河南乾乙医疗器材公司制度汇编.doc

办公室工作准则一、遵纪守时1、所有员工必须配戴公司制发的名牌。2、上班时间一到，所有员工必须准时就位。3、工作时间因公事外出应向有关主管领导报告，事毕应立即返回公司。4、参加会议或集体活动，务必准时出席或到达。二、服装整洁1、上班时间所有人员穿着工作装，注意修整边幅。2、上班时间勿将衣物搭放在座椅等处。3、雨天应在门厅擦净鞋子后方可进入办公室。4、雨伞、雨衣应放在指定的地方，不得带入办公室。三、环境安静1、室内谈话要控制音量，以免影响他人工作。2、工作时间不在办公室谈论与工作无关的内容。3、不得在办公室内闲聚、谈笑、喧哗。4、不得在办公室内发出噪音或从事其他影响环境安静的事情。四、接听电话1、接听电话用语要文明、礼貌。2、通话时要尽量放低音量，以免影响他人。3、通话时简明扼要，注意控制通话时间，不谈与工作无关的事情。4、工作时间不打私人电话。五、接待来访1、接待来访客人要热情有礼，耐心诚恳。2、与来访客人商谈工作，一般在接待室进行。3、无特殊急需请示、所告事项，不得打扰公司领导接待客人。4、工作时间请勿接待来访的私人朋友。5、一般情况下不得将亲友带入办公室。六、工作纪律1、进入公司领导办公室须先通报，得到允许后方可进入。2、工作时不得在办公室阅读报纸及与工作无关的书刊。3、工作时间请勿随便打断他人谈话。4、请勿随意翻动他人桌上的文件及物品。5、工作时间不得办私事。七、爱护公物1、办公室内家具位置未经允许，不得随意移动。2、办公室内水电设备、家具等需要修理、更换，应通知行政部集中安排处理。3、请勿在办公室内使用电热杯、电炉等电器。4、复印、书写用纸应两面使用，注意节约纸张、文具，切勿发生浪费。5、室所有公物均应仔细爱护，若有损坏将视具体情况由责任者赔偿。保密工作条例第一章 总 则 第一条 为保守国家和公司秘密，加强公司的业务管理，确保公司文件、业务资料的有效利用，制定本条例。 第二条 公司秘密即指涉及公司利益、依照一定程序确定、在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。 第三条 公司办公室是公司保密工作职能部门，负责公司的保密工作，进行保密教育，调查处理失密、泄密事件。 第四条 公司每个职工均有保守公司秘密的义务和制止他人泄密的权利。第二章 保密范围和密级划分 第五条 公司保密范围划分的原则是：如被不应知悉者获知，将会对公司利益造成下列后果的各类事项，均属公司秘密。 （一）损害公司经济利益； （二）损害公司声誉； （三）损害公司对外关系； （四）妨害公司业务的开展； （五）妨害公司有关规定、制度、计划的实施； （六）危害公司秘密业务情报来源的安全。 第六条 密级划分：公司秘密文件的等级划分为绝密、机密、秘密三级。 1、绝密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成特别严重经济损失或特别严重不良影响，如公司的整体财务情况、大客户和关键公关单位、个人的信息与资料等。 2、机密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成严重经济损失或严重不良影响，如公司领导会议的决定、总体经营状况、公司负责人的个人信息与资料等。 3、秘密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成经济损失或不良影响，指第1、第2项以外的公司内部规定、计划、经营、财务、人事等情况。 第七条 公司各类文件、资料密级由起草部门或专业公司提出密级建议并由有公司领导确定，由办公室印制时加盖“绝密、机密、秘密”字样的印章。如办公室有异议，可与公司领导协商改变密级。 第八条 根据工作需要和情形变化，密级可以变更或解除，其审定权限与确定密级权限相同。第三章 保密制度 第九条 知晓范围：第六条所定内容除公司领导有权全部知晓外，绝密级只限公司总经理指定的人员知晓，机密级只限负责该项工作的主管人员以及该主管人员认为必须知道的人员知晓，秘密级只限相关人员知晓。 第十条 备份：绝密级资料原则上不能摘抄或复印，确需摘抄或复印者须经公司总经理批准，机密级资料需经公司分管领导批准，秘密级资料须经所属部门或公司的负责人批准，交由办公室复印并登记，复印者应详细填写清单，并注明复印件份数及去向用途，原则上年终应交回办公室销毁。 