12256 信息的收集与处理.doc

绪论基础知识：P1 属于封闭性信息渠道的是电子邮件P1 属于开放性信息渠道的是报刊 “信息取之不尽，用之不竭”说明的信息特性是开发性P1“信息可以归纳、综合、精炼和浓缩”说明的信息特性是可塑性P1“信息是变经验管理为科学管理的前提”体现在管理领域P2“信息是决策的基础和依据”体现在领导机关P2属于企业内部信息的是管理信息P2属于企业外部信息的是市场信息P2“办公室文员从事信息工作，需要有一定的理论功底”体现的素质要求是政治素质P3“办公室文员从事信息工作，需要有时效意识”体现的素质要求是竞争意识P3信息的依附性是指信息只有依附于一定的物质载体才能保存下来。(T)P1信息的传递性是指信息可以通过一定的媒介或载体进行传递。(T)P1电话值班及电话处理的信息属于信访工作中的信息。(F)P2社情信息属于日常办公的信息。(F)P2基本概念：信息：信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。通常有数据、文本、声音和图像几种形态，具有客观性、时效性、可塑性、共享性、依附性、传递性、开发性和无限性等特性。P1办公室信息工作：广义上讲，办公室信息工作是指收集、处理信息的一切活动，其基本内容包括信息的收集、整理、传递、反馈、存储、利用等。其工作的根本宗旨是充分利用信息载体并通过各种传递手段及时、准确、真实地向领导机关传递、反馈信息，为领导科学决策和指导工作提供依据。P2思考：简述企业信息的主要内容P2简述市场信息的主要内容。P2简述信息收集和处理的一般程序。p3简述从事信息工作的办公室文员需要具备的基本素质。p3模块一、信息的收集基础知识：属于开放性信息渠道的是报刊P8属于封闭性信息渠道的是电话P8属于冷媒介渠道的是手稿P8属于热媒介渠道的是电影P8按照受众的参与程度对信息渠道分为冷媒介渠道和热媒介渠道P9P9按照信息内容的承载方式对信息渠道进行的分类是单媒体渠道和多媒体渠道被称为”第五媒体“的大众传播媒介渠道是网络P10具有交互性、持久性、多元性和密集型的大众传播媒介渠道是网络P10“信息收集必须有明确的目的，有的放矢地收集”体现针对性原则P13“注重信息收集的连续性和完整性”体现系统性原则P13从商品展销会获取信息使用的信息收集渠道是会议渠道P13从公司会议纪要中获取信息使用的信息收集渠道是文书渠道P13通过人际网络收集信息属于会议渠道P18P18 获取人际信息的方法是交谈、询问、采访 否定问题的提法？P22 观察法的优点是获得较为客观的第一手信息材料不易收集到深层次信息的信息收集方法是观察法P22能获得语言和非语言信息的信息收集方法是询问法P22所获取的信息资料便于定量处理和分析的信息收集方法是问卷法P26可以避免信息收集者的主观偏见，减少人为误差的信息收集方法是问卷法P26获取大量系统化、专业化的知识信息一般采取的信息收集方法是购置法P28召集有关专家开咨询会或研讨会来收集信息的方法是索取法P28到兄弟单位考察学习来收集信息的方法是交换法P30P31 网络通信技术法的优点是信息的时效性很强判断冷媒介和热媒介是加拿大传播学大师麦克卢汉根据信息开放程度提出的媒介分类标准。(F)P8计算机互联网属于全球性信息渠道。(T)P9手机通信传播信息属于移动渠道。(T)P9在线观看电影获取信息的通道属于多媒体渠道。(T)P9会议是获取信息的一条快速途径。(T)P13文书是办公室文员接收上级、同级和下级信息的重要渠道。(T)P13从各级管理机关的调查报告获取信息使用了大众传播渠道。(F)P13从各级管理机关的通知获取信息使用了会议渠道。(F)P13观察法收集信息不受观察者观察能力的影响。(F)P22询问法收集信息要事先了解被访者的经历、地位和个性特征。