管理制度及工作流程.ppt

一 管理制度 1 日常考勤管理及组织纪律规定2 转正 升降职 离职 辞退 自辞 开除 3 出差补助标准4 财务管理要求 表格填写粘贴要求 票据要求 发票真伪识别 日常考勤管理及组织纪律规定 一 工作时间和休息 营销公司的工作实行不定时工作制 凡在公司上班的工作人员在其工作范围内的事情 包括陪客户 出差等 均不视为加班 如上述人员因公司安排其工作范围以外的加班工作 相关人员必须事先书面作申请 报请营销总经理助理或以上级别人员 经批准并做好书面的加班考勤记录的 公司依法给予相关人员补休或支付加班加点工资 上述人员若未经公司安排或书面批准并按规定做好书面考勤记录的 其自行延长工作时间或节假日来销售公司上班的 不作加班加点处理 日常考勤管理及组织纪律规定 二 营销公司上班期间的考勤管理 备注 在办事处上班的 其 办事处日常考勤管理及组织纪律规定 另定 1 营销公司除营销总经理外 其他人员一律实行上下班按指纹打卡制度 每天早 晚各一次 上下班时间 上午8 30 12 00 下午13 30 18 00 2 员工必须严格遵守上下班时间 按时打卡 上班打卡只作报到论 上班时间迟到或早退6 10分钟者 罚款20元 次 迟到 早退11 30分钟者 罚款40元 次 迟到 早退30分钟以上者按旷工论处 因公事迟到或早退由部门主管领导在签卡单上签字证明可免处罚 未打卡而未办其他相关出行手续者 直接按旷工论处 补办请假手续按打卡记录办理 旷工一天按超休一天扣减金额的三倍处罚 如此类推 如果月旷工超3天或年累计超6天者辞退 日常考勤管理及组织纪律规定 3 因出差未打卡者 出差人员出差前将经上级领导审批的 出差申请表 交行政内务处存档 行政内务根据出差表日期登记出差考勤来核销缺勤记录 出差返程或出差日期有更改者 应及时告知行政内务 以免因出差造成考勤错误导致罚款 4 如遇外出办事不能按时打卡考勤的 须填写在公司OA系统上办理签卡审批手续 作为考勤之依据 未打卡而未办理签卡手续者直接按旷工论处 5 员工按公司规定开展日常工作及休假 休假实行带薪休假或无薪休假 日常考勤管理及组织纪律规定 6 请休假一律应提前一天在OA系统上办理请休假审批手续 在审批同意后方可请休假 紧急事项的于事后24小时内补办 7 假期的请 休严格按照金牌企业规定执行 8 行政内务有权监督出差员工的 出差申请表 和 出差总结报告表 的提交 出差人员自行填写 出差申请表 经营销总经理审批后提交给行政内务 按区域分类整理存档 出差人员回来后在五天内向行政内务提交一份 出差总结报告 9 行政内务若发现员工旷职达2日或超出2日者 请假超出规定期限者 出勤记录有弄虚作假者 应及时提请营销总经理助理核办 日常考勤管理及组织纪律规定 三 仪容 仪表与着装1 公司全体员工于星期一至星期五穿着公司规定制服上班 星期六 星期日可穿便装上班 上班期间必须佩带工作证 2 公司制服按穿着时须整套着装 熨烫平整挺直 保持干净整洁 不可随意调换搭配 3 员工在任何时间均不可穿拖鞋或凉拖鞋进入办公区域 均不得在鞋跟上装钉铁掌或响钉 日常考勤管理及组织纪律规定 四 办公室管理1 办公时间内不可翻阅与本职工作无关的报刊 杂志 不得玩游戏或非工作性使用电脑上网 2 办公时间办公室应保持安静 不得在办公室内嘻笑打闹 开低级玩笑 3 办公室内不得吃早餐 零食 及时清理 整理文件和资料 时刻注意工作台面及周边环境的整洁卫生 日常考勤管理及组织纪律规定 5 办公用品妥善保存 不得随意损坏丢失 以旧换新 如有丢失 使用人自行购置 6 未经同意不得翻看同事的文件 资料等 借用他人或物品 使用后应及时归还或送回原处 7 公司其他员工不得私自安装任何软件 其中BT 游戏 娱乐类等相关的软件为公司严格禁止安装的 