现金和银行存款管理流程手册0312.doc

1 45 现金和银行存款现金和银行存款管理流程手册 讨论稿 管理流程手册 讨论稿 编制人 授权人 版本 生效日期 此手册仅供太保使用和参考 未经太保授权和许可 不得外传 0 45 目录目录 第一部分第一部分概述概述 1 1定义与范围 1 2职能说明 2 3现金和银行存款管理运作分类 3 第二部分第二部分业务流程业务流程 5 1收款 5 1 1流程图 5 1 2管理方法 6 1 3流程描述 7 2付款 13 2 1流程图 13 2 2管理方法 15 2 3流程描述 16 3现金和银行日常管理 24 3 1流程图 24 3 2管理方法 26 3 3流程描述 27 第三部分第三部分附件附件 35 附件 1 内部制度索引 35 附件 2 新增 改进单据索引 36 附件 3 内部管理报告 40 附件 4 主要业绩考核指标样本汇总 44 1 45 第一部分第一部分 概述概述 1定义与范围定义与范围 定义定义 现金 指企业的库存现金 包括人民币现金和外币 现金 银行存款 指企业存放在银行或其他金融机构的货 币资金 范围范围 本流程手册主要针对财务部门出纳职能的现金和银 行存款管理流程 在传递到出纳以前 例如保留在 展业人员手中的现金或银行票据等 相关的管理控 制手段参见产 寿险业务财务管理流程 2 45 2职能说明职能说明 职能职能负责人员负责人员职责描述职责描述 共享服务 财务中心 出纳现金 及时进行现金收付 保管现金 保证现金的完整和安全 根据管理层要求 出具与现金管理有关的报告 系统登记现金日记账 负责现金的日常盘点 编制定期的现金盘点报告 银行存款 及时进行银行收付 保管支票 电汇单和其它银行付款凭证 保证银行 存款的完整和安全 根据管理层要求 出具与银行存款管理有关的报告 系统登记银行日记账 记录保管支票备查簿 共享服务 财务中心 应收账款 费用会计 及时 准确地进行收入和费用的会计确认 保证截 止正确 共享服务 财务中心 总账会计 编制现金流量表 不定期进行现金抽查盘点 检查现金盘点报告 监督抽查出纳编制的银行余额调节表 共享服务 财务中心 财务经理 抽查现金盘点报告 复核银行余额调节表的重大调节项目 如长期未达 帐项目等 复核与现金 银行存款管理有关的报告 3 45 3现金和银行存款管理运作分类现金和银行存款管理运作分类 现金和银行存款管理的运作可分为 控制环境控制环境运作分类运作分类具体工作具体工作控制程序控制程序 现金收款 文件设计和 记录 资料管理和 接触控制 职责分工 独立复核 会计系统 银行收款 文件设计和 记录 资料管理和 接触控制 职责分工 独立复核 会计系统 经营管理的观念 方法和风格 组织结构 权限和责任分配 监控方法 内部审计 人事政策和实务 付款准备 文件设计和 记录 资料管理和 接触控制 职责分工 独立复核 授权 资金管理 会计系统 现金付款 文件设计和 记录 资料管理和 接触控制 职责分工 独立复核 授权 资金管理 会计系统 银行付款 文件设计和 记录 资料管理和 接触控制 职责分工 独立复核 授权 资金管理 会计系统 收款 付款 4 45 控制环境控制环境运作分类运作分类具体工作具体工作控制程序控制程序 公司卡管理 文件设计和 记录 资料管理和 接触控制 职责分工 独立复核 授权 资金管理 会计系统 现金日常管理 资料管理和 接触控制 独立复核 职责分工 会计系统 银行账户管理 资料管理和 接触控制 授权 独立复核 职责分工 会计系统 银行余额管理 文件设计和 记录 资料管理和 接触控制 授权 独立复核 职责分工 现金和银行日常 管理 5 45 第二部分第二部分 业务流程业务流程 1收款收款 1 1流程图流程图 各级公司各级公司共享服务 财务中心共享服务 财务中心 业务出纳业务出纳财务出纳财务出纳财务经理财务经理应收账款会计应收账款会计总账会计总账会计 现现 金金 收收 款款 各级公司各级公司共享服务 财务中心共享服务 财务中心 业务出纳业务出纳财务出纳财务出纳财务经理财务经理应收账款会计应收账款会计总账会计总账会计 银银 行行 收收 款款 收款 保费 其他 1 出具发票2 登记现金日 记账 3过账 6 会计处理5 取得银行进 账单 1 登记银行日 记账 3会计处理5过账 6收款明细表 内部交款单 2 复核原始 凭证 4 复核原始 凭证 4 保费收款1 出具发票2 6 45 1 2管理方法管理方法 管理原则管理原则 明确规定现金保费收款的缴费形式及适用范围 展业人 员通过个人银行账户 POS 机 邮局汇款等形式上交保 费 视同现金缴费 柜面业务出纳必须由共享服务 财务中心出纳人员担任 出纳与会计职能分离 现金保费收款必须有对应的保险业专用发票证明 行政 现金收款必须有对应的发票或收据证明 现金保费收入应于当天全部缴存银行 收款范围收款范围现金 客户缴纳的现金保费 