行政管理工作规划方案8-11doc.doc

深圳市倍斯思特电源有限公司人力资源规划方案 深圳市倍斯特电源有限公司公司人力资源管理规划方案 我的一点粗浅意见和建议编 制: 苟万里日 期： 2015.11.27 目 录 一、人资行政部现状分析 二、人力行政部组织架构图 三、人力行政部职能组织架构图 四、人力行政部人员职责分工 五、工作规划思路及总体目标 六、具体工作规划及计划潘总：您好！十分感谢潘总对我的信任和支持！以下是我这段时间来对公司运营管理工作的一些认知，当中如有不足之处涵请谅解并指导。现存在问题：我个人认为公司目前主要存在以下几个方面的问题：1、“有效沟通”不畅。2、“有效授权”困难。3、管理者整天忙乱，当救火队长。4、注重形式，不注重实际效果。5、企业内部管理方法、管理模式和管理系统不统一。6、以我为本，上行下效。7、无章可依、有章不依。8、无明确工作目标，无明确工作程序，无明确工作标准，无明确工作计划。9、管理粗放，急于求成，效率低下，忽略过程与工具。我本人认为，相比理念而言，我更深深感到：公司更急需的是将先进理念转化为实务，加强执行的力度，进而提高公司运营的效率。“行政”指的是在一定的公司其活动过程中所进行的各种组织、服务、控制、协调、监督等活动的总称。行政工作是根据内外部需求，并以组织行式合理安排执行各种行政事务，目的是帮助和服务到公司全体人员及与公司相关的人员，以期实现公司总体战略目标。工作内容：根据公司内外部的目前需求，现对行政部做出相对应的服务。人力行政部目前服务的项目主要有十五个方面：先从目前现状出发。进行分析与规划。一、人力行政部现状分析 1、人员配置少，工作任务重。现只配置14人：总监1人、经理1人、体系文员1人、行政前台文员1人、人事文员1人、网络系统管理员1人；其他总务后勤人员；保安4人、清洁2人、司机1人、电工1人；2、团队凝聚力较强，责任心较强，但执行力较差。各部门提出需行政部门解决的事情响应不及时，各部门对人力行政中心的认可度较低。需通过实际工作重塑行政部形象；3、职责分工明确，但工作效率有待进一步提高，工作缺乏计划性和规划性，没有分清工作的轻重缓急；4、行政后勤工作项目多，繁琐，重复性强，需重新理顺行政后勤事项；5、制度不健全或完善，流程不明确，需重新修或优化相关工作制度及流程，存在凭经验或以前习惯做事等情况。二、人力行政部组织架构人力行政总监人力行政经理人力行政 水电维修 人力资源后勤总务 网络系统维护食堂保安 保洁 车辆司机机前台接待管理体系三、人力行政部职能架构图 流程优化 人力/行政管理职能制度流程管理 会务外联管理企业文化建设制度建设会议管理 活动管理 文印、资质、档案管理工作规划、计划印鉴管理 发文公告图书管理档案资料管理 企业资质、证书管理资产物业管理安保管理总务安全管理法律事务管理主管秘书服务 公共关系 视觉识别、学校文化办公事务用品管理 行为识别、军队文化 报刊信函、快件收发 劳资、劳务合同纠纷 供应商合同纠纷 理念识别、家庭文化 网络、信息管理 车辆管理 四、行政部人员职责分工（一）人力行政总监：岗位职责：1、人力行政部工作统筹、规划与管理；2、各种制度与流程的制定与优化、推行、监督落实；3、制订季/月/周的工作规划与计划，并组织实施；4、部门人力行政管理、办公费用的预算、管控；5、拟制公司绩效考核制度，流程，方案及实施细则与奖惩措施；本部门人员的工作安排与绩效考评；6、月、周行政例会安排，召集；7、企业文化建设、宣传、及部门活动；8、与公司或各部门间的协调、配合工作；9、公司相关的各种行政外联协调工作；10、部门通知，文件、报告等公文的拟写；11、职场安全，环境管理工作；12、处理各种突发事件；（二）人力行政经理：岗位职责：1、负责总务后勤工作的实施、管理；2、车辆管理、维护、派车及司机安排；3、策划、组织各类会议、活动；建立员工关系，协调员工与管理层的关系，组织员工的活动；4、督导固定资产及低值易耗品申购、调配、转移、报废、盘点；5、办公及相关劳保用品的申购及费用管控；6、各类证照、签证、资质、奖项的申报、办理与年检；7、总务水电的改造装修、安全、物业等方面管理；8、维护职场环境、秩序；9、员工宿舍的管理，定期或不定期检查宿舍使用情况，及相关租金、水、电费用的缴纳。