永川区企业秘书人员晋升现状调研报告.doc

2013届汉语言文学（现代文秘方向）专业学士学位论文一、调查背景和目的：晋升，对所有从业人员的职业生涯来说非常重要，在秘书行业，晋升也是一个关注焦点。关于秘书人员的晋升存在着许多的问题，比如说在职位、能力、薪水和福利等方面，这些现象在永川区企业秘书人员的晋升中显得尤为明显。针对这一现象进行调研，主要是力求完善永川区企业秘书行业，促进对行业的研讨，以及了解秘书人员晋升现状，对解决秘书晋升现实问题提供一些可行的借鉴和参考。二、调查方式：由于人力、物力等方面的限制，本次调研主要采用了网上问卷、文献查阅等方式。通过加入永川区企业秘书的相关QQ群，设计问卷（附件1关于永川区企业秘书晋升现状的问卷主要是从秘书人员薪水、福利待遇，公司晋升制度，社会看法，个人认知等方面进行问卷调查），发放问卷，回收问卷，最终通过分析统计回收的问卷结果，了解永川区企业秘书人员的晋升现状以及在晋升中存在的问题，力求找出原因，找到相应的解决方案。文献查阅主要是借助图书馆的相关书籍，查阅相关的秘书晋升方法以及制约秘书晋升的因素，为提出解决问题找到支撑，为解释相关概念提供参考。三、调查对象和内容：本次调研主要针对的是永川区企业秘书人员，以秘书群中各个企业的各类秘书作为主要的调查对象，从与几个有代表性的秘书的谈话中了解永川区企业秘书的晋升和考核制度，结合问卷结果和聊天记录，撰写调研报告。调查内容主要有：企业类型，从而了解秘书人员的基本分类；工资分布情况，从而了解秘书人员的工资福利待遇，主要是通过永川区秘书人员的工资状况与重庆市秘书工资进行比较，得出结论；职位晋升情况；企业吸引力；个人能力；晋升原因等多个方面。四、调查结果与分析（一）永川区企业秘书人员的晋升现状1.永川区企业秘书人员职位晋升现状（1）有制度，落实差从问卷中可以看出，70%左右的公司都有自身的晋升制度，说明永川区大多数企业已经认识到了制定职位晋升制度的必要性，但晋升制度在落实方面却存在着有制度、落实差的问题。出现这种现象主要有两方面的原因：其一，很大的程度上，晋升制度只实用于少数职员，而大多数秘书人员的职位晋升都不能完全的根据制度来实施；其二，秘书职位晋升制度出台晚，不够完善，在施行过程中存在一定的困难，导致大多数公司采用和其他员工相同的制度对秘书人员进行晋升。1（2）有考核，量化差永川区企业对秘书人员的晋升都有自己的考核制度，例如：员工特征导向评价法，行为导向评价法和结果导向评价法等，但这些晋升考核制度普遍存在着量化差的问题。2一方面，秘书人员平时的工作比较繁杂，就导致其工作量以及绩效无法记载，不能为大多数人普遍了解；另一方面，企业缺乏科学的方法对秘书人员的工作进行量化统计，形成了秘书人员的晋升考核无科学的数据依据。这两方面的现状就形成了以下不规范的秘书晋升制度：领导提名晋升，领导人员的主观印象决定秘书人员的晋升速度；员工关系晋升，秘书人员的人际关系好坏决定了其晋升的支持率高低；主观推荐晋升，凭秘书人员留给考核人员的印象来决定晋升；与其他员工相同的考核内容、考核标准以及考核程序。总而言之，永川区企业对秘书晋升考核工作表面化、形式化，缺乏对日常工作的量化考核，使得考核的准确性、公正性和客观性大打折扣，打击了秘书人员的晋升积极性。3（3）晋升缓慢，普及性差根据问卷中第6题的统计结果，大体上可以看出，随着永川区企业秘书市场的不断深入发展，秘书在职位上有一定的晋升，但是仍然存在着明显的缺陷，大约有70%左右的企业秘书人员都很难得到晋升，此外晋升制度单一、制度不合理、晋升缓慢、普及性差等现象也非常明显。