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高效会议管理技巧 一 会议的主要目的 就是解决问题 由于开会技巧不佳或过于频繁 不但无益于解决问题 反而使问题愈趋复杂 频繁的会议与主管层的随意决策 常常是员工的梦魇 员工花太多时间在无效率的会议上 不仅浪费公司成本 也造成工作效率低下 如何能在会议中高效率且有效果地解决问题 是 高效会议管理技巧 的中心议题 二 面临的问题 序 第一部分会议面面观 第二部分会议效率不高的原因及解决方案 第三部分开会前的准备工作 第四部分会议过程控制 第五部分会议中的沟通与反馈技巧 第六部分主持人的会议管理技巧 第七部分如何对待会议中的意外情况 第八部分主持人与参会者的守则与责任 第九部分会议记录及会后跟进 目录 目录 2 会议的目的 3 会议的种类 4 会议的频率 1 会议的意义 5 会议成本的计算 第一部分会议面面观 1 会议是一个集思广益的渠道 图1 1集思广益图 会议是一个集合的载体 通过会议使不同的人 不同的想汇聚一堂 相互碰撞 从而产生 金点子 许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物 1 会议的意义 2 会议显示一个组织或一个部门的存在 图1 2组织或部门与会议 会议总是在大于一人的情况下发生的 即使是只有两个人的会议 这两个人也是一种小型组织 没有不开会的组织或部门 一个组织或部门不召开会议 它的存在价值就会受到质疑 因此 会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值 开会很少是一对一的沟通 绝大多数情况下都是一种群体沟通 随着科技的迅猛发展 人们的沟通方式越来越多 现在人们可以通过 mail 多媒体等种种形式进行沟通 但是群体沟通 即会议这种方式 是任何其他沟通方式都无法替代的 因为这种方式最直接 最直观 这种方式最符合人类原本的沟通习惯 3 会议是一种群体沟通的方式 2 会议的目的 1 开展有效的沟通会议是一种多项交流 可以集思广益 实现有效沟通是会议的一个主要目的 2 传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策 也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯 3 监督员工 协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督 检查员工对工作任务的执行情况 了解员工的工作进度 同时 借助会议这种 集合 的 面对面 的形式 来有效协调上下级以及员工之间的矛盾 5 资源共享利用开会汇集资源 以期相互帮助 共同进步 6 开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司 媒体公司中 通过举行会议 形成新的构思 并且论证新构思 使其具有可行性 4 达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤 通过这6个步骤 最终实现协议的产生和问题的解决 图1 3达成协议与解决问题的6个步骤 7 激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性 这种会议是为了使公司上下团结一心 朝着一个方向共同努力 8 巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值 更为了巩固自己的地位 经常会召开一些上下协调会议 以此来强化自己的地位 章节名称 会议的目的 3 会议的种类 会议可以按照人数 开会方式和开会目的进行分类 每一种分类都从一个方面反映了会议的作用 每一种分类都与人们的实际需要 社会的不断发展密切相关 表1 1会议的种类 4 会议的频率 1 固定的部门会议 每种会议都有其合理的发生频率 只有掌握了合理的会议发生频率 才能更高效地利用各种会议解决问题 达到目的 2 全体会议 至少每年1次 3 处理突发事件的会议 4 一对一会议 5 会议成本的计算 会议成本分为时间成本 直接会议成本和效率损失成本3种 1 会议的时间成本 2 直接的会议成本 3 效率损失成本 会议人员必须离开自己的工作岗位 这有可能造成公司整体管理效率的下降 由于管理效率下降而造成的损失 就是效率损失成本 效率损失成本包括以下3种情况 本讲总结 从某种角度而言 世界是一个时时处处充满会议的世界 高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题 然而低效率的会议却往往占据上风 造成时间成本 直接成本及效率成本的损失 因此 每个人应从基础做起 深刻理解会议的意义 目的 分类 合理的发生频率以及如何计算会议的成本 只有先掌握了这些基础知识 才可能使每一次会议都 行之有效 第二部分会议效率不高的原因及解决方案 4 会议规范 1 会议效率不高的原因 2 预防性管理 3 高效会议的八大特征 1 会议效率不高的原因 