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管理信息系统 普通高等院校经济管理专业本科课程 第3章管理 信息和系统 管理理论的回顾信息理论的回顾系统理论的回顾 3 1管理理论的回顾 管理是管理信息系统三大基本概念之一 管理的主要任务就是利用已有的和可以争取到的各种资源 如人 财 物 技术等 以最少的投入来获得最大的产出 3 1 1管理的定义由于研究的角度和侧重点不同 便出现了许多关于管理方面的经典概念 罗宾斯 管理是通过他人既有效率又有效益地完成活动的过程 亨利 法约尔 计划 组织 指挥 协调和控制 赫伯特 西蒙 管理就是决策 杨文士 管理是指组织中的管理者通过实施计划 组织 人员配备 指导与领导 控制等职能来协调他人的活动 使他人同自己一起实现既定目标的活动过程 周三多 管理是指组织为了达到个人无法实现的目标 通过各项职能活动 合理分配 协调相关资源的过程 薛华成 管理是为了某种目标 应用一切思想 理论和方法去合理地计划 组织 指挥 协调和控制他人 调度各种资源 如人 财 物 设备 技术和信息等 以求以最小的投入去获得最好或最大的产出目标 3 1 2管理的性质管理既是艺术又是科学管理既定性又定量管理既不是文科 理科 也不是工科 而是一门独立的学科 3 2信息理论的回顾 信息是管理信息系统的最重要的成分 管理信息系统能起多大作用 对管理能作出多大贡献 都取决于有没有足够的和高质量的信息 而能否得到高质量的信息又取决于人们对信息的认识 3 2 1信息的定义在1 1 1节 我们从管理学的角度 给出了信息的定义 信息是经过加工和处理的数据 同时 1 1 1节也描述了信息和数据间的关系 有的学者把数据和信息的这种关系形象地描述为原材料和产品的关系 但需要说明的是 信息和数据的区别不是绝对的 有时同样的对象对于一个人来说是信息 而对于其他人来说则是数据 例如图1 1所示 每笔交易对于超市收银员而言是信息 它记载了交易的价格 数量和金额 而对于超市管理者而言 他需要了解的是超市的整体销售状况 盈利状况 因此每笔销售记录仅仅是数据 他需要将所有的销售记录加工汇总 同时加以分析 成为他进一步决策的依据 总之 销售记录对于收银员来说是信息 而对于管理者来说是数据 3 2 2信息的价值许多组织没有认识到信息的重要性 导致了它们没有努力收集相关数据 并对数据进行加工分析 而其中的主要原因是由于收集数据需要付出成本 数据转换成信息也需要费用 但有用信息的价值又是非常巨大的 从管理学的角度看 信息的价值在于能够消除决策的不确定性 从而提高管理决策的质量 因而信息是具有价值的 所以管理者在决定是否获取信息时 先要对信息获取的成本与价值进行评估 以判断获取这样的信息是否值得 当信息获取的成本高于收益时 就没有必要进行数据的收集和信息的处理 由此可以看出 信息评估的关键在于对信息的收益和成本进行权衡 1 从信息的存在形式来划分 可以将信息成本分成两部分有形成本 这部分成本具有一定物质表现形式 可以被精确量化 如收集数据需要的硬件和软件成本就是有形成本 无形成本 这部分成本是没有物质形态 或不能被量化的成本 也不能预测结果 包括收集信息可能导致的组织绩效下降 员工士气下挫或对工作流程造成影响 2 因信息而产生的收益也可以按照表现形式分为两种类型有形收益可以进行准确度量 包括因利用信息而进行正确的决策 从而导致销售额的增加 库存成本的降低或者劳动生产率的提高等 无形收益包括信息使用而导致的工作效率的提高 员工士气的上升及良好的顾客服务等 在实践中 要进行正确的信息收益与成本评估是非常困难的 在大多情况下 由于数据统计和处理的成本比较容易计算 但收益却困难得多 主要原因是由于信息的价值要在决策的未来才能显示出来 而且收益又要受多方面因素的影响 要区分出哪部分是受信息的影响 哪部分是受其他因素的影响是十分困难的 因此对信息的价值判断也很困难 只有在相关条件非常清晰的情况下 才能对信息的收益进行客观准确地衡量 3 2 3信息的特征事实性事实性是信息的中心价值 不符合事实的信息不仅没有价值 而且可能价值为负 既害别人 也害自己 时效性时间间隔越短 使用信息越及时 使用程度越高 时效性越强 不完全性由于人们对事物的认识程度有限 以及对事物的反映形式有限 因此客观事实的信息是不可能全部得到的 而且要全面完整地反映事物的整体全貌需要较大的成本 导致人们只能用有限的信息量反映事物部分属性 等级性在企业的组织机构中 管理层被分成不同的等级 不同等级的管理层要求不同的信息 因而信息也是分等级的 一般组织的管理系统分为高 中 低三层 信息的等级性 变换性信息是可变换的 