组织分析与工作设计ppt课件.ppt

第三章工作分析与工作设计 为什么要进行工作分析工作分析概述工作分析的主要方法职务说明书的编写工作设计 1 一则案例的启示 第一节为什么要进行工作分析 2 更进一步 这些问题考虑过吗 员工完成什么样的体力和脑力活动 员工将在什么时候完成 员工将在那里完成 员工如何完成此项工作 为什么要完成此项工作 完成工作需要那些条件 工作分析的目的是为了解决上述6 5W1H 个重要的问题 3 为什么要进行工作分析 工作分析职位说明书 职责权限 任职资格 授权体系 协作关系 工作流程 工作条件 角色定位 绩效指标 职位评价 绩效管理 薪酬激励 人力规划 员工培训 招聘录用 职涯规划 公平管理 工作分析是人力资源管理的平台 是整个人力资源管理体系搭建的基础 4 招聘 为应聘者提供了真实可靠的需求职位的工作职责 内容 要求和任职资格信息 选拔 为选拔应聘者提供客观选择依据 提高选拔的信度和效度 降低选拔成本 绩效考评 为绩效考评标准的建立和考评的实施提供依据 使员工明确企业对其工作的要求目标 减少因考评而引起的员工冲突 薪酬管理 明确工作的价值 为工资发放提供可参考的标准 保证薪酬的内部公平 减少员工间的不公平感 管理关系 明确上下级隶属关系 明晰工作流程 为提高职务效率提供保障 员工发展 使员工清楚工作的发展方向 便于员工制定自己的职业发展计划 为什么要进行工作分析 5 工作分析的两个基本问题 第二节工作分析概述 6 工作分析的其它问题 7 行动 工作活动中不能分解的最小单位 举例 操作工人拿起镊子 财务人员使用计算工具 要素处于较低层级的分析范围 一般只有在制造行业中为了制定操作工作的动作标准 工艺人员分析工人的动作 进行规范操作工作的程序时才会用到 任务 为达到某一明确目的所从事的一系列行动 举例 打字员为了将文件打成正规的文件 需要打开计算机 输入文字 调整版面布局 从打印机中输出文件 任务可细分出活动 活动程序 要素等更细微的单元 当在组织中有足够量的任务需要一个人承担时 就产生了工作岗位 一 工作分析中的术语 8 职责 指特定的工作岗位所负责承担的某类工作任务的集合 举例 招聘专员工作职责中包括 负责招聘工作 其中可能包括如下内容 I负责应届大学毕业生的招聘工作 II根据公司需要 聘用离退休人员和资深人士作为固定时间或弹性时间的顾问等数类任务 而1类任务又可分为 A 分析各部门对应届大学毕业生的需求 制定应届大学生招聘计划 B 组织实施应届大学毕业生招聘工作 C 办理应届大学毕业生接收工作等数项工作任务 9 职位 即岗位 是组织要求个体完成的一项或多项责任以及为此赋予个体的权力的总和 职位与个人是一一匹配的 也就是有多少职位就有多少人 二者的数量相等 职务 指组织中具有同等垂直位置的一组工作岗位的集合 如公司的生产部经理 质管部经理 设计部经理等 工作 一组职责类似的职位所形成的组合 一个工作对应一项职责或多项职责 10 工作族 职系 指工作性质大体相似 但工作责任 难易程度不同的一系列职位 如 人力资源助理 人力资源专员 人力资源经理 人力资源总监就是一个职系 职业 由不同时间内不同组织中的相似工作组成 职组 Grou 若干工作性质相似的职系组成的集合 如小学教师 中学教师 大学教师就组成了教师这个职组 职业生涯 一个人在一生中所经历的一系列工作或职业 11 举例1 12 举例2 13 简化的职位体系示意图 14 二 工作分析内容 工作分析 jobanalysis 亦称职务分析 是对组织中某项工作的内容和职务规范进行描述和研究的过程 工作分析的内容工作方面 分析工作性质 工作内容 工作所规定的责任 以及工作条件和环境说明 员工方面 对从事该项工作的员工的素质 技术水平 独立完成工作的能力 以及在工作中的自主权程度等说明 15 工作分析的主要内容 16 三 工作分析的流程 信息收集 流程梳理 部门职责 职位设置 公司战略 部门职能定位 职位说明书 公司运作主要业务流程和各部门定位的介绍收集现有各部门资料 包括现有部门职责 职位设置 各职位职责及任职资格 梳理公司核心流程问题总结公司战略了解各部门职能的重新定位 各部门职责的重新描述各部门反馈 交流 确认 各部门职位规划职位名称规范各部门反馈 交流 确认 编制各职位说明书各部门反馈 交流 确认 17 工作分析方法需要解决的问题工作分析人员的选定信息采集信息分析信息整理 