会议管理_社区工作居民会议技巧培训

2019 12 31 1 居民会议 2019 12 31 2 一 居民会议的作用 交流资料 分享及搜集意见报告及交代工作进展对重要事项作处讨论 决议加深与会者的关系 促进团体合作的精神学习解决问题的方法 提高民主参与的意识 3 2019 12 31 二 居民会议的过程 居民会议四步曲 会议前会议中会议后行动 4 2019 12 31 一 会议前 1 要知道为什么要开会 开会的目的为何 是否真的需要召开会议 2 准备议程及开会所需资料文件 可预先或当场派发 或用大纸写好贴在白板或墙上 议程要有适当次序 大约分配每项议程所需时间 每个项目要清楚是讨论什么 先处理重要或容易达成共识的议程 5 2019 12 31 3 要清晰那些人需要参加这次会议 通知有关人等开会 确保主要人物或与议程有关的人士出席会议 需否事先要与特别人士商讨 是否需要与核心成员作会前准备 留意会议中可能出现的动力 4 场地的摆设要尽量令与会者感觉自然 没有局促感 预先安排场地所需用品 如桌 椅 笔 纸 白板等 6 2019 12 31 5 座位安排方面 主持人要看到各与会者面容 容易听到各人发言 坐在中心位置较理想 以便控制会议的进行 但主持人与参加者的座位安排要有平等地位的感觉 让大家均能看到对方 6 事先多了解与会者对议程的看法及不同意见 预计可能会发生的事情 例如争执 意见分歧 未能作出决议等 7 2019 12 31 7 提早十分钟到达 检查用品及布置场地 若资源许可 可在会议前打电话给参加者 提醒他们出席 8 与早到会员招呼 谈话 培养亲切气氛 令与会者觉得被留意 来开会不只是事工形 而是加深感情关系 未开会前不妨与全体与会者谈一些共同的话题 如天气 电视 时事 制造轻松 亲切气氛 8 2019 12 31 9 开会尽量准时 若未到齐 可将重要事项稍延 10 简介开会目的 重点 让与会者留意主要讨论的事项 9 2019 12 31 二 会议中 1 你是主持会议 不是演说 不要垄断发言 要尽量诱导与会者参与会议 鼓励适当发言 讨论 2 尽可能依照议程一项一项讨论 让与会者系统地跟随 时间分配要好好掌握 适当分配发言及讨论时间 10 2019 12 31 3 与会者的意见 主持人不要即时回应 应将意见抛给大组回应 讨论 协助与会者多沟通意见 多回应其他人意见 4 主持人要多做集中 归纳 摘要及总结工作 让与会者跟得上讨论 要有公正的态度 保持客观中立 仔细聆听各人的意见 不能强迫与会者接受自己的意见 11 2019 12 31 5 讨论若成熟 协助与会者作出决议 但不要太快用投票表决 先要让与会者对问题有充足讨论 分析好决定的优劣处 尽量用共识方法 不要让参加者有输赢 有被孤立的感觉 12 2019 12 31 6 留意与会者的参与行为 要适当地应对 若疲倦 需要休息吗 若争执激烈 需要停止争论吗 若没有兴趣 要转题目吗 13 2019 12 31 7 开会要有集体气氛 不是一对一的讨论 将事项带出全组参与 8 时间不要拖得太长 要令会议有效及有效率 14 2019 12 31 9 说话的音量要令各人都听得到 速度不要太快 当与会者不集中时 需要提高声量去集中大家的注意力 说话要 街坊化 不要用艰深难明或学术的词汇 要令到与会者觉得自然 好像平常交谈一样 10 结束前 要作简单总结 令与会者知道这次会议有什么结果 觉得会议有效用 15 2019 12 31 三 会议后 1 要与会者清楚知道会议的决定2 跟进要立即行动的工作3 通知未有出席者有关会议的重要内容及决定4 整理好会议纪录 尽快派给各人 以便跟进所需工作 