我国档案计算机管理的发展历程与前景分析.docx

文章来源: 档案学通讯1999.5我国档案计算机管理的发展历程与前景分析 【 作 者 】邱晓威/孙淑扬 【作者简介】邱晓威，中央档案馆 孙淑扬，中国人民大学档案学院 （北京市，邮编：100872） 【 正 文 】 在改革开放取得全面胜利的大好形势下，我们迎来了建国50周年。我国档案事业和其它各项事业一样在这 50 年中取得了辉煌的成就。 近20年来，以计算机技术为核心的档案管理现代化，使档案工作发生了新的变革 ，正迈向信息化、网络化的时代。 计算机技术的飞速发展，促进了计算机在档案工作中的迅速应用和普及，十年前还不为人所知的Internet ，现在已悄然进入了档案馆；十年前被视为神秘之物的电子文件，已在办公自动化领域大量地产生、应用。面 对档案事业这一新的发展形势，本文拟对我国档案计算机管理进行回顾与展望，以期寻找一个适合我国档案工 作的现代化发展模式，迎接21世纪的挑战。 一、我国计算机档案管理发展过程中解决的主要问题 我国计算机档案管理应用从80年代开始，经历了几个发展阶段，即实验应用阶段（80年代初期）、实用化 阶段（80年代后期）、普及阶段（90年代初期）以及网络化阶段（90年代中期开始）。在这个发展过程中，经 过广大档案工作者的努力，计算机档案管理应用不仅从无到有，而且已取得了可喜的成就。 1、从制定标准和数据准备起步。 在我国档案管理中计算机应用的初期，首先须解决的最关键问题是如何保证档案机读数据的质量和数量， 即档案信息处理的规范化、标准化问题，而我国当时档案工作的标准化程度很低，尤其是档案现代化工作刚刚 提到日程上来，相应的标准几乎一个也没有。搞好标准化，才有现代化，这是经过实践取得的重要经验。与计 算机的快速发展相比，标准的制定相对要缓慢一些，尤其是由一系列标准构成体系从而实现标准化，周期就会 更长。我国从1985年开始公布了第一批档案工作标准，到90年代初与档案管理自动化有关的标准才做到了基本 配套。恰在此时，计算机档案管理应用的效果才较明显地体现出来。通用性强以及商品化程度较高的档案管理 软件，也就是在这时才逐步显示出优势，并取得了较好的效益。经过多年的努力，档案标准化工作已取得了很 大的成绩。目前我国已有了与档案著录规则相配套的中国档案分类法、中国档案主题词表等一系 列标准和规范。档案信息的质量较高，数量达到了一定的规模，仅省级以上档案馆的数据总量就已超过2000万 条记录。其中有的馆，如中央档案馆、江苏省档案馆、湖北省档案馆等已建立起超过100万条记录的大型数据库 ， 还有不少单位建立起多媒体档案信息的数据库。 2、积极采用新技术，扩展新功能。 在人们的努力下，几乎每一项计算机信息处理的新技术，都及时被用于档案管理的工作环节，解决了工作 中的一个又一个问题。从基于机读目录的自动编目、联机检索，发展到借助于光盘存储器的档案全文信息存储 与检索（沈阳市档案馆、解放军档案馆等）；从一般文件信息处理，到录音档案、影像档案等多媒体档案信息 的处理（清华大学档案馆、复旦大学档案馆等）；从一般的档案管理软件算法，发展到使用属于人工智能应用 的知识库技术（国防科工委档案馆等）和模糊集合运算技术（中央档案馆等）解决了一些传统性难题；从人工 著录标引发展到自动标引（浙江省档案馆等）；从单纯的档案信息检索、利用发展到档案管理的各个环节，例 如用于档案退变字迹的信息增强恢复处理（山东省档案局等）、档案管理安全监测、库房保管环境自动控制等 ；从一般的档案管理，发展到文档一体化的文件全文信息自动著录标引（南京大学档案馆等）；从专用软件发 展到基于标准化系列的通用性软件（解放军总参档案局等）和商品化程度较高的优质软件（珠海市档案局与泰 坦公司、津科公司与天津市档案局等）；从较封闭的单机和局域网应用方式，发展到档案与图书、情报信息共 同运作的广域网工作方式（航天档案馆），以及将部分档案管理信息联机进入Internet国际互联网络（北京市 档案馆、南京大学档案馆等）；从一般的科技档案管理发展到以计算机辅助设计、计算机辅助制造为基础的包 含科研、生产全过程的信息综合管理（清华紫光集团等）等，各种应用进展举不胜举。可以预见，随着计算机 技术的进一步发展还会应用于更多方面。 3、合并数据源，建立共享数据库。 计算机效益大小的决定因素之一是数据的丰富程度。为获得更大的应用效益，把更多的数据库连接起来， 实现信息共享是一种必然趋势。计算机档案管理应用是从自建自用内部机读目录数据库起步的。应用初期，数 据量的积累速度很缓慢，受设备和人员不足的限制，每个单位每年的平均建库量不足5万条记录， 只有少数单 位达到年平均十万条记录以上。那时的普遍情况是多数档案管理应用系统处于数据量不足的状况。