Office2013基础教程PPT课件.pptx

第1章初识Office2013 1 1 课程内容安排 Office2013中文版组件 安装Office2013中文版 Office2013的帮助 小结 1 2 Office2013中文版组件 Office2013是Microsoft公司推出的Office系列集成办公软件的最新版本 与Office以前的版本相比 Office2013无论是在用户界面 Metro 还是在功能上均有很大的改进 用户的操作也更为方便 快捷 作为一款集成软件 Office2013由各种功能组件构成 包括Word2013 Excel2013 PowerPoint2013 Outlook2013和Publisher2013等 1 3 Word2013简介Word是Office组件中使用最为广泛的软件之一 主要用于创建和编辑各种类型的文档 是一款文字处理软件Word2013拥有强大的文字处理能力 使用它能够方便地创建各种图文并茂的办公文档 如企业宣传单 招投标书 各类合同以及行政公文等 同时 Word2013可以对创建的各类办公文档进行排版 编辑和打印等 作为一款文字处理软件 Word2013能够随心所欲地对文字进行编辑 可制作出各种文字效果 1 4 Excel2013简介Excel2013是一个用于创建电子表格并设置表格格式的工具 主要用于创建和编辑数据表格 同时可通过公式和函数对数据进行分析和管理 使用Excel创建工作表是十分方便的 由于Excel2013存在默认的表格样式 因此启动Excel2013即可创建新的工作表 用户只需要在表中填入需要的数据即可 1 5 PowerPoint2013简介PowerPoint2013是制作和演示幻灯片的软件 主要用于创建各种具有多种媒体要素的演示幻灯片 在使用PowerPoint创建幻灯片时 幻灯片可以包含文字 图形和图像以及各类表格等 也可以在幻灯片中插入声音 视频和各种动画 使用PowerPoint创建的幻灯片 不仅能够在计算机屏幕和投影仪上放映 还可以用于网络会议或在Web上展示 因此 PowerPoint被广泛应用到报告 演讲 各类会议和产品演示等多种领域 1 6 Access2013简介Access2013是一个数据库管理系统 利用Access2013 用户可以将信息保存在数据库中 也可以对数据进行统计 查询并生成报告 作为Office2013的一个组件 Access2013可以方便地与Word2013和Excel2013等组件进行数据交换 Access2013数据库系统适用于小型商务活动 能够方便地对商业活动中的各类数据进行存储和管理 其不仅可以创建数据库 而且具有强大的数据库管理功能 可以方便利用数据源来生成表单 报表和应用程序等 1 7 Outlook2013简介Outlook2013是一款用于邮件传送和业务协作的客户端程序 其集成了日历 联系人和任务管理等多种功能 可以帮助用户对通信和信息进行访问 确定优先级以及处理 使用Outlook2013可以方便用户有效地安排时间 轻松管理和接收越来越多的电子邮件 1 8 Publisher2013简介Publisher2013可用于设计 创建和发布各种专业的出版物 如各种宣传册 新闻稿 明信片和CD DVD标签等 使用Publisher2013创建的出版物可用于桌面打印 商业印刷 电子邮件分发以及Web页查看等 使用Publisher2013 能够帮助企业快速创建各种专业出版物 Publisher2013的操作方便快捷 即使对于初学者也能完成这些本应由专业设计师才能完成的出版物创建工作 1 9 安装Office2013中文版 要使用Office2013 首先需要在计算机中安装该软件 Office2013的安装比较简单 不需要对计算机知识了解很多 根据安装向导的提示即可实现正确安装 同时 安装完成后的Office2013还可以根据需要对组件进行增加和删减 需要读者注意的是 Office2013只能运行在Windows7以上版本的操作系统中 这也就意味着广大WindowsXP和WindowsVista用户不能安装Office2013 因此 在安装Office2013前 用户需要确保操作系统必须是Windows7或Windows8系列 1 10 添加和删除Office2013组件 完成Office2013的安装后 可以使用安装程序添加新的未安装的组件或Office自带的实用工具 同时也可以将已安装的组件删除 1 11 卸载Office2013 对于安装在计算机中的Office2013可以完全卸载 卸载并不是仅仅删除所有安装的程序文件 还包括去除使用软件所需要的注册表信息和系统文件夹内的相关配置文件 单击Windows桌面左下角的 开始 按钮 选择 控制面板 命令 打开 控制面板 窗口 在窗口中双击 程序和功能 图标 启动Office2013安装向导 向导将首先提示是否删除程序 1 12 Office2013的帮助 使用Office2013时往往会遇到很多问题 如找不到命令按钮的位置 不确定某个效果需使用什么方法来实现 有时可能不知道如何设置某个设置项 此时 可以使用Office2013的帮助服务查询遇到的问题 动Office2013后 按F1键 或者单击程序窗口右上角的 MicrosoftOffice帮助 