16 2019 12 31 四 行动 1 要依照会议的决定 执行行动2 若有突变 考虑是否要召开紧急会议 做征询各人意见3 一切行动要在下次或期间向与会者交代4 若期间遇到与会者 可告知进展情况 让他 她们跟得上工作进展 17 2019 12 31 三 主持居民会议技巧 一 基本技巧1 积极聆听让与会者知道你正在留心听他 她讲或发表的意见 留意说话中的表面及内里意思 及表达的方法 留意有声及无声的讯息 身体语言 18 2019 12 31 要松弛 注视对方 身体可略向前倾 令他 她知道你在听 如点头 略加 唔 唔 等语调 不要太注意某一两个人而忽略了其他与会者 19 2019 12 31 2 发问 邀请发言是会议最常用的技巧 主要鼓励及协助与会者发表意见 带动讨论 让与会者有平等参与的机会 方法 可用对全体的问题 例 不知道有什么意见 应多用全体发问 以促进大家对问题的关注 让各人自由发言及提高参与程度 20 2019 12 31 有可用特别邀请某人发言 指名发问 例 王先生 你有何意见呢 陈太太 可不可以讲下你的看法 通常指名发问是需要某特定人士的意见 或协助特别的成员抒发意见 此方法也可用来阻止滔滔不绝的言论 使全体有均等发言的机会 21 2019 12 31 尽量用开放式的问题 让发言者有较大的自由表达意见 但与会者对问题内容不太熟悉时 则要多加上引导问题 若要收集与会者的明确意见 则要用封闭式的问题 每次问一个问题 避免双重或连续性的问题 22 2019 12 31 3 进一步说明协助组员进一步将意见说清楚 引导他 她发表更多意见 很多时候街坊只是将意见片面地讲出 未能说出真正及详尽的意思 这技巧可帮助一些被动 害羞及没有信心的组员表达意见 也可协助与会者多明了发言人的意思 免生猜度及误会 尤其是当与会者有不同意见 互有争执时 更要多用这技巧讲不同意见进一步说明 让大家真正清楚对方的立场 看法 23 2019 12 31 例 陈太太刚才讲到对社区内近日治安差好担心 可不可以讲一下你担心的具体情况呢 李先生认为我们应该采取温和的方法 不知道李先生所讲的温和方法是指什么样的具体方法呢 我们可不可以请黄先生多讲讲对这个问题赞成的或反对的原因呢 24 2019 12 31 4 意译用自己或大家常用的言辞简略地 复述对方说话的内容和感受 注意不要重复对方的每一句话 要抓住对方说话的主要意思及主要用词 精简地说出 主要是试探自己是否了解对方的意思及协助各人清楚发言者的意见和感受 例 似乎听到大家都认为这次的行动虽然辛苦 但十分有用 25 2019 12 31 5 转向或指引将某人发表的意见或问题转向或抛向全体与会者或特定人士回应或讨论 例 陈先生认为原定举办旅行的日期太匆忙 不知道大家的看法是什么呢 让发言者得到适当回应 加强整体讨论不同意见的作用 26 2019 12 31 6 集中将参与者的注意力集中在某一讨论项目或曾经发表的意见上 将会议的讨论带回需要的议程上 避免离题及出现太多枝叶或无关重要的讨论 例 刚才大家都讲了很多意见 不过有些可以留待以后再讲 不如我们主要讲讲如果宣传这次旅行的事情 好不好 27 2019 12 31 7 简化 摘要将某人讲一大串的意见简化为几点重要意见 讨论至一段时间或当讨论完结时 将意见摘要地归纳出来 让其他与会者清楚知道讨论及意见的重点 例 刚才何先生讲的意见可以归纳为三大点 28 2019 12 31 8 综合把有关联的意见或讨论串连及综合起来 减低意见分歧 找出共同点 丰富对方意见 使大家对讨论更有系统及更清晰 例 何先生和张先生的意见分别不是很大 将两位的意见加起来看的话 