一秘书的职能PPT课件.ppt

管理文秘 1 第一章秘书的职能 秘书职能 就是秘书活动的任务 职责 作用和效能的统称 它从总体上规定着秘书人员的工作方向 活动范围和办事标准 简言之 秘书职能回答的是秘书人员大体上应 做些什么 和 做得怎样 的问题 总体来说 秘书的基本职能是为领导工作服务 综合处理机关事务 促进管理机关发挥整体效益 具体来说 体现在参谋咨询 辅佐决策 沟通协调 管理事务 检查督办等方面 2 第一节 辅助决策职能 随着社会主义市场经济体制的不断完善 整个社会的管理体制正在发生着一系列深刻的变化 决策作为组织管理的中心正逐步向科学化 规范化发展 由于现代管理日趋复杂 各级组织的决策者或领导人无论从才干上还是精力上 都无法在决策过程中仅凭个人的努力胜任其责 必须充分发挥各种辅助力量的作用 比如智囊团 顾问团以及各种咨询机构等 其中 秘书作为领导的左右手 由于具有显著的职位优势 独特的视角优势 明显的层次优势和突出的沟通优势等 在辅助领导决策的过程起着重要的作用 辅助决策已成为现代秘书的主要职能之一 3 一 辅助决策的涵义 辅助决策 是指秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为 具体来说就是在决策的过程中 在知识 包括理论 能力 包括技术 经验和精力等方面给予决策主体的补偿 以提高决策的科学性和时效性 失去了辅助决策的支持 任何决策都将是个人主观 盲目甚至武断的行为 因为任何一个科学的决策都包括提出问题 搜集信息 确定目标 拟定方案 分析评估 方案选择 试验证实 普遍实施 监督检查和反馈修正等环节 如果没有决策前的准备工作 决策所需要的各种信息将无法得到或者缺乏准确性 如果没有决策后的实施反馈信息 将无法判定决策的正确性 决策的目标也将无法达到 作为辅助决策的主体 秘书在领导决策过程中就起着这种 鞍前马后 的作用 4 二 秘书辅助决策的特点 由于秘书特殊的职能地位 秘书辅助决策有着自身的特点 具体表现在以下几个方面 一 全面系统和随机辅助相结合秘书不是专门研究决策的智囊人物 而是追踪决策目标实现全过程的实际工作者 在这个全过程的具体工作中 无论发现哪一方面 哪个因素出现问题 都能立即协助领导人分析问题和解决问题 这就形成了秘书全面系统地辅助决策与随机性地辅助决策的有机结合 二 决策辅佐与实施辅助相结合秘书既要为决策形成提供各方面的服务 又要具体参与决策实施工作 在实施中为领导指挥 协调和控制实施过程 确保决策目标的实现 这种对决策的形成辅佐与实施辅助的结合 有利于秘书在形成决策的辅佐 5 二 秘书辅助决策的特点 中 更具体地从实施决策的各步骤 各环节和各项具体措施 深入细致地考虑决策方案的科学性 可行性和可受性 在决策实施的辅助中 完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性 决策要求与实施效果的统一性 三 超脱性辅助和参与性辅助相结合秘书的辅助决策 从某种意义上说 是超脱于决策的权力与责任的 但是秘书实际工作中又参与了决策形成实施的全过程 秘书的工作成效 事业与期望 功过与报酬 无不与决策的成败有着密切的关系 这就形成了秘书超脱性辅助与参与性辅助的有机结合 这有利于秘书用不同于领导人的比较超脱的目光更客观地观察问题和分析问题 又不同于 局外人 第三者 对决策的议论 秘书自始至终参与决策 与决策成败有着不可分割的相关性 使其必须认真负责 全力以赴地投入决策的全过程 6 三 辅助决策原则 秘书人员要有效地辅助领导者进行科学决策 必须遵循以下基本原则 一 定位原则在决策过程中 秘书人员要始终将自己置于辅助的位置上 一切从 谋 的地位出发 做到 谋 而不 断 这是因为决策的主体是领导者 决策是领导者的权力与责任 秘书人员作为决策的辅助力量 只能充当领导者的参谋与助手 