基层干部如何提升管理能力.ppt

1 管理培训课程 基层干部如何提升管理能力 2 管理者与被管理者管理者与被管理者组成的这个群体 最能体现一荣俱荣 一败俱败的世态 前者为后者圈定责任 后者则为前者提供创造的灵性 前者为后者指出奔头 后者则使前者精神充盈 前者教后者工作的方式方法 后者则赋予前者的生命以意义 以这样的心态从事管理工作 无疑找准了职业经理人的定位 3 一些管理者 不是为了辅助或引导属下取得成果 而是为了打压属下炫耀自己 在他那里 属下的大脑是他的跑马场 是一片荒凉的戈壁 可以任由他驰骋與撒野 他有時候說的話也对 是很好的亮奌 可是没有積极的效果 因为 动机与方式没定了氛围 在使对方感受敌意的氛围中 亮奌容易变成污奌 4 一 前言 管理 透过别人 完成工作 达成工作目标 5 二 企业内阶层活动的区分 6 三 干部与一般员工差异 7 四 干部知识结构图 1 操作知识 60 2 管理知识 40 8 具有良好的沟通技巧 在越来越强调 团队合作精神 的今天 已成为许多企业在招聘 考核员工 干部时十分看重的条件 在公司这个纵向结构的小社会里 你可能是别人的上司或是下属 更可能同时要扮演这两个不同的社会角色 选择恰当的沟通表达方式 学习如何与不同身份的同事相处 将使你赢得尊重 信任 在职场中从容行走 9 五 干部的基本的立场 承上启下 1 承上 有效 完善地辅佐上司 代表部属 1 了解公司处境 时常站在上司的立场思考问题 2 问题提出的同时要提出如何解决的具体建议 3 随时提供详细的记录资料 4 接受命令贯彻始终 5 一有错误自动报告 2 启下 了解 关心 领导 教育部属 代表公司 1 与部属多沟通 2 多发挥部属优点 3 多鼓励部属思考 不可事事包办 事必躬亲 10 五 1如何面对上司身为下属 即便你技术出众或能力过人也不能养成看不起上司的习惯 时刻保持对上司的尊重 一个有能力而不具攻击性的下属容易让上司信赖 也更容易让上司接受你的想法和建议 在工作接触中要多观察上司的言行 了解他的性格 好恶 面对种种上司 采取不同的策略 将对你大有裨益 11 A 冷静谨慎型上司他会欣赏一丝不苟的工作作风 喜欢一份记载详细的工作报告 提交给他的工作计划也是越详细越好 在办公室注意自己的言谈举止 穿得体的职业装也是他欣赏的 谨慎的人有很强的自我保护意识 因此要注意不要与他过于亲近 12 B 懦弱妥协型上司耳根子软没有主见是他的弱点 他可能很容易接受你的建议 但同时又可能受别人的影响而动摇 这是你除了多向上司阐明你的观点以外 还可让持相同观点的其他同向上司进言 支持你的观点或计划 13 C 豪爽外向型上司一个外向而粗线条的人 对形式上的表面的一套并不研究 更看重的是你的实际工作能力 他会欣赏办事细致的下属 也不反感不拘小节的人 注意不要背着他搞小动作 或是当面顶撞他 激怒了他就不好办了 14 D 吹毛求疵型上司如果你不想被他的百般挑剔弄得神经兮兮 只有摆正心态不要太介意他的批评 要知道挑刺只是他的习惯而已 分析一下他的批评抱怨 确有道理的还是应该照办 至于无理要求可适当采取拖延战术 冷处理 拖得时间长了他也没有精力再纠缠这些细枝末叶 催促你快把事情了结 15 下属眼中的理想上司1 为下属争取高薪2 亲切随和没有架子3 时间观念宽松4 肯承担责任 16 五 2如何面对下属作为上司 你的权威不仅仅来自于职权 在很大程度上取决于你的个人魅力 