《东吴物业管理公司经营管理制度规定汇编》(164页).doc

本资料来自 本资料来自 目 录 企业文化企业文化 3 机构与职责机构与职责 4 服务规范服务规范 8 行政管理制度行政管理制度 11 公章管理制度公章管理制度 11 合同管理制度合同管理制度 13 沟通管理制度沟通管理制度 14 保密管理制度保密管理制度 17 资料管理制度资料管理制度 18 人事管理制度人事管理制度 26 招聘管理制度招聘管理制度 26 培训管理制度培训管理制度 27 用工管理制度用工管理制度 29 考勤管理制度考勤管理制度 30 绩效考核制度绩效考核制度 31 干部管理制度干部管理制度 32 薪酬管理制度薪酬管理制度 33 财务管理制度财务管理制度 34 业务管理制度业务管理制度 35 品质管理制度品质管理制度 35 接管验收制度接管验收制度 45 房屋管理养护制度房屋管理养护制度 52 共用设备管理制度共用设备管理制度 54 秩序维护管理制度秩序维护管理制度 78 装修管理制度装修管理制度 88 保洁管理制度保洁管理制度 92 宿舍管理制度宿舍管理制度 94 其他管理制度其他管理制度 97 应急处理预案应急处理预案 107 程序文件程序文件 123 文件控制管理制度文件控制管理制度 123 记录控制管理制度记录控制管理制度 128 作业规范作业规范 131 电工作业安全规程电工作业安全规程 131 多媒体设备操作规程多媒体设备操作规程 140 监控设备操作规程监控设备操作规程 141 本资料来自 本资料来自 监控中心工作规程监控中心工作规程 142 消防系统操作规程消防系统操作规程 143 电梯设备操作规程电梯设备操作规程 148 空调设备安全操作规程空调设备安全操作规程 150 空调设备维护检查规程空调设备维护检查规程 152 绿化操作规程绿化操作规程 155 保洁操作规程保洁操作规程 158 本资料来自 本资料来自 企业文化企业文化 一 公司发展目标一 公司发展目标 把苏大教服集团建设成具有教育属性 学习型组织特征 具有创新能力和 可持续发展的现代教育服务型企业 二 公司质量方针二 公司质量方针 追求卓越 崇尚诚信 提供优质服务 满足顾客和法律法规要求 三 服务宗旨三 服务宗旨 主动 热情 优质 高效 四 核心价值观四 核心价值观 诚信待人 用心做事 五 发展理念五 发展理念 培育和倡导整合力 凝聚力 创新力 执行力 本资料来自 本资料来自 苏州市东吴物业管理有限公司 办 公 室 人 资 部 财 务 部 市 场 部 工 程 部 下属物业分部 分公司 分部 分公司 品 管 部 机构与职责机构与职责 一 组织结构图一 组织结构图 二 部门职责二 部门职责 1 1 办公室 办公室 1 贯彻落实公司办公会决议 配合领导检查督促会议精神的执行 行使相关协调工作职 责 2 收集集团内外信息 做好集团领导的参谋和助手 3 负责各类文件的收发和管理及相关文秘工作 4 负责公司会议的通知 记录及有关会务的各项准备工作 5 负责接待来人来访 处理相关来信来电和投诉 6 负责公司宣传 管理公司网站 保管好各类印章 介绍信 7 按照质量管理体系要求做好体系运行相关工作 8 负责协助公司内部制度的建设与执行 9 负责公司顾客满意度监视和测量 10 负责完成公司领导交办的其他任务 本资料来自 本资料来自 2 2 人资部 人资部 1 根据公司发展规划 筹划人力资源发展规划 开发和管理 2 负责制定公司年度教育培训计划 并组织实施 对各部门二级培训计划实施监督与管 理对其培训的有效性进行评价 3 负责建立和完善公司人力资源管理制度 4 参与薪资管理及分配方案的拟定 协调好劳资关系 5 负责起草公司招聘计划并按招聘制度组织实施 6 负责做好公司员工录用 辞退 人事任免 调动 退休 职称晋升 考核奖惩 劳动 合同处理及社会保险办理等员工管理相关工作 以及做好员工档案管理 7 负责编制 审核公司各岗位人员任职要求和职责 8 协助公司领导做好干部的选拔 聘任及后备干部的考察 培养 9 接待处理人事和劳资方面的咨询和来信来访 10 完成公司领导交办的其他任务 3 3 市场部 市场部 1 根据公司年度工作计划 制定和落实市场拓展计划 配合 指导各分部完成市场拓展 目标 2 负责市场调研与信息收集和管理 3 根据掌握的相关信息 确定市场拓展目标 组织项目考察 评价 制定项目方案和标 书 4 配合各分部做好老项目续标的投标 谈判工作 5 配合做好项目考察方的接待工作 6 配合公司制订市场拓展的相关政策与规定 7 做好有效市场拓展信息的管理 8 做好项目档案资料包括投标 方案 项目书面及电子资料的整理 归档工作 9 完成领导下达的其他相关任务 4 4 财务部 财务部 1 组织贯彻执行国家财经制度 参与公司经济政策的制定 并根据上级的有关政策 制 度 及时拟定公司各项财务管理规定 2 组织检查公司 下属物业分部 分公司的财务政策和规定的执行情况 监督国家财务 制度在公司的贯彻执行 本资料来自 本资料来自 3 组织公司 下属物业分部 分公司的会计核算 配合做好财务管理工作 4 根据公司制定的经费预算方案 按时下拨运行经费 并负责检查所属公司 中心经费 预算的执行情况 及时分析 总结运行经费的执行中的问题和意见 5 负责编制并汇总公司 下属物业分部 分公司的会计报表 统计报表 按月编制公司 资产负债表 