(T)P23通过交换法可以收集自己说关注的所有信息。(F)P30网络通信技术法收集的信息是及时、准确的。(F)P31P9杂志是了解时事，接收信息的主要媒介。（x）P19对调查范围内的全部对象逐个进行调查，称为典型调查（X）P22 询问法的优点是应用灵活、实用；能直接交流、互动沟通。（v）P23 阅读法的优点是信息来源多，信息可能失真，有杂质。（x）基本概念：信息渠道：是人们在信息交往过程中所使用的信息通道，也就是传递和接受信息的途径。人们在信息交往中因信息内容不同或交往目的不同，对信息渠道的要求不同。P8多媒体渠道：信息内容可以包括多种表达形式，如计算机多媒体技术将声音、文字、图像等不同信息形式同时呈现出来，并对其进行加工处理。P9关系渠道：关系渠道是指通过人际交往和第三方来获取信息。获取人际信息的方法包括交谈、询问和采访等。第三方是指与企业发生联系的组织和个人。P18问卷法：是指由信息收集者向被收集对象提供问卷并请其对问卷中的问题作答而收集相关信息的一种方法。它的形式是一份精心设计的问题表格。可以是开放式问卷，也可以是封闭式答卷。P26思考：简述信息收集任务实施的主要步骤。P8简述利用杂志渠道收集信息的基本要求。p9简述当今主要的大众传播媒介渠道。P9P13简述信息收集的原则： 对性原则。 实性原则。 时效性原则。 系统性原则。 全面性原则。 P22简述信息收集的主要方法 （1）观察法：是指人们直接用感官或借助其他工具来认识客观事物的方法。 （2）阅读法：指通过阅读材料、资料、报纸、书刊从中获得信息。 （3）询问法 提问，请对方做答来获得信息。P33简述判断来宾来访意图的依据主要有哪些？1. 根据已经收集到的来宾资料2. 根据有关组织的接待通知3. 根据来宾的有效证件或信函4. 根据来宾的自我介绍5. 通过与来宾交谈分析思考：简述价格信息收集的原则。P15简述调查获取信息的一般程序。P18简述信息收集的技巧。P31 模块二、信息的整理基础知识：P43 信息价值大小的决定因数是信息的主题、内容为了保证信息有较强的政策性、经济性和动态性，鉴别和筛选信息时需满足的要求是(重大)P42最能确定信息重要性的因素是信息来源P43信息取舍的方法，正确的是P43选择重点、特点，综合成一份信息材料。选择典型的，淘汰一般的。专业性强的信息请专家决定取舍。 选择宏观的，淘汰微观的。P47有关信息分类的要求：讲究适应性、讲究实用性、有明确的分类标准。P49 “对收集到的信息所涉及的有关问题从原始数据进行审核查对”指信息校核时采用的溯源法P49 “依据最直接、最新或最权威的材料进行对比分析，及时发现并纠正信息中的差错或谬误”是指信息校核的核对法p49对信息进行逻辑分析，辨伪存真的信息校核的方法是逻辑法 对信息中的数据运用相关数理模式进行计算鉴定的信息校核的方法是数理统计法 判断信息的价值完全由信息的标题确定。(F)P43信息来源往往意味着信息的重要性。(T)P43对于专业性和技术性较强的信息，应该请有关专家评估以决定取舍。(T)P43对于收集的所有信息，都可以由文员决定取舍。(F)P43信息分类时，子类之间可以交叉。(F)p47信息分类要要讲究适应性和实用性。(T)P47P46 按照信息形成日期的先后顺序分类，是按时间分类的信息分类方法。（v）P47 信息分类的基本要求之一是准确归类，之类之间应界限清楚，不相交叉。（V）P49 信息校核的方法中，调查法是对信息进行现场调查取证，以查验信息的真实性和准确性。 思考：P43 简述进行信息的鉴别和筛选的主要步骤1. 看信息的来源2. 看信息的标题3. 看信息正文4. 决定取舍简述阅读筛选信息资料的方法。p42简述信息分类的方法。P46简述信息分类的要求。P47简述信息校核的方法。