企业合同管理办法 最终ABC版.doc

I 中德伟业集团公司企业标准 合同管理办法合同管理办法 I 目 录 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 术语和定义 1 4 职责 2 5 管理办法 3 5 1 合同的订立 3 5 2 合同的履行 7 5 3 合同的变更 转让和解除 8 5 4 合同索赔 9 5 5 合同纠纷的处理 9 5 6 合同编码规则 10 5 7 合同的档案管理 11 5 8 合同专用章的管理 11 5 9 考核和奖惩 12 6 记录 13 附录 A 规范性附录 图 1 合同管理流程图 14 表 A 1 法定代表人授权委托书 15 表 A 2 合同评审会签单 16 表 A 3 合同变更 转让 解除 会签单 17 表 A 4 月度合同签订信息表 18 附录 B 资料性附录 表 B 1 合同盖章登记表 19 表 B 2 合同用章申请单 19 1 合同管理办法 1 1 范围 1 1 加强合同规范化管理 防范经营风险 维护公司的合法权益 根据 中华人民共和国合同法 和有关法律 法规制定本标准 1 2 合同管理实行公司归口管理 合同管辖单位 部门 分工负责和法律顾问及审计部门监督管理 的原则 1 3 公司经营管理部是公司所管辖合同的归口管理部门 对合同进行规范 管理 指导 协调 并 实施监督和检查 1 4 本标准适用于公司 项目部以及公司所属的其他经济组织 2 2 规范性引用文件 1999 年 3 月 15 日九届全国人大通过 中华人民共和国合同法 1997 年 11 月 1 日八届全国人大通过 中华人民共和国建筑法 公司经营管理通则 合同索赔管理实施办法 3 3 术语和定义 3 1 合同 是指合同主体之间达成的合同书 协议书和意向书等具有法律效力的文本以及经协商同意 的有关合同修改的文书 记录和图表等 3 2 专项合同 是指公司各相关职能部门 项目部和附属公司管辖的 除承揽工程合同以外的其他工 程性服务和交易合同 3 3 合同主体 是指具有民事权利能力和民事行为能力的法人和依法领取营业执照的法人分支机构或 法人及法人分支机构依法委托的代理人 3 4 本办法所称合同 指公司本部 公司下属的项目部 及公司所属的其他经济组织单位签订的所有 合同 包括工程承 发包合同 工程分包合同 机械对外租赁合同 工程物资采购合同 医药采购合 同 设备采购合同 劳保用品采购合同 技术服务合同 咨询合同 保险合同等 3 5 重大合同 工程承 发包合同标的在 50 万元及以上的合同 工程物资设备合同标的在 100 万元 及以上的合同 3 6 合同综合评审 是指根据公司质量体系的要求对承揽工程合同进行评审和协调合同评审的活动 2 3 7 合同专项评审 是指对除承揽工程以外的公司对外的专属合同 对内对外分包合同和工程性服务 等合同进行评审和协调合同评审的活动 4 4 职责 4 1 法人代表 或法人委托代表 a 主持召开重大工程项目的合同综合评审会议 b 负责审定合同评审结论并签署合同 4 2 公司经营管理部 a 建立健全合同管理制度 组织贯彻 执行合同管理规章制度 b 保管公司合同专用章 c 组织 参与或协调公司合同谈判和合同文书的起草或审查工作 d 组织制订公司标准合同文本和其他合同格式文件 e 组织合同综合评审 参与或协调合同的专项评审活动 f 监督检查合同的订立和履行 协调或指导合同执行单位的合同管理工作 g 负责承揽工程和公司直接分包工程项目合同的签章 h 建立合同信息档案 对各类合同信息进行登记 保管 统计 i 协助合同执行单位处理合同纠纷和合同索赔 j 负责合同工期 质量 安全及合同价款等履约情况的记录 k 负责合同专用章的使用及管理 建立合同登记台帐 l 完成其他合同管理工作 4 3 合同承办单位 部门 a 严格遵守 中华人民共和国合同法 及相关法律 法规的规定 b 负责调查 了解对方当事人主体资格 经营范围 