现阶段，秘书还不是一个很规范的职业，职业化缓慢、不够成熟4，导致了秘书人员在晋升上不成熟，影响了晋升的普及性；传统偏见对秘书职业的不认可导致了对秘书人员晋升的忽略，也影响了晋升的普及性；企业内部领导对秘书工作的忽视，群众、员工等对秘书工作的不了解，秘书做得多获得的报酬却很少，最终也影响了晋升的普及性。2.永川区企业秘书人员能力晋升现状永川区企业秘书人员的能力晋升主要有公司内部培训和外部进修这两种方式。（1）内部培训，内容狭窄参加公司内部培训是秘书人员能力晋升的方法之一，其优点是费用低、见效快，但受到时间、人力、物力等的限制，导致培训内容普遍、范围狭窄、作用不明显。主要表现在企业对秘书人员的培训不重视；培训人员和机构急功近利，只注重针对秘书人员技术、技巧层面以及社交礼仪层面的培训；缺乏对职业道德、修养、素养等更高层次的培训，秘书方面的理论研究缺失。这些内部培训方面的缺陷制约着秘书能力的进一步发展和晋升。（2）外部培训，成本较高公司外部进修是另一种员工能力晋升的方法，培训后效果显著，但缺点是成本高、风险高。外部进修是一种培养能力的好方法，需要公司大量的资金以及人力的投入，导致外部进修的名额受到限制；永川区企业与外部交流机会的频频错失制约了外部培训的发展；外部培训经常是利用节假日进行短期培训，时间上受到限制；公司外部培训的方法之一是进入高校接受培训，但是专门高校长时培训的机会是极其有限的。这些外部培训方面的缺陷也制约着秘书能力的进一步发展和晋升。3.永川区企业秘书人员报酬晋升现状（1）工资福利逐年增加永川区企业秘书人员的工资待遇逐年提升，公司福利也相对增加，这和永川区现如今的经济发展状况是密不可分的。5从问卷中第8题可以看出，拥有2000-4000元和4000元以上的工资待遇的秘书人员均占35%。而重庆市总体工资水平6大体上是1000-2000元、2000-3000元、3000-5000元者居多，而在这三部分中，1000-2000元者更多。可以看出，永川区企业秘书人员的工资待遇居于重庆市整体水平中上(如图1)。图1：重庆市平均薪水统计 6跨国大公司在过去的50年里，平均工资增长了40倍，而福利增长了500倍；在世界500强企业中，员工的工资与福利已几近达到1：1的比例， 5而永川区企业秘书人员的福利待遇也跟上了时代的步伐，逐年有所增长。（2）相对增长幅度不大永川区企业秘书人员的工资和福利都有所增长，但与其他职业、其他地区甚至是国际秘书行业相比较，7永川区秘书人员的工资、福利增长幅度极不明显。与我国医生、律师等职业相比较，由于秘书行业在我国发展历史较短，还不够完善，在工资和福利的增长方面很少引起重视，增长幅度也很小；与我国中、东部地区秘书行业比较，尤其是与中部地区相较，作为西部地区的突出城市，永川区秘书人员的工资、福利提升幅度明显不足；与国际（主要是欧美地区）秘书行业相比较，差别更加的明显，据调查，在欧美等国家，秘书行业的工资、福利增长幅度居所有行业前三，增长幅度大、速度快，很明显，永川区企业秘书人员的报酬晋升状况，尤其是在增长幅度方面，不容乐观。（二）永川区企业秘书人员晋升问题的原因通过对职位、能力、报酬等三个方面的晋升现状进行分析，我们可以看出，永川区秘书人员的晋升存在着很多的问题，而导致这些问题出现的原因主要有社会因素、企业因素、自身因素等三个方面。1.社会因素对晋升的不利影响（1）社会对秘书人员的偏见在大多数社会人眼中，秘书这一职业的从业人员主要是女性，这就导致了大家对这一职业的偏见，大多数人认为秘书就是“花瓶”、“摆设”的代名词，而秘书人员的主要工作是“端茶倒水”。 正是因为社会对秘书这个职位的定位出现了偏差，很多人都带上了有色眼镜来看待这个职业，这在一定程度上影响了秘书人员的晋升。形成了不注重秘书人员的自身能力，忽视秘书人员的晋升的偏见。