有效工作方法.ppt

有效工作方法 2019 12 29 1 时间管理是指以效率 效果为目的 在工作 生活中有目的地利用时间管理规则和技巧 合理有效地利用可支配时间 通过计划保证各项事务完成的一系列管理活动 一 什么是时间管理 时间管理 2019 12 29 2 时间管理追求的目的是达到三效 1 效果 指预期的结果 2 效率 用最少的时间或花费获得结果 3 效能 用最少的时间或花费获得最佳的结果 一 什么是时间管理 时间管理 2019 12 29 3 二 时间管理的陷阱 脚踩西瓜皮 滑到哪里是哪里 做事没有任何计划 也没有时间表 碰到什么就做什么 怕什么 船到桥头自然直嘛 陷阱1 2019 12 29 4 二 时间管理的陷阱 不好意思拒绝別人 越是热心肠的人 越容易碰到这种问题 实际上 沒有任何人可以做到让每个人都喜欢自己 最重要的 是你要秉持自己的原則 不要滥充好人 陷阱2 2019 12 29 5 拖延可以扼杀你的事业 生活的真言就是 现在就做 有时拖延得越久 情形越恶化 如 处理客戶抱怨等 有拖延习惯的人 可能会对自己说 反正时间还早呢 不急 而这样必然会造成时间的极大浪费 陷阱3 反正时间还早 拖延 2019 12 29 6 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间 如果你給自己安排了足够充裕的时间去从事一项活动 你会放慢节奏以便使用掉所有分配的时间 2019 12 29 7 不速之客 一些沒有预约时间的不速之客来访 也会造成我们时间的浪费 这时你就得停下你原來计划的事情 而去处理这些不速之客 陷阱4 2019 12 29 8 备忘录 的时间管理备忘录管理的特色就是写纸条 随身携带 随时翻看 当一天结束后 完成的事情 就在备忘录上划掉 没完成的就增列到明天的备忘录上 这是第一代时间管理 规划与准备 的时间管理这是第二代时间管理理论 其特色是使用记事簿来做好时间规划 特点是制定时间表 记录应该做的事情 标明应该完成的期限 例如注明开会的日期等等 三 时间管理方式 2019 12 29 9 规划 制定优先顺序 操之在我 的时间管理第三代时间管理 特色 将每天的活动详细地制订为各式各样的规划表 制定长中短的目标以期实现一种价值观 它主要强调提高工作和生活效率 一切以未来目标为中心的罗盘理论 的时间管理第四代时间管理 强调自然法则 超越传统 追求更快 更好 更具有效率的观念 它不是 换一个时钟 的问题 而是提供一个罗盘 因为人走的多快是一回事 走的快有可能走很多的弯路 方向对才是最重要的 三 时间管理方式 2019 12 29 10 系统评估自己的时间管理状况 自我评估 1 评估工作目的2 评估工作方式3 拖延情况4 工作计划情况5 浪费时间情况6 评估与人合作情况7 评估文书处理8 评估个人花费时间情况 2019 12 29 11 时间管理的核心 要事第一 要事就是先要确定你的人生目标 包括工作目标 才能判断是否是要事 2019 12 29 12 进行职业生涯设计 制定明确的事业目标把事业目标分解为可行的短期目标经常检查目标 四 如何抓住时间管理的关键 明确目标 2019 12 29 13 1 按照ABC法则对工作事项进行分类 如果对达成目标至关重要 标注为A A类 必须做的事 比如 重要的客户约见 如果对达成目标一般重要 标注为B B类 应该做的事 有助于提高企业业绩 但不是关键性的 如果对达成目标作用不大 标注为C C类 可以做的事 价值较低的一类事务 无论这些事务多么有趣或紧急 都应该拖后处理 2019 12 29 14 2019 12 29 15 2 按重要紧急性分析工作 2019 12 29 16 2019 12 29 17 如何做工作日志 工作日志也称工作时间记录 是指通过对完整的工作日做详细工作记录 了解每天什么时间做了什么工作 以及效率和效果如何 选择典型的工作日填写工作日志记录表评价各项活动做出整体评论 2019 12 29 18 工作日志记录表日期 姓名 目标 2019 12 29 19 造成计划欠妥的原因有 不明白计划的重要性 没有建立系统没有时间拟订计划 认为危机不可避免 缺乏自律 害怕许下承诺 没有指出明确的结果 无法制定工作的优先顺序 心里有计划 但没落实到文字上 2019 12 29 20 沟通就是人与人的接触 沟通其实不是一种本能 他是一种能力 不是生下来就具备 而是训练出来的 在年轻时就训练自己如何讲话讲的很得体 表达很肯切 面对人时就会取得别人的好感 一 什么是沟通 有效沟通 2019 12 29 21 二 沟通的障碍 1 地位的差异 地位高低的差异和专业背景 1 地位高低的差异 地位低的人一般比较胆怯 总是尽量不主动跟地位高的人接近 这就是由于地位高低差异造成的 2 专业背景的差异 比如说律师 医生等专业背景的人说话过程难免会带有一些专有名词 