档案管理制度(XZ)c.doc

宁波艺国集团有限公司管理文件文 件 号XZ-003版 号A/0生效日期2012年03月10日文件名档案管理制度页 码第 7 页 共 7 页修 改 明 细 表修改日期版本/修改次数修 改 主 要 内 容修改人批准人生效日期起 草 审 核批 准部 门行政管理中心制度委员会总裁室姓 名日 期1、目的本制度的建立是确保公司所有的有效文件、人事档案被准确发放到所需的地点并被正确使用，作废文件能迅速得以处理，以及各种档案记录能得到有效控制和利用。2、范围 本规定适应公司所有行政档案、人事档案有关工作的开展。本制度规定了文件和资料的管理要求，适用于公司即将使用及正在使用的涉及管理体系的程序书、图纸及集团重大会议决议等文件，在业务过程中产生的记录，以及外来文件、公司图书资料和设备随机资料、人事档案资料等文件。 第一部分 行政档案1、 管理职责1.1行政管理中心 1.1.1公司行政管理中心负责妥善保管、按时发放所有涉及公司管控的文件，根据要求及时销毁过期和作废的文件和记录，执行文件、记录控制程序并确保文件、记录的有效性。1.1.2文件编写者/修订者负责编写/修订文件，并将获得批准的文件交由行政管理中心登记、存档及发放。1.1.3接收外来文件的人员负责将接收的外来文件，在经有关部门认可后，交由公司行政管理中心登记、存档及发放。1.1.4行政管理中心负责检查所收到受控文件或复印件的完整性并妥善保管；1.1.5当行政管理中心需要收回某受控文件或复印件时需将其及时退回，未经行政管理中心的允许，不得复印有“受控”或“受控复印件”印章之文件或复印件。1.2子公司、各部门1.2.1公司所有文件为集体所有，任何人不得占为已有，公司实行档案集中与分散管理相结合的体制。各子公司由行政负责人负责主体、重要档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。1.2.2各部门形成的重要文件材料统一归口档案管理部门，日常使用的重要文件由本部门负责立卷和归档，并在每季度的最后一个星期向档案管理部门（公司行政管理中心）移交保管原始、正本文件，经办部门根据实际需要留存复印件。1.2.3各部门将日常使用的重要文件，档案存放于文件柜中，根据文件类别将档案分类、编制目录及编号。2、档案管理2.1文件点收2.1.1各部门将重要文件材料移交档案管理部门归档，根据如下原则点收：2.1.2检查文件的文本及附件是否完整，如有缺损，应立即追查和补充。2.2.3文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。2.1.4与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。2.2档案分类2.2.1档案分类应根据文件内容、部门组织和业务项目等因素，按部门、大类和小类三级分类。先以部门区分，之后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2.2.2同一类的文件以装订于一个文件夹为原则，如文件较多，一个文件夹不够使用时，可分为两个以上的文件夹装订，并应明确编号，以便查阅。2.2.3一个文件夹封面内首页应设“文件归档目录清单”，文件归档时依据编号登记。2.3档案名称及编号2.3.1档案按各级分类后应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。2.3.2档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，按一定顺序依次排列，以便查阅。2.3.3档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。2.3.4档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜随意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。2.4档案整理2.4.1归档文件，依目录顺序以活页方式装订于相关类别的文件夹内，以便翻阅。2.4.2文件夹内应标明文件夹内所含文件的分类、编号及名称，以便查阅。2.5档案清理2.5.1档案管理人员应随时擦拭档案柜，维护档案清洁，以防虫、腐蚀。每年更换档案时，依规定清理一次，对于各部门的重要性、保密性资料文件，档案管理员要随时接收、整理。2.5.2已到保存期限的文件，予以销毁，销毁前编制清册呈总裁室核对签注，并于目录表附注栏内注明销毁日期，销毁清册应永久保存。2.5.3保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，文件管理人员应将文件重新归档，并注明销毁日期。2.5.4保存期满并且没必要继续保存的文件，经主管领导决定，在上级主管监督下，填写销毁文件目录清单，领导签字确认之后，予以作废处理。机要文件一律以碎纸机进行销毁，其他普通文件可作第二次利用。