时空软件操作指南设计.doc

实用标准文案同分医药有限公司用友时空KSOA企业业务管理系统（版本号34949）操作指南QR-036-0031、质量管理部负责公司计算机系统的管理和指导，对公司各岗位操作人员进行权限编排，并按照GSP要求，制定质量管理标准控制，由程序中制定的质量标准自动识别工作流程的放行。2、计算机信息管理员依照编制好的操作人员岗位权限，对员工发放管理软件登陆使用信息，由使用者保存，应注意对自己使用的登录信息做到保密，由质量管理员监督，防止人员之间互相跨权限登陆使用计算机管理系统。3、计算机管理员负责建立系统管理软件的服务器和数据库，对数据库产生的数据信息应采取安全、保密的储存管理，对每天产生的数据（及以前的）信息进行备案，防止数据的缺失，数据应保存至少5年。4、当数据的录入产生因输入疏忽产生的错误时，操作人员应当及时联系质量管理部门及计算机信息管理员提出数据修改申请。由质管部审核、确认后，指导计算机管理员进行数据的修改，并有修改申请人签名。5、各岗位管理系统操作流程：5.1 基础资料维护5.1.1 人员资料初装路径：信息中心职员资料职员资料维护操作说明：第一步：打开上面路径，打开职员资料维护界面。第二步：（1）新增职员：点击“增加”，然后点击“卡片”，进入职员资料录入界面。填写职员相关内容（职员名称、职员编号、职务、是否业务员、机构标识为必填项，其余的为可填项），输入好信息后先点击“关闭”，然后点击“保存”即可新增职员。（2）删除职员：选中职员信息，点击“删除”， 如确定删除，点击确定就可以删除了。（3）修改职员资料：选中职员信息，点击“卡片”，修改相关信息，然后保存。5.1.2 部门资料初装路径：信息中心部门资料部门资料维护操作说明：第一步：打开上面路径，打开部门资料维护界面。第二步：（1）新增部门：点击“增加”，然后点击“卡片”，进入部门资料录入界面，填写部门相关资料内容（部门编号、部门名称、机构标识为必填项，其余的为可填项）、输入好相关信息后，先点击“关闭”，然后点击“保存”；（2）删除部门：选中部门信息，点击“删除”，出现提示界面，如确定删除，点击确定即可删除；（3）修改部门资料：选中部门信息，点击“卡片”，修改相关信息，然后保存。5.1.3 货位资料初装路径：信息中心货位资料货位资料维护操作说明：第一步：打开上面路径，打开货位资料维护界面。第二步：（1）新增货位：点击“增加”，然后点击“卡片”，进入货位资料录入界面。填写货位相关资料内容（货位编号、货位名称、是否管理批号、是否拦截负库存、机构标识为必填项，其余的为可填项）；输入好相关信息后，先点击“关闭”，然后点击“保存”；（2）删除货位：选中货位信息，点击“删除”，出现提示界面，如确定删除，点击确定即可删除；（3）修改货位资料：选中货位信息，点击“卡片”，修改相关信息，然后保存。5.1.4 人员组织机构变动路径：信息中心职员资料人员组织机构变动操作说明：打开界面，选择“按机构”页面，选择好对应部门，点击“增加人员”，出现人员选择界面，双击选择该部门的人员，点击“保存”，出现保存成功界面，则保存成功。5.1.5 人员货位维护路径：信息中心职员资料人员货位关系维护操作说明：打开界面，选择对应人员，勾选该人员相对应的货位，再点击“选择完毕”，之后选择的货位编号就在左边的人员货位关系中显示，点击“保存”，提示保存成功。5.2 首营商品维护流程：资料初装新商品资料审核首营资料登记业务审核质管审核质量负责人审核进入业务流程5.2.1录入商品资料路径：信息中心商品资料初装按货位录入商品资料（B/S）（1） 打开按货位录入商品资料（B/S）：选择商品分类树，选择机构名称，首次录入时点击增加，第二次录入商品，直接点击自动生成最大编号。（2）自动生成最大编号后，点击卡片进行资料初装。（3）按要求填写卡片信息：其中通用名，商品规格、产地、批号类别、有效期、包装单位、剂型、委托人、储存区域、生产厂家为必填项。