损益表 及时向领导报送报表 6 利用各项会计资料进行综合分析 提出合理化建议 做好公司领导的参谋和助手 7 负责起草公司与下属各物业分部 分公司的签订的经济责任目标协议 制定经济考核 指标 8 全面负责各项对外 对内的票据的购买 领用 结存的管理工作 9 负责建立公司财务人员的业务档案 组织会计人员的工作考核和业务培训 10 完成上级领导交办的其他任务 5 5 工程部 工程部 1 负责公司工程 设备设施制度的建立和完善 2 负责根据公司有关制度 检查 指导各物业中心设备设施的正常运行 3 负责对公司各中心的工程 技术问题提供培训和咨询 4 负责协助下属各物业分部 分公司的对新承接项目进行工程 设备的接管验收工作 5 负责工程技术人员的业务培训和指导 6 完成领导交办的相关工作任务 6 6 品管部 品管部 1 负责公司 VI 系统的统一管理 服装 名片 胸牌 上墙制度 印章等标识 2 负责对公司下属各单位的品质管理进行统一指导 定期监督考核 3 负责公司 ISO14001 GB T28001 ISO9001 管理体系的建立 实施 内审 外审事宜 4 负责对公司下属各单位的秩序维护管理工作进行统一指导 监督检查考核 5 负责按照公司的工作计划制定部门工作计划 并实施 6 配合其他部门完成公司的工作安排 7 完成领导交办的其他工作任务 7 7 公司下属物业分部或分公司 公司下属物业分部或分公司 1 执行公司的有关决定 完成分部或分公司年度工作目标 本资料来自 本资料来自 2 根据公司下达的目标和任务 制订分部或分公司的工作计划 细化 落实任务目标 3 对所管辖区域实施资源的配置与利用 确保分部或分公司各项工作的正常进行 4 实施分部或分公司服务项目管理方案 符合项目的服务要求 5 实施 四防 即防台 防汛 防火 防盗 和安全生产的有效管理和突发事件的应急 处理 6 加强分部或分公司范围内的有效沟通 业务指导 7 贯彻实施公司 ISO9001 OHSAS18001 等质量体系运行 本资料来自 本资料来自 服务服务规范规范 一 服务守则一 服务守则 1 严格遵守各项规章制度和纪律 服从上级领导的指挥和监督 2 礼貌待人 举止文明 言语谦虚 服务周到 维护公司荣誉 3 服从工作安排 因工作需要调动的 员工不得拒绝 4 上班时间着工作服和佩戴胸卡 工作区域不高声喧哗 5 工作时间勤奋工作 不得聊天 不干私活 不串岗 不脱岗 不做与工作无关的事 6 保守公司商业机密 严禁将作业文件和重要资料外传 严禁谈论和打听他人薪资 7 维护工作环境的整齐 工作用品有序摆放 工完场清 8 爱护公司和业主财产 捡到物品及时上交 9 积极参加公司各项活动 培训 学习各项业务知识 提高服务技能 10 不搬弄是非 不互相推诿 指责 不侵害他人利益 关心同事 团结友爱 11 严格按照工作规范操作 及时处理顾客意见建议 重要事件和信息及时报告 二 仪容 仪表二 仪容 仪表 1 服装 按公司 工装管理规定 执行 2 头发 1 干净 保持整齐的发型 2 女士将头发梳理整齐 不散发 长发扎发结 3 女士不戴颜色鲜艳的头饰 不染怪色发 4 男士要求短发 头发在领子以上 不盖耳 3 化妆 工作期间 女员工须始保持淡妆 不做过分复杂和夸张的化妆 4 个人卫生 勤洗澡 勤修指甲 不留长指甲 不涂指甲 三 服务礼节 礼貌三 服务礼节 礼貌 1 站姿 1 站立时 双手不要环抱胸前 也不能叉腰或是插入衣袋 双手要自然下垂 头部抬起 双眼平视 腰部直立 2 不将自己的背部对着对方 2 坐姿 在工作现场休息落座时 不要跷二郎腿更不要晃动腿部及脚部 两手不要随意拍打扶手 双脚应平落地上 可并拢也可交叠 男士坐时双腿可略分开 3 走姿 行走时 上体要正直 头部要端正 颈要梗 抬头挺胸 4 称呼及问候礼 本资料来自 本资料来自 1 面对客户及人员来访时 要使用 您好 谢谢 不客气 对不起 再见 等礼貌 用语 2 称呼对方时 需带上职务或称谓等 3 工作中遇到领导应旁侧礼让 5 应答礼 1 应答时要面带微笑 注视对方的双眼 若遇到自已回答不清楚的问题 就将其带到有 关部门 2 语言要清晰 简洁 准确 声音大小适中 自然亲切 3 当甲方问话时不应流露出厌烦 冷漠的表情 4 不得扭捏作态 伸舌 打哈欠 伸懒腰等不礼貌行为 四四 文明规范用语 文明规范用语 1 工作时间讲普通话 2 待人接物诚恳有礼 接待业主声调要自然 柔和 清晰 亲切 不装腔作势 声音不 过高 也不过低 以免业主听不清楚 3 绝对不讲粗话 不使用蔑视和侮辱性的语言 4 与业主谈话时 请使用普通话 不准模仿业主的语言语调和谈话 5 讲话要注意语言艺术 多使用敬语 6 不要与业主开过分的玩笑 同事之间也不要开太过火的玩笑 五 接听电话五 接听电话 1 电话铃响三声内接听 但不要匆忙 2 接听电话语调轻松愉快 发音清楚 确保对方听清 3 接听电话应说问候语 如 您好 4 确定来电人的身份可说 请问您哪里 如来电找某人 应说 请稍等 如来电人所找 的人不在 就说 对不起 他现在不在这里 有什么事可以帮您吗 如为查询 应详细解答 对待业主要耐心 言语要客气文明 5 如接待业主为投诉或报修电话时 应迅速记下来电人的姓名 地址 联系电话 投诉 内容或服务要求 如师生不愿留姓名 地址 要尊重师生意向 并在记录中注明 在聆听电话 时 应适当地说 好的 是的 