会议管理流程指引

地产公司工程中心会议管理流程指引第 1 页，共11页会议管理流程指引2016 年 9月 地产公司工程中心会议管理流程指引第 2 页，共 11页前 言为使工程中心各职能部门了解各类会议的流程、明确各部门从会议筹备至会议结束各环节中的职责，特制定本指引手册。本指引手册适用于区域公司工程中心及各职能部门、各项目部。本指引手册通过阐述会议类别、重要事项、流程、操作指南、及会前准备等，达到给会议组织人提供会议组织指引的目的。希望各部门能认真阅读本指引手册，顺利组织各类会议。重庆区域公司工程中心二一六年九月二十六日1. 会议类别及会议事项1.1 会议类别一览表地产公司工程中心会议管理流程指引第 3 页，共 11页1工程中心月度运营/项目周运营会2职能中心（部）周例会3专业部门工作会 地产公司工程中心会议管理流程指引第 4 页，共 11页1.2 工程中心月度运营/项目周运营会会议事项一览表区域公司各项目月度运营会议、周运营会1会议类别会议性质主要对项目实施阶段本月各部门计划完成率、设计变更完成率、收方签证完成率、提单完成率、结算完成率、动态成本变化情况等工作完成情况进行汇总及下月工作进行安排和部署以及项目部需公司、其他部门协调解决的事宜。234各项目各板块依次汇报，领导点评会议议题（议程）参会人员工程中心、各项目经理、技术负责人、成本专员、设计专员、业务报建专员、项目内业工程师（项目周运营会需项目工程师参加）56会议主持人会议周期工程中心运营经理/项目经理月度运营会：工程中心每月组织一次；项目周运营会：项目每周组织一次7会议通知月度运营会周运营会工程中心项目部项目部应提前准备好运营会相关会议资料，即项目运营会纪要。89会议资料准备监督协办部门工程中心书写签发10会议纪要 发送时间发送范围周运营会由各项目内业完成会议纪要；月度运营会由工程中心文员完成会议纪要，并发送给所有参会人员。会议纪要必须在会后一天内完成，并由工程中心负责上传至口袋共享平台存档。 存档要求公司集团会议管理流程指引手册第 5 页，共 11页1.3 职能中心（部）周例会会议事项一览表职能中心（部）考评会议事项一览表1会议类别会议性质部门周例会职能中心/各部门员工汇报上周各项工作的完成2情况，及下周的工作部署。34会议议题（议程）参会人员部门各成员依次汇报，领导点评。职能中心/部门负责人、部门全体员工56会议召集人会议周期职能中心/部门负责人每周一次（原则上为每周固定时间）起草负责部门通知发出部门会议资料准备书写职能中心/部门文员职能中心/部门文员部门及员工周计划78会议通知职能中心/部门文员职能中心/部门领导签发9会议纪要发送时间发送范围监督会议结束一天内（一般和本周周计划一起发出）参会人员、其他相关部门及总经办领导人事行政中心考评、公示10签发分管领导存档要求自行存档，并上传口袋 地产公司工程中心会议管理流程指引第 6 页，共 11 页1.4专业部门工作会议事项一览表专业部门工作会议事项一览表专业部门工作会议（包括职能中心/部各种专项、专题会议）1234、建立内部工作的交流平台，增强内部交流；、对内部工作进行评估、总结，绩效考核的依据；、强化部门工作督导、提高工作效率及工作业绩；、讨论专项、专题问题，提交解决方案234会议议题（议程）参会人员职能部门/项目公司负责人根据近期工作要求拟定。相应的职能部门/项目公司人员12、区域：各职能部门负责人或指定人员；、项目：各项目公司责任人或指定人员。56会议召集人会议周期根据工作安排，不定期召开会议召集人起草负责人7会议通知通知发出负责人职能中心/部门文员89会议统筹负责人会议资料准备职能部门/项目公司负责人按专项、专题会要求准备书写职能部门/项目公司负责人指定人员职能部门/项目公司负责人会议结束一天内签发发送时间发送范围10会议纪要参会人员，并视情况抄送相关领导。存档要求各部门自行存档会议类别会议性质1 地产公司工程中心会议管理流程指引第 7 页，共 11页2. 会议管理流程2.1 会议事项管理制订会议计划口袋预定会议室（康城）提前规划会议议程及需要达成的目标发出会议通知（当会议时间有变化时必须邮件告知所有人）会议事项管理组织与召开会议做好会议纪要会后总结会议纪要存档 地产公司工程中心会议管理流程指引第 8 页，共 11 页2.2 会议管理流程与会单位工程中心召开会议部门提出申请开始提出会议召开申请拟定好会议议题发出会议通知按时参会会议准备召开会议发出会议通知发出会议通知（非公司层面）接受邀请按时参会（公司层面）会议监督按时参会取得成果形成会议决议和相关文件发出会议纪要会后管理会后工作结束 地产公司工程中心会议管理流程指引第 9 页，共 11 页2.3 会议管理纪律说明会议纪律按地产公司字201601号文执行未经请假，会议迟到、早退按缺勤扣罚相应工资；参加会议应将手机铃声调整至静音或会议状态；会议过程中，除非查找会议所需资料，不得打开电脑处理与会议无关事宜，否则降级降薪处理；会议过程中，除非紧急电话可以到会议室外接听，不得翻阅手机，否则降级降薪处理；涉及到秘密事项的会议，与会人员负有保密义务，不得外泄，否则降级降薪处理，对公司影响较大的直接予以开除。12345 地产公司工程中心会议管理流程指引第 10 页，共 11页2.4 会议管理流程关键节点说明任务概要关键节点会议管理相关说明12会议召集部门需提前准备会议相关资料，做好会议记录等部门文员配合行政部根据会议召集人要求做好会务工作，主要包括：安排会议室、会场布置、设施准备、会中服务等。34会议通知需确定事项:会议召开的时间、地点、主题、议程、参会人员会议结束后，会议召集部门根据会议要求，将会议纪要及时传达给有关部门及人员。 11舞台地产公司工程中心会议管理流程指引第 11 页，共 11页3 相关附件3