大多数人都存在着这样的偏见，与领导走得越近的人越是没能力、靠嘴吃饭的人。秘书职业刚好就是主要连接领导与其他人员的桥梁，很多人就忽视了秘书自身的能力，使得秘书在晋升方面受到很大程度的限制。（2）行业法律法规的不健全关于秘书人员以及秘书行业的法律法规现如今仍没有一个健全的体系，晋升在制度上缺乏法律的支撑。秘书行业的法律法规的不健全主要表现在秘书人员的考核制度、晋升制度、人员培训制度等方面，这些方面缺乏一个切实可行的依据，从而使秘书人员的晋升无章可循，无法可依，这在制度上制约了秘书人员的晋升。（3）社会的培训机制不力秘书人员的个人能力参差不齐，秘书人员的知识大多数是靠自己一点一点积累起来的，社会没有一个专门的机构能够全面的传授关于秘书行业的知识，秘书人员在职位晋升上受到了时间的限制。社会上针对秘书人员的培训主要是学校教学和企业培训。学校的秘书专业成长时间较短，相关的培训以及知识的教授缺乏一定的经验，而企业培训的范围狭窄，能接受培训的人数有限，这些问题都一起制约着秘书人员的能力晋升。2.企业因素对晋升的不利影响（1）企业秘书晋升考核的不完善据调查访问，永川区大多数企业都有秘书晋升考核制度，但还没有形成完善的体系，比较单一化，很多改革措施只是针对秘书晋升制度或考核制度的某一个方面而出台某一项制度的改革规定。秘书人员的晋升考核方法也存在着很多的缺点：员工特征导向评价法首先有效性差，评价的内容与秘书人员的工作内容之间缺乏比较确定的联系；其次稳定性差，评价者不同会导致对同一员工的评价结果相去很远。行为导向评价法方法众多，各个方法各有其优劣势，需要综合利用这样才能取得合理的考核结果。结果导向评价法就是时兴的目标管理法，但它同样存在着一些缺点：其一秘书工作不能量化导致不能进行有效评价，其二只注重目标会形成企业不良竞争，其三是为员工提供业绩反馈方面的作用不大。3除此之外，缺乏考核前的绩效计划制定；绩效考核的标准过于模糊；考核过程缺乏必要的绩效辅导和沟通等都是企业在秘书人员晋升绩效考核中存在的问题。（2）企业内部复杂关系带来的负面作用与领导的关系与秘书打交道的主要有领导、企业职员以及来访人员，在这些人当中，秘书人员主要是对领导负责，领导与秘书之间的关系是主要影响秘书人员晋升的因素。现实中，秘书人员与领导的关系存在着诸多的问题和不足，归纳起来主要有年龄、性别、岗位等三个方面的障碍。年龄的差距导致秘书人员与领导的世界观存在出入，在对问题的看法和解决问题的方法方面就存在着分歧，从而影响彼此之间的关系；性别的不同也会导致与年龄差别同样的问题；岗位方面是秘书与领导的关系是被领导与领导关系，这肯定会影响着彼此的关系。据调查，目前我国秘书人员，包括永川区，普遍有“领导不批评我就是最大的奖励”这样的共同看法，秘书人员的工作得不到肯定，反而经常受到领导的冤枉，成为领导的“出气筒”、“多领导夹板”， 8秘书人员常有伴君如伴虎的感受。处理不好与领导的关系，不仅晋升无望，更有可能连饭碗都不保。与其他人员的关系秘书是领导与公司员工和来访人员沟通的桥梁，秘书的主要工作之一就是接待来访人员和协助各部门之间的关系。这就需要体现秘书人员自身的能力，主要是交际能力，处理好与这些人的关系，如合理安排好接待人员、处理好与同事之间的关系等都有助于秘书人员的晋升，这就是秘书做好本职工作的基本要求。处理不好与群众、公司各部门之间的关系，使大家形成对秘书人员的“领导跟屁虫”、“狐假虎威”等负面印象，最终就会导致晋升失败。3.自身因素对晋升的不利影响（1）能力限制秘书人员的能力主要表现在专业能力不足：a.办公室的接待工作，待人接物缺乏经验；b.办公室接打电话，不能完全的传达去电信息或者记载来电信息；c.