按钮 即可打开相应组件的帮助文档窗口 1 13 本章介绍了Office2013及其新增组件的功能和特点 使用户对Office2013有个初步的认识 Office2013是Microsoft公司推出的Office系列集成办公软件的最新版本 与Office以前的版本相比 Office2013无论是在用户界面 Metro 还是在功能上均有很大的改进 用户的操作也更为方便 快捷 小结 1 14 第2章Office2013的程序界面 1 15 课程内容安排 了解功能区 设置快速访问工具栏 功能区的设置 小结 1 16 Office2013的功能区 Office功能区实际上是一个常用操作命令的集合体 用户能够在这里快速找到需要的操作命令 各种任务的完成变得轻松 快速和高效 在Office2013中 功能区是位于屏幕顶端的带状区域 它包含了用户使用Office程序时需要的所有功能 1 17 文件 选项卡快速访问工具栏传统的标题栏和状态栏 1 18 设置快速访问工具栏 Office2013的快速访问工具栏具有高度的可定制性 用户可以将命令按钮添加到快速访问工具栏以方便使用 同时 快速访问工具栏中的按钮也可以随时删除 用户也可以根据需要改变其在主界面中的位置 快速访问工具栏作为一个命令按钮的容器 可以承载Office2013所有的操作命令和按钮 以方便用户的操作 1 19 增删命令按钮批量增删命令按钮改变快速访问工具栏的位置 1 20 功能区的设置 Office2013的功能区将命令按逻辑进行了分组 最常用的命令放到了用户最容易看到且最醒目的位置 使操作更为方便 在Office2013中 用户能够自由地对功能区进行定制 这包括功能区在界面中隐藏和显示 设置功能区按钮的屏幕提示以及向功能区添加命令按钮 Office2013中 功能区位于程序窗口的顶端 能够自动适应窗口大小的改变 但其界面固定 不能任意定制 1 21 隐藏或显示功能区 要隐藏Office2013的功能区 在功能区的任意一个按钮上右击鼠标 选择快捷菜单中的 折叠功能区 命令即可 隐藏功能区后 单击窗口中的标签后 功能区将重新展开 并显示该选项卡的内容 Office2013为快速实现功能区的最小化提供了一个 功能区隐藏 的按钮 单击该按钮能够将功能区快速最小化 1 22 向功能区添加命令按钮 Office2013对功能区最大的改进 就是用户可以通过 Word选项 对话框来向功能区中添加命令按钮 1 23 本章对Office功能区的使用进行了介绍 事实上 从Office2007开始 Office就摒弃了传统的菜单和工具栏模式 而使用了一种称为功能区的用户界面模式 这种改变使操作界面变得简洁且明快 使用户操作更加简单快捷 小结 1 24 第3章文档的基本操作 1 25 课程内容安排 启动和退出Office2013 新建文档 打开文档 快速打开文档 保存文档 程序文档的相互转换Word中的视图 文档窗口的操作 小结 1 26 启动和退出Office2013 要使用Office2013的各个组件 首先需要掌握这些组件程序的启动和退出方法 在完成Office2013的安装后 各个组件的启动和退出方法都是相同的 利用 开始 菜单启动 利用快捷方式启动退出Office应用程序 1 27 新建文档 在Office2013的各个组件中 新建Office文档的方式都是相同的 新建文档的常见方式有3种 分别是使用桌面右键快捷菜单命令 在文件夹中创建文档和使用组件程序的菜单命令 在桌面上创建文档 在文件夹中创建新文档 直接创建新文档 根据模板创建新文档 1 28 打开文档 对于不同的Office组件来说 可以使用相同的方法打开各自的文档 打开Office文档主要使用 打开Office文档 对话框来实现 在Office中打开文档 以副本的方式打开文档 1 29 快速打开文档 使用Office2013时 经常需要对未完成处理的文档进行重新处理 Office2013应用程序会记录下常用的文档 用户可以在直接选择这些文件并将它们打开 这样避免了再次在磁盘上查找文档的繁琐 快速打开常用文档 Office2013的 文件 选项卡中有一个 最近 命令 使用该命令能够获得最近使用的Office文档列表 直接选择列表中的选项能快速打开需要打开的文档 同时 对于列表中列出的最近使用文档的数目 Office也可以通过 选项 对话框进行设置 1 30 保存文档 文档的保存是办公工作中非常重要的操作 在工作中 养成随时进行保存操作的习惯 可以避免因为计算机死机 意外断电或误操作等意外情况造成损失 使用 另存为 对话框 设置自动文档恢复功能 设置默认的保存格式和路径 1 31 程序文档的相互转换 Office2013应用程序文档可以被保存为多种文档格式 如Web页面格式 同时 Office2013应用程序之间也可以实现文档格式的相互转换 如将Word文档直接转换为PowerPoint文档 另外 借助于加载项可以实现将Office2013文档转换为常用的PDF文档和XPS文档 将文档转换为Web页面 将文档转换为PDF和XPS文档 1 32 Word中的视图 所谓视图 指的是文档窗口的显示方式 Word2013的视图模式包括普通视图 页面视图 阅读版式视图 Web版式视图和大纲视图 在查看文档的格式 对文档进行审阅和编辑或修改时 