员工报销多借的现金借款 员工购买宣传品 个人罚款收入 追偿款收入 代查勘收入 咨询服务收入 无形资产转让收入 等 银行存款 除现金收款范围以外的其它收款情况 管理职能管理职能共享服务 财务中心应收账款会计 总账会计 各级公司出纳 财务经理 管理文件管理文件收款流程相关文件包括 文件名称文件名称相关步骤相关步骤填制人填制人复核人复核人参考编号参考编号 转账收款明细表收款明细表出纳财务经理附件 3 1 1 3流程描述流程描述1 3 1现金收款现金收款 7 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 保费收款保费收款 根据产 寿险承保管理流程手册的收 费规定 展业人员或代理机构及时收 取投保人交纳的现金保费 原则上根据不同险种性质和承保要求 规定超过 金额的大额保单必须通 过银行转账形式进行交款 若有特殊 情况 承保时必须经由共享服务 财 务中心的财务经理审批 交款时由业 务出纳或银行收款员负责收款 并立 即送交银行入库 展业人员应及时上交投保人交纳的现 金保费 中介或代理机构应按照代理 协议规定按时上划保费 具体要求 产险自营业务的现金或支票的保 费收款在规定时间内交由业务出 纳存入指定的收入账户 代理业 务的保费收款管理参见产险承保 管理流程手册 寿险业务承保时的现金交款由展 业人员当日或次日上交公司 由 业务内勤及时汇总现金缴存银行 因银行网络或地理条件限制 部 分寿险机构应为每位展业人员办 理只作收入 不能支出的个人银 行卡 当日收入保费当日存入该 银行卡中 及时通过邮局汇款或 POS 机划款 上交保费 具体收 款流程参见寿险承保管理流程手 册 业务管理部门通过对展业人员的 重要单证核销制度要求 控制展 业人员及时上缴保费 重要单证 核销控制参见重要单证管理流程 手册 业务出纳每日按时将现金保费收入交 由财务出纳 汇总统一缴存银行 其它收款其它收款 高各级公司 财务 业务 出纳 收款1 8 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 其它各类收款 如追偿款 个人赔款 个人购买业务宣传品款项等 应由展 业人员 业务内勤等相关人员及时交 纳至各级共享服务 财务中心财务出 纳 出纳对照相关的交款单据 核对 现金 办理收款手续 保费收款保费收款 寿险展业人员收取首期现金保费的 收款同时开具相应的保险费收据 相 关内容参见寿险承保管理流程手册 展业人员或投保人至保险公司柜面交 付现金保费 投保人凭付款通知到大厅的业务 出纳出付款 由共享服务 财务 中心的业务出纳负责现金收款 业务出纳核对付款通知 确认无 误后收取保费现金 并在保险业 专用发票的发票联上加盖 现金 收讫 印章 出纳在发票上签字 交展业人员 或投保人保存 记账联和相关的 原始凭证传递给相应科目的财务 会计入账 银行收款员在柜面上收取现金保费 业务出纳审核付款通知 银行收 款员负责收款 银行收款员收取保费现金 在发 票上签字 并加盖 现金收讫 印鉴 银行收款员将发票交业务出纳复 核 业务出纳复核付款通知和发 票无误后 将发票联交给交款人 记账联和相关的原始凭证传递给 相应科目的财务会计入账 对于展业人员或投保人通过 POS 机刷 卡结算保费的情况 出纳核对保费发票和保单的金额 在刷卡机中输入正确金额 由展 高 10 1 各级公司 财务 业务 出纳 出具发 票 2 9 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 业人员或投保人确认输入银行卡 密码后 划转保费 出纳在保费发票联上盖章 连同 刷卡凭条客户联交展业人员或交 投保人保存 保费发票的发票联 与刷卡凭条留存联交有关会计人 员记账 展业人员通过汇款等方式上交现金保 费 出纳核对相应的保费收据和保单 金额 逐单确认后接收保费 出纳在保费发票联上盖章 交展 业人员保存 保费发票的发票联 和相关原始凭证交有关会计人员 记账 原则上要求客户或业务员交款后 业 务出纳才能将发票联交给客户 如果 客户要求先收到正式发票联再付款 则业务部门人员应出具未加盖 现金 收讫 章的发票 待实际交款时由负 责收款的财务人员加盖 具体流程参 见产 寿险承保管理流程手册 业务出纳与财务出纳交接现金缴存银 行的同时 交接原始凭证 其它收款其它收款 出纳核对各类现金收入 如罚款 追 偿款等 确认无误后 开具现金收 据 收据一式三份 分别为存根联 记账联和收据联 出纳在收据上签字 并加盖 现金收 讫 章 收据联交相应交款人 记账 联和相关的原始凭证传递给相应科目 的财务会计入账 存根联留底保存 出纳根据开具的保费发票 每日在现 金管理系统中比对业务录入现金收入 其中详细说明该笔款项对应的保单号 每笔保单的金额等必要信息 中各级公司 出纳 登记现金 日记账 3 10 