嗯 不得长时间不出声 6 任何时候不得向师生发脾气 不得与师生争吵 不得用过高的语调对师生说话 也不 得用力掷听筒 7 在公司不得占用电话与私人聊天 家人 朋友有事来电 应从速简洁结束通话 8 结束电话时应说 再见 等来电人挂下电话后再收线 本资料来自 本资料来自 附录 附录 文明用语 您好 谢谢 麻烦您 欢迎光临 欢迎指导 不客气 对不起 再见 很抱歉 多谢 合作 不用谢不客气 很高兴为您服务 请留下您的宝贵意见 您慢走 请不要着急 请稍 后 您稍等 对不去 让您 你们 久等了 对不起 这个问题 事情 我暂时无法回答 解释 请留下您的联系电话和姓名 我将再次与您联系 等 服务忌语 喂 干什么 喊什么 等一会儿 少啰嗦 快点讲 找别人去 我管不着 就你急 怎 么不早来 急什么 没看我正忙着吗 你问我 我问谁 这事我管不了 你去找我们领导 我就这态度 有本事你告去 不是我管 我不晓得 等 本资料来自 本资料来自 行政管理制度行政管理制度 公章管理制度公章管理制度 为加强单位公章的管理 确保公章的正确使用 提高公章使用的严肃性 合法性 规 范用章行为 特制定本制度 一 印章种类 1 单位公章 公司章 各子公司章 分公司章 各部门 中心 分部章 项目部章 2 专用印章 各公司合同专用章 财务专用章 其它业务章 二 印章保存管理 1 单位及各组织的各类公章应指定专人保管 印章保管人应选用政治思想好 法纪 观念强 责任心强的人员担任 2 印章应妥善保管 严防丢失或被盗 公司及各单位印章一般情况不得外借 如因 特殊需要 必须经公司总经理或所在单位负责人批准 3 刻制印章 由职能部门根据机构成立文件 经公司负责人审批后办理刻制手续 各单位负责人签字领取 制作的印章印模由办公室存档 三 印章使用范围 1 单位公章用于签盖公司文件 一般合同 通知 报告 申请及其它文书资料 2 合同专用章用于签盖公司经济合同 其它专用印章用于签盖专用业务文件材料 四 公章使用办法 1 使用单位公章 必须由用印人填写 用印登记簿 经所在单位负责人审批 方可 盖章使用相应的公章 2 合同专用章 必须按合同评审程序 经法人代表或法人代表授权人签字后方可盖章 3 其它用章 1 公司上报的统计 财务 人事等报表及相关材料 公司职能部门负责人审核 由 主管领导签批后用章 2 职工需要公司盖章证明的一般性事项 单位介绍信及其它日常一般性事项 经所 在单位负责人签字 由公司职能部门审核后用章 3 单位领导外出期间必须用章的重大事项 由单位办公室负责人请示领导后 经领 导同意代为用章 并做好用章登记工作 4 每一次用章必须填写 印章使用登记表 记清用章内容 批准人 用章人 用章时 间和用章份数 用章有要在 印章登记表 上签字 对有疑问的盖章请求 印章保管人可直 本资料来自 本资料来自 接向公章所在单位负责人请示 五 未按上述规定用章 追究印章管理者的责任 若由此造成损失 追究越权批准人或印 章管理者的政治或经济责任 本资料来自 本资料来自 合同管理制度合同管理制度 见集团制度汇编 本资料来自 本资料来自 沟通管理制度沟通管理制度 一 目的 为促进公司各部门及工作人员之间的交流 在沟通中提高工作效率和准确度 减少误解 和矛盾 融洽工作关系 增进同事及上下级感情 建立和谐的工作关系 同时建立良好 健 康的问题反映及解决渠道 特制定本制度 二 沟通方式 1 面谈 主要指一对一的面对面谈话 2 会议 包括班子会 每月或每周 工作专题会 员工座谈会 全体员工会等方式 3 书面沟通 包括工作报告 月报表 工作计划和工作总结 文件 内部刊物等方 式 4 网络沟通 包括电话 短信 电子邮件与网络即时联络工具等方式 5 其他 三 沟通职责 一 各单位 部门 1 各单位 部门要积极促进本单位的沟通 并给予人员相关沟通技能的培训 2 各服务单位要定期 一般为 1 2 个月 1 次 校内单位 2 个月 1 次 向上级单位和业 主单位进行书面沟通 汇报一阶段的工作情况 每年于 6 月 11 月上报半年度工作情况 3 集团或公司下发的文件 各单位要通过会议等方式及时 准确地全体员工传达 贯 彻 二 每一位有下属的管理人员 1 在新员工入职时 要与其进行入职谈话 介绍公司及工作的简要情况 并表达对其 在公司发展的期望与祝愿 2 在员工试工期满转正和劳动合同到期前 要与其进行面谈 对其工作表现做出评价 表扬优点 指出不足 并提出对其今后的工作期望 3 在员工工作绩效不佳时 要通过面谈 帮助员工寻找与工作目标之间的差距 与公 司要求的差距 提出改进意见 表达对员工的期望 以提高员工工作绩效 4 在员工心态出现问题时 要立即与其谈话 帮助其分析原因并改变心态 5 当员工表现优异时 要表达出对员工的赞赏 并提出对员工更高的工作期望 6 当得知员工家庭出现重要事件时 要对事件情况表达关注 7 须时常了解员工对自己管理风格 管理方式的意见和建议 并积极改进 8 对于未发生以上情况的员工 也须保持最少每季度一次的沟通 本资料来自 本资料来自 三 助理以上人员 按照苏大教服集字 2010 42 号 关于集团助理上干部请示报告及相关纪律的规定 的精神执行 四 每一名员工 1 当工作中出现需要与上 下级或同级同事沟通的事项 要立即沟通 以促进工作成 效 2 从事相同或类似岗位的人员 鼓励彼此之间要加强沟通 促进业务技能的提升与信 