资质证书 专营许可证 法定代表身份 委 托授权书 资信和履约能力 c 负责合同的谈判工作 合同的洽谈 订立 评审 修改 签署 保证合同的合法 有效和可行 d 负责督促合同执行单位履行合同 参与合同争议的调解 仲裁和诉讼活动 处理合同索赔 e 负责合同严密性 条款 文字 权利和义务 相关手续等 可行性及格式审核工作 3 f 负责已签订合同的资料整理归档 提供合同签订信息 g 完成管辖范围内的其他合同管理工作 4 4 项目部 a 负责公司承揽合同履行过程中出现的合同变更 纠纷的处理 b 组织 参与或协调分包合同极其独揽工程项目合同的谈判 合同文本的起草或审查工作 c 组织 参与承办合同的评审 并协调合同评审活动 d 建立合同资料档案 对各类合同进行登记 保管 统计和上报 e 负责各项所属合同的履行 处理合同纠纷和合同索赔 f 负责合同工期 质量 安全及合同价款等履约情况的记录 并报公司经营部备案 g 完成承包范围内的其他合同管理工作 4 5 公司办公室 a 负责 法定代表人身份证明书 及 法定代表人授权委托书 的管理 b 综合档案室负责合同归档 4 6 财务 法律顾问 审计及监察部门 a 财务部门负责对合同订立及履行过程中的活动是否符合国家财经纪律进行审核 包括 资金 资产的合法性 价款 酬金和结算的合理 合法 索赔条款的合法性等内容 b 法律顾问负责对合同主体 合同内容以及订立程序的合法性的审查和合同执行情况进行监督检 查工作 c 审计 监察部门根据其职责范围参与合同签订的全过程 并对合同实施专项监督和审计 4 7 其他职能部门 其他部门根据其职责范围对合同内容进行监督 审核 4 8 合同承办人员 a 负责参与合同谈判 起草合同文书 承办合同相关事务 b 负责参与合同评审活动 c 负责登记 整理和保管合同文本 台帐 上报合同管理信息 d 负责建立合同档案并按公司档案管理办法移交合同资料 e 负责具体处理合同纠纷和合同索赔 4 5 5 管理办法 5 1 5 1 合同的订立 5 1 1 订立合同的原则 5 1 1 1 订立合同必须遵守 中华人民共和国合同法 及其他相关法律法规的规定 5 1 1 2 具有法人资格的单位签订合同 必须严格按本办法规定的程序进行 公司内部单位和部门 未经公司法定代表人的授权 任何单位和部门一律不得以本单位名义对外订立合同 5 1 1 3 公司各合同主体应按业务范围承办相关的合同事宜 不得越权代理或无故行使代理权 对 每一待办合同应指定承办人 社会临时借 聘人员 正式退休再聘人员以及在试用期内的单位职工不 得担任合同承办人 5 1 1 4 重大合同的谈判 起草 签订工作应有法律顾问参加 5 1 1 5 合同签订 变更 解除 应加盖合同专用章 由法定代表人签署的合同 可加盖法人印章 5 1 1 6 合同订立前 应当调查了解或审查对方当事人以下资信情况 a 通过年检的营业执照 且登载的内容与实际相符 b 与合同内容相符的经营范围 许可 资质 等级证书 c 法定代表人的身份证明书或有效的授权委托书 d 凡不具备以上资信条件的 不应与其订立合同 以上资信材料和证实资料应当作为附件 与合 同文书一并归档保存 5 1 2 合同形式 5 1 2 1 签订合同 一律采用书面形式 涉外或对外合同应优先选用公司合同示范文本或国家或 行业部门的示范合同文本 对内合同 对外分包和采购合同应使用公司统一的合同示范文本 5 1 2 2 公司其他经济组织独立对外订立的合同 应优先参照国家或行业的示范合同文本以及公 司制定的相关示范文本 订立的合同在条款或内容上应能完全避免或免除公司承担的任何风险和责任 以及由此而产生的任何法律诉讼或债务纠纷 5 1 2 3 对不能采用合同示范文本或由对方当事人提出的合同文本 必须经公司监督部门对合同 内容进行审查 公司监督部门应参加合同综合评审或专项评审并对合同内容及合法性进行审查 5 1 2 4 合同商谈过程中的要约 承诺也应以书面形式做出 