高校科研质量管理体系运行中的不符合项分析.pdf

2 0 1 1 年第 3期 S i Re s h 文章编号 1 0 0 0 7 6 9 5 2 0 1 1 J 0 3 0 2 1 0 0 5 高校科研质量管理体系运行中的不符合项分析 杨默 函 张 君 邱建国 北京大学先进技术研究院 北京1 0 0 8 7 1 摘要 在对教育部直属的2 9所高校的科研质量管理体系运行情况调研的基础上 着重分析各校在体系运行中产 生的不符合项及其原 因 并进行与不符合项相关若干方面的深入讨论 最后提 出不符合项分析 与纠正的思路 关键词 高校 科研质量管理体系 不符合项 中图分类号 F 2 o 4 文献标识码 A N o n c o n f o r mit y An a ly s is o f Qu a li t y Ma n a g e me n t S y s t e m f o r S c ie n t ific R e s e a r c h in U n i v e r s it ie s Y A N G Mn h a n Z HA N G J u n Q I U J i a n g u o A d v a n c e d T e c h n o l o g y I n s t i t u t e P e k i n g U n iv e r s i t y B e i j i n g 1 0 0 8 7 1 C h in a Ab s t r a c t B a s e d o n t h e i n v e s t i g a t i o n i n t o t h e o p e r a t i o n o f q u a li t y ma n a g e m e n t s y s t e m Q MS f o r s c ie n t i fic r e s e a r c h i n 2 9 u n iv e r s i t i e s a ffi l ia t e d t o t h e M in is t r y o f E d u c a t i o n t h is p a p e r a n a l y z e d n o n c o n fo r m i t i e s o f t h e Q M S f o r s c i e n t i f ic r e s e a r c h a s we ll a s s o n ic p o s s ib le c a u s e s An d s o n ic r e le v a n t it e ms o f n o n c o n f o r mit y we r e in t e n s iv e ly d is c u s s e d F in a lly t h e a n a ly s is me t h o d a nd c o u n t e r me a s u r e s f o r imp r o v e me n t we r e pio p o s e d Ke y wo r d s u n iv e r s it ie s q u a lit y ma n a g e me n t s y s t e m for s c ie n t ifi c r e s e a r c h n o n c o n f o r mit y 近年来 为了适应 当前国际国内形势发展 的需 要 许多高校积极开展质量管理体系建立 和认证工 作 P D C A循环是质量管理 中的一个通用模 型 是 全面质量管理所应遵循的科学程序 质量管理体系 中的全部过程都是按照 P D C A循环周而复始的运转 P D C A循环中的 C h e c k 检查 和 A c t io n 处置 是 促使质量管理 体 系有效运 行 的重要过 程 而 审 核 是对 质量 管理体 系总体运行情 况 的 检查 审核过程中发现的不符合项是改进质量管理体 系工 作的重要依据 因此 深入研究分析审核过程中发 现的不符合项对于高校改进质量管理工作 促进质 量管理体系有效运行 具有重要意义 前人对质量管理体系 中不符合项的判定 整改 和控制等方 面进行了一些研究 