2 预防性管理 自检 3 高效会议的八大特征 4 1会议时间安排的规范 4 会议规范 所有与会者都要准备在会上发言 准时开始 准时结束 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任 所有与会者应知道维护别人的尊严 不在会中羞辱别人 这条规则最重要 需特别注意 意见不同是好事 议论才能面面俱到 甚至有人扮 黑脸 会议结束2 3天后 所有与会者应拿到会议记录 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责 必要时请第三方监控 以保证会议质量 4 3固定的会议流程规范 4 2会议规范本身 固定的会议流程规范主要包括一个中心 两个基本点 1 一个中心一个中心是指整个会议的议程 一个中心包括 会议的开始 具体包括 致欢迎词 阐明会议目的 交流会议议程 介绍时间安排 相关规章制度 指定会议记录人 进行会议讨论 可以分为不同的议程 比如议程一 议程二 议程三等 具体包括 分享话题和目标 交流信息 产生主意 做决定 确认行动 总结 结束会议 具体包括 总结 安排下次会议 2 两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾 即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪 这两个基本点是最容易被忽视的 但是 它们却是保证会议成败的关键 所以 一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作 会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写 发备忘录 制定跟踪计划 以及安排下次做汇报的人选等 第三部分开会前的准备工作 2 准备工作的作用 3 1H5W 4 准备工作核对单 1 是否要开会 5 主持人的准备工作 1 1无需开会的 五个如果 1 是否要开会 如果还有比开会更好的方法 即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的 就无需举行会议 例如写纸条 打电话或发邮件等 这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓 然而却简洁有效 对于一些问题的解决具有经济实用的优势 如果你是唯一可以做决策的人 那么一定不要浪费自己和他人的时间 召开耗时长久的所谓会议 首先 因为他人的参与可能只能把问题变得更糟 其次 决策既然只能由你做出 就无需聚集他人集体讨论 结果又全盘推翻他人意见 这种做法只会既不利于解决问题 又容易令自己陷入尴尬境地 会议成本是一个绝对不容忽视的问题 一定要做好会议成本的预算 不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生 因为长此以往公司必然会不堪重负 得不偿失 1 2必须开会的 五个如果 听取部门汇报工作 最好采用会议的形式 不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代 定时交书面报告往往会流于形式 往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气 使公司内部缺乏沟通 使问题和建议无法顺畅流通 长此以往 后果不堪设想 因此 每月一定要召开正式的会议 听取部门汇报工作 使各种信息在公司内部高效流通 表扬和批评是两种很好的激励方式 而当众的表扬和批评具有更强的影响力 采用会议的形式表扬或批评 有利于充分发挥表扬或批评的作用 在大会上当众表扬 明星员工 可以树立标杆 充分发挥榜样的好作用 有效推动竞争 当众批评某些情节严重的错误行为 有利于警醒员工 避免同类事情再度发生 当你给某一个项目小组 或者给你的部门分配任务时 一定要举行会议 不能采用邮件或者其他书面形式 因为分派任务意味着要达到团结上下 协作完成任务的目的 只有通过会议把任务公共化 明确化 才能促进协作 从而保证任务的及时完成 2 准备工作的作用 当你确定有必要召开会议时 首先要了解准备工作究竟有什么作用 只有认识到准备工作的作用 才能有更大的积极性 更有信心地做好准备工作 一般来说 会议的准备工作具有以上4种作用 它可以帮助你确定在会议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议效果 通过充分的会议准备 通过书面通知的形式告知参会者会议的目的 意图以及会议对与会者发言的要求等情况 良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时间 同时减少会议中可能出现的各种冲突 使会议井然有序 卓有成效 3 1H5W 温馨提醒根据统计调查显示 会议人数最多不应超过9个 最为合适的人数是5至7人 当然 会议的合适人数应该根据会议的议题 重要性具体决定 4 准备工作核对单 4 1会议准备工作核对单 4 2会场的布置需要特别注意 