29 2019 12 31 9 总结将之前提及讨论的意见 观点或决定 再清楚复述一次 让与会者清晰讨论的最后决定及观点 例 我总结一下刚才讨论的意见 主要有三项 30 2019 12 31 10 赞赏 鼓励对发表意见者 提供资料者及积极参与会议者给予赞赏 主要作用是鼓励与会者多发言 让他 她们感觉其意见被尊重及重视 加强会议的参与性 例 黄太太刚才提出的意见很好 提醒了我很多忽略了的而应该要留意的地方 31 2019 12 31 二 身体语言的回应 1 目光接触主持人要留意不要将目光只停留在一两个人身上 要多扫视全组人 扫视的意思并不是将双眼不停的移动 而是隔一段时间要将目光慢慢由一处转移去另外一处 目的是使主持人留意到各与会者的反应 32 2019 12 31 主持人很容易犯一个错误 就是当一个组员讲话时 主持人只定眼望着他 她 而没有环顾其他人 定眼望虽然可表达出你是专心留意他 她讲话 但很容易忽略了其他人当时的反应 这样做也容易使发言者只向着你发表意见 而不是向着全组人讲话 但当你的目光离开发言者的目光后 发言者通常会自然地转望向其他人 33 2019 12 31 当然 当一个人讲话时 我们不可能不望着他 因为不这样做会令发言者误会你对他 她的发言没有兴趣或不尊重他 她 尤其是当他 她表达情绪感受时 更应注意对方 表示关心及了解其感受 但当彼此的目光接触了一段时间后 便应慢慢扫视全组 然后返回对方的目光上 34 2019 12 31 当邀请发言时 主持人可以将目光顺势注视某人身上 有助加强邀请及鼓励发言的作用 令被注视的人知道主持人很想你发言 目光接触也可以用来提醒与会者要专心参与 当两个组员正在交头接耳时 主持人可定眼望着他 她们一段时间 令他 她们知道你正在留意他 她们 有助停止他 她们继续自我倾谈 35 2019 12 31 2 面部表情要保持宽容 要表达出你乐于听大家的发言 面部表情要配合当时的气氛 若大家正在分享不愉快的感受 主持人要有关怀的面容 去表达你的感受 适当的面部表情会有助带动与会者的参与气氛及协助与会者表达情绪感受 36 2019 12 31 3 头部移动当有组员发言时 可略做点头表达你明白或赞同他 她的观点或意见 对害羞及信心不足的与会者来讲 点头有鼓励和支持作用及加强其发言的信心 头部移动可协助主持人环顾全组人 但要配合适当的目光移动 一如目光接触一样 当主持人想邀请发言而头部移向某一方时 坐在该方向的与会者会有被邀请发言的感觉 37 2019 12 31 4 手势主持人若想加强邀请发言的讯息 可辅以将手伸出的动作 将右手伸出 由右手伸出 由左移向右的动作表示邀请全组人发言 将手伸向某一方或某人时 是表示想请坐在该方向的与会者或该特定人士发言 做总结或摘要时 可举起手指或用数手指的方法点出有多少项要点 38 2019 12 31 5 坐立姿势身体应略向前倾 表达出留意各人发言及投入的感受 坐姿要自然轻松 要多留意坐在身旁左右两人 因很容易会忽略或看不见他 她们的反应 除了要运用适当身体语言外 主持人也要多察觉与会者的身体语言 掌握这些身体语言所表达出来的讯息 作出适当回应 有助加强与会者的参与 要留意的与会者身体语言 39 2019 12 31 三 居民参与会议的特征及应对方法 1 迟到早退 会议开始了一段时间 居民才陆续出现应对方法 会议的前段时间先处理不太重要的报告事项 将要讨论的重要议程放在会议中段或在最多人出席的时间 40 2019 12 31 当有居民新加入讨论时 要将刚才的计划向刚到的居民作简短摘要 协助他 她尽快融入会议 跟得上讨论 41 2019 12 31 2 