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 出纳结算后将当天收入现金缴送银行 若由银行人员收取现金保费 则出纳 在当日营业结束后将现金收据与银行 收款员收取的先进总额进行核对 核 对无误后 与银行人员进行交接 由 银行人员将现金缴存银行 出纳收款每日根据收到的现金金额 登记现金管理系统 记录相关事项 当日营业结束后 出纳汇总收款发票 记账联及其他相关凭证 并在财务系 统中录入相关会计凭证信息 各级分支公司财务经理复核出纳汇总 的收款发票记账联及其他相关凭证 核对财务系统中的凭证信息录入 复 核无误后 在财务系统中作确认 中各级分支 公司财务 经理 保费收款保费收款 应收账款会计复核收入凭证 比对业 务数据无误后 在财务系统中完成收 款记账凭证 借 现金 贷 应收保费 保费收入 预收保费 XX 险种 其它收款其它收款 应收账款会计复核收入凭证 在财务 系统中完成相应分录 借 现金 贷 追偿款收入 其他收入等 中共享服务 财务中 心应收账 款会计 总账会计审核所有打印出的纸制凭证 确认明细科目归集正确 相关单据齐 全 如发现错误则返回相关应收账款会计 并给予修改意见 审核无误后由凭证审核员在凭证上盖 章确认 并在账务系统确认审核完成 中共享服务 财务中 心总账会 计 会计 处理 5 过账 6 复核原 始凭证 4 11 45 1 3 2银行收款银行收款 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 业务员收到客户的银行支票 汇票等收 款凭证后 应在当日或次日交至各级公 司出纳或业务部门相关人员 出纳审核收款凭证的填写是否规范合法 为避免填写不正确致使银行退票 出纳 应及时将审核不合格的收款凭证退回业 务员 出纳根据实际情况定期去银行解送支票 汇票等 收取银行进账单 如果客户系电汇至公司账号 则收取银 行进账回单 如发生银行退票情况 出纳应及时联系 相关业务部门 追踪相应的投保人 并 根据系统记录的相关业务信息 及时督 促业务员催收交款 高各级公司 出纳 出纳收到业务人员交来的支票 汇票等 经初步审核票据填写无误 则登记 转转 账收款明细表账收款明细表 注明收款系属于哪一 份保单 并由业务员签字确认 中各级公司 出纳 出纳将当天收到的银行进账单编号登记 银行日记账 登记日期 编号 付款人 金额 事由等 出纳在财务系统中录入会计凭证信息 并将银行进账单和其他相关原始凭证交 财务经理复核 中各级公司 出纳 各级分支公司财务经理复核出纳汇总的 银行进账单 收款明细表及其他相关凭 证 核对财务系统中的凭证信息录入 复核无误后 在财务系统中作确认 中各级分支 公司财务 经理 取得银行 进帐单 1 登记银行 日记账 3 收款明 细表 2 复核原 始凭证 4 转账收款明细转账收款明细 表表 附件附件 3 1 12 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 应收账款会计复核财务系统数据 比对 业务数据无误后 完成会计分录和凭证 由于引起银行收款的因素较多 此处 仅列出保费收入的分录 借 银行存款 贷 应收保费 保费收入 预收保费 XX 险种 中共享服务 财务中 心应收账 款会计 总账会计复核会计凭证 检查金额及相 关科目以及原始凭证 如果发现错误 则返回应收账款会计进行核查 审核无误后 总账会计在凭证上盖章确 认 并在账务系统中确认凭证 中共享服务 财务中 心总账会 计 会计 处理 5 过账 6 13 45 2付款付款 2 1流程图流程图 各级公司各级公司共享服务 财务中心共享服务 财务中心 业务部门业务部门 经办人经办人负责人负责人 相关部门相关部门 业务业务 出纳出纳 财务财务 出纳出纳 财务财务 经理经理 应付账款应付账款 会计会计 费用费用 会计会计 总账总账 会计会计 负责人负责人 资金管理资金管理 中心中心 付付 款款 准准 备备 现现 金金 付付 款款 银银 行行 付付 款款 是 否 支付现金6 登记现金日 记账 8会计处理9 准备 付款票据 6 登记支票备 查簿 8 准备其它付 款信息 1记录应付款4 复核过账10 登记银行 日记账 11会计处理 12 复核过账13 付款9 准备业务付 款信息 1 审批 2 现金付款 5 批准支票 7 复核原始凭 证 3 复核业务凭 证 7 复核业务凭 证 10 14 45 各级公司各级公司共享服务 财务中心共享服务 财务中心 资金管理资金管理 中心中心 业务部门业务部门 相关部门相关部门 业务业务 出纳出纳 财务财务 出纳出纳 财务财务 经理经理 应付账款应付账款 会计会计 费用费用 会计会计 总账总账 会计会计 负责人负责人 经办人经办人负责人负责人 公公 司司 卡卡 管管 理理 公司卡开户 申请 1 办理公司卡3审批 