P49P42 鉴别和筛选信息的具体要求：重大新颖准确完整P47简述信息分类的基本要求有哪些？1. 讲究适用性和实用性。信息分类的主要目的是应用，所以分类原则要以用为重2. 确定分类体系，明确分类的标准和分类层次。3. 准确归类。子类之间应界限清楚，不相互交叉或者包容。模块三、信息的传递与利用基础知识：P60 在选择语言传递信息时，合适的时间安排是在工作时间P62 无价值信息自由泛滥对领导决策和社会造成的危害。P62 信息失真 信息在传递过程中发生偏差，不能准确的反映事务的本来特征。P63建立信息管理体制是信息污染宏观控制的措施。P63加大信息机构的硬件投入是对信息污染微观控制的措施。 P63电视信息传递中的信息流向属于单向传递P63各种交流会上的信息流向属于双向传递P63信息发布者主动地向接收者传递，是一定定向传递的是单向传递 P63双方在信息资料的传递过程中都向对方发出信息，共同参与传递过程的是双向传递P63信息发布者主动地向接收者传递，是一定定向传递的是单向传递 P63双方在信息资料的传递过程中都向对方发出信息，共同参与传递过程的是双向传递“信息增长速度过快，造成大量信息挤压，导致信息老化和失效”所指的信息污染是信息过载。P63信息在传递过程中受客观因素的影响，出现误差，这样的信息污染是信息噪声P63属于系统内部信息传递方式的是通知P68属于系统外部信息传递方式的是产品宣传材料P68P68 属于内部信息传递的是信件 属于外部信息传递的是新闻稿P68文字传递信息的要求的是迅速、 准确、 保密由简短且经常更新的张贴文章构成，通过网络宣传企业形象的电讯传递方式是企业博客P73能使用密码维护信息安全和机密的电讯传递方式是电子邮件P72P74 被用来正式陈述事实性的信息的是指示。信息失真的表现形式信息表述不清、信息传递方式选择不当、有意歪曲。 对于上报、下发或横向传递的信息，应该采用的信息传递方法是机要交换P75对于绝密的紧急信息，应该采用的信息传递方式是专人传递P75P75 属于权威性的信息发布的是新闻发布会。P79 以数值或图表形式表示的数据为检索对象的信息检索是数据检索。 以从文献中抽取的事项为检索内容的信息检索是事实检索P79检索某一学科的一篇论文属于文献检索P79 依据一定的方法，从已知的大量有关文献信息集合中，查找并获取特定的相关文献信息的过程。按照数据格式区分的信息检索类型是多媒体检索、文本信息检索、 超媒体及超文本检索。P80 利用计算机和一定的通信设备查找所需信息的检索方式是计算机检索获取事物发展关键时期信息的信息检索方法是时间抽样法P80P80 从现在到过去逐年回溯的信息检索方法是倒查法 P80 从过去某一时间到现在逐年逐月第检索的方法是顺查法。P81 信息检索的过程中，获取原文的方式是图书馆获取纸质期刊、网上传递原文 、直接与作者联系获得原文。P84 要求选出的每条信息都符合“实，新，精，准”的要求，这属于信息筛选的 基本任务依据权威性的信息材料进行对照分析，发现和纠正原始信息中的某些差错的数据校核方法，称为核对法。将信息中具有检索意义的事项按照一定的方式有序编排起来，以供查询的信息查询服务是索引P85向信息利用者提供解决问题的方案、策略、建议、规划等信息产品的服务是信息咨询P85判断信息传递对路的关键是信息要紧扣领导决策。(T)P62语言信息传递可以在公共场所进行。(F)P60语言信息传递要投领导之所好，看风向遣词。(F)P61语言信息传递可以在对方休息时间进行。(F)P60文字传递可以避免信息失真，实现远距离多次传递。(T)P66数据、事实和统计资料等信息都可以在资料、工具书、数据库和网页中找到。(F)p85在进行信息咨询服务时，可以对信息进行加工处理。(T)P85P62 语言传递信息的基本要求之一是避免信息失真。（V）P63信息流向有三种基本模式，分别是单向传递、双向传递和反馈传递。