息的传递 3 对于本单位的工作或发展有意见和建议时 可与上级进行沟通 促进改进 四 报告原则 1 坚持重大事项报告制度 各类突发事件和员工重大信息 以及工作中发生的重大问 题 例 食品安全 车辆交通 消防 火警火灾 失窃 伤残事故 员工与业主冲突事件 用工纠纷 设备重大故障等要及时上报集团领导 口头报告时间最迟不得晚于知晓事件发生 后 1 小时 并在 24 小时内上报书面报告 各单位举办重要活动或跨单位活动及职能部门开 展活动 需向公司领导报批 业主有投诉或重要表场时要求以短信或电话的形式向公司领导 报告 寒暑假要书面报告工作安排与员工休息 包括员工年休假 安排情况 用工前按季报 用工计划 若录用在校学生的 要报 招收毕业实习生计划 新增人员要报 岗位设置 与工资计划 要详细填写岗位名称 上岗要求 文化 年龄 身高 体型 气质 性别 职 称等 排班方式与班数 综合薪资等等 2 坚持请示报告制度 一般事项要逐级报告 重大突发事件随时发生随时上报 一线 操作人员遇到不清楚的事项 不会处理或个人难以处理的工作事项要及时请示主管 窗口服 务人员遇到重要来客来访要及时报告主管 各单位工作信息 突出的好人好事 工作案例 等亮点工作 由各单位负责人审阅后一般可随时上报或每月汇报 助理以上干部外出 认真 按集团考勤管理制度 履行有关手续 3 坚持工作定期沟通制度 各单位必须每周召开一次班子例会 项目主管例会 总结 上周工作 讨论工作中存在问题和改进措施 明确下周工作内容 有条件的单位或项目应每 月召开一次全体员工会 每二个月主要负责人必须代表所在单位向公司书面汇报工作开展情 况 总结成绩和问题 助理以上干部和新进大学生汇报制度严格执行集团有关规定 助理以上干部要按廉政要求实行家庭大事报告制 如个人发请柬 宴请 个人与业务单 位或下属的经济往来 家庭地址的变化等 本资料来自 本资料来自 附件 1 苏大教服集字 苏大教服集字 20102010 4242 号号 关于集团助理以上干部请示报告制度及相关纪律的规定关于集团助理以上干部请示报告制度及相关纪律的规定 附件 2 关于建立青年员工书面汇报制度的几点意见关于建立青年员工书面汇报制度的几点意见 各单位 为了加强团队建设 加强新加入集团的大学生的思想工作 有必要建立集团领导层与有 关大学生员工之间的沟通 特提出如下意见 1 汇报对象 毕业后进入集团二年内的全日制大专以上毕业生或实习副主管以上人员 每半年调整一次人员对象 2 汇报内容 主要是思想与工作汇报交流 3 汇报时间 要求相对人员每委度末书面汇报交流一次 若员工本人有要求 也可以 每月书面汇报交流一次 4 汇报形式 1 集团对汇报交流情况进行统计 2 集团分管领导和主要领导有 选择地与其进行交流 并适时与其单位负责人进行研讨 3 必要时 利用座谈会等形式 进行面对面交流 以上意见 请遵照执行 苏大教服集团 二 O 一 O 年五月三日 本资料来自 本资料来自 保密管理保密管理制度制度 为保障公司整体利益和长远发展 使公司能健康长期稳定高效地发展 适应激烈的市场 竞争 特制定本规定 一 公司秘密是指一切关系公司安全和利益 在一定时间内只限一定范围内人员知悉的事项 二 所有公司员工都有义务和责任保守秘密 三 公司保密的范围 1 公司生产经营 发展战略中的秘密事项 2 公司就经营管理中作出的重要决策中的秘密事项 3 公司生产 经营 服务交流中的秘密事项 4 管理制度 质量体系文件 客户资料 营销政策及市场开拓中的有关资料 含投标 文件 经济财务信息以及会议讨论中未形成决议的信息等 5 公司员工的考核资料和个人信息 6 员工薪资 7 公司主管以上人员 未经上级领导许可 不得参加业务竞争单位的咨询 讲学或请 吃 接待来访 提供资料等活动 四 泄露处理原则 视泄密程度和对公司造成的损失 处理方式 1 通报批评 2 另调他职 3 扣发 3 12 个月预发绩效奖金和年终奖 4 降职 停职 免职或开除 5 追究相关法律责任 本资料来自 本资料来自 资料管理制度资料管理制度 一 范围 本标准适用于苏州市东吴物业管理有限公司 以下简称东吴物业公司 档案管理 二 引用文件 中华人民共和国档案法 实施办法 江苏省档案管理条例 苏州市企业档案管理规定 三 术语 1 档案 是指一个单位在各项活动中形成的 具有保存价值的各种文字 图表 声像 实物等不同形状和载体材料 真实反映历史记录的全部资料的总和 2 档案载体 是指档案除了基本的纸张以外 还包括照片 录音和录像磁带 反映各 种图文数据的磁盘 光盘 以及金属 塑料等各种材料制成的模型和记载荣誉内容的奖品等 以备日后查考的实物 四 管理要求 1 公司档案是本公司和国家的宝贵财富 应全部归档 任何个人和部门不应私自保存 对外交流 2 公司档案工作纳入经济责任制的考核范围 对全公司各部门进行考核 并纳入公司 各类人员职责范围之中 以保证档案材料的完整 准确 系统 安全和开发利用 3 公司全体员工都应遵守国家和上级有关档案工作的法规 执行公司各项档案管理制 度 五 档案管理体制 1 公司档案实行集中管理分类保管的办法 2 公司办公室统一归口管理公司档案工作 负责对各部门 分公司 分部 中心 等 单位的档案工作进行指导 监督 检查 考核 3 公司设党群 行政 经营 项目 物业 设备 会计 人事等八大类档案 4 各单位 部门具体职责见附表 1 5 