10、公司相关会务的组织、会议纪要的编写及对决议事项的催办、查办、督办落实；11、监督做好办公室绿化、环境、安全工作。12、公司领导交办的其他事宜。（三）系统管理员岗位职责：1、负责公司内部局域网络维护；对服务器、路由器等设备管理，以及网络平台的运行监控和维护；2、负责维护网络系统安全，处理网络及计算机故障；内部信息系统建设、维护；进行域名、后台数据、邮箱管理；3、负责办公设备、网络设备、电话系统、计算机软硬件的管理维护；公司电脑软硬件的采购；4、负责OA、ERP办公系统、财务软件的日常维护与管理；公司网站的更新维护工作；数据的备份与恢复；5、协助执行组织各类活动；6、公司领导交办的其他事宜。（四）行政前台文员：岗位职责：1、 日常来访接待、登记、引导工作；接听、转接电话，传达各类信息；2、 办公文具、办公用品、办公设备、统计、申购、发放、记录及相关费用的统计报销；3、 公司内外各类文件、信件、快件、报刊的收发、登记、传达与归档工作；4、协助部门主管协调行政流程及办公环境维护，做好监督和检查，协助部门主管完成人事招聘、社会保险5、统计、编制汇总月度迟到、早退、缺勤等考勤报表；做好各类人事考勤及“工作差错汇总”工作；6、每月各部门的人员离职办理及统计；每月及时准确的计算工资，经审核后交财务部核算；7、及时供应公司伙食，做好饭堂统计及相关费用报销工作；8、做好办公用品、宿舍等物业管理费及水电费等相关费用的统计工作；9、根据公司需求，联系办理签证制作事宜及费用报销；10、根据安排，做好每月相关费用票据粘贴工作； 11、负责预订火车票、飞机票，员工出差票务、酒店的查询预定及结算；12、公司领导交办的其他事宜。（五）人事专员：1、协助上级建立健全公司招聘、培训、工资等人力资源制度建设；2、建立、维护人事档案，办理和更新劳动合同；3、执行人力资源管理各项实务的操作流程和各类规章制度的实施，配合其他业务部门工作；4、执行招聘工作流程，协调、办理员工招聘、入职、离职、调任、升职等手续；5、协同开展新员工入职培训，业务培训，执行培训计划、培训效果的跟踪、反馈；6、及时更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系信息；整理公司对外联系信息；7.公司各部门绩效考核资料的收集汇总工作；（六）体系文控文员：1.负责公司的行政文件、ISO系统文件、技术文档、工程图纸、生产资料的收集、整理、鉴定、统一管理、编目、检索、统计与借阅、保存期限和监控工作。 2.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。 3.负责起草公司各种技术资料及文件图档的标准范本，制订和组织实施公司关于文件资料的培训。 4.外来文件的分发、核查与管理监控。 5.受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。 6.文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收与作废、定期销毁。 7.定期对文件进行检查、评审（使用状态、适宜性、是否按规定执行等）。 8.协助完成内部审核工作。 9.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 10.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。 11.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。 12.