（v）P69 声明是在报刊上宣布新的任命或者电话、地址的变更等，声明要简短，引人注意。P80 在事物发展的关键时期，鼎盛时期，往往也是重大成果出现的时期，用时间抽样法能找到重要的信息。P84 信息加工过程中，要实事求是的对信息进行加工，切忌主观臆断。（v）基本概念：信息失真：指信息在传递过程中发生的偏差，不能准确地反映事物的本质特征。信息失真的表现形式有：信息表述不清；信息传递方式选择不恰当；有意歪曲。P62P63过载信息： 因信息量的急剧增长，信息的增长速度过快，从而造成大量信息的积压，直接导致信息的老化和失效的信息信息污染：指无价信息自由泛滥对领导决策和社会所造成的危害。信息污染的表现有：过载信息；过时信息；信息噪声和误差信息。P63P74信息传递利用现代化通信手段传递信息的一种方式。如传真，电子邮件，电视电话会议等。信息检索：是指依据一定的方法，从已知的大量有关文献信息集合中，查找并获取特定的相关文献信息的过程。p78信息咨询：是指办公室文员通过利用各种信息处理技术，对各类信息开展收集、加工、整理、分析、传递，向信息利用者提供解决问题的方案、策略、建议、规划或措施等信息产品的服务类型。p85思考：简述控制和防止信息污染的措施。P63简述避免信息失真的措施。P62简述信息传递对路的关键和要求。P62简述文字传递信息的要求。P69简述信息传递的一般流程。P74P74简述电讯传递信息的具体要求？（1） 按不同的工作需要选择确定信息传递的对象，传递形式、传递时间。（2） 要主动地、不失时机第将信息传递给接受者。（3） 保密信息必须严格按照保密范围进行传递。（4） 在传递信息的过程中确保内容不失真。 P81 简述筛选信息的基本原则（1） 可靠性原则：即信息的真实性。（2） 客观性原则：鉴定、评价信息资料时，取舍态度要客观，公正。（3） 相关性原则：收集信息的相关程度如何。（4） 适用性原则：指信息资料对于使用者可资利用的程度。（5） 新颖性原则：注意时效性，符合发展趋势。模块四、信息的存储与反馈基础知识：价格便宜，不易涂改，适合永久保存的存储介质是纸制品P97容量小、存储容量大、便于携带的磁性存储载体是U盘存储器P98P98 属于以光学材料技术为基础制作的信息存储载体是CD-RW 一般地，公司凭证文件应该存储的载体是纸制品P99企业人事方面的档案材料与常用材料的库存信息一般的存储介质是计算机磁盘P99可靠性好，存放受环境因素影响较小的存储介质是光学材料存储介质P99P102 办公人员对会务信息进行详细记录内容现场准备情况，参会人员情况 、会议内容。P103 企业信息中被称为“核心秘密”的是绝密信息 P103 企业信息一旦泄露，将会是企业的生产安全或者利益遭受严重损害或损失的是机密信息。企业尚未公开的营销信息属于绝密信息P103企业特定产品的全部或部分主要工艺信息属于机密信息P103P111 Excel的基本信息组织形式是工作簿 。P111 在ms office系列软件中，主要用于数据信息的收集，处理和管理的是EXCEL 。P111 在EXCEL中，要保存工作簿中的信息的快捷键是CTRL +S 。P115 EXCEL工作簿中，默认情况下存在的工作表的数量是3。EXCEL工作簿中，最多允许包含的工作表的数量是255EXCEL工作表中的当前活动单元格的地址是C2，表示其所在的行号是2 。 EXCEL工作表中要对单元格地址引用时，必须使用的符号是=。用户在EXCEL工作表中活动单元格中输入“=C5”，回车之后当前单元格显示C5单元的内容P129 某项活动执行后，对所涉及的领域或作用的范围，根据实际结果进行的信息收集，称为后反馈 P129 某项活动执行前，对可能涉及的领域或作用的范围进行的信息收集，称为前反馈。