但是对于高 校这个特殊的组织在质量管理体系运行过程中产生 的不符合项 还没有人进行过深入分析和讨论 本 文是在对 已建立科研质量管理体系的教育部直属 2 9 所高校进行 了系统地调研 并针对 目前体系建立 和 运行中存在的有代表性的若干问题进行深入分析 的 基础上形成的 着重对所调研高校在质量管理体 系 建立和运行 中出现的不符合项进行 了研究 力求为 高校质量管理体系的改进提供参考 收稿 日期 2 0 1 0 0 8 0 6 修回 日期 2 0 1 0 0 9 2 5 1 不符合项的定义 产生和类型 G J B 9 0 0 1 B一 2 0 0 9标准 此标准为全文引用的标 准 下 同 中对于不合格 不符合 的定义是 未 满足要求 要求 主要指标准要求 体系文件的 要求 合 同 的要 求 社会 要 求 如法律 法规 要 求 和其它要求 如常识性要求 等 不符合项主 要产生于以下过程 外部审核 内部审核和管理评 审 其中 外审 主要指初 审 监督审核和综合评议 等 最具有权威性 产生的不符合项是体系改进最 重要的依据 内审是组织 的 自我审核监督 区别于 外审以 评 为主 的特 点 它具 有几个 基本 的特 点 其程序相对外审有所简化但纠正措施 跟踪 审核等又有所加强 常出于提高有效性或效率问 题 可降低规范化的要求和做法 灵活度较高 在时间 内容的设计上更加宽泛灵活 审查双方 沟通效果最理想 管理评 审由最高管理者实施 而 且涉及到质量方针 质量 目标等纲领性文件的考核 因此 过程中提出的问题 可以作为不符合项 是 体系需要改进 的首要 问题 在质量管理体系建立和运行过程 中可能出现 以 下三类不符合 1 体系性不符合 主要指组织的质量体系文 件与有关的法律 法规 质量保证标准及合同等的 杨默函等 高校科研质量管理体系运行中的不符合项分析 2l1 要求不符 例如 某高校编制 的内部审核控制程序 文件 中未规定 内部审核的时间间隔 或者未编制 内 部审核控制程序文件 即体系性不符合 2 实施性不符合 主要指未按照体系文件实 施的不符合 例如 某高校体系文件规定定期评定 合格供方名录和按照合格供方名录进行采购 但是 实际上名录编制后 多年来从 未重新评定 和修改 也没有 按照合 格供 方名 录进 行采 购 即实施 性 不 符合 3 效 果性 不符 合 主要 指体 系文 件符 合要 求 而且也按照体 系文件 的规定实施 了 但是 实施 不认真或效果未能达到要求 例如 某高校的某部 门对开具的不符合项进行 了原 因分析 举一 反三和 纠正等 但是 对产生 的不 符合没有 找到真 正原 因 或制定的纠正措施没能起到实 际效果 即效果性不 符合 此外 外审还按照不符合 的严重程度分为严重 不符合和一般不符合 2 高校科研质量管理体 系初 审不符合项及其原 因 分析 根据对教育部直属 2 9所高校调研 的结果来看 初次外部审核共产生 2 1 5个不符合项 其中标准 7 产品实现 中出现的不符合项共 1 3 7个 约 占总数 的 6 4 见 图 1 图 1 教育部直属 2 9所 高校科研 质量管理体 系初审不符合项分布示意图 初审是考察组织建立的质量管理体系是 否通 过 权威部 门的认可 因此审核过程综合评价了质 量管 理体系覆盖范围内的所有要素和部 门 对体 系的建 立和改进具有最重要的指导作用 汇总发现 各校 初审时不符合项涉及到标准 中 更改 标识 记录 人员 测量和监视 评审 识 别 法律 资源 沟通 改进 确 认 策划 设施 设 备 装置 防护 顾客 确定 统计技术 批准 等 1 4类要 求 共对应标准中的 3 4项条款 研究 中接触到的外 审专家列举的高校审查 中常 出现 的不符合现象 如 文档编制不规范 三库 管理不严格 对评审和 确认过程的认识不深入 问题 及处理结果 的记录不 全 重要 的科研生产相关 的规定要求及实 际实现情 况记录不完善 技术状态 管理混乱等等也都涵盖在 这 1 4类要求当中 图2中横坐标表示不符合项对应 的标准条款 纵坐标表示 出现 的频次 图中绘 出了 频次最高的 8个不符合项对应的标准条款 按图 中 顺序 从左至右分别对应 文件控制 设计和开 发策划 设计 