西软X5系统说明书-客房中心.doc

1 26 客房中心客房中心 1 第一节第一节 房态管理房态管理 1 1 1 房态管理 2 1 1 1 房态管理主窗口 2 1 1 2 房态管理操作 3 1 2 Q ROOM 5 1 3 矛盾房 6 1 3 1 矛盾房窗口 6 1 3 2 矛盾房录入 7 1 3 2 矛盾房解除 89 第二节第二节 客房帐务客房帐务 9 2 1 客房入帐 10 2 1 1 帐务处理窗口 10 2 1 2 入帐 11 2 1 3 结帐 1314 2 1 4 错帐处理 1415 2 2 细帐查询 1617 2 2 1 本日细帐查询 1617 2 2 2 历史细帐查询 1718 2 3 交班报表 1718 2 3 1 交班报表 1718 2 3 1 区间营收报表 1718 第三节第三节 其他其他 1819 3 1 客房清洁工作量分配 1819 3 2 失物拾物 2021 3 2 1 拾物登记 2122 3 2 2 遗失报告 2223 3 2 3 领取 2324 3 3 报房与查房 2425 客房中心客房中心 第一节第一节 房态管理房态管理 客房中心也称房务中心 X5 系统客房中心的主要功能有 房态管理 客房入账 查询 报表管理等 2 26 1 11 1 房态管理房态管理 保证房态的正确 是客房中心工作中非常重要的一项 所以客房中心的操作人员应及 时 准确地修改房态 以保证前厅接待处能顺利销售房间 1 1 11 1 1 房态管理主窗口房态管理主窗口 执行客房中心客房中心 房态管理房态管理 或按快捷键 F4 打开 房态管理 窗口 如下图所示 图 为便于介绍上窗口 将其分为以下几个部分进行说明 左边 客房条件列表 系统将客房中心关注的房情按列表方式显示在窗口左上角 双击即可 显示相应列表 同时可使用一些条件缩小查询范围 常用的条件有 楼号 房号 房类 客房特征 起始房号 左下角 显示客房 维修房 临时房态等基本信息 中上部 显示符合左边条件的客房列表 要求操作员明确每条记录的信息 中下部 显示在住或已预分客人的信息 右边 房态管理功能按钮 3 26 1 1 21 1 2 房态管理操作房态管理操作 房态管理用于修改房态 可以单个处理 也可以批量处理 可能设置的房态有 干净 房 脏房 检查房 维修房 锁房 临时房态等 设置脏房 干净房的方法类似 下面以设置干净房为例 加以说明 单个处理 设置干净房 操作步骤操作步骤 1 房态管理窗口下 单击选中目标客房 2 单击 2 CL 弹出 修改房态 窗口 核对房号正确后 单击 确定 即 可 图 批量处理 设置干净房 操作步骤操作步骤 1 房态管理窗口下 多选目标客房 注意注意 选择记录的方式 利用窗口上全选 反选按钮 连选 单击选择第 一条目标记录 按住 SHIFT 键 单击最后一条目标记录 间隔多选 单击选择第一条目 标记录 按住 CTRL 键 单击其他目标记录 2 单击 2 CL 弹出 修改房态 窗口 核对房号正确后 单击 确定 即 可 注意注意 也可先选择一间要改的客房 单击 2 CL 弹出 修改房态 窗口后 直接增加要一起修改的房号 注意格式 单击 确定 即可 设置维修房 临时态的方法也基本相同 下面以设置维修房为例 加以说明 设置维修房 操作步骤操作步骤 4 26 1 房态管理窗口下 单击选中目标客房 2 单击 5 OO 弹出 客房维护设置 窗口 选择 开始 结束 时间 选择维修 原因 若有其他需要注意的信息可在 备注 中输入 信息输入完毕后 单击 确定 设置完成 图 解除维修房 操作步骤操作步骤 1 房态管理 窗口 双击左上方分类条件 维修房 使其显示当前维护房列表 图 2 单击选中目标客房 单击 7 O 弹出确认窗口 5 26 图 3 单击 确定 目标客房由维修房 OO 转化为脏房 VD 1 21 2 Q ROOMQ ROOM 饭店房类资源紧张时 可能会出现这样的情况 预订宾客到店了 但是客房还是脏房 这种情况下 接待员就可以使用 Q Room 功能 向客房中心传达紧急打扫客房的信息 