2.5.5销毁时要有二人以上监销，并在销毁清册上签字。2.6调阅程序2.6.1各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，必须填写文件调阅单依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅，档案管理人员需在文件调阅登记单上填写调阅人员、调阅内容、借出日期后，将档案交与调阅人员。文件调阅单则按归还日期的先后整理，以备催还。2.6.2调阅人员归还档案时，经档案管理人员核查档案无误后，归入文件夹，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。文件调阅单由档案管理人员留存备查。2.7调阅管理2.7.1“调阅单”以“一单一案”为原则，借阅时间以一周为限，调阅人员如特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.7.2调阅人员应爱护所调档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请档案管理人员负责处理。2.7.3调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调阅登记，不得私自授受。2.7.4调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关档案，应经文件管理部门主管同意。2.7.5外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总裁室批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总裁室同意且审核后方能带出。2.7.5政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。2.8档案的保密制度2.8.1档案管理人员首先要求政治上可靠，能严于律己，严格遵守各项管理制度. 2.8.2档案管理人员要树立高度的责任感，经本人翻阅存档的保密资料，不得对他人透露、在公共场合演说。2.8.3不准私抄、复制保密文件和资料，否则追究其法律和经济责任；凡属于公司密级档案资料，确定与撤销档案密级时，均由公司领导批示。2.8.4若发现泄密问题，及时向领导汇报，并主动采取补救措施，防止扩散。2.9档案保存年限2.9.1永久保存文件，包括章程、董事会会议事记录、重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文件和股票关系文件等，重要的诉讼关系文件，重要的政府许可证书，有关公司历史的文件，决算书和其他重要的文件。2.9.2保存十年文件，包括请示审批文件，人事任命文件，奖金工资与津贴有关文件，财务会计帐簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文件。2.9.3保存三年文件，指不需要保存十年的次重要文件,总经理办公会会议纪要等。2.9.4保存一年文件，指无关紧要或者临时性文件。2.9.5重要的机密文件，一律全部存放在带锁的文件柜中。 第二部分 人事档案1、管理职责1.1 人力资源中心是人事档案管理的直接责任部门，需建立全体员工人事档案。1.2 存放在人力资源中心的员工档案资料内容必须真实、完整。维护人事资料准确完整，适时动态反映公司的人事状况，有效利用人事数据，保守人事机密。1.3 人事档案资料查阅必须办理手续，并登记。1.4 人事档案由专人负责整理。1.5 人事资料录入电脑时间滞后不得超过48小时。2、人事档案资料的内容2.1 入职申请表及医院体检报告、劳动合同、身份证、毕业证、学位证等复印资料。2.2 转正审批表。2.3 在公司期间反映问题、建议等报告。2.4 在公司的获奖、处罚情况记录、职位变动、培训情况等。2.5 禁止竞争协议。2.6 保密协议。3、人事档案资料查调手续3.1 所有非人力资源中心指定人员查阅员工人事资料，由人力资源中心档案负责人登记。3.2 其他部门需要查阅员工个人资料时，由申请查阅者填写人事档案查阅申请单，经其部门及人事行政部经理审核批准，档案借还期限不得超过一个工作日。4、人事档案资料的变更为了使公司人事档案准确，真实，如有员工住址、联系电话、在发生意外或病痛时的联系人、本人的姓名、婚姻状况、学历等发生变更时，请及时提出个人信息更改申请，填写档案信息更改申请表，并提供相关原始凭证，经部门负责人及人力资源中心审核批准后，由人力资源中心档案负责人进行信息更改。 5、人事档案资料的销毁离职人员档案存放限期为两年，以入档本年本月日期推算，将离职档案保存已超过两年的档案进行销毁。6、人事档案管理方法6.1在职档案管理：按部门进行归类，然后再按姓名的第一个大写字母、进公司日期，确定其归档的具体位置； 6.2离职人员档案管理：按照离职日期进行归档，以月为单位，进行清理，将本月离职的