如何做好时间管理.ppt

万一网制作收集整理 未经授权请勿转载转发 违者必究 万一保险网中国保险资料下载网 时间管理 是否每天忙于各种琐事 压得透不过气来任务到期要交差了才发现还没完成工作经常被打断 精力很难集中经常加班 身心严重透支很少有休闲娱乐时间不知道自己的时间花费在什么地方天天忙忙碌碌 但没有什么成就感 调查问卷一 您的情况比较糟糕 90 在职业生涯中奔波的人都觉得时间不够用时间太少 事情太多 问题出在哪里 咱们一起来探讨 忙碌的人存在的共同问题 任务交织没有清晰的时间规划没有轻重缓急没有把次要事情交出去处理没能处理好干扰受制于外界因素 我应该怎么安排时间 来解决这些问题呢 管理你的时间就是管理你自己 时间管理手段 请记住 成功人士共同的特点自觉 系统地充分利用时间 抓紧时间办大事 给自己留够休息时间 7 6 5 4 3 2 1 CONTENTS 时间的规划原则 如何处理干扰因素 设定目标 掌握工作日程原则 时间管理体系和每日时间规划方法 艾森豪威尔原则 帕雷托时间管理原则 万一网制作收集整理 未经授权请勿转载转发 违者必究 万一保险网中国保险资料下载网 时间规划 规划职业目标 规划工作负荷 请回忆一下你每天的时间是如何分配的 日常行动 未计划活动 突发活动 参考值日常行动60 未计划活动20 突发活动20 我们应该如何进行时间规划呢 进行时间规划时依据的5项原则 第一项 书写活动计划 第二项 重视计划的现实性 第三项 重结果而不是活动 第五项 估计完成任务的日期 第四项 精确预定时间 第一项 书写活动计划 作用 集中精力完成既定的目标任务 不忽视未完成的任务 做到心中有数 提高时间的利用率 产生自我激励的心理效应 第二项 重视计划的现实性 计划自己能力范围以外的事情 计划那些却有可能完成的任务 重视计划的现实性 第三项 重结果而不是活动 活动的目的是什么 不断问自己 例如 与 女士进一步明确培训地点和时间与 女士会谈 我想达到什么目标 第四项 精确预定时间 30分钟可完成 某项活动 实际60分钟 计划60分钟 第五项 估计完成任务的日期 最终日期 能让你自律 避免犹豫拖延和推诿 举例 我计划周一上午10点 12点安排部门例会 分析 通常情况下 例会是不会进行那么长的时间 如果这样做计划 即使原定目标早已达到 例会通常也会进行那么长时间 正确的做法 讨论和制定五月份的销售战略 时间60分钟 这样可以勾画出一个准确的时间框架 强迫您去抓住本质的东西 以期达到既定的目标 举例 分析 不要讲含糊其辞的话 如 尽快 尽可能 等等 否则会带来责备和纠纷的后患 要用比较精确的时间 如 请在周三下班以前给我送来 等 为什么要设定目标呢 愿望 去 旅行一次 我想做的事情 使不明确的目标会具体起来 成为今后计划的基础 具有紧迫性 最终要实现它 设定目标 目标设定的过程要科学 要遵循以下步骤 我 想 做什么 目标分析 转化为行动目标 境况分析 目标表述 我 能 做什么 我 将 怎么做 把它写下来就可以了 如何分析目标 思考你想达到什么目标 分析目标之间是否协调 确定一个中期目标和一个最高目标 目标须满足2个条件 目标应该是可以在行动中达到 把目标都落实到书面上 目标清单范例 目标清单个人目标 人生目标 提示 将目标书写下来的好处可以把那些模糊的想法和愿望固定下来 并可以随时对目标进行分析 不断修正目标 达到目标的手段 实现目标的必要能力 推出具体行动目标 达到目标的手段 必要能力 其它个人资源 时间资源 财力资源 境况分析 案例 提示 通过必要能力分析 可以了解目标实现的障碍 进而可以对目标进行调整修正 或者制定更现实的行动目标 目标表述 清楚地将目标表述出来 要确定具体的日程和时间 要明确表述所达到的结果 目标表述 案例 练习 哪些目标表达是明确的 哪些是不明确的 请将各备选项代表字母填入相应位置 目标明确 目标不明确 A 我想更好的接触雇员B 我想每天进行15分钟林间慢跑C 我想更健康的生活D 我想每天抽出一个小时与员工谈工作问题 练习 境况分析就是 我能做到什么 是指 A 实现目标的必要能力 个人的资源 财力和时间资源 与实际境况比较 B 根据我的必要能力 个人资源 财力和时间资源 制定出目标 C 如果必要能力 个人的资源 财力和时间资源 不具备 则目标就不能实现 D 必要能力可以不具备 但可以将必要能力的实现作为短期或中期目标 进而为实现目标打下基础 明确的行动目标将成为时间规划的出发点 时间规划体系是目标的具体展开和实施 行动目标 根据时间规划体系 一 多年计划 二 年度计划 三 季度计划 四 月度计划 五 每周计划 六 每日计划 每日计划 每日计划的原则 一 阿尔卑斯山时间规划法 列出任务 估计工作需要的时间 预留机动时间给意外事情 决定优先 删减和委派 事后检查 将未完成的任务转移 每日计划 步骤1 列出任务1 确定任务来源2 确定任务的内容及相关负责人员3 