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全五、工作规划思路总体目标确保公司在生产与发展过程中，提升执行力，规范工作流程，提高工作效率和工作标准，降低运营成本，在第一时间内及时获得各种所需的人才，实现目标。执行力是公司核心竞争力的体现，工作流程是企业效率的体现，而效率和细节决定成败。如果没有一套合理的执行体系和标准化的工作流程制度，日常管理中的每个细节不将具体的管理工具落到实处，则一切都会浮于表面，成为“表面化”现象。将岗位职责细节量化，使“人”“事”合一，岗适其人。应对岗位职责实行量化、标准化、制度化、具体化和流程化，应对每个部门的职责量化、目标量化、执行细化。“激励”是一种可以普遍适应的通用法则，但是我们要用好激励，就必须首先要明白两个基本问题：第一、没有相同的员工，必须明白我们不能以一种激励手段来激励所有的人。第二、不同的阶段中，不同年龄的员工员工各有不同的需求。激励是一个复杂的过程，使用有效的激励措施,可以从正面积极调动员工的工作积极性和创造性,用不同的激励机制从精神上和物质上激励员工,使他们产生敬业爱岗、热爱公司的信念。 目前，公司一些员工士气低落，推卸责任，互相扯皮。踢皮球现在严重。他们在思想上存有消极因素，他们对自己的责任和组织目标缺乏信心，当在工作上出现了短暂的困难时，他们则表现出消极行为。要想改变他们的行为，就必须找到刺激他们信心的激励措施，“危机激励”可以让他们信心坚定，给他们一个选择，要么支持公司变革，要么在公司变革中淘汰。群众的力量是无穷的。为此，我建议：公司应成立一个合理化建议领导小组，并可设立专门小组 ，负责建议的征集、登记、整理、评审、传递、总评存档等日常工作。公司各部门和员工均有权对公司管理运作情况提出建议，从而实现依靠部门和员工的力量全面提升公司运营管理水平。短期规划 一至二月内制订、优化行政管理制度、流程，建立较健全的行政体系，梳理、固化行政工作。中期规划计划六个月到一年时间完成战略人力资源储备与资源的整合，实现人力资源、公共事务资源、行政总务资源三大领域初建成型，提供与公司战略匹配的人力资源。根据公司当前的目标及规划，规范管理模式，结合人力行政工作现状，转变行政工作角色及提高行政执行力当前最大工作。根据行政职能架构图，短期工作规划,应着重从健全制度及流程管理、组织体系规划、企业文化建设规划、行政后勤基础、法务风险控制五大方面规划，有序推进，逐步完善行政管理体系。A、健全行政管理制度、优化工作流程。（以下各种规章制度与流程需要后续修订与完善）1、固定资产管理制度2、办公、庶务用品管理制度3、车辆管理制度4、印鉴使用管理制度5、员工宿舍管理制度6、员工日常工作管理制度7、前台管理制度8、用餐管理制度9、接待管理制度10、会议管理制度11、档案管理制度12、培训流程管理制度13、差旅管制度14、招聘入职办理流程规定15、离职职办理流程规定16、采购流程制度17、奖惩标准与流程管理制度18、优秀员工评选流程制度19、请休假管理制度20、岗位责任追究管理制度21、工作场所行为规范管理制度22、安全生产管理制度23、保密管理制度24、薪酬管理制度25、绩效考评管理制度26、费用报销管理流程规定27、产品质量奖惩规定28、质量管理措施及奖罚制度B、构建部门组织体系1、理清行政部的职能及职责2、搭建本部门的组织架构3、明确岗位分工4、建立完善的管理业务流程C、企业文化建设1、制视觉识别系统，提升公司整体形象2、制定理念识别系统，确立公司目标、宗旨，提炼公司核心价值理念3、创建行为识别体系。规范员工工作行为，开展各种形式的公司员工活动。D、加强行政后勤基础管理，完善相关工作流程1、营造安静、洁净、安全的职场办公环境2、提高公司日常规章规制的执行力，强化员工纪律观念，基础管理工作规范化、固化。（工作重点）3、严格控制行政成本、做好节能措施4、加强公司食堂、员工宿舍管理5、做好办公场所、生产及仓库的安全保卫工作，制度相关应急方案6、规范物资、资产管理，提高其利用率7、规范档案、资料管理8、加强会务管理E、建立法务风险控制体系1、制订合同评审制度，最大限度地减少法律风险2、建立法律顾问制度，及时解决各类法律纠纷根据公司的战略目标，遵从科学化管理制思路，人力行政部将在解决实际问题中，逐步建立起健全、规范的行政体系。