合同管理实施细则.doc

合同管理实施细则编号：JT/NYKJ/ZY-181 目的为了进一步从承办、管理、归档等各环节规范公司的合同管理流程，明确相关职能分工，提高合同管理效率和工作质量，现根据公司合同管理制度，结合集团及公司的实际管理情况，本着简约、高效原则，特制订本实施细则。2 适用范围本实施细则作为公司在贯彻落实集团合同管理制度的具体细化补充内容，适用于公司对所有承办合同的管理。公司在未制定相关实施细则前，也暂时按照该细则执行。3 合同概念本实施细则所指的合同，包括各类合同、协议以及具有合同性质的文书资料。4 职责界定4.1财务部作为公司“合同管理部门”，设立专职合同管理人员，负责公司各项合同（劳动合同除外）的日常管理及监管工作，其主要职责如下：（1）主导各合同承办部门全面贯彻落实集团合同管理制度，并根据公司的实际管理要求，适时对该细则提出修改修订意见。（2）负责合同的审核，必要时提请法律顾问进行审核。（3）严格按照合同的规定执行资金的收支，建立合同执行台账，并按月对合同进行整理、汇总、归档。（4）集团及公司授予的其他职责。4.2人力资源部作为“劳动合同专管部门”，专项负责公司各种劳动合同的日常管理，贯彻落实集团和公司的合同管理要求，接受监督检查。4.3行政管理部应本着建立健全公司制度体系的原则，从行政督察的角度，协助财务部做好相关协调协助工作。4.4具体需要签订合同的各业务部门均为“合同承办部门”。合同承办部门应设立专职或兼职合同管理岗位，其主要职责：（1）贯彻落实集团和公司的合同管理制度，接受合同管理部门的监督检查，妥善办理集团授权范围内和授权范围外合同的审批和履行工作。（2）合同承办部门为合同管理的第一责任人，负责市场调研、客户资信调查、组织合同谈判、草拟合同条款、执行合同及相关事宜。（3）集团及公司授予的其他职责。4.5 具体提供技术指标或技术条款的部门为合同的技术审核部门，包括集团研发中心及公司质控中心、甲醇三期项目部、设备部、电气部、仪表部、自控部等部门，其主要职责：（1）为招标议标提供技术支持，草拟技术指标或技术条款。（2）对合同的技术条款进行审核。（3）集团及公司授予的其他职责。5 具体细则要求5.1合同编号要求（1）公司承办的所有合同，无论合同版本上是否已有对方编订的编号，必须按照公司统一编号原则进行（或再次）编号，具体编号原则以行政管理部2009年签订的合同为例5.2合同组成及装订要求（1）一般情况下，每份合同原件应由合同正文（即商务合同）、相关技术协议、相关廉洁合作协议书共同组成，特殊情况下还会产生补充协议。（2）一般情况下，每份劳动合同只有合同正文，特殊情况下还会产生补充协议、解约协议。（3）每份合同原件应按照组成内容的主次、先后顺序整理装订成册后，方可附上合同审批表办理会签审批手续。劳动合同附用印申请单直接提交相关领导审核审批。杜绝会签审批及用印过程中不加整理装订，出现散页、顺序混乱的现象。（4）与对方通过传真签订的合同，一般情况下承办部门要和合同签约方协商把原件发送过来。如不能满足此项要求，承办部门要向分管领导汇报同意后，方可用传真件作为合同执行和归档。5.3合同原件数量要求（1）授权内审批的合同至少保证有4份原件：合同管理部门一份、承办部门一份、行政管理部门一份、签约方一份。（2）授权外审批的合同至少保证5份原件：除前述部门各持一份外，报集团合同主管部门（行政管理中心）一份。（3）劳动合同至少保证有2份原件：劳动合同专管部门一份、签约方一份。（4）在合同签订后又再次产生补充协议的，该补充协议原件的数量应与原合同数量一致，并分别送至原合同持有部门留存。续签的劳动合同也应该遵照该条规定。（5）对于已经签批的合同审批表，原则上行政管理部须留存原件，合同管理部门留存复印件，其他相关部门原则上不必留存。5.4合同审核审批要求（1）原则上，承办部门应采用集团合同主管部门（即行政管理中心）认可的范本，或双方共同起草的合同。如必须使用对方提供的范本，或者经认可的范本中法律条款出现变动，需经集团合同主管部门审查通过后方可使用并办理会签审批手续。劳动合同原则上应使用当地劳动部门认可的范本。