到90年代初 期，情况开始有了较大的变化。应用计算机的单位普遍建立了档案信息管理的局域网，而且一些部委、省市及 大型企业单位的档案管理局域网还加入了办公自动化或行业体系的广域网，形成了较大的互联网。改变了以往 孤立的档案信息系统中常见的应用方式封闭、数据量少和效益低的状况。 4、利用多媒体技术实现多种类型档案信息的综合性管理。 档案管理的多媒体信息处理已从技术探索逐步向实用化发展。档案部门从1992年开始进行多媒体技术的应 用研究，目前已经在档案馆指南、多媒体档案信息管理两种应用方式上进入实用阶段。例如，解放军档案馆开 发的多媒体系统，可以向用户提供的上网查询项目有：档案目录查询、全文浏览及部分声音、照片、录像的查 询等，以图、文、声、像并茂形式为用户服务。 5、档案计算机管理网络由封闭转向开放。 档案管理的计算机网络已从相对封闭的局域网或专业网发展到Internet的开放式互联网络。尽管档案 在安全保密上有种种要求和限制，但是档案部门在与国际互联网建立联系方面表现出来的积极性是很惊人的。 1998年向国家档案局申报的科研项目中，涉及加入互联网络的方法、规范等内容的研究课题占30。实际上已 有不少单位在Internet上建立了主页，有的还提供了初步的档案信息查询服务，并引起了社会上的关注。这种 情况使档案与社会的联系更为广泛，档案工作的影响也会随之扩大。 6、解决软件的通用性，促进计算机应用的普及。 经过多年的努力，档案管理软件的通用性越来越强，出现了以行业系统的较完善的标准化为依托的通用化 及商品化趋势，并将形成较丰富的软件市场，对档案管理中的计算机普及起到更大的推动作用。国家档案局从 1996年开始对国内的计算机档案管理软件进行了测评和筛选工作，1997年推荐了首批软件，取得了较好的效果 。一方面使通用性的档案管理软件从质量上得到保证，另一方面也使用户以尽量少的投入得到满意的应用效果 。计算机档案管理技术支持的社会化，对档案管理的计算机应用普及和现代化发展产生了极大的影响。 7、计算机的应用成为基本工作方式， 促进了电子文件的生成。 由于计算机应用已成为一种普遍存在的工作方式，使办公自动化（OA）、计算机辅助设计（CAD）、计算机 辅助制造（CAM）等方面的应用发展进一步加快。随着计算机应用的普及，各类电子文件的数量增加很快。例如 ，一些省市或部委的办公自动化网络中的电子文件数量，有的一年产生约20000件。这给档案管理带来了很大的 变化， 也造成了很大压力。一方面电子档案的管理同其转化之前的电子文件同样方便，另一方面其作为档案所 应具备的原始性、真实性、完整性和可靠性等也需要特殊的技术保证。 8、新型信息处理技术逐步成熟， 促进了档案信息处理效率的提高。 一些新技术，如语音识别、文字扫描模式识别、超文本和超媒体信息处理等方面的应用已逐步从研究阶段 进入实用领域。计算机的每一项新的技术发展，几乎都会在档案管理中找到用武之地。档案信息的多样性，及 其巨大的数量，为新技术的应用提供了广阔的天地。 二、计算机档案管理的发展及需要解决的问题 1、网络化应用将成为档案工作的基本方式。 20世纪80年代初，有人提出网络就是计算机。这个认识直到90年代初已被大多数人所承认。原因是这时计 算机网络开始了全球性的发展，在短短几年中就深入到世界的各个角落。从以下几个方面可以看出网络化的含 义。 （1）用户上网意味着信息拥有量迅速扩大。我国目前Internet 网国内用户数量已达400万（中国互联网络 信息中心 CNNIC1999年7月14日公布的截至6 月30 日的统计数字）， 网上国内的各类大型数据库已有1000多个。 Internet拥有丰富的信息资源，可以想象，上网用户可查找的信息量无疑是天文数字，何况互联网络还正在 高速发展过程之中。 （2）网络改变了人们生活和工作的方式。 互联网络的应用已经覆盖了政治、经济、文化、教育、商贸、 娱乐等社会生活的各个方面。在家庭生活中的作用也逐渐增大。使虚拟办公室、虚拟工厂、虚拟学校、虚拟商 店等都成为网络中的现实。由于网络大大缩小了信息传递的时空，使得社会生活节奏加快，效率提高，网络化 对推动经济发展，提高国力起的重要作用已得到公认。 （3）计算机网络化给档案工作带来了巨大的变化。 我国政府机构和一些企事业单位的办公自动化网络发 展很快，网络环境中运行的电子文件的作用，开始从辅助文件转向正式文件，甚至在某些部门中已开始尝试“ 无纸办公”的工作方式。 2、网络安全将成为影响计算机档案管理的主要问题。 随着网络化的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。网络的不安全性已成为 限制其发展的最大障碍。一般规律是当网络用户数量按算术级数增加时，网络的效益和网络的危险性均以几何 级数增加。