绝无决断的权力和义务 因此 强调发挥秘书人员在决策中的参谋作用 并非意味着 谋 断 不分 任何喧宾夺主或反客为主的思想和行为 都有碍于秘书参谋作用的发挥 二 超前原则决策 不论是战术性决策还是战略性决策 也不论是程序性决策还是非程序性决策 都是对未来行动抉择 可以说 它是规划未来 影响 7 三 辅助决策原则 未来 推动未来的行动 因此 决策制定特别是决策执行中的随机性 可变性和风险性是客观存在的 为了实现决策的科学化 提高决策的可靠性 秘书人员应坚持辅助决策的超前原则 所谓超前原则 就是要以预见的眼力和预测的本领 多考虑未来的需要 多提供未来的信息 多拟定防范措施 三 系统原则决策是一项系统工程 它要求决策者和决策支持者必须考虑决策所涉及的整个系统及其与之相关的系统 以及构成各个系统的相关环节 以免做出顾此失彼 因小失大的错误决策 根据这一原则 秘书人员在辅助决策时 要有全局观念和整体思维能力 善于观察和把握决策的内外部环境以及各种关系的发展和变化 要尽职尽责地做好决策过程中的各项事务工作 特别是各项协调工作 以保证领导决策的整体效能 8 三 辅助决策原则 四 信息原则信息是决策的基础 领导决策的过程 就是信息沟通的过程 决策是否正确 首先取决于决策所需要的信息是否及时 准确和适用 因此在决策的各个阶段及其每个环节上 秘书人员要十分重视信息工作 为领导者收集 加工 处理和提供有价值的信息 五 谏诤原则决策常常是关系到全局 长远和重大利益的行为 一着不慎 全盘皆输 历史的经验证明 决策失误是最大的失误 其后果是极其严重的 因此 决策要特别慎重 要讲究科学 但是决策是一个动态的过程 受到多种因素的制约 发生某些错误乃至失误也是难免的 一旦察觉或发现决策中的不足和过失 或可能导致的不良后果 秘书人员应本着对事业 对群众极端负责的态度 实事求是地向领导进言 直言不讳地提出自己的意见和建议 那种为个人利益而患得患失 甚至面对错误也不谏诤的态度 就是一种不称职或失职的表现 9 四 秘书辅助决策的方式 秘书辅助决策 可以采用多种方式 这里仅按决策形成 决策实施和决策成效经验的过程 说明各个决策阶段的辅助方式 一 决策前服务式辅助秘书在领导决策前 要为领导决策做准备 提供各方面的服务 包括 1 收集有关方针 政策 法律条款和有关规章制度 作好法规性准备 使决策符合法规要求 2 收集组织内外各相关方面的信息 资料 作好信息依据准备 使决策适应组织内外环境条件的变化 符合组织运转的实际需要 3 收集组织内外各相关方面的参谋建议和要求 作好多元的群体智能准备 使决策建立在多元群体智能综合的基础上 符合决策民主化的要求 进而实现决策科学化 10 四 秘书辅助决策的方式 二 决策形成中协助式辅助秘书在形成决策的过程中 不是主持者和表决者 而是重要的协助者 这表现在 秘书要草拟和收集供领导选择的多种可行方案 要参与对各种方案的分析 比较和评价 领导人初选了决策方案后 秘书要参与对初定的决策方案的反复论证 并将论证中发现的不足和问题征求补充意见 提出修正的意见和建议 并将合理的意见和建议融入决策方案 使之得到充实和完善 对于进行了补充 修正和完善的决策方案 秘书还要配合有关专家 建立模型 进行实验和验证 使决策方案更为可靠 对于已经确立的决策方案 秘书还要用合理的公文形式 准确流畅的语言 撰写公文 表述决策方案 使群众易于理解 准确地执行 11 四 秘书辅助决策的方式 三 决策执行中协调式辅助在决策执行中 秘书是重要的协调者 辅助决策按计划实施 其职能为 1 在领导和群众 上级和下级之间 秘书如实反映下级的情况和要求 全面传达贯彻领导人的指挥意图 使上下级之间保持协调统一 2 在平行级之间 不同部门之间 若发现事权矛盾和利益冲突的趋向 秘书协助领导 强调目标的一致性 化解矛盾 共同实施方案 使之团结一致 相互合作 在环境条件发生变化 