FOXHIS 60版本培训手册---FOXHIS系统基础知识.doc

第一章 FOXHIS系统基础知识2第一节 如何进入、退出FOXHIS系统21.1 如何进入Foxhis系统21.2 如何退出系统3第二节 系统菜单的构成5第三节 FOXHIS系统的基本概念63.1 帐号的构成和使用63.2 主单状态73.3 楼号与房号73.4 房间类型73.5 虚拟房类8第四节 FOXHIS系统的常用辅助功能94.1 运行状态94.2职员留言104.3口令修改134.4更换工号13第一章 FOXHIS系统基础知识第一节 如何进入、退出FOXHIS系统1.1 如何进入Foxhis系统一般系统管理员会把酒店管理软件的快捷方式放在桌面上,读者只需根据需要在桌面上选择功能模块的快捷图标“Front”，双击即可打开登录窗口，如下图所示。图1-1观察登陆界面，其内容主要包含了Foxhis饭店管理软件的版本、模块名称、用户等信息。正确输入：“班别” 根据上班情况分别输入1、2、3或者4。1对应于早班；2对应于中班；3对应于晚班；4对应于夜班。“用户” 操作员工号，最长可以是十一位，编号形式没有特别规定，可以是数字、字母也可以是字母与数字的结合，如156、A15、ZXJK等都可以定义为工号。工号是唯一的，与实际工号有区别，必须在前台维护系统中定义之后才能在本系统中使用。“密码”密码长度为1至8位，输入时要注意字母的大小写的区别。进入酒店管理系统的初始密码是由电脑管理员（或工程师）在前台维护系统中定义的，操作员用初始密码进入系统后，可以对密码进行修改。正确地输入班别、用户和密码后，按回车键即可成功地登录到该系统中，屏幕上会出现如图1-2的界面。 图1-2 此时用左键单击关闭“欢迎使用西软软件”的界面（或者用ESC键），即可进行正常的前台预订接待操作。1.2 如何退出系统一般情况下，操作员平时不必也不允许任意开、关机，遇到特殊情况应请系统管理员来处理。如确需退出系统(如宾馆要停电时，后台部门正常下班等)，则有以下2种常见的方法：1. 可选择“其它”“退出”功能，如图1-3所示：快捷键 图1-3 直接按键盘上的快捷键CtrlF12；不管是哪种方法，操作之后系统都会出现如图1-4的提示框：图1-4 如果选择是（Y）即可以退出该系统。第二节 系统菜单的构成 为了用户操作方便，系统通过屏幕将各功能模块象菜单一样显示出来，等待用户观察和选择。下面以图2-1描述Foxhis系统的菜单构成。主菜单其它功能的子菜单工具栏快捷键提示 图2-1 1主菜单：（如图2-1所示）就是进入系统后出现在屏幕顶端的那一行菜单，它显示了系统的各种基本功能。共包括以下部分:1)预订 2)接待 3)收银 4)销售 5)客房 6)商务中心 7)审核 8)查询 9)报表与分析 10)其他2子菜单：（如图2-1所示）单击选中主菜单中某一项，系统自动弹出其下拉式子菜单，子菜单中的每一条都对应相应的功能。选择执行子菜单的常用方法有2种，介绍如下：（1） 移动鼠标，单击选中某一项，即可执行该项功能。（2） 用键盘右下方的或键移动蓝色条，将其停留在要执行的功能项，按回车键，同样可以执行该项功能。3工具栏：（如图2-1所示）主菜单下的一组图形按钮，当您把鼠标指针停留在某一图标上时，系统自动会显示相应的模块。单击图标，在左侧会有相应的功能显示，单击功能按钮可以直接进入该项操作，而无需从菜单中选择进入，这样可以简化操作。4快捷键：（如图2-1所示）在菜单系统中，如要快捷地操作某项功能，可以按下组合键ALT加字母（相应字母在系统中均以下划线标明）来快速选择。如按ALT+R键就可打开“预订”菜单。子菜单中，相应快捷键也会特别标明，如Ctrl+F12键即为退出系统的快捷方式，系统在屏幕菜单上会有相应的提示。 至于其它许多功能按钮都支持快捷方式，例如是Y你可以使用Alt+Y来实现快捷操作。第三节 FOXHIS系统的基本概念要掌握Foxhis系统，首先必须领会该系统的一些基本概念。下面依次介绍以下这些基本概念：帐号、楼号、房类、虚拟房类、房号、主单状态等。3.1 帐号的构成和使用帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。