（4）输入完毕，点击确定，回到资料初装页面。（5）点击保存，成功后进入审核环节。5.2.2 新商品资料审核 路径：信息中心新资料初装审核新商品资料审核(B/S)（1）打开路径，进入新商品资料审核页面；（2）选中需要审核的商品（选中为红色），商品如为首营，点击首营品种审核通过。之后进入首营商品登记及审核环节。不是首营，则选择非首营品种审核通过。5.2.3 首营商品登记路径：GSP管理中心首营商品管理首营药品登记表打开首营品种登记表页面，双击商品编号，弹出商品选择对话框，选择需要登记的商品，填写主要成分，功能主治与不良反应，附件名称，申请原因，填写完毕后，点击存盘，并进入审批环节。5.2.4 首营品种审批表（业务）路径：GSP管理中心首营商品管理首营药品审批表（业务）（1）根据上面的路径，打开首营审批业务审批页面。点击查询，出现登记过的品种，选中后，点击审批字段。（2）弹出审核页面，业务负责人填写审批意见。填写完毕后，点击卡片上的审批。存盘成功后，自动进入质量审批环节。5.2.5首营品种审批表（质管）路径：GSP管理中心首营商品管理首营药品审批表（质管）根据路径打开质管审批页面，开始审批，点击查询，出现业务审批成功的品种，选中该品种，单击审批，弹出质管审批资料卡片，填写质管部意见后，选择相应的负责人，点击审批，进入质量负责人审批环节。5.2.6首营品种审批表（质量负责人）路径：GSP管理中心首营商品管理首营药品审批表（质量负责人）打开首营品种审批表质量负责人审批页面，点击查询按钮，选中需要审批的品种，点击审批，弹出审批卡片，填写质量负责人意见和质量负责人信息。审批成功，则结束首营品种的登记流程。进入业务环节。不通过则自动返回上一环节。5.3 首营企业维护流程：资料初装新单位资料审核首营资料登记业务审核质管审核质量负责人审核进入业务流程5.3.1 供应商资料初装路径：信息中心单位资料初装供应商资料初装（1）打开供应商资料初装页面，选择分类树，点击增加，单位编号自动生成。点击卡片按钮，弹出供应商资料维护卡片，填写卡片内容，其中单位编号、单位名称、许可证号、营业至有效期、药品许可证有效期、GSP认证范围、经营范围为必填项。其他则根据实际需要选填。（2）填写完毕后，点击确定。再次点击存盘，保存成功。（3）一级卡片维护成功后，进行二级单位维护。单击二级单位维护按钮，弹出二级资料维护界面，点击新增，弹出二级供应商初装维护界面。填写二级单位信息，点击确定后，进行存盘，存盘成功，进入审核环节。5.3.2 新单位资料审核路径：信息中心新资料片初装审核新单位资料审核（B/S）打开新单位资料审核页面，点击查询，选中需要审核的单位，如需首营，则点击首营审核通过，审核通过进行首营登记。不需要首营的，则点击非首营审核通过按钮就可。5.3.3 首营企业资料登记路径：GSP管理中心首营供应商管理首营企业资料登记根据路径打开首营企业资料登记页面，双击单位编号，选择审核通过的单位资料，点击存盘，并进入首营流程。5.3.4 首营企业业务审批路径： GSP管理中心首营管理首营供应商管理首营企业审批（业务）根据路径，打开首营企业审批业务审批页面，点击查询，选中需要审批的单位，进行审批，点击审批按钮，弹出审批卡片，填写相关业务负责人及其意见，填写完毕，点击审批，进入质管审批环节。5.3.5 首营企业审批质管审核路径：GSP管理中心首营管理首营供应商管理首营企业审批（质管）打开审批页面，点击查询，选中需要审批的单位，点击审批，弹出审批卡片，填写相关质管负责人的意见，点击审批，存盘成功，进入质量负责人审批环节。5.3.6 首营企业审批质量负责人审核路径：GSP管理中心首营管理首营供应商管理首营企业审批（质量负责人）打开首营企业审批质量负责人页面，点击查询，选中需要审核的单位，点击审批按钮，弹出审批卡片，填写质量负责人意见，点击审批，存盘成功，首营企业登记流程结束。