5 主持人的准备工作 SWOT分析 S 和 W 代表主持人自身具有的主持优势和劣势 而 O 和 T 则是指你所进行的这次会议主持工作对你周围的环境 也包括你自身 可能带来的机会或是威胁 第四部分会议过程控制 2 如何掌握议事进度 3 如何达成决议 决策方式 4 如何圆满结束会议 1 如何做开场白及分配发言时间 1 如何做开场白及及分配发言时间 2 如何掌握议事进度 2 1语言方式语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度 例如 面对一些非常容易滔滔不绝的发言者 主持人可以凭借对其的了解 让其先发言 使其尽量缩短发言的时间 具体做法如 能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下 当他说到5分钟的时候 你可以再说 嗯 已经5分钟了 你说的正是我们需要的 或者可以采用一带而过的方法 例如 你刚才说的内容非常好 你对下一问题怎么看 这样就可以把他从一个问题带到另一个问题 或是可以转移说话对象 如 你说得很好 坐在您旁边的这位怎么看呢 通过以上这些话语 即语言方式 主持人可以有意识的 合理的控制议事进度 2 2非语言方式更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式 即通过眼神 手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了 或者是说得不够接着说等 比如主持人把目光转向别人 就可能是在提示正在说话的人可以停止说话了 不耐烦的敲桌子 也可以提示结束发言 用比较不礼貌的方式 如不停的看手表 也能达到同样的效果 语言和非语言这2种形式的合理运用 可以做到有效的控场 使会议既不会太短 也不会太长 准时开始 准时结束 3 如何达成决议 决策方式 3 1彼德 德鲁克决议法 3 24种群体决策 1 权威决策权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权 单方面作出决定时 适宜使用 当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时 不宜使用 当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时 2 少数服从多数决策少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时 它以民主原则为基础 适宜使用 当时间有限 而决策结果不会对反对者造成消极影响时 注意 投票容易导致输赢之争 输方将难以尽职和投入 3 共识决策共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议 每一团队成员均有否决权 共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法 能够提高成员实施决策的积极性 体现平等之风 4 无异议决策无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时 当提案非常重要 要求所有成员达成完全一致时 团队应作出无异议决策 注意 无论团队具备什么样的经验 无异议决策都很难达成 只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策 4 如何圆满结束会议 第五部分会议中的沟通与反馈技巧 2 会议中的反馈技巧 1 会议中的沟通 1 1沟通漏斗 沟通漏斗呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势 因为漏斗的特性就在于 漏 对沟通者来说 是指如果一个人心里想的是100 的东西 当你在众人面前 在开会的场合用语言表达心里100 的东西时 这些东西已经漏掉了20 你说出来的只剩80 了 而当这80 的东西进入别人的耳朵时 由于文化水平 知识背景的关系 只存活了60 实际上 真正被别人理解了 消化了的东西大概只有40 等到这些人遵照领悟的40 具体行动时 已经变成20 了 这就是所谓的沟通漏斗 它的吞并功能可谓强大 然而 这样的漏斗现象时时刻刻发生在我们周围 真的非常可怕 所以 一定要掌握一些沟通技巧 争取让这个漏斗漏得越来越少 1 会议中的沟通 1 2沟通金三角 沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式 由图5 2所示 在三角形的底端 自己 和 对方 在两边说话 你谈你的事儿 我谈我的事儿 这种沟通只是在对话 是不会成功的 只有在金三角的顶端 只有开会沟通的双方采用换位思考的方式 使谈话双方都站在对方的角度上 设身处地的为对方考虑 才能真正体会彼此的意思 也才能实现成功的沟通 所以沟通的关键在于换位思考 1 3沟通的冰山模式 沟通的冰山模式反映了两个人或者两组人在谈话时 谈的是同一个话题 但是大家说出的内容只是冰山露出水面的部分 