决策计划与环境条件出现某种失调现象时 秘书协助领导对决策方案作适当调整 使之与环境保持协调 顺利实施 动用信息沟通的手段 秘书辅助领导保持各子系统实施决策运转节奏的协同性 动用法规性沟通的手段 秘书辅助领导保持各组织成员实施决策行为规范的协调性 3 秘书协调式辅助在决策执行中对于保持组织的合力 确保决策方案的顺利实施 起着有效的促进作用 12 四 秘书辅助决策的方式 四 决策效果评估中鉴诫式辅助秘书既参与拟定决策计划 又参与决策实施的全过程 还要参与决策效果的评估 在对照决策计划 检验实施决策的效果的比较 分析 总结中 秘书配合领导人以及其他组织成员 可以发现和总结决策方案本身以及实施过程中的经验和教训 成绩和缺点 长处和短处 秘书将这些分析总结的结果 写入总结材料 记录在案 引以为戒 作为制定新的决策的重要依据 对那些遗留的问题和不足之处 秘书可建议领导人采取必要的措施 进行补救 减少损失 13 案例分析 军事天才 雷英夫出色的辅助决策1950年7月21日 朝鲜人民军发动了洛东江战役 人民军第一军团在20天时间里突破洛东江部分防线 第二军团已沿东海岸向南推进到浦项一线 从西 北两个方向把李承晚和美军包围在釜山地区 金日成元帅宣布 8月份解放朝鲜全土 取得彻底胜利 美李军队则以洛东江为天然屏障 以釜山为依托 固守待援 一时间 洛东江成了全世界关注的焦点 各方势力都对扑朔迷离的战局做出种种预测 美国报界一会儿说美军将撤往日本 一会儿又放风说将派增援部队到朝鲜半岛登陆 美国军方对此闪烁其词 其下一步的行动方向究竟如何 在此风云变换之际 雷英夫 周恩来的军事秘书兼总参作战部副部长 每天都要向总理汇报情况 有时一天去三四次 8月23日晚 雷英夫召集了一个小型战情研讨会 参谋们讨论热烈各抒己见 雷英夫亮出了 14 案例分析 自己的见解 美军下一步会搞登陆作战 可能性最大的登陆场地就是仁川 当天晚上 雷英夫就向总理陈述了自己的观点和六条理由 第一 敌军现在洛东江地区集中了十几个师固守 那么狭小的地带挤满了兵力 不进攻又不撤退 目的无非是想吸引住人民军的主力 第二 美军在日本原有两个师 最近又成立新的机动兵团 既不驰援 也不布防 反而搞登陆训练 意欲何为 第三 麦克阿瑟及侵朝美军二战中一直在太平洋进行岛屿作战 登陆是其拿手好戏 第四 美英等国正将好多舰只 包括登陆舰 往朝鲜方向调动 这些舰显然不是为了解决供应问题 第五 人民军压倒洛东江后 使敌人形成密集防守 构筑了大量工事 这样的硬骨头看来一时啃不掉 啃不掉还在那里啃 就有被敌人机动兵团反咬一口的危险 最险的就是被敌人侧后袭击 第六 朝鲜半岛地带狭长 战略补给线就是从北到南那么一条 现在人民军的补给线已经拖得很长了 而汉城是铁路 公路交通的枢纽 仁川距离西 15 案例分析 海岸只有108公里 距离汉城仅30公里 一旦登陆成功 拿下汉城 整个战局就会发生逆转 所以 朝鲜战局表面上看很好 实际上很危险 这一着棋不可不防 周总理对此极为重视 他带着雷英夫前往毛泽东主席住所 向主席作了报告 毛主席听完后连称 有道理 还询问了许多问题 包括麦克阿瑟的性格 雷英夫一一作了回答 毛主席和周总理当即决定采取三条紧急措施 其一 命令东北边防军务必于9月底完成作战准备 其二 将我们的判断尽快通知朝鲜和苏联 其三 总参和外交部密切注视战情变化 随时报告 1950年9月15日 7万余美军果然在200多艘舰艇 500余架飞机的掩护下 在仁川强行登陆 雷英夫 这位曾被毛主席称为 洛阳才子 的秘书和参谋人才 为我军赢得战略主动做出了自己的贡献 从上面的案例我们可以更加形象深刻的领悟到两点 1 秘书是如何辅助领导进行决策的 2 秘书辅助决策的原则是什么 16 第二节参谋咨询职能 秘书的参谋咨询功能在现代管理中具有不可替代的重要作用 它既符合现代管理组织体系的需要 又是组织领导人的要求 