秘书实务 精品课件.ppt

第二节秘书工作的性质 特点及应具备的能力和职业道德 电子教案模版配色 2 二 秘书实务工作的特点 第一章秘书实务概述 第二节秘书实务工作的性质与特点 微型案例1 秘书与泡茶2 一次考察 改变看法 秘书应具备的能力及职业道德 秘书应具备的能力 基本智能 思维能力 组织能力 敏锐的观察能力 办公软件的使用与操作 OA系统的使用与操作 阅读与写作能力 自我舒压与学习能力 判断与执行能力 理解与洞察能力 快速的分析能力 灵活的应变能力 信息收集与资源整合能力 交流与沟通能力 适应与协调能力 一 秘书应具备的能力 办公室OA系统 OfficeAutomation 简称OA 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式 办公自动化没有统一的定义 凡是在传统的办公室中采用各种新技术 新机器 新设备从事办公业务 都属于办公自动化的领域 在行政机关中 大都把办公自动化叫做电子政务 企事业单位就都叫OA 即办公自动化 通过实现办公自动化 或者说实现数字化办公 可以优化现有的管理组织结构 调整管理体制 在提高效率的基础上 增加协同办公能力 强化决策的一致性 最后实现提高决策效能的目的 电子教案模版配色 2 秘书应具备的能力及职业道德 二 秘书的职业道德 案例阅读 一切工作都是光荣的1950年代初 一位名叫柯林的美国年青人 每天一大早就来到卡车司机联合会大楼寻找做零工的机会 不久 百事可乐公司一家工厂需要雇用一个擦洗车间地板的工人 没有其他人愿意去应征 但柯林去了 柯林觉得 一个人不管做什么工作 总会有人注意的 所以他打定主意 要做最好的擦地工人 有一次 有人打碎了50箱汽水 把地板弄得到处都是黏乎乎的泡沫 他很生气 但他还是耐着性子把地板抹干净了 第二年 他被调往装瓶部 第三年 他升任副工头 从这次经历中他悟到了一个重要的道理 一切工作都是光荣的 在他的回忆录中他写道 永远尽自己最大的努力 因为有眼睛在注视着你 许多年以后 全世界的目光都凝注到他身上 因为他就是美国国务卿柯林 卢瑟 鲍威尔 ColinLutherPowell 案例阅读 面试某公司正在招聘新员工 面试只有一道题目 就是让每位参加面试的新人谈谈自己对责任的理解 对于这样一个问题 应聘者们都认为简单得不能再简单了 他们一个接一个地出来 大家看上去都是胸有成竹的样子 最后的结果终于出来了 但是出乎所有人的意料 谁都没有被录用 大家一起落选了 经理对前来查询的人说出了其中的原因 其实 我们也很遗憾 我们很欣赏各位的才华 你们对问题的分析是层层深入 语言简洁畅达 各位考官非常满意 但是 我们的面试题不是一道 而是两道 遗憾的是 另外那道题你们谁都没有回答 众人哗然 还有一道题 什么题啊 对 还有一道题 你们看到躺在门边上的那个扫帚了吗 有人从上面跨过去 有人甚至往旁边踢了一下 但就是没有一个人肯把它扶起来 经理最后说 对责任的理解远不如做一件体现责任的小事 后者更能体现出你的责任感 谦虚的重要性王非汉语言文学硕士毕业后 加盟到一家人力资源咨询公司 他是该公司学历层次最高的员工 上司和同事都对他寄予了很高的期望 希望他的加盟能够弥补公司人事重组后的某些模糊区域 此时 公司另一个部门正忙着在短期内研究出一套新的人力资源培训方案 想请他在完成本职工作的同时协助处理一些登记报名之类的日常工作 但是 小王拒绝了 他说 这不属于我的职责范围 他在心里对自己说 我有义务做这样的琐碎小事吗 同事们逐渐发现 王非只接受主管领导直接下达的工作任务 在这几个月里 他渐渐失去了同事的信任和领导的期望 有些工作还拖了公司的后腿 最后 公司辞退了王非 一 现代秘书实务的规律1 秘书实务规律的定义秘书实务的规律 是指秘书工作运作实践中 不同业务范畴中特有的规律 它是不同业务工作中固有的 本质的 稳定的关系和联系 是秘书工作一般规律在秘书活动特定领域的体现 电子教案模版配色 3 秘书实务工作的规律与方法 一 现代秘书实务的规律1 秘书实务的规律的内容 1 不同行业的秘书工作有各自的特殊规律 2 不同工作范畴有各自的特殊规律 3 经常性工作规范化 程序化的规律 4 领导授意与秘书忠实 完整 准确表达相一致的规律 