超过 2000 元以上的设备 其档案直接归资产部管理 与工程项目配套的设备由项目 归口部门随项目档案一起整理归档 引进设备应随翻译件一同归档 6 为实施公司档案管理工作 公司各单位应配备一名兼职资料管理员负责本单位的档 案工作 做好档案资料的收集 整理归档 7 本公司档案实行部门预立卷制度 六 职责 本资料来自 本资料来自 1 公司职责 1 督促有关职能部门把档案工作列入本公司的发展规划 现代化管理 职工教育计 划之中 2 把档案工作列入有关规章制度 经济责任制及有关人员的岗位责任之中 2 办公室职责 1 负责公司的档案工作 对各类档案进行检查 督促 2 认真贯彻上级关于档案工作的各种指示精神 按要求完成各项任务 参加有关档 案工作的各项活动 3 加强兼职档案员的业务学习 培训 经常组织兼职档案员活动 4 组织好每年一次的档案管理工作 3 公司各部门及分公司 分部 中心 的职责 1 把企业档案工作列入本部门 单位 的方针目标 计划之中 2 督促本部门员工及时收集 整理有关文件材料 按规定移交兼职档案员 将档案 工作列入岗位职责之中 3 负责落实兼职档案员的人选 并支持督促其参加公司组织的档案工作各项活动 4 督促本部门兼职档案员和有关成员按照有关规定进行预立卷 及时公司档案室移 交档案 七 档案的收集与归档 1 归档范围 凡公司在经营活动 设备购置 计划统计 劳动工资 财务管理 教育培训 投资 项目 行政事务 党 团 工会工作及其他工作中形成的各种文字 声像 证书 荣誉奖品 图表实物模型等材料均属归档范围 2 收集 1 各部门兼职档案员根据归档范围及其部门形成的档案 按文书处理和归档要求进 行部门预立卷后 向档案室移交 2 有关人员应做好文件材料的形成 积累 收集 整理 对已归档的档案负责补充 完善 做到账物相符及档案完整 准确 系统 3 归档要求 1 归档的文件材料应完整 正确 系统 能真实反映企业各项活动和历史过程 2 归档的文件应按照档案工作的要求进行部门预立卷 做好目录 一份留部门 一 本资料来自 本资料来自 份交档案室 3 档案交接时 应填写移交清单 归档部门和档案室各一份 4 档案的文件材料 应使用 A4 型纸 297mm 210mm 并使用钢笔或毛笔 钢笔用碳 素墨水或蓝黑墨水为宜 不允许使用圆珠笔和铅笔 凡收到的传真件 为防止褪色应及时复 印 原件和复印件一起归档 4 归档时间 1 凡在各项管理中形成 收到的文件材料 在第二年第一季度内将应归档的材料组 成保管单位 由各单位负责人审定后向档案室移交归档 专题性的材料活动结束后一个月内 归档 2 照片 录音 录像材料和设备说明书 证书等其他材料性文件 应在与这些材料 有关的活动结束后及时归档 八 档案的整理和保管 1 档案的整理 档案的整理就是把处于相对零乱状态的档案 经过分类组合 排列和编目 使档案系统 起来 便于保管和利用 1 档案的前期整理一般由文件主办部门负责 即部门预立卷制 2 档案的编号 编号办法应根据国家和上级档案机关的规定进行 2 档案的保管 1 为了做好档案的保护工作 除配备一些档案柜 装订器具等基本的用品之外 还 应配备去湿机 双卡收录机 录像机 计算机 扫描仪 光盘刻录机等归档所需要的设备 2 立卷的卷案应按档案的要求套上硬纸封面或装盒 九 库房的管理 1 档案库房时保管档案的重要部位 应严格执行档案房技术要求保护管理办法 维护 档案完整 安全 充分运用库房保护设施 以最大的努力来延长档案的使用寿命 2 库房内应做好库房温 湿度记录工作 利用空调 去湿机等设备及自然通风等方法 将库房温度尽量控制在 15 25 之间 湿度控制在 50 60 之间 3 每天做好库房及周围的清洁卫生工作 进入库房可使用专用拖鞋 避免灰尘进入箱 内 4 库房内装好窗帘 并随时拉拢 防止阳光直射 十 档案的统计 1 档案统计工作是认识档案工作规律的一个重要途径 统计数据是档案部门制定计划 决定政策和对档案工作进行科学管理和检查监督的依据 对实现档案的科学管理 有着重要 本资料来自 本资料来自 的作用 2 档案的统计工作 应严格执行国家档案法和统计的相关规定 3 档案管理员负责档案管理基本情况的统计 每年一次 4 统计种类分档案的数量 档案提供利用次数 档案利用效果 档案管理人员情况 档案设备和经费方面的统计 5 档案管理员平时应认真做好档案的改进 移出 整理 鉴定 保管 利用等日常原 始数据的记录和积累 根据数量性 广泛性和工具性的原则 建立科学的报表统计 十一 档案的保密与安全 1 档案的保密 1 档案管理人员和借 查阅者应认真学习和自觉遵守档案保密规定 正确处理保密 与利用的关系 2 企业档案保密参照 中华人民共和国保密法 规定划分为绝密 机密 秘密三个 等级 3 案卷应根据内容及价值正确的划分保密类别 保管期限 并定期对各类档案进行 审查 4 档案室和有关各单位存放档案案卷 文件资料的橱 柜 箱均应加锁 钥匙由专 兼职档案管理员及指定有关人员专管 5 凡属公司重要的会议记录 经济数据 人事材料等均属档案保密范围 不准许口 谈言传 随意外流 谨防泄密 违反保密规定 泄密 遗失保密档案材料造成不良影响和损 失等后果的 应视情节按照有关规定给予必要的处罚 6 凡发现档案材料遗失或失窃 应及时报告 不允许延误时间 避免造成泄密后果 2 保密档案利用的审批 1 