居民不愿意坐近会议 喜欢坐在后排或角落应对方法 用诚恳的口吻主动邀请他 她坐近 运用小组鼓励或压力邀请他 她让他 她们明白坐近会议才能让大家看到对方及容易听到各人的讲话 42 2019 12 31 3 同一时间有多人讲话 发表意见应对方法 主持人声音要提高 可将此现象反映给全组人知道 向全组人建议一些发言规则 建议全组人先听听某一个人讲话 43 2019 12 31 4 离题 容易跳离或转到另一议程应对方法 多用集中技巧 向与会者指出时间有限 需要将话题集中 可将议程写在白板上或写在大纸上贴在墙上 当遇到跳议程时 指着议程告诉与会者已离题了 已跳了去第二个议程 44 2019 12 31 5 大声争发言 不听别人讲应对方法 将该人的发言意译或稍作总结 然后转向给大组或某人回应 略为提示该人稍听别人的回应 45 2019 12 31 6 讲话太长 滔滔不绝应对方法 当对方说了一段时间 在对方稍有停顿或在某句子完结时 或对方稍要吸气时 主持人要略提高声音插入 意译或摘要对方的意见 将意见转向大组回应 可指出时间有限 希望留出时间让其他人发言 46 2019 12 31 7 交头接耳 私下细语应对方法 定眼望着他 她们 让他 她们知道你正在留意他 她们 或突然停止讲话 望着他 她们 让其他人都注意他 她们 邀请他 她们将私下的谈话与大组分享 指名发问他 她们去回应正在讨论的意见或问题 要留意这两人可能对正在讨论的话题不感兴趣 或心里有一些问题 意见不敢在大组讲 47 2019 12 31 8 沉默不作声 听多于讲应对方法 多作邀请发言 多用目光接触及手势邀请发言 若对方都集中留心听其他人发言 则不要强迫他 她发言 可邀请他 她做纪录或协助将意见写在白板上找一些对方感兴趣或不难回答的问题 邀请他 她发言 若对方提完意见 不要忘记赞赏鼓励他 她 48 2019 12 31 9 意见纷纭 容易出现不同意见 经常随意插嘴应对方法 要多归纳 摘要及综合技巧 尽量将纷纭意见归纳或综合为几点 然后提示与会者集中逐项讨论 49 2019 12 31 10 多争论 容易争执应对方法 不要让争执者垄断发言 要多邀请其他人回应 多用引导说明技巧协助与会者将意见清楚表达 很多时候 争论只是由于未清楚明白对方的看法或误会了对方的意见 协助持相反意见者不要太快驳斥别人的意见 要给予对方机会说完才反驳 50 2019 12 31 将争论的地方归纳出 然后逐点讨论 多邀请其他与会者发表意见 找出相反意见者的共同点 建立共识 减低争论 争执很多时候由于大家太强调某一个着重点 以致不能沟通 最好未争论者创造一个共通架构 去分析及讨论大家的意见 51 2019 12 31 11 容易情绪激动 火爆应对方法 若与会者情绪激动是反映其对问题的关心 主持人需要表达明白及认同其感受 然后提示冷静及心平气和地讨论的需要性 若与会者不自觉地经常表达激烈情绪 而阻碍了其他人的参与 可用情绪反映技巧 让他 她察觉留意 52 2019 12 31 12 分工时依赖工作员 不愿承担工作应对方法 要让与会者明白他 她们承担工作的原因及好处 先赞赏对方 然后邀请他 她们承担工作 多用小组压力或小组赞赏方法去鼓励对方承担工作 53 2019 12 31 13 喧宾夺主 想争做主持人 针对主持人的表现应对方法 主持人要保持冷静 不要激动 不要弄成你与他 她争斗 影响会议进行 要多将其意见交回大组回应 多鼓励其他与会者发言 中和其针对主持人的局面 54 2019 12 31 14 不耐烦 很想会议快些结束应对方法 不要将会议拖得太长 每次会议不要讨论很多议程 集中两三项便足够 不要将重要