公文写作的能力不足，对公文的基本范式不熟知；d.办会能力不足，不能完整的办理好一场会议。6创造能力跟不上时代。个人形象、社交礼仪等方面的缺失。虽然秘书人员自身工作非常努力，但是能力的不足导致的工作失误有时会给单位造成相应的损失，而公司惯常使用的评价法就是“一票否决制”，一次失误就有可能导致工作的丢失，这些就制约了秘书人员的晋升。一个有能力的秘书，不仅表现在专业知识扎实，而且在其他方面也能推陈出新，勇于主动承担责任，能很好的同企业内部人员协作创新，这些方面就直接制约着秘书人员的晋升，能力的大小是晋升的主要考量标准。（2）态度限制态度主要是指秘书人员自身对待工作的态度，工作缺乏积极性，对自身的工作不满意、抱怨、消极怠工等；自甘堕落、拒绝创新、永远在找借口等方面。9由于这些态度，导致了秘书人员长久得不到晋升，最后形成对晋升的不积极，安于现状，竞争意识薄弱，导致主观上不想晋升，不能提高自身的能力，最终导致自暴自弃，从而永远也不能晋升。（三）永川区企业秘书人员晋升现状的反思1.社会层面的反思（1）扫除秘书领域的晋升障碍在秘书的晋升道路上，由于历史和现实的原因，出现了很多的障碍，尤其是来自社会层面上的，为了加快行业发展，通过媒体改变社会对秘书人员的思维定势，以及通过社会及个人的改革，尽快转化社会对秘书行业的偏见，加快秘书晋升的步伐，都不失为为秘书领域的发展扫除障碍的有效方法。而且，在另一个方面，随着时间的推移，越来越多的人把秘书作为一种真正的职业看待，将其同其他职业视为社会不可或缺的行业，秘书职业化4趋势也在不断增强，职业化的秘书将根据市场的需求调整和壮大自己，这也是另一个改变着社会对这一行业的看法的行之有效的方法。（2）促使秘书工作考核法制化秘书领域的相关法律法规不够健全制约着秘书的晋升，尤其是关于秘书晋升方面的法律法规。可以通过完善和健全相关的考核标准和晋升制度，使秘书行业的发展有迹可循，使秘书的晋升有法可依，从而走上制度化的道路。（3）加大对秘书人员的培训投入一般而言，从事秘书行业时间越久的人经验越是丰富，公司或者企业就应该请这类人来对新的秘书人员进行培训，从而增强秘书的专业知识技能，提高秘书行业的整体素质，为秘书的晋升打下基础。而职业学校以及那些有秘书专业的大学也应该进一步完善自身关于秘书人员职业能力方面的教学，从而增强秘书人员的后备力量，为秘书的晋升铺好路。2.行业层面的反思（1）完善秘书人员的晋升考核秘书人员的晋升考核制度一直停留在一个方面，比较单一化，10这就需要全面制度化、规范化秘书人员的晋升制度，严格内部考核，形成真正的合理晋升。员工特征导向评价法，行为导向评价法和结果导向评价法这三种秘书晋升绩效考核方法都有各自的优缺点，企业在进行考核的时候，应该权衡各种方法的利弊，合理使用评价方法，力争最大限度的对秘书进行公平公正的考核，调动秘书人员的工作积极性。其他方面存在的问题，可以从以下几个方面着手：制定考核前的绩效计划；标准化绩效考核；考核过程中进行必要的绩效辅导和沟通；有效的反馈和合理的运用绩效考核结果。11（2）协调企业成员的人际关系处理好与领导的关系一个秘书人员是否能得到合理的晋升，主要是看他所跟随的领导，无论是工作成就的取得，地位的升迁，还是职称的晋升，都离不开上司的帮助、鼓励和提携。处理好与领导的关系还是得从年龄、性别、岗位三个方面着手。年龄与性别导致的世界观差异并不是不可调和的，秘书人员应注意协调与领导之间的世界观或者是协调自身的世界观，使之与领导的世界观相适应。岗位上严格牢记秘书处于被领导地位，处处请示、事事请示，甘心被领导。总而言之就是甘心成为领导的“出气筒”，适时为领导排忧解难，做好分内之事。