可以根据需要使用不同的视图模式 以方便操作 使用页面视图 使用阅读版式视图 使用Web版式视图 使用大纲视图 使用草稿视图 1 33 文档窗口的操作 为了方便文档内容的查看和编辑 往往需要对文档窗口进行一些变换 如拆分文档窗口 并排文档窗口以及改变视图的显示比例等 缩放文档显示 显示文档结构图和缩略图 拆分文档窗口 并排查看文档 文档窗口的切换和新建 1 34 小结本章重点介绍了Office2013的文档操作方法和技巧 Office2013常用的应用程序包括Word2013 Excel2013 PowerPoint2013和Access2013等 它们不仅在操作界面上有许多相同之处 在诸如应用程序的启动与退出以及文档的打开和保存等方面的操作方式也是大同小异 这些针对文档的操作是使用这些应用程序完成某个工作任务的基础 也是实现更为复杂操作的第一步 1 35 第4章文本的输入和编辑 1 36 课程内容安排 关于中文输入法 输入文本 选择文本 删除和替换文本 移动和复制文本 快速定位文档 查找和替换 公式的输入 小结 1 37 使用中文输入法输入文字 微软拼音输入法2010是一款功能强大的汉字输入工具 其不仅能够便捷地实现汉字输入 同时还具有软键盘功能 使用户能够方便地输入各类特殊符号 安装Office2013时 安装程序会自动安装微软拼音输入法2010 该输入法是一款中文输入工具 与以前的版本相比 其词库得到了更新和丰富 汉字的输入智能化得到了大大加强 同时它也是为数不多的支持整句输入的输入法之一 利用快捷方式启动 1 38 输入文本 文本的输入是文档操作的基础 Word的基本功能就是创建各种类型的文本文件 文件创建的过程 实际上就是在文档中输入文字的过程 文本输入的位置 输入文本就是在文本输入区的插入点光标处输入文字内容 创建新的文档时 文档的工作区中会出现一个不停闪烁的 称为插入点光标 自动更正 输入文本时 Word会自动实现对单词 符号和中文文本或图形进行指定的更正 即以设定的内容替换文档中输入的内容 要想实现对特定文本自动更正 需要对自动更正的文本进行设置 1 39 选择文本 编辑文本前 首先需要确定编辑对象 即先要选择需要编辑的文本 在Word2013中 文档中文是以白底黑字显示 被选择的文本则是高亮显示 即以浅蓝底黑字显示 选择文本的方式一般有两种 即以鼠标选择和以键盘选择 拖动鼠标选择文本 拖动鼠标选择文本是文本选择最常用的方法 使用该方法能够快速灵活地选择小块连续文本 选择特殊文本块 在文档的不同位置 通过鼠标单击 双击或连续单击可以进行不同的选择操作 如选择一个词 一行文字 一个句子 一个段落 多个段落以及垂直文本块和较大文本块等 1 40 使用键盘选择文本 利用键盘选择文本 可以在输入文本的同时 手不离开键盘就能实现文本的选择 熟练使用键盘进行选择 可以有效地节省操作时间 提高办公效率 Word提供了一整套利用键盘进行文本选择的方法 其主要利用功能键 即Shift键 Ctrl键和Alt键 与键盘上的方向键相结合来进行操作 进行文档编辑时 按Shift 或Shift 快捷键 可选择从插入点光标开始向上或向下的一个整句 如果需要选择从当前插入点光标到本行行首或行尾间的文字 可以按Shift Home或Shift End快捷键 1 41 删除和替换文本 进行文档编辑时 往往需要将多余的文本删除掉 同时插入遗漏的文本 或者将错误的文本替换为正确的文本 删除文本 与以前版本不同的是 在Word2013中去掉了 清除内容 命令 但删除文本的操作却并不复杂 一般是选择文本后直接删除即可 插入和改写文字 在Word2013中 文本的输入有改写和插入两种模式 进行文档编辑时 如果需要在文档的任意位置插入新的内容 可以使用插入模式进行输入 如果对文档中某段文字不满意 则需要删除已有的错误内容 然后再在插入点位置重新输入新的文字 此时快捷的操作方法是使用改写模式 1 42 移动和复制文本 编辑文档时 有时需要将文字或文字块从一个位置放置到另一个位置 这就是所谓的文本的移动 另外 当需要在不同位置使用相同的文本时 可以采用文本复制的方法来实现 移动文本 移动文本实际上是将文档中的某段文字从一个地方放置到另一个地方 原来位置的文字被删除 复制文本 文本的复制一般有两种方式 一种是将文档中某部分内容复制到文档的另一部分 获得原文本的一个副本 两段文字同时存在 另一种是将文档中的文字通过剪切操作删除 然后再粘贴到目标位置 这相当于对文本进行了移动操作 1 43 使用剪贴板 剪贴板是计算机中暂时存放内容的区域 Office2013为方便使用系统剪贴板 提供了剪贴板工具 在Word2013中显示为 剪贴板 窗格 通过 剪贴板 窗口 用户能够一次性对多个对象进行复制和粘贴操作 也可以对同一个对象进行多次操作 使用剪贴板是对大量文本进行快速复制的好办法 但每次在粘贴前打开 剪贴板 窗格又略显麻烦 如果一直在界面中保留 剪贴板 窗格又会使程序界面显得不够简捷 此时可以通过设置在进行复制和剪切操作时自动打开 剪切板 窗格 使用 粘贴选项 标记 1 44 快速定位文档 对于较长的文档 其是不可能在文档窗口中全部显示出来的 当窗口中的内容很多以至于超过一屏时 可以使用Word的定位文档功能来查看文档 定位文档 在Word2013编辑区中定位文档的方式一般使用垂直滚动条 