财务驱动的物流企业信息化建设.doc

.财务驱动的物流企业信息化建设作者：苏建海作者单位：中远供应链管理有限公司 100025摘要：本文根据中远物流信息化建设的现状和物流企业信息化建设的三个步骤，提出在财务信息系统一体化的基础上，建设物流企业信息系统的四个重点目标，即提升服务水平、标准化建设、加强应用和促进管理变革，从而使信息化建设达到提升企业经营发展水平的目的。关键词：物流 信息化正文：建立现代企业制度要以先进生产力为基础，信息技术作为当今最具代表性的先进生产力，正在引起经济和社会的巨大变革。因此，如何进一步认识和掌握信息技术并使其逐步渗透到企业的各个层面，以持续促进企业的体制改革和流程再造，这是一个不断完善、不断发展、不断创新的过程。中远物流财务作为企业信息化的先行者，通过不断努力和创新，已经形成了一套行之有效的管理体系，根据物流总部提出的“以财务促业务”的工作思路，本文拟就物流业信息化建设问题进行初步的研究和探讨。一中远物流信息化现状1中远物流财务信息化现状中远物流做为中远集团的成员企业，建设了以SAP财务系统为核心的账务核算和财务管理系统，已经上线的下属公司占有近90%的资产，基本上实现了财务信息的统一化、标准化和集成化。由于物流企业代理业务较多，系统内往来多，中远物流建设了往来对账平台，解决了内部单位单方挂账问题，提高了往来账管理水平。正在逐步推行的紫宸报表系统，从源头上减少了帐表不一致的现象，使业绩考核评价体系更具权威性和可操作性。应该说，中远物流的财务信息系统充分体现了信息提供和财务管理职能，有力支持了业务决策，在企业经营管理体系中发挥了重要作用。2.中远物流业务信息化现状中远物流作为国内规模最大的第三方物流整合服务商，在船代、货代、现代物流等业务领域为国内外客户提供物流解决方案，业务类型复杂，网点众多，统一实施信息化的困难很大。经过长期的实践摸索，根据不同的业务类型，建设了集装箱代理业务的FOX网上订舱系统、船代业务的优尼泰系统、产品工程物流做内容管理的CMS商务系统、中远仓配的LMS系统、人事管理的EAS系统等一系列适应业务发展需要的信息化工具，在特定时期，这些系统发挥了重要作用。但是，因为同时使用这么多的信息系统，系统之间没有信息交换功能，产生了“信息孤岛”，信息无法共享，也就无法整合公司资源，阻碍了体制改革和流程再造。二财务驱动的物流企业信息化建设构思财务驱动企业信息化建设的原因首先，中远物流系统的财务一体化已经成型，全系统使用统一的分部财务指标考核体系、客户供应商代码，但是没有统一的业务订单号、分配符，各业务分部之间无法共享客户资源，导致业务分工又分家的后果，财务信息一体化的作用偏重于考核评价，对具体业务发展状况反映有限。其次，中远物流发展战略是为现有的和未来的客户提供跨业务线的全面的服务，运用跨业务线的力量实现协同效应，获取最大价值，财务作为企业价值链的一部分，需要各业务分部提高信息质量。再次，中远集团为SAP系统实施投入了大量的人力、物力、财力，出于保护投资的目的，现有财务系统与业务系统的整合将体现更大的投资价值。物流企业信息化建设的三个阶段(1).单点应用阶段。物流信息化的第一阶段是针对个别的信息处理活动，引入各种软件工具，建设各种单点应用系统，如全球定位系统(GPS)、地理信息系统(GIS)、电子标签(RFID)、自动识别软件、物流仿真软件以及各种通用的软件工具，如办公套件、企业邮箱等。(2).流程优化阶段。物流信息化的第二阶段是针对物流企业的个别业务流程或管理职能，实施部门级的信息系统建设，通过信息处理活动的改进来优化和改善各业务流程或管理职能的运行。该阶段的信息化建设内容包括：运输管理系统(TMS)、配送管理系统(DMS)、电子报关系统、网上跟踪查询系统、货主企业与第三方物流企业之间的数据对接平台等；以及各种通用的信息系统，如OA系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。(3).综合管理阶段。物流信息化的第三阶段是针对整个物流企业的综合管理，实施企业级的信息系统建设。该阶段的信息化建设内容包括，物流企业专用的生产管理系统、管理信息系统、客户关系管理系统等。在第三阶段，物流企业需要跨越部门的界限，实现各个部门的数据和信息的互联互通，并在此基础上，实现信息的集中查询和集中发放。中远物流信息化发展并不平衡，少部分下属企业尚处于单点应用阶段，集成度高的业务，例如网上订舱系统、仓配系统，处于第三阶段的初期，但信息集成、决策、反馈的效率还比较低。三财务驱动物流企业信息化建设的实施1.提升服务水平是物流信息化的核心 物流信息化已成为企业降低物流成本、改进客户服务、提高企业竞争力的基本手段，更成为物流企业提供第三方物流服务的前提条件，因此，物流企业要以满足客户服务需求为物流信息系统建设的出发点，通过采用先进的信息技术实现供应链伙伴相互之间的信息沟通与共享；物流企业要将为客户提供的信息服务内容作为信息系统建设的重要依据。