和开发输入 设计和开发输 出 采购过程 生产和服务提供的控制 生产和 服务 提供过 程 的确 认 和 监视 和测量 设备 的控 制 图 2教 育部 直属 2 9 所 高校初审 不符合项对应标准条款分布示 意图 前 8位 在装备承制资格审查 中 对单位质量管理体系 运行情况进行监督 时 共有 l9项必审项 目 图 2 中的 8项全部包含在 内 这充分说明它们在国防项 目科研和生产质量管理控制过程中的重要性 初 审 时不符合项集 中在标准条款 7 反 映了高校科研 质 量管理体系薄弱的 通性 标准 7是将顾客要求转 化为产品要求并加以实 现 最终交付给顾 客的整个 过程 它包含 了策划 和开发两个 方面 强 调采购 生产和服务 的提供 监测装置 的控制 技术状态等 科研生产 的重要管理环节 下面结合高校 的管理特 点对初审的不符合项产生原 因做 以简要分析 1 质量意识不强 体 系建立之初 质量意识 不强甚至并没有形成 这是容易理解的 主要体现 在两个方面 第一 有 无 的意识 表现为质 量意识是否存在和能否持续增强 第二 对于 规 范性 的意识 表现为在质量意识的指导下 对具 体工作是否重视 组织由上至下 是否每层都重视 体系建立伊始 注重灌输 相对于运行期间更凸显 强制性 这种强制性如果疏导不利 就会引发抵触 心理 也会对 规范性 产生影响 2 程序没有 固化 高校有别 于企 业 日 常管理的规范性和严 格性不很强 在没有 引入体 系 之前 管理程 序设 立 了 但没有 固化 在体 系 2 1 2 杨默函等 高校科研质量管理体系运行中的不符合项分析 建立时编制体系文件 就是对程序的一种 固化 大到面面俱到的质量手册 小至一个管理环节的表 格模板 固化 可以避免很多程序 的不正确或不 正常地跳跃 有 效规避 体系性 和实施 性不符 合 的 发生 3 对国防项 目管理理解不深 高校承研 的国 防项 目 很大一部分是预研类项 目 例如北京大学 预研类项 目占项 目总数的 7 5 其特点是研究范 围 广 门类繁多探索性强 风险性大投资较少 成效 显著 协作面广 通用性强 它分为应用基础研究 应用技术研究及先期技术开发等三个阶段 对需要 有样机 样 件的项 目 在研制过程 中要严 格监控 且有军代表直接参与 有些还要得到批 准 国防项 目除预研类项 目之外 还有产 品类项 目 型研类项 目等等 有些高校在体系初建立时期 对国防项 目 的特点了解不够 对项 目与质量管理的结合缺乏系 统性认识 导致管理环节的疏漏 问题的产生 4 质量人员的专业素质普遍不高 管理不仅 需要经验丰富的管理者 更需学 习能力强的制度完 善者 从调查 中 我们了解 到 高校从事质量管理 的人员鲜有专门从事管理学研究的学者 基本都是 在原有岗位上通过相关培训掌握质量管理工作相关 技能的 2 9所高校中 具备外审员资格的只有2人 这一数量与科研 院所和各大企事业单位 军工集团 相比差距甚大 受学校管理体制的限制 有相 当一 部分高校 大于 6 0 的质量 管理人员不是专 职 的 工作的全部精力没有集 中在质量管理上 尽管 他们的专业素质决定了 日常工作与体系要求 的相融 水平 但是专业知识基础差 学 习时间不足而引发 出的体系运行和改进工作 中的诸多问题 在短时期 内不容易得到根本解决 3 高校科研质量管理体系运行过程 中常见的不符合 项及其原因分析 本节涉及的运行过程中的不符合项主要指监督 审核过程中开具 的不符合项 不包括 内审过程 中出 现的不符合项 由于各校体系运行的时问长短不同 内审间隔也不完全一致 内审相对于外审进行次数 多 不符合项记 录也相应较多 短时间 内不易收集 全面 因此 本研究没有对各校 内审时产生 的不符 合项进行调查 表 1 为教育部直属 2 9所高校的调研 结果 按照监督 审核 中不符合项出现频率 的多少 列出了所对应 的标准条款 并与初审时的不符合项 统计结果进行了对比 需要说明的是 根据 中国新 时代认证中心提供的数据 大部分受审单位每次外 审 监督审核 综合评议 再认证审核资料 出的不 符合项的平均数 为 4 7个 因此调查结果汇总了各 高校 监督审核中按 出现频率排列前 5名的不符合 项 结果显示 