合同当事人协商同意的有关修改合 同的信件 电报 电传 传真 电子数据交换 电子邮件和图表 也是合同的组成部分 都应当妥善 5 保管并与合同文本一并归档 5 1 2 5 根据业务特点选用合适的格式合同 如 技术服务合同 工矿产品供销合同等 5 1 2 6 货单 调拨单 计划衔接记录 预算单 收欠条等作为合同的补充依据但不能代替合同 文本 5 1 3 合同文本内容 5 1 3 1 合同使用文字 a 合同文本应做到文字规范 严谨 表述准确 具体 重要的概念 专业术语应作专条定义 以 仲裁或诉讼作为争议解决方式的 应当争取将仲裁机关或管辖法院确定在公司所在地 内容逻辑上前 后一致 b 合同中涉及数字 日期时 应注明是否包含本数 c 对于涉外合同 注意翻译合同条款的准确性 译本应与原本保持高度的一致性 5 1 3 2 合同条款 a 当事人名称 法定地址 邮政编码 法定代表人姓名 职务 开户银行 b 标的 货物 劳务或工程项目 名称 型号 规格等 c 数量和质量 包括检测标准和方式 d 价款或酬金 结算方式及付款方式 时间 e 履行期限 地点和方式 f 违约责任 g 合同变更和解除条件 h 合同争议的解决方式 i 合同订立的时间 地点 j 根据法律 法规规定和合同性质确定或双方当事人约定的其他条款 k 条款中有特殊要求的 应明确指出 5 1 4 合同订立程序 5 1 4 1 承办单位 部门 的准备工作 a 资格 资信调查 对合同对方的法人资格 注册资金 银行资信 技术装备 经营信誉等进行 调查了解 以确保合同能够实际履行 b 特殊合同的立项论证 对经济业务在技术 经济方面实施可行性论证 并提交 论证报告 c 按照招 投标有关规定 确定是否进行招投标 6 5 1 4 2 授权委托 a 订立合同必须有法定代表人签署的授权委托书 委托书应当载明委托范围 委托权限和期限 b 授权委托书由承办单位 部门 提出申请 法定代表人同意后 由办公室办理 c 未经法定代表人委托授权 任何人不得以本单位的名义对外订立合同 5 1 4 3 谈判和起草合同 a 合同谈判应由承办单位 部门 组织具备相应技术知识的专业人员参加 起草合同应根据业务 特点 一般应使用国家统一示范文本 合同内容必须条款齐全 双方的权利和义务明确 违约责任明 确 合同语言规范准确 b 工程承包合同 按 5 1 3 2 条款内容 还应有质量 安全 施工管理 物资供应方面条款 并 应注明质量 安全保证金的扣除比例及返还条例 c 物资采购合同 按 5 1 3 2 条款内容 还应有产品退货条款 以适应现场施工的需要 技术服务合同 按国家统一的范本执行 d 机械租赁合同 按 5 1 3 2 条款内容 并按公司已颁发的有关机械租赁管理制度执行 e 医药 劳保采购等其它合同 按 5 1 3 2 条款内容参照执行 5 1 4 4 合同评审会签 a 合同承办单位在订立合同时 应当充分考虑合同的必要性 经济性 可行性和安全性 对外承 揽工程在合同签订之前 应对合同进行综合评审 综合评审应执行公司 合同评审标准 对外分 包合同和专项合同在签订前应进行合同的专项评审 b 对采用国家或行业制定的合同示范文本的合同或采用公司制定的合同示范文本的合同 可不进 行合同通用条款的评审 仅对合同的专用条款进行评审 如不采用合同示范文本 或是对示范合同文 本进行修改的合同 则应对合同全部内容包括条款的修订部分进行评审 c 合同评审会签程序 合同采用会签方式 承办单位 部门 将合同草案和 合同评审会签单 见本办法附录 A 2 传递到合同评审有关部门进行评审 评审会签结束 合同承办单位 部门 对 合同评审会签单 存档 5 1 4 5 评审会签的内容 合同专项评审应充分考虑合同的完整性 必要性和安全性 主要审查下列内容 5 1 4 5 1 审查合同主体是否合格 内容是否合法 权利义务是否对等 合同约定是否明确 质量 要求 价款报酬 履行地点 履行期限 履行费用方式的约定是否明确 5 1 4 