打开在编辑区中无法完全显示的文档时 在Word2013编辑区右侧会显示垂直滚动条 拖动这个垂直滚动条上的滑块可以实现文档的翻页操作 同时Word会给出当前所在页和所在章节的信息 使用 定位 命令 Word2013提供了一个 定位 命令 该 定位 命令可以通过指定页码 节标题和行号快速定位到文档的指定位置 1 45 查找和替换 进行大篇文档的编辑处理时 往往需要在文档中找到需要的文字 此时如果对着屏幕一行一行地查找将花费大量的时间和精力 且工作效率极低 Word2013提供了功能强大的查找和替换功能 能够对文档中的内容进行快速查找 并对查找到的内容进行替换 查找 进行文档编辑时 可以使用Word2013的查找功能来实现对文本的快速查找 替换 在找到需要的文字后 有时需要将其替换为其他的文字 如果逐个查找后再进行替换 则操作效率较低 此时 可以使用Word的替换功能 自动将找到的内容替换为需要的内容 1 46 公式的输入 编写数学 物理和化学等自然科学文档时 往往需要输入大量公式 这些公式不仅结构复杂 而且要使用大量的特殊符号 使用普通的方法很难顺利地实现输入和排版 为了解决这一问题 Office2013提供了功能强大的公式输入工具 用户使用这个工具能够像输入普通文字那样来实现繁琐公式的输入和编辑 快速插入公式 对于常用的标准公式 Word提供了内置的预设公式供用户直接使用 输入公式 如果Word的内置公式无法满足需要 用户可以利用公式编辑器来手动输入需要的公式 1 47 本章介绍了使用Word2013进行文字编辑和文档格式化操作的知识和技巧 MicrosoftWord2013是一款功能强大的通用字处理软件 可用于创建各种类型的文档 如备忘录 信函 传真 报告 合同 简历 手册 论文和书籍等 Word在创建各种专业文档方面具有非常出色的能力 小结 1 48 第5章文字和段落格式 1 49 课程内容安排 设置文字格式 设置段落格式 特殊的中文版式 应用样式 小结 1 50 设置文字格式 文字是文档的基本构成要素 一篇编排合理的文档中 不同的内容会使用不同的字体和字号 以使文档层次分明 内容的主次分明 使人阅读时能够一目了然 在Word2013中 对文字格式的设置 主要可以通过 开始 选项卡下 字体 组中的命令按钮来实现 设置字体和字号 设置字形 使用 字体 对话框 设置字符间距 1 51 设置段落格式 段落指的是一个或多个包含连续主题的句子 在输入文字时 按Enter键 Word会自动插入一个段落标识 并开始一个新的段落 一定数量的字符和其后面的段落标识组成了一个完整的段落 即在两个段落标识之间的内容就是一个段落 段落格式包含的方面很多 主要包括文字对齐方式 段落缩进 行间距和列间距等 1 52 设置段落对齐方式设置段落缩进设置段间距和行间距使用 段落 对话框设置项目符号 1 53 特殊的中文版式 针对一些特殊场合的需要 Word提供了许多具有中文特色的特殊文字样式 如可以将文本以竖直方式进行排版 为中文添加拼音以及首字下沉等 文字竖排 纵横混排 合并字符 双行合一 首字下沉 中文注音 制作文档目录 使用制表符 1 54 制作文档目录 1 55 应用样式 样式是某个特定文本 一行文字 一段文字或整篇文档 所有格式的集合 在文档中 如果存在多处文本需要使用相同的格式设置 可以将这些格式定义为一种样式 在使用时直接将这种定义好的样式应用到文本中即可完成多方面的格式设置 1 56 新建样式保存快速样式修改样式管理样式快速复制样式 1 57 复制样式 1 58 小结本章对文字和段落格式的设置进行介绍 以帮助读者创建更美观和更具可读性的文档 在Word文档中往往包含一个或多个段落 每个段落都由一个或多个字符构成 这些段落或字符都需要设置固定的外观效果 这就是所谓的格式 文字的格式包括文字的字体 字号 颜色 字形 字符边框或底纹等 而段落的格式包括段落的对齐方式 缩进方式以及段落或行的边距等 1 59 第6章页面格式和版式设计 1 60 课程内容安排 页面设置 设计页眉和页脚 分栏 应用样式 小结 1 61 页面设置 页面设置指的是对文档页面布局的设置 页面设置包括设置页边距 纸张大小 页面方向和版式等几个方面 设置页面大小和方向 设置页边距 设置文档网格 1 62 页面设置 1 63 设计页眉和页脚 现实生活中 绝大多数书籍或杂志的每一页顶部或底部都会有一些因书而异但各页却都相同的内容 如书名 该页所在章节的名称或出版信息等 同时 在书籍每页两侧或底部会出现页码 这就是所谓的页眉和页脚 页眉出现在页面的顶部 页脚出现在页面的底部 在使用Word进行文档编辑时 页眉和页脚并不需要每添加一页都创建一次 可以在进行版式设计时直接为全部的文档添加页眉和页脚 1 64 添加页眉和页脚 在Word2013中 页眉出现在页面的顶部 页脚出现在页面的底部 在页眉和页脚区域插入对象的操作与在文档中的操作是完全一样的 用户可以在页眉和页脚中插入文本或图形 如添加时间 日期 公司徽标 文档的标题 文件名或作者姓名等信息 添加页码 对于多页文档来说 通常需要为文档添加页码 如果只是单纯地进行页码编排 可以直接使用 页码 对话框来添加页码以提高工作效率 1 65 分栏 当文档中一行文字比较长不便于阅读时 可以使用分栏排版的方式将版面分成多栏 同时 