HR必备之企业用工法律风险防范——《签订劳动合同时必.doc

HR必备之企业用工法律风险防范签订劳动合同时必须注意的细节在处理劳动关系时，无论是用人单位还是劳动者，都应当注重细节。我们必须怀着敬畏之心面对细节，因为细节既是魔鬼又是天使。在签订劳动合同过程中需要特别注意以下问题。1、避免随意用工由于事实劳动关系的认定非常容易，而事实劳动关系的法律责任又非常之大；在劳动合同法框架下，如果用人单位存在事实劳动关系，因为事实劳动关系的巨大法律风险（首先是用人单位需要承担事实劳动关系期间N-1个但不超过11个月的双倍工资；其次是如果事实劳动关系存续时间超过一年的，用人单位与劳动者之间视同已经订立无固定期限劳动合同；第三，通常事实劳动关系状态下，用人单位不会为劳动者缴纳社会保险费，故而用人单位面临被解除劳动合同且承担经济补偿金的风险），有可能会对用人单位造成灭顶之灾。所以，用人单位首先就要杜绝因理解分歧而产生事实劳动关系；特别是要让所有的实际用工部门清楚事实劳动关系给用人单位可能带来的危害而通过制度禁止各部门的随意用工，对用工管理进行必要的统一管理、规范管理。2、避免因疏忽、过失而不签订劳动合同在实践中最害怕的不签订劳动合同是因为工作的疏忽、过失或者是推托而造成的不签订劳动合同。有些用人单位的用工主管部门已经及时并催促办理劳动合同签订手续，而出现具体用工部门的拖延办理；也有些用人单位因为劳动合同的到期时间不一致，情况众多，而造成未及时签订劳动合同。为此，我们建议用人单位应当对劳动合同采取计算机系统管理，约定劳动合同自动续期、确立用工管理责任、用工管理信息沟通等措施来避免出现不签订劳动合同的情形。3、避免出现劳动合同无效用人单位或者是劳动者具有劳动合同法第二十六条情形的，双方签订的劳动合同就可能无效，只不过劳动合同的无效需要劳动争议仲裁委员会或者法院进行确认。劳动合同的无效包括全部无效和部分条款无效两种情形，但不论是哪一种无效情形，只要是用人单位原因造成劳动合同无效的，用人单位就不仅需要向实际提供劳动的劳动者支付劳动报酬，而且因此给劳动者造成损失的还要承担赔偿责任，同时还要面临劳动保障行政主管部门的行政处罚。用人单位应当做好以下工作，以避免出现劳动合同的无效：A、充分了解劳动合同，避免出现对劳动合同认知的误区。并不是什么条款只要被劳动者签字确认了就具有法律效力。凡是免除用人单位责任，排除劳动者权利的条款都是无效的，不论是否已经与劳动者达成一致。比如“出现伤亡概不负责”、“由于甲方已经向乙方支付了高额劳动报酬，故甲方不再为乙方办理社会保险”这些条款都是无效条款。B、劳动合同的内容应当符合法律的规定。凡是违反法律法规禁止性规定的，无论是否经由劳动合同双方达成一致，这样的约定都是无效的。比如“在本合同存续期间乙方不得与甲方员工结婚”。C、遵循“合法、公平、平等自愿、协商一致和诚实信用原则”签订劳动合同。“合法、公平、平等自愿、协商一致和诚实信用原则”是订立劳动合同基本原则，劳动合同的双方当事人都必须遵守这一基本原则，凡是违反这一原则的劳动合同都是无效。当某一劳动合同条款是否有效难以判断时，我们认为只要对劳动管理是有利的，第一原则是保留在劳动合同中。因为，依据法律法规对某一条款的有效性无法作出判断时，代表劳动者更不可能对这一条款的理解可以超越用人单位，而且有时画在墙上的纸老虎也具有老虎的功能。我们甚至认为，如果用人单位拥有足够的风险识别能力的，在劳动合同中完全可以设置即使无效也不会导致用人单位需要承担巨额损失赔偿的“墙上纸老虎”性条款。4、避免出现临时工概念从2008年1月1日劳动合同法正式实施后，“临时工”这一概念将正式退出历史舞台。但是，还有许多用人单位错误地认为在使用临时工时不需要与劳动者签订劳动合同。凡是与用人单位会建立劳动关系的劳动者均为用人单位的正式工。用人单位对临时性用工，比如季节性、临时性用工，仅是劳动合同的期限不同，两者之间的权利义务是一致的。5、向劳动者解读劳动合同，并要求劳动者先行签署劳动合同，然后由用人单位签署劳动合同的文本由用人单位提供，故用人单位在劳动合同签订前有义务向劳动者进行劳动合同的解读。任何一份合同都不可同时完成签署，作为合同的双方当事人肯定签署有前后。所以，用人单位可以要求劳动者先签署劳动合同，在劳动者将已经签字的劳动合同交至用人单位后，由用人单位统一对劳动合同进行代表签字及盖章确认。这种劳动合同的签署方式可防止空白劳动合同流失及劳动者单方修改劳动合同。虽然劳动合同法对劳动合同的签订给予了一个月的宽限期，但是许多地方对事实劳动关系的终止有着比较严格的程序要求，即用人单位单方终止事实劳动关系的，应当提前三十天通知劳动者。而事实劳动关系持续时间超过一个月后，劳动者就可主张双倍的工资。故，我们建议在录用劳动者的同时就应当与劳动者签订劳动合同。6、办理入职手续在劳动者签署完劳动合同后，方可办理劳动者的入职手续。该手续包括员工入职登记、提交入职材料、办理报到等。用人单位之所以要在签订完劳动合同后才办理劳动者的入职手续，主要是将劳动合同的签订时间、劳动合同的履行开始日期和开始工作日期进行区分。这是因为劳动合同法规定“用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系”。通常劳动合同签订在前，用人单位用工在后。入职手续办妥后，用人单位才可以对劳动者进行试用，及试用考核。这样可以避免用工在前而存在事实劳动关系的风险，更有甚者，如果劳动者已开始工作，然后拒签合同，却单方提出解除劳动合同，用人单位还要支付其相应的经济补偿金。所以，如果发现劳动者拒签劳动合同，用人单位应根据劳动合同法实施条例的规定，及时向劳动者发出要求签订劳动合同的通知或终止劳动合同的通知，以免双倍工资的支出。7、发放劳动合同，建立职工名册根据劳动合同法的规定，劳动合同签订后，用人单位与劳动者需要分执劳动合同；而用人单位应当将签订后的劳动合同交付劳动者，如果单位未将劳动合同文本交付劳动者的，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。为证明用人单位已经将签订后的劳动合同交付给了劳动者，用人单位可以使用劳动合同签收表的方式，对已经签收劳动合同的劳动者进行登记、统计。用人单位还必须依法建立职工名册，以备查。8、办理用工手续用工手续依各地的要求而不同，一般