一 秘书参谋咨询的职能基础 一 秘书的职能地位与参谋咨询秘书是组织领导者的助手 他必须协助领导者处理日常办公事务 为领导工作提供各方面的服务 秘书熟悉领导者的权责范围 工作内容以及组织内外的各种关系 了解各种工作渠道和来自各方面的信息 秘书不仅熟悉本级机关的全面情况 对上级领导机关的政策 指令和有关意图以及下级各层次的具体情况都比较了解 而且秘书对领导者的工作习惯 思想脉络和不同时期的工作重点比较熟悉 这些都为秘书发挥参谋咨询作用提供了优越的条件 17 第二节参谋咨询职能 秘书协助领导处理日常事务 为领导者提供工作服务的职能地位 为秘书发挥参谋咨询作用提供了便利条件 而领导人也存在这种需要 一位有现代管理思想的领导人 不仅需要他的秘书作风正派 办事机敏 忠诚可靠 而且需要他的秘书有较高的智能 信息灵通 知识全面 善于出谋献策 能够直言进谏 在关键时候提醒自己 拓宽自己的思路 使自己少犯错误 二 领导者的信任程度与秘书的参谋咨询处于相同职能地位的秘书人员 有的不仅能随时向领导者提出参谋建议 而且领导也乐于遇事与秘书商量 成为领导身边的智囊人物 有的只能跑腿办事 很少有提出意见和建议的机会 领导者更少主动向其征求意见 形成这种不良的状况 原因主要有三个方面 18 第二节参谋咨询职能 1 秘书的自身素质若秘书的自身素质好 不仅善于从全局出发 为着组织整体利益 及时提出解决问题的谋略 或诚恳地提出建议和意见以补充修正领导者的决定 而且具有忠诚踏实的品格 就会得到领导者的器重 并乐于与其讨论问题 若秘书提出的建议和意见 大多被实践证明是正确的 领导者对其信任度就会增加 愿意与其讨论问题 而秘书也就能更多地理解领导者的意图和思路 也就能更有效地提出妙计良策 2 领导人的素质若领导人的素质高 具有民主管理思想 能够容言纳谏 善于以人之长补己之短 乐于帮助和培养下级 这样的领导人就会经常与秘书商量问题 征求意见 既可集思广益优化决策 又能让秘书人员了解更多情况 在实 19 第二节参谋咨询职能 践中得到培养提高 在这样的领导人身边工作的秘书 能够充分地发挥参谋咨询作用 如果领导人思想固执 自以为高明 习惯于 我说了算 不愿意听取别人的意见和建议 那么 秘书人员也就很难发挥参谋咨询作用 3 组织气候的影响在团体意识很强 领导班子团结一致 组织上下关系和谐 全体组织成员思想和行为协调统一的组织内 秘书的咨询职能比较容易发挥作用 在团体意识涣散 组织内部关系紧张 充满猜疑 矛盾和是非 秘书就很难发挥参谋咨询作用 即使提出有价值的意见和建议 在人事纠纷中也很难被采纳实施 若处理不妥 还会被卷入无原则斗争的旋涡 20 第二节参谋咨询职能 三 群众的理解和支持与秘书的参谋咨询群众的理解和支持 影响着领导人的管理效果 也影响秘书发挥参谋咨询作用 如果秘书人员脱离群众 得不到群众的理解和支持 就无法了解实际情况 无法了解群众的想法和要求 无法吸收群众中蕴藏的丰富的智慧和经验 提出的参谋建议就会脱离实际 没有可行性和可受性 秘书只有深入群众 了解实际 在群众中吸取丰富的营养 在领导和群众之间做好沟通的桥梁和联系的纽带 随时向领导反映群众正确意见 建议和要求 才能充分地发挥其参谋咨询作用 四 信息沟通网络与秘书的参谋咨询秘书的职能地位处于信息沟通网络的中枢 组织对内对外信息沟通网络结构合理 运转效率高 秘书掌握的信息就全面 及时 准确 以此为依据 提出参谋建议或进行咨询 应有较高的实际价值 反之秘书就失去了发挥参谋咨询作用的信息依据 盲人骑瞎马 不仅难以提出正确的参谋建议 而且也会使秘书的日常事务因信息不灵而陷入被动状态 或者出现失误 21 第二节参谋咨询职能 二 秘书参谋咨询的特点秘书由于在组织体系内特殊的职能地位 其参谋咨询活动有着其自身的特点 一 随机性秘书与领导人工作在一起 彼此熟悉 相互了解 有共同的实践基础 在共同工作中 