对于杂志 报纸和宣传手册等出版物 常常需要将同一页面上的内容分成多栏 使整个页面更具特色和观赏性 在Word2013中 可以很容易地对文档进行分栏排版 并可使不同的章节具有不同的栏数和格式 创建分栏 设置栏宽和分隔线 使用分栏符 使分栏的行数均等 1 66 分页和分节 Word文档中 在上一页结束和下一页开始的位置之间 Word会自动插入一个分页符 这称为软分页 如果用户插入了手动分页符到指定位置可以强制分页 这就是所谓的硬分页符 在文档中 用于标识节的末尾的标记就是分节符 分节符包含了节的格式设置元素 添加分页符 添加分节符 1 67 边框和底纹 Word允许给文档添加边框和底纹 从而增加文档页面的美观性 使其更便于阅读 添加边框 为文字添加边框 为文字添加底纹 1 68 设置文档背景 Word2013能够给文档添加背景以增强文档页面的美观性 使文档易于阅读 设置文档的背景 除了可以给背景填充颜色外 还包括填充过渡色 纹理 图案以及文字或图片水印等 使用纯色背景 使用渐变色填充背景 添加水印 1 69 特殊版式文档的创建 使用Word2013能够方便地创建各种具有特殊需要的文档格式 如字帖 稿纸格式的文档 信封以及公文和宣传册等专业文档 使用模板 创建书法字帖 创建稿纸格式文档 创建封面 批量制作信封 设计名片 1 70 小结本章重点介绍了Word2013中的页面设置以及中文版式的设置 帮助读者掌握Word2013的高级排版功能 使读者能够设计出称心如意的文档版式 对于一篇设计精美的文档 除需要对字符和段落的格式进行设置之外 还需要有美观的视觉外观 这就需要对文档的整个页面进行设计 如页面大小 页边距 页面版式布局以及页眉页脚等 1 71 第7章图文制作与表格 1 72 课程内容安排 使用图片 自选图形的绘制和设置 在文档中使用文本框 插入和编辑表格 小结 1 73 使用图片 Word对图像文件的支持十分优秀 其可以支持当前流行的所有格式的图像文件 如BMP文件 JPG文件和GIF文件等 同时 用户还可以使用Microsoft剪辑管理器来插入格式为WMF的剪贴画 在文档中插入的图片 使用Word2013能方便地对其进行简单的编辑 样式的设置和版式的设置 在文档中插入图片 插入剪贴画 剪贴画是Office2013提供的图片 这些图片一般是WMF EPS或GIF格式 Office将剪贴画放置在剪辑库中 插入屏幕截图 1 74 使用图片 旋转图片和调整图片大小 在文档中插入图片后 可以对其大小和放置角度进行调整 以使图片适合文档排版的需要 调整图片的大小和放置角度可以通过拖动图片上的控制柄来实现 也可以通过功能区设置项来进行精确设置 裁剪图片 较之以前版本 Word2013的图片裁剪功能更为强大 其不仅能够实现常规的图像裁剪 还可以将图像裁剪为不同的形状 调整图片色彩 使用Word2013 能够对插入图片的亮度 对比度以及色彩进行简单调整 使照片效果得到改善 图片的艺术处理 1 75 自选图形的绘制和设置 在Word2013文档中 用户可以方便地绘制各种自选图形 并可对自选图形进行编辑和设置 在Word中 自选图形包括直线 矩形 圆形等基本图形 同时还包括各种线条 连接符 箭头和流程图符号等 绘制自选图形 Word2013能够允许用户在文档中绘制自选图形 同时可以对绘制的自选图形的形状进行修改 修改自选图形 绘制好自选图形后 用户可以对绘制的自选图形进行编辑修改 编辑修改包括更改绘制的自选图形和对图形的形状进行编辑两个方面的操作 设置形状样式 1 76 自选图形的绘制和设置 设置图形的形状效果 在Word2013中 可以为自选图形添加阴影 外发光和三维旋转等图形效果 Word2013为这些效果提供了预设样式 用户可以直接选择使用 为图形添加文字 在Word中 用户可以在自选图形上添加文字 文字作为自选图形的一个部分能够随着图形的移动而移动 同时 图形上的文字能够像普通文字那样设置样式 并能快速创建艺术字效果 1 77 在文档中使用文本框 文本框是一种比较特殊的对象 它可以被置于页面中的任何位置 而且可以在文本框中输入文本 插入图片和艺术字等对象 其本身的格式也可以进行设置 使用文本框 用户可以按照自己的意愿在文档页面中的任意位置放置文本 这对于排版报纸类文档是十分有用的 插入内置文本框 Word2013提供了功能强大的文本框样式库 可以让用户直接选择使用具有特定用途的文本框 绘制文本框 Word2013中的文本框分为横排文本框和竖排文本框两种 用户在文档中可以直接根据需要插入相应的文本框 1 78 在文档中使用文本框 设置文本框格式 文本框可以看作是一个特殊的自选图形 文本框的版式 大小 填充颜色 边框线条的设置以及阴影效果和三维效果的设置与自选图形的设置方法基本相同 这些设置都可以在 格式 选项卡中完成 同时 文本框内的段落和文字的设置方法与页面中段落和文字的设置方法是一样的 可以在 开始 选项卡中进行设置 1 79 插入和编辑表格 表格是一种简捷直观的表达方式 其通过行和列的形式来组织信息 结构严谨 效果直观 且能够在较小的版面范围内显示大量信息 Word2013具有强大的表格编排能力 用户可以轻松地在文档中创建各类美观的专业表格 插入表格 在Word2013文档中插入表格的方式有两种 一种是通过 插入表格 按钮来快速插入表格 