可以由不同的方法和不同的载体来载荷 这一特性在多媒体时代尤为重要 价值性管理信息是经过加工并对生产经营活动产生影响的数据 是一种资源 因而是有价值的 索取一份经济情报 或者利用大型数据库查询文献所支付的费用是信息价值的部分体现 信息的使用价值必须经过转换才能实现 鉴于信息寿命衰老得快 转换必须及时 对管理者而言 要善于转换信息 去实现信息的价值 3 2 4信息的度量众所周知 质量 能量和信息量是三个非常重要的量 人类很早就知道用秤或者天平计量物质的质量 而热量和功的关系则是到了19世纪中期 随着热功当量的明确和能量守恒定律的建立才逐渐清楚的 能量 一词就是它们的总称 而能量的计量则通过 卡 焦耳 等新单位的出现而得到解决 然而 关于文字 数字 图画 声音的知识已有几千年的历史 但是它们的总称是什么 它们如何统一地计量 1948年 美国科学家克劳德 艾尔伍德 香农 ClaudeElwoodShannon 1916 2001 在 通信的数学原理 中首次提出了信息熵的概念 为信息论和数字通信奠定了基础 在他的通信数学模型中 清楚地提出了信息的度量问题 即信息量的大小取决于信息内容消除人们认识的不确定程度 消除的不确定程度大 则发出的信息量就大 消除的不确定程度小 则发出的信息量就小 如果事先就确切地知道消息的内容 那么消息中所包含的信息量就等于零 信息量的公式为 其中Xi代表第i个状态 总共有n个状态 P Xi 代表出现第i个状态的概率 H X 就是用以消除这个系统不确定性所需的信息量 信息量的单位叫 比特 Bit 是计算机二进制数字BinaryDigit的缩写 比特的出现标志着人类知道了如何计量信息量 香农的信息论为明确什么是信息量概念做出了决定性贡献 因此香农被称为 信息论之父 例1 硬币下落可能有正反两种状态 出现这两种状态的概率都是1 2 即 P Xi 0 5 这时 H x P X1 log2P X1 P X1 log2P X1 0 5 0 5 1比特 例2 某大学设置五个学院 每个学院的学生数分别为学院 数学物理外语外贸医学人数 300400500600200试问 某学生王某是外语学院学生 这一消息提供的信息量是多少 3 3系统理论的回顾 作为管理信息系统三大基础概念之一 系统的观点最早可以追溯到20世纪30年代 当时人们在一些学科的研究中 生物学 心理学和社会科学 发现系统的一些固有性质与个别系统的特殊性无关 也就是说 若以传统的科学分类为基础研究 则无法发现和搞清系统的主要性质 在第二次世界大战前 美籍奥地利科学家路德维希 冯 贝塔朗菲提出了一般系统概念和一般系统理论 系统才逐渐被人们认为是一种综合性的学科 3 3 1系统的定义系统是由一些部件组成的 这些部件间存在着密切的联系 通过这些联系达到某种目的 或者说是为了达到某种目的而相互联系的部件的集合 系统的概念可以是抽象的 也可以是实际的 一个抽象的系统可以是相关的概念或思维结构的有序组合 如凯恩斯所创立的凯恩斯经济学派等 一个实际系统是为完成一个目标而共同工作的 组元素的有机组合 上至国家 下至一个小单位 一个家庭及一个人内部的血液循环都是系统 3 3 2系统的性质虽然现实世界存在各种各样的系统 各系统的结构和功能各不相同 但一般系统都具有整体性 目的性 关联性 环境适应性 层次性 集合性和动态性 整体性目的性关联性环境适应性层次性集合性动态性 3 3 3系统的结构系统的结构是指系统各组成要素之间的相互联系 相互作用的方式 即各要素之间在时间或空间上的排列和组合的具体形式 从系统的构成部分来看 可以把系统分成五个基本要素 即输入 输出 处理 反馈和控制等 这些基本要素之间的关系如下图所示 系统的转换形式 3 3 4系统的分类从不同的程度出发 系统分类有不同的方法 按系统的复杂性分类按系统的抽象程度分类按系统的功能分类按系统和外界的关系分类按系统内部结构分类 3 3 5系统的集成系统集成是为了达到系统目标将可利用的资源有效地组织起来的过程和结果 系统集成的结果是将部件或小系统联成大系统 单个计算机一般不能算是系统集成 把多个计算机用网络连接起来就可以算是系统集成 把CAD 计算机辅助设计 CAM 计算机辅助制造 和MIS连通 这属于系统集成 而且是比计算机联网更高级的集成 系统集成在概念上绝不是连通 而是有效的组织 有效的组织意味着系统中每个部件都得到有效的利用 反过来说 为了达到系统的目标所耗的资源最少 包括开始的设备最少和以后的运行消耗最少 系统集成是要达到系统的目标 这个目标总是要达到1 1 2 即系统的总体效益大于各部件效益的总和 事实上 对于信息系统而言 集成的系统所完成的效益是每个分系统独立工作所无法完成的 因而是1 1 2 系统集成之所