凡查阅保密的重要案卷由公司办公室负责人审批 2 凡查阅与本职工作有关的本部门的一般档案 应向档案管理人员说明情况 并进 行查阅登记 3 凡外单位前来查阅档案 凭介绍信并经办公室负责人审批后方可查阅 4 档案卷宗应保持完整安全 不准许损坏 拆卷 如确需拆卷使用应征得档案管理 员或办公室负责人同意 如需复印保密的重要材料 应经办公室负责人同意 并注明翻印 复印 件数及处理办法 说明用途及去处 3 档案的安全 1 防火 档案室严禁烟火 严禁危险品进入 并应配备相应的防火 灭火器材 如 本资料来自 本资料来自 工作需要确需动火应采取相应的措施 2 防盗 非因工作需要 任何人员不允许进入档案室 更不允许进入库房 违者档 案管理员有权劝其离去 十二 档案的鉴定与销毁 1 档案鉴定销毁制度 1 档案鉴定是甄别和判定档案的价值的必要措施 从当前和长远利用档案的需要出 发 根据统一的鉴定原则和标准 判定各类档案的价值意义 从而确定不同的保管期限 把 需要长远保存的案卷保存好 把短期案卷或已超过保管期限无存档价值的材料办理销毁手续 后进行销毁 以便档案的综合利用 2 凡是归入档案室并且已超过了原定保管期限的档案 由办公室提出鉴定销毁申请 报告和鉴定计划 3 档案鉴定小组由负责档案工作的公司领导和有关部门的负责人 档案工作人员 有关部门人员组成 4 档案保管分为永久 长期 短期三种 永久保存就是无限期尽可能长远地保存下 去 长期保存一般指 16 年至 50 年左右 短期保存一般指 15 年以下 A 对企业有长远利用价值的档案应永久保存 B 对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期和短期保存 C 凡是介于两种保存期限之间的档案 其保存期一律就长不就短 十三 档案调卷查阅借阅管理 1 查阅 1 调阅档案者 应说明理由 要求及内容 2 调阅档案时 应填写 借阅单 3 调阅应在档案室内进行 2 借阅要求 1 借阅的档案不允许携出公司外或转借他人 2 阅后及时归还 如继续借阅则另办续借手续 3 借阅档案者要妥善保管 负责安全保密 不允许遗失损毁 3 调阅借阅纪律 1 在档案室内查阅者 应讲文明 不允许涂画案卷或拆卷等 2 复制档案应经公司负责人同意后方可实施 本资料来自 本资料来自 附件附件 1 一级一级 类目类目 名称名称 二级类目名称二级类目名称内内 容容 及及 要要 求求责任部门责任部门 党务工作党务工作 党委综合性工作 包括党委报告及批复 党委材料上报 党员代表大 会或党委其它有关会议 记录 党委其它事务性工作记录等 办公室 组织工作组织工作组织建设 党员和党员干部管理 党费管理等 办公室 宣传工作宣传工作理论教育 各种工作活动宣传 政治思想工作与精神文明建设等 办公室 党群工作类党群工作类 工会工作 工会工作 共青团工作共青团工作 组织建设 职工代表大会 职工民主管理 劳动竞赛 劳保福利 女工 工作 文化艺术和体育活动等 办公室 行政事务行政事务综合性行政事务工作 总经理办公会议记录 文秘工作 信访工作等 总结目标总结目标 材材 料料 工作要点 工作目标及目标实施计划 工作总结 工作项目实施计划 重大活动策划及总结等 包括上半年 下半年 年度 办公室 办公室 市场部 协议合同协议合同 材材 料料 A 集团内部合同 集团与各下属中心 公司签订的目标责任书 经济 承包协议书等 B 集团外部合同 以集团名义与其它单位签订的各类协议 合同 C 标书 包括招标函 投标书 意向书 中标通知等标书相关材料 含电子档 D 下属法人单位为主体签订的协议 合同 各法人单位 会议记录会议记录 材材 料料 A 集团办公会议记录 B 各类专题会议记录 C 有限公司股东会 董事会会议记录 含电子档 办公室 报告请示报告请示 材材 料料 A 集团内部 各下属单位的报告 办文单 B 集团外部 与学校各职能部门之间 向校领导上报的请示及批复 学校会议纪要及下发文件 办公室 宣传报道宣传报道 材材 料料 后勤通讯 外部有关报道集团工作的报刊 杂志等资料 会议交流材料办公室 大事记录大事记录 材材 料料 集团重要工作活动 获得 表彰鼓励的记录办公室 顾客沟通顾客沟通 材料材料 群众来信 投诉记录 抱怨处理记录等办公室 教育培训教育培训职工在职培训 行政管理类行政管理类 1010 集团下 集团下 发发 文件文件 后集字文或苏大教服字 规章 规定 办法 及有关通知 苏东吴物字 办公室 1 1 员工花 员工花 名册名册 每季度保存一份人力资源部 2 2 集团企 集团企 编人员档案编人员档案 毕业证书复印件 劳动合同 劳动手册 社会保险卡等人力资源部 3 3 劳动工 劳动工 资资 A 工资调整审批单 人员岗位调整 B 社会保障费用缴纳人员变动情况 劳动合同期限签订情况 人力资源部 4 4 培训材 培训材 料料 培训计划 培训记录 出勤 培训教材 培训效果等 外送培训人员获证情况 人力资源部 5 5 招聘材 招聘材 料料 年度招聘计划 补充招聘计划 各下属单位补充招聘计划审批以及招聘 录用情况 人力资源部 人事人事 管理管理 类类 6 6 考核材 考核材 料料 年度考核情况 包括星级员工 优秀人员 先进集体的名单 人力资源部 经营决策经营决策重大经营战略性决策 企业发展规划 方针目标管理等经营经营 管理管理 类类 计划总结计划总结中长期计划 