2 审批 2 备案4 费用报销6 取得对账单5 公司卡补款7 公司卡备用 金复核 8公司卡备用 金复核 8 15 45 2 2管理方法管理方法 管理原则管理原则 支票 财务专用章 或支票专用章 银行预留私人 印章必须严格分人管理 不得一人同时保管数章 也 不可一人既管支票又管印章 所有付款必须得到适当授权并附有相关凭证 付款与记账职能分离 及时支付相关款项 并按时登记相关账目 付款金额 不得超过凭证金额 公司卡采取备用金制度 规定最大限额 凭月末对账 单和发票报销 并作为银行账户管理 月末由出纳编 制银行余额调节表 管理职能管理职能各级公司出纳 财务经理 共享服务 财务中心应付账款会计 费用会计 总账会计 资金管理中心资金管理员 管理文件管理文件付款流程相关文件包括 文件名称文件名称相关步骤相关步骤填制人填制人复核人复核人参考编号参考编号 公司卡补款申请 表 公司卡补款公司卡持有 人 出纳 财务经理附件 2 1 支票备查簿登记支票备 查簿 出纳财务经理附件 3 2 16 45 2 3流程描述流程描述2 3 1付款准备付款准备 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 业务付款业务付款 业务部门确认付款事项后 经办人填 写付款通知单 写明付款金额 付款 类型 如赔款 退保 给付 手续费 预付保费等 附上相关的原始凭证 交由部门负责人或业务管理部门分管 经理审核 业务管理内勤可以通过综合业务系统 的付款模块 在系统中填制付款通知 书 填制完毕后 系统自动传递提示 财务人员做相关处理 其它付款其它付款 对于借款和日常报销 由申请人将所 有审批手续 应填写员工差旅费用报员工差旅费用报 销单销单或通用费用报销单通用费用报销单 参见费用管 理流程手册 完成后交财务出纳 高各级公司 业务部门 或其他相 关部门经 办人 业务付款业务付款 对于退保 赔款等即付款 业务部门 负责人或业务管理部门分管经理审核 业务付款申请事项 核对相关原始凭 证 并在付款通知单上签字确认 经部门负责人审核后 将单据交由各 级公司业务出纳进行付款 中各级公司 业务部门 负责人 其它付款其它付款 财务出纳接收其它付款申请人上交的 申请单 发票及相关审批表 并在财 务系统中录入付款信息 财务经理复核出纳汇总的相关凭证 核对确认财务系统中录入的信息 中各级公司 出纳 财 务经理 准备付款 信息 1 审批 2 复核原 始凭证 3 17 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 其它付款其它付款 费用会计审核借款和日常报销付款申 请 复核确认相关申请审批的完整 正确性 编制付款凭证 交由会计做 付款处理 对于大宗采购 或分期付款事项 应 付款会计审核相应的原始凭证及有关 负责人的签字 复核无误后 编制会 计分录 并记录应付款 对应付款进 行跟踪 财务系统提供对记录的应付款定期跟 踪功能 检查应付款账龄 提示应付 款会计督促款项的及时合理支付 中共享服务 财务中 心费用会 计 应付 账款会计 业务付款业务付款 出纳收到经业务部门审核批准的付款 申请 客户凭业务部门签发的有效凭 证到柜面申请付款 如果系现金付款的付款申请 出纳应 检查是否有超出人民币 元的现金付 款限额 若超过限额 出纳应在付款 申请表和到期付款报告上注明 改为 银行付款 并立即通知领款人该笔 款项以银行方式支付 请领款人提供 银行帐号 特殊情况必须经由共享服 务 财务中心财务经理的事先批准 现金付款参见 2 3 2 现金付款流程 银 行付款参见 2 3 3 银行付款流程 其它付款其它付款 一般为银行方式付款 参见 2 3 3 银行 付款流程 如小额采购或却有困难无 法以银行方式付款的情况 应根据审 批权限 获得相应授权人的签字批准 后 出纳复核审批意见 予以支付 现金付款参见 2 3 2 现金付款流程 中 10 5 各级公司 出纳 记录 应 付款 4 是否现金 付款 5 18 45 2 3 2现金付款现金付款 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 业务付款业务付款 对于业务现金付款 由业务出纳审核业 务部门签发的付款凭证 审核无误后 由业务出纳或银行收款员根据付款凭证 从备用金中支付现金 业务出纳每天开始营业前向共享服务 财务中心领取备用金 以备当日现金支 付 其它付款其它付款 对于报销费用或借款付款 公司规定固 定的报销日期和时间 出纳在领款人到 场的情况下支付现金 并要求领款人在 借款单 费用报销单的收款人栏签收 出纳付款后在付款凭证上盖 现金付讫 章 并在所有的原始发票上盖 现金付 讫 滚章 并实行 当面清点 离柜不 认 原则 高 10 1 10 5 各级公司 出纳 付款后 相关业务部门经办人员取得对 