5.4 销售客户维护流程：资料初装新单位资料审核首营资料登记业务审核质管审核质量负责人审核进入业务流程5.4.1 销售客户资料初装路径：信息中心单位资料初装销售客户资料初装（1）根据路径，打开销售客户资料初装页面，选择分类树，点击增加按钮，自动生成单位编号，点击卡片，弹出客户资料卡片，填写需要填写的内容：其中单位编号，单位名称、助记码、企业类型、许可证号、许可证有效期、营业执照有效期、GSP证书有效期、经营范围为必填项。其他则根据业务需要选填。（2）填写完毕后，点击确定。再次点击存盘，保存成功。（3）一级卡片维护成功后，进行二级单位维护。单击二级单位维护按钮，弹出二级资料维护界面，点击新增，弹出二级销售客户初装界面。填写二级单位信息，点击确定后，进行存盘，存盘成功，进入审核环节。5.4.2 新单位资料审核路径：信息中心新资料片初装审核新单位资料审核（B/S）打开新单位资料审核页面，点击查询，选中需要审核的单位，如需首营，则点击首营审核通过，审核通过进行首营登记。不需要首营的，则点击非首营审核通过按钮就可。5.4.3 客户资质登记路径：GSP管理中心首营客户管理客户资质审核登记打开客户资质审核登记页面，双击选择单位编号，选择需要登记的客户资料，点击存盘，存盘成功，进入客户资质审批表（业务）。5.4.4 客户资质审批表（业务）路径：GSP管理中心首营客户管理客户资质审批表（业务）打开业务审批页面，点击查询，选中通过业务审批的客户，点击审核，弹出审批卡片，填写相关业务负责人及其意见，填写完毕，点击审批，进入客户资质质管审批环节。5.4.5 客户资质审批表（质管）路径：GSP管理中心首营客户管理客户资质审批表（质管）打开质管审批页面，点击查询，选择需要审批的单位，点击审批填写相关质管负责人意见，填写完毕，点击审批，成功后，进入客户资质质量负责人审批环节。5.4.6 客户资质审批表（质量负责人）路径：GSP管理中心首营客户管理客户资质审批表（质量负责人）打开质量负责人审批表页面，点击查询，选择需要审批的单位，点击审批，弹出卡片，填写质量负责人意见，总经理签名，点击审批。5.5 采购流程：采购订单采购订单审核采购收货采购验收采购入库5.5.1 采购订单路径：业务管理中心采购订单采购订单填制进入采购订单页面，填写单位助记码，可以输入助记码或者双击进行调取，选择好单位后，选择相应的核算单位，部门等信息，单据抬头选择完毕，填写商品助记码或者双击调取商品，填写数量，含税价等信息，填写完毕，进行存盘，进入审核环节。5.5.2 采购订单审核路径：业务审核中心采购单据审核采购订单审核选择订单审核，审核相应订单。双击要审核的单据，选择审核通过，进入收货环节。5.5.3 采购收货路径：业务管理中心采购订单采购收货管理进入收货页面，双击计划单号提取采购订单。选择相应的单据号。选择对方开票日期，对方发货日期，随货同行单，如果是冷藏药品，请勾选是否冷藏，选择运输方式，填写对应的信息，之后存盘。收货完毕后，进行验收。5.5.4 采购验收路径：业务管理中心采购验收采购验收单打开采购验收单。在辅助功能里面提取采购订单进行验收。填写批号，有效期，生产日期。双击质量状况，选择验收结论。存盘。5.5.5 采购入库路径：仓库管理中心入库单仓库管理采购入库管理点击采购入库单。辅助功能中选择相应的单据号，双击票单编号，提取单据，后点击“记账”入库流程结束。5.5.6 采购拒收流程：采购收货拒收填写拒收数量登记拒收单业务审核质管审核结束路径：业务管理中心采购订单收货拒收报告单先打开收货界面，提取相应的订单，填写拒收数量，点击存盘。再根据路径打开收货拒收报告单界面，双击验收单据，或点击辅助功能提取验收单据，提取相应订单。点击拒收卡片，弹出拒收卡片，填写相关的批号，批准文号内容，质量标准和质量问题内容，相关部门意见及责任人之后点击确定。5.6 采购退出流程：采购退出通知单采购退出开票采购退出单审核采购退出出库5.6.1 采购退出通知单路径：业务管理中心采购退出采购退出通知单进入采购退出通知单页面，在辅助功能中，提取采购入库单进行退货。