年度计划 总结等 本资料来自 本资料来自 财务管理财务管理资金管理 价格管理 会计管理 资金流通等财务部 市场销售市场销售市场分析 用户调查 广告宣传 售后服务等 市场部 安全管理安全管理安全生产 工伤事故处理 职工安全教育等 综合治理综合治理 材材 料料 责任书 安全检查记录 整改通知书 二级三级及重点部位安全管理责 任人 管理人名单 办公室 质量手册 程序文件 管理手册 记录清单 文件清单 满意度统计汇总分析 包括质量目标完成情况 并进行统计分析 生产生产 管理管理 类类 标准化管理标准化管理 包括内审 评审等审核记录材料 办公室 1 1 集团的 集团的 各类权各类权 证证 集团建设发展过程中取得的产权证办公室 2 2 执照 执照 证书证书 公司营业执照 组织机构代码证 资质证书等办公室 建设建设 发展发展 材料材料 3 3 工商登 工商登 记记 材材 料料 经营部 凭证凭证各种会计凭证财务部 账簿账簿各种财务账簿财务部 报表报表各种财务报表财务部 会会 计计 档档 案案 类类 其它其它财务部 1 1 固定资 固定资 产 设备登产 设备登 记记 资产部 资资 产产 管管 理理 类类 2 2 门面房 门面房 租赁租赁 租赁协议资产部 包括各项重要活动各职能部门 音像音像 档案档案 物业大楼 房屋设施设备图纸资料工程部 本资料来自 本资料来自 车辆管理规定 见集团制度汇编 车辆管理规定 见集团制度汇编 本资料来自 本资料来自 人事管理制度人事管理制度 招聘管理制度招聘管理制度 见集团制度汇编 本资料来自 本资料来自 培训管理制度培训管理制度 见集团制度汇编 附件 1 苏大教服集字 苏大教服集字 20092009 2626 号关于加强新员工入职培训工作意见的通知号关于加强新员工入职培训工作意见的通知 各单位 随着企业的发展 新员工入职培训成为加强队伍建设的一个重要问题 由于近年来集团 新进员工人数较多 根据集团 员工培训制度 有关文件精神 现就新员工培训工作提出以 下意见 一 培训内容 1 基础教育 1 集团 公司情况介绍和集团企业文化介绍 2 员工职业要求 素养与礼仪要求 3 集团 公司规章制度说明 4 新员工所在单位或项目情况介绍 2 岗位要求 1 岗位职责 2 工作要求及标准 质量要求 纪律要求 服务规范要求 相关法律法规 工作考 核标准 3 安全知识 4 其他 3 操作技能 1 操作流程 2 操作技能 二 培训原则 1 分两个层面开展新员工入职培训 1 批量录用的大专以上文化程度员工及业务骨干 A 集团人力资源部负责 基础教育 1 3 三项培训 本资料来自 本资料来自 B 各所在单位负责 基础教育 4 岗位要求 1 2 3 和 操作技能 1 2 2 其他员工 由各单位负责培训基础教育 岗位要求和操作技能培训 3 培训要求 基础教育 集团视新员工进入情况 全年分批安排 2 4 次 每次安排 6 8 小时 培训结束后 大专以上受训新员工进行书面小结并上报人资部 岗位要求 及 操作技能 培训 一般由各单位安排 1 天 明确专人负责 2 新员工到岗后 确定 1 名员工实习 试用 指导老师 师傅 具体操作办法 1 大专以上文化程度员工由人力资源部与各单位协商确定实习指导老师 其他员工 由各单位确定实习指导老师上报人资部备案 实行 1 对 1 或 1 对多 的师徒关系 2 实习指导老师担任条件 指导老师 师傅 人选要选择品行好 工作敬业 业务 能力强的同志担任 3 实习指导老师职责 A 耐心指导新员工尽快适应岗位 开展工作 B 关心新员工思想 生活现状 C 新员工操作技能训练 D 对实习员工做出实习评价意见 4 开展专项总结 交流和评比 要及时加以总结 1 对 1 或 1 对多 以老带新的培训方式 实习指导老师工作今后 将列入单位和个人工作的专项考核和奖励 三 其他 1 9 月 15 日前各单位上报 苏大教服集团新员工入职培训统计表 2 一经确定 师徒关系 各单位即着手新员工培训 3 9 月 16 日后集团启动对指导老师的培训工作 特此通知 附件 苏大教服集团新员工入职培训统计表 doc 苏大教服集团 二 OO 九年九月二日 本资料来自 本资料来自 用工管理制度用工管理制度 见集团制度汇编 本资料来自 本资料来自 考勤管理制度考勤管理制度 见集团制度汇编 本资料来自 本资料来自 绩效考核制度绩效考核制度 本资料来自 本资料来自 干部管理制度干部管理制度 见集团制度汇编 本资料来自 本资料来自 薪酬管理制度薪酬管理制度 见集团制度汇编 本资料来自 本资料来自 财务管理制度财务管理制度 本资料来自 本资料来自 业务管理制度业务管理制度 品质管理制度品质管理制度 一一 监控管理制度 监控管理制度 见 苏大教服集团监控管理制度 苏大教服集团监控考核处罚条例 二 工装管理制度二 工装管理制度 一 目的 为规范公司员工日常着装 统一公司服务形象 提升公司服务品质 扩大公司品牌影响力 特制定本规定 二 范围 苏州市东吴物业管理有限公司下属各单位 职能部门 分部 中心 分公司 三 职责 1 总经理负责工装的选样 2 品管部负责工装的订购 发放 着装情况检查监督 3 各单位负责服装申领 日常着装 4 品管部负责本规定的解释与修订 四 要求 1 总要求 1 工作服是公司形象的象征和文化的体现 校外项目所有员工及校内项目主管及以 下员工在工作时间须着公司配发的工作服 