方的款项签收单据 并交由业务出纳 业务出纳在财务系统中录入付款信息 财务经理复核原始凭证 并在财务系统 中作确认 中各级公司 业务出纳 出纳根据当天支付的借款申请单和费用 报销单 登记现金日记账 附件参见费 用管理流程手册 每个工作日结束前 出纳将当天支付的 借款申请单 费用报销单和业务付款凭 证信息录入财务系统 中各级公司 出纳 财 务经理 费用会计或应付账款会计复核所有的现 金付款记录 编制会计凭证 会计分录 为 借 营业费用 其他应收款 业务支出 中共享服务 财务中 心费用会 计 应付 支付 现金 6 登记现金 日记账 8 会计 处理 9 复核业务 凭证 7 19 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 贷 现金 或 借 营业费用 管理费用 业务支出 贷 应付账款 账款会计 总账会计复核会计编制分录和凭证 如 果发现错误 则返回费用会计或应付账 款会计进行修改 审核无误后在凭证上盖章确认 并在系 统中确认审核完成 中共享服务 财务中 心总账会 计 2 3 3银行付款银行付款 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 对于银行付款的付款申请 由出纳开 具支票或其他票据 出纳开具支票等支付票据时 应严格 遵照人民银行的有关规定 认真填写 各项内容 发票抬头必须和支票抬头 一致 不得出具空白支票 以及收款 人或金额空白的支付票据 对于金额 不明确的支出 应要求申请人提供合 理的预计金额 如确实无法估计支票确切金额而又需 要以支票支付的情况 申请人需要的 到财务经理的审批确认 并限定支票 额度 在实际支付时 支票金额不得 超过批准的额度 高各级公司 出纳 财 务经理 根据审批权限 相应的授权审核人复 核支票和相关文件上的金额 收款人 以及其它重要信息 复核无误后 授权审批人在支票上加 盖公司财务专用章 由负责总经理或 其授权人 不得为共享服务 财务中 高 10 2 共享服务 财务中 心负责人 复核过账 10 准备付款 票据 6 批准 支 票 7 20 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 心成员 加盖公司支票专用章 对于已开未批或由于其它原因作废的 的支票 复核人员应立即划销支票作 废 出纳加盖作废章 并在支票登记 簿上记录 作废的支票粘贴在支票登 记簿上集中保管 出纳根据支票存根等登记支票备查簿支票备查簿 在支票备查簿上注明领款日期 领款 金额 支票号码 领款事项 领款人 和收款人 领款人必须在支票登记备查簿上签字 确认 中各级公司 出纳 出纳将支票或其它票据交给付款申请 人 由申请人在支票备查簿及支票存 根上签收 或到银行办理付款 出纳交付支票后 应在所有付款单据 和原始发票上加盖付讫章 出纳到银行办理付款 收到相关回单 后 在所有付款单据上盖付讫章 如果支票由于填写错误遭到对方银行 退票 在出纳收到退票的支票后 加 盖作废章 并在支票登记簿的原有记 录上说明已作废 同时按照上述流程 重新开具支票并相应记录支票登记簿 和粘贴作废支票 高 10 2 各级公司 出纳 参见 2 3 2 7 复核业务凭证 中各级公司 业务出纳 出纳根据当天所有银行付款的回单登 记银行日记账 每个工作日结束前 出纳将当天支付 的支票存根 借款申请单和费用报销 单信息录入财务系统 中各级公司 出纳 支票备查簿支票备查簿 附件附件 3 2 付款9 登记支票 备查簿 8 登记银行 日记账 11 复核业务 凭证 10 21 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 费用或应付账款会计复核所有的付款 记录 编制会计凭证 会计分录为 借 应付账款 其他应付款 业务支出 贷 银行存款 中共享服务 财务中 心费用会 计 应付账 款会计 总账会计复核会计编制的分录和凭证 如果发现错误 则返回费用会计或应 付账款会计进行修改 审核无误后 在凭证上盖章确认 并 在系统总确认审核完成 中共享服务 财务中 心总账会 计 2 3 4公司卡管理公司卡管理 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 公司卡是以公司名义在银行申请的信 用卡 用于持卡人支付外地食宿费用 业务招待费用等行政费用 各级公司财务经理根据实际费用管理 需求办理公司卡开户申请 填写公司 卡开户申请书 说明开户原因 所在 银行 账户类型 相关限额和协议等 情况 开户申请书附相关申请审批材料上报 共享服务 财务中心和资金管理中心 进行审核 公司卡开户申请书同银行账户开户申 请书 参见 3 3 2 2 开户申请 中各级公司 财务经理 财务中心和资金管理中心的负责人审 核公司卡开户申请书 根据集团的账 