四 工作分析方法 18 工作分析人员选择工作分析专家 客观公正 保持信息的一致性 可以选择不同的分析方式 费用高 对组织缺乏了解 可能忽略某些无形的方面 主管 对工作的无形方面具有全面而深入的了解 收集信息的速度比较快 需要相应的培训 存在时间上的约束 某些情况下难以保证信息的客观性 任职者 对工作最熟悉 信息收集速度快 主观性较强 所收集信息的标准化程度较低 工作职责的完整性较差 可能造成员工间矛盾 19 工作分析信息的主要类型 20 工作分析应收集的典型资料 21 工作分析与职位说明书的关系 五 职位说明书的编写 22 职位说明书 工作分析 工作是什么 谁来做这份工作 职位说明 任职资格 23 一 职位说明职位说明又称工作说明或描述 职位 务 描述等 是指用书面形式对组织中各类岗位的工作性质 工作任务 工作职责与工作环境等所做的统一要求 其主要功能为 1 让员工了解工作概要 2 建立工作程序和工作标准 3 阐明工作任务 责任与职权 4 为员工聘用 考核 培训等提供依据 24 职位说明的基本内容 基本内容 工作识别 工作编号 工作概要 工作关系 工作职责 工作条件与工作环境 工作身份 工作名称 工作活动内容工作权限工作结果 所属工作部门直接上级职位工作等级工资水平所辖人数定员人数工作地点工作时间 工作产所工作环境危职业病工作时间工作均衡性工作环境舒适程度 25 二 任职资格 任职资格又称工作规范或岗位规范 是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格 其主要内容包括 1 一般性的人员任职条件 身体素质 心理素质 知识经验 职业品德 2 管理岗位工作规范内容 知识要求 专业要求 经历要求 职业道德要求 3 员工岗位工作规范要求 应知 应会 工作实例 26 职位说明书范例一 某公司销售工程师职位说明书 一 基本资料资料编号 003 27 二 工作内容 1 工作概要 2 职务说明 逐项说明工作任务 职责 权限 时间消耗 28 3 工作关系 29 三 任职资格 30 四 工作场所 31 五 绩效考核 32 六 备注 33 招聘专员的职位描述 职位名称 招聘专员所属部门 人力资源部职位代码 XL HR 021工资等级 9 13直接上级职务 人力资源部经理工作目的 为企业招聘优秀 适合的人才工作要点 1 制订和执行企业的招聘计划2 制订 完善和监督执行企业的招聘制度3 安排应聘人员的面试工作工作要求 认真负责 有计划性 热情周到工作责任 1 根据企业发展情况 提出人员招聘计划2 执行企业招聘计划3 制订 完善和监督执行企业的招聘制度4 制订招聘工作流程5 安排应聘人员的面试工作6 应聘人员的材料管理7 应聘人员材料 证件的鉴别8 负责建立企业人才数据库9 完成直属上司交办的所有工作任务衡量标准1 上交的报表和报告的时效性和建设性2 工作档案的完整性3 应聘人员材料的完整性工作难点 提供详尽的工作报告工作禁忌 工作粗心 不能有效地向应聘者介绍企业的情况 实例一 34 招聘专员的任职资格 职位名称 招聘专员所属部门 人力资源部职位代码 XL HR 021工资等级 9 13直接上级职务 人力资源部经理一 知识和技能要求1 学历要求 本科及以上2 工作经验 3年以上大型企业工作经验3 专业背景 从事人力资源招聘工作2年以上4 英文水平 达到国家四级水平5 计算机水平 熟练使用Windows和Office系列二 特殊才能要求1 语言表达能力 能够准确 清晰 生动地向应聘者介绍企业情况 准确 巧妙地解答应聘者提出的各种问题2 文字表述能力 能够准确 快速地将希望表达的内容用文字表述出来 对文字描述很敏感3 观察能力 能够很快的把握应聘者的心理4 处理事务能力 能够将多项并行的事务安排得井井有条三 综合素质1 有良好的职业道德 能够保守企业人事秘密2 独立工作能力强 能够独立完成布置招聘会场 接待应聘人员 应聘者非智力因素评价等任务3 工作认真细心 能准确的把握同行业的招聘情况四 其他要求1 能够随时出差2 假期一般不超过一个月 实例一 35 职位说明书的内容样板 1 基本资料 1 职务名称 2 直接上级职位 3 所属部门 4 工资等级 5 工资水平 6 所辖人员 7 定员人数 8 工作性质 工作描述 工作概要工作活动内容 活动内容 时间百分比 