你的能力也不仅仅指你的业务或技术水平 而更强调沟通 协调 组织能力 没有谁是天生的领袖 领导能力是在学习和实践中不断得以提高的 17 A 让下属信赖再实施计划之前 一定要先弄清楚自己的职权 什么事你可以自行决定 什么事你必须向主管 老板请示 不然的话 你拍板决定的事 做到一半再被主管 老板否决 推倒重来 将严重打击你的威信 你的下属在你下次布置任务时会拖拉犹豫 对你在公司的地位产生怀疑 18 B 学会控制情绪 情绪化 是做上司的大敌 要注意不要把负面的情绪带入工作中 使你的工作效率和判断能力大打折扣 更糟糕的是 你的情绪不稳会使你的下属不知所措 对你退避三舍 因此修心养性 保持平稳的情绪和良好的心态是上司们的必修课 战胜自己是一件很困难的事 必要时可参加一些针对性的培训 学习控制情绪的方法 19 C 分权分工信任下属事事亲力亲为不是好上司 多观察 了解你的下属 根据每个人的性格 潜质分配任务 并从中组织协调 给予下属施展才华 锻炼能力的机会 如果下属自持功高难以约束 上司首先要坚持的一点是 不要轻易失去一名有能力的下属 一方面让他培养一些新手 一方面从高层入手 和他的大客户接触 做好两手准备 20 D 积极和下属沟通除了在工作例会上让下属了解公司近期状况 远景规划 目前部门的工作进度 每个人的业绩 表现等等 还要鼓励下属在公开或私下的场合主动与上司交流 注意不要当众责骂下属 多用赞美激励的手段 另外 上司还该给创造机会和下属沟通 借下属生日或节日请大家聚餐 在宽松的环境下联络感情 那种公事私事绝对分明的做法 是不符合中国人心理的 21 上司眼中的理想下属1 准时上班 超时下班2 身体健康 脑袋聪明3 工作积极又不具野心4 对上司既忠诚又畏惧 22 2 1 没有互动就没有互信没有互信就没有共识 23 2 2分享 也是发现个人潜力的好方法 周哈里窗户理论 JohariWindow 一 公开区 透明区 二 盲点区三 隐私区四 潜在区 未知区 24 GAME 每个人都用一个字来形容另外一个人 大家想啊想 常常会冒出惊人之语 而在这样的互动下 无形中也增加对彼此的了解 歌德说过 能分享他人的痛苦的是人 能分享他人的快乐的是神 25 喜欢与人分享 对自己有更多的了解 于是在面对困境时 也容易找到解决方法 长时间下来 跟一个只会埋头苦干的人比起来差别愈来愈明显 许多好的点子 好的做事方法 好的观念 都是透过真诚分享才能获得 光靠一个人绞尽脑汁 不是那么容易突破 一个喜欢分享的企业 真的占便宜 真的有福气 26 2 3如何培养分享的能力 1 能够看到别人的优点和成就 了解他为什么做得到 2 练习表达的能力 你要相信自己也是一个有优点 有成就的人 不要怕别人嫌你不好 3 倾听很多人做不到这一点 不喜欢听别人讲话 4 要会问问题 有了彼此激励的机会 想法就会更精彩充实 27 六 干部的基本职责 对事 对人 对钱 环境与氛围 在预定的时间与期限内 做出依照计划的数量与答要求的产品 指导与培育部属 使其能独立作业 消除浪费 降低成本及费用 创造大家容易工作的场所与安全 愉快的工作环境与氛围 28 七 干部应具备的意识 1 管理 维持现在水准 保持效果 守势 2 改善 突破现状水准 提升效果 攻势 3 标准化 重视管理及技术经验的累积4 创新 开发 从事过去从未试过的新活动 以创造比以往更高的价值 标准化点 标准化点 管理 改善 管理 改善 管理 29 5 良好干部应革除缺点 