本系统有许多种帐号，如散客帐号、团体帐号、团体成员帐号、宾馆工作帐号、AR帐号、历史档案帐号和特别提醒客人帐号等。但是无论什么帐号都由7位数组成，且有统一的规则。熟记这些规则，有助于操作员快速掌握客人的分类信息（比如看到一个帐号能马上分辨是团体客人还是散客等）。下面我们用下表（1-1）解释几种主要帐号的构成规则：名称第1位2-4位5-7位举例散客帐号本年的最后一位 一年中的第几天(元旦为第0天)流水号6001003注释1团体帐号800001-949999之间按顺序取流水号6800003注释2团体成员一年中的第几天+400流水号6401003注释3宾馆工作帐950000-999999之间按顺序取流水号6950008注释4历史档案档案流水号6000008特别提醒档案流水号6000008AR帐1-2位固定为“AR”，后五位为流水号AR00008注释5表1-1 Foxhis系统帐号注释1：“6001001”这个数的含义，第一个6取自于本年即2006年的最后一位，001说明今天是一年中的第二天（即1月2日），最后三位数003说明此人是1月2日本宾馆的第4位客人。（思考：解释帐号7023005的意思）注释2：“6800003”根据帐号的结构（第二位开始是800001-949999之间的流水号），此帐号必定为团体帐号。类似与散客帐号，第一位数字6取自于2006年的最后一位，800003说明此团队是今年本宾馆接待的第3个团队。注释3：“6401003”第一位数字6含义同上即取自于2006年的最后一位，401根据团体成员帐号的构成规则可以拆成400+1，其中400说明此人是团体成员，1代表一年中的第一天（即1月2日）；最后三位数003说明此人是第 4位客人。注释4：“6950008” 第一位数字6含义同上即取自于2006年的最后一位，950008是950000999999之间的流水号。注释5：任何一个AR帐都是以字母AR开始的，其后加上五位流水号。例如AR00023代表它是第24笔AR帐。3.2 主单状态主单状态反映一个客人的信息在饭店中所处的状态，本系统对客人的不同状态用专门的字母表示，具体见表（1-2）：状态英文表述状态含义备注RReservasion预订状态基本状态IIn-house当前在住的客人OCheck-out当前已结帐的客人DLast day check-out昨日结帐的客人CBlock已确认的预订，一般应该给他保留房间其他状态NNo Show应到未到而被删除的预订LTransfer hotel建议到其他饭店去的预订EEscape逃帐客人XCancelation已被取消（删除）的预订SSuspend当前暂时挂帐的客人HHouse accout有效的宾馆工作帐 表1-2 几种主要的主单状态 要掌握整个FOXHIS系统，理解其主单状态的变化过程非常重要，所以要求使用者记住这些字母的含义。以下图3-1为主单状态的流程图，你可以从中看到主单的状态是怎么转变的： 下图的信息流图中，字母表示客人主单的状态，箭头表示流转过程。 N 到 未 X 预订 取消 R 入住 I 结帐退房 O 夜审 D 夜审 历史档案 确 住 挂 结 认 入 住 帐 帐 C 入 S图3-1 3.3 楼号与房号每幢楼由“楼号”来表示，每个楼号由一位字符表示，一般用字母A、B、C等来表示。其房间用五位的房号来标记。3.4 房间类型Foxhis系统为了便于提供全面的客房信息，创建了各种类型的房类图表。这些图表包括：客房列表、客房简报、实时房态表等。下面我们首先以客房简报为例（图3-2），来看一下在这些图表中，房间信息分别是用什么符号来表示的。在客房简报中有房号、房类、状态、预订房等列，系统中对于这些分类信息加以不同的标识。本系统图标中使用了三种不同的方式来表示，具体介绍如下：起止日期房间状态表示图3-2 1、对于每种房间类型Foxhis系统允许最多使用三个大写字母来表示。