权限等工作职责工作结果工作关系 受谁监督 监督谁 可晋升 可转换的职位及可升迁至此的职位 与哪些职位有联系 工作人员运用设备和信息说明 36 任职资格说明 最低学历 所需培训的时间和科目 从事本职工作和其他相关工作的年限和经验 一般能力兴趣爱好个性特征性别 年龄特征 体能要求 工作姿势 对视觉 听觉 嗅觉有何特殊要求 精神紧张程度 体力消耗大小 工作环境 工作场所 工作环境的危险性 职业病 工作时间特征 工作的均衡性 工作环境的舒服程度 职位说明书的内容样板 2 37 选择一个同伴 就你的同伴的工作对他 她 进行采访 你可以问以下问题 请描述您的一个典型的工作日 您管理哪些人 您归谁管 您的主要责任是什么 您在每周中都有哪些活动 您在每项活动中都投入多少比例的时间 您的工作对脑力和体力都有哪些要求 胜任您的工作需要些什么知识 技能 经历 您的工作的主要成果 产出 产品 是什么 您的工作做到怎样就可以说做得不错了 利用采访得到的信息 写出您的同伴的工作描述 业绩评价标准等 作业 我的同伴的工作说明书 编写职位说明书练习 38 观察法访谈法工作日志法问卷调查法工作实践法 工作分析的主要方法 39 1 观察法 作为参与式观察者或旁观者在对主要由身体活动构成的工作进行工作分析时 直接观察是一种特别有用的方法 像门卫 流水线上的工人和会计所做的工作 主要研究工作的外显特征 如工作负荷 工作环境 工作关系等方面 也可以用来证实其他渠道所提供的信息 适用范围 所分析的工作主要由身体的活动构成 如门卫 流水线上的工人 会计等所做的工作 局限性 1 要求观察者有足够实际操作经验 2 不适用于工作循环周期长的工作 3 不能得到有关任职者资格要求的信息 40 2 工作实践法 工作分析者从事所要研究的工作 在工作过程中掌握有关工作要求的第一手资料 可以了解工作的实际任务以及在体力 环境 社会方面的要求 适用于短期内可以掌握的工作 不适用于需要进行大量训练才能胜任或有危害的工作 41 3 访谈法 三种访谈法对每个雇员进行个人访谈 对做同样工作的雇员群体进行的群体访谈 对完全了解被分析工作的主管人员进行的主管人员访谈 访谈法特别适用对文字理解有困难的人 能够及时控制和引导 可以发现一些在其他情况下不可能了解到的工作活动和行为 可以当场评价信息质量 决定取舍 适合提取工作的内部信息 如任职资格 培训需求 责任和权利等 42 访谈法的典型提问方式 你所做的是一种什么样的工作 你所在职位的主要职责工作是什么 你用如何做的呢 你的工作环境与别人的有什么不同呢 做这项工作所需要的教育程度 工作经历 技能时怎样的呢 他要求你必须具有什么样的文凭或工作许可证 你都参与些什么活动 你的责任是什么 你工作绩效的标准有哪些 工作对身体的要求是怎样的 工作对情绪和脑力的要求是怎样的 工作对安全和健康的影响如何 43 4 问卷调查法 通过结构化的问卷来收集信息 不必亲临现场观察 广泛用职务调查表职务调查表由工作执行者填写 包括基本资料 工作时间要求 工作内容 工作责任 任职者所需知识技能 工作的劳动强度 工作环境等内容 44 例 工作问卷的设计 一般 1 如果你的工作是非整日的 季节的或临时的 请解释 2 描述学会和执行你的工作需要的培训和经验的种类和数量 如果是特殊的训练 技能或经验 请记在下面 3 教育需求程度 4 多长时间的工作经验才能象你一样满足职务的需求 5 工作概要 你工作的所以目的是什么 6 应该如何做和为什么这样做 7 精神或视觉的需求程度 描述精神或视觉集中 注意的程度 在你的工作需求的情况 如极少 这个工作 持续注视 8 设备和根据的责任 包括资金 维护或防止设备 根据损坏和丢失 9 对材料和产品的责任 包括在防止资金 材料 产品损坏 浪费过程的控制 监督 等 10 对他人的安全 包括维护他人安全环境方面 11 工作环境 包括站 走动 坐 举 爬蹲 跪等 12 外出时间 每周 月和年的比例 45 5 工作日志法 是由职位的任职者本人按照时间顺序记录工作过程 然后经过归纳提炼取得所需资料的一种方法 46 6 典型事例法 对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描述 比如把文秘人员的打字 收发文件等一系列行为收集起来进行归纳分类 得到有关工作内容职责等方面的信息 局限性 需耗费大量时间 对于一