1 做好人 2 讲困难 3 考上司 4 录音带 5 欠公平 6 推责任 7 不学习 8 不教导 9 不报告 10 不传达 11 不追踪 12 不协调 30 八 干部应具备之工作精神 区分四阶段 第一阶段 新进及培训 第二阶段 成长的历程 第三阶段 工作达成目标 第四阶段 长期之展望 31 第一阶段 新进及培训 1 开朗 以喜悦的心情接受所有的人 事 物 2 配合 全力配合其他同仁并遵照公司规定 3 急切 急切学习 达成目标 32 如何在新岗位上站稳脚跟到一家新单位 适应新的工作环境通常需要3个月 要在新的工作岗位上站稳脚跟 就必须在这段时间里 给上司和同事一个良好的第一印象 33 A 尽快熟悉 游戏规则 每个公司都有自己的劳动纪律 要熟悉 规则 而不要凭以前的经验办事 比如 接到找人电话 你会询问来电话者是什么人 以向被找者传送电话的基本信息 也许你在以前的单位都是这样做的 但可能新单位的同事们却不喜欢这种做法 认为应保留个人隐私 34 B 不要给自己找借口如果因为业务不熟悉而犯错 除了承认之外 向部门领导或是 老同志 多多请教以免再犯是最好的办法 千万不要犯了错误还给自己找借口 成功者找方法 失敗者找藉口 35 C 别害怕说 我不懂 在学校里学的东西可能跟实际情况有些出入 而且每个公司 企业有每个公司的特点 文化 有些事情不知道怎么办也是正常的 重要的是别怕说 我不懂 我不明白 多问问有经验的人 不耻下问是优点 这条尤其适合刚刚毕业的大学生 36 D 学会当听众每个单位都免不了有说长道短的人 初入新环境 为熟悉 规则 听听当然无妨 但切不可自己妄加评论 傳播 以免言多语失 37 第二阶段 成长之历程 1 错 勇于认错 有错误才能成长 2 要求 要求自己为先 进而要求属下 3 不耻下问 勇于求知 虚心求进 38 第三阶段 工作达成目标 1 魄力 勇于负责 敢于建议 力求改进2 踏实 一分一秒都要珍惜 一点一滴都要注意 3 精打细算 注意成本 一丝一电都要计较 39 第四阶段 成长之展望 1 沟通 规划自己之一生 向上级沟通 2 利益相结合 只有公司有利润 个人才能 钱 途 3 挑战 向更高 更远 更好挑战 40 九 突破彼得原理的宿命 究竟什么是彼得原理呢 简单的说 那就是任何人在任何组织中 总有可能被升迁到他 已经 不能胜任的阶层 问题是他会停留在那个位子一阵子 或很久而非降回他最原能胜任的阶层 每個公司 企业组织应注意以下 首先 每一个人必须承认自己的能力目前有所不足 因此 无法将潜力十足的发挥 所以对组织贡献与所得待遇不成比例 41 其次 如果没有充分准备而急着在组织生涯阶梯快速攀爬的话 有可能弄巧成拙 更有可能早日夭折断送个人的美好前程 此即所谓 做的早不如做的巧 之理 当然 既然世俗化的社会成就标准是 向上提升 每一个人如果颠覆彼得原理的诅咒与宿命的话 是否有足够的勇气自我负荆请罪 向下沉沦 减少对组织的伤害 42 一个人不论如何慧眼识英雄 可能提拔某些人至他无法发挥能力的职位上 虽然用人唯才 但看错眼的马前失蹄仍然无法避免 其次 组织的最大绩效绝对比现状还要理想 因此 如何提供完善的学习与训练制度来培养种子部队是刻不容缓的挑战 43 另外 如果一旦发现彼得原理的伤害太大 为人主管者是否有足够勇气当机立断的 换人做做看 彼得原理的陷阱 不仅让人膨胀自己的名利欲望 以致无法时时自我警惕与觉悟 而且会使组织趋于惰性 