2 9所高校提供 的 1 0 0个不符合项 中 部分高校提供数量不足 5个 涉及到标准的 2 8项条款 其中排名前 8位的分别是 文件控制 生产和服务提供的控制 监视和测量设备的控 制 产品实现的策划 采购过程 设计和开 发输入 产 品的监视与测量 以及 设计 和开发 输出 见表 1 表 1 教育部直属 2 9所高校监督审核 过程中出现 的不符合项对应标准条款 7 6 7 5 2 4 2 3 7 3 3 7 3 1 7 3 2 7 4 1 7 5 1 4 2 3 7 5 1 7 6 7 1 7 4 1 7 3 2 8 2 4 7 3 3 根据表 1所示 初审时出现频率 较高的 7 5 2 生产 和服务提供过程的确认 7 3 1 设计 和开 发策划 以及 7 3 3 设计和开发输 出 在监督审 核过程 中都有较大幅度 的减少 而 7 5 1 生产 和 服务 提 供 的 控 制 7 1 产 品实 现 的策 划 和 8 2 4 产品的监视与测量 在监督审核中出现的不 符合项却大幅增加 7 6 监视和测量装置的控制 和 4 2 3 文件控制 依然是产生不符合项较 多的 环节 问题 的减少亦或是增多是有两方面可能性 的 第一 运行时体系的管理水平较体系建立之初提高 了 例如初审时很 多错误是系统性 的 是对标准理 解与 自身管理情况的理解不深或错误而造成 的 随 着体系在科 研管理过程 中发挥着越来越大 的作用 项 目的过程管理与体 系要求的相融度越来越高 对 科研的 设计和开发策划 设计和开发输出 等概 念的理解在逐渐加深 因此简单化 单纯化的系统 性错误会明显降低 与此 同时 随着科研和生产活 动的开展 相对复杂 的系统性错误 深层次实施性 和效果性错误又会不 断涌现 这些都是在体系建立 之初难以预见的 第二 产生问题 的根源发生变化 例如 与生产和工艺 相关 的要求 会随着相关项 目 的结束而减少 要求降低 问题就会减少 反之亦 然 如果出现 了较之前更高的产 品要求 或项 目类 别差别较大 则相应地 体 系运行过程 中出现的问 题就会随之增加 单就这两方面来看 倘若管理水 平 的提高速度和品质适应不 了体系内新 问题产生的 态势 那么体 系运行所 面临的困境是可想而知 的 这样的诊断 是可 以通过对不符合项 的分布和变化 的分析得到的 值得注意 的是 对于高校科研质量管理体系而 言 监视和测量装置 的控制 和 文件控制 仍 然是管理的硬伤 首先 设备的监视和测量经费不 杨默函等 高校科研质量管理体系运行中的不符合项分析 2 l3 足 管理归口不一致 调研涉及到的 2 9所高校用于 设备监视和测量的经费平均不足 3万元 设备的检 测 有 5 0 以上高校不是统一管理而是 由各个项 目 组 自行负责 的 其次 文件 的符合性 和规范性一直 以来都是标准的最基本要求 然而 却是在 日常工 作 中出现问题最多的环节 这不得不令人反省 由上述分析可 见 高校在体 系运行过程 中发现 的不符合项和初审时 的不符合项产生 的原 因已经发 生了一些改变 随着体系 的运行 逐渐消除 了体系 初建立 时较为 容易解 决 的问题 如 程序 固化 对国防项 目管理理解程度不深等 的问题 但 同时又 增加了一些新的问题 1 投入少 重视程度不够 有一些过程通常 被视为质量管理 的非重点工作 因此受重视程度不 够 相应地管理投 入也偏少 为管理种下隐患 例 如过程的监督和测 量 数据分析和预防措施 监视 和测量装置控制等等 2 对标准理解 不到位 作为项 目依托单位 对一部分标准要求理解得不够深入 甚至存在误解 例如评 审 验证 确认 过程 审核 中发现作为设计 开发输入 的 合 同 任务 书 没有被评 审 原 因是 认为 合 同 任 务书 为 甲方 拟定 最 后 的盖章 确 认都是 由甲方操作 因此没有评审的必要 3 科研管理人员队伍不稳定 无论 是科研人 员还是兼 职的质量员 参与项 目的管理 有阶段性 影响了培训的系统性 和实践经验 的积 累 项 目负责 人对科研质量管理的积极性不高 参 与项 目的科研 人员 不是职业化的 自身流动性大 4 管理缺乏严谨 的态度 对质量管理体 系的 文件资料进行有效 的控制管理是一项 