第十二条 保密工作的基本要求： （一）不该说的话不说； （二）不该问的事不问： （三）不该看的文件不看； （四）不该记录的秘密不记； （五）不携带保密材料外出； （六）不随便谈论保密事项； （七）不在不利于保密的地方存放需保密的文件、笔记本。 第十二条 如发生或发现泄密情况，应立即报告办公室和所在单位负责人，以便及时采取补救措施。第四章 奖 惩 第十四条 对于模范遵守本规定的单位和个人将予以表扬，对于制止他人泄密行为或发现他人泄密及时报告、使公司能及时采取措施补救的职工，将视情况予以表扬和奖励。 第十五条 对于违反本条例，玩忽职守，造成失密、泄密，使公司受损失者，给予经济处罚、行政处分，直至依法追究法律责任。对有过失及时报告并积极协助采取措施补救的，可酌情减轻处罚；对造成泄密后故意隐瞒不报的，将予以从重处罚。出差管理制度一、为加强出差费用的管理，特制定本制度。二、本公司员工因公务上的需要受命出差国内外（包括迁调），悉依照本制度办理。三、员工出差必须依据各单位主管的命令或指示，由主管视实际需要限定日期，呈请具有批准权限的责任人核准后实行。四、出差员工应于出发前，依式填写规定的表格， 通知办公室登记。如情形特殊，事前来不及办理时，返回时亦需尽速补填表格并送交登记。五、员工出差前可按实际需要预借旅费，其预借款额经各主管初审，呈请总经理核准后暂付。六、员工在本市及郊区或其他同日可往返的出差，按实支给交通费及午餐费。七、出差途中因病，或遇意外灾害，或因工作实际需要，应电话联系请示批准延时，但不得因私事或借故延长出差时间，否则，除不予报销差旅费外，并依情节轻给予纪律或经济处罚。八、为了出差人员的安全，也为了便于及时了解出差人员在外的情况，凡出差期超3天者，应每天向主管汇报一次。因工作繁忙不便每日汇报者，最长也应2日汇报一次。九、员工出差旅费，应据实提交收据核发，如发现有虚报不实之事，除将所领款项追回外，并视情节的轻重酌予纪律和经济惩处。十、出差不得报支加班。但国家法定节假日出差酌情予以调休。十一、出差类别1、当日出差 当日出差是指从公司出发后当日可返回的出差。当日出差的地域范围，由办公室和总经理协商决定。地理偏僻或交通不便地区，可按住宿出差处理。2、住宿出差 住宿出差是指出差地较远，通常需要住宿的出差。因出差内容和需要时间的差别，有些住宿出差也可以作为近距离外出或当日出差处理。3、私人旅行兼公务出差 员工私人旅行兼公务出差时，公司仅向其支付用于公务出差部分的差旅费。十二、出差路线及时间 1、出差路线一般应选择最短且最方便的线路，应尽量减少出差所用时间。2、出差线路已经确定，原则上不得更改。因故需要更改者，应事前请示办公室或总经理批准后方可执行。凡未经批准所做的线路调整，超出的费用一律有更改者个人承担。3、出差途中如遇天灾人祸等不可抗拒因素需改变路线时，应得到办公室同意（经理或项目主管以上岗位需得到总经理的同意），按实际旅费支付。十三、出差费及其报销1、出差计划及出差借款1）、出差借支原则上应在一周前通过出差计划表（附表16）提出预算，经办公室批复后支付。2）、出差借款金额：出差人员必须提交出差事由及经费使用申请报告，由所在部门负责人签字后报总经理审批。原则上每人每日不超过本人出差补助标准的总计。3）、出差费的预算原则上必须提交支出收据凭证。4）、特例：当相关客户公司人员或本公司干部随行，或因不得已理由出差费超出规定时，经随行干部或公司财务主管审核并经总经理批准后可实费报销。2、出差费的内容及报销幅度1）、公路、铁路、船舶、飞机票费。依种类和等级实报实销。2）、市内交通费（巴士、的士、地下铁、轮渡等）。据个人申报，按等级实际报销。3）、出差补贴。出差补贴用于出差人的饮食和杂费支出，按出差日报定额支付。上午出差按全额支付，下午出差半额支付。4）、住宿费。住宿费按定额住宿天数支付，在火车等交通工具上过夜的给予夜车补助，但不再支付住宿补助。5）、通信费。仅限于出差中用于公务的传真、快递、信函、汇款费、邮票等通信费，依报销凭证实费支付。6）、伴随出差发生的其他正当费用。（1）、随公司车辆出差驾驶或搭乘公司车辆出差时不支付交通费。若产生单程或间断性交通费的，在书面注明以后给予实费报销。（2）、出租车的利用本公司除公司高层（另行界定）出差时可以搭乘出租车外，其他人员出差过程中利用出租车，仅限于有交易客户同行。紧急情况（有可能耽误出发时间或携带物品过重、下雨天访问客户等情况）必须使用出租车者，在出差费报销单中说明理由，经随行干部或办公室审核并报总经理批准后，按实额支付出租费。（3）、其他交通费用对于因特殊情况产生的其他交通费用，如摩托车费、人力车费等，必须附注详细的过程和理由，经办公室审查无伪者予以实报。