根据发达国家的经验，保证网络安全的方式已经引起了最高领导层的重视。在美国，重要的安全举 措是以总统令的方式发布的。一般认为，构成对计算机网络系统的安全威胁主要有：黑客入侵、计算机病毒的 侵入、来自内部的攻击、保密信息泄露和修改网络的关键数据等。针对档案管理有关的网络及信息安全问题， 我国档案部门已在科研、标准化方面进行了重点支持。1998年确定的与计算机档案管理有联系的科研项目中， 有三分之一与网络及信息安全有关。今后，将有一系列技术措施和标准出台。这些标准和技术措施将对档案管 理网络安全等级划分及测评、档案信息上网前的密级控制、网络中的档案信息的安全管理等提供规范化的要求 或解决方法。 3、多媒体技术将进一步完善。 多媒体信息管理技术将使各类档案信息管理实现计算机化，计算机多媒体技术的发展很快，有以下一些明 显的趋势： （1）从支持多媒体信息的设备结构上看，经历了音、 视频分离式，插板多媒体集成，插板多媒体主 板到 CPU图形芯片等过程。使得多媒体计算机体积缩小、速度加快、能力增强。可喜的是我国也积极参与了这 类技术和产品的竞争。21世纪初将赋予电脑完善的多媒体功能。 （2）从技术发展上看，出现了3D音频与视频、MMx多媒体扩展、可视化计算、新一代图形处理AGP（Accel erated Graphic Port）、 高速互联网等。其中的APG是一次飞跃，通常的PCI总线带宽是132MB/S， 一些三维 图形处理要求500MB/S以上带宽，使PCI总线成为信息瓶颈。 AGP总线为图形加速芯片、CPU和系统内存之间提供 了一条直达通道。 多媒体互联网络的发展也很快，美、欧、日，甚至一些发展中国家都在参与新一代Interne t网的设计和技术更新，其目标是建立一个比现有网络快100到1000倍的高速且可靠的网络，能在1秒钟内传送全 套30册大英百科全书，并能进行实时影像和声音的传送。 4、多媒体信息管理的实用化将引起更多的关注。 （1）解决多媒体信息演示系统开发方式的工具化问题。 一些单位已经制作了效果不错的多媒体信息演示 系统，如档案馆指南、利用者借阅引导等。但多数是专门性开发，软件缺乏通用性，每制作一个系统就需要重 新投入一次人力。如果其开发软件实现了工具化，就可以做到改变少量参数，随机填充相应内容，即可得到完 全不同的多媒体演示系统，从而节约大量人力、物力，使其能广泛地普及应用。 （2）解决多媒体档案信息处理的标准化和长久保存问题。 多媒体信息技术的设备兼容性较差，其信息存 取和交换有诸多不便。目前已有几项多媒体档案信息采集或存储等方面的标准在制定和论证过程之中。但离实 际需要和形成体系还有较大的差距。与多媒体档案信息长久保存有关的载体筛选工作还很簿弱，面对层出不穷 、花样繁多的光盘等介质，研究滞后，尚未有明确结论。上述工作投入大、周期长，需要引起有关部门的足够 重视，采取更为有力的措施。 （3）用多媒体技术实现档案管理功能的更新。 计算机已经从内部信息的多媒体处理转向处理功能的多媒 体化。例如，文字信息的录入可以用语音方式实现，同样计算机之间的信息交流也可以从单纯的字符转换成语 音、图像和影像。此外还有超媒体技术等。这些技术的应用不仅可以方便快捷地进行档案信息的录入，还可以 使计算机拟人化，密切了档案工作者与计算机的关系，使计算机的普及应用提高到一个新的层次。 5、解决计算机应用技术培训问题，扩大应用普及。 由于种种原因，档案部门中的计算机专业人员所占的比例存在降低的趋势，所以必需采取措施吸引和寻求 社会各方面的科技人员参加和关心档案管理工作的现代化，而同时注意普及档案工作者的计算机技术知识和对 计算机的操作使用技能。从发达国家的经验看，计算机技术支持的社会化是必然的发展趋势。我国在计算机档 案管理应用的初期，使用计算机的单位不多，但平均每个单位拥有的计算机专业人员曾经达到2.4个（据1987 年的统计）。 当时发达国家的档案部门反而达不到这个数字，而他们的计算机应用水平却高于我国。目前的实际 使我们终于认识到问题所在，即档案部门完全靠自己的技术力量解决计算机普及应用的问题代价高昂，而且越 来越困难。出路是采取以下措施： （1）提高档案工作的标准化程度。 档案工作现代化的基础是标准化。计算机在档案管理应用中涉及的每 个问题，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等都需要一系列的标准才能解决。 （2）在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会服务， 这是档案部门获得高质量技术支持和减少人力 、物力投入的最有效的途径。 （3）加快在档案工作者中的计算机知识普及。 尽快使计算机文化成