另一种是使用 插入表格 对话框来实现表格的定制插入 绘制表格 在Word2013中 可以手动绘制表格创建不规则表格 如绘制包含不同高度的单元格或每行包含不同列数的表格等 手动绘制表格的最大优势在于 可以像使用笔那样来随心所欲地绘制各种类型的表格 1 80 插入和编辑表格 将文本转换为表格 在文档编辑过程中 可以直接将编辑好的文本转换为表格 这里的文本包括带有段落标记的文本段落 以制表符或空格分隔的文本等 设置表格的外观 在创建表格后 用户可以方便地设置表格的样式 包括设置表格的边框和底纹以及更改表格的外观样式等操作 行列的操作 表格创建完成后 往往需要对表格进行编辑修改 如在表格中插入或删除行和列 在表格的某个位置插入或删除单元格 1 81 插入和编辑表格 合并和拆分单元格 合并单元格就是将几个单元格合成为一个单元格 拆分单元格就是将一个单元格分为若干个大小相同的单元格 设置表格属性 为了使表格在整个文档页面中的位置合理 可以通过设置表格的属性来进行调整 表格属性的设置包括对表格中的行列的设置 对单元格的设置和对整个表格的设置 表格数据的排序 Word中的表格并没有Excel工作表那么强大的数据处理能力 但Word表格仍然具有一些基本的数据处理能力 在Word表格中 可以以某列为标准对表格数据进行排序操作 1 82 表格数据的计算 在Word2013中 表格是具有基本计算能力的 如对数据求和 统计次数以及求平均数等 对数据的计算 可以通过Word提供的计算函数来实现 1 83 本章介绍了在Word文档中使用图形和表格的有关知识 全部都是文字的文档会使阅读者感到单调 很快就会产生阅读疲劳 在文档中插入适当的图片会使文档更具有感染力 在丰富版面内容的同时 也能够使文档更容易阅读 使读者更容易理解 同样 表格作为一种简明扼要的表达方式 其不仅结构严谨 效果直观 而且包含的信息量大 能够比文字更为清晰且直观地描述内容 小结 1 84 第8章文档的打印及其他 1 85 课程内容安排 文档的打印 文档的修订和批注 创建题注和索引 域和邮件合并 小结 1 86 文档的打印 在Word中 完成文档的打印一般需要经过打印选项的设置 打印效果预览和文档的打印输出这几个步骤 设置打印选项 进行文档打印前 可以先对要打印的文档内容进行设置 在Word2013中 通过 Word选项 对话框能够进行文档的 打印选项 设置 预览打印文档 Word具有对打印的文档进行预览的功能 该功能可以根据文档打印的设置模拟文档被打印在纸张上的效果 打印文档 1 87 文档的修订和批注 为了便于多个操作者对文档进行协同处理 方便工作组中的其他用户对文档进行审阅 Word具有修订和为文档添加批注的功能 Word2013能够自动记录审阅者对文档的修改 同时允许不同的审阅者在文档中添加批注 以记录自己的意见 修订文档 修订是审阅者根据自己的理解对文档所做的各种修改 比较并合并文档 若一个文档具有两个版本 可以使用Word对这两个版本的文档进行比较与合并 批注文档 批注是审阅者根据自己对文档的理解为文档添加的注解和说明文字 1 88 创建题注和索引 在Word文档中经常会使用图像 表格和图表等对象 而对于这些对象又常常需要对其进行编号 有时还需要添加文字对其进行识别 这可以利用Word2013的题注功能来实现 使用题注 在Word文档中 题注常用来对文档中的图像 图表 表格或公式等项目进行编号 并添加文字识别片段 使用图表目录 图表目录是Word中的一种常见目录 其可以列出图片 图表 幻灯片或其他插图的说明以及它们在文档中的页码 1 89 创建题注和索引 使用交叉引用 交叉引用就是在文档的一个位置引用另一个位置的内容 交叉引用常用于需要互相应用内容的地方 可以使用户尽快找到想找的内容 同时能够保证文档的结构条理清晰 创建索引 索引指的是在打印文档中出现的单词或短语列表 索引能够方便用户对文档中的信息进行查找 使用书签 书签是在文档中命名某个位置或某些选定内容的工具 使用书签能够使阅读者在文档中轻松地定位到文档中的某个位置或某个特定内容 1 90 域和邮件合并 域是一种占位符 是一种插入到文档中的代码 它可以让用户在文档中添加各种数据或启动一个程序 对于以前的版本中许多需要使用域来完成的任务 在Word2013中都可以找到更为简单高效的方法来实现 但Word2013中的某些功能 如日期 页码和邮件合并等 仍然依赖域才能实现 插入域 在Word中 域作为一种占位符可以在文档的任何位置插入 使用域能够灵活地在文档中插入各种对象 并且能够进行动态更新 这样能使文档版式更为活泼并具有及时性 1 91 域和邮件合并 编辑域 在文档中插入域后 可以对插入的域进行编辑和修改 这包括对域属性进行修改 设置域的格式和重新指定域开关等操作 邮件合并 邮件合并指的是在邮件文档 即主文档 的固定内容中合并与发送信息相关的一组通信资料 即数据源 从而批量生成需要的邮件文档 合并邮件的功能除了能够批量处理信函和信封这些与邮件有关的文档之外 还可以快捷地用于批量制作标签 工资条和成绩单等 在批量生成多个具有类似功能的文档时 邮件合并功能能够大大提高工作效率 1 92 邮件合并 1 93 小结本章对Word文档的打印 文档审阅和域的操作等有关知识进行了介绍 帮助读者快速掌握Word中各种实用工具的使用技巧 