5 2 审查合同承包范围有无明确的界定 合同双方有无超出授权范围或营业执照载定的经 7 营范围 5 1 4 5 3 审查合同对方经营资格以及相应的资质文件是否满足有关资质的要求或规定 5 1 4 5 4 审查合同中交付与验收条款 条款中采用方法是否恰当 手续是否完备 交付人 验 收人是否经过授权 有无免除对方责任条款等 5 1 4 5 5 审查合同是否设立担保 设立担保的方式是否恰当 保证人的主体是否合格 担保条 款或担保合同的条款约定是否符合担保的有关要求 5 1 4 5 6 审查合同履约 违约条款 是否存在对公司不利的因素或条件以及可能的风险 5 1 4 5 7 审查合同对方有无代理权 有无超越代理权或者代理权终止后仍以被代理人名义订立 合同 5 1 4 5 8 合同评审的要求 a 合同条款与顾客要求不一致的问题得到解决 b 公司具有履约合同的能力 c 合同条款符合国家有关法律法规 5 1 4 6 合同的签署 5 1 4 6 1 公司法定代表人行使全部对内对外合同的签署权 也可授权他人代理签署合同 5 1 4 6 2 公司法定代表人的委托人 必须具有法定代表人的授权并持有 法定代表人授权委托 书 法定代表人授权委托书 应当明确对委托人的授权权限和期限 公司对外承揽工程 劳务 对 外加工 货物运输或租赁服务和对外交易合同应为单项授权 其授权期限应自接受授权开始并自合同 签署后结束 对于公司下属项目部 专业工程处以及公司附属公司 须长期或在工程执行的期间执行 内部承包或对外分包 采购的 应享有在其服务期限内的长期授权 受托人应当在授权范围和期限内 订立合同 未经书面授权的人不得签署合同 5 1 4 6 3 法定代表人或已被授权委托人认为具备签署条件的 签署合同后加盖合同印章 如合 同承办单位未得到公司法定代表人的授权或未持有 法定代表人授权委托书 的 经营管理部或项目 部合同管理部门不得签盖合同印章 5 25 2 合同的履行 5 2 1 合同生效后应严格按照合同约定履行 单方不得任意变更或解除合同 确因合法理由需要变更 解除或终止时 应按 合同法 的有关规定办理 5 2 2 公司应防范以下涉外或对外合同行为可能产生的风险 8 a 先履行后补合同 b 合同尚未生效即提前履行 c 合同规定应由对方先履行的 而我方先予履行 d 我方附加履行条件的 条件尚未成熟就轻率履行 e 擅自改变履行期限 地点和方式而使我方风险增加 f 公司应于上述行为发生之前 通知对方当事人表示拒绝或予以说明 如确系情况特殊需先行 履行的 双方当事人应达成书面协议或约定并作为履行的条件或索赔的依据 5 2 3 承办单位 部门 定期将本单位 部门 经办合同的履约情况 报公司经营部 5 2 4 公司经营部每年度分析合同履行的状况 对有疑问的合同落实对策 提醒和督促有关部门全面 履行 5 2 5 发现由于各种原因而预期双方都难以履行的合同 及时组织协调 办理书面手续 修改变更合 同 防止到期后引起纠纷 5 2 6 当有确切证据表明在涉外或对外合同中对方有下列情形之一的 应当中止履行并及时通知对方 a 经营状况严重恶化 b 转移财产 抽逃资金以逃避债务 c 丧失商业信誉 d 其他可能丧失履行债务能力的情形 对方在合理的期限内恢复履行能力或提供适当担保的 应恢复合同的履行 5 2 7 在涉外或对外合同履行中需要通知对方的事项 或对对方不适当的履行提出异议或催告时 均 应采取书面形式 5 35 3 合同的变更 转让和解除 5 3 1 涉外或对外合同的变更应当向对方发书面通知 并要求其在合理的期限内做出书面答复 双方 以口头形式做出的变更 应在事后以书面形式予以确认 当合同变更超出原合同范围或当事人的合同责 任和义务超出原合同的约定或限制时 应另行订立合同或补充合同 5 3 2 我方将合同责任转让第三人的 应当以书面形式通知合同对方 将合同义务转让第三人的 应 当先征得合同对方同意 5 3 3 合同对方提出转让义务要求 