2 以下场合公司所有出席人员必须着公司配发的工作服 1 参加公司 分部组织举办的活动 2 参加公司组织的会议 3 代表公司 分部出席上级主管部门或其他业务往来单位举办的活动 4 参加招投标等其他必须着工作服的场合 3 下列场合不允许穿着带有公司标识的工作服 佩戴公司标识 1 从事与公司无关的私人交往活动 2 以个人身份或代表其它单位外出办事 3 旅游 探亲 上街购物 4 出入酒吧 舞厅等娱乐场所 本资料来自 本资料来自 5 其它对公司形象产生不良影响的场合 4 在工作时间之外可以穿着工作服 但必须做到严肃端庄 符合规范 干净整洁 5 员工进入公司 1 个月内必须配发工装到位 有条件的单位可向品管部申请部分工 装备用 供新进员工试用期穿着 2 着装具体要求 1 着装应统一 成套 规范 按照规范要求着全身装 严禁穿半身装等不规范着装 现象 上半身着带有公司标识的工作服 下半身着便装等 注意仪容仪表 做到 规范得 体 整洁大方 2 各个季节通常着各个季节的服装 换季时同一项目部内部服装力争统一 3 着衬衣时 衬衣下摆扎系于裤腰内 并扎系腰带 衬衣内着内衣时 内衣不得外 露 4 男性员工着西服 衬衣时 必须扎系领带 并且着深色皮鞋 天气寒冷的 可在 西装外加穿冬装 5 女性员工一线员工 客户服务 公寓值班员等 着西服时 必须扎系丝巾 并 且着深色鞋 黑色或棕色 丝巾视西服内服装 衬衣或毛衫 的不同 作相应的系法 6 女性管理人员 包括一线协管员 着西服 穿衬衣时 可不系丝巾 但春秋冬季 着西服 西服内着其他线衫 毛衣时必须系丝巾 冬系法 着西服必须着深色鞋 7 着工装时 应在左胸处佩戴胸徽 8 着工作服应得体大方 严禁敞胸露怀 严禁发工作帽或工作鞋而不着 严禁着西 服不打领带或不系领结或穿浅色鞋 严禁将裤角塞到袜子里或鞋子里 严禁卷袖子等不文明 现象 9 工作服应当保持干净整洁 勤洗勤换 非因工作性质原因禁止穿着破损 脏污的 工作服上班及出入社会公共场合 工作服污损严重的应申请更换 五 管理与监督 1 教服集团监控部及东吴物业管理有限公司品管部将不定期的对下属各单位员工着装情 况进行检查 各单位亦应定期对本单位工装穿着情况进行检查并保留记录 2 凡违反以上规定者 初次发现 由教服集团或东吴物业检查人员对该人员进行警告并 口头通知所属单位 再次发现根据考核细则扣分 六 使用年限及折旧 1 工作服工装折旧期限一般为 2 年 按领用之日起算 冬装等贵重服装至多不超过三 年 衬衣不得超过 2 年 2 工作服如未达使用年限遗失或故意损坏者 应按原价赔偿 本资料来自 本资料来自 七 费用开支 1 工作服所用费用打入各单位成本开支 2 量体裁衣之员工在接到工作制服后半年内离职者 须本人承担所有费用 3 量体裁衣之员工在接到工作制服后半年后一年内离职者 须本人承担制作费用的三分 之二 4 量体裁衣之员工在接到工作制服后一年后两年内离职者 须本人承担制作费用的二分 之一 本资料来自 本资料来自 附件 1 苏东吴物字 苏东吴物字 20102010 6 6 号关于号关于 苏州市东吴物业管理有限公司工装管理规定苏州市东吴物业管理有限公司工装管理规定 补充意见的通补充意见的通 知 知 各单位 根据 苏州市东吴物业管理有限公司工装管理规定 运行的实际情况 公司现对 工装管 理规定 提出补充意见 具体如下 1 员工进入公司 1 个月内必须配发工装到位 有条件的单位可向品管部申请部分工装备用 供新进员工试用期穿着 2 校外项目所有员工及校内项目主管及以下员工在工作时间须着公司配发的工作服 3 以下场合公司所有出席人员必须着公司配发的工作服 1 参加公司 分部组织举办的活动 2 参加公司组织的会议 3 代表公司 分部出席上级主管部门或其他业务往来单位举办的活动 4 参加招投标等其他必须着工作服的场合 4 工装折旧期限一般为 2 年 冬装等贵重服装至多不超过三年 衬衣不得超过 2 年 5 详见附件 特此通知 请遵照执行 附件 1 苏州市东吴物业管理有限公司工装管理规定 附件 2 苏州市东吴物业管理有限公司秩序维护员着装规定 试行 苏州市东吴物业管理有限公司 二 O 一 O 年四月十二日 本资料来自 本资料来自 附件 2 苏州市东吴物业管理有限公司秩序维护员着装规定 苏州市东吴物业管理有限公司秩序维护员着装规定 1 统一着装 举止文明 大方 得体 精神抖擞 2 统一穿黑色皮鞋 戴护卫帽 系领带 佩带工作牌 服装整齐干净 在室内不戴帽时将 帽子放在指定地方 置于桌上时应帽徽向前置于左前侧 3 不得戴饰物 口袋内不宜装过多物品 4 禁止披衣敞怀 卷裤腿 戴歪帽 穿拖鞋等 5 护卫员在非工作时间不得穿护卫服饰 6 公司制服限本人使用 不得外借 7 因季节性换装由品管护卫部统一通知或各分部范围统一 8 各季节着装要求 1 春秋装着装要求 戴帽穿制式衬衫打领带 着制式外套戴肩章 戴武装带穿黑色皮 鞋 佩戴公司统一标识牌 2 夏装着装要求 戴帽穿制式短袖打领带 短袖下摆置于裤内 系制式皮带戴肩章 穿黑色皮鞋 佩戴公司统一标识牌 3 冬装着装要求 戴帽穿制式衬衫打领带 着制式外套戴肩章 戴武装带 穿制式大 衣时要将衣扣全部扣紧 穿黑色皮鞋 佩戴公司统一标识牌 本资料来自 本资料来自 附件 3 工装申领流程工装申领流程 1 管理人员工装领取流程 1 西服 白衬衣 每年 3 月 10 日前及