编排完成的文档 通常需要将其打印出来 合理的页面设置和打印设置有助于输出令人满意的页面 为了帮助用户方便快捷地审阅文档 Word2013提供了很多有效的工具 如设置标签和索引 提供修订和批注功能以及文档的比较和合并等功能 1 94 第9章Excel2013表格的基本操作 1 95 课程内容安排 工作表的基本操作 单元格的基本操作 数据的输入 格式化数据 设置单元格外观 对表格使用样式 数据的查找和替换 小结 1 96 工作表的基本操作 在Excel中进行的所有工作都是在一个打开的工作簿中进行的 工作簿实际上是工作表的容器 其以文件的方式进行存储 工作表是Excel的工作平台 用于处理和存储数据 对工作簿的操作实际上就是对文件的操作 其类似于Word中的文档操作 添加和删除工作表 重命名和着色工作表 复制和移动工作表 拆分工作表 保护工作表 1 97 单元格的基本操作 单元格是Excel工作表中数据存储的基本单元 任何数据都只能在单元格中输入 掌握对工作表中单元格的操作 是使用Excel进行数据处理的基础 选择单元格 移动和复制单元格 插入和删除单元格 合并单元格 重命名单元格 1 98 数据的输入 要在Excel工作表中对数据进行处理和分析 首先要输入数据 Excel工作表中可以输入多种类型的数据 输入数据 在Excel中 选择单元格和单元格区域后就可以直接向其中输入数据 包括文本 数字 图表和声音等 自动填充相同的数据 当需要在工作表的连续单元格中输入相同的数据时 可以使用自动填充功能来加快数据的输入 自动填充有序数据 利用自动填充功能能够在工作表中快速输入一组有序数据 如等差数据 等比数据和年份等 1 99 非连续单元格数据的填充 当需要在多个非连续的单元格中输入相同的数据时 并不需要逐个依次输入 Excel2013提供了一种快捷的输入方法 1 按住Ctrl键单击需要输入数据的单元格 此时最后一个单元格会显示为白色 2 在最后一个单元格中输入数据后按Ctrl Enter快捷键 所有选择的单元格将被填充相同的数据 1 100 格式化数据 Excel2013工作表中往往包含大量的数据 这些数据包括数值 货币 日期 百分比 文本和分数等类型 不同类型的数据在输入时会有不同的方法 为了方便输入 同时使相同类型的格式具有相同的外观 应该对单元格数据进行格式化 固定小数位数 快速设置数据格式 设置数据格式 自定义数据格式 设置数据的有效范围 1 101 设置单元格外观 完成工作表的创建后 可以设置单元格格式 更改单元格的外观 单元格格式的设置包括设置文字的对齐方式 单元格边框和底纹 单元格的行高和列宽以及使拥有特殊数据的单元格具有特殊的外观样式 设置文字字体和对齐方式 设置单元格边框和底纹 设置行高和列宽 突出显示符合条件的单元格 直观表现数据大小 1 102 对表格使用样式 在工作表中使用样式 能够保证工作表中的数据具有一致的外观 同时能够节省设置格式的时间 提高工作效率 样式包括数字格式 对齐方式 字体和字号的大小 边框以及填充的颜色和底纹等 为了能够快速实现表格样式的设置 Excel2013提供了大量自动套用表格格式供用户使用 自动套用表格格式 自定义套用表格格式 自定义单元格格式 设置工作表背景 1 103 数据的查找和替换 在存储了大量数据的工作表中 手工查找某个数据是不明智的方法 使用Excel2013的查找功能 能够快速地对指定范围内的数据进行查找 并可以通过定义查找条件来提高查找的准确度 而在进行查找操作的同时 还可以将找到的数据替换为新的数据 从而实现对数据的批量修改 查找和替换数据 查找和替换格式 1 104 小结本章首先从工作簿 工作表和单元格的操作以及格式的定义开始 引领读者步入Excel的神圣殿堂 Excel2013是一款功能强大的电子表格制作软件 其具有强大的计算功能和友善的操作界面 在公司日常事务管理 商品营销分析 人事档案管理和财会统计 资产管理以及金融分析和决策预算等诸多领域得到了广泛的应用 工作簿 工作表和单元格是Excel表格处理的基础 Excel功能的实现离不开对它们的操作 1 105 第10章公式和函数 1 106 课程内容安排 使用公式 审核公式 使用函数 使用数组公式 函数应用实例 小结 1 107 使用公式 电子表格除了需要能够进行表格的创建和编辑之外 还需要具有数据的计算能力 Excel2013允许用户使用公式对数据进行处理 所谓的公式就是在工作表中对数据进行分析和计算的等式 使用公式能够对数据进行加减和乘除运算 输入公式 要在工作表中使用公式 首先需要在单元格中输入公式 公式的输入类似于数据的输入 在单元格中输入公式时以等号 作为开始 然后输入公式表达式 复制公式 在工作表中可以将公式复制到其他的单元格中 在工作表中复制单元格的方法一般有两种 在近距离复制公式时可以使用鼠标直接拖动 如果需要远距离复制公式 可以使用功能区中的命令按钮来实现操作 1 108 使用公式 命名公式 在Excel工作表中 可以对经常使用的或比较特殊的公式进行命名 这样在以后需要使用该公式的场合 可以直接使用其名称来引用该公式 1 109 审核公式 对于大型的表格来说 往往会应用大量的公式和函数进行数据的处理 Excel2013提供了多种工具来帮助用户快速查找和修改公式 同时实现对公式错误的修订 使用监视窗口 