选择对应的采购入库单。双击退货原因，选择退货原因，之后点击存盘。通知单完毕后，填写开票单。5.6.2 采购退出开票路径：业务管理中心采购退出采购退出开票单点击采购退出开票单，辅助功能提取进货退回通知单，选择对应单据，后点击存盘，进入下一步。5.6.3 采购退出单审核点击采购退出票单审核。双击单据，点击“审核确定”进入下一步。5.6.4 采购退出出库路径：仓储管理中心入库单仓库管理采购退出出库单选择采购退出出库单，辅助功能提取进货退出票单，选择对应单据，点击记账。5.7 采购退补价流程：采购退补价开票单据审核采购退补价执行5.7.1 采购退补价票单填制路径：业务管理中心采购退补价采购退补价票单填制点击采购退补价票单填制，先敲出要退补价入库单相应的供应商，后在辅助功能中选择相应的入库单，选择好单据后，选择相应的明细，填写新含税价，填写申请原因，后点击存盘记账，进入下一步骤。5.7.2 采购退补价审核路径：业务审核中心退补价单据审核采购退补价审核（采购）选择采购退补价审核，双击对应单据，点击审核确定之后进入执行步骤。5.7.3 进货退补价执行单路径：往来管理中心退补价执行进货退补价执行单点击进货退补价执行单。辅助功能里点击提取进货退补价，提取单据。提取单据后，点击记账，流程完成。5.8 销售流程：销售开票销售开票单据审核销售出库单财务审核销售出库复核单5.8.1 销售开票路径：业务管理中心销售开票销售开票单进入销售开票单界面，在对应的部门、业务员处可以双击选择部门和业务员，在对应的单位编号处选择相应的销往单位(此处可以通过输入单位的助记码，名称，单位编号进行快速检索)；同选择单位相同，在商品名称处输入助记码，会弹出相关的商品信息，选择好商品后，会出现选择货位数量的对话框。货位数量处能够看到当前商品的可销数量，选择完成后录入本次开票的的开票数量和单价。录入完成后点击存盘完成销售开票单的填制。5.8.2 销售开票单据审核路径：业务审核中心销售单据审核销售开票单据审核进入销售开票单据审核界面，对当前的销售开票单进行审核操作。在单据抬头处双击选中需要审核的单据（选中后整条记录会变成蓝色），在明细项处能够浏览当前单据的销售明细。确认订单后点击审核确定或者审核不通过，完成对该笔订单的审核。5.8.3 销售出库单路径：仓储管理中心出库单仓库管理销售出库单进入销售出库单界面，点击抬头提取销售开票单，选择相应的票单。选择完毕，确认无误后，点击记账。在弹出的信用额度审核中，如果同意，则点击“允许开单（释放）”按钮，不同意则点击“不允许开单（搁置）”按钮。5.8.4 销售出库复核单路径：仓储管理中心出库单仓库管理销售出库复核单进入销售出库复核界面，双击“提取开票单”，或者辅助功能提取销售出库单，选择相应单据后，进行出库复核。在对应的发货员、复核员上双击选择本次出库确认的发货员与复核员。完成后点击记账完成出库操作。5.9 销售退回流程：销售退回申请单填制销售退回票单审核销售退回收货单销售退回验收单销售退回入库单5.9.1 销售退回申请路径：业务管理中心销售退回申请销售退回申请单填制进入销售退回申请单填制界面，在单据的抬头部分首先确定退货的单位信息（输入助记码查找单位信息），确定退货单位之后点击辅助功能下的提取销售出库单-单据，检索历史销往该单位的票单信息。双击选择需要退货的票单，出现明细选择界面，选定后确定，填写退货的数量、含税价，双击选择退货的原因，完成上述操作后点击存盘完成对销售退回申请票单的填制。5.9.2 销售退回收货路径：业务管理中心销售退回申请销售退回收货单打开页面后，点击销售退回申请单或者原单号处双击获得相应的单据号。填写完毕，选择运输方式，其中是否冷藏如果勾上，温度项必须填写。同时随货同行单必填。填写完毕后，保存。