秘书可以随时发现问题 随时提出参谋建议 领导人也可以征求意见 提出咨询 不必通过一定的程序 也不必举行正式的会议 秘书也不必按照固定的程序和方式提出建议和意见 二 依附性秘书的参谋咨询职能是以领导的信任程度为重要基础的 因此 具有一定的依附性 如果领导人愿意征求和听取秘书的参谋建议 秘书就能有效地发挥参谋咨询作用 反之就难以发挥作用 随着领导人的个人情结 环境因素的不同 其接受秘书参谋建议的心理状态也有所不同 22 第二节参谋咨询职能 三 多样性和权变性由于秘书的参谋咨询活动存在着对领导人的依附性 必须根据情况 权宜应变 采取多种方法和手段 提出参谋建议 才能有效地发挥作用 三 秘书参谋咨询的方法秘书要想有效地发挥参谋咨询作用 必须认真研究并掌握多种合适的参谋建议的方法 恰当地运用各种不同的方法 一 预测性参谋咨询预测性参谋咨询是秘书根据各方面的信息资料 把握住事物发展的客观规律 对组织发展未来的状况加以描述 并针对未来发展的状况 提出相应的策略供领导人参考 23 案例分析 朱可夫进谏斯大林1941年7月29日 为了避免部队陷于德军合围 朱可夫向斯大林提出建议 要求放弃苏联重要城市基辅 当时 放弃这座乌克兰首府不能不对苏联人民的心理产生极大的影响 固执的斯大林没等朱可夫说完就怒其胡说八道 并说把基辅交给敌人 亏你想得出来 按说 作为一个最高统帅 话说到这份上就够坚决了 参谋即可收回其建议 可是朱可夫就是不肯收回其建议 最后被调离参谋长职位 到前方担任方面军司令 到前线后 朱可夫进一步了解了敌情 又先后三次向斯大林建议放弃基辅 最后一次 他恳求说 斯大林同志 无论多么痛心 基辅必须放弃 我们别无出路 面对严峻的形势 斯大林终于醒悟 24 案例分析 分析 朱可夫进谏斯大林 没有拘泥于谏不过三的旧套 而是多次反复 一直说到领导领悟 接受为止 反复进谏是参谋的技巧之一 运用反复进谏要注意两个问题 一是提的建议一定是 咬 住了理 如果所提建议不在理 一次次被领导否定了参谋人员还一次次提出 就有点近乎无理取闹了 势必干扰领导决策 造成不良后果 二是一定要把握好度 越过了度就会变质 有时重复三次就够了 有时重复四次五次还不够 这就需要秘书人员悉心体会 根据具体情况灵活掌握 25 第二节参谋咨询职能 二 跟踪性参谋咨询跟踪性参谋咨询是指秘书人员随着计划实施的过程 在各个实施环节 步骤中 追踪发现问题 分析问题 进行参谋咨询 三 进谏性参谋咨询指秘书就组织管理中存在的某些问题 向领导人提出规劝或建议 或者提出问题 引起领导人重视后 再提供咨询 四 提供资料性参谋咨询当领导由于信息资料不足 出现处理问题失误 或虽有正确的办法 但没有充足的依据难下决断时 秘书可采取提供资料性参谋建议 让领导人根据准确的信息资料 修改错误或对正确的计划早下决断 26 第三节协助管理 管理活动是领导活动的一部分 辅助领导做好日常管理工作也是秘书的重要职能 秘书快节奏高效率地管理事务 能够有效地促进领导机关 特别是领导者工作效率的提高 进而对整个组织运转产生积极的影响 一 管理事务的职能基础管理事务是秘书日常工作的主要内容 是秘书部门为领导机关服务 为领导工作服务的重要手段 秘书是领导的助手 协助领导人处理日常事务是其重要职能 秘书管理事务 有着极为有利的职能基础 1 有利于全面服务 秘书管理事务 既有利于及时 恰当地为领导工作提供服务 又有利于根据各职能部门的需要 适时提供有效的服务 秘书全面 及时 有效地提供服务 有利于提供机关工作效率 27 第三节协助管理 2 有利于适应变化 秘书的职能地位 使其与机关内外各相关方面都有着广泛的联系 对各方的变化都能及时准确地了解 秘书管理事务 有利于使事务工作适应各方面的变化 及时 恰当地提供有效服务 3 有利于综合协调 二 秘书管理事务的特点秘书管理事务 有着自身的特点 一 层次性秘书管理事务 