档案的检索

第七章档案的检索 重点 难点 1 掌握检索 档案检索工具 档案检索工具的基本职能2 掌握编制案卷目录 归档文件目录的方法3 掌握手工检索和计算机检索的方法 第一节档案检索工作概述 检索 是储存和查找档案信息的过程 1 检索是档案工作的重要内容2 检索是档案馆 室 的一项重要的业务工作3 检索是提供利用的先期工作4 检索是打开档案宝库的钥匙 二 档案检索工具含义 基本职能P1851 档案检索工具 是用于存储 查找和报道档案信息的系统化文字描述工具 是目录 索引 指南的统称 2 档案检索工具的基本职能P178 它的基本职能有两个方面 1 存储 即把档案的内容和外型特征著录下来 2 查检 即根据利用者提供档案的线索 查找所需要的档案材料 三 档案检索工具的分类P179档案检索工具的种类较多 根据不同的标准可进行不同的分类 目前比较常见的分类方法有以下几种 1 按编制方式分为目录 索引 指南 2 按载体形式分为 书本式检索工具卡片式检索工具缩微检索工具机读式检索工具3 按检索范围分为全宗范围检索工具档案馆范围检索工具专题范围检索工具馆际检索工具 4 按功能分馆藏性检索工具查检性检索工具介绍性检索工具 P180馆藏性检索工具 是反映档案实体整理体系及其排列顺序的检索工具 如案卷目录 全引目录等 其主要功能是固定和反映档案整理顺序 档案管理人员可借助它了解馆藏情况 并按照整理顺序查找档案 查检性检索工具 指专门为各种查找而编制的 不受档案实体排列顺序的限制 从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具 如分类目录 专题目录 其主要功能是 提供多种检索标识 提供多种途径检索 不受档案整理顺序限制 可以打破全宗 案卷等实体单元界限进行检索 介绍性检索工具 介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具 主要功能是 全面概括介绍档案情况 客观评价档案价值 发挥宣传报道作用 向利用者提供一定档案线索 如档案馆指南 全宗指南 见 需要特别指出的是 随着计算机技术在档案工作中的应用 很多传统的手工式的目录被计算机数据库形式所取代 它们已经或即将退出历史舞台 不需要单独编制了 常用检索工具P181 1 案卷目录 是以案卷为单位 依据档案整理顺序编排的检索工具 一般采用书本式 其项目包括 顺序号 案卷号 案卷标题 年度 卷内文件页数 保管期限 备注等 格式如下图 备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题 如移出 销毁 卷内文件的增减 霉烂 字迹模糊等 全引目录 它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册 兼有案卷目录和卷内文件目录之功能 案卷目录 文件目录 卷内文件 全引 目录 卷内文件 全引 目录 归档文件目录 是卷内文件目录汇编成册 揭示的是文件标题 保存检索工具的装具 外观 保存检索工具的装具 内部 全宗指南 P225是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书 又称全宗介绍 全宗指南的内容主要包括以下3个部分 立档单位和全宗的历史概况 全宗内档案概况 档案的内容与成分广西财专综合档案室档案全宗介绍 根据下列材料写一篇全宗指南 见 档案标准 文件包 1 本全宗自1986年至1994年5月共21卷文书档案 其中永久11卷 含录音带1盒 长期10卷 2 录音带是科协第一次代表会议的现场录音 3 本全宗指南编制时间 2002年7月 编制人 市北区档案馆方芳 未完 第二节主要检索工具的编制方法 一 案卷目录它是以档案为单位 根据档案整理顺序组织起来的 固定案卷位置 统计案卷数量 监督 保护档案材料的一种管理工具 也是档案馆 室最基本的一种检索工具和编制其他的检索工具所必须参考使用的工具 见 广西财专案卷目录 企业案卷目录的编制包括 案卷总目录 案卷分目录 底图目录 非纸质载体档案目录 下面介绍前2种 案卷总目录 案卷总目录实际就是案卷的总登记帐 主要作用是记录保持单位档案数量 便于单位档案的统计和日常管理 案卷分类目录 案卷分类目录就是按照单位档案分类表中的基本类目 以每一大类为基本单元建立的单位档案案卷的分类登记帐 分类目录是按照案卷的排列顺序进行流水登记 而总目录是按照案卷收进时间先后进行流水登记 案卷目录的完整结构P125 练习 编制检索工具 二 卷内文件目录汇集 亦称归档文件目录 它是把全宗或全宗的一部分案卷的卷内文件目录汇编而成的一种检索工具 第三节档案的检索方法P187 一 检索的基本程序1 明确检索要求2 确定检索工具3 转换检索标识4 进行查检5 调整检索范围 获得满意结果 二 手工检索的程序 1 熟悉检索工具2 明确检索要求3 选择检索工具4 正确选择或转换检索标识5 查检6 获得检索结果7 重新查检 三档案