户管理政策 对公司卡设立的必要性 和账户管理的安全性进行评估 批准 确认后 各级公司方可办理公司卡 高共享服务 财务中 心 资金 管理中心 负责人 会计 处理 12 复核过账 13 公司卡开 户申请 1 审批2 22 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 开户申请经审核通过后 各级公司财 务经理到银行办理公司卡开户手续 公司卡账户开设后 财务经理填写银 行账户登记表 说明公司卡账户所在 银行 账号 用途 类型 相关限额 和协议等情况 并附上开户凭证和公 司卡开户申请书复印件 报送资金管 理中心资金管理员 公司卡持卡人须为经管理层所批准的 高层管理人员或因出差较为频繁的职 员 中各级公司 财务经理 资金管理中心资金管理员复核各级公 司报送的公司卡登记表 并将相关资 料归档保存 中资金管理 中心资金 管理员 公司卡银行对账单每月直接寄给各级 公司财务经理处 财务经理每月取得银行寄来的公司卡 银行对账单后 交由出纳办理费用报 销 低各级公司 财务经理 持卡人使用公司卡进行消费后 及时 将相关发票 票据等汇总交至各级公 司出纳处 归还公司卡时 须结清信 用卡余额 每月取得银行对账单后 出纳逐笔核 对持卡人交来的报销单据 并确认余 额是否一致 办理费用报销手续 中各级公司 出纳 公司卡的管理制度采取备用金制度 资金不足时 由持卡人填写公司卡补公司卡补 款申请表款申请表 经财务经理审批后交给出 纳办理补款 出纳根据经审批的补款申请表 对公 司卡进行加款 中各级公司 出纳 办理公司 卡 3 公司卡补 款 7 备案4 费用报销6 取得对账 单 5 公司卡补款申公司卡补款申 请表请表 附件附件 2 1 23 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 各级公司财务经理定期复核公司卡的 使用对账 备用金余额控制 每月由出纳将所有公司卡的使用核对 情况形成书面报告 上报财务经理或 分支公司总经理 资金管理中心定期或不定期对各级公 司的公司卡使用情况进行稽核抽查 复核公司卡的备用金管理 高 10 7 各级公司 财务经理 资金管理 中心 公司卡备 用金复核 8 24 45 3现金和银行日常管理现金和银行日常管理 3 1流程图流程图 现金日常管理 共享服务 财务中心共享服务 财务中心 出纳出纳会计会计总账会计总账会计 现现 金金 日日 常常 管管 理理 日常收付款1 现金盘点2 批准6 编制盘点 报告 3 是否需领取 现金 4 编制现金 领用申请 5 银行取款7 会计处理8复核过账9 监督抽查盘 点 2 25 45 银行日常管理 集团集团 总公司总公司区域资金管理中心区域资金管理中心各级公司各级公司 资金管理中心资金管理中心资金管理员资金管理员财务经理财务经理出纳出纳 共享服务共享服务 财务中心财务中心 银银 行行 账账 户户 管管 理理 银银 行行 余余 额额 管管 理理 复核银行余 额调节表 4 跟进分析5 账户政策1 办理 开户手续 4 开户申请2 审批 3 抽样稽核7 更新账户管 理系统 7报告 账户余额 8 备案6 查询与分析6 准备银行余 额调节表 3 取得银行 对账单 1 复核银行余 额调节表 4 重大事项或异常情况 账面余额2 印鉴管理5 复核分析9 26 45 3 2管理方法管理方法 管理原则管理原则现金 现金必须存放在保险箱中 由出纳保管保险箱的钥匙和密 码 负责其安全 并进行定期和不定期的盘点 制定适当的库存现金限额 每个营业日结束时 现金不能 超出规定限额 超出限额以外的现金应在银行营业结束前 送存银行 不得将收入的现金直接用于支出 即不得坐支 支票 开具支票应禁止出现金额或受票人空白的情况 支票抬头 和发票抬头必须一致 支票抬头和支票存根抬头一致 错填或退回的支票必须立即加盖作废章 然后按编号顺序 粘贴在支票粘贴簿上备查 银行账户 银行账户的开设 变更和撤销必须经过集团资金管理中心 授权批准 集团规定开户银行的范围 各级公司开设收入账户与支出账户 收入账户接受所有收入 如保费收入 其它收入等 不得用于支取 并且每日向集团自动上划资金 支出账户接受资金管理中心下划资金 支取各项业务 行政费用 不得用于接受收入 特殊情况下 可由资金管理中心组织分支公司间资金 调拨 从调出公司支出账户划拨资金至调入公司支出 账户 管理职能管理职能共享服务 财务中心总账会计 各级公司出纳 财务经理 管理文件管理文件现金和银行日常管理的相关文件包括 文件名称文件名称相关步骤相关步骤填制人填制人复核人复核人参考编号参考编号 现金盘点报告编制盘点报告出纳财务经理 总 账会计 附件 3 3 现金领取申请 单 编制现金领用 申请 出纳财务经理附件 2 2 银行账户开户 申请书 开户申请各级公司财 务经理 资金管理中 心 附件 2 