即 Q Room 功能的实现 涉及到前台和客房中心两个部门 系统中关于 Q Room 的业务流转图 如下 查询查询 Q Room 执行客房中心客房中心 Q Rooms 打开 Q Room 窗口 如下图所示 操作员能查询到当前所有的 Q Room 及等候时间 也能做一些基本的处理 取消 Q Room 查阅主单 调用档案等 F O 本日预订宾客到店 本日预订宾客到店 客房还是脏房客房还是脏房 F O 安排客人休息等待安排客人休息等待 设置设置 Q Room 通知客房中心紧急打扫 通知客房中心紧急打扫 系统开始记录等待时间系统开始记录等待时间 Housekeeping 根据前台提供房号 根据前台提供房号 紧急打扫紧急打扫 Housekeeping 打扫完毕 通过取消打扫完毕 通过取消 Q Room 通知前台客 通知前台客 房打扫完毕房打扫完毕 F O 通知客人 请客人通知客人 请客人 进房进房 6 26 图 1 31 3 矛盾房矛盾房 酒店在实际业务过程当中 出于各种原因 会出现总台的房态 即电脑系统中的房态 和客房中心实际查房得出的房态不一致 这种房间一般称为矛盾房 1 3 11 3 1 矛盾房窗口矛盾房窗口 矛盾房一般包括两种情况 一是总台房态为住房 客房中心房态为空房 在系统中定 义为 Skip Only 另一情况是总台房态是空房 客房中心房态是住房 在系统中定义为 Sleep Only 执行客房中心客房中心 矛盾房管理矛盾房管理 打开 矛盾房管理 窗口 如下图所示 7 26 图 左边 显示为矛盾房的记录 默认为当前记录 右上 对矛盾房记录进行分类选择 如只要查看 Skip Only 的矛盾房 可选中该选项 则系统自动显示为 Skip Only 的矛盾房 右下 矛盾房的主要功能 主要有矛盾房的输入和矛盾房的撤销等 1 3 21 3 2 矛盾房录入矛盾房录入 录入矛盾房步骤如下 1 单击 录入 打开 客房录入 窗口 图 8 26 2 在录入之前要先选定录入房号的客房状态 系统默认为空房 在 请输入房号 处输入房号 在 请报告工号 处输入工号 回车 则房号自动跳动左边空白处 可重复 输入房号 在输入之前务必选择正确的客房中心房态 其中 删除 是删除错误输入的房 号 图 3 单击 确定 则退回到 矛盾房管理 窗口 此时可看到之前输入的矛盾房的 记录 系统会自动判断类别 并在 差异 处注明 图 9 26 1 3 21 3 2 矛盾房解除矛盾房解除 矛盾房就意味着该房间存在一定的问题 一般客房中心会在某个时间送一份当前的矛 盾房给前厅部 由他们去核实 随后由相关部门做相应的更改 比如 Skip Only 的房间 经核实发现客人的确入住了 但是没有进房间 直接出去办事了 因此客房中心房态是空 房 而 Sleep Only 的房间 经核实是总台没有及时将房间入住 客人已经进房了 因此客 房中心房态是住房 因此 相关部门必须及时进行调整 保证房态的正确性 下面着重说明客房中心如何及时调整房态 1 选中要修改房态的记录 在 检查房情输入 处选择此时的房态 此时的房态指 最后查实的房态 即与总台一致的房态 下面的空格处可输入原因等 2 单击 设置 系统提示 确信要进行矛盾房设置吗 单击 是 Y 则系 统自动将 HSK 房态 改为检查房情输入的房态 图 3 此时两边的房态一致 就不是矛盾房了 再次打开 矛盾房管理 窗口时系统将 自动将该记录显示在 历史记录 中 第二节第二节 客房帐务客房帐务 根据酒店管理需要 有时客房中心也需要处理一部分客人的帐务 主要包括输入客人 10 26 的洗衣费用 客房迷你吧以及赔偿等 虽然客房帐务没有前台收银要求复杂 但也要求客 房中心的操作人员能准确地处理 2 12 1 客房入帐客房入帐 客房帐务处理主要包括入帐 错帐处理 结帐等操作 2 1 12 1 1 帐务处理窗口帐务处理窗口 执行客房中心客房中心 客房入帐客房入帐 打开 帐务处理 窗口 如下图所示 图 左边 显示帐务类别 双击某类别 打开一帐务录入单 即可入帐 一般 