检查公式错误 使用公式求值 对于复杂的公式 有时需要了解其每一步的计算结果 以便于对创建的公式进行分析和排错 Excel2013提供了 公式求值 对话框 可以查看公式的计算顺序和每一步的计算结果 1 110 追踪单元格 在Excel2013工作表中 用户能够使用蓝色的箭头图形化显示单元格间的从属关系 也可对公式中单元格的引用进行追踪 这样 能够直观地查看工作表中公式的引用情况 1 111 使用函数 函数实际上是一种比较复杂的公式 是公式的概括 用来对单元格进行计算 Excel包含了各式各样的函数 这些函数可以在工作表中直接使用以实现某种功能 直接使用函数可以避免用户为了完成某种功能而花费大量的时间来编写并调试相关的公式 从而能够提高工作效率 因此 函数实际是内置的公式 其使用具有一定的语法 手动插入 使用函数向导插入函数 使用函数栏输入 使用公式记忆输入功能 1 112 自动计算 在对数据进行处理时 比较常见的操作是对数据进行求和 求平均值以及求最大最小值的计算 Excel2013提供了自动计算功能来完成这些计算操作 用户在进行这些计算时无需输入参数即可获得需要的结果 1 113 使用数组公式 在使用函数进行数据计算时 有时计算的对象是某个计算结果 此时则必须使用数组公式来进行处理 数组公式是一种具有多重数值的公式 与单值公式的不同之处在于其可以产生一个以上的计算结果 使用数组常量 定位数组公式 1 114 创建计算多个结果的数组公式 使用数组公式能够同时计算出多个结果 这些结果可以分别放置在不同的单元格中 使用这种计算多个结果的数组公式 能够方便计算 提高公式输入效率 查找和替换数据 查找和替换格式 1 115 函数应用实例 为了实现工作表中复杂的数字和文本处理 Excel提供了200多个内置函数供用户选择使用 这些函数分为财务函数 统计函数 文本函数 信息函数以及数学和三角函数等类 获取某一名次的数值 提取身份证号中的个人信息 计算资产折旧值 1 116 本章介绍了Excel2013的公式和函数的使用方法 使用户能 够熟练地应用公式和函数进行数据处理和运算 使用Excel2013离不开数据处理 Excel2013具有强大的数据计算功能 可以通过公式和函数来实现对数据的计算和分析 小结 1 117 第11章分析和处理数据 1 118 课程内容安排 数据的排序 数据的筛选 创建分类汇总 使用数据分析工具 数据透视表 使用图表 1 119 数据的排序 数据排序是指按照一定的规则对数据列表中的数据进行整理排序 排序为数据的进一步处理提供了方便 同时也能够有效地帮助用户对数据进行分析 Excel2013提供了多种数据排序的方法 用户可以按默认规则对数据按升序和降序排列 也可以自定义排序规则 单列排序 多列排序 在进行单列排序时 是使用工作表中的某列作为排序条件 如果该列中具有相同的数据 此时就需要使用多列排序进行操作 自定义排序 1 120 数据的筛选 在Excel中 筛选数据可将符合用户指定条件之外的数据隐藏起来 工作表中只显示符合条件的数据 Excel2013提供了强大的数据筛选功能 能够十分方便地筛选出需要的数据 自动筛选 自动筛选就是按照设定的条件对工作表中的数据进行筛选 用于筛选简单的数据 自定义筛选 自定义筛选在筛选数据时允许用户为筛选设定条件 可以进行比较复杂的筛选操作 从而使操作具有更大的灵活性 高级筛选 1 121 创建分类汇总 分类汇总是对数据列表中的数据进行分析的一种方法 先对数据表中指定字段的数据进行分类 然后再对同一类记录中的有关数据进行统计 Excel的分类汇总能够实现创建数据组 在数据列表中显示一级组的分类汇总和总和 在数据列表中显示多级组的分类汇总和总和以及在数据表中执行不同的计算功能 简单分类汇总 根据字段名来创建数据组并进行分类汇总 嵌套分类汇总 对一个字段的数据进行分类汇总后 再对该数据表的另一个字段进行分类汇总 1 122 使用数据分析工具 在实际工作中 常常需要根据已知数据做出某种假设 推测与之有联系的数据的变化情况 这称为预测分析 Excel2013提供了多种工具来实现这种预测分析 使用模拟运算表 使用单变量求解 使用方案管理器 数据表的合并计算 1 123 数据透视表 数据透视表实际上是一种交互式表格 能够方便地对大量数据进行快速汇总 并建立交叉列表 使用数据透视表 不仅能够通过转换行和列显示源数据的不同汇总结果 也能显示不同页面以筛选数据 同时还能根据用户的需要显示区域中的细节数据 1 124 创建数据透视表 使用数据透视表可以轻松实现排列或汇总复杂数据 同时能方便查看详细信息 1 125 设置数据透视表的值字段 默认情况下 数据透视表中的值字段是以求和作为汇总方式的 如果要修改值字段的汇总方式 一般有3种方法 用户可以在数据透视表中直接进行修改 也可以在 数据透视表字段列表 窗格中进行设置 还可以在数据透视表工具的 选项 选项卡中进行设置 1 126 设置数据透视表的样式和布局 使用数据透视表进行数据筛选 更改数据源 创建数据透视图 1 127 使用图表 Excel2013电子表格能够帮助用户从事数据的计算和统计 但面对大量的计算结果 要对数据的发展趋势和分布情况进行直观分析 则需要使用图表 图表实际上是工作表数据的直观表现形式 修改数据 修改图表数据 添加标题 设置图表样式