如该合同附有相应担保措施的 在同意其转让的同时 应当对该 9 担保予以相应变更 5 3 4 未经与对方协商一致或未出现约定的解除条件的 不得单方解除合同 但发生下列情形之一的 可书面通知对方解除合同 a 因不可抗力致使不能实现合同目的的 b 在履行期限届满之前 对方明确表示或者以其行为表明不履行主要债务 c 对方延迟履行主要债务 经催告后在合理期限内仍未履行 d 对方其他违约行为致使不能实现合同目的 5 3 5 内部合同的变更 转让或解除由公司经营部召集双方当事人协调解决 5 3 6 合同变更 转让和解除应由原合同承办单位办理 由承办人填写 合同变更 转让 解除 会 签单 见本办法附录 A 3 并经原合同会签部门会签评审 5 3 7 合同的变更 转让和解除应通知合同的执行单位和相关部门并报公司经营部备案 所形成的文 书 记录和图表应登记归档 5 45 4 合同索赔 5 4 1 在履行涉外或对外合同中当发生下列情形之一时 可以向对方提出合同索赔 a 对方拒绝或疏忽于履行其应尽的合同义务而导致我方遭受损失或损害的 b 由于对方的过失 错误或不正当的行为导致我方遭受损失或损害的 c 对方无法或没有能力承担在合同中约定的责任和义务 d 由对方引起合同的变更 转让和解除对我方产生影响或使我方遭受损失的 e 由于不可抗力导致合同不能继续执行而造成的对我方的影响或损失的 d 其他合同中约定的可以进行索赔的事件发生 在任一合同索赔事件发生后 合同执行单位应及时进行索赔取证并以书面形式通知对方当事人或 由对方指定的管理单位 人员 在合同规定的索赔期限内提出索赔请求 开展索赔工作 5 4 2 合同主要索赔点 索赔程序 索赔费用计算等执行 合同索赔管理实施办法 5 4 3 合同索赔应注重证据 合同执行单位和合同管理人员应及时收集与合同索赔有关的资料和证据 了解合同执行中存在的问题 实事求是 合理索赔 5 4 4 合同执行单位和合同管理人员应熟悉合同 研究合同 认真执行合同 及时纠正履行合同中的 偏差 做好反索赔工作 5 4 5 合同执行单位应及时收集索赔证据 对重要的合同证据应加以保全 10 5 4 6 合同索赔执行后 其合同索赔相关资料应于合同文件一并归档 合同执行单位应将合同索赔结 果以书面形式报送经营管理部或主管部门备案 5 55 5 合同纠纷的处理 5 5 1 在执行涉外或对外合同中当合同发生纠纷时 主要通过协商 调解等非诉讼方式解决 达成一 致的 应形成书面协议 协议签订前应当送交公司法律顾问审查 5 5 2 合同纠纷经协商 调解未果的 可以合同的约定申请仲裁或提起诉讼 合同承办单位应将合同 纠纷情况及时报告 并协助法律顾问做好仲裁或诉讼准备 已经提起仲裁或诉讼的 法律顾问应与合 同承办单位共同协商 积极应对 5 5 3 合同纠纷凡通过仲裁或诉讼解决的 应在仲裁或诉讼程序开始之日起一个月内向公司经营部备 案 5 65 6 合同编码规则 5 6 1 规范合同管理 便于合同文件检索 公司范围内的工程承包 分包及专项合同全部采用动态管 理 统一编号 公司下属的其他经济组织可参照执行 5 6 2 编号规则 a 合同编号应包括合同的签订时间 项目 合同类型 且每一合同的编号是唯一的 不可替代 b 对已有外来合同编号的合同 仍应按本编码规则编写内部合同编号 以便合同检索 c 合同编号的基本形式为 项目城市 项目顺序号 合同类型 分支合同顺序号 d 合同编号中的项目城市代码为拼音的首写字母 一般为 2 位以内的缩写形式 项目顺序号为 2 位阿拉伯数字 合同类型以 1 个英文字母表示 签订时间以年 XX 2 个数字表示 分支合同顺序号 一般为 2 位阿拉伯数字 作为分支合同的代码 e 承揽工程合同代码在项目城市和项目顺序号后应加上签订年份 各分支合同签订时 应按承揽 工程合同的前 4 位为其分支合同的母代码 5 6 3 标识与范例 a 项目城市标识 拼音首写字母 名称采用缩写语 b 合同类型标识 