帐务类别由工程 师或电脑管理员事先在前台维护系统中设置 中部 上方显示当前已经录入但未结帐的帐务 下方显示当前选中该单据的费用明细 若是 入新帐 则用于录入费用明细及折扣 优惠等信息 11 26 图 右边 帐务处理功能按钮 2 1 22 1 2 入帐入帐 系统允许两种入帐方式 明细 快捷 明细 即入明细帐 快捷 即入一笔汇总费用 入帐方式可通过右上角 明细 快捷 选择 图 如上图所示 表示当前选的是明细方式入帐 明细方式 操作步骤操作步骤 1 执行客房中心客房中心 客房入帐客房入帐 打开 帐务处理 窗口 2 双击窗口左上角营业项目 打开新单 光标定位于 NO 处 将光标定位于 代码 处 按 F1 打开菜谱代码帮助窗口 单击选择费用项目 自动显示 名称 12 26 图 3 光标定位于 数量 处 系统默认数量为 1 输入实际需要数 服务费 处 选择服务费收取比例 系统自动显示收取服务费后的费用 4 重复 2 3 录入其他费用 5 如果是住店客人 请在 地点 处输入房号 回车 系统弹出 帐号查询 窗口 确认客人信息后 单击 确定 退出 帐号查询 窗口 图 6 单击 存盘 系统提示 当前费用立即入帐吗 单击 是 Y 直接 入帐到客房 单击 否 N 帐务将显示在上方列表中 等确定要入帐时 再单击 入 帐 图 注意注意 1 服务费计算方式有两种 百分比方式 金额方式 系统默认是按百分比方式 2 NO 用于输入手工单号 3 地点 若是住店客人 在此输入房号 4 折扣 指的是打折的程度 若选择的是百分比打折 就输入小数 如打九折 就输入 0 1 若现金优惠 则输入金额即可 只要有折扣 系统就要求操作员输入优惠的 理由 按 F1 可获得帮助 如果没有折扣 此项不填 有折扣的情况下 必须在 优惠 处 选择输入理由 快捷方式 13 26 操作步骤操作步骤 1 客房中心 帐务处理 窗口 单击 快捷 图 2 双击服务项目 录入 NO 地点 原费用 服务费 等 图 3 单击 存盘 若已确认 地点 系统将提示 当前费用立即入帐吗 单 击 是 Y 直接入帐到客房 单击 否 N 帐务将显示在上方列表中 等确定 要入帐时 再单击 入帐 2 1 32 1 3 结帐结帐 结帐有两种方式 转客房帐和现结 一般酒店的客房中心多采用转客房帐的方式 由 前台结帐 转客房帐 操作步骤操作步骤 1 帐务窗口下 单击选中某记录 2 查看 地点 处是否已有房号 若有 确认后直接单击窗口右边 客帐 系 统自动将该帐务转至房间 若无 则先补充房号信息 在转帐至房间 步骤如下 单击 修改 地点 处输入房号 回车 系统弹出 帐号查询 窗口 确认客人信 息后 单击 确定 退出 帐号查询 窗口 单击 存盘 系统提示 当前费用立即入 帐吗 单击 是 Y 直接入帐到客房 现结 操作步骤操作步骤 1 帐务窗口下 单击选中某记录 2 单击 结帐 弹出 结帐 窗口 如下图所示 光标移动至 付款码 处 按 F1 打开付款方式帮助 选择相应的付款方式 14 26 图 3 单击 收款 单击 结帐 若要打印 单击 确定 否则单击 退出 2 1 42 1 4 错帐处理错帐处理 客房中心帐务虽然简单 但有时也会出现这样 那样的错误 如房号输入错误 费用 明细输入错误等 这就要求操作员掌握基本的错帐处理方法 修改信息 发现 地点 NO 优惠 信息错误 或漏输费用 多输费用时 可选中该记录 单击 修改 回到帐务输入窗口 修改相关信息 漏输费用的处理非常简单 只要在该帐单下继续输入费用就可以了 对于多输费用的 情况 需要输入一笔负的费用冲帐 然后再输入正确的费用 或者双击错误记录冲销该笔 费用 取消未结的帐即销单 销单用于删除帐单 当整个帐单输入错误时 逐个修改非常麻烦 可以先销单 再重 新录入帐务 系统将记录销单情况 单击 销单 系统提示 确信要删除当前费用单据吗 单击 是 Y 销单 成功 被销单的帐务可以通过帐务查询功能查看 图 冲帐 冲销已转至前台的帐务 使用该功能 操作步骤操作步骤 1 执行客房中心客房中心 本日细帐查询本日细帐查询 