对任务进行规整 每日计划的原则 一 阿尔卑斯山时间规划法 每日计划 阿尔卑斯山时间规划法 步骤1 列出任务 1 确定任务来源A 每周计划或每月计划列明的任务B 新下达的日常工作C 需要应付的商务约会D 前一日未完成的转移任务E 周期性重复的任务 每日计划 2 确定任务的内容及相关负责人员 阿尔卑斯山时间规划法 步骤1 列出任务 3 对任务进行规整 任务规划的步骤 初步排出任务的先后顺序 把任务分成费时工作和快速处理的 短期工作 交流任务应采取更有效率的方法 如电话 阿尔卑斯山时间规划法 步骤1 列出任务 每日计划 充分估计各任务的工作时间 并累计计算出总时间 阿尔卑斯山时间规划法 步骤2 估计工作需要的时间 准确估计任务时间要求 吸取以前的经验 每日计划 在每天的时间规划中 注意预留机动时间以处理不期而至的事情 阿尔卑斯山时间规划法 步骤3 预留机动时间 每日计划 在规划每天的工作计划时 还应该对工作任务按ABC进行划分 尽量缩短每个任务的时间 对于B C级的任务可以交给同事协助办理 通过或分析 形成如下的 每日计划 阿尔卑斯山时间规划法 步骤4 决定优先任务 删减和委派任务 每日计划 ABC的级别是什么 工作任务的ABC级别A级任务最主要的任务 这类任务能给工作带来效应 B级任务次要的任务 对工作也有一定的成效 C级任务解决数量最多 但不甚重要的的任务 成效不大 如果一件任务已经多次被推移 怎么办 阿尔卑斯山时间规划法 步骤5 事后检查 将未完成的工作转移 你需要做出选择 每日计划 案例 如果一件任务只能由我来做 那么这个任务应该是A级任务 一般情况下 A级任务要自己亲自干 但自己干的不一定就是A级任务 案例 下面哪些是对A级任务的正确解释 A 最主要的任务 这类任务能给工作带来效应B 较小的努力获得收益C 解决数量最多 但不甚重要的任务 成效不大 A级任务是最重要的任务 同时这些任务也是可以通过较小的努力获得收益 因此 A级任务应该优先安排 一个成功的人士虽然每天要处理很多事情 但他认定一次只干一件事情 这样做的前提是优先处理重要的任务 制定一份任务顺序表 并严格按照表格行事 每日计划 每日计划的原则 二 帕雷托原则 80 20原则 启示 抛开低价值活动 将你的时间花在那些真正能给你带来效能的高价值的活动 根据ABC分析法 每日计划 启示 先干最主要的A级任务 这类数量最少的工作能带来成效 次要的B级任务也有一定的成效 解决数量最多 但不甚重要的的C级任务收效最小 帕雷托原则 80 20原则 如何确定A级任务呢 确定任务的优先级 重要的是你的决定要建立在事实基础上 A级任务的参考问题 完成哪些任务可以使我更接近自己的主要目标 完成哪些任务有助于我为实现部门整体目标做出最大贡献 完成哪些任务能使我获得最大实惠 哪些任务一旦完成不了 会产生负面作用 如何确定A级任务呢 请把下面选项分类 值得花时间的事情 不值得花时间的事情 A 自己不擅长的事B 你一直想做的事C 付出20 收益占80 的事D 千篇一律 例行公事的事E 大大节约时间的技术改进F 改善品质的创新G 东拉西扯的会议H 未经筛选的电话I 谈判多次都不能签约的难缠客户J 千载难逢的事 每日计划的原则 三 艾森豪威尔法则 四象限法则 帮助你快速决定哪些任务该优先处理 每日计划 每日计划 案例 按照艾森豪威尔原则 把不重要又不紧急的任务或文件束之高阁或扔到纸篓中去 这个说法正确吗 对于既不紧急又不太重要的任务 要坚决置之不顾 按照艾森豪威尔原则进行任务分类 工作效率就会明显提高 万一网制作收集整理 未经授权请勿转载转发 违者必究 万一保险网中国保险资料下载网 案例 如果从效率角度来看 对那些任务级别不高的任务 你消耗了80 的工作时间 只能产生20 的工作成果 这个说法正确吗 按80 20法则 将每一天 每一周 每一个月必须完成的任务按照重要性的大小等级列成表 然后 首先完成其中最重要的任务 并将这种办事方式变成自己的习惯 坚持不懈地做下去 你就会获得成功 工作开始的原则 调整好自己的心态定时开始工作检查每日计划 可行且可适当修改 工作进程的原则 首先解决当日重点任务 把复杂和重要的事情放在早晨 学会拒绝额外紧急任务 切忌盲动 避免有负面影响的行动 做一件事要一气呵成 集中处理较小的同类工作 反向工作 减少干扰 及时休息 保持适当的工作速度 工作结束的原则 结果检查和自我检查目的 将计划实际工作进行比较 进行自我反思 自我检查五指法 工作结束的原则 制定明日任务计划计划明天从今晚开始制定明天的计划 目标 优先任务 委派等 每日时间规划法参见阿尔卑斯山时间规划法 工作作风 了解个人共组方式上的优点 缺点检查个人工作态度消除耗时因子和改善不良习惯 决定工作负荷和工作成效的另一个重要因素 工作作风 万一网制作收集整理 未经授权请勿转载转发 违者必究 万一保险网中国保险资料下载网 自我减负的方法 自我减负测试问题 究