烦琐 的工作 不仅需要在基础 管理体制上下功夫 而且更需要秉 承一种科学管理 的严谨态度 在高校这样 的大背景 下 如果管理能够做到 同科学研究一样的严谨 管 理文档的编写和学术论文一样的规范 内容经得起 推敲和验证 记录翔实可信 文件控制 就不会 出现诸多问题 且屡改不止 4与不符合项相关的几点讨论 4 1 从 不符合 项分析 体 系的有 效性 为了衡量组织建立的质量管理体系的有效性 以 及明确可以改进提高的 目标 通常要进 行各 种形式 的监督审核工作 体系有效性的判别着 重于体系实 体状况的验证 佐 以对质量记 录和顾 客满 意程度 信息的查访 历次审核之后 组织应对 不符合项进 行系统分析 从 程度上 区分严重 一般不 符合项 从性质上辨别 系统性 实 施性和效 果性不符 合项 通过分析不符合项 的分布情况 以及不符合项在各 部门所 占的比例 判断 审核 的有效性 发现制约体 系运行 的原因 提高体系的有效性 4 2 内审与 内审中的不符合项 尽管 内审 的不符合项没有列入本次调查 但是 从 内审开具 的不符合项是能够看出内部审核 的深度 审核的实施水平 与效 果的 因此 若分析不符合项 对体系改进产生的影响 就不能忽略这个重要的环 节 与外审相 比 内审 由组织 内部具有相关 资质的 内审员来承担完成 着 眼点在于发现 自身问题并致 力于改进 内审与外 审 比难度较高 首先 内审员 经常面对 自己 的同事 难 以产生权威效应 其次 内审员一般都是兼 职人员 本身也是质量改进的对 象之一 再 次 受 到一 些人 为或环境 因素的干预 如涉及到荣誉和利益的审核结果 纠正难度较大等 往往不能俱实记录结果 最终落在纸面上的不符合 项的参考价值相 比外 审会有所降低 然而 内审终 究还是能够帮助组织及时发现并解决体 系运行 中的 问题 无论 不符合事实 最终是 否落实为不 符合项 得以存档保存 都不 会被组织 无视 无 论采取 怎样 的程序 都 会被列 入纠正 和预防 的行列 中去 所以 内审的重点在 于指导性检查 督促 尚未完成 的内容进一步完善 和健全 它是体 系最赖 以生存 的 自查手段 4 3 受审核方处置不符合项过程 中存在的问题 1 对 不符 合项 的确认 不慎 重 不认 真 首 先 外审时审核组都会要求受 审核方指派一定数量 的人员陪同审核组进行审核 审核组与受审核方交 换意见 确认不符合项事实时 陪同人员的作用不 只是向导 而且还应 当发挥见证和解 释的作用 如 果这个作用发挥不到位 很可能影响审核人员的判 断 影响审核的有效性 其次 在审核过 程 中 审核人 员 的时 间有 限 采用抽样方法所 发现的事实也 有限 受审核方人员 情绪紧张 陈述不足 反应过慢等 多种 因素 往往 导致不能提供符合要求的证据 再次 有 的审核人员综合素质和审核水平偏低 对事实做出的判断和审核结论也有值得商榷之处 所以 受审核方必须认真核实审核发现的事实 可以提供补充证据 的应立 即提供 若认 为审核人员 出具的不符合项报告与事实不符应立即 申辩 尽量 减少和消除不必要的不符合项 报告 否则 盲 目确 认将给下一步的原因分析和采取纠正措施带来困难 和尴尬 2 对不符合项 的原 因分析不准确 有些受审 核方对不 符合项 的原 因分析 往往仅停 留在表面 或是将不符合 的事实再 复述 一遍作 为原 因分析 比 如 某校的 不符合项报告 将 未按程序文件 的 规定对顾客要求进行确定 和评审 作 为不符合 的事 实 而其原 因分析则是 未按文件规定进行合 同评 审 显然 只是重复 了一遍报告的事实 而没有分 析原因 原因分析应当体现在为什 么没有对顾客的 2 1 4 杨默函等 高校科研质量管理体系运行 中的不符合项分析 要求进行确认和评审 是相关人员不了解文件规定 的要求 还是文件对需确认和评审的内容界定不清 否则 无法采取有针对性的纠正措施 3 见证材料的有效性和可信性较低 为证实 受审核方针对不符合项所采取纠正措施 的有效性 大多数均要求受审核方提供一定 的见证材料 既然 是见证材料 就必须有效和真实可信 但事实并非 如此 在审核 中 经 常遇 到的一个问题就是 补 记录 但绝大多数在体系运行 中形成 的记