打开 帐务查询 窗口 输入查询条件 15 26 2 单击 检索 找到目标帐务 双击可打开看明细 图 3 核实确认后 单击 冲账 弹出确认窗口 如下图所示 16 26 图 4 单击 是 Y 系统提示 冲账成功 细帐列表中该帐务状态显示为 冲 账 图 2 22 2 细帐查询细帐查询 2 2 12 2 1 本日细帐查询本日细帐查询 执行客房中心客房中心 本日细帐查询本日细帐查询 打开如下图所示查询界面 图 输入相应的查询条件 单击 检索 即可查到满足条件的帐单 输入条件越多查询 17 26 结果越准确 若不输任何条件直接单击 检索 系统显示所有本日细帐 对找到的记录 可单击上部的标题栏目进行排序 按升序 再点击一下改为降序排列 也可双击所需菜单 或在该菜单下按 打开 查阅具体的明细情况 2 2 22 2 2 历史细帐查询历史细帐查询 历史细帐查询的界面和使用方法与当日细帐查询一致 请参见上节 2 32 3 交班报表交班报表 2 3 12 3 1 交班报表交班报表 执行客房中心客房中心 交班报表交班报表 打开 交班报表 窗口 图 输入或选择 营业日期 工号 班别 后 单击 确认 系统将自动显示相关 报表 2 3 12 3 1 区间营收报表区间营收报表 执行客房中心客房中心 区间营收报表区间营收报表 打开 区间营收报表 窗口 18 26 图 输入或选择起止的 营业日期 工号 班别 后 单击 确认 系统将自动显 示某个区间的营收报表 第三节第三节 其他其他 3 13 1 客房清洁工作量分配客房清洁工作量分配 用于协助管理人员按照当班员工人数 分配客房清洁工作量分配 分配时 系统结合 每个客房的打扫积分 不同房间状态打扫有不同的积分 如大部分酒店设置退房脏房清洁 工作量大于在住脏房的清洁工作量 客房数量 清洁员人数 进行平均分配 操作步骤操作步骤 1 执行客房中心客房中心 客房清洁工作量分配客房清洁工作量分配 打开 客房中心清洁任务分配 窗口 如下图所示 窗口左边显示当前有的清洁员数量 中间显示每个清洁员分配到的清洁房间 右边是 一排功能按钮 19 26 2 单击 分配 弹出提示窗口 确信要重新分配工作量吗 图 3 单击 是 Y 弹出输入人数窗口 输入后 单击 确认 显示分配结果 图 4 单击 打印 打印分配结果 分发给清洁员 即可 20 26 图 3 23 2 失物拾物失物拾物 失物拾物处理可以分为两类 拾物登记和遗失报告登记 执行客房中心客房中心 拾物遗失列表拾物遗失列表 打开如下列表窗口 系统分类显示拾物登记单和遗失 报告单 21 26 图 新建 用于打开一空白拾物登记单 登记 上窗口默认显示当前所有登记的拾到的物品 双击选中记录 打开拾物登记单 操作 者可查看或修改相关信息 图 新建 用于打开一空白拾物登记单 登记 修改 用于修改该登记单 叫号 选择打开其他拾物登记单 删除 用于删除当前登记单 领取 用于物品还给失主时 填写领取人相关信息 3 2 13 2 1 拾物登记拾物登记 拾物登记用于对服务员或客人拣到的物品进行登记管理 以便将来归还给失主 操作步骤操作步骤 1 单击 新建 按钮 打开拾物登记单 如下图所示 22 26 图 2 根据物品实际情况 选择 等级 输入 单据号 失物 选择 类别 输 入 估价 表述 拣到人 地点 报告人 时间 等已知信息 单击 存盘 登记成功 3 2 23 2 2 遗失报告遗失报告 用于登记管理客人的遗失物品 执行客房中心客房中心 拾物遗失列表拾物遗失列表 单击 遗失报告单 标签页 打开失物拾物列表 显示当前所有登记的遗失记录 双击某记录 打开 遗失报告单 失物管理与拾物管理显示界面 操作方法基本一致 不再细述 图 23 26 3 2 33 2 3 领取领取 操作步骤操作步骤 1 双击打开目标拾物登记单 图 2 单击 领取 弹出 失物领取确认 窗口 3 录入领取信息 输入 领取人 选择 证件 输入 证件号码 等相关信息 注意注意 若有遗失关联单 报失关联 处 按 F1 打开窗口 选择关联记录 若没 有遗失关联单