OA办公自动化系统管理制度（暂行）.doc

渝万建设集团OA办公自动化系统管理制度（暂行） 第一章 总 则 第一条 渝万建设集团办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是渝万建设集团信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。第二条 为了加强对渝万建设集团OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合公司实际，制定本办法。 第二章 组织职责 第三条 OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：（一） 集团办公室是渝万建设集团公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为： 1、负责制定OA系统规章制度； 2、负责OA系统核心工作流程设计、修改；3、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；7、协助企划部信息中心组织操作培训；8、协助企划部信息中心搜集、整理优化系统的需求； 9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。（二）集团人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：1、负责现有用户、及新增用户的审核；2、负责提供用户（变更或注销）信息。 （三）其他各部门主要职责为： 1、负责制定本部门OA系统相应管理办法； 2、负责指定本部门的OA资料员，参与集团OA工作流程的定制、文件夹的建立等。3、各部门OA资料员负责本部门参与OA系统人员权限变更时，及时提供给公司办公室申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；4、负责结合本部门，科室的工作实际情况，提出优化需求。 第三章 文件管理第四条 集团各部门发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。本系统不启用电子印鉴。 第五条 OA系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的渝万建设集团办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。 第六条 公司办公室负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各部门负责本部门的电子公文传输工作。第七条 电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。 第八条 电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各部门，科室可向集团办公室申请正式文件。第九条 各类电子公文处理程序按照渝万建设集团公文处理暂行办法的规定在集团办公自动化OA系统中办理。在 OA系统中，集团收文办理程序为集团办公室起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办部门批办并择具体办理人办理。第十条 各部门在OA系统中办理公司领导批阅的文件由部门主管征求批阅文件的公司领导后归档。第十一条 在OA系统中， 集团发文办理程序为各部门拟稿人发起发文流程，本部门领导审核，如需要会签部门协助办理由拟稿部门主管领导协调会签，会签后主办部门交公司分管领导阅批，分管领导确认后转集团办公室审阅公文，由办公室主任交公司领导签发。第十二条 公文签发后，由集团办公室编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发流程发至集团部门，科室主要负责人和OA管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。 第十三条 办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。 第四章 系统模块 第十四条 部门按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。第十五条 本系统设定公告通知、信息发布专栏、OA相关通知、公司新闻、文件柜等五大主要功能模块。 公告通知模块：发布内容是集团领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA系统所有用户。发布的审批由集团办公室审核并负责发布；信息发布专栏模块：发布各部门相关信息到OA系统的所有用户。信息内容必须经各部门主要负责人审核后，由集团OA 管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。OA相关通知模块：发布与OA系统有关的信息到所有用户。信息内容经各部门主要负责人审核后， 由各部门OA资料员负责发布； 审批过程可使用工作流程。新闻模块：发布公司新闻到所有用户，信息内容由集团人力资源部负责审核并发布。文件柜模块：此模块的权限由集团办公室自上而下设置，OA管理员负责信息共享设置，OA系统用户按查阅权限查阅。第十六条 各部门在OA系统中向本部门发布的信息，交本部门领导审核。各部门领导对本部门在OA系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。 第五章 用户权限 第十七条 系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。 第十八条 用户主要权限如下：（一）普通员工在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领导；可以使用点对点流程向直接领导汇报、请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参与公文的办理情况；负责电子公文的校对；接收需要本人待阅的文件，查询自己已阅公文的情况；对自己所需的公文申请借阅。（二）部门领导 在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送相关部门会签（需要） ，会签后送公司分管领导审核、审批。部门发文中，对部门发文予以签发。收文处理过程中，接收公司领导批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理（三）公司分管领导在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收分管部门拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿单位或者送公司办公室审阅。收文处理过程中，接收公司领导批示需主管部门办理的公文，批示给下属部门办理。（四）公司领导在系统中具有普通员工的所有权限；公司发文中，负责对公司发文的审批签发；收文处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。（五）OA管理员 1、部门OA资料员 在系统中具有普通员工的所有权限；部门（分厂）发文、工作请示报告中，接收需报部门领导审批或部门领导已审批的公文；按照公司公文管理办法规定，负责分发、归档部门（分厂）电子公文的整套文件（包括报批文件和正式文件）制成纸质文件；收文处理过程中，负责将外来纸质文件通过扫描设备转换成符合规定格式的电子公文；接收发给本部门（分厂）的公文，传送给办公室（分厂办）领导审批，根据领导批示传送相关科室或人员办理；负责将办毕的公文及时归档；能够查询、统计、监控本部门（分厂）所有公文的办理情况。负责部门（分厂）收文的催办工作。 2、公司OA管理员 负责流程的定制及维护工作。系统投入运行后，涉及修改流程及内容，必须经过公司办公室确认方可实施。严禁擅自更改删除，避免电子数据的无法保真或丢失。 （六）公司办公室文印员 在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，负责将公司领导审批签发已经产生编号的电子公文按照公司公文管理办法的要求以规范化制作，经拟稿人校对无误后，进行排版，发送至公司各单位；负责将已分发的公司发文制作成纸质文件，以备归档及外派。 第六章 登陆规范 第十九条 系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。第二十条 系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息（公司中层班子人员必须填写手机号码，可设成不对外公开），保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。第二十一条 登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。 第七章 安全保密 第二十二条 所有用户应认真贯彻执行中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例和公安部计算机信息网络国际联网安全保护管理办法 ，严格遵守公司计算机信息系统管理手册和公司关于加强公司计算机管理的通知的有关规定。 第二十三条 按照公司计算机信息系统管理手册和公司关于加强公司计算机管理的通知的规定，为了保证各部门的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装指定的杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。 第二十四条 OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。 第二十五条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干