系统中，常用以下符号来表示不同的房间状态：VC 干净的空房（可卖房） OCC 住房房VD 脏的空房（走房） HU 自用房PV 除去预订的可卖房 OOO 维修房2、使用不同的符号显示房间类型，直观、形象，常用的有以下这些：房号红色显示表示该房当前有人在住；“R”表示该时期有预订；“C”表示确认的预订；“M”表示维修；“L”表示锁房；数字1、2表示抵离日期为同一天的房间的人数。3.5 虚拟房类在实际应用中，不少饭店会碰到因楼层或朝向等不同而设定多类标准房等情况，实行不同门市价，但在相关报表及信息统计时则需要将其统一起来。为了处理这种情况，系统在普通房类之上提出了虚拟房类的概念。例如设置一虚拟房类标准房，包含了景湖标准房、高层标准房、普通标准房等多类。虚拟房类主要应用于公关销售与预订接待，及相应的统计报表。第四节 FOXHIS系统的常用辅助功能图4-1显示的是Foxhis系统的“其它”功能，可以看到有：事务处理、职员留言、文档管理、运行状态、口令修改、打印设置、关于、操作日志、更换工号、退出系统，共10条命令。本节将着重介绍“运行状态”、“职员留言”、“口令修改”、“更换操作员”等常用的辅助功能。“其它”功能的子菜单图4-1 4.1 运行状态用于显示整个系统电脑运行的状况。执行此功能的操作方式如下：1、 用鼠标左键单击主菜单上的“其它”菜单；2、 移动鼠标箭头至“运行状态”（此时“运行状态”蓝色显示）；3、 用鼠标左键单击“运行状态”，屏幕上跳出运行查询状态的界面，如图4-2所示。图4-2 上图中：站 点： 指各工作站的IP号；电 话： 与工作站相对应的内部电话号码，它可用于内部联系工作；启动时间： 指启动计算机管理系统的日期和时间；状 态： 工作站当前的状态，可选择：“运行”表示系统正在操作过程中，“挂起”表示系统正处于最外层（操作员尚未登录），“停机”表示已经退出计算机管理系统；工号、姓名：即当前操作员的工号和姓名；登录时间：为登录具体功能的时间，也就是输入工号的时间；使用功能：指当前工作站正在使用的模块功能。4.2职员留言职员留言可用于操作员之间的通讯和交接班。如果是给自己留言，那么就相当于备忘录功能。如有信的留言，则操作员在登陆系统时，系统会自动弹出如图4-3所示的留言系统界面。执行此功能的操作方式如下：1、单击主菜单上的“其它”菜单；2、移动鼠标箭头至“职员留言”（此时“职员留言”蓝色显示）；3、单击“职员留言”，屏幕上跳出Foxhis留言系统的界面，如图4-3所示。如何使用“职员留言”功能呢？第一种情况：给单个人留言。我们以给西软人员朱斌留言为例，说明具体的操作步骤。1、 在A区选择收言人，单击“西软人员”前的+号，单击“朱斌”前的，则显示。这表示，你已经选择了“收言人”朱斌。2、 单击B区右边的选项卡“发件箱”。3、 在C区“主题”处，输入留言的主题；在主题下的空白处，输入留言的具体内容。4、 单击C区“发送”。留言将被发送到朱斌的“收件箱”，只要朱斌登录到饭店管理系统，系统将自动提示朱斌有留言。同时屏幕变成如图4-4所示。注意：收言人和留言的主题是必须选择的，否则留言发送将会失败，如果这样系统将会有所提示。A区 选择收言人C区 输入留言的主题和内容B区 收件箱、发件箱、垃圾桶的切换图4-3 图4-4 第二种情况：同时给几个人留言。操作步骤除第一步外，其余和给一个人留言的情况完全相同。第一步，在A区选择收言人时，在所有的收言人姓名前都打上勾，即可。第三种情况：整理收件箱或发件箱。以删除收件箱中的留言为例（如图4-5所示），说明操作步骤，其它操作类同。1、 在B区把光标移到你要删除的那个留言条上，左键单击选中。2、 此时主题和留言内容会在C区显示，鼠标左键单击C区右端“删除”键，则此留言被删除。3、 同时此留言被放进垃圾桶，界面转换成如图4-6所示：选中留言图4-5 图4-6 4.3口令修改功能是修改当前操作员的口令。操作员应该经常修改自己的口令以防止泄密（因为口令泄密可能造成一定的经济后果），该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功（以防他人误改）。执行“口令修改”的命令方法同“运行状态”和“职员留言”。“口令修改”的界面如图4-7所示：图4-7如果你是第一次修改口令，有可能最初没有设口令，你可以在原口令处直接按回车，光标定位在N.新口令处，输入你