上海市政设计总院合同与费用控制管理.doc

合同与费用管理 版次：1.0上海市政工程设计研究总院合同与费用控制管理2009-01 发布 2009-01 实施上海市政工程设计研究总院 发 布前 言为了认真贯彻执行国家、行业、部门、地方及省公司配套有关法律、法规及规定，进一步规范上海市政设计总院的合同与控制管理，不断提高企业的行业管理水平，特制定上海市政设计总院合同与费用控制管理的管理标准，并经多次广泛征求各方意见，请有关部门遵照执行。本标准附录：无本标准由上海市政设计总院项目管理部归口负责解释本标准起草部门：上海市政设计总院项目管理部本标准主要起草人：张晓鹏本标准修订人： 本标准审核人： 本标准审定人： 本标准批准人：目 录总则31.1 目的31.2 适用范围41.3 工程合同、采购合同录入审批41.4 费用控制4第一章合同管理42.1 上海市政工程设计研究总院工程合同管理52.1.1 工程合同的录入：52.1.2 工程合同的管理与审批流程52.1.3 工程合同的变更52.2上海市政工程设计研究总院采购合同管理52.2.1 采购合同的录入52.1.2 采购合同的管理与审批流程5第二章费用管理62.1 上海市政工程设计研究总院工程费用管理62.1.1 费用科目的分类62.1.2 费用科目62.1.3费用工作表6第三章合同与费用工作流程73.1 合同与费用管理岗位设置73.2 岗位的职责范围73.2.1 合同管理工程师73.2.2 费用控制工程师73.3 合同、费用工作流程73.3.1 新建项目7上海市政设计总院企业标准合同与费用管理总则1.1 目的本程序及本程序所罗列的有关管理程序均为上海市政设计总院合同与费用控制管理规则，其内容要求一经批准，对项目参与各方即具约束力。而制定本管理实施办法的目的主要在于进一步明确该工程项目参与各方，在使用项目管理软件来进行项目合同与费用控制管理的过程中，如何遵循合同与费用控制项目管理的统一模式，使合同与费用控制管理做到有章可循，并严格合同数据的录入、审批，费用的归集分摊。做到管理过程制度化、程序化，规范化，以确保其数据的真实性、及时性与准确性，费用控制的科学性、合理性，最终达到项目管理要求与项目管理目标。 1.2 适用范围本程序适用于参与上海市政设计总院工程建设的设计、施工及材料采购，并由上海市政设计总院工程项目管理部对其监督实施。1.3 工程合同、采购合同录入审批合同管理工程师负责工程合同、采购合同得录入，建立合同台帐，管理合同，合同完成情况跟踪，合同按照总包项目管理办法中规定的审批流程审批流转，按规定上报相关报表至项目管理部，审批流转具体参见总包项目管理办法。1.4 费用控制费用控制工程师负责向业主进行预付款、进度款等款项的申请、对分包商进度款进行审核、汇总、上报、支付，日常费用支付管理，工程竣工决算管理，采购付款管理，具体各种款项的审批流转按照总包项目管理办法中规定的审批流程审批流转，按规定上报相关报表至项目管理部，审批流转具体参见总包项目管理办法。1.5 上海市政设计总院合同与费用管理体系 各项目经理部均须以PowerOn项目管理软件来进行该项目的合同与费用控制，并以各种报表电子文件与纸质文件方式定期提交与合同、费用情况的跟踪文件及报告，保证其合同费用数据的不断更新与未来成本费用的控制，及早发现问题，使工程始终处于受控状态。 各项目经理部均须配备专职的合同、费用控制工程师，以维护合同、费用数据的正常更新、调整及进展分析。第一章 合同管理2.1 上海市政工程设计研究总院工程合同管理2.1.1 工程合同的录入： 上海市政工程设计研究总院EPC总承包项目部的合同管理工程师负责工程合同（总包、分包）的录入，包括工程量清单在支付管理模块的导入、维护，工程合同的管理，合同完成情况跟踪。2.1.2 工程合同的管理与审批流程 上海市政工程设计研究总院EPC总承包项目部的合同管理参见总包项目管理办法如下：1、工程总承包项目管理流程（试行0801）2、工程总承包项目总包合同管理条例（试行0802）：包含管理条例、总包合同评审流程（试行0802-01）和工程总承包项目总包合同审批单（试行0802-02）3、施工分包商和设备供应商选择管理条例（试行0803）：包含管理条例、施工分包商和设备供应商选择流程（试行0803-01）和工程总承包项目分包合同评审单（试行0803-02）4、定期上报工程合同台帐报表至项目管理部，具体格式由项目管理部规定。2.1.3 工程合同的变更1.合同履行遇到法律规定或合同约定允许变更合同的条件，可以变更或解除合同。2.