电子教案模版配色 3 秘书实务工作的规律与方法 案例 被日常事务缠身的小阳 二 秘书实务的工作方法 一 抓主要矛盾的方法 二 妥善处理各种工作的方法 三 从群众中来到群众中去的方法 秘书实务工作的规律与方法 二 秘书实务的工作方法 一 抓主要矛盾的方法1 ABC分类处理方法秘书应根据事情的轻重缓急 将工作分成ABC三类 并依次按照由A至B再到C的顺序处理 A类 紧急且重要B类 紧急不重要C类 不紧急重要2 秘书必须有计划地使用时间3 合理使用零碎时间方法 电子教案模版配色 3 秘书实务工作的规律与方法 第一章秘书实务概述 本章小结 第三章领会领导意图一 了解你的领导 一 了解你的领导的类型1 不同管理风格的领导 1 专制型领导要求下级绝对服从和忠诚 2 交易型领导信奉公平原则 赏罚分明 3 威慑型领导 善用兵者 杀卒之半 这种领导是残酷无情的冷面杀手 很有权威 4 民主型领导领导发动下级讨论 共同商议 集思广益 然后决策 5 放任型领导领导者撒手不管 下级想怎么干就怎么干 爱干什么就干什么 完全自由 秘书对策 1 对待专制型领导要懂得尊重他的权威 如果提想法要注意策略 这种领导比较直来直去 心思容易揣摩 下属只要尊重其意见 按他的要求行事即可 2 对待交易型领导这种领导遵循以实力至上原则 下属不用过多考虑人情世故 关键是干出成果 3 对待威慑型领导下属必须夹着尾巴过日子 千万别惹他 也别让他看你不顺眼 4 对待民主型领导你可以适当地提一些意见和建议 表现自己的能力 但必须防止践踏他的权威 5 对待放任型领导区分类型 在马大哈型的领导手下干活会因为某些员工的偷懒和懈怠而增加秘书的工作负担 另一种是表面不管不问 实际在暗自观察员工动态 秘书还是小心翼翼工作为妙 2 不同性格的领导 1 安全保守型这是最常见的领导类型 他们通常不会冒风险做出决定 愿意看准了一件事情后 做好各种计划再实施 2 优柔寡断型这种领导常因思虑过度而错过决策良机 想法良好但行动不足 易产生焦虑感 下属容易不满或看穿上司心态而阳奉阴违 有时虽能快速行动 但时常将事情搞砸 3 强求自信型这种领导充满自信 凡事即使勉强也不打退堂鼓 不足之处可能是太过强求 周围反对声音不会小 4 性格粗犷型这种领导凡事大大咧咧 可能还会健忘 但一般胸怀宽广 不斤斤计较 5 作风细腻型观察 考虑问题细心周到 非常体贴下属 但可能缺乏冒险精神 6 理想领导型这种领导性格完美无缺 有冲劲且细心周到 面对重大问题能应对自如 但非常少见 秘书对策 1 对待安全保守型这种领导非常小心谨慎 不轻易流露想法或意图 秘书要细心观察 听其言 察其行 领会其意图 2 优柔寡断型这种领导时常朝令夕改 秘书领会其意图要有耐心 同时尽量向其提供更多可供他决策参考的东西 使其能减少优柔寡断 3 对待强求自信型按照领导计划好的去做就行 但领导想法很多 效率要求高 你的工作压力大 应有心理准备 4 对待性格粗犷型领会这种领导的意图较容易 但秘书要比较细心 做工作计划要详尽 5 对待作风细腻型领导要长期观察 慢慢领会领导意图 最重要的方法是观察 6 对待理想型领导秘书做好本职工作即可 3 不同工作作风的领导 1 天才型领导清晰的表达能力 交流能力和说服能力 超凡的个人魅力 是整个组织的化身 2 实干型领导会建立最适当的工作进程来保证组织的稳定 并将整个组织的效率提高到最佳状态 秘书对策 1 对待天才型领导秘书的各方面素质必须很高 要具备良好的心理素质和参谋能力方能领会领导意图 否则可能跟不上领导的思路 2 对待实干型领导秘书要脚踏实地地工作 领导或许更强调的是秘书的实干能力而非参谋能力 4 不好领导的类型 1 专断型领导这种领导不愿接受下属的民主建议 但又不能拿出合理有效的决策 走向了刚愎自用的极端 而专制型领导虽然也缺乏民主决策的作风 但个人能力很强 喜欢独自拿主意 以保证决策效率 2 无知型领导这种领导对自己领导的行业缺乏专业性了解 但 又非常注重自己的权威 不懂装懂 甚至因为自卑心态而偏要显示自己 从而横插一手 导致瞎指挥 3 注重形式型领导这种领导表面上非常忠于职守 但实际上墨守成规 呆板顽固 甚至因此而不顾效率和效果 4 吝啬小气型领导这种领导不仅斤斤计较个人得失 