（4）、礼品费在出差过程中如需向客户提供礼金或赠送土特产时，应经总经理批准。（5）、招待费在出差地招待客户，原则上应事先在出差计划表中提出具体预算，并经上级批准。3、出差费用报销标准职位分类交通等级差旅补贴（元/日）住宿费（元/日）交通费等（元/日）当日出差住宿出差总经理飞机经济仓、高铁、火车硬卧、高等级客车、的士等实报项目主管/经理火车硬卧、高等级客车员工火车硬座、高等级客车4、特别旅费处理1）、免费住宿出席招待会、包干会议、客户接待出差时，不支付住宿费。投宿于亲友家时，支付50%的住宿费。2）、统一住宿 出席产品展（博）览会、产品推介会等由公司统一安排食宿时，其费用的结算由公司指定的领队统一办理。中途因他事离队进行公务行动的费用，也必须交领队审核并随队结算。公司将不对个人结算。3）、夜车补助在火车等交通工具上过夜的给予夜车补助,夜车补助的标准,按出差人应享受住宿补助费的40%发给。5、出差报销期限出差返回后应在三个工作日之内完成报销手续，并结清余款。未按时报销者，财务可于当月工资中先予扣回，等报销时再行核付。十四、出差的审核权限1、当日出差时，由项目主管或部门经理核准。2、住宿出差：2日内办公室主任核准，2日以上由总经理核准，项目主管以上人员由总经理核准。档案管理制度档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本制度，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第一节 档案范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、产品资料、公关资料、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。第二节 档案分类及编号一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：1、行政类2、财务类3、人事类4、业务类5、技术工程类6、公关类二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。四、归档后须填写档案管理登记表（附表1）。第三节 机要档案一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：二、划分标准：绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在xx万元以上的重大合同。机密档案包括：1、财务资料；2、公司重要会议纪要；3、公司经营情况；4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；5、技术资料；6、金额在xx万-xx万元的合同。秘密档案包括：1、重要项目资料；2、项目合同协议。第四节 档案装订一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第五节 保存期限档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、有效人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。五、公司规章制度由办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第六节 保管部门一、财务专项机要档案由财务部负责保管。二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。四、其他档案均由办公室指派专人保管。第七节 档案移交一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交办公室。二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交办公室。三、合同协议应在签订之日移交办公室。四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。五、其余档案半年移交一次，时间为每年的月和月。六、档案移交须填写档案移交清册（附表2）。七、档案移交清册一式三份，移交双方各一份，办公室留存一份。