具有十分明确的层次性 当主要领导人的事务服务的紧急需要与领导人的事务服务的紧急需要同时提出 又只能优先满足一方时 应先为主要领导人服务 还要注意区分轻重缓急的层次 优先安排重大事件和紧急事件的服务 然后再安排其他事件的服务 28 第三节协助管理 二 适变性组织运转的可变因素很多 秘书管理事务必须适应各因素的变化 就时间来说 事务安排的时序由于服务对象需要的变化 需要秘书做事务安排的时序调整 以求与服务对象的需要一致 就事务服务的内容来说 由于各相关因素变化 事务服务的内容也需要进行必要的调整 三 机动性秘书部门也有相对的分工 如有的负责公文撰拟 有的掌管文书档案 有的专门为领导工作服务 有的负责综合服务 但是一遇大事 要事 急事或需要大量人力共同完成的工作 秘书部门的分工就暂时打乱 秘书人员都应全力以赴 完成中心工作 而领导机关的这类 中心工作 又很多 因此 秘书管理事务必须具有较大的机动性 29 第三节协助管理 三 协助管理的原则秘书人员要有效地协助领导者进行科学管理 必须遵循以下协助管理的基本原则 一 服从原则服从领导工作的需要 是秘书工作的重要原则 管理工作是领导工作的组成部分 秘书人员在协助领导者进行管理的过程中 同样必须遵循服从的原则 它要求秘书人员做到 一 要服从于领导者的管理意图 严格按照领导者的管理思想和主张行事 二是要服从于领导者的管理目的 一切为了实现组织的共同目标 三要服从于领导者的管理效能 处处对管理的效率与效益负责 此外 还要服从职能部门管理工作的需要 配合职能部门去做管理工作 30 第三节协助管理 二 沟通原则管理过程的各项职能 特别是计划职能和控制职能 都离不开信息沟通 可以说 管理的过程就是沟通的过程 沟通贯穿于管理过程的始终 因此秘书人员在协助领导者进行管理的过程中 要坚持沟通原则 始终把信息工作放在首位 主动为领导者和职能部门提供适用对路的信息 由于管理职能的不同 秘书人员在信息沟通中 要注意提供不同类型的管理信息 三 合作原则管理活动从本质上说 就是众人通力合作以实现共同目标的群体活动 因此 有效的管理 十分需要在管理者之间 管理者与被管理者之间的精诚合作与团结 这就是提倡和培养团队精神的意义所在 秘书人员虽不是地道的管理者 也不是地道的被管理者 但他们是处于两者之间的特殊管理人员 31 第三节协助管理 担负着承上启下的特殊管理使命 尤其需要有极强的合作意识和合作本领 事实表明 坚持合作的原则 秘书人员就能够与各种管理人员和被管理人员保持良好的人际关系和合作态势 从而推动各项管理职能的实施 四 协助管理事务内容由于秘书具有领导者的参谋助手的特殊职能 秘书综合协调 收集处理信息 督促检查 信访处理 授权理事等辅助管理的事务 对领导者实施管理具有不可替代的协助作用 秘书协助领导管理事务主要有以下几个方面 一 收集处理信息收集处理各方面的管理信息 是各级各类管理组织秘书工作的共同任务 32 第三节协助管理 秘书的信息工作内容及特点秘书信息工作是以现代信息科学为理论依据 运用信息论 系统论 控制论等现代科学原理 对组织内外的各类经营 管理信息 进行收集 处理 传递 储存 转换 开发利用和控制 在组织管理信息系统的信息流输入 输出 反馈的闭环回路中起到枢纽作用 在决策与执行中起到沟通的中介作用 在领导活动中起到信息服务作用 秘书工作中 要重视信息的客观性 真实性 时效性 目的性 可传递性 共享性等特征 要注重各类管理信息的政策性 机密性 系统性 动态发展性等 以便科学合理地为领导工作服务 秘书的信息工作是为领导决策和管理服务的 因此具有服务性 从属性 广泛性 综合性以及时效性等特征 33 第三节协助管理 二 协助领导安排工作日程协调领导人统筹安排工作日程 既是秘书工作的职责 也是秘书与其领导人工作上密切配合 有序完成任务的需要 领导活动安排的目的 是为了确保领导人的各项工作有序进行 