如因涉及到工作需要的软件 必须经部门经理同意而且在科技部备案后可安装 信息科技部人员进行定期检查 凡是私自安装软件的 一经发现 扣罚50元 次 发现在上班时间使用禁止软件的 扣罚150元 次 日常考勤管理及组织纪律规定 8 办公时间不得打瞌睡 午休时间不能在公共沙发上座睡或躺睡 9 接听座机来电 须先报 你好 金宝利 部门名称 作应答 接听电话简明扼要 不得在电话中聊天 禁打私人电话 10 下班应关窗锁门 关闭用电设备及所有电源 节水节电 防止失盗 切断电源由最后一个离开办公室的人员负责 违反者按每人20元 次罚款 如未能找到相关责任人 则对整个部门所有人员处罚 备注 所有罚款由公司财务直接从工资中扣除 财务专账记入金宝利公司福利基金 由行政内务负责统计 福利基金按 取之于民 用之于民 原则 其使用由营销总经理审批 转正 升降职 离职 辞退 自辞 开除 1 凡是转正 晋升的 必须由本人在转正之日前填写 员工转正 晋升 调薪 审批表 经上级领导逐级审核 并由营销总经理终审后执行 2 凡是降职的 以营销总经理审批的通知为准 3 凡是在原岗位调薪的 必须经公司总经理审批后方可执行 4 凡是辞退或自辞的 离职日期的当天不计算考勤 开除的按开除通知执行 差旅费用报销标准及报销制度 1 出差乘坐交通工具指导原则 公司人员因开展工作需要出差的 可根据实际情况选择不同的交通工具 公司对于飞机经济舱机票 火车硬座硬卧票 二等动车票 长途汽车票 轮船票 最高级别不超过三等舱 给予实报实销 如因特殊情况需乘坐超出上述规定级别的 乘坐人必须先请示营销总经理 经营销总经理批准后方可订票选乘 同时乘坐人发手机短信给行政内务备案 差旅费用报销标准及报销制度 2 采用公共交通工具或私人车辆出差的 出差期间食宿 市内交通费补助标准 大区经理 每人每天补助250元 其中出差至北京 上海 广州 深圳的每人每天补助280元 凭住宿发票计算补助天数 如出差过程中坐夜车 夜船的每人每天补助80元 到达时间在凌晨5点之前的可享受相应标准补助 到达时间在凌晨5点或5点之后的只享受乘坐过夜交通工具补助 销区经理 每人每天补助200元 其中出差至北京 上海 广州 深圳的每人每天补助220元 凭住宿发票计算补助天数 如出差过程中坐夜车 夜船的每人每天补助80元 到达时间在凌晨5点之前的可享受相应标准补助 到达时间在凌晨5点或5点之后的只享受乘坐过夜交通工具补助 差旅费用报销标准及报销制度 备注1 出差佛山五区不设补助 每人每天补助50元 司机一起出差的增加50元 备注2 使用私人汽车出差的 油费补助 在 出差申请表 上注明 经营销总经理批准 由行政内务记录出发及返回时里程数 按1 0元 公里 实际出差行驶里程数补助油费 需提供同等以上金额的加油发票 如果加油发票小于标准补助金额时 则按加油票据实数报销 如大于标准时 则按标准补助报销 过路过桥发票实报实销 违章罚款自行负责 备注3 如果从公司总部开车到办事处的 应提前15天写申请 经营销总经理审批同意后方可按备注2执行 从其出发时里程表的公里数开始计算 过路过桥费用实报实销 如托运到办事处的 托运费用由其个人承担 差旅费用报销标准及报销制度 3 使用公司车辆出差补助 大区经理 销区经理分别为 每人每天补助220元和180元 其中出差至北京 上海 广州 深圳的每人每天分别补助250元和200元 凭住宿发票计算补助天数 如出差过程中坐夜车 夜船的每人每天补助80元 到达时间在凌晨5点之前的可享受相应标准补助 到达时间在凌晨5点或5点之后的只享受乘坐过夜交通工具补助 备注 司机食宿由车辆申请人负责 在车辆申请人出差的补助标准基础上每天增加补助50元 由车辆申请人统一办理报销 包支包结 司机违章罚款自行支付 