第八节 档案调阅一、因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单（附表3），并经相应核准人核准后方可调阅。二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程技术类档案、公关类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须办公室主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。三、档案管理人员必须严格按照档案调阅申请单的内容，将档案调出，供调档人查阅。四、调档人必须是档案调阅申请单里注明的查阅人。五、档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。六、档案借阅不得带出公司，借阅时间最长不超过8个工作时。七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第九节 档案销毁一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。二、需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。四、销毁档案须两人以上人员共同完成，办公室指定专人监督销毁，并填写档案销毁登记表（附表5）。五、档案销毁每半年进行一次，即每年的月和月。六、档案销毁申请表、档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份，办公室一份。第十节 其他一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。四、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。非工程采购及收货管理制度一、所有部门的非工程采购需经过办公室，申请人需在实际采购前向办公室提交由申请人项目主管或部门经理批准的非工程采购申请单。申请人可提出对供货商的建议，由办公室统一采购。二、经办公室采购的项目包括并不限于下列采购项目：1、公用事业及电话服务。2、办公用品、办公设施、房屋、仓库、车辆的租用。3、机票、酒店代理。4、货物运输、邮政、邮电服务。5、广告、印刷服务。6、办公保险。7、与信息系统相关的软硬件设备及服务。这里的软硬件设备包括各种电脑、服务器及周边设备，如打印机、扫描仪、调制解调器、投影仪等，网络设备包括交换机、路由器、布线系统、布线设备等，以及在上述设备上运行的系统软件，各种应用软件，各种为建设信息系统而需进行外包的服务项目。三、当办公室所获报价高于采购申请单上申请人所要求价格的5%，或大于人民币100元，需在申请人部门主管重新加签后，方可向供货商签发采购订单。四、所有采购订单需由办公室发出，采购订单应由办公室授权签发。五、采购订单应依据采购申请，发给经审核的供应商。无采购申请，办公室不能发出订单，采购订单发出前，不得支付任何采购预付款。六、所有收货必须由独立于采购人的收货人完成。收货必须在订单完成之后，否则收货人员有权拒绝收货。七、库管人员负责核实发票上的数量、金额是否和订单一致，据此填写收货报告。收货人员立即通知申请人取走货物，申请人须在收货单上签字。签字的收货报告、采购申请单、发票交给财务财务部作为付款凭证。八、办公室每十天对未完成订单进行跟踪。对滞期30天的订单将在跟踪后，决定订单有效性。会议管理制度一、会议分类1、办公例会（1）、办公例会分工作例会和专题会议。（2）、工作例会于每周一定期召开，由总经理主持。会议由办公室召集。（3）、专题会议必须由项目主管或办公室提议，总经理同意后方可召开。（4）、办公例会都应做好会议记录，必要时应形成会议决议。（5）、办公例会参加对象为公司所有人员。2、重大事项专题会议（1）、需由项目主管提议，由办公室统一安排。（2）、会议由办公室召集、主持，由总经理核准。（3）、重大事项专题会议的参加对象由办公室根据会议内容确定。3、部门内工作例会（1）、部门内工作例会召开时间由部门自定。（2）、部门经理或项目主管主持。（3）、部门内部工作例会的参加对象有部门决定。需要邀请部门以外人员参加时，应有部门负责人提前（一般一个工作日以上）通知到被邀请者本人。4、业务与技术分析例会（1）、鉴于本公司业务与技术联系十分紧密，所以业务与技术分析会议合并召开并以例会形式确定。（2）、业务与技术分析例会定于每周六下午召开。