3 27 45 3 3流程描述流程描述3 3 1现金日常管理现金日常管理 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 出纳按现金收款和现金付款流程规定 进行收款和付款 各项现金收付均设定相应的最高金额 限制 超过该限额的款项必须通过银 行转账执行收付交易 除个人投保户因通过转账有困难或转 账未成功而要求缴纳现金的保费收入 外 其它任何保费收入均须通过银行 转账进行缴纳 供应商付款原则上不使用现金支付 如果有紧急特殊要求 需要超过限额 现金收取或支付的 必须书面汇报相 关授权审批人 经其审核批准后方可 收款或支付 个人投保户缴纳现金的保费收入应于 当日存入收入银行账号 不得直接用 于支出 即坐支 参见 1 3 1 现金收 款流程 高 10 6 各级公司 出纳 现金盘点分为出纳每天自盘 定期盘 点以及不定期突击盘点 定期与不定 期的盘点由各级公司财务经理或总账 会计监盘 每天下午 点之后 出纳进行现金 自盘 将实物盘点结果与现金日记账 上的记录进行核对 并在现金日记账 上作确认 注明盘点结果 总账会计或财务经理组织现金的定期 与不定期盘点 定期盘点每 周至少 一次 由出纳进行实物盘点 财务经 理或总账会计监盘 不定期突击盘点 方式与定期盘点相同 高 10 6 各级公司 出纳 财 务经理 共享服务 财务中 心总账会 计 定期盘点时 由出纳负责实物清点工 作 财务经理或总账会计负责监盘 中 10 6 各级公司 出纳 日常 收付款 1 现金盘点2 编制盘点 报告 3 现金盘点报告现金盘点报告 附件附件 3 3 28 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 盘点结束后 出纳根据实际盘点结果 编制现金盘点报告现金盘点报告 并提交财务经理 或总账会计复核 财务经理或总账会计执行监盘后 将 监盘意见和盘点报告进行核对 确认 无误后 在盘点报告上签字确认 如果出现盘亏或盘盈 由出纳追查盘 亏 盘盈原因 在盘点报告上详细汇 报差异金额 差异原因 以及跟进处 理计划 每个工作日结束前 由出纳进行现金 自盘之后 将库存现金余额与最低库 存现金限额作比较 若库存现金低于 最低限额 则由出纳提出提现申请 公司的现金为定额提取 每次提现的 金额为 元 经由财务经理审核 通过 出纳于每个工作日开始时根据 需要到银行提取 低各级公司 出纳 财 务经理 当需要提取现金时 出纳填制领取现领取现 金申请单金申请单和现金支票 领取现金申请 单上应列明当日现金余额 安全存量 和申请领取量 出纳将填制完成的领取现金申请单和 现金支票交财务经理审批 低各级公司 出纳 财务经理审核现金支票 领取现金申 请单上的各项内容 确认填制正确无 误 否则退回出纳修改 财务经理在批准的领取现金申请单上 签字 并在现金支票上加盖财务专用 章 出纳将现金支票 领取现金申请单交 总经理复核 总经理批准后在现金支 票上盖支票专用章 或由公司法人指 定的授权人盖章 高各级公司 财务经理 分管总经 理 是否需要 领取现金 4 批准6 领取现金申请领取现金申请 单单 附件附件 2 2 编制现金 领用申请 5 29 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 出纳亲自将现金支票送交银行 领取 现金 或根据银行协议由银行送现金 至各级公司 金额较大时应由公司派 车接送 当天将领取的现金应存放 在保险箱中 出纳根据支票存根等登记支票备查簿 和银行日记账 出纳将支票存根交共享服务 财务中 心会计编制会计分录 高各级公司 出纳 会计复核支票存根和相关审核文件 编制会计凭证 会计分录为 借 现金 贷 银行存款 中共享服务 财务中 心会计 总账会计复核会计编制的记账凭证 如果发现错误 则进行必要调整 如 果无误 则在记账凭证复核栏签字确 认 在账务系统中确认凭证 中共享服务 财务中 心总账会 计 3 3 2银行账户管理银行账户管理 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 集团资金管理中心草拟银行账户管理 的政策 具体规定银行账户开设 日 常管理和注销的流程 以及相应的审 批权限 高 8 2 8 3 集团 总公 司资金管 理中心 各级公司财务经理根据营业网点的具 体情况和费用管理的具体需求填写银银 行账户开户申请书行账户开户申请书 说明开户原因 所在银行 账户类型 相关限额和协 议等情况 交由资金管理中心资金管 理员复核审批 低各级公司 财务经理 会计 处理 8 银行 取 款 7 复核过 账 9 账户政策1 开户申请2 银行账户开户银行账户开户 申请书申请书 附件附件 2 3 30 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 