这样我们不太懂得人跟他沟通起来可能会产生障碍 2019 12 29 22 2 信息来源的可信度 一个信息如果不准确就不要讲 讲了之后就造成了一个误导 尤其是在公司里面 尤其是我们的领导 如果这个消息不是自己验证的 就告诉自己的员工他的来源在哪里 或者这个消息有可能 但是这个消息存在的概率是多少也要告诉对方 3 认知的偏误 不同的个性因为年龄 学识 阅历不同 对事物的认知也大相径庭 甚至很多人都带着一种偏见 2019 12 29 23 4 过去的经验 做主管不要常常说这是我的经验 应说过去我碰到这样的事情时 我有这种想法 现在说出来给你做个参考 因为经验不见得一直是正确的 5 情绪的影响 人在情绪不好的时候 除非情况非常紧急 否则尽量不要做决策 克制情绪 在公司下一个重要的决策 而这个决策会让人痛苦 就尽量在桌子底下摆一个晚上 第二天再拿出来一夜以后 情况就完全不一样了 2019 12 29 24 三 沟通的方式 按照沟通的表达方式 沟通可分为 口头沟通 书面沟通 非语言沟通 电子媒介沟通等 2019 12 29 25 沟通的渠道及场合 正式沟通 在组织系统中 依据组织明文规定的原则或规章制度进行的信息传递和交流 例如组织内的文件传递 召开会议 上下级之间的定期信息交流等 非正式沟通 通过正式系统以外的途径而进行的交流 例如郊游 联谊会 聚会等 2019 12 29 26 沟通的方向 向上沟通 上行沟通 在企业中指主管领导 董事长 总经理 部长等 向下沟通 下行沟通 指工作中的员工 被管理者 水平沟通 平行沟通 部门与部门 单位与单位 2019 12 29 27 四 有效沟通的技巧 1 如何与上级沟通 与上级沟通的基本态度与上级沟通的程序和要点 2019 12 29 28 与上级沟通的基本态度 上司是你赖以发挥才干的第一人 要拥有良好的向上沟通的主观意识上司也是平凡人 不低估上司 用上司之长 补上司之短平等让上司了解能对你期望什么咨询上司如何才能更有绩效 2019 12 29 29 与上级沟通的程序和要点 上级分派任务时如何沟通 向上级汇报工作进度时如何沟通 2019 12 29 30 上级分派任务 仔细倾听主管的命令与主管探讨目标的可行性拟定详细的计划 2019 12 29 31 向上级汇报工作进度 完成工作时 立即向上司汇报 工作进行到一定程度 必向上司汇报 预料工作会拖延时 要及时向上司汇报 汇报时要做到 请示而不依赖 主动而不越权 尊重而不吹棒 2019 12 29 32 2 怎样与下属进行沟通 布置工作的技巧 赞扬部下的技巧 批评部下的方法 2019 12 29 33 布置工作的技巧 Who 执行者 What 做什么 How 怎么做 When 时间 Where 地点 Howmany 工作量 Why 为什么 正确传达指令意图 5W2H方法 2019 12 29 34 如何使部下积极接受指令 态度和善 用词礼貌让部下明白这件工作的重要性给部下更大的自主权共同探讨事情 提出对策让部下及时地提出疑问 2019 12 29 35 赞扬部下的技巧 赞扬的态度要真诚赞扬的内容具体注意赞美的场合适当运用间接赞美的技巧 2019 12 29 36 批评下属的技巧 1 批评要及时 2 具体要指出毛病出在那里 3 毫不含糊的告诉他 你对他的错误而感到难受 4 令人难看的短暂沉默 让他感受你的心情5 握手或友善的拍拍他们 使他明白你和他同舟共济6 提醒他 你是如何器重他们 7 让他清楚地懂得 你对他的印象不错 但是像这样干可不行 8 说清楚 批评完了就完了 2019 12 29 37 3 如何进行跨部门沟通 有关系一切好办 没关系一切照办 向上沟通要胆 向下沟通要心 水平沟通要肺 2019 12 29 38 跨部门沟通的基本态度 1 考虑整体利益 不要做得少 要求得多2 讲究共同利益 考虑能为别人做些什么 还是给别人添了麻烦3 谦让 严于律己 宽厚待人4 让别人了解是你的责任5 用尊重和欣赏代替抱怨 2019 12 29 39 跨部门沟通的要点 换位思考注重非正式沟通坚持跟进倡导沟通文化 2019 12 29 40 换位思考 应该了解和学习其他部门的业务运作情况 做到知己知彼 从自己做起 采用他人的沟通和思维框架 体会他人看法 跳出自我模式 从而找到行之有效的沟通方式 先理解别人 再寻求别人的理解 思考 在与其他部门发生冲突时 为什么往往认为是其他部门的错 2019 12 29 41 注重非正式沟通 部门间需要沟通的较为敏感问题 最好能在会议前私下解决 迫不得已需要在会议上讨论的 也应该先通气 部门主管应刻意创造非正式沟通的机会 2019 12 29 42 持续跟进 建议 不要简单认为开完会 发个文件 写个报告就没事了 应事后随时保持联系 主动了解其它部门的工作进度 掌握最新的情况 不要被动等对方告诉你问题发生了 而是要主动而持续地沟通 预防问题的发生 阿里巴巴对部门主管有个明确要求 NoSur