5.9.3 销售退回验收路径：业务管理中心销售退回验收销售退回验收单进入销售退回验收环节，点击辅助功能，选择相应的单据，确定后，存盘，进入下一环节。5.9.4 销售退回入库路径：仓储管理中心出库单仓库管理销售退回入库审核进入销售退回入库界面，点击提取销售退回验收单，提取退回验收单据进行最后的入库确认，确认退回信息无误后点击记账完成最终退回操作。6.0 销售退补价流程：销售退补价申请单销售退补价审核（销售）销售退补价执行单6.0.1 销售退补价申请单填制路径：业务管理中心销售退补价销售退补价申请单填制首先确定退补价单位（可以通过助记码，单位名称以及单位编号快速查找）；然后点击辅助功能下的提取销售出库单选择退补价单据；最后在明细中选择相应的明细，确定该商品的最新含税价，退补原因，在差价栏中系统会自动计算退补价差额，点击存盘。6.0.2 销售退补价审核路径：业务审核中心退补价单据审核销售退补价审核（销售）在上部单据抬头处双击选中需要审核的单据（选中后整条记录会变成蓝色），在明细项处能够浏览当前单据的销售明细。确认订单后点击审核确定或者审核不通过完成对该笔订单的审核。6.0.3 销售退补价执行单路径：往来管理中心退补价执行销售退补价执行单进入销售退补价执行单界面，点击辅助功能下提取退补价开票单，选择审批后的申请单核对信息后点击记账，生成商品账和往来账等账务。6.1 存货盘点流程：盘点票单填制实盘数据录入盘点审核实盘数据入账6.1.1 盘点票单填制路径：仓储管理中心存货盘点盘点票单填制打开页面，双击选择盘点货位，然后点击辅助功能中的提取货位明细商品，在出现的对话框中，选择盘点表，双击单据号，进入选择商品页面，双击商品，或者右键进行相应的过滤，选择完毕点击完成，确定信息后，点击存盘，进入下一环节。6.1.2 录入实盘数据路径：仓储管理中心存货盘点实盘数据录入打开单据页面进行相关盘点工作，在弹出的页面中可以直接点击确定，直接跳到盘点页面，或者选择放弃，进入库存实盘表页面，在辅助功能中选择提取盘点表。在库存实盘表页面进行实盘数据录入，注意录入实盘数量后，敲回车，会自动生成实盘金额、盘损数量和盘损金额的内容。盘点后的商品栏为黄色。盘点数据录入完毕后，点击记账，进入盘点审核。6.1.3 盘点审核（仓库）路径：业务审核中心库管单据审核盘点审核（仓库）打开盘点审核仓库审核页面，选择相应的单据，进行审核。点击审核确定，进入财务审核。6.1.4 盘点审核（财务）路径：业务审核中心库管单据审核盘点审核（财务）打开财务审核页面，进行二次审核，审核完毕后，进行盘点记账。6.1.5 实盘数据入账路径：仓储管理中心存货盘点实盘数据入账在弹出的盘点表记账中选择确定进入记账页面，或者选择放弃，进入记账页面，在辅助功能中，提取相应的单据。点击确定后，记账即可。6.2 预付款管理流程：预付款申请登记预付款申请登记审核（业务财务分管领导）预付款登记6.2.1 预付款申请登记路径：往来管理中心预付管理预付款申请登记进入页面，打开辅助功能，提取相关的预付订单。选择完毕后，填写结算信息、付款方式等内容，点击保存，进入审核。6.2.2 预付款计划审核（业务）路径：业务审核中心预付款申请审核预付款计划审核（业务）打开业务审核页面，双击要选择的单据，可点击再现单据，进行单据明细内容查看，确定是否审核通过。确定可以通过，点击审核通过，否则审核不通过，返回上一流程。6.2.3 预付款计划审核（财务）路径：业务审核中心预付款申请审核预付款计划审核（财务）打开财务审核页面，双击选择要审核的单据，同样，可以通过再现单据，进行明细查看，确定审核通过与否，点击通过，则进入下一环节，不通过，返回业务审核环节。6.2.4 预付款计划审核（分管领导）路径：业务审核中心预付款申请审核预付款计划审核（分管领导）打开审核页面，双击确定要审核的单据，如确定可以通过，则进入登记环节。不通过，则返回业务审核环节。6.2.5 预付款登记路径：往来管理中心预付管理预付款登记单打开登记页面，填写单位