（3）、业务与技术分析例会由总经理主持，总经理不在公司时由业务或技术项目的主管负责主持，或由办公室主任主持。（4）、业务与技术分析例会参加对象为业务、技术项目的相关人员。二、会议规定：1、凡已定下来的例行会议，在会期和会议时间、会议主持人没有变更的前提下，勿需再另行通知；专题会议和临时会议应在会议前（一般提前一个工作日以上）发会议通知；临时且紧急会议可直接口头或电话通知，但在会议开始时需作简单说明。2、参加会议人员均应主动在会议签到表（附表13）上签到。3、主持人在宣布会议开始之前要将请假和延时人员名单、理由、需延时的时间等向与会者宣布，以接受与会人员的监督与审查。4、所有会议开始，主持人要宣布会议主题、议题及会议所需用时间规定，引导会议在预定的时间内结束。5、会议主持部门应做到参加会议者每人一份会议内容（全员大会时除外）。6、会议统一使用普通话。发言应简明、扼要，一些陈述性的总结可以免读，主要讲一些需要通过讨论、商议解决的事件（年终总结可详细阐述）。7、会人员必须围绕会议主题积极主动发表个人意见或建议，充分达到会议最佳效果。8、会议议题应有决议，因时间关系无法决议的事项，主持人可要求另约相关部门召开专题会议。9、与会人员必须自备笔记本。主持部门应做好详细的会议记录，并于会议结束后1个工作日内，将会议重要决议整理形成书面文件知会相关部门（河南乾乙医疗器材公司会议决议（附表14），各相关决议责任人签名确认。办公室对会议决议予以跟踪、监督，并对对会议效果和决议执行情况进行考核，直至落实完成，做到“执法必严，违法必究”。10、时间控制在两小时以内的会议，原则上不安排中间休息；超过两小时者，每一个半小时左右休息一次，休息时间为10分钟；具体情况由会议主持人根据会议进展安排。11、会议结束后，与会人员必须将各自座椅摆放原位，清理台面的杂物，同时要关闭空调、灯、投影机等电器设备。12、公司级会议的资料（包括会议记录、会议议案、会议决议、签到薄等）统一由办公室负责存档；系统或部门级会议资料由所属系统或部门分别存档。三、会议纪律和违纪处罚1、会议纪律（1）、严格遵守会议时间。因故不能参加会议或需延时参加会议的，应在会议进行前（缺席者需提前半个工作日以上，延时者需提前30分钟以上）由当事人直接向会议主持人请假且需派代表参加。（2）、在宣布会议开始之前，主持人应提醒与会人员将手机调至震机或者关机状态。（3）、不可以在会场接听/拨打电话。确因工作需要时，可在请示会议主持人同意后离开会场接听或拨打。（4）、不可中途离席。特殊情况下可举手示意，向会议主持人说明并经主持人同意离开会场，同时按规定时间返回会议现场。（5）、与会人员在开会期间，必须保持会场的安静，不准谈论与会议无关的事，不准从事与会议无关的工作，不准交头接耳或私下议论，不准擅自离开座位四处走动（加茶水、紧急清理等除外）。2、违纪处罚（1）、迟到者每分钟扣罚5元（不足1分钟按1分钟计算），依时累加。时间一律按所在会议室时钟为准。（2）、无故缺席者每次扣罚50元。（3）、会议进行中，手机每响1次罚款10元。（4）、未经会议主持人同意，在会议现场接听或拨打电话者，每次罚款20元。（5）、虽经主持人同意但未离开会场而接听/拨打电话者，每次罚款10元。（6）、未经主持人同意擅自离开会场者，每次罚款30元。（7）、虽经主持人同意离开会场，但在会议结束时未能返回会议现场，事前又未请示会议主持人并获批准者，除按本制度5.2.1条款执行外，追加罚款10元。（8）、开会期间，从事与会议无关的工作，或从事足以干扰会议正常进行的行为者（比如：交头接耳或私下议论等），第一次批评警告，第二次罚款10元，第三次罚款20元并驱除会场。3、会议罚款的处理（1）、所罚款项在当场会议结束之前交给会议主持人（对违反会议纪律人员处理要有详细记录）。（2）、违规罚款要分开记帐，不可以混在一起，所有会议罚款按会议类别累计，并在适当的时候由该类别的会议集体决定开支项目。（3）、关于争议：凡对会议议题、讨论结果、纪律处罚等有争议时，公司级别的由总经理裁决；部门、系统级别的由部门或项目主管裁决，但总经理有最终裁决权。四、会议室管理：1、会议室及会议室内一切物件归口办公室统一管理；除公司例会外，需使用公司会议室者，必须提前一个工作日以上向办公室书面申请，否则，办公室有权不予安排。2、会前，办公室必须准备好会场所需物品（纸巾、烟盅、垃圾筒、开水等）。3、会议主持部门在开会期间应担负起维护会议室安全、卫生的职责。4、会议室内严禁随地吐痰、乱丢垃圾等。