第十三章 公文的处理.ppt

第十三章公文的处理 第一节公文处理概述 一 概述1 概念根据2012年发布的 党政机关公文处理工作条例 规定 公文处理工作是指公文拟制 办理 管理等一系列相互关联 衔接有序的工作 2 公文处理的作用是各级党政机关实现管理职能的前提和基本方式 也是机关之间进行联系和沟通的纽带 二 公文处理的内容 1 公文的拟制 2 公文的办理 3 公文的管理 三 公文处理工作的特点 1 服务性 宏观上 微观上 2 程序性 是指公文在形成 运转 管理的过程中 每一道工序都具有一定的标准和流程 其中的各个环节互为条件 互相制约 紧密衔接 构成了严密的文书工作系统 3 管理性 从单位工作全局看 从具体工作内容上看 管理性决定公文处理必须根据本单位的职能及公文形成规律进行工作 符合行政管理工作的特点和要求 4 时效性公文的制发与接收 标志着具体工作的开始 每一步公文处理程序的实施总是制约着下一步的工作进程 公文处理的时效性要求主要有以下两个方面 1 迅速 2 适时 四 公文处理工作的基本原则 党政机关公文处理工作条例 中第五条规定 公文处理工作应当坚持实事求是 准确规范 精简高效 安全保密的原则 实事求是是公文处理工作必须坚持的基本原则 准确规范是指在公文处理过程中要注意精确性 严格按照国家规定的统一标准进行行文和处理 保证公文的文意表达清晰 文种使用恰当 公文传递及时 撰稿前 起草 草稿完成后 精简高效的原则应该体现在公文处理工作的方方面面之中 首先 要明确公文处理的时限 其次 要把握公文办理的时机 最后 要合理设计公文处理流程 安全保密是公文处理工作必须坚持的重要原则 文秘人员要培养保密观念 健全公文管理和监控制度 文秘部门要制定严格的保密措施 第二节公文的拟制 包括公文的起草 审核 签发等程序 一 公文的起草 一 公文起草的含义 是指执笔人 个人或集体 遵照领导人或者领导机关的指示精神 从领命 准备 构思到写就公文初稿的行为过程 二 公文起草的原则 法规性可行性简明性规范性广泛性统一性 三 公文起草应注意的问题 1 理清发文意图 1 知晓公文的阅读或传阅对象 2 明确使用什么文种 一看公文事由 二看公文的出台环节 三看受文对象 四看反映事务的时间 3 确定公文的中心内容 2 准确把握领导人的真实意图 领导人的真实意图是公文起草工作的指挥棒和核心 1 注意研究领导人的正式讲话 2 注意研究领导人的零星谈话 3 注意研究领导人对收文的批注和对欲发文稿的改动 3 把好语言关 准确庄重简明规范 二 公文的审核 一 公文审核的含义审核 即审查 核对的意思 如果通过审核发现了问题 也包括修改 注 一般的修改是指修改自己写的文稿 而审核时的修改大多是修改别人起草的文稿 二者在修改方法 修改范围上都有所不同 二 公文审核的作用 1 可以更好地发挥公文的作用 2 可以保证文稿不偏离领导机关或领导人的发文意图 3 可以减轻领导的审阅负担 三 公文审核的重点 1 行文理由是否充分 行文依据是否准确 一是该不该发文 二是该以谁的名义发文 2 内容是否合法 合意 合适 3 涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见 4 文种是否正确 格式是否规范等 5 其他内容是否符合公文起草的有关要求 四 公文审核的步骤与方法 1 虚心求教 弄懂文稿内容 2 认真研读 活用四把 标尺 3 直接修改与间接修改相结合 三 公文的签发 一 公文签发的含义签发是指机关领导人对送审欲发的文稿 审阅后认为应该发出时 在发文处理单的 签发 栏中写上印发意见并签署姓名 二 公文签发的原则 党政机关公文处理工作条例 三 公文签发的格式要求 包括签发意见 签发人姓名 签发时间 三项缺一不可 四 公文签发的注意事项 负责 认真 履行职责 符合签发 第三节公文的办理 包括收文办理 发文办理和整理归档 一 收文办理 一 收文的含义和范围指收进外部送达本机关 单位的公务文书和材料 包括文件 电报 信函 内部刊物 资料 其他文字资料 收文的范围包括上级来文 下级来文及不相隶属机关的来文 二 收文的程序 为签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复等 1 签收 一是为明确交接双方的责任提供一种凭证 二是为了保证文件运行安全 签收工作在基层单位一般由文秘人员直接承担 注意事项 1 认真清点 2 慎重签字 2 登记 登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载 1 登记的作用 首先 管理和保护作用 其次 查找利用作用 再次 统计和催办作用 最后 责任和证据作用 2 登记的形式 常见的收文登记形式有簿式 卡片式 联单式三种 3 登记的内容 收文登记的内容包括收 来 文编号 收 来 文日期 来文机关 来文字号 来文标题 份数 附件 秘密等级 领导人批阅情况 承办单位或个人 处理结果 归存卷号等 注意事项 见P300 3 初审 1 是否应当由本机关办理 2 是否符合行文规则 3 文种 格式是否符合要求 4 涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商 会签 5 是否符合公文起草的其他要求 4 承办及注意事项 见300页 5 传阅 p301 6 催办 p303 二 发文办理 一 发文办理的含义发文的办理是指对本单位对外发文拟制后所要履行的一系列处理环节 包括公文的复核 登记 印制和核发 二 发文的程序复核 登记 印制 核发等 涉密公文应当通过机要交通 邮政机要通信 城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递 通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输 登记项目主要有 发文年月日 主办单位 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 附件名称 秘密等级 紧急程度 印数 主题词 抄送机关 发出时间 经办人和归存等项 印制需要注意的事项有 p305 三 整理归档 两个以上机关联合办理的公文 原件由主力机关归档 相关机关保存复制件 机关负责人兼任其他机关职务的 在履行所兼职务过程中形成的公文 由其