使领导者在其职能范围内充分发挥作用 全面承担其领导责任 作为领导近身的综合辅助者 协助领导者安排活动 除了有利于通过参谋辅助 促进提高领导工作效率和效益外 对掌握领导活动规律 主动地为领导工作做好铺垫 跟踪服务领导公务活动 以及做好领导活动的后续事务 做好信息沟通事务 也是十分有必要的 1 秘书协助安排工作日程的原则 1 必须围绕领导工作中心 突出重点 秘书人员要分清哪些是中心 34 第三节协助管理 与重点事务紧密联系的活动 哪些是一般性的活动 哪些必须优先安排 哪些可以推后安排或请代表参加或不予安排 分清轻重缓急 并做好协调工作 2 必须建立有关制度 做到领导工作日程规范化 根据领导人的分工 明确哪类活动由哪些领导人参加 哪些活动不安排领导人参加 避免随意性 3 须注重实效 避免和克服形式主义 4 必须征求领导人的意见 并由领导人最后审定 决不能秘书及秘书部门包办代替 2 秘书协助安排领导活动日程的操作环节 1 要对邀请领导人出席活动的请柬 申请等进行汇总 并提出初步安排方案 然后按程序审批确定 2 要协助领导人做好出席活动的前期准备 包括安排交通工具 了解领导是否讲话等细节 收集有关背景资料 准备文字材料 35 第三节协助管理 等细节 收集有关背景资料 准备文字材料 3 要为领导人参加活动做好现场组织和服务工作 4 在领导人某项活动结束之后 做好后续工作 如整理有关文件和记录 做好立卷归档工作 催办决定的有关事项等等 三 完成领导交办的事项秘书要完成领导人随即交办的工作任务 无论是传达指示 完成专项工作还是协调矛盾 了解有关情况或商洽合作事宜等 扮演的是领导代言人的角色 秘书授权处理领导人交办的事项 是领导人对其秘书信任的标志 也是对秘书人员工作能力 工作态度及忠诚度的考验 秘书完成领导交办事项的任务范围 均没有确定的限制 秘书承担领导交办事项 由领导工作的需要 秘书的工作能力 领导对秘书的信任程度以及领导工作的繁杂程度等方面决定 36 第三节协助管理 1 秘书完成领导交办的事项 一般要经过领导人授权 具体体现在 1 确定性授权 即领导人将任务的内容 处理的目的 要求 步骤和办法都在授权时明确地向秘书指出 秘书只要按领导人的明示去办理即可 如中途有变化 必须要得到领导认可才能调整 不能擅自作主 2 有弹性授权即领导人指出授权的范处理原则 具体的处理程序和处理办法 由秘书自行处理 秘书在处理问题时可在大前提下灵活把握 3 有不确定授权 即领导人只指出要解决的问题 让秘书全权去处理 领导只要求问题得到圆满的解决 无论何种授权 都是针对具体工作任务而委授的一次性代行权力 特定的交办任务完成后 这种委授的权力就自行消失 除了一次性代行领导权的授权理事外 有些具体的事务性授权事务 也可由秘书按惯例代领导办理 这样有助于减轻领导人的工作负担 让领导人集中精力处理重大问题 37 第三节协助管理 2 秘书在完成领导人交办事项的过程中必须注意的方面 1 认真仔细地听取领导人的指示和命令 并要求边听边记录摘要 2 若有不明白不理解之处 必须马上当场问明 理解透彻 若有不同看法 也要说出理由 讲明原因 但最终由领导人决定 3 在具体办理过程中 若发现预先未估计到的重大变化或重要问题 自己难以处理时 一定要及时向领导人请示 然后根据领导指示和得到领导支持后 妥善解决问题 四 日常公务服务秘书向领导提供日常公务服务 具体体现在以下方面 1 整理办公环境 38 第三节协助管理 秘书机构和秘书人员作为领导决策层的辅助层和综合办公系统 其整理办公环境 主要指的是维护微观办公环境的有序性和整洁规范性 特别是为领导工作提供良好的工作环境 并使包括秘书工作在内的单位各项日常工作在良好的工作环境内有效运转 1 整体办公环境的管理与维护秘书机构和秘书人员都要根据单位活动的特征和领导的意图 管理和维护组织整体的办公环境 具体体现在以下几个