（2）公司合同管理部门应严格按照集团合同管理制度中明确规定的职责，对公司各部门承办合同（劳动合同除外）的内容条款、签字情况、编号情况、审批表使用情况、履约情况进行严格审查、监管。发现存在约定内容不详或有缺漏、无经办代表签字或无签约时间等不利于执行控制、不利于公司利益以及不符合要求的合同，应拒绝签字，予以退回并要求改正。（3）合同承办部门应严格按照集团合同管理制度中规定的审批权限准确判断使用哪种合同审批表。合同管理部门负责监督检查，并为承办部门提供相关指导。（4）人力资源部作为劳动合同的专管部门兼承办部门，应严格按照劳动法规范操作劳动合同的审核签批及送审鉴定工作，规避用工风险。（5）行政管理部按照公司印章管理制度对各部门承办的合同规范用印，对无合同审批表、审批手续不全、不符合合同管理要求的合同，一律拒绝给予用印。紧急情况下经公司总经理指示或邮件批复后可先行盖章后补手续。5.5合同的登记归档（1）合同的承办部门、管理部门、行政管理部应安排专人对承办的所有合同及时建立管理台帐，以便查询。（2）管理台帐应按照单位分别建立，体现合同名称、合同标的、公司合同编号、对方公司全称、签订日期、签字代表人员等内容，并说明是授权内审批还是授权外审批，承办部门应注明采取的方式（例如招标议标论证等），劳动合同还应体现签约方姓名、合同限期、到期时间、续签日期等内容，并对到期合同及时组织续签。（3）行政管理部于每年的1月15日前，将本部门留存的上一年度所有合同原件全部上交公司档案室存档。（4）对于公司先行盖章的合同，行政管理部在用印后要及时跟踪催促索要合同原件并归档建账。（5）各承办部门在2009年5月1日起签订的合同，不再上交公司档案室，作为部门档案做好建档保管工作即可。6 审核审批流程要求6.1下列合同需要技术部门出具技术协议，并经技术部门审核：（1）除劳动合同、销售合同和有国家标准的通用设备、配件、材料的合同；（2）集团或公司认定其他需要签署技术协议的合同。6.2所有的土建合同、安装合同、防腐保温合同、装饰合同等需要集团审计监察中心审核。6.3授权内合同由承办部门填写授权内合同审批表（见附件1），并按以下顺序进行审核审批：（1）承办部门负责人审核；（2）分管承办部门的副总经理（总经理助理或总工程师）审核，所有的采购合同，由集团采购中心总经理审核；（3）符合本细则6.1的合同，由技术部门审核；（4）分管技术的副总经理（总经理助理或总工程师）审核；（5）符合本细则6.2的合同，由集团审计监察中心审核；（6）财务部部长审核；（7）分管财务的副总经理（总经理助理）审核；（8）公司总经理审批。6.4授权外合同的审核审批流程授权外合同由合同承办部门填写授权外合同审批表（见附件2），办完授权内合同的审核审批流程后，报集团审批后执行。7 考核7.1合同管理部门发现各承办部门存在违反以上规定要求的行为，可以向行政管理部门提出考核意见。行政管理部门在行政督察过程中发现合同管理部门、承办部门存在违反以上规定要求的行为，可以向公司提出考核意见。7.2对于违犯以上条款的行为，每项次考核直接责任人1-2分，问题严重的连带考核部门负责人2-5分。情节特别严重或给公司造成经济损失的，将按照集团合同管理制度中的奖罚规定进行严肃处理。8 本实施细则自2009年5月1日起开始执行，由行政管理部负责解释，由财务部联合行政管理部修订。其他未尽事宜遵照集团合同管理制度执行。 二七年四月十七日合同审批表合同编号： 填表日期： 年 月 日合同名称：合同标的：申请审批公司：项目负责（联络）人：联系方式：对方单位： （对方工商登记、资质、资信、签约授权等证明文件应作为附件）项目负责（联络）人:联系方式：合同内容及目的简要说明：承办部门意见年 月 日相关部门意见年 月 日合同管理部门意见：年 月 日分管副总经理（或总工程师）意见：年 月 日申请审批公司总经理意见： 年 月 日集团有关中心总经理意见： 年 月 日盖章人：年 月 日合同存档人：年 月 日备注说明：附件2：合同审批表合同编号： 填表日期： 年 月 日原合同编号：合同名称：合同标的：申请审批公司：项目负责（联络）人：联系方式：对方单位： 项目负责（