还喜欢占他人便宜 对下属缺乏起码的体恤之心 5 生活不检点型领导这种领导打扮时髦 但言语玩笑粗俗低级 甚至私下对女秘书动手动脚 6 牢骚满腹型领导 这种领导时常有发不完的牢骚 秘书常成为其倾诉对象 从而可能在情绪上受到影响 7 反复无常型领导这种领导点子太多 变化太快 秘书时常疲于奔命 甚至还有的领导当面夸你 背后损你 非常势利 琢磨不定 8 爱管闲事型领导你的大事小事他都要管 过于热心 影响你的私人生活 让你感到有压力 9 摇摆不定型领导这种领导显得优柔寡断 左右摇摆 瞻前顾后 让秘书工作无从下手 增加工作负担 10 模糊型领导或因性格中庸 或因能力不够 这种领导对事情缺乏准确判断 布置工作任务时含含糊糊 可以有多种理解 让秘书难以操作和实施 11 马虎型领导做事非常马虎 时常做出令人啼笑皆非之事 12 健忘型领导常常颠三倒四 丢三落四 13 软弱型领导对事情不负责任 在下属面前缺乏权威 对上级唯唯诺诺 但对秘书可能脾气很大 14 不走正道型领导不好好为单位发展考虑 而是私下为自己谋利益 搞权钱 权色交易 可能一时风光无限 但前途未卜 秘书对策 1 对待专断型领导凡事只要他想插手 你就放手让他去做 2 对待无知型领导分别对待 重要的原则性问题 可直接阐明观点 据理力争 无关大局的一般性问题 可灵活对付 尽量避免正面冲突和矛盾激化 3 对待注重形式型领导最好将你的意思 依 形式 的原则去做 表面上依规定进行 事实上按自己的意思做 另外 若有可能 建议另觅良枝 4 对待吝啬小气型领导在他面前说比他更吝啬的人的坏话 并将吝啬的缺点讲出来 同时利用一切机会 用巧妙的暗示方式 让他自己知道吝啬的缺点 例 张秘书供职于一家小企业很久了 工作非常的勤恳 也很有效率 虽然老板脾气不好 她也应付得来 深得老板的喜欢 但老板很吝啬 只肯口头上表扬她 从来不肯给她来点实质的 如加点薪 张秘书向老板提过好几次加薪的事情 但老板总是推说 下个月 张秘书想跳槽 但是考虑到好不容易在一个单位干得比较熟练了 又有些不甘心 于是张秘书想出了一个好办法 准备孤注一掷 再试一次 这天她请了病假 在宿舍里尖着嗓子 捏着鼻子打电话给老板 喂 您好 我们是好佳秘书猎头服务公司 我们愿 意为您提供全方位全天候的优质秘书服务 老板感到很新奇 秘书猎头公司 张秘书尖着嗓子 捏着鼻子继续说 对 我公司将向您提供一流的文秘人才 忠心耿耿地 任劳任怨地为您服务 并会在24小时随时候命 老板说 我现在的秘书也是这样的呀 张秘书说 我公司的文秘人才除了做好秘书工作之外 还将为您的公司跑业务 做宣传 做公关 搞卫生 当厨师 一人胜似数人 最适合阁下这种小型公司 老板说 我现在的秘书就是这样的呀 张秘书说 可是我们的秘书收费很低 每月只需2000元 老板说 这倒是比我现在的秘书还贵 张秘书说 什么 天下竟然有这种人 这正是所有老板梦寐以求的人才啊 请问怎样可以联系到她呢 老板 嘿嘿 冷笑了两声 挂断了电话 第二天 老板向张秘书宣布 加薪百分之三十 张秘书终于如愿以偿 5 对待生活不检点型领导不能给他过分难堪 否则他会恼羞成怒 最好的办法是尽量避免和他单独相处 尽量远离他 与其他女同事联合起来对付他 6 对待牢骚满腹型领导你只能自顾自地做自己的事情 装作没听见 或者装作听见了 应付似地点点头 7 对待反复无常型领导反复无常的两种情况 一是点子多 总改变主意 对待这种领导 不妨干工作慢半拍等他最后拿定主意再做 二是反复无常是因为他是善于迎合的势利小人 那你要小心不得罪他 也不要曲意逢迎 最好的办法是和他保持距离 保持你的神秘感 8 对待爱管闲事型领导最好少跟他牵扯关系 9 对待摇摆不定型领导先观望 等他拿定主意后 你再干活 要有耐心 10 对待模糊型领导在接受任务时 要详细询问具体要求 特别在完成时间 人员落实 质量标准 资金数量等方面尽可能明确些 并一一记录在案 让领导核准后再去动手 11 对待马虎型领导根据具体情况分别对待 如对自己非常有利 可含笑指出其不当 如对自己不利或非常不利 可做出必要的解释 切勿急躁或过分地责怪埋怨 12 对待健忘型领导当他讲述某个事件或表明某种观点时 下属可装作不 懂 故意多问他几遍 也可提出自己不同的看法 以故意引起讨论来加深领导的印象