现从如下几个方面进行规划：工作规划 具体工作内容 计划开展时间 组织架构1、 公司组织架构、各职级岗位说明书12月15日前完成2、各职能工作及细化、组织架构及优化 、明确职能分工及考核标准3、梳理行政工作及细化、确定行政架构及优化 、明确岗位责任及标准制度流程建设 1、修订各相关规章制度及相关工作流程 12月底完成各相关制度2、完善绩效考核制度、考核方案、考核实施细则绩效管理体系 12月28日前完成企业文化 1、公司网站优化 12月30前完成2、完成公司视觉识别的初步设计，制作“质量方针”、“企业价值观”等企业文化牌 悬挂张贴，加强宣传力度（创建军队、学校、家庭、企业四结合的公司文化。12月26日前完成；并长期推行3、企业文化建设（文化宣传栏的宣传资料照片图片等） 每周相关资料进行更新4、公司员工活动（圣诞节活动拔河比赛、尾牙联欢、等） 12月24日、16年月1月行政后勤管理 1、营造健康、安全职场办公环境（清洁、绿化、安全） 长期2、加强资产管理工作，进行固定资产盘点 12月份3、加强公司办公室、仓库、宿舍的安全管理工作 长期六、具体工作规划，结合当前公司实际情况，主要工作内容有如下几方面：一）完善有关制度及流程。1、完善绩效考核制度、绩效考核方案、绩效考核实施细则、责任追究办法 。2、对公司采取大事业部“独立经营、独立核算”为目标的独立核算成本管理模式情况进行主导试行，与各相关部门商讨，完善流程规定及对相关费用的分摊进行合理分配。（完善配套制度及相关流程图，并以行政部门主导推行。）3、完善固定资产管理制度及办公用品管理办法，对各类办公物资、固定资产进行盘点（12月）。二）活动1、2015年12月份组织全体员工大会；同时组织利用圣诞节进行相关活动（2015年12月24日）2、组织公司全员参加尾牙联欢活动（暂定为2016年1月20日）三）推广宣传、加强培训力度，执行各种规章管理制度.（9月30日前 ）。1、将各有关制度，流程，规定，汇总，编制成册，完善员工手册下发到每位员工手中，加强培训宣传力度，增强执行力度。组织实施。（2016年3月份）2、完善绩效考评制度。完善岗位绩效考核方案、细则、 流程，标准，考评体系并组织实施。（2016年3月份正式实施）3、加强员工技能培训，拓展培训模式，强调培训的按需进行和培训考核。员工入职后，行政人事部应及时进行入职培训，确保每位员工了解公司的规章制度。同时主动和相关部门负责人联系、沟通，根据需要配合其开展部属员工的各种操作技能、专业知识的培训。4、公司应重点进行以下培训：A、所有质量检验人员参加一次质量控制管理培训；B、所有领班以上生产管理人员参加一次生产管理培训；C、仓管员培训；D、研发部开发新产品的培训E、技术工种培训F、新员工入职培训G、新产品生产工艺、质量要求的培训H、企业规章制度（含员工行为规范）的培训（公司全体员工）I、其他培训六）沟通技巧培训，着重培养人员沟通能力，提升服务意识。逐步推行管理信息化，进一步提高工作效率和管理质量，实现管理订单以后，对每份订单进行跟踪，如果接近或到了交货期，还会自动发出核实提醒，确保每个订单不会出现遗漏，也留有时间进行催办。这样不仅可以提高采购效率，而且还会降低采购差错，因为通过使用采购模板，其内容和PMC、BOM之间、生产线与质量及工艺要求等都会自动生成并一一对应。七）对外关系处理与公关。 1、对相关政府部门:劳动、安监、消防、环保、社保、税务等有关部门单位进行主动公关，建立较好的关系。（逢传统节日给有关领导赠送节日礼品+购物卡），具体按实际操作时进行具体安排。 2、对科技局，发改委、专利局、创新技术孵化办公室等与高科技项目申报，审批有关系的部门进行沟通，处理好关系、（逢传统节日给有关领导赠送节日礼品）八）流程跟进服务1、流程进行过程中的合理性调整流程在其进行中，可能会遇到流程上的问题，这时操作流程的工作人员应根据实际情况，上报上级主管进行沟通协调处理，不得因进行不下去而搁置。 