如遇需要住宿且为男女的 按每人每天补助分别按相应职务级别执行 差旅费用报销标准及报销制度 4 营销总经理助理 销售副总出差食宿 市内交通费补助标准 当天不能返回的 按每人每天360元补助 凭住宿发票计算补助天数 如出差过程中坐夜车 夜船的每人每天补助80元 到达时间在凌晨5点之前的可享受相应标准补助 到达时间在凌晨5点或5点之后的只享受乘坐过夜交通工具补助 使用公司车辆出差 按每人每天320元补助 司机吃住由出差人负责 在该出差人补助基础上每天增加补助50元 包支包结 凭住宿发票计算补助实际天数 出差佛山五区不设补助 每人每天补助50元 司机一起出差的增加50元 使用私人车辆油费补助按第2点备注2方式执行 差旅费用报销标准及报销制度 5 以上出差人员中 均按个人补助标准单独核算 6 出差定义 公司总部人员 因公需要去到佛山五区以外的地方开展工作的 视为出差 办事处人员 因公需要去到办事处所在城市以外的地方开展工作的 视为出差 特殊情况 因工作需要住宿的经营销总经理核准后才算出差 差旅费用报销标准及报销制度 二 差旅费报销管理 凡是机打发票的抬头必须是 广东金宝利建材有限公司 抬头写错或不完整或涂改 加盖开票单位有效印章除外 均不符合报销要求 遗失住宿发票但有出差交通车票的 当天只按50元 天给予补助 车票可实报 不纳入补助票据比例核算中 差旅费用报销要以自己的名义报销 由出差者在出差回来后按相关要求填写好报销单 报销单不允许任何涂改 金额大写必须正确 否则公司不给予报销 由销区副总审核 行政内务 营销总经理助理稽核 营销总经理签名核准后报销 财务部和行政内务设专账登记 凡有借款的 在其每月报销金额或发放工资奖金中先予以扣除 差旅费用报销标准及报销制度 上述报销所有出差住宿单据金额的总和必须占本次出差补助标准金额总和的60 以上 住宿单据金额的总和少于60 的 公司按本次出差的实际住宿票金额 标准补助额的40 给予报销 财务报销日为每月5日和20日 因工作需求允许提前或推后3天 报销人在每月25日或10日前把填写好的报销单据给行政内务 逾期推后下一期报销日办理 市内交通费用已经包含在差旅补助标准中 出租车费不给予报销 因公司统一召开大型经销会议 培训会或市场推广活动而需要乘坐出租车的除外 差旅费用报销标准及报销制度 三 驻外销售办事处住宿及生活补助标准 销售副总 大区经理 销区经理等 未出差时均在办事处上班 公司只提供办公场所 吃住自行解决 鉴于驻外工作的特殊性 为增强员工的归属感和企业的忠诚度 公司给予所有驻外人员在办事处上班期间一定的住宿和生活补贴 补贴标准分别为 销售副总每人每月1000元 大区经理 销区经理每人每月800元 本地招聘的业务人员每人每月补贴生活费300元 以上补贴当月凭发票或正式收据限额内报销 差旅费用报销标准及报销制度 四 驻外销售办事处销售人员交通费用补助标准 销售副总 大区经理 销区经理 限负责办事处区域的销售人员 在办事处所在城市开展业务的交通费补助标准 设立上限400元 月报销 不足400元的按交通票的实际金额报销 报销时应如实附上产生所报销交通费的业务明细行程 发现作假 一律辞退 办事处除负责办事处区域的销售人员外 其他人员在办事处上班时不享受公司交通费用补助 负责办事处区域的销售人员如果出差 则按本章第1 2点执行 差旅费用报销标准及报销制度 差旅费用报销标准及报销制度 自2011年12月26日起执行 试行至2012年6月25日 财务管理要求 一 关于报销发票 1 发票的真伪 定额发票 辨别它的色泽还有印刷的质量 机打发票 纸质粗糙 无税务水印 主管税务机关不完整 比如 佛山市禅城税务局 发票专用章上没有数字号码或公章上没有数字号码 2 请留意发票有无盖章 