变更合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。3.需要变更合同，应在法律规定或合同约定条件下，在合理期限内与对方当事人进行协商。4. 合同管理工程师负责在项目管理软件进行工程合同变更的录入，维护，审批流转参照原合同审批流转。2.2 上海市政工程设计研究总院采购合同管理2.2.1 采购合同的录入上海市政工程设计研究总院EPC总承包项目部的合同管理工程师负责采购合同（设备、材料）的录入，包括设备材料合同变更单、设备材料合同结算等信息，并将上传设备材料合同、技术协议附件、维护，采购合同的管理，合同完成情况跟踪。2.1.2 采购合同的管理与审批流程 上海市政工程设计研究总院EPC总承包项目部的合同管理参见总包项目管理办法如下：1、工程总承包项目管理流程（试行0801）2、施工分包商和设备供应商选择管理条例（试行0803）：包含管理条例、施工分包商和设备供应商选择流程（试行0803-01）3、设备材料合同变更单的审批流转与原合同相同。4、定期上报采购合同台帐报表至项目管理部，具体格式由项目管理部规定。第二章 费用管理2.1 上海市政工程设计研究总院工程费用管理费用管理通过基于费用科目和费用类型构建的费用工作表进行项目费用的跟踪与控制。2.1.1 费用科目的分类 上海市政工程设计研究总院项目部项目管理系统的费用科目的分类，分类原则如下： 规定费用科目分类为一级，二级，三级。 一级统一规定：如下图： 二级，三级由各个项目部费用控制工程师负责自行设定。2.1.2 费用科目 费用控制工程师负责费用科目的建立，建立原则依据预算报价书的分部分项大项和其他费用设定。 2.1.3费用工作表费用工作表是国际基于合同进行费用跟踪与控制的通行做法。通过费用工作表将所有涉及费用的业务工作有机地联系在一起，无论是收入或支出,无论是实际发生或即将发生,甚至于可能发生的费用,通过费用分摊全部反映到费用工作表中，通过过程管理达到费用控制的目的。 项目费用分解结构（费用工作表栏位）的定义由企业级统一定义，各个项目部复制采用。 具体如下：费用工作表日期：2007-1-1至2008-1-31费用科目分类总包合同目标成本分包合同采购合同收入支出差值 收入-支出费用科目代码费用科目名称总包合同合同变更总包合同小计初始目标成本目标成本变更值分包合同分包合同变更分包合同小计采购合同采购合同变更采购合同小计总包合同应收入总包合同实际收入分包合同支付采购合同支付其他费用支出小计控制差值（目标成本-支出小计）合同差值（总包合同-分包合同-采购合同）盈亏 2.1.4 工程进度款的申请支付1费用控制工程师负责总包合同向业主进行进度款的申请、对分包合同中分包商提出的进度款申请进行费用审核。2费用控制工程师负责总包合同向业主进行进度款的申请、对分包合同中分包商提出的进度款申请数据的录入。3费用控制工程师负责按财务实际的总包合同进度款等款项的收入，分包合同进度款等款项的支出的录入。2.1.5 采购付款1费用控制工程师负责建立设备材料合同付款单，并录入数据。2.1.6 费用分摊费用控制工程师负责工程合同（总包、分包）、工程合同变更、采购合同、进度款申请、总包合同收入、分包合同支出、采购付款、其他费用等，把产生的所有费用，归集到费用管理模块的费用工作表，进行统计，便于查询。2.1.7 上报报表费用控制工程师负责上报项目管理部报表，具体格式由项目管理部规定，报表如下：1 总包工作量明细表2 分包工作量明细表3 总包变更表4 分包变更表5 验工月报(施工单位上报表式）6费用工作表第三章 合同与费用工作流程3.1 合同与费用管理岗位设置1 .项目部对其设立的岗位必须明确岗位职责。2 .根据工程总承包合同范围和工程总承包企业的有关规定，项目部可设立合同管理工程师、费用控制工程师岗位。3.2 岗位的职责范围3.2.1 合同管理工程师建立合同台帐，管理合同，合同完成情况跟踪。3.2.2 费用控制工程师负责工程预决算管理，根据图纸编制工程量清单，向业主进行进度款的申请,对分包商进度款进行审核、汇总、上报、支付，费用支付管理，工程竣工决算管理, 并负责工程合同（总包、分包）、工程合同变更、采购合同、进度款申请、总包合同收入、分包合同支出、采购付款、其他费用等，把产生的所有费用，归集到费用管理模块的费用工作表。3.3 合同、费用工作流程3.3.1 新建项目 1由系统管理员建立新项目，并分配合同、费用工程师权限，由合同工程师在支付模块中导入总包、分包合同的工程量清单，并在合同管理模块中建立分包、总包合同