判断对存储介质的销毁，可以直接当垃圾丢弃。(F)p99磁盘存储介质要避免强烈震动。(T)p99用软件加密的U盘相对成本低，安全性高。(F)p104使用硬件加密技术的U盘安全级别高，不易被破解。(T)P104数据信息管理目录有基于word和excel文档的格式和样式两种。(T)P108用excel软件管理数据时，可以修改工作表的名称。(T)P115用excel管理信息数据时，一张工作表可以应用另一张工作表中的单元格。(T)P116正反馈信息对公司的决策和控制起正向作用，因此只要收集和整理正反馈信息。(F)P125负反馈信息能够对公司行为失误起到有力的预警作用。(T)P125前反馈信息相对较少。(T)P129P97 磁盘存储的优点在于能够广泛使用且单价便宜。（V）P98 CD-ROM的特点是只能协议一次数据信息，可以反复读取数据信息。（V）P100 一般情况下，公司的凭证文件应当用纸质品介质存储，可以永久性保存，不易修改。（V）基本概念：P97存储介质 ：指人们在信息交往与传递过程中所必须使用的信息存储载体。P99名词 信息储存 就是讲通过各种有效途径获取的或经过加工整理后所得到的信息准确保存，以备在需要时应用。P103 商业秘密信息： 隐蔽不为人知的事情或事物，通常指不为公众所知悉、能为企业或拥有者带来经济利益的设计资料、产品配方、制作公用等技术信息和经营信息。数据信息管理：对企业或单位的信息资源以及全部信息活动的综合管理。p108纵向反馈信息：是指单位在经营过程中，针对固定产品在前后连续时间内的真实、准确信息采集、加工、分析和影响的评估结果。充分体现的是反馈信息的针对性和连续性，对单位的纵向决策具有积极影响。P120横向反馈信息：是指单位在经营过程中，针对固定产品，从市场现状出发，全面分析和掌握目前同类产品的真实、准确信息，着重采集、分析、加工影响公司市场情况的各种信息评估，充分体现的是反馈信息的时效性和全面性，对单位的横向决策具有重大影响。P120P120 名词 纵向反馈信息：指单位在经营过程中国，针对固定产品，前后连续时间内的真实、准确信息采集、加工、分析和影响评估结果。横向反馈信息：指单位在经营过程中国，针对固定产品，从市场现状出发，全面分析和掌握目前同类产品的真实、准确信息。着重采集，分析、加工影响公司产品市场情况的各种信息评估，充分体现的是反馈信息的时效性和全面性。P124 正反馈 反馈信息与控制信息的作用性质相同的反馈，起加强控制信息的作用。 负反馈：反馈信息与控制信息的作用性质相反的反馈，起纠正，减弱控制信息的作用。前反馈信息：是在某项活动执行前，对所涉及的领域或作用的范围，根据可能涉及或影响范围进行的信息收集。P129后反馈信息：是在某项活动执行后，对所涉及的领域或说作用的范围，根据实际结果进行的信息收集。P129思考：简述存储介质的保护措施。P99简述建立数据信息管理目录的注意事项。p109简述如何对待正反馈和负反馈信息。P125模块五、信息的开发基础知识： “将无序信息转化为有序信息，提高信息的利用率”属于一次信息开发P150属于一次信息开发的是剪报)P151属于三次信息开发的是简讯P151反应某项工作、活动或事件的发生、发展和变化的客观情况的信息属于动态行信息P151反映问题，提出解决问题措施的信息属于建议型信息P151P150 将无序信息转变为有序信息，提高信息的利用率的是一次信息开发 。P150 能通过分析概括而形成更深层次的信息的是三次信息开发。 判断调查报告属于三次信息开发。(T)P151要提供信息线索和信息主题、要点，需开发三次信息。(F)P152要提供信息线索和信息主题、要点，需开发二次信息。(T)P152调查报告的格式由开头、主题和结尾三部分组成。(F)p159调查报告的格式由标题、署名署时和正文三部分