集团 总公司资金管理中心审批各级公 司财务经理上报的银行账户开户申请 书 根据集团的账户管理政策 对账 户开设的必要性和账户管理的安全性 进行评估 审批通过后 通知各级公 司财务经理办理开户手续 高集团 总公 司资金管 理中心 各级公司财务经理根据经审核批准的 银行账户开户申请书 到银行办理银 行开户手续 银行账户开设后 财务经理填写银行 账户登记表 说明银行账户所在银行 账号 用途 类型 相关限额和协议 预留印鉴 账户余额查询方法等情况 并附上开户凭证和银行账户开户申请 书复印件 报送资金管理中心资金管 理员处 中各级公司 财务经理 资金管理员汇总各级公司银行账户登 记表 复核各项信息 记录银行预留 私人印章及其保管人员名单 预留私人印章由各级公司专人保管 并明确规定使用权限 超过一定限额 必须有两人或两人以上印鉴 如有人事变动等情况发生 印鉴变更 时 资金管理员及时更新印鉴管理汇 总表 并上报集团 总公司资金管理中 心备案 更新银行账户汇总表 中区域资金 管理中心 资金管理 员 集团 总公司资金管理中心复核各级公 司报送的银行账户登记表 开户凭证 和银行账户开户申请书是否一致 复核无误后 在账户管理系统中加入 新的银行账户 并将相关资料归档保 存 中集团 总公 司资金管 理中心 备案6 办理开 户手续 4 审批3 印鉴管 理 5 31 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 集团 总公司资金管理中心建立联网的 账户管理系统 通过账户管理系统控 制集团所有的银行账户 及时了解和 反映集团所有银行账户的余额 资金管理员根据各级公司上报的银行 账户登记表更新系统账户信息 记录 银行账户所在银行 账号 用途 类 型 相关限额和协议 预留印鉴 账 户余额查询方法等信息 中集团 总公 司资金管 理中心 各级公司出纳每个工作日结束前 通 过电话查询银行账户当日余额 并在 账户管理系统中作登记实际金额 上 报资金管理中心 中 10 3 各级公司 出纳 区域资金管理中心资金管理员每日复 核帐户管理系统中各级公司出纳登记 上报的账户余额 核对共享服务 财 务中心的相应账面余额 系统自动导 入 配比差异 资金管理员查对每日各账户余额差异 情况 确认在途款项等 如发现重大 差异 及时向各级公司财务经理或出 纳了解详细情况 并追查差异产生原 因 中区域资金 管理中心 资金管理 员 3 3 3银行余额管理银行余额管理 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 每月末或与银行约定的递交银行对账单 的日期 银行将对账单直接寄给各级公 司财务经理 财务经理收到对账单后将对账单与开户 行的清单进行核对 对于未收到对账单 的银行开户行由出纳进行询问和索取 低 10 4 各级公司 财务经理 更新账户 管理系统 7 复核分析9 取得银行 对账单 1 报告账户 余额 8 32 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 建议向银行索取磁盘 通过核对程序 核对银行余额 以减少工作量 月末结账日期与银行对账单截至日期保 持一致 以确保银行余额调节表的正确 性 各级公司财务经理通过财务系统从共享 服务 财务中心获得相关账户的账面信 息 与银行对账单进行核对 编制银行 余额调节表 共享服务 财务中 心 出纳将银行对账单的数据输入财务系统 出纳模块的银行余额调节表功能 执行操作指令 由财务系统自动将银行 对账单与银行日记账进行勾对 生成银 行余额调节表 财务经理根据财务系统自动编制的调节 表 分析每个调节项目 注明调节项目 的性质 对超过一个月的未达账项追查 原因 在备注栏中注明原因 并在银行 调节表上签字确认 在次月初 天内 各级公司将编制好 的银行余额调节表上传资金管理中心资 金管理员复核 高 10 4 各级公司 财务经理 资金管理员在收到银行余额调节表和对 账单后 对调整项目进行核对 确认无 误后签字确认 如果存在问题 在银行 余额调节表上说明原因 并退回各级公 司财务经理 遇到时间较长或金额较大的调整项目时 应提请集团 总公司资金管理中心复核 确认调整项目无异常情况 银行余额调节表经复核确认后 由各级 公司出纳定期装订归档保存 中 10 4 10 4 集团 总公 司资金管 理中心 资金管理 员 准备银行 余额调节表 3 复核银行 余额调节表 4 账面余额2 33 45 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 各级公司财务经理在第二个月月末 收 到新的银行对账单后 应查阅上月的调 整项目是否由在当月解决 如果没有 应联系有关人员或部门进行解决 并在 上月的调节表中注明 必要时 在得到 适当授