过去物流企业以满足内部管理为出发点建设物流信息系统，忽视对客户物流信息服务的建设，这种观念上的差距严重影响了物流信息系统的投入力度和实施效果。因此，必须将服务作为物流信息化的核心，围绕提升客户服务水平来改造物流管理模式与运作流程，并以此为业务需求来建设合格的物流信息系统。现有财务系统体现的服务意识可以为业务系统的实施提供借鉴，财务系统的服务包括两部分，一是对外部客户的服务，在发票、往来核对、资金平仓等方面都提供了便捷高效的服务，与业务系统整合后的集成信息服务将大幅提升企业竞争力；二是对企业内部的服务，能够及时准确地提供财务信息，为业务决策提供强有力的支持。2.标准是物流信息化的基础 物流活动包括运输、仓储、包装、配送、流通加工等多个环节，在运输方面涉及铁路、公路、航空、海运和国际运输等多种模式，在服务方面涉及电子、化工、航空、日用消费品等众多行业，需要物流信息系统像纽带一样把供应链上的各个伙伴、各个环节联结成一个整体，这就需要在编码、文件格式、数据接口、EDI、GPS等相关代码方面实现标准化，以消除不同企业之间的信息沟通障碍。中远物流应在物流标准的制定方面发挥重要作用，在条形码、信息交换接口等方面建立一套比较实用的标准，使物流企业与客户、分包方、供应商更便于沟通和服务，物流软件也要融入格式、流程等方面的行业标准，为企业物流信息系统的建设创造了良好的环境。由于缺乏信息的基础标准，不同信息系统的接口成为制约信息化发展的瓶颈，物流企业在处理订单时,有时数据交换要面向七八种不同的模式。因此，加快物流标准化特别是物流信息标准化步伐，是推进物流信息化的基础。SAP系统最大的特点就是标准化、定制化，例如统一的业务代码、统一的客户供应商代码、统一科目等，物流信息系统的标准化必须建立在财务信息系统的基础上。标准化的物流信息系统，将减少与财务系统接口的数量，降低商务人员的工作量。3.应用是物流信息化的关键 物流企业信息化的最终目标，是将先进的信息技术有效地应用于实际的物流业务之中。首先，广泛应用互联网建设物流信息平台，互联网的发展和规范管理，特别是安全软件和技术设备的发展，为物流信息系统的建设提供了良好环境；其次，将优化的物流运作流程融入软件，形成比较成熟的标准化、模块化的物流与供应链软件产品，为物流信息系统的建设提供技术保障；第三，公共物流信息平台的发展，为企业间的信息沟通和采用应用服务模式降低信息化成本创造了条件。创造物流信息化良好的应用环境，提高物流信息化的应用水平，是推进中远物流信息化建设的关键所在。中远物流财务系统的推广应用已经进行了6年时间，财务信息的分析、整合能力不断提升，对企业管理水平的提高起到了非常重要的作用。财务系统成功应用的范例，可以为业务系统提高应用水平提供借鉴，以达到提升企业整体竞争力的目标。4.管理变革是物流企业信息化的目标信息化项目的实施常常伴随着企业的管理变革，而害怕变革是人的共性，从心理学的角度讲，人们对自己所不熟悉的领域天生存在一种防御心理和畏惧心理，这种心理就使得一些人在信息化建设过程中缩手缩脚、踯躅不前。通常意义上的信息化进程不包含对变革的策划和管理，但企业应建立正确的认识，通过信息化手段整合企业资源使管理达到一致性、可视性和高效率，为未来优化管理或较大层面的管理变革打下基础。因此，信息化工程在某种意义上更是管理工程，企业管理层的认识高度决定了信息化是否成功的高度，通过对企业当前发展和管理中的薄弱环节及存在的核心问题进行诊断与分析，重新设计业务流程调整组织分配，客观上也就达到了管理变革的目标。财务系统的实施已经促进了财务部门的管理变革，传统意义上的某些岗位和职责逐步发生了变化，与此同时，也使业务部门的商务职能发生改变。循序渐进的管理变革，对财务部门产生正面引导作用，将对业务部门起到良好的示范效应。总之，企业的经营管理是一个整体，企业的信息化也是一个整体，对大型物流企业，单独靠一个或几个模块，在当前的环境下，很难把企业管理工作持续推向新的高度。财务信息从经营管理中来，到经营管理中去，在先进的企业管理模式里，财务信息与业务信息必须是集成在一起的。因此，仅仅达到财务信息一体化是远远不够的，只有形成一个高度整合的、功能和应用完整的整体信息系统，并充分发挥其手段、工具、方法的作用，切实推动和促进企业的管理理念创新及流程更新，企业的可持续发展能力和核心竞争力才会得到进一步增强，中远物流在未来的健康、有序发展才会得到更好的支撑。参考文献：1、孙月英 集团公司财务信息化与中远集团财务信息化建设，硕士论文，北京，2007年。2、财政部企业司编，企业信息化管理，北京，经济科学出版社，2004年。3、陈凌云 ERP系统对管理会计变革的