2、流程跟进服务的回访工作每个流程结束后，应适当的进行服务的回访，以期进一步改善服务中的不足和流程上的不合理性，从而提高行政服务效率。十）加大企业文化建设投入力度，进一步锻造公司软性竞争力公司加快企业文化建设，建立学习型组织，是打造公司持久软性竞争力的捷径。 学习型组织是企业未来发展的趋势，来成功的企业必然是学习型的企业。“加快企业文化建设，创建学习型组 织，争当知识型员工” 1、确立公司企业文化建设的三年目标： 2、建立健全企业文化建设的领导机构和管理职能部门与执行企业规章标准： （1）成立企业文化建设委员会，成员包括公司领导、员工代表、客户代表、文化专家、员工家属代表等。 （2）健全企业文化中心。在现有行政人事部的基础上，合理、科学地赋予其相应职能。 3、制定分年度的实施计划，循序渐进，不断创新和提升。 4、开展培训工作，不断提高全员对企业文化的认识：（学校文化） （1）对公司领导、各部门经理，主要开展领导在企业文化建设中的带头示范作用、如何把企业文化建设同企业 的经营生产管理活动相结合的观念和技能的培训；（2）对全体员工的企业文化培训主要是企业文化的基本知识，加深对倍斯特文化理念的理解和自觉履行文化理念。（4）有选择地组织或参加有关企业文化建设经验交流活动，互动交流和学习。 5、发掘和培植先进典型，树立样板： A、管理奖： B、技术创新奖： C、先进人物的评比和表彰活动。 6、文化理念在适当时候进行梳理、丰富和补充。 7、体现企业文化的环境建设：（1）社会形象展示。（2）厂区的环境建设（工厂门前、办公楼内、楼道、过道走廊、办公室内等场所的规范设计）。（3）广告宣传栏（含曝光栏）。（4）公司车辆外观的统一设计，形成流动的文化风景线、流动的广告车。8、利用好媒体，加强品牌推广建设：（1）平面纸媒体：借助和利用与企业发展有直接和间接关系的行业报刊，策划、撰写有助于企业转型、产业构调整、市场竞争和拓展、品牌推广等价值的文章。（2）网络和网站：是展现企业形象的窗口，也是社会交流和反映意见的平台，网站的建设质量将直接反映到客户对企业的信心，因此要做到设计新颖，内容不断更新和丰富，形式活泼。（3）企业宣传画册：企业宣传画册设计要美观大方，具有时代气息。（4）电视媒体。摄制记录片，在相关媒体节目上播发，强化视觉冲击，塑造企业良好形象。（5）创办公司内部刊物，鼓励和发现员工成才、当专家，编制实施“管理、技能类文章奖励办法”。 （6）编制大事记：作为企业历史记录，定期印发内部刊物，并每年编写大事记。（7）印制员工手册。（8）有潜在机会价值的展会及其展台。9、制度、行为规范建设：（军队文化）（1）梳理现有制度，规范性修编和完善。（2）编制和启用新的员工手册。10、策划和实施特色型的主题活动：A、包括：质量征文比赛、文化论坛、员工技能竞赛、工业旅游、团队训练、表彰先进、庆典等活动；B、规范性、创新性举办各类公司活动 ；C、联谊活动：与客户单位联合举办体育比赛等活动；D、文艺、体育活动。赠送特色具有文化品位的礼品： 11、提升后勤总务管理水平，创造栓心留人的工作和生活环境（家庭文化） 员工们常说：后勤总务工作不是公司的中心工作，但是影响中心工作。后勤总务搞得好不好，直接影响公司 员工的工作积极性和创造性。我认为，目前公司后勤总务工作需要做好以下几个方面的工作： 1）要适当提高普通工人的工资，改善待遇。 适度提高员工工资，不能把最低工资标准作为挡箭牌；2）要明显改善员工生活环境和工作条件。公司应根据自身情况，职工宿舍（及时添置必要的设施）、卫生整洁 的员工餐厅和标准化的文化活动中心，并加强经常化管理，以解决职工的生活和娱乐问题。员工餐厅应根据一些本地和外地员工的饮食特点，搞好伙食调剂，可专门辟出一个窗口，为有需要的员工提供价廉物美的菜肴，让他们远在家乡千里之外，也能吃到可口美味的家乡菜；职工宿舍应加强管理，提高服务水平，切实让公司员工感到温暖和归属感；文化活动中心要完善文体娱乐设施