采购管理作业流程.ppt

Quality Satisfy 采购管理作业流程 采购作业流程 重点掌握 采购流程的环节及步骤 采购流程图 采购定单的制定过程 采购流程的优化方法 一般掌握 采购流程的注意点 进货管理 进货评价 一 采购的基本流程采购流程是采购活动的全部操作过程 是采购人员从事采购活动的执行标准和业务规范 采购人员必须遵照执行 有些企业会制定明确而单独的采购流程说明书 有些企业则将有关流程 分散于各项采购作业规范当中 一般来讲 企业规模越大 采购金额越高 对流程设计越要重视而详细 第一节采购流程概述 采购的几个基本环节 请购单 采购作业流程的七大注意点 第二节采购订单 采购订单的定义 采购订单有时也被称为采购合同 一股在选择供应商后订立采购订单 采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词 因为它是具有法律效力的文件 几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款 采购订单描述了采购所需的重要细节信息 数量 物料规格 质量要求 价格 交货日期 交货方式 送达地址 位于订单的正面 采购订单 采购订单的内容到底有哪些呢 采购订单的使用 对于尚未使用电脑系统的公司 一份订单通常有7 9份副本 而在计算机化的条件下 将一份采购订单的副本送到每个部门的电子邮箱就可以了 供应商在原件上签字后将其送回买方 这表明供应商已收到订单并同意订单的内容 用法律术语讲 发送订单的采购部门构成了合同提供者 而确认订单的供应商构成合同接受者 提交和接受是具有法律约束力的合同的两个重要组成部分 综合采购订单 如果要重复地从一个供应商那里订购一种或一组商品 采购部门就可以发出综合采购订单 这是一种开放式订单 有效期为一年 包括了重复采购的一种或一组商品 如图5 2 2所示 综合订单方便了客户 使其不必一有需求就发出采购订单 在买方同供应商订立了综合订单之后 采购一种商品只需发送常规订单就可以了 买卖双方已经议定了采购合同的条件 综合订单使物料发送成为买卖双方之间的常规事件 采购订单操作规范 订单准备过程示意图 估价单 公司估价单号码第号年月日下列物品希望符合下列条件 请惠送估价单 1 估计单提出日期月日2 接受地点公司3 订购后日交货4 品质构造5 估价有效期限采购科印 选择供应商过程示意图 签定订单过程示意图 第三节进货管理与管理评价 进货方式 自提进货的步骤 供应商送货 对采购商来说 供应商送货是一种最简单轻松的采购进货管理方式 它基本上省去了整个进货管理环节 把整个进货管理的任务以及进货途中的风险都转移给了供应商 只剩下一个入库验收环节 而入库验收也主要是供应商和保管员之间的交接 进货员最多只提供一个简单的协助而已 委托外包进货 委托外包 就是把进货管理的任务和进货途中的风险都转移给第三方物流公司 它有利于发挥第三方物流公司的自主处理 联合处理和系统化处理能力 提高了物流运作效率 降低了物流运作成本 进货管理的四大基本原则 进货管理评价物料的采购可以从四个方面进行评价 一 质量指标 二 成本指标 三 供应指标 四 服务指标 一 质量指标 1 来料合格批次率 合格来料批次 来料总批次 100 最常用 2 来料抽检缺陷率 抽检缺陷总数 抽检样品总数 100 3 来料在线报废率 来料总报废数 含在线生产时发现的 来料总数 100 4 来料免检率 来料免检的种类数 该供应商供应的产品总种类数 100 二 成本指标 1 价格水平 往往同本公司掌握的市场行情比较或者根据供应商的实际成本结构及利润率进行判断 2 报价是否及时 报价单是否客观 具体 透明 分解成原材料费用 加工费用 包装费用 运输费用 税金 利润等以及相对应的交货与付款条件 3 降低成本的态度及行动 是否真诚地配合本公司或主动地开展降低成本活动 制订改进计划 实施改进行动等 4 分享降价成果 是否将降低成本的好处也让利给顾客 本公司 5 付款 是否积极配合响应本公司提出的付款条件要求与办法 开出付款发票是否准确 及时 符合有关财税要求 三 供应指标 1 准时交货率 按时按量交货的实际批次 订单确认的交货总批次 100 2 交货周期 自订单开出之日到收货之时的时间长度 常以天为单位 3 订单变化接受率 是衡量供应商对订单变化灵活性反应的一个指标 指在双方确认的交货周期中供应商可接受的订单增加或减少的比率 订单变化接受率 订单增加或减少的交货数量 订单原定的交货数量 100 四 服务指标 1 反应表现 2 沟通手段 3 合作态度 4 共同改进 5 售后服务 6 参与开发 7 其它支持 第四节采购流程优化 影响采购流程的因素 采购流程的优化方法 思考习题1 采购流程的基本步骤有哪些 2 实施采购流程时应该注意的有哪些问题 3 采购