如 1 知识性服务 2 附加服务 3 表演服务 4 情调服务 运用这些服务时要注意 一是有一定新奇性 不落俗套 二是有主题性 能吸引人们的注意 并产生影响 三是具有幽默性 生动活泼 3 利用节日进行推销推销是抓住各种机会甚至创造机会吸引客人购买 以增加销量 各种节日是难得的推销时机 宴会部一般每年都要做推销计划 尤其是节日推销计划 使节日的推销活动生动活泼 有创意 取得较好的推销效果 4 其他形式推销常用的其他推销形式有以下几种 1 展示实例 2 试吃 3 名人效应 五 宴会管理方法与内容1 宴会管理方法 1 标准化管理标准化管理是依据宴会部各项质量标准对宴会运转过程进行监督 检查 确保宴会经营达到理想的效果 1 宴会标准化管理的必要性2 宴会标准化管理的内容 宴会标准化管理包括的内容主要有 硬件标准化管理 软件标准化