如有盖章的话请核实所盖公章与消费项目是否一致 例如 住宿发票 就不能拿盖有 酒楼 或者 饭店 公章的发票抵作住宿发票 3 请留意发票上的公章是否模糊 如模糊不清的财务也将不给予报销 4 广东省内100元及以上的定额发票暂停使用 5 如果是机打或手开的发票 发票抬头必须开 广东金宝利建材有限公司 6 加油发票 必须把公司全称 广东金宝利建材有限公司 和车牌号码都打上 否则不给予报销 财务管理要求 二 关于报销过程 1 所有签订过合同或协议的费用支出都必须附上该合同复印件 然后填写报销单进行报销 例如每月的房租费 就必须附上租赁合同复印件 2 粘贴差旅报销单和票据时 差旅报销单最前 然后是车票 再次是住宿票 最后是 出差申请表 复印件 住宿发票和车票都必须按照日期的先后顺序贴好 3 支出证明单 主要用于日常费用支出的 如打的费或者没有票据的报销 填写 所有的发票和收据一律分开贴 分开填写支出单 财务管理要求 5 凡是属于物料 需要进仓 的 例如办公用品等 必须单独用支出证明单填写 而且所有物料发票或收据先不要粘贴在一起 用订书机或回形针卡好便可 财务入仓时会把入仓单跟所有票据一一对应地贴在一起的 6 有乘坐飞机的都必须保留登机牌 待月底连同差旅报销单一起交给行政内务处 如当月有差旅报销的 则还需复印一张登机牌单独贴在 旅差补助支出证明 的后面 7 坐夜车 夜船的要在该车 船票和 旅差补助支出证明单 的备注上注明夜车或船到达的时间 财务管理要求 8 住宿票一定要在票据的正面写明住宿的地点和日期 要跟出差申请表的时间和地点对应 行程如有更改的 要在出差申请表上备注说明情况 9 凡是乘坐飞机未按公司规定提前3天购票的或未经公司同意私自购票事后申报的 公司一律不给予报销 二 工作流程 1 开单2 报价3 货款入帐4 退单5 仿板6 经销合同 签订7 样板发放8 外协合同签订9 外协合同款项支付10 出差11 机票预定 12 休假13 请假14 外出15 签卡16 报销17 印章使用流程18 申请使用商务车19 专卖店建设20 广告投放 一 开单 流程 查货 核价 查款 下订单 下单信息回馈 准备产品 开销售单 确定运输车辆牌号 开发货清单 传真销售单 装货发货 从下订单到到发货一般情况下3天内完成 二 报价 常规荒料无直接经销单价的报价 流程 提供所需产品信息 荒料编号 产品规格 异型的需要CAD图纸及其他要求 核算单价 单价审批 通知申请报价人 备注 非常规荒料产品报价详细见仿板流程 三 特殊退单 1 开单后 原则上不可以退单 2 特殊的退单流程 退单申请 大区经理审核 销售副总审核 营销总经理审批 财务办理退单 四 货款入账 客户打款 回传打款底单并注明客户单位名称 到财务办理入账 1 必须有底单才能入账 2 只有入账后的款项才能作为货款 才能开单 五 仿板产品 流程 明确仿板要求 提供仿板并填写 仿板产品试样申请表 销售副总审核 营销总经理审批 产销中心备案并提交产研总监审批 生产技术部进行小样仿板 仿板小样确认 财务核算经销价 接下页 五 仿板产品 接上页 总经理审批价格 产销中心备案 知会申请人 签订购销合同 支付定金 大样仿板及按合同要求生产交货 六 经销合同签订 一起核定合同任务 公司代表签名 经销客户签名盖章 个人按手印 打合同保证金 保证金底单 注明客户名称 回传 营销总经理签名 盖公司印章 建立客户编码 保证金入账 合同正式生效 七 样板发放 流程 1 政策免费范围内 查货 填写 样板申请表 大区经理核实 销售副总审批 助销开样板单 发放样板 备注 针对已经签经销合同并交足保证金的客户 七 样板发放 2 政策免费范围外 查货 查款 填写 样板申请表 大区经理核实 销售副总审核 营销总经理审批 助销开样板单 