以致分崩离析 但是 许多组织人 主管或部属在内 在忙碌的工作生涯里 都无法静心冥想上面提出的几件思维点 甚为可惜 值得干部警惕 警覺是智慧的開端 44 如何避免彼得原理的发生 随时随地保持强烈的学习欲望 对新事物的好奇心永不止息且勇于尝试 不急于挤入高处不胜寒的阶层 深知巧胜于早的哲理 组织的理想境界永远无法得知 不断运用工作论调与组织终生学习策略 才能拥有立足之地 45 向上提升 与 向下沉沦 组织里必须兼而有之 交叉使用 如此人人才能脱胎换骨 46 十 干部如何才能坐稳职位 寻求 贵人 相助 贵人 不一定身居高位 他们在经验 专长 知识 技能等方面比你略胜一筹 也许是你的师傅 同事 同学 朋友 引荐人 他们或物质上给予 或提供机会 或予以思想观念的启迪 或身教言传潜移默化 有了贵人提携 一来容易脱颖而出 二则缩短成功的时间 三是不慎办砸了是能有所庇护 47 成为不可缺少的人公司里 老板宠爱的都是些立即可用 并且能带来附加价值的干部 管理专家指出 老板在加薪或提拔时 往往不是因为你本分工作做得好 也不是因为你过去的成就 而是觉得你对他的未来有所帮助 身为干部 应常扪心自问 如果公司解雇你 有没有损失 你的价值 潜力是否大到老板舍不得放弃的程度 一句话 要靠自己的打拼成为公司不可缺少的人 这至关重要 48 建立关系网络社会上 一些专业能力等硬件未必很好的人能出人头地 不少人是得益于人际交往能力 单位里亦如此 建立关系网络 就是创造有利于自我发展的空间 努力得到别人的认可 支持与合作 不乏以兴趣 爱好 同学 老乡等关系结成的 小团体 争取成为其中一员 增加 人际资产 49 不要将矛盾上缴据传说 古代信使如连续报来前线战败的消息 就有砍头的危险 老板每天都面对复杂多变的内外部环境 要比干部 员工遭遇更多的难题 承受更大的压力 将矛盾上缴或报告坏消息 会使老板的情绪变的更糟 还很有可能给他留下 添乱 出难题 工作能力差 的负面印象 因此 向领导汇报时要切记尽量少谈矛盾 困难 溝通 表达訓練自我要求 你会说话吗 50 勿成为 牢骚族 人在遭受挫折与不当待遇时 往往会采取消极对抗的态度 牢骚通常由不满引起 希望得到别人的注意与同情 这虽是一种正常的心理 自卫 行为 但却是老板心中的最痛 大多数老板认为 牢骚族 与 抱怨族 不仅惹是生非 而且造成组织内彼此猜疑 打击团体工作士气 为此 当你牢骚满腹时 不妨看一看老板定律 一 老板永远是对的 二 当老板不对时 请参照第一条 51 抓住机会适时表现不要害怕别人批评你喜欢表功 而是担心自己的努力居然没被人看到 才华被埋没了 想办法做个 有声音的人 才能引起老板的注意 向老板汇报 要先说 结论 如时间允许 再作细谈 若是书面报告 不忘签上自己的名字 除老板之外 还要将成绩设法告诉你的同事 部属 他们的宣传比起你来效果更佳 会议是同事 主管 老板及顾客之间不可多得的沟通渠道 会议发言是展现能力和才华的大好机会 52 掌有权利的人 和我们一样在迷宫里行走 但是 权利很容易使他以为自己有能力选择自己的路 而且还要带领别人往前走 事实上 他既未发觉自己深处迷宫中 更没发觉 头上就有纵横的星图 53 对于任何东西 现象 问题 人 事件 如果不认识他的过去 你如何理解他的现在到底代表什么意义 不理解他的现在 又何从判断他的未来 不认识过去 不理解现在 不能判断未来 你又有什么资格来管理领导呢 54 十 1 