一个好的上司都会拥有很强的企图心和责任感，企图心使他不能停止地升迁，责任感使他能调动你的积极性，发现你的潜力，加强对你的培养，以便他升迁之后你能承担他以前的工作。3企业的主要领导人就是秘书人员的上司，应该重视秘书人员的晋升。处理好与其他人员的关系办公室的人际关系和谐了才能形成一个良好的工作环境，更好的进行工作。秘书人员除了要处理好与领导的关系之外，还应处理好与来访人员的关系，积极地接待来访者，积极处理来访事件，做好自己的分内工作，这是显示秘书工作能力的一个方面，有助于秘书的晋升。与此同时，处理好与同事之间的关系，尽量减少其他员工做秘书人员的反面偏见，主动与公司员工打成一片，这也体现了秘书的协调工作能力。协调好与各个方面的关系，从而为晋升添砖加瓦。3.个人层面的反思（1）注重能力的培养随着体力劳动越来越多的向脑力劳动转换，知识与专业技能成了人们就业竞争的焦点，这种趋势在20世纪末已经开始了，以后只会日益明显，3强大的工作能力是职业晋升的一个最大优势，秘书人员的自身能力的高低制约着职位晋升的快慢。秘书的个人能力包括专业技能、创造力、个人形象等，随时学习，参加培训，不断地充实自己的专业能力，主要有公文撰写、办文办会技巧、接打电话等；2培养创造力主要注重发散性思维的培养，经常进行头脑风暴练习，不断地消除定势和功能固着，在面对同一问题时，尝试着从不同的角度去理解、看待和解决；“包装自己，讲究仪容、举止、语言、学会倾听”， 12更要保持好自己的个人形象，秘书作为公司的门面和窗户，代表着公司的形象，恰当的着装和举止可以为个人的良好形象添砖加瓦。从这几个方面出发，提升秘书人员的自身能力，为晋升打下坚实的基础。（2）注重态度的端正在一定的时间内自身能力的提高可能会不明显，但是端正自身的态度却是可以很好的为晋升铺路。注重培养自己的工作积极性，“培养自身的信心，培养自身的竞争意识，端正自身的行业态度，坚定晋升的意志，为晋升做好心理上的准备”， 12这在一定程度上也有助于秘书人员的晋升。结语调研报告主要针对永川区企业秘书人员的晋升情况做了较详细的研究，主要包括永川区企业秘书人员的职位晋升、能力晋升以及工资福利上的提升这三个方面，针对这些现象，发现在晋升方面的普遍问题，最后针对这些问题，提出切实可行的解决办法，力图在前人研究基础上寻求一个突破，为永川区企业秘书行业的发展提供一定的参考。但在研究过程中，由于缺乏经验，问卷内容设计得不够全面，也因为目前能力的限制，研究的对象可能不够全面，在这些方面还有很多值得继续深入下去。参考文献：1百度文库.秘书现状调查报告EB/OL./view/b01e23d6b9f3f90f76c61b24.html, 2011-09-222刘立莹.秘书晋升与评价的制度建设原则J.职业时空,2011(11)3林雯.浅析企业秘书绩效考核现状及其改进措施A.现代企业文化.1674-1145(2009)17-0159-024百度文库.关于中国的秘书职业化进程以及存在的问题和解决方式EB/OL./view/f5ba81c4d5bbfd0a79567386.html, 2012-08-14 5百度知道.永川那里经济如何EB/OL./question/16814122.html, 2006-12-196百度文库.重庆平均薪水统计EB/OL./xsa9p1.html, 2009-20127百度文库.文秘待遇调查报告EB/OL./view/2771e9d0360cba1aa811da03.html, 2012-03-09 8百度文库.我对秘书的看法EB/OL. /view/f1da142f453610661ed9f4ff.html, 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