5、会议结束后办公室人员应检查电器设备的关闭状况，同时安排人员做清洁工作，以保持会场清洁整齐。6、会议室内的一切物件未经许可，不得挪出室外作其它用途。文件管理制度第一节 总则一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由办公室统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。第二节 文件分类一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。六、批复。答复请示事项用“批复”。七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 第三节 文件格式一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。三、发文字号包括代号、年号、顺序号。四、公司发文代号除特殊用途外原则上以“河南xxx有限公司发”。内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。五、文件必须盖章或签字。六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。九、发文单位必须注明全称。十、多页文件应标明页码。十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。十二、文件纸一般使用A4型。第四节 收文一、收文一律使用河南乾乙医疗器材公司收文簿。二、外单位来文均由专人收文，由办公室统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。第五节 办文一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。二、办文由办公室统一安排，包括文件的分送、传递和催办。三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。四、文件的催办由办公室负责，防止漏办或延误。五、严格按照时限要求完成。六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。七、文件办理完毕后，统一交由办公室指定专人保管、立卷归档。第六节 发文一、发文一律使用河南乾乙医疗器材公司发文稿纸。二、发文程序如下：公司内部发文:拟稿人部门经理签字总经理批准办公室统一编号打印盖章（签字）发文备案对外发文:拟稿人部门经理审核总经理核准办公室统一编号打印盖章（签字）发文备案第七节 其他一、时限要求：1、特急：限个工作时内完成。2、急：限个工作时内完成。3、平：限个工作时内完成。二、文件的保密要求：1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。三、文件立卷归档按照档案管理制度执行。印章使用管理规定一、根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由办公室统一办理。印章刻好后由办公室办理印章登记手续，填写印章管理登记表（附表6），备案并留好印章样图。三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在办公室签字领取印章，指定专人保管。各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。四、 公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表：序号印章名称使用范围保管部门使用审批人使用规定备注1公章公司对外所有正式文件；对内通知等正式行文办公室总经理2财务专用章公司正式财务文件、报告、证明、票据等财务会计部财务部经理财务报表使用时，由财务部经理审批，除支票用印按照财务管理制度相关规定外，其余均由总经理核准3合同专用章公司各类合同办公室参见合同管理规定参见合同管理规定财务合同需总经理核准4法定代表人印支票。公司正式的合同，财务报表文件、票据财务部总经理财务制度有关规定5办公室章公司物品进出证明办公室办公室主任6人力资源部章公司人事证明；员工聘用、解聘等各类通知；工资发放,调整通知；对口单位函件往来。人力资源部人力资源部经理重大事项与外单位人员出具证明，需总经理审批7工程专用