发放样板 备注 针对已经签经销合同并交足保证金的客户 七 样板发放 3 零散工程样板 填写 工程备案表 以及 样板申请表 销售副总审核 营销总经理审批 助销开样板单 发放样板 八 外协单位合同签订 1 办事处涉及外协合同 申请或报告 公司领导审批 批文反馈销售副总 销售副总审核合同并签名 合同另一方签名盖章 营销总经理助理审核 营销总经理审批 合同建档 盖章 八 外协单位合同签订 2 公司总部涉及外协合同 主管部门的经办人审核合同 合同另一方签名盖章 主管经办人签名 公司领导审批 合同建档 盖章 开具合同付款清单 九 外协单位合同款项支付 1 办事处 销售副总填写 合同款项支付申请表 并附合同复印件 合同付款清单 营销总经理助理审核 营销总经理 财务总监 出纳办理 原则上办事处的日常支出款项由销售副总支付 公司不直接汇入对方 公司先凭 合同款项支付申请表 汇入销售副总指定个人账号 销售副总提供相应的票据给财务 九 外协单位合同款项支付 2 公司 合同另一方提供当次收款票据 合同复印件以及合同付款清单给主管部门 主管部门审核并在票据背后签名 公司领导审批 财务签名 办好手续后将票据 合同复印件以及付款清单交给外协单位 佛山市外的可直接交给出纳办理汇款手续 外协单位到出纳处收款 十 出差 一律采用 事先申请 原则 1 销区经理 填写 出差申请表 大区经理审核 销售副总审核 营销总经理审批 行政内务备案 根据审批意见安排出差 目前采用纸质 逐步过渡到OA系统办理 十 出差 一律采用 事先申请 原则 2 大区经理 填写 出差申请表 销售副总审核 营销总经理审批 行政内务备案 根据审批意见安排出差 目前采用纸质 逐步过渡到OA系统办理 十 出差 一律采用 事先申请 原则 3 设计 策划 产销 督导类 填写 出差申请表 营销总经理助理审批 行政内务备案 根据审批意见安排出差 目前采用纸质 逐步过渡到OA系统办理 十 出差 一律采用 事先申请 原则4 销售副总 营销总经理助理 填写 出差申请表 营销总经理审批 行政内务备案 根据审批意见安排出差 目前采用纸质 逐步过渡到OA系统办理 十一 机票预订 1 从公司或办事处出发的 凭已经审批的出差申请订票 2 出差途中需要乘坐机票的 个人申请 大区经理审核 销售副总审核 营销总经理审批 行政内务订票 备注1 为了节约交通费用 需要从公司乘飞机出差的 无特殊情况应提前三天订票 否则所产生的差价由乘坐人承担 十一 机票预订 备注2 大区经理 销区经理到广东 广西 湖南 湖北 福建 江西 海南七省出差 含来回广州 佛山 都不允许乘坐飞机 特殊情况需经营销总经理批准后方可乘坐 备注3 公司设立办事处后 除往返公司外 出差期间原则上不允许乘坐飞机 十二 休假 1 主管级 含 以下人员 销区经理 大区经理 个人申请 销售副总终审 销区经理 大区经理 其他营销总经理助理终审 2 销售副总 营销总经理助理 个人申请 营销总经理终审休假一律应提前一天在OA系统上办理请休假审批手续 在审批同意后方可请休假 紧急事项的于事后24小时内补办 超出每月带薪休假天数的 必须办理请假手续 否则视为旷工 十三 请假 请假一天 主管级 含 以下人员 销区经理 大区经理 个人申请 销售副总终审 销区经理 大区经理 其他营销总经理助理终审 请假两天 含 以上 主管级 含 以下人员 销区经理 大区经理 个人申请 销售副总终审 销区经理 大区经理 其他营销总经理助理终审 十四 外出 在上班期间 在公司上班的员工如果需要外出 原则上要求 事先申请 的原则 必须填写 外出审批表 经审批后统一后方可外出 紧急情况下以发短信形式向领导说明外出原因 公司以审批领导发给市场监督的短信为准 市场监督将每天不定时对考勤进行检查 如发