干部如何洞悉行为的八大通性行为的八大通性1 同类互比5 相互回报2 印象概推6 相似相亲3 投射效应7 替罪羊行为4 近而亲8 人群中的行为扩散 55 通性1 同类互比所谓同类互比是 人类为了达到其理想的生活目标 随时都需要了解自己在社会的位置 当缺乏判断的客观信息标准和有效方法时 就常常透过与自认为同类的人比较 来确定自己现状和社会位置 这就是人际间的同类互比行为 双胞胎同学会 钢铁大王比赛 送礼同一级 车 人 ISO 56 57 58 通性2 印象概括所谓印象概括是 人们在判断别人时有一个倾向 首先把人分为 好的 和 不好的 两部分 当一个人被列为 好的 部分时 一切好的品性便加在他的身上 相反的 如果一个人被归于 不好的 部分时 那么 一切不好的品性又都加在他的身上 嘴上 十秃 官大 第一名 山东人 客家人ISO 宾士车 站台 刻板印象 伯乐 59 60 别因小蛀而舍栋梁 选择人才要用其所长 而非避其所短 筷子 吴起 台北县 61 62 63 天为罗帐地为毯 日月星辰伴我眠 夜半不敢伸长足 深怕踏破海底天 朱元璋 64 雪压竹枝低 虽低不着泥 明朝红日出 依旧与云起 朱元璋 65 66 衣服清洁整齐 身体洁净 没有脏乱和强烈的体味 臭 真诚的对别人微笑 尊重别人 不轻易打断别人的说话 真实的对别人发生兴趣 诚恳地对别人欣赏 赞赏 专心地听别人说话 鼓励他们讨论他们自己 说些他们所喜爱地事情 一个人给别人留下的印象也非常重要 如何一见面就给别人留下一个好印象呢 以下几点可以帮忙 67 通性3 投射效应 所谓投射效应是 人们往往有一个倾向 当他们不知道别人的情况时 如个性 爱好 思想等 就常常认为别人具有他们自己的特性 或者说 当人们需要判断别人时 就往往将自己的特性 投射 给别人 想象其他人的特性也和自己一样 越战 一见 送礼 扣肉熊 陈之藩 挖角 T型车 鱼尾巴 作客 OK 70寿 68 69 70 如何避免投射效应 一 揣情 摩意二 已所不欲 勿施于人已之所欲 勿强加于人三 同理心 站在别人的立场想 71 平和得人 显得很安静公正的人 表现得耿直心有喜事 外表就欢乐发怒的人 表现激动爱名的人 爱表现力行的人会把事情做得完善有廉耻的人会很高洁有信用的人 会表现光明磊落好利的人 往往多求卑鄙的人 常常谄媚 鬼谷子 揣情摩意 72 那不可能 我们这里一向不这么做 这种改边对我们来说太突然 也太大了 这个我们以前试过 不过 行不通 我真希望事情象你说的这么简单 这么做违反现行政策 等你在这里呆久一点 你自然会明白 谁准你改变规定的 实际点吧 老兄 你怎么说我们这么做是错的呢 而最典型的回答应该是 如果你在这一行呆的象我一样久 你自然会明白 你的构想根本行不通 73 经理认为员工的需要 1 好的待遇2 工作的安全性3 升迁与成长4 好的工作环境5 有兴趣的工作6 技能的训练7 对员工的忠实8 赞赏员工的成就9 归属感 1 有兴趣的工作2 赞赏员工的成就3 归属感4 工作的安全性5 好的待遇6 升迁与成长7 技能的训练8 好的工作环境9 对员工的忠实 员工真正的需要 74 75 通性4 近而亲所谓 近而亲 是 人们之间住的近的 要比那些住的远的 更能可能成为亲朋好友 近水 孟母 房子 学语言齐威五 田婴开店 兄弟 南北韩 76 77 通性5 相互回报所谓 相互回报 是 社会山的人往往有一种倾向 喜欢那些他自认为喜欢他的人 讨厌那些他自认为讨厌他的人 