而对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下 冰山露出水面的部分只占整个冰山体积的5 20 隐含在水面以下的冰山体积 即对方真正想说却没说出的内容则占到80 95 1 4有效沟通原则 沟通的成功得益于在沟通时 双方都有明确的沟通目标 并且有明确的时间约束 在沟通过程中 彼此积极主动 善于倾听对方 注重双方的每一个细节 并且双方为达成目标而不断努力 只有掌握了这些沟通原则 才能促进沟通的顺利进行 1 5造成沟通困难的因素 1 6如何建立信任 2 会议中的反馈技巧 2 1反馈的两种方式 2 2反馈的两种类型 2 3反馈时的特征 2 4如何接受反馈 第六部分主持人的会议管理技巧 2 会议中的说话技巧 1 倾听的技巧 1 倾听的技巧 1 1倾听礼仪 1 首先建议你学会倾听别人的故事2 进而倾听别人完整的故事3 最好能在听完别人完整的故事之后再发言 只有听完别人完整的故事之后 你才能换一个角度 站在他人的立场上 充分理解他人的处境 他人当时的心情 也才能帮助你做出正确的判断 以免犯下无法弥补的错误 倾听是有一定礼节的行为 一定要充分重视 1 2倾听的具体方法 1 3倾听的误区 1 4 倾听 小总结 如果用两句日常用语来总结倾听的技巧 那你可以经常使用 我也有相同的经历 如果是我的话 这两句话进入倾听状态 同时也能使会谈者充分感受到你正在倾听 其实 这两句话的作用在于它可以使你置身于一种既合适表达自己感受 又能与别人融洽沟通的情境中 如此一来 身为主持人的你 当然能够在会议主持中游刃有余 2 会议中的说话技巧 2 1展示 即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家 2 2探询 与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见 这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见 例如 后来呢 那结果怎么样呢 那你到底什么意思呢 你能再给我们讲清楚一点吗 2 3评论 与会者回答完主持人的探询问话之后 主持人将对与会者的回答作出评论 如 我明白你的意思了 我认为问题是 这样两者的沟通就可以顺畅进行了 2 4建立 评论之后需要采用 建立 的说话技巧 建立 就像搭积木一样 是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳 从低级到高级 由初级协议至中级协议再到最终达成一致 建立 经常使用的问话是 我们讨论完第一个问题了 接着我们再进一步 第二个问题您怎么看 那我们再深一步 你如何看待这个问题的成因呢 我们进一步具体怎么解决这个方案呢 2 5测试理解情况 在会议中总有一些人表示反对意见 对于这些反对意见作为主持人的你可能没听明白 或者你认为大家可能没有听明白 这时候就要采用 测试 的问话方式 来测试一下大家的理解情况 例如 刚才这位先生的发言大家都清楚了吗 或者说 您刚才是说的这个意思 我理解对了吗 这就是测试的说话方式 用其来保证大家真正弄懂一些意见的实际含义 2 6总结 在测试完理解情况之后 就需要总结 即把大家的意见集中 例如 刚才大家讨论非常好 我来总结一下你们说的是一 二 三 2 7排除与引进 排除是指拒绝某些与会者继续发言 引进指邀请某些与会者发言 具体是指当主持人碰到那些说话容易滔滔不绝 或是说话总是跑题的发言者时 要将其关在门外 即将其排除 排除 的具体方法是 你这个问题回答得非常好 您旁边那位有什么见解呀 后边那位有什么见解呀 或者你对下个问题的看法 用这种问话可以达到一举两得的效果 其一是可以把你想排除的人排除出去 其二则可以让那些还没发言的人得到发言的机会 这其二 把别人带进来 就是所谓的 引进 简而言之 排除的是滔滔不绝的人 引进的是沉默不语的人 这是两种很好的说话技巧 这两种技巧通常是连用的 2 8就程序提出建议 主持人就会议程序提出一些建议 主要的目的是掌控会议时间 一个会议进行到一定时间时 主持人就要根据实际情况说 好 这个程序我们现在进行到第二步了 那我建议我们马上转入第三步的程序 我们讨论这几个方案到底哪个适用 第七部分如何对待会议中的意外情况 2 与 Shark鲨鱼 相遇 3 与 Donkey驴 相遇 4 遭遇 RabbitTracking兔子般追踪 1 与 Cicada蝉 相遇 5 与 Crab螃蟹 跑题者 相遇 1 与 Cicada蝉 相遇 2 与 Shark鲨鱼 相遇 3 与 Donkey驴 相遇 4 遭遇 RabbitTracking兔子般追踪 5 与 Crab螃蟹 跑题者 相遇 第八部分主持人与参会者的守则与责任 2 参会者的守则与责任 3 如何处理会议中的冲突 1 主持人的守则与责任 1 主持人的守则与责任 1 1具体的守则与责任 1 2主持人作为矛盾调停者的失败表现 2 参会者的守则与责任 2 1参会者10大守则 2 2参会者的责任 3 如何处理会议中的冲突 3 1冲突的二维模式 坐标系反映了面对冲突时人们各种各样的反应 这个图的纵坐标分为决断和不决断 横坐