工程承包合同 G 物资采购合同 C 工程分包合同 F 财产 工程保险合同 B 内部承包合同 N 对外劳务合同 L 11 货物运输合同 Y 租赁合同 Z 转让合同 R 技术服务合同 J c 范例 范例 1 2002 年签订的 HE 工程施工合同 其合同编码为 HE02G02 范例 2 2002 年签订的 PE 工程分包合同第 10 号 其合同编码为 PE02F0210 母代码 子代码 5 75 7 合同的档案管理 5 7 1 合同签订后 应按签订合同的时间 项目和合同类型对合同进行编号 5 7 2 合同承办单位应建立合同台帐 对本单位全年承办的合同按时间顺序进行登录 对每一份合同 应立卷建档 卷中应收存该合同自订立至履行的全部资料 合同承办单位应按月填报 月度合同签订信 息表 见本办法附录 A 4 并及时传递至经营管理部和其他相关管理单位和部门 5 7 3 公司经营管理部建立全公司的分类合同台帐 其他合同管辖部门和单位应建立专项合同台帐 5 7 4 合同承办单位在合同签订后应将合同签订信息及时报送经营部登记备案 在合同签订生效后 7 日 节假日顺延 内将合同资料提交档案管理部门进行归档 公司档案部门按照档案管理办法编目 并归档 5 7 5 合同资料包括合同正本一份 与合同相关的信 函件 法人委托书等 5 85 8 合同专用章的管理 5 8 1 公司合同章的管理 a 经营管理部负责管理公司合同专用章 公司机关合同承办单位 部门 在加盖合同专用章时 合同需经审核 会签部门和公司有关领导审核同意 并有主管经理签字或提供主管经理书面授权书 填写 合同用章申请单 方可加盖合同专用章 b 经营管理部合同管理人员凭主管经理签字的合同或承办单位 部门 提供的主管经理书面授权 书 加盖合同专用章 并建立用章合同台帐 见本办法附录 B 1 保留书面授权书或合同用章申请单 见本办法附录 B 2 12 5 8 2 项目部合同专用章的管理 a 项目部合同专用章分两种 预算管理部门负责工程合同专用章的管理 综合管理部门负责物资 采购合同专用章的管理 b 承办单位 部门 在加盖合同专用章时 合同需经审核 会签部门和项目部领导审核同意 或 提供公司授权现场项目部经理为委托代理人的书面授权书 方可加盖合同专用章 c 合同有项目部经理或主管经营经理签字 方可加盖合同专用章 d 有公司授权为委托代理人的书面授权书 方可加盖合同专用章 e 合同管理人员凭项目经理签字的合同 加盖合同专用章 并建立合同用章台帐 5 95 9 考核和奖惩 5 9 1 公司对本办法的执行情况列入经济责任制考核指标 随时进行检查 考核 5 9 2 合同执行单位应对本办法的执行情况自行组织检查 发现问题应及时纠正 检查结果应及时书 面报告公司经营部和专项合同主管部门 公司每半年一次对上述执行情况进行抽查或组织互查 公司 的合同执行检查工作由公司经营部牵头 公司审计部 纪检委和其他合同主管部门参与 5 9 3 公司可对在合同管理中表现突出 成效明显的单位或个人予以表彰和奖励 5 9 4 对违反本办法规定 有下列行为之一发生的 应责令改正 对合同承办单位或合同执行单位可 以处项目合同金额 5 10 的罚款 可以宣布合同无效并终止合同执行或停止拨付工程资金 对合同负 有直接责任的承办单位领导和承办人 可以处以 2000 元 10000 元的罚款 a 私自乱刻合同专用章并擅自启用的 b 借用 冒用其他单位合同专用章签署合同的 c 未经授权或超越权限范围签署合同的 d 以其他签章形式代替规定的合同印章或不予签章的 e 为规避合同审批手续 而将项目化整为零或以其他方式签署合同的 5 9 5 有下列情形之一 情节严重或损失重大的 对责任人予以通报批评或行政处分 或处以 5000 元 20000 元的罚款 有犯罪嫌疑的 移交司法机关处理 a 不审资信 轻率签约 上当受骗的 b 未经授权或超越权限签署合同的 c 擅自做主 以本部门名义对外签约的 d 毫无根据地不履