秦缪公 晋惠帝 两肋 会计师楚庄王 两肋 送礼 冲天炮 科威特加拿大 官商 78 79 通性6 相拟相亲所谓 相拟相亲 是 人们普遍认为 相似的人要比不相似的人 彼此更容易互相喜欢和亲近 门当 五同 共识 ISO QCC 影视星飞机 辛普森 生力啤酒营造与工人 大禹入乡 文人 同行 80 81 通性7 替罪羊行为所谓 替罪羊行为 是 当人们烦闷或恼怒时 在不知烦闷的根源 或知道烦闷的根源 但不敢对根源进行攻击的情况下 就往往倾向于寻找烦闷根源的代替品 进行发泄和出气 这就是替罪羊行为或羔羊代罪行为 公车投钱 上班迟到 CD 顾客 加油SHOPPING 运动车胎 女子约会 82 83 84 85 下列可帮助我们防止或降低替罪羊行为弊害 正确认识 力求不用 有能力 有修为的人是不会用它的 针对根源 对症下药 面对根源需要智慧和勇气 但处理后 我们的能力和信心会大增的 制造阻力 不当羔羊 若我们增加阻力 如努力工作提升职位 拉开距离等 我们就可免当替罪羊 公司的诉怨程式 替罪羊行为是一种人的通性 一个组织为使工作效率提升 必须有适当的诉怨程式 以制造阻力 使替罪羊行为不易发生 86 通性8 人群中的责任扩散人群中的责任扩散是 当人们在一起做事而又的没有明确个人责任时 有的人在一定程度内会失去他个人的责任感 责任出现后 即使当时他是单独在工作 也会认为分担与降低个人责任是理所当然的 这就是 人群中的责任扩散 行为 示威 新兵收假 夜路墓地谷关温泉 路肩 盖章 开会 87 88 如何避免责任扩散 明确的责任制建立好的风尚让黑暗暴光识别是非的勇气灵活运用 89 十一 掌握日常的工作内容 1 统计前日完成的生产报表 包含订单量计单号核准数量 生管 数量要正确 2 完成每位部属的个人生产报表 掌握现状与实际 提供合理的生产数量 了解所有状况 边同不合理的生产总是数量不足或与原先预定不一样 提供出适时的问题 人事物 供有关单位来解决并改善 3 工令单或制造通知单的销单 工令单要有一管表 以使整个资料明朗 4 领料单与工令单的核对 随时掌握住生产的状况 领料单要有一览表与工令单符合 且注意不可错 90 5 提早完成所需生产的材料以防止停工滞料 6 人员的分派工作 每天工作前就必须安排好 并不是当天安排 7 生产有问题即时提报上级领导 以利即时做出判断及改善 8 入库单的填写 有成品的单位仓库要有核对数量 品管须检验好 9 每月的盘点内容 物料半成品机器设备 治工具每个单位提供 10 请假人员如何处理 批与不批如何是好 11 做好整理整顿的工作12 作好数据统计 分析 數字会说话 91 十二 干部執行工作技巧 1 善用工作计划表 参见附表1 2 建立工作之管制基准 参见附表2 3 1 工时基准 4 品质限度样本 2 用料基准 5 作业指导书 3 产品基准 规格 6 检查标准等级 3 生产工作人员安排调度之技巧 1 依多能工表派工 2 适人适职 92 4 教导新进员工之技巧 1 了解与准备 A 性格 兴趣 背景 B 作业标准与职务说明书 C 组内应注意事项 2 寒喧与欢迎 A 自我介绍B 询问其生活状况 工作经验 住宿 交通等C 使其放松心情 93 3 说明与引导 A 班的工作状况 B 受何人指